Professional Documents
Culture Documents
Legalització Llibres Comptables
Legalització Llibres Comptables
comptables, contractes o actes d'un exercici posterior, es procedir igualment al tancament del llibre en qesti,
traslladant aquests assentaments, contractes o actes, al llibre corresponent que haur d'enviar-se telemticament.
Set.
Totes les actes de reunions dels rgans collegiats de les societats mercantils, incloent les decisions adoptades pel soci
nic, respecte dels exercicis socials iniciats a partir del 29 de setembre de 2013, hauran de reflectir-se en suport
electrnic i ser presentats de forma telemtica per a la seva legalitzaci dins dels quatre mesos segents al tancament
de l'exercici social.
Vuit.
En cada exercici s'hauran de legalitzar les actes de l'exercici precedent. Aquest llibre podr ser nic per a les actes de
tots els rgans collegiats de la societat, o tamb un llibre per a cadascun dels rgans collegiats. Ser necessari que en
cadascun d'aquests llibres consti la data d'obertura i tancament de l'exercici.
Nov.
En qualsevol moment de l'exercici social es podran legalitzar llibres de detalls d'actes amb actes de l'exercici corrent a
efectes probatoris o de qualsevol altra natura, i sense perjudici de que en el llibre d'actes de tot l'exercici s'incloguin de
forma obligatria aquestes actes.
Des.
Els llibres registres de socis o d'accions nominatives, ja legalitzats en blanc, podran ser objecte d'utilitzaci per als
negocis jurdics sobre participacions o accions celebrades amb anterioritat al 29 de setembre de 2013.
A partir d'aquesta data es procedir de forma similar a l'anteriorment establerta per al llibre d'actes incloent la
diligncia de tancament que ha d'incorporar-se als llibres en blanc ja legalitzats, als efectes de l'article 334.2 del
Reglament del Registre Mercantil i 28.3 de la Llei 14/2013, de 27 de setembre. En tot cas, una vegada inscrita la societat
en el Registre Mercantil, s'haur de legalitzar un llibre, que ser el primer d'ordre, en el que consti la titularitat inicial
dels fundadors. Una vegada legalitzat aquest llibre inicial noms ser obligatria la legalitzaci d'un nou llibre en els
quatre mesos segents a la finalitzaci de l'exercici en el que s'hagi produt qualsevol alteraci en la titularitat inicial o
successiva de les participacions o accions o s'haguessin constitut gravmens sobre les mateixes.
En aquests llibres haur de constar la identitat completa dels titulars i la nacionalitat, en el seu cas, incloent igualment
els seus domicilis. L'omissi de la constncia de la nacionalitat o del domicili no impedir la legalitzaci del llibre de que
es tracti, per en la nota de legalitzaci es deixar constncia d'aquesta omissi. Les mateixes regles seran d'aplicaci
als llibres de contractes del soci nic amb la societat.
Onz.
Podran ser objecte de legalitzaci els llibres d'actes d'un exercici determinat sense que ho estigui l'immediatament
anterior o anteriors.
Dotz.
De la mateixa forma podran legalitzar-se llibres registres d'accions nominatives o llibres registre de socis, encara que
resulti del llibre presentat a legalitzaci que no ha estat legalitzat el llibre inicial.
Tretz.
A efectes de rectificaci de llibres de qualsevol classe ja legalitzats, s'haur d'incloure en el fitxer corresponent de
l'enviament de rectificaci, un arxiu en el que consti certificaci de l'rgan d'administraci per que s'adoni de l'error
coms, en uni de l'arxiu rectificat en el que constaran les dades correctes.
Catorz.
En cas de prdua, substracci, destrucci fsica o informtica, o robatori dels llibres de socis o accions nominatives, es
podr legalitzar un llibre amb el contingut dels llibres inutilitzats per qualsevol causa, sempre que s'acrediti per
denncia policial o per acta notarial els fets anteriorment assenyalats. A aquests efectes s'inclour l'acta o la denncia
en fitxer annex a la petici de la legalitzaci de els llibres.
Quinz.
Les societats, sigui quina sigui la data de la seva constituci, que no haguessin legalitzat el seu llibre d'actes, de socis,
d'accions nominatives o de contractes de soci nic amb la societat, en el moment posterior a la constituci de la
societat, b amb arreglo a la legislaci anterior o a la que ara es desenvolupa, i aix resulti dels arxius del registre,
podran incloure en els primers llibres d'aquestes classes presentats telemticament, totes les actes i vicissituds de la
societat des de la data de la seva constituci fins a la data de tancament. El valor probatori d'aquests llibres ser
apreciat, en el seu cas, pels Tribunals. A aquests efectes es podr incloure, l'acta de la junta general de la societat en la
qual es ratifiquen les actes no transcrites en el seu dia i la legalitzaci del qual ara es sollicita.
Setz.
El suport electrnic al que alludeix l'article 18 de la Llei 14/2013, de 27 de setembre, haur de complir els requisits
tcnics que respecte al format i contingut dels diferents fitxers s'especifiquen en l'annex I. A aquests efectes s'assenyala
la plataforma de tramitaci telemtica del Collegi de Registradors, en la web registradores.org, com a mitj
d'enviament telemtic.
Disset.
La informaci presentada relativa a cada llibre tindr un sistema de protecci amb l'objecte de garantir la no
manipulaci des de la creaci del suport per l'entitat o subjecte presentant i fins que aquest s'incorpori al Llibre-fitxer de
legalitzacions en el Registre Mercantil corresponent. La protecci es realitzar mitjanant la utilitzaci de l'empremta
digital corresponent a cada llibre per mitj de l'algoritme estndard SHA256 (RFC 6234).
Divuit.
Les signatures d'aquells que autoritzen la sollicitud i la relaci de signatures digitals generades pels llibres que la seva
legalitzaci es sollicita, hauran de reunir els requisits establerts en la legislaci vigent en matria de signatura
electrnica reconeguda i amb la preceptiva intervenci d'entitat prestadora de serveis de certificaci.
Dinov.
El Registrador qualificar no noms el contingut de la sollicitud segons el que resulti dels fitxers presentats i els
assentaments del seu Registre, sin tamb que l'algoritme SHA256 generat pels corresponents fitxers coincideixen amb
el que consta en la relaci de llibres presentada.
Vint.
El contingut dels fitxers legalitzats i de la resta de documents presentats s'ajustar a l'establert en aquesta Instrucci. En
cas contrari, el Registrador suspendr la legalitzaci dels llibres en la forma prevista en el Reglament del Registre
Mercantil.
Vint-i-un.
Si no intervinguessin defectes, el Registrador estendr una certificaci en la que, sota la seva signatura, identificar a
l'empresari, incloent, en el seu cas, els dades registrals i expressar els llibres legalitzats, amb identificaci de la seva
classe i nmero, la signatura digital generada per cadascun d'ells i els dades de la presentaci i de l'assentament
practicat en el Llibre-fitxer de legalitzacions. En seu cas, haur de constar que la legalitzaci s'ha sollicitat fora del
termini legal conforme al que estableix l'article 333 del Reglament del Registre Mercantil. El Registrador haur de fer
menci expressa en la certificaci que l'empresari haur de conservar una copia informtica d'idntic contingut i format
dels fitxers corresponent als llibres presentats a legalitzar a efectes probatoris.
Vint-i-dos.
Als efectes de l'establert en l'article 327 de la Llei de Enjudiciament Civil en matria de prova, el Registrador Mercantil,
una vegada li sigui presentat el corresponent suport informtic amb els fitxers de contingut i format idntic al dels
llibres presentats a legalitzar, imprimir una cpia en paper d'ells i certificar, a sollicitud de la part interessada o per
mandat de l'autoritat judicial competent, que els fitxers continguts en el suport es corresponen amb els llibres
legalitzats per generar la mateixa signatura digital, i tot aix per referncia als assentaments practicats en el Llibre-fitxer
de legalitzacions.
Vint-i-tres.
Quan per problemes tcnics no sigui possible la presentaci dels fitxers a legalitzar per via telemtica, excepcionalment
es permetr la presentaci en el Registre mitjanant dispositius d'emmagatzematge de dades complint amb els
segents requisits.
a) Ha d'existir una impossibilitat manifesta que impedeixi la presentaci per via telemtica mitjanant la plataforma de
tramitaci telemtica del Collegi de Registradors.
b) Hauran d'utilitzar-se suports de emmagatzematge de dades entre els ms habituals en el mercat.
c) Els fitxers dels llibres presentats per a la seva legalitzaci hauran de complir els requisits tcnics que, respecte al
format i contingut dels diferents fitxers, s'especifiquen en el annex I.
d) S'haur de presentar la instncia de sollicitud de legalitzaci de llibres presentats en suport magntic de l'article 330
del Reglament del Registre Mercantil que s'ajustar al model especificat en l'annex II. A la instncia de legalitzaci
s'acompanyar una relaci de llibres la legalitzaci dels quals es sollicita amb indicaci de la signatura digital generada
per cadascun d'ells per aplicaci de l'algoritme d'empremta digital SHA256 (RFC 6234). La relaci s'ajustar al modelo
establert en l'annex III.
Vint-i-quatr.
Sense perjudici de l'anterior, i en relaci als exercicis iniciats amb posterioritat al 29 de setembre de 2013 i tancats fins
el dia 31 de desembre de 2014, Quan per justa causa no sigui possible la presentaci en format electrnic dels llibres
obligatoris o d'algun d'ells, el registrador permetr la presentaci en format paper, en el termini establert legalment, de
llibres formats per fulles enquadernades i complimentades en els termes de l'article 333 del Reglament del Registre
Mercantil.
Vint-i-cinqu.
Els llibres no obligatoris que els empresaris desitgin legalitzar en cada exercici, hauran d'sser de conformitat amb les
regles establertes anteriorment
Vint-i-sis.
Les anteriors regles seran tamb d'aplicaci per a la legalitzaci de llibres d'unions temporals d'empreses, comunitats de
bns, associacions de qualsevol classe, fundacions o altres persones fsiques i jurdiques obligades a portar una
comptabilitat ajustada a les prescripcions del Codi de Comercio.
Vint-i-set.
Qualsevol que sigui l'entitat respecte de la que es porti a terme la legalitzaci dels llibres presentats, el registrador ser
responsable del degut compliment de les obligacions derivades de la vigent legislaci sobre protecci de dades.
s important veure l'estructura i format dels continguts respecte dels fitxers que han de conformar els llibres a
legalitzar.
A) Llibres legalitzats:
Llibres legalitzats que es correspondran amb la segent taula:
Nom del llibre
Diari
Inventari i Comptes Anuals
Balanos de comprovaci (sumes i saldos)
Inventari
Balanos
Memria
Major
Llibre de Prdues i Guanys
IVA
Factures Emeses
Factures Rebudes
Detall del Diari
Registre d'Accions Nominatives
Registre de Socis
Llibre d'Actes
Llibre de Detall d'Actes
Llibre d'Actes del Consell
Llibre de Detall d'Actes del Consell
Llibre-Registre de Contractes del Soci nic amb la Societat Unipersonal
Altres
B) Arxiu NOMS.TXT:
Fitxer ASCII que cont els noms dels fitxers corresponents a cadascun dels llibres la legalitzaci dels quals es pretengui.
Els noms d'aquests fitxers i les seves extensions hauran d'ajustar-se als requisits que es detallen a continuaci. Cada lnia
de text, separada amb Intro, indicar el nom de cadascun dels llibres legalitzats.
Noms es permetr la presentaci d'un mxim de nou llibres correlatius per cada tipus (per exemple, del llibre de DIARI
podr presentar fins nou llibres). El nom d'aquests fitxers haur de ser el corresponent al tipus de llibre, DIARI en aquest
cas, concatenat amb _NNN (NNN el n. corresponent a cadascun dels llibres presentats d'aquests tipus). En cas de
presentar-se tipus de llibres que no corresponguin a cap nom de la taula anterior, els seus fitxers corresponents es
nombraran tots com ALTRES_ al que se li concatenar un nmero correlatiu X (del 1 al 9) que els distingeixi.
Diari
DIARI_NNN.<extensi>
INV_CUEN_NNN.<extensi>
BAL_SUMS_NNN.<extensi>
Inventari
INVENTAR_NNN.<extensi>
Balanos
BALANOS_NNN.<extensi>
Memria
MEMRIA_NNN.<extensi>
Major
MAYOR_NNN.<extensi>
PER_GAN_NNN.<extensi>
IVA
IVA_NNN.<extensi>
Factures Emeses
FAC_EMIT_NNN.<extensi>
Factures Rebudes
FAC_RECI_NNN.<extensi>
DET_DIA_NNN.<extensi>
ACCIONS_NNN.<extensi>
Registre de Socis
SOCIS_NNN.<extensi>
Llibre d'Actes
ACTESCON_NNN.<extensi>
ACTESDET_NNN.<extensi>
ACTELCON_NNN.<extensi>
ACTECODE_NNN.<extensi>
ALTRES_NNN.<extensin>
Extensions vlides
Excel
XLS o XLSX
QuatroPro
WQ1
Lotus
WK1
Word
DOC o DOCX
Open Office
ODS i ODT
C) Arxiu DADES.TXT:
Fitxer de dades (cada dada ocupant un registre d'aquest fitxer) corresponents a la sollicitud i a la certificaci, ajustantse a l'estructura segent:
Codi de campo Format
101
Alfanumric 8
102
Alfanumric 100
103
Alfanumric 32
Primer cognom
104
Alfanumric 32
Segon cognom
105
Alfanumric 9
NIF
106
Alfanumric 32
Domicili
107
Alfanumric 32
Ciutat
108
Numric
Codi Postal
109
Numric
Codi de la Provncia
110
Alfanumric 10
Fax
111
Alfanumric 10
Telfon
112
Numric
Codi de Registre
201
Alfanumric 6
202
Alfanumric 6
203
Alfanumric 6
204
Alfanumric 6
205
Alfanumric 32
206
Alfanumric 6
207
Alfanumric 32
301
Alfanumric 100
302
Alfanumric 32
303
Alfanumric 32
304
Alfanumric 9
DNI presentador
305
Alfanumric 32
Domicili presentador
306
Alfanumric 32
Ciutat presentador
307
Alfanumric 5
308
Alfanumric 32
309
Alfanumric 10
Fax presentador
310
Alfanumric 10
Telfon presentador
311
Alfanumric 60
401
Alfanumric 2
501
Numric
xxx01
Alfanumric 100
xxx02
Numric
xxx03
Alfanumric 8
xxx04
Alfanumric 8
xxx05
Alfanumric 8
xxx06
Alfanumric 64
On xxx canviar per a cada llibre, i per tant per a cada grup d'aquests quatre registres, anant des del 001 per al primer
grup (el primer llibre), fins al 180 en cas de presentar-se el mxim nmero possible de llibres (9) per a cadascun dels 20
tipus possibles d'aquests llibres. El valor xxx ha de coincidir amb l'ordre de lnies del fitxer NOMS.TXT
ANNEX II
Model d'instncia de sollicitud
SOLLICITUD PER A LA LEGALITZACI DE LLIBRES EN EL REGISTRE MERCANTIL DE:
____________________________________________________________________________
IDENTIFICACI DE L'EMPRESARI QUE FA LA SOLLICITUD
Nom i Cognoms: ______________________________________________________--___
N.I.F.: ___________ Domicili: ________________________________________________
Ciutat: ______________________ Codi Postal: _______ Sollicita Retenci __ (Si-No)
Data de sollicitud: __ __ ____ (dd mm aaaa) Nmero de Llibres Presentats: ___________
IDENTIFICACI DEL PRESENTADOR QUE FA LA SOLLICITUD
Nom i Cognoms: ___________________________________
IMPORT
10
ANNEX III
Relaci de llibres amb indicaci de la seva signatura digital
La signatura digital del fitxer de cada llibre es generar per aplicaci de l'algoritme estndard SHA256 (RFC 6234).
Si es presenten per a la seva legalitzaci diversos llibres d'un mateix tipus, el suport contindr els corresponents
fitxers diferenciats i la relaci inclour l'empremta digital de cada llibre del mateix tipus. Es generaran tantes
pgines como sigui necessari (pgina 1 de 5, 2/5 etc.).
CERTIFICACI DE LES SIGNATURES DIGITALS GENERADES PELS LLIBRES LA LEGALITZACI DELS QUALS ES SOLLICITA
Data de sollicitud: __ __ ____ (dd mm aaaa)
IDENTIFICACI DE L'EMPRESARI O ENTITAT QUE FA LA SOLLICITUD
Nom i Cognoms: ___________________________________
Signatura de l'Interessat
11