Universitatea din Bucureti

Facultatea de Administraie i afaceri- Programul de master ADRU

Protocol instituional
JAPONIA

Echipa:Joia Silvia
Iosif Andreea
Maniliuc Denisa
Stoica Diana

-Bucureti 2016-

Introducere
Globalizarea afacerilor a determinat patrunderea a zeci de mii de noi veniti pe scena
internationala, multidintre ei nepregatiti sau slab pregatiti pentru provocarile si stresul cu care
vor trebui sa se confrunte. Barbati sifemei in cautare de noi piete, locuind in hoteluri,
luptandu-se cu dictionarele si cu ghidurile de conversatie -acestia reprezinta primul val al
noilor internationali.
Cresterea importantei afacerilor internationale este reflectata de sutele de firme multinationale existente inmajoritatea tarilor.
Japonia este una din cele mai dens populate ri din lume, aproape 80% din populaie
locuind la ora.
Din acest motiv ei pun mare pre pe loialitate, politee, responsabilitate, curenie i
cooperare pentru a promova armonia sau aa-numita , wa. La baza societii lor st
ntotdeauna familia, aceasta fiind mai presus dect bunstarea individului.

1.ntlnirea i salutul
n Japonia salutul obinuit nu este o strngere de mn, ci o lung i adnc plecciune.
Ea are o mare importan din punct de vedere al ritualurilor ntruct arat respect. Plecciunea
este fcut din talie, cu spatele i gtul rigid, cu minile alunecate pe lng genunchi i cu
ochii n pmnt. Dar cnd sunt peste hotare ei se ateapt la o simpl strngere de mn. Dup
ce i s-a fcut cunotiin cu un japonez specifici numele, titlul i relaia cu persoana care te-a
prezentat.
Reguli de baz la nchina/ plecciune:

cel mai tnr naintea celui mai n vrst

femeile naintea brbailor
elevii naintea profesorilor
gazdele naintea oaspeilor
vnztorii naintea cumprtorilor (cumprtorii deseori doar nclin din cap)
debitorul naintea creditorului

S salui un japonez cu o plecciune mult prea adnc poate fi o gaf mai mare dect
dac nu ai face niciun fel de plecciune i te-ai limita la o simpl strngere de mn. Adnc
nrdcinat n cultura japonez, plecciunea, ca gest de salut, rmne modul suprem de a-i
demonstra respectul i bunele maniere. Acest gest este guvernat, ns, de propriile sale reguli.
n afar de salut, plecciunea e folosit i pentru a mulumi, pentru a te scuza, pentru a
felicita sau pentru a-i exprima regretul. Regula de baz este: cu ct mai adnc este
plecciunea, cu att mai mare este respectul pe care ncerci s-l ari celui pe care-l salui.
Cel de rang inferior trebuie s fac o plecciune mai adnc.

n viaa de zi cu zi, cea mai folosit este o plecciune informal, mai mult o aplecare a
capului, la 5 %. Acest tip de salut este folosit ntre prieteni apropiai sau atunci cnd un
superior rspunde cuiva de un rang inferior.

O plecciune puin mai adnc, de 15%, este modul perfect de a saluta cunotine care
nu i sunt ns prieteni foarte apropiai.

O plecciune de 30% este un semn de respect, folosit de japonezi pentru a-i saluta
eful sau o persoan mult superioar ca statut.

O aplecare a corpului ntr-o plecciune de 45% de grade poate fi folosit atunci cnd
ncerci s-i ceri scuze pentru o greeal deosebit de grav.
Trebuie evitat privitul direct n ochi a partenerului de discuie.
2.Nume i titlu
Nu trebuie de adresat niciodat omului de afaceri japonez cu prenumele. Numai
membrii familiei i prietenii foarte apropiai fac acest lucru. Se folosete forma nipon ...
san, sau cea utilizat n ara respectiv pn cnd nu eti invitat s fii mai familiar.

3.Limba
Japonia este singura ar care folosete limba matern att ca prima limb ct i a doua.
Majoritatea japoneziilor dei pot citi limba englez nu o pot vorbi. Dac incerci s le
vorbeti n englez trebuie s o faci clar, rar i n propoziii scurte.
4.Conversaie
La ntlnire oamenii pot s tac pentru cteva minute. Tcerea este normal aa c este
indicat s nu o ntrerupei. Japonezii apreciaz comunicarea non-verbal iar o persoan care
nu poate interpreta tcerea este considerat insensibil. ntotdeauna trebuie s i lsai pe
japonezi s iniieze conversaia i s nu i grbii niciodat spre subiect. De obicei ncep
discuiile cu conversaii lejere.
n linii generale: vi se pot adresa ntrebri destul de personale, un mod politicos de a
arta ca le pas, cum ar fi cele legate de salariu, educatie si familie;
Dac rspunsul la ntrebarea pe care ai adresat-o este "poate", "probabil" sau "ma
gandesc la acest lucru", este foarte posibil ca raspunsul sa fie afirmativ. "Ma mai gandesc"
indica de cele mai multe ori un raspuns negativ. Nu refuzai sau acuzai n mod direct. Pstra i
tot timpul un ton indirect;
Subiecte recomandate pentru conversatii: sa va interesati despre familia celui cu care
stati de vorba, laudele pentru ospitalitatea de care au dat dovada gazdele; mncare, vreme,
pasiuni, sporturile, n special baseball i golf.
Subiecte nerecomandate: cel de-al II-lea Rzboi Mondial; istoria lumii, munc,
minoriti, religie, nfiarea cuiva, glumele (cu excepia cazurilor cand acestea sunt foarte
usor de inteles si spuse intr-un mediu privat, personal si nu intr-un mediu de afaceri.
5.In societate

Se va evita stergerea nasului in public;

In Japonia nu se va arata cu degetul. Persoana respectiva s-ar putea simti

amenintata;
In locurile publice se va vorbi incet, aproape in soapta;
Cand se viziteaza un templu, pantofii vor fi scosi;
Nu se fac fotografii in interiorul templelor;
Cand se probeaza haine, incaltamintea va fi lasata in fata cabinei de proba.

6.ntlnirea de afaceri: cina, ceaiul, maniere

Japonezii pun mare accent pe bunele maniere la mas, precum i pe forma de prezentare
a mncrii. Echilibrul i precizia, rafinamentul profunzimea gesturilor, toate aceste
ingrediente sunt nelipsite pentru ei.
Conform protocolului de afaceri japonez, intotdeauna cel care invita, plateste;
La o masa formala, atat femeile cat si barbaii se aseaza n pozitia seiza (in genunchi).
Pozitia este destul de incomoda pentru cei ce nu sunt obisnuiti sa stea asa. La o masa mai
putin formala, barbatii se aseaza cu picioarele incrucisate, in timp ce femeile se aseaza cu
picioarele intr-o parte.In mod obisnuit, gazda incepe prima sa manance. Numai dupa aceea
puteti sa incepeti sa mancati;
Oaspetele trebuie sa fie invitat de trei ori inainte sa inceapa sa manance;
Betisoarele nu vor fi imprumutate altei persoane, nu se va arata cu ele, nu vor fi linse,
nu se vor pune in picioare in orez (acest lucru se face doar in cadrul ritualului de
inmormantare), iar cand nu mai sunt folosite se vor aseza in fata celui care a muncat,
orientate spre stanga;
Bolul de orez va putea fi ridicat si dus sub gura, pentru ca orezul sa poata fi mai usor
mancat cu ajutorul betisoarelor si pentru ca boabele de orez care scapa sa cada in bol;
Taiteii vor putea fi sorbiti, japonezii fiind de parere ca astfel serviti isi vor imbunatatii
gustul datorita aerului inhalat;
Supa va fi bauta, nu inainte de a aduna cu betisoarele toate partile solide din aceasta;
Sosul de soia nu va fi turnat peste orez;
Sushi va fi mancat dintr-o singura inghititura. Fiind o opera de arta, nu e potrivit a fi
taiat sau muscat;
Nota va fi achitata de cel care a lansat invitatia. Nu se va recurge la plata jumatatejumatate;
In restaurantele japoneze nu se lasa bacsis;Baciul reprezint un motiv de insult
pentru japonezi. De obicei, chelnerii care primesc baci alearg dup clieni, ca s le
napoieze banii. n loc de baci, clienii pot lsa un cadou simbolic.

Cand terminati de mancat, lasati putina mancare pe farfurie pentru a arata ca mancarea a
fost foarte buna;
La o cina formala, invitatul cel mai important se aseaza pe locul de onoare (kamiza)
situat in punctul cel mai indepartat fata de intrare. Gazda, sau invitatul cu rang inferior sta in
locul apropiat intrarii. Masa se serveste descult. Nu va mirati daca vi se va cere sa va lasati
incaltamintea la intrare;
In mod obisnuit, gazda incepe prima sa manance. Numai dupa aceea puteti sa incepeti
sa mancati;
Servirea ceaiului reprezinta semnalul ca masa se apropie de sfarsit.
7.Cultura corporatist: structur, ntlniri, comunicare, sfaturi, socializare;
Omul de afaceri japonez este deosebit de politicos, amabil, dar i foarte riguros, ceea ce
ne oblig s fim foarte ateni la tot ce spunem, pentru c urmrete cu strictee dac vorbele
sunt urmate de fapte.
Relatiile de afaceri dintre un cetatean japonez si o persoana de alta cetatenie incep, in
general, prin implicarea unui intermediar bine cunoscut ambelor parti;
Relaiile de afaceri cu japonezii nu pot s se nceap de la o scrisoare de intenie din
partea unor necunoscui. Numai n cazul cnd exist un intermediar, bine cunoscut ambelor
pri e posibil de nceput discuiile. Relaiile interpersonale sunt mult mai complexe dect n
cazul americanilor, afacerile cu japonezii nu se pot trata n orice condiii.
Punctualitatea este un element cheie in cadrul unei intalniri;
Japonezii sunt simpli i punctuali intarzierea fiind considerata ca un gest de o totala
impolitete.
Salutul obisnuit este in general o plecaciune, si nu o strangere de mana;
Pentru adresare se va folosi numele de familie, urmat de formula san;
Cartile de vizita se schimba la prima intalnire, fiind oferite si acceptate cu ambele
maini.
Daca celalalt partener nu ofera, la randul sau, o carte de vizita, inseamna ca nu este
interesat sa continue relatia. Cartea de vizita nu va fi pusa in buzunarul de la spate si nu va fi
uitata, aceste gesturi fiind considerate lipsite de respect;

Vor fi evitate atingerile fizice de genul, batai pe umeri sau pe spate;

Derularea ntlnirii are o anumit complexitate, pentru c negociatorii japonezi practic
subtil abaterea i ocolirea. Ei sunt capabili s se nvrte n jurul problemei fr a o aborda
direct.
Japonezii prefer linitea, s utilizeze formula da..., dar, s pun ntrebri ocolitoare
etc.Oricum, nimic nu este lsat la voia ntmplrii, totul este foarte minuios pregtit. Trebuie
de preferat ncheierea afacerii seara, n restaurantele discrete care funcioneaz i seara.
Prefer companie masculin, ntruct concepia lor privind femeia casnic este foarte
puternic. Este i motivul pentru care vei ntlni rareori n afaceri, mai ales n cele cu caracter
industrial, o japonez.
Invitatia la masa si desfasurarea meselor de afaceri

Conform protocolului de afaceri japonez, intotdeauna cel care invita, plateste;

Intr-un restaurant traditional japonez, cel care va invita comanda de obicei si pentru
dumneavoastra, cu exceptia cazului in care sunteti familiarizat cu bucataria japoneza si

comandati singur. Este foarte important ca dupa masa sa ii multumiti celui care v-a invitat;
Cand invitati un japonez la masa, ar fi indicat sa alegeti un restaurant care sa apartina
culturii din care proveniti. Prezentarea culturii dumneavoastra si discutarea acesteia in

timpul mesei reprezinta o modalitate eficienta de a stabili legaturi personale.

Inclinati-va ori de cate ori considerati ca este adecvat sa faceti acest gest;
Femeile nu pot fi invitate in restaurantele cu gheise sau in salile de Sumo;
Daca sunteti invitat la cineva acasa, sa fiti sigur ca vi se face o onoare extrem de rara;
pentru aceasta trebuie sa va aratati totala apreciere. Este foarte posibil sa vi se ceara sa va
descaltati inainte de a intra intr un templu sau in casa , precum si in multe din
restaurantele tipic japoneze. Cand sunteti invitat la masa, de cele mai multe ori trebuie sa

stati cu picioarele incrucisate sub dumneavoastra sau intr-o parte, masa fiind foarte joasa.
De obicei, persoana cu functia cea mai importanta si care gazduieste petrecerea, sta la
mijlocul mesei. Imediat in dreapta acesteia sta invitatul cu functia cea mai importanta.

Invitatul cel mai putin important este asezat langa usa;

In mod obisnuit, gazda incepe prima sa manance. Numai dupa aceea puteti sa incepeti sa

mancati;
Atunci cand sunteti invitat, asteptati sa vi se reumple paharul cu bautura. Daca nu mai
doriti sa beti, lasat i-l pe jumatate plin sau intoarceti-l cu gura in jos, altfel vi se va
reumple. Daca sunteti gazda, se asteapta din partea dumneavoastra sa umpleti paharele la
primul sau primele doua randuri;

Cand terminati de mancat, lasati putina mancare pe farfurie pentru a arata ca mancarea a

fost foarte buna;

Servirea ceaiului reprezinta semnalul ca masa se apropie de sfarsit;

Intalnirea de afaceri
In Japonia, punctualitatea este foarte importanta in cultura de afaceri, intarzierea este
considerata ca un gest de o totala impolitete;
Timp de trei saptamani pe an nu este recomandat sa va fixati intalniri sau vizite de
afaceri; aceste saptamani sunt dupa cum urmeaza : sarbatorile de sfarsit de an, 28 decembrie 3 ianuarie; saptamana de aur, 29 aprilie - 5 mai; si Obon la jumatatea lunii august.
Negocierile se desfasoara de obicei intr-o atmosfera de profunda seriozitate. Cu toate
acestea, umorul cumpatat si "conversatiile lejere" pot avea loc inainte de inceperea
negocierilor sau in timpul pauzelor. Persoana cu functia cea mai importanta este de obicei cea
mai tacuta dintre toate persoanele prezente.
Este considerat o impolitee pentru japonez s spui Nu i ar trebui s evii s mpingi
o problem pn la punctul n care vizitatorul nu are alt ieire dect s fac acest lucru. E
necesar de folosit fraze care s ofere o modalitate onorabil de a refuza, fr a-i tirbi
reputaia.Nu va exteriorizati supararea, mania, proasta-dispozitie sau alte sentimente negative
partenerilor de negociere. Urmati exemplul japonezilor si mascati toate aceste sentimente
printr-un zambet.
7.Vestimentatia japonez
Trebuie s ncerci s ai o inut corespunzatoare, japonezilor le plac oamenii curai,
modeti, politicoi care vorbesc ncet. In cultura afacerilor din Japonia, barbatii poarta de
obicei costume clasice, albastre sau gri, camasa alba dar i n culori pastelate sau mai aprinse
i cravat de culoare nchis.
Femeilor de afaceri li se recomanda sa aib o tinuta clasica, iar parfumul, bijuteriile si
machiajul s nu iasa in evident. Se obisnuiete n prezent ca i femeile japoneze sa poarte
costume cu pantaloni si pantofi cu tocuri inalte, in functie de pozitia pe care o detin; in
intreprinderi, femeile poarta de obicei uniforme;
Kimono-ul este un vetmnt tradiional purtat de japonezi numai la ocazii speciale

Pentru un brbat:
cma alb cu cravat simpl (culori sobre, dungi i modele simple);
cma cu dungi delicate i o cravat cu imprimeu simplu;
hain la un rnd, care d o linie zvelt i arat bine pe oricine;
hain la dou rnduri, dac suntei bine fcut i nu prea solid;
inuta oficial este dat de un costum cu vest, n materiale nchise la culoare, care dau
impresia de suplee, sau n imprimeuri mrunte.
Pentru femei:
S poarte fuste clasice, taioare, rochii cu croial clasic, simpl;
Ca poeta s fie bine organizat, n stare bun i nu trebuie lsat pe mas ori la vedere;
S nu poarte bijuterii zgomotoase care sunt iritante;
S nu amestece bijuteriile de aur cu cele de argint;
S nu poarte inele pe toate degetele;
Machiajul i accesoriile s fie discrete;
S nu poarte dresuri n culori stridente i cu modele;
Ca pantofii s se asorteze cu geanta (din aceasi gama cromatica);
S evite s poarte tocuri prea nalte.

8.Cadourile
Linii generale: oferirea de cadouri reprezinta o parte importanta a protocolului de
afaceri in Japonia (mai mult, se schimba cadouri intre colegi pe data de 15 iulie si 1 ianuarie,
pentru a sarbatori jumatatea anului si respective inceputul acestuia); ar fi foarte bine sa
aduceti cu dumneavoastra cat mai multe cadouri. Un cadou scump nu este privit ca pe o
incercare de mituire; cadourile se tin cu ambele maini. Inainte de a accepta un cadou, este
indicat sa il refuzati cu modestie cel putin o data inainte sa il acceptati. Cadourile se ofera
numai impachetate, cele mai indicate alegeri pentru hartia de impachetat le reprezinta culorile

pastelate, daca sunteti invitat la cineva acasa, puteti oferi flori intr-un numar impar, prajituri
sau bomboane; cadourile pereche sunt considerate a fi norocoase.
Cadouri apreciate: Obiecte straine, de marca, whiskey importat, bourbon, brandy sau
vinuri de calitate superioara (numai vinuri de marca, recunoscute), carne congelata,
specialitati gastronomice, fructe proaspete, jucarii electronice pentru copii, stilouri si seturi de
birou, orice altceva ce reflecta gusturile si interesele celui care va primi cadoul, simpla
fotografie simbolica (de ex. de la o intalnire de grup).
Cadouri nerecomandate: Crinii, bobocii de lotus si cameliile sunt asociate cu funeraliile
(nu se ofera flori albe. Exista de asemenea superstitia ca ghiveciul cu flori determina
imbolnavirea celui care il primeste). Nu se dau obiecte in numar de patru (4) sau noua (9)
(Sunt numere considerate nefaste). Biletele de Craciun rosii ar trebui de asemenea evitate,
intrucat anunturile funerare sunt tiparite pe aceeasi culoare.
9.Comportamentul in public
Trebuie sa mentineti in orice situatie un ton redus si politicos al vocii.
Puteti saluta, face cunostinta, multumi, cere scuze sau sa cereti o favoare printr-o plecaciune
("ojigi").Japonezii vor strange mana persoanelor apartinand altor culturi, pentru a-i face sa se
simta confortabil. In schimb, strainii ar trebui sa se aplece, demonstrand astfel o initiativa de a
invata obiceiurile japoneze.
Amploarea plecaciunii depinde de pozitia celui caruia ii este destinata.
Semnul clasic pentru "OK", cu degetul mare si aratatorul lipite si formand un "O", inseamna
"bani" in Japonia; multe gesturi considerate normale in cultura noastra, nu reprezinta absolut
nimic in Japonia (de ex. ridicatul din umeri, a face cu ochiul etc.).
In loc sa indicati o persoana cu degetul, este mai indicat sa o aratati cu intreaga palma,
indreptata in sus;
In Japonia se considera o impolitete daca scuipati, va trageti nasul sau radeti pe strada.
Suflatul nasului pe strada este considerat de asemenea un gest nepoliticos. Atunci cand trebuie
sa vi-l suflati, utilizati un servetel si aruncati-l imediat dupa ce l-ati folosit.Cand japonezii
doresc sa va indice ca se gandesc profund isi vor incrucisa bratele. Nu-l interpretati ca pe un
gest de ostilitate.

In cultura afacerilor din Japonia, un gest destul de nepoliticos este considerat si "batutul pe
spate".

10.Rolul femeii in cultura japoneza: numai mam, nu i femeie de carier.

Traditional rolul femeii in societatea japoneza este acela de a fi mam. Se considera
chiar si azi ca mama este cea mai indicata sa se ocupe de educatia si cresterea copiilor,
barbatii avand un rol oarecum marginal. Atat barbatii, cat si femeile japoneze par in
continuare sa fie multumiti cu viziunea aceasta, cu exceptii crescande in ultima vreme, insa
minore inca.Societatea apreciaza foarte mult o mama. Nu se va uita nimeni dispretuitor atunci
cand o femeie spune ca sta acasa pentru a-si creste copiii, aceasta este normalitatea la
japonezi. Toata lumea le complimenteaza pentru efortul depus in a mentine "armonia
familiei". O femeie japoneza poate sa nu aiba un job toata viata sau numai pana la maturizarea
deplina a copiilor, nu va exista persoana care sa incrunte vreo spranceana, cu atat mai putin
sotul ei.
11. Superstitii
n Japonia, numrul 4 este evitat, deoarece semnific moartea. Aa cum numrul 13
reprezint o superstiie pentru occidentali, numrul 4 le aduce ghinion japonezilor. Turitii
trebuie s evite s ofere cadouri formate din seturi de 4 obiecte, de exemplu, pentru a nu
strni o reacie nedorit. Lifturile omit uneori etajul 4 i n cazul extreme, etajele 40-49.
Numrul 49 este cu att mai ghinionist, potrivit tradiiei japoneze, rezonnd cu durerea
pn la moarte. Obiceiul ine de tetrafobie, teama de numrul 4, foarte comun n rile
asiatice.
Oferirea cadourilor:

La datul cadourilor exist unele tabuuri. Nepotrivite sunt:

Patru obiecte: cifra patru (shi ) este omofon cu cuvntul moarte (shi )
Batiste albe, care amintesc doliu
flori albe se dau numai la nmormntare
cuite sau foarfeci amintesc de tiatul legturilor (ntre oameni)
obiecte care conin stema imperial
ilustraii cu vulpi, care implic iretenia
batiste galbene, care amintesc de trdare

Concluzii

Cultura organizationala a companiilor japoneze este orientata spre oameni si, n

consecinta, nivelul ridicat de angajament al salariatilor reprezinta punctul forte al
organizatiilor. La nivelul resurselor umane, implicatiile majore ale stilului de management
japonez sunt reprezentate de nivelul redus al absenteismului si de nivelul ridicat al
productivitatii muncii. Modelul japonez de management al resurselor umane prezinta o serie
de particularitati specifice si n ceea ce priveste recrutarea si selectia si dezvoltarea resurselor
umane, managementul recompenselor si munca n echipa.
Sustinerea unei interpretari exhaustive a caracteristicilor culturale este inacceptabila
intrucat este imposibila tratarea sau discutarea fiecarei variabile posibile. La fel de
nerezonabil ar fi sa ne asteptam ca indivizii implicati in afacerile internationale sa cunoasca
foarte multe despre fiecare tip de cultura cu care s-ar confrunta. O abordare mai practica si
rezonabila este aceea de a examina unele dintre elementele comune care ar putea afecta
comunicarea intr-un mediu international. Intelegerea acestor elemente va asigura o eficienta
sporita a comunicarii cu persoanele provenind din alte tari sau culturi. Aceste elemente
comune includ evolutia culturala, limba, religia, perceptia asupra timpului, comportamentul
uman si stilul de comunicare.

Referinte bibliografice
1. Anescot, Monica, Ghid de protocol. Arta de a primi cu elegan, Editura Carminis,
2007;
2. Dussault, Louis, Protocolul, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucureti,
1996;
3. Georgescu, Toma, i Caraiani, Gheorghe, Uzane diplomatice i protocol n relaiile
internaionale, Editura Sylvi, Bucureti, 2002;
4. Prutianu, S., Manual de comunicare si negociere in afaceri, vol. I Comunicarea, Ed.
Polirom, Iasi, 2000
5. Stallard, J., Smith, R.E., Price, S.F., Business Communication: A Startegic Approach,
Homewood, Illinois, 1989