iy a SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Organizatia — este 0 form’ concreti de desfagurare a activititii umane in diferite domenii: economic, social, caltural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrati. De aceea, otice organizatie fimetioneazd ca un sistem ale c&rui componente sunt in strénsa legituré pentru a putea interveni ficcare la momentul oportun cu mifjloace proprii, spre a rispunde unei nevoi. Organizatia poate fi considerata ca o colectivitate ierarhizata de oameni si obiective, ea un ansamblu de mijloace de productie si de informatii. Ba are o structura proprie, determinata de scopul pentru care a fost ereaté. In vederea obfinerii obiectivelor social-economice, orice organizatie indeplineste mai multe functi: @) — funetia de cercetare-dezvoltare; 5) functia comerciali si de marketing; ©} functia de productie; @) “functia financiar-contabild; 2) functia de personal. Structura organizatoricé a unei organizatii reprezintd ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca (tehnico- productive, economice, administrative), modul in care sunt constituite gi grupate precum si legaturile care se stabilese intre ele. © structurd organizatoricd rationala este conditia esentiala pentru: asigurarea functionrii normale a compartimentelor de munca, repartizarea precisa a responsabilitailor, stablirea riguroasd a dependenfelor ierarhice, a unitati Inte responsabilitijile unei functi si puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organiza poarté numele de organigram’, COMPANIA XXX DEPARTAMENIE. ‘COMPARTIMENTE BIROURI Departamente - nivel icrarhic care reflect activitatile desfisurate in cadrul unei companii. © companie poate avea mai multe departamente. Exemplu: Departamentul financiar - contabil, departamentul tehni, ete. ‘Compartimente - nivel ierarhic in cadrul unui departament al unei companii, care grupeaza posturi avind continut similar. Postul reprezinta ansamblul de sarcini si responsabilitati aferente unei persoane. Exemplu: in cadral departamentului tehnic, ar putea exista compartimentul retele, compartimentul multimedia, compertimentul service uri: separa activitatea in cadrul unui compartiment, Exemplu: in cadrul unui compartiment service oferit: birou pentru imprimante, biro pentru monitoare si birow pentru copiatoare.« SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Un exemplu simplu de organigramé a unei companii COMPANIA XXX Departament Departamentul Tehnic Departamentul Financiar-Contabil Comercial ‘Compartiment Retele Comp. Vanzari Comp. Contabilitate ‘Comp. Multimedia ‘Comp, Marketing Comp. Serviee Comp, Personal Birou Imprimante —|_Comp, Facturare —{__ Birou Monitoare —|__Birou Copiatoare in functie de dimensiunea gi activitatea pe care o desfiisoara, pot exista si alte niveluri ierarhice. Exemple: Sectii: se regasesc in structura unei intreprinderi de nivel mediu sau mare. in acest caz, sectiile separa activitatile desfasurate in cadrul intreprinderii. La nivelele imediat urmatoare s-ar putea regasi Relatite telefonice in cazul contactelor telefonice, secretara trebuie sa se asigure c&: a infeles cu cine vorbeste (nume petsoand, nume companie, ete) a infeles ce doreste interlocutorul (0 informatie, o legatura la un departament, s& facd o reclamatie, ete) > Relatifle personale Priceperea de a intimpina un vizitator determini calitatea relatiilor intre cei care sunt viitori colaboratori in afaceri. Se impun cteva reguli pe care o sccretar’i trebule sii le eunoascit: * seoretara se opreste din lucru, da mana cu el, iar daca fl vede pentra prima data se prezinta. Se prezinta si vizitatorul si spune scopul vizitei (secretara poate hotatt dac& problema ridicata de vizitator poate fi rezolva de alta persoana din unitate). Daca vizitatorul nu doreste sa spun scopul, seful este cel care va hotirt dacd reRN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv va primi sau nu, Nu este de competenta sccretarei s& respingé un vizitator sau s& se poarte nepoliticos pe motiv c& acesta doreste si-i comunice personal gefului scopul vizitei. + s& caute si recunoasc’ persoanele care nu vin pentru prima data (In cadrul activitatii de secretariat memorarea figurilor si a numerelor de telefon este foarte important); + s& manifeste atentie fala de toate persoanele, indiferent tn ce calitate si cu ce problema se prezinta la secretariat; + s& caute s& rezolve pe cat posibil favorabil problemele (in misura in care aceasta este posibila); + stl prezinte pe vizitator cu numele si functia ~ aceasta inseamna respect; * vizitatorii din aferd, tnainte de a pleca vor fi rugati si-si comunice numérul de telefon pentru 2 putea fi contactatis * in nici o situatic seoretara nu trebuie si aiba fatd de vi Aiscute probleme personale; * s8 tina seama de faptul c& secretariatul este locul de primire al perscanelor care doresc s vorbeasca cu seful, a vizitatorilor si de aceea camera respectiva trebuie sa fie c&t mai placuts; + autocontrolul permanent asigurd 0 atitudine corecta faté de cel care se prezinta in secretariat. itatori admiratie, surpriza, nemultumire; nu trebuie 5 Primirea vizitatorilor de ciitre sefi se va face astfel 1) __Imediat ~ caz tn care secretara il roagi pe vizitator st o urmeze in biroul conducerii, 1! prezinta apot se retrage. 2) Dupa un timp de asteptare in acest caz vizitatorul asteapté in biroul secretariatului(secretara fi propune 0 ceagea de ceai sau cafea); dae’ perioada de asteptare se prelungeste secretara poate reaminti conducerii e& are un vizitator. 3) Incazul in care conducerea nu giseste oportun’ primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia si-i propune sa discute cu seful altui compartiment sau sé lase o not scrisd conducerii care s8 cuprind obiectul vizitei, Daca vizitatorul isi exprimé nemultumirea, secretaratrebuie s& rémana calma, politicoasa dar Ferma De obicei, conducerea informeazi secretara asupra primirii unor vizitatori, precizind data si ora, CORESPONDENTA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR Nofiunea de corespondenia include forma scrisé pe care o iau relatiile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane juridice, sau fizice, acestea alcatuiese subiectul corespondentei oficiale sau private. Corespondenja oficialt cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor, care circula intre persoane juridice sau intre 0 persoand fizicd si 0 persoani juridicd, in scopul stabiliri unor relaiitntre ele. fintre o serisoare gl act oxisti urmstoarele deose « sorisoarea este o comunicare adresata in scr un apt, se reglementeaza o obligatie etc. «+ actul are tithy, scrisori purtatoare de titlu se intlnese mai rar; + actul are specificat in cuprinsul sau titular in folosul c&ruia se face constatarea; ‘© majoritatea actelor sunt tipizate; in cazul serisorilor, tipizarea este rar intélnita; ersoane; actul este o dovada scrist prin care se constata 2RN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv * scrisorile sunt inregistrate in Registrul de intrare-iesire; actele au numere proprii de ordine, pe baza carora se fine evidenta enniterii si circulate’ lor (In Registrul de intrare-iesire sunt inregistrate scrisorile insotitoare ale actelor);, + scrisorile pot fi redactate si semnate de orice functionar cu delegatie de corespondent; actele mu pot fi Sntocmite si semnate decdt de functionari investiti printr-o dispozitie expres a unui act normativ cu aceste darepturis, «© actu circuli de le autor la beneficiar insott de o scrisoare; cénd nu se foloseste scrisoarea insotitoare, actul ny poate fi inmnat beneficiarului decat prin luare de semnatur’ Importanta activititii de corespondenti consti in faptul ei: este un clement de baz pentru stabilirea relatiilor tntre unitatile economice, intre persoanele fizice gi persoane juridice care sunt obligate s&-si rezolve anumite probleme in comun; + fer’ posibilitatea consemnatii scriptice a unei activitai; + consttuie un element de tnregistrari contabile; * serveste ca proba in justitie; + permite, prin asamblarea scrisorilor ce privese 0 anumita problema, constituirea unui ciclu de corespondenti ce oglindeste aparitia, modificarea sau stingerea unor relaii intre persoane juridice sau intre persoane fizice si persoane juridice. * devine 0 bogatd sursi' de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redénd stadiile evolutiei raporturilor economice, precum gi ale evolutiei vocabularului din domenii diferite de activitate Clasificarea corespondentei Corespondenta oficial se poate clasifica dup mai multe eriteri a) b) ad dupdtcritertul de cireumserier * corespandenja interné (intre compartimente sau responsabili ai aceleasi organizatii); * corespondenta externa (catre sau de la 0 insttutie spre tediul exterior — alta insti dupe domeniul de activitate: * corespondenta juridicd (contestatia, ete.) * corespondenta administrative (referatul, raportul, darea de seama, procesul verbal, decizia, ordinul, dispozitia); * corespondenta protocolar (jnvitati, scrisori de felicitare, felicitiri, corespondenta tehnica a departamentelor de protocol etc.); * corespondenta comercial (cererea de ofert&, oferta, comanda, reclamatia economica, avizul de insotire a rmarfii, scrisoarea de garantie etc.); + corespondenta diplomaticé (nota diplomatica, serisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatica, nota verbala ete.) dupit scopul ei: + corespondenja de solicitare (cererea economica, juridic’, ete.) + corespondenta de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, et); + corespondenta de constatare (procesul verbal, etc.) + corespondenta de decizie, indrumare, contra! (ordimul, decizia); + corespondenja de reclamayie (reclamatia economic’, juridica), * corespondenta insofitoare de acte; dupa criteriul accesibiit * corespondenté secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosité tn sistemul institutionalizat {Biro Documente Secrete - BDS); ‘ corespondenta deschisa (transmis pe cale obisnuita si poate lua toate formele materiale ale corespondentei ~sctisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.) je sau persoand) ; témpinarea, notificarea, pldngerea, cererea de chemare in judecata 13SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv ©) dupa inifiativa trimiterit scrisori * serisoarea inial + de réspuns ; de revenive;: AD dupa eriteriut suportutui: + corespondenja clasica — scrisoarea; * corespondenta telegraficc'— telegram, telexul; * corespondenta electronieci ~ e-mail-ul; ) dupa modul de intocmire: * document tipizate ; # documente netipizate; bh) dupii natura i destinatia exemplaretor: + originalul (prismul exemplar care se trimite destinatarului) cu semnétura si stampila, nr. inregistrare; * copia simplat (de arhivé sau de dosar) se scrie odata cu originalul la indigo, nu are stampila nici semn’tura original. Are numir de inregistrare.; © duplicatul originalulut pierdut se elibereazi numei dupa publicarea pierderii originalului in Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatca care a eliberat si originalul. Pe actul nou eliberat se ‘mentioneaza “duplicat”; are puterea originalului * copia dupa original ~ se copiaza exact textul de pe original; se serie “copie”, “locul sigitiului” (LS) si “s-a semnat” (SS), ea poate fi * copia certificatd — are configurarea ca este valabila; se foloseste pentru pastrarea originalului, se semneaza i se clibereazd de secretariatul unitatii care pastreazi originalul. Dupa colationare se scrie “conform cu originalul”, “pentru conformitate”. Obtigatoriu, copia poart semnétura si stampila ; © copia legalizatd - este eliberata de notariat. Ea confine reproducerea exact a continutului actului, dactilografiata in sir indian sau xerox,, precum si incheierea de legalizare, sub semndtura notarului $1 starnpile biroului notarial. Documentele legalizate se inscriu intru-un registru special la notariat; * fotocopia— ate valoare nurmai in cazul legalizarit de notariat; + extrasul — constituie copia unei patti, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este conditionata de certificare. Cerinte fat de corespondenti oficial Daca admitem c& protocolul si eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relafiilor intre oameni, conform rolului fiecdtuia, corespondenfa se supune fa randul ei unor reguli la fel de strite: tot ceea ce este seris raméne Se impune din aceast& cauz4, din partea celor care intocmesc corespondenta 0 preocupare permanent pentru ‘nsugirea si respectarea unor principii ce stau la baza corespondente, dintre acestea amintim: 1) Promptitudinea raspunsuritor implic& operativitate tn rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondentei. Orice scrisoare trebuie 88 primeasca un réspuns. 2) Elaborarea corespondentei ta costuri avantajoase. Costurile unei serisori sunt adesea subestimate. Costul real al unci scrisori include nu numai papetiria si timbrele, ci si costul manevrarit scrisorii prin sistemul postal sau alte mijloace de transmitere, ocupénd timp, necesiténd echipament si spafiu si cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu serisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaza cuvintele pe calculator. 3) Stabilirea unui scop precis. Este important s& stablim obiectival scrisorii, cea ce dorima, deoarece in functie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi + si informim sau si aflam ceva; sii motivim sau si influentim; sai ne seuzims si solicitim sau si oferim ceva; si acceptiim sau si refuzsims a4ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv ‘© si felicitim; 4) Nivelul ierarhie. Presupune diferentierea si limitarea corespondentei pe paliereierarhice. 5) Bficienta si eredibilitate. Eficienta corespondentet se referit la *promptitudine (transmiterea la timp 2 informatiilor); © precizia si caracterul complet al informatiilor, + informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse si serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiva; Credibitizatea informasiilor transmise ~ reptezinta 0 conditie esenfialé in incheierea unui parteneriat de afaceri. In anumite tipuci de serisori, in special in reclame gi in raspunsurile [a reclamagii sunt unele elemente ce au drept efect 0 dozi de neincredere din partea destinatarului, de exemplu: + reclama stridenta ~ promisiunile exagerate; + informatiile nefondate si neverificabile; ‘+ pretextele — formulatite pretentioase in care vina este daté pe alfi sau pe forta majora. 6) Corectitudinea $i aspectul plicut: © punctuatia si gramatica trebuie si fie corecta, o greseala de ortografie ,vorbeste” despre nivelul de profesionalism al celui care serie + asigurarea formatului adecvat (se referd la cum arata pagina scrist si dac& respecta anumite reguli) In general, serisorile bine prezentate vizuel cdstiga deja de la prima impresie. 7) Atitudinea $i exprimarea pozitiva. Atitudinea pozitiva in seriere tine de politefe, consideratie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiva - un ton pozitiv poate genera incredere destinatarului cA expeditorul ste capabil si rezolve problemele. Chiar si un mesaj negetiv poate fi exprimat intr-un mod pozitiv. De exemplu, esajul negativ “Nu putem s& va satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite” poate fi inlocuit cu mesajul pozitiv “cererea dv. va fi rezolvata imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor” sau “Ne pare iu of nu putem st va plitim cecul la data de.../cecul dv. va fi achitat la data de...) Particutaritaf gramaticale In redactarea corespondentei oficiale se respecti formele gramaticale previizute de gramatica limbii romiine, dar specificul stilului corespondentei consta si in folosirea anumitor particularitéti, si anume: © se foloseste pluralul in loe de singular Ia pers. I, neconcordanfa intre numarul real si cel gramatical (se numeste pluralul autoritati): “Va rugim si...”, “Confirmm primirea ofertei dv. .."; semnatarul reprezenténd © autoritate. La persoana a Ila se uilizeaza formele de politefe ale pronumelui personel “dumneaveastra”, care se acorda cu predicatul la plural : “Dv. veti primi”, iar in cazul predicetului nominal, cu verbul copulatiy la plural, dar cu numele predicativ fa singular: “dv, sunteti reprezentantul firme”. + se foloseste neconcordanga intre timpul real si cel gramatical, in unele situafi, prin utilizarea prezentului in loc de vitor, cu scopul de a da impresia de siguranta si nu de eventualitate. De ex.: “marfa se livreaza la data =" in Joc de“... se va livra” sau pentru numirea in functie “se mumeste in functia de ... “ in loc de * se va num tn funogia de." + se foloseste reflexivul pasiv in locul diatezei pasive: “expozitia s-n deschis...” nu “expozitia a fost deschisi”; reflexival impersonal inlocuieste diateza activa: “se certificd vechimea in functic.., “se aplic& regulamentul...". Aceste exprimati precizeaza c& fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritae, nefiind -vorba de o implicare personal ‘© gerunziul folosit Ia Inceput de frazii; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz’ fntotdeauna la subiectul propozitiei principale. Astfel, formularea: JMultumindu-vii pentru scrisoare, primiti, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune” — este gresiti. Participiul prezent il implica pe autorul serisorii, in timp ce 15iy ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv imperativul se adreseazi destinatarului. Aceasti lipsi de cocrenfé va fi evitaté alegind formula: “Mulfumindu-vd pentra serisoarea dv., vi rog si primiti . © se evita folosirea imperativului si a expresiilor imperative. In scrisorile de indrumare si control se foloseste infinitivul cu valoare de imperativ: “a se urmari indeplinirea formalitatilor” 51 viitorul cu valoare de imperativ “Servieiul Personal va aduce la indeplinire..", “Vor fi sanctionati..” + abundenja construcfiilor cu genitivul si dativul (aplicarca prevederilor, in conditiile legit, conform deciziei in seopul obtinerii. + frecven{a mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive Iungi (rezolvare, solutionare, reglementace, ctc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, ficcare etc.) a prepazitiilor si conjunctilor, neutralizatea opozitiei de gen la unele substantive “personale” (inculpat, invinuit, donator, contribuabil, etc.) si predominarea singularului (Invinuitu, proprietarul, reprezentantul are dreptul...), Particularitagi stilistice Principatele caracteristici ale stilului corespondentet oficiale sunt: corectitudinea, la precizia, sobrietatea si oficialitatea, politefea si demnitatea, naturaletea si simplitatea, tea, concizia, Corectitudinea ~ impune respoctarea intocmai a normelor, formelor si regulilor gramaticale, ortografice, de punctuatie, de fonetica. Scrierea corecté a unei scrisori exprima in mare masurd respectul pe care il datoreaza si il manifesta expeditorul. Corectitudinea in corespondenta contribuie la evitarea confuziilor si interpretarilor gresite pe care at putea s& le provoace greselile gramaticale. Cand ne referim la corectitudine avem in vedere nu numai aspectele gramaticale, ci si aspectele legate de continutul proprit-zis al mesajului (ciffe, date, cotati, etc.); scrisoarea poate fi folosita adesea ca documente in relatile dintre parteneri Claritatea este 0 particularitate comuna oricirui stil, dat in corespondenfa, in scrierea documentelor este urmarita cu multé grija, intrucdt, este vorba de fapte, fenomene, situati, drepturi, obligati, raspunderi, care dac& nu sunt ptezentate clat, produc prejudicii partlor. Claritetea se asigura si prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor si a formelor gramaticale care nu au circulatie generala sau care exprima aproximatii, nesiguranga, tnfelesuri alternative. Coneizia ~ este 0 conditie specificd stilului corespondentei, intrucat scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp si materiale, Aceast& trisitura stilistict se poate realiza prin fixarea ideilor in propozitii scurte, grupate logic tn paragrate si prin folosirea obligatorie a terminologiet de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de infeles (ex. vom spune “Acest calculator este foarte performant™ in loc de “acest calculator este de foarte buna calitate si de aceea prezinta performante foarte bune”). In acelasi timp, o scrisoare trebuie sé fie completi. Nimic din ceca ce poate duce Ia elucidarea problemelor tratate in serisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la serisori suplimentare. Precizia — se asigurd prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitatilor de masura oficiale, prin exprimarea tn litere, alaturi de exprimarea cifticd ori de cAte ori este vorba de sume, cantiti, et. Sobrietatea si oficialitatea — este impusi de faptul ci actele oficiale trebuie si aiba un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este inrudité cu concizia, dar in plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s&-1 ofere certificdrile 5i toate relatarile care se fac fn corespondent’. Comunicarea in actele oficiale trebuie sa fie lipsita de Incicedtuta afectiva. Politetea si demmnitatea ~ stilul corespondentei trebuie sd fie prin definite un stil al politetit si demnitatii. Politetea este ceva elementar, ceva ce sta fn firea oricarui om civilizat. Nu costa gi poate aduce profit si alte beneficit. A spune “multumesc”, “va rog”, “aprecicz”, “sunt recunoscator”, etc. sunt formula care trebuie sa fie prezente in 16Ry ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R AM - Suport de curs — Info Serv orice scricre. in corespondenfa nu s¢ admite, sub nici o forma, polemica si limbajul de indignere, chiar gi atunci ind emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentulu; anumite neplaceri. Folosizea pluralului autoritaii, al pronumelor de polite asigura aceste cerinte. Naturaletea si simplitatea. in baza acestor conditii,stilul corespondentei, este si trebuie s& fie direct si firese, neforfat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretentioase, Trebuie s& scrim pentru a exprima si nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite). Forma de prezentare a scrisorii Subordonata obiectivului avut in vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului — forma de prezentare a scrisorii contribuie la randul sau la obfinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzactiei. Astfel, pe ling selectarea limbajului si a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesita si o forma de prezentare atragitoare, realizati prin folosirea unui material de scris corespunzitor - Adrtie de calitate superioard, o panglicés bund — dar si o dactilografiere corectd $i esteticd. Pentru corespondena oficiald (de afaceri, tehnica etc.) se folosesc de obicei coli de hartie cu dimensiuni standardizate; se pot folosi ~ pentru anunite etape ale tranzacfiei — si formulare tipizate. Acestea includ: cererea de oferta, oferta, specificayitle tehnice, factura, instrucfiunile de transport ete. Pentru a obfine un aspeet estetic al serisorii trebuie si se respecte cfteva cerint = plasarea echilibratd a textului dactitografiat pe coala de hértie, in funcfie de lungimea avestuia; = lasarea unei margini de 2,5 ~ 3 em. mn partea stingé a colit de hértie; = alinierea capetelor de rand in partea dreapté a colii de hartie cit mai uniform posibil, Lisdnd un pati ce minimum 1 cm. = evitarea despértirit cuvintelor in sitabe la capéitul réndului; = dispunerea textului in paragrofe, lastind intre acestea un interval suplimentar fay de réndurile din text; = continvarea textulul pe o fild nous numai dacit acesta confine minimum dowd randuri (la fila de ‘continuare se fac in coltul din dreapta jos al primei file urmitoarele mentiuni: -/ 2); Jn wcanja internajionalé exist doud forme principale de aranjare a textului in pagind: forma dantelat falositt tn special de firmele din Marea Britanie si forma bloc preferat de firmele americane, Accasta din urmmi ‘este considerats si ca forma modema de agezare in paging, find folosité intr-o masurd tot mai mare. Ca varietate a lor, se ntdinesc. forma semi-bloe si forma bloe modifica 17SECRETARIAT COMPUTERIZAT - Suport de curs — Fiecare dintre acestea prezinti urmitoarele caracteristici distinctive: 1. Forma dantelati + Primal rand al flecarui paragraf now va ft retras cu 8-10 intervale de la linia marginalé stangé. - Réndurile constituind adresa interioard, formula de incheiere si semniitura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fafii de réindul superior. 2. Forma bloc - Toate elementele scrisorii (edresa interioara, formula de tncheiere, semnitura etc.) Mreep de la linia marginala stangd. - Intre paragrafe este ldsat un spatiu dublu fata de Sspariul dintre rénndur 3. Forma semi-bloc = Textul scrisorit propriwzise se dactilograficad in forma dantelati, - “Réndurile constituind adresa interioard, plasate in sidnga $1 rdndurile constituind formula de inchelere $i semndtura, deplasate la dreapia, se dactilografiazi in forma bloc. 4, Forma de bloc modifieati - Textul se dactilografiazat integral in forma bloc. ~ Data si randurile constinuind formula de incheiere si semnatura sunt deplasate la dreapta, 18RN iy SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Elementele componente ale scrisorit S-a stabilit prin wzantele internationale ca o scrisoare cu caracter oficial s& cuprinda urmtoarele element: antet data gi locul referinge adresa destinatarutui/interioara formula de salut/adresare obiectul scrisori confinutul serisorit formulele de incheiere si salut semnditurdt referiri la anexe Prezentim fiecare din aceste elemente din punct de vedere al continutului lor si al plasdsii in pagina: ANTETUL Jn mod obignuit, hartia folosita pentru corespondenta este previtzutd cu antet tiparit sau gravat, Acesta se plaseaza in partea superioaré a colii de hértie, de regula in mijlocul acesteia; uncori apar completari ale antetului in partes sting sau chiar la subsol. In tipsa unci hérti cu antettiprit, acesta se va edita in colful din dreapta sus al coli de harte in wzanfa comercial actuala, forma $i grafica antetelor este extrem de variata dar ele sunt in general simple, cu aspect plicut, féird elemente ornamentale inutile, indeplinind pe tanga fincfia de identificare si informare si pe cea de publicitate, De obicei, antetul euprinde: = denumirea intreprinderii, firmel, sigla institute, beincli, societapi, reprezentanjei, sucursalei, fabrieti e.: = domeniul de activitate; = adresa $i sediul central (se indicd strada, bulevardul, piafa etc., numarul, corpul de elidire etc, tara, statul, codul postal); = nwmerele de telefon; = adresa telegrafica; = numarul de telex; = mumdrul cdisufei postales = mumeirul de tnregistrare in registra comerpulti, = codurile folosite la redactarea corespondenjei elegrafice: = bancile cu care firma, societatea etc. are legituri de afaceri. Exemplu de antet: S.C. RAM-INFO SERV SRL Lizeanu nr. 23, Bucuresti, Sector 2 Nr, inregistrare la Registrul Comerfului J40/3849/1996 Cod fiscal R 12345 Cont 1234567890 BCR-Mosilor TeVFax: 2112123, e-mail: ofice@raminfo.ro 19SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv DaTa Data emiterii corespondenfei este plasata’ sub antet Referingele se plaseazé de obicei in partea stanga a colti de hartie, sub data in cazul formei bloc, sau pe caceeast linie cu data care se plaseazé in partea dreapta in cazul formei dantelate. Roferintele sunt incluse in scrisoare in scopul identificdrii cu mai mare usurinté a directiei, serviciului sau lucratorului care se ocupa de problema respectiva, precum si pentru o facilitare a repartizarii corespondentei Referintele se introduc prin abrevierea “Ref.” (reference) si includ initialele mumelui lucratorului, a dactilografului sau stenografului (separate intre ele printr-o diagonala, iar Ia firmele americane prin dou& puncte) precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registraturd, numarul de dosar al contractului ete. ADRESA DESTINATARULUI_INTERIOARA ‘Adresa destinatarului se plaseazi in partea stingd a colii de hartie, sub linia de referinfas scopul introducerii acestui element in scrisoare este identificarea corecté a serisorii de catre serviciile postale, in special in cazul folosirii unui plic eu decupaj transparent Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul institutiei c&reia ne adresém, inclusiv fara de destinatie. Modal in care ne adrestim destinatarului diferd in functie de scrisoare, care poate avea un caracter oficial, formal, social sau personal. ‘Vom prezenta in cele ce urmeazii diversele posibilititi de adresare care s-au goneralizat in uzanfele corespondentei. 1. Unei persoane fizice de la 0 amumita firma sau insttutie (sau unei persoane particulare) ne adrestim eu -numele sii complet, aga cum este folosit de catre aceasta fara nici o prescurtare Numele va fi insotit de formule de politete sau de functile oficiale sau onorifice ale persoanci respective 2. Uni finctionar al céirui nume nu-l cunoastem sau wnul servictu din cadral nel institut sau firme ne adresiim denumind functia acestuia saw serviciul. Dupa numele persoanei sau functionarului c&ruia i se adreseazdsorisoarea, se indicd denumirea firmei, institutiei, baneii ete., menfiongnd forma de orgenizare a respectivei societat. FORMULA DE SALUT Formula de salut se plaseazii cu gproximativ 3 rdnduri de spatit sub adresa destinatarulul, Modul in ‘care o exprimai depinde de formula de adresare pe care am folosit-o catre destinatar. 1) _unei persoane fizice de la 0 anumitl firma sau institufie ne adresim cu numele siu complet. Numele va fi precedat de formula de politete “Domnului”, “Doamnei” preeum gi de functiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai lonescu — Director ASIROM S.A. 2) unui funefionar al cirui name nu il cunoastem sau unui serviciu din cadrul unei institufii, ne adresiim denumind functia acestuia sau serviciul. Aceasti indicatie poate fi scrisd si la sffsitul adresei interioare eu doua randuri mai jos, precedata de cuvintele: “in atentia Directorului General / Serviciului Import ~ Export”; 3) __unef institutii, firme, ne putem adresa mentionfind doar numele acesteia, atti dou exemple des intdlnite in corespondenti: Doamnei Mihaela Mihdiescu, Manager SC RAM-INFO SERV SRL_ Str Lizeanu nr. 23 Bucuresti, Romania 20SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Sau S.C. RAM-INFO SERV SRL Str. Lizeanu mr. 23, sector 2 Bucuresti, Romania In atenjia Directorului General Forma cea mai uzitata este “Dommule ...” sau “Doamni ...”, dacii destinatarul exerciti 0 responsabilitate vom adiuga: “Domnul primar”, “Domnule director”, “Domnule Ministru” ete. Exist funetii care cer un alt apelativ, de exemplu “Sire” sau “Majestate”. Formula de politete cuplat “Domnule primar Popescu”, ci u titlul funetiei nu trebuie urmati si de nume. Primarului unui oras nu i se serie: “Domnule primar”; Dac ne adresiim unei firme sau institutii in general, formula de salut va fi “Stimafi Domni”, “Stimate ‘Doamne” (pentru firmele despre care se stie e& sunt conduse de femei). in corespondenta redactati de institufii si firme din SUA formula de salut este “Domnilor ~ urmata de “2”, QuIwCTUL scRISORU Formularea care constituie obiectul scrisori se plaseact spre mijlocul paginit un rind sub formula de salut sise subliniacit;rolul sau este de a preventa succint problema care este tratata in corespondenta respectiva Spre deosebite de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii in corespondenté mu este bligatorie si poate fi omisa, in cazul in care problema tratata in corespondenta respectiva este prezentat® pe scat, {in primal paragraf al scrisorii ConTINUTUL ScRISORIL Conjinutul saw textul propriv-zis al serisorii reprezinta partea esenfiald a corespondenfei si de aceea trebuie redactat cu deosebita grija. De reguld, acesta cuprinde: 1, Paragraful de introducere este stréns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care il contine ca atare: confirmarea primirii unei corespondente, marfuri, documente, formularea unui réspuns Ja o corespondentit anterioarl ete. 2. Mesajul scrisorié cuprinde punctul de vedere al expeditorului fal de problemele tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, intr-o inléntuire logic, folosind un vocabular adeevat si un ton corespunzitor. Este recomandabill folosirea frazelor scurte, directe, fiecare problema tratata ficdnd obiectul unui paragraf separat. 3. Incheierea trcbuic s& reprezinte concluzia logicé a punctului de vedere cuprins in mesaj; aceasta se poate materializa in exprimarea unei promisiuni, a nei dorinte de continuare sau intirre a relatilor de colaborare cu partenerul, a mulfumirilor pentru modul in care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandari de rezolvare, a unor scuze pentru unele erori ete Continutul_scrisorii_de raspuns Redactarea confinutului serisorii de rispuns trebuie sX fin’ seama de urmitoarele aspecte: © NU incercari sd-i demonstrafi clientult ci mi are dreptate; © raspunsul trebuie sa fie prompt, amical si sincer; * raspunsul trebuie sd fie scris din punctul de vedere al clientului: © raspunsul trebuie sd arate o dorinta reali de a-i rezolva problema; aSECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv rspunsul trebuie sd satisfacd clientul; dacii produsul /serviciul a fost de vind, acest lueru trebuie recunoscut cét se poate de deschis daci scrisoarea nu are destule amdnunte ca si infelegest reclamatia, acestea trebulese solicitate cu grija, ford a enerva sau jigni; * oferiti dumneavoastra amanuntele necesare atunci cénd acestea pot duce la clarificéri, dar in modul cel mat diplomatic, faré a lasa impresia cé-l invafati pe client ce sé facd sau cdi mu stie sd foloseascd produsul cum trebuie, Exemple de scrisoare rispuns la_reclam: Paragraf de inceput Stimate Domnule ... fnjelegem perfect supfrarea dumneavoastra Ia primirea unui al doilea transport de ... defecte si ne grim sa va asigurdm c& suntem la fel de dezolatica si dumneavoastra din cauza acestei nefericite intamplar Sau: Stimata Doamna, Intelegem intru total cd v.ati pierdut ribdaren datorité nesférsitului sir de dificultati care a insotit livrarea uiltimei dumneavoastra comenzi. in locul dumneavoastes, si noi am fi exact la fel de supérati, Va puteli, poate, imagina cit de dezolati suntem Ia randul nostru, cei stiji desigur ce mult prefuim clienfii buni, ca dutmneavoastr Elemente de cuprins Va va face plicere sa aflati ci un nou transport de ....este pe drum catre dumneavoastré, unde va ajunge intr-o zi sau doud. In acelagi timp, am dat instructiuni reprezententului nostru local — dommnul ... - si ‘va contacteze cét mai curnd pentru a putea stabil Sau: Bfectiv nu ne puter explica cum ..... si v& sumtem eft se poate de recunoscatori ci ne-ati adus la cunostint& aceastd intémplare nefericitd. Fifi siguri e4 vom discuta problema cu fumizorii nostri; pan’ atunci un nou transport este pe drum spre dumneavoasta: Sau: 2R ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv Ca si va ajutim s& objineti acele reaultate pe care le sperati cAnd afi cumpirat aparatul nostru model ..... va trimitem aliturat brosura intitulaté: “Aparatul ... la indeména tuturor”. Aceasti brogura a fost pregatita special pentru clientii nostri de serviciul nastru tebnic si suntem siguri cd 0 veli gisi cit se poate de uti ‘Sau: Ne este dificil st stabilim cu exactitate ce anume nu a fost in reguld, fara a avea céteva informatii in plus. Sunteti atét de amabil s4 réspundeti la Intrebatile inscrise pe o foaie aliturata? Aceasta ne va permite si localiza surse defectiunii si s8 va ajutém s& obtineti_rezultate mai bune data vitoare, Ancheierea Regretiim foarte mult nemulfumirile pe care le-au produs aparatul nostru gi apreciem foarte mult modal amical in care ne-ati atras atentia supra acestei probleme, permiténdu-ne sa o rezolvim Sau: Sperm sincer c& aranjamentul pe care il sugerim va merita aprobarea dumneavoastra si asteptam noi vesti Redactarea unei scrisori de reclamatii Aspecte generale: Clientii sunt deseori reclamatie, Situatit eum ar fi: © liver’ incomplete: © marfuri tivrate deteriorate; ® produse care mu corespund specificariel: situatia de a avea nemultumiri si, ca urmare, sé transmitd o scrisoare de produse care se defecteazit in termenul de garantie; servicit de proasta calitate; © impoliterea, sunt toate situatii care necesité comunicare sau reclamafii adresate celor in drept pentru a remedia situatia Confinutul serisorilor de reelamafic Redactarea continutului trebuie si find seama de urmitoarele aspect: © aveti grid ca reclamatia sa fie precis © precentaji fapte, nu generalizari vagi; © dace reclamatia se referii la un produs care mu fimctioneazit cum trebuie si ati incercat sé faceti ceva ca sé-1 puneti la punct, menjionafi despre ce este vorba. © este plcut sa crevi ed 0 scrisoare politicoasé, prietenoasd, va da cele mai bune rezultate, dar nu este adevéirat; metodele mai dure sunt singurele care au efect; arritayi ct reclamayia se referd la neajunsurile provocate si, in acelasi timp, va sprijini furnizorul si Imbundteeascat produsul /serviciul tar dumneavoastra vey putea raméne clientul sau 23SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Exemple de scrisoare de veclamagie: = Paragraf de inceput Stimaji Domi, De la instalare in ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastréi model ..... s-2 defectat de trei ori. Am telefonat de ficcare dat la filiala dumneavoastrd locala. si de fiecare data ne-a fost trimis eineva care a fécut 0 reparafie superficiald, Tindnd cont c& aceasta situatie s-a repetat de trei ori in mai putin de sase luni, avem impresia ci este ceva serios in neregula si de aceea va scriem direct dumneavoastra, fdednd 0 copie si pentru filiala dummneavoastra. Sau: Stimate Dorsnule De cand ati lansat fn primavara noul tip de ....., am primit atétea rectamapii de la clienti in legaturd cu acest... inedt ne-am hotarat sé vi le aducem la cunostin{& si s8 sistm vanzarea acestui tip pang la rezolvarea problemelor. © Blemente de cuprins: Supirarea const in faptul c& aparatul isi intrerupe pur gi simpln funcfionarea faré vreun motiv aparent. La inceput, mecanicul nostru la pornit din nou dar, aceasta ne folosind la nimie, am contactat filiala dumneavoastra locala aga cum am mai spus. A doua si treia oard mi s-a spus cf, daca se mai intampla, problema va fi anunfata febricantulu. Sau: até lista detaliati a neregulilor constatate la primirea acestei livrari: Cutia nr. 1:0 ducing de... lips; Cutia nr. 2: continutul era in intregime diferit faa de specificatie; Cutia nr, 3: continea doud duzini de ... pe care mu le-am comandat si doar patru duzini de ... din cele comandate. LX Incheierea 24ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs - Info Sery Am ajuns in stadial in care nu mai dorim sa asteptim pana “data viitcare”. Am dori foarte mult sé trimiteti un specialist care si controleze amanuntit aparatul, sé fac& remedierile necesare astfel incat instalatia si functioneze cum trebuie, permanent, conform specificatiei. Asteptiim ca specialistul dumneavoastr’ si soseasc’ fir intarziere. Bineinjeles, astept sa primesc piesele Lipsé si am dat deja instructiuni ca acelea care sunt in plus sa va fie retumate. VA scriu cu speranfa ca veli face eforturi pentru a tmbunataisituatia din servieiul damneavoasira de expeditic. Nu este pentru prima data cand comenzile nu sunt corect onorate si sunt convins efi vi dafi seama cat este de ititant, lisdnd deoparte pierderea de timp. Sper si nu va supere sinceritatea mea. Prejuiese mult indelungatele noastre afaceri si stiu ed in fond sunteti sincer preocupat sii ne ofetfi cele mai bune servic 25SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv MEMORANDUM-ul sau NOTA INTERNA dn intreprinderi, institutii, se practicd in mod uzual comunicarea intre compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ulii 4 Proiectarea documentului Un document se tip memorandum confine doud elemente: antetul si mesajul. Anteful memorandum-ului contine: denumirea: NOTA sau MEMORANDUM destinatarul expeditorul data sublectul sau motival Bvident atat expeditorul cat si destinatarul sunt nume de persoane. Aceste note interne servesc pentru convocari, invitatil personale, sedinfe, reuniuni ete. fn functie de natura notel interne se completeazd mesajul acesteia. NOTA INTERNA marginea marginea stanga Citre: dreapta De la: Data: Motivul: Proiectul unui document tip memorandum mai necesita si céteva operatii suplimentare de tehno- redactare: ~ plasarea titutui tn centra ~ alegerea dimensiunii caracterelor si a stilului de seriere - trasarea liniei orizontale de separare a antetulu 26RN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv MEMORANDUM (document MEMO) Dna. Director Economic OANA POPA Manager 12/03/2007 SUBIECT: Activitate pe primul trimestru ‘Intalnirea pentru discutarea incasérilor obtinute de firma in primul trimestru din anul 2007, va avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM. ‘Va rog si pregititi urmitoarele: Y Incasivile objinute pe primul trimestru; _Incasirile previtzute pe al doilea trimestru; Noile masuri de imbunatatire a activititii preconizate, Daca exist vreo problema, va rog contactati-ma personal #SC RAM-INFO SERV SRL ‘Str. LIZEANU ne. 23, SECTOR 2 Bucurest! 27SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — PROCESUL VERBAL -MINUTA - Se utilizeaza freevent termenul de proces verbal, dar la fel de bis de "minuta pentru a sintetiza in scris concluziile unei sedinte. putem fotosi termemtl universal 38% srrucruRa pocumENTULUT Un proces verbal trebuie s& confind in structura sa J antetul documentului: mumele firmei, soctetait J titlul documentuluis PROCES VERBAL. J subiectul: al sedingei Consiltului de Administrajie J data: din joi 5 aprilie 2001 J prezenti: numeric/nominal J absenti nominal J subiectut sedintei: ordinea de zi J consemnati pe scurt din luarile de cuvant si concluziile pe puncte din ordinea de zi J semnatura Evident, nu este o structurd obligatorie, ci doar o sugestie de aranjare a textului in pagi S.C. ALFA S.A. PROCES VERBAL al sedintei Consiliului de Administratic din 20.01.2007 Prezenfi: Prodan V., dir. gon., Anton I. dir. ec, Vasile D. ing, Sef, Fodor M. dir. res. umane, Turda N. Absenti_ motivat Absenti nemotivati: Ordinea de zi: Roepe Consemniri din lwavile de cuvant: 28ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv FAX-ul modalitate noua si rapida de corespondenti o reprezinté desigur FAX-ul. Un fax poate fi considerat orice text transmis prin binecuncscuta maging. Mai mull, 0 maging fox se poate cupla in configuratia unui sistom electronic de calcul gi vom putea primi sau transmite fax-uri direct de la PC, Rigoarea necesara in afaceri si bincinteles in corespondenta, face necesard fixarea cdtorva repere in redactarea unui fax. Aceste documente se vor arhiva, la ele se vor face trimiteri gi referiri, vor capita 0 amploare din ce in ce mai mare in circulatia documentelor ‘in lumea afacerilor. Vom analiza succint cfteva aspecie legate de identificarea si autentificarea acestor document ANTETUL, Pentru mai multé disciplind fn utilizarea Fax-ului, in corespondenfa oficiala a firmei este bine ca antetul fax-ului sé aibé 0 structurd standard. Acest antet trebuie utilizat de tot personalul abilitat s@ foloseascé fax-ul firme Ori de efite ori dorim s& completim un fax vom apela documentul cadru (sablonul) performant pe ecran, care doar vom insera informatiile noastre personale. Exemplu: SNSP.A. -FACULTATEA DE MANAGEMENT Catedra de Marketing Prof. univ. dr. Traian Popa Tel. +40-1-211.26.50/259 Sef laborator informatica Fax, $40-1-312.95.49 E-mail popa@snspa.ro Jn antetul fax-ului includem: = antetul firmei cu numele, adresa, numar de telefon, numar de fax; = numele sefului de compartiment sau al persoanei abilitata s&_primeasca oficial raspunsul prin fax, cu telefonul interior, si daca ¢ cazul codal pentru post electronica; = denumirea formularului cu numiir i datd, numrul paginii si cate pagini sunt in total dack fax-ul are mai multe pagini. E foarte important s& preciziim c& este pagina 1 din 5, pagina a 2-a din 5, pentru a avea control asupra transmisici integrale a fax-uluis ~ numrul de fax al destinatarului si numele sau; - expeditorul, in cazul in care este alt persoand decdt cea mentionatii anterior. 29ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv OFERTA CATRE MAI MULTI CLIENTI Oferta se intocmeste in general fn scopul de a stimula cerevea clienjilor potentiali, sau in mod special ca réspuns la cererile de oferti transmise firmei de partenerli de afaceri. Ea sti Ia baza declangirli negocierilor contractuale, Avand in vedere aceste considerente, oferta trebuie s& contin’ urmatoarele categorii de informat @) date de identificare a ofertantului: = antetul eu denumirea firmei; = _adrest cu telefon, fax, cod pentru posta electronica (E-mail); ~ optional numele managerului care reprezinté oficial firma si/sau numele persoanei fizice care se ocupa de tranzactic. 4) date referitoare ta obiectul ofertei: = denumirea produsului/sortimentelor, = cantitate; = _cateva caracteristici tehnice de baz si date privind calitatea, ©) prequl de oferta, orientativ sau ferm; @) date referitoare la termene de plati, condigii de platé si garangies ©) date referitoare la transport, ambalare, etichetare $i altele; 1) validitatea ofertel, adicd termenul pdnd ta care pretul de oferta, in primul rand, ramane valabil. Oferta se inchele cu 0 formula de politete apoi data, numele $i semndtura expeditorutui CHEIEREA incheierea mesajului trebuie sa reprezinte coneluzia logicd a punctului de vedere cuprins in mesaj. Aceasta se poate ‘materializa in exprimarea unet promisiuni, a unei dorinte de continuare sau intirire a relafiilor de colaborare cu partenerul, a multumirilor pentru modul in care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori, ete. Exemplu: “Asteptdim cu nerdibdare rdspunsul dumneavoastrl." “Ya mulpumim pentra ineredere /sprifinul/confirmarea acordaté” “Ya rugiim sd primitifacceptayi scuzele noastre” “Dorim si stim care este opinia dumneavoastra in legdturdt cu propunerea flicuttt mai sus si sperdim ci aceasté regretabild ercare nu va afecta buna noastré cooperare.”” De asemenea, tot in aceasta parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaza: “Anextim acested scrisori ss... Se plaseazi 1a 2-3 randuri sub text, inaintea semituril. Formule folosite: “Cu stia”, “Cu respect” — formule folosite cand destinatarul este necunoscut “Cu cele mai bune sentimente” — formula mai familiard, folositti de la egal la egal sau pe o scari ierarhica superioara “Cu sentimente alese” de la furnizor la elient, de la functionar la patron.” "Cu sinceritate” “Al dumneavoastra” “Cu cele mai alese géinduri.” 30SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM = Suport de curs — Info Serv SEMNATURA Constitute un element important al scrisorii tntrucdt ea este cea care da autenticitate scrisorii. Jn general, scrisoatea cuprinde doug semmaturi: a conducztorului unitafii si a sefului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjatea semnaturii in pagina se face dactilografiind la 3 randuri de text functia autorului, urmata obligatoriu de virguld. Se las un spafiu pentru semnatura olograf’, apoi se dactilografiazé numele si prenumele celui care va semna, STAMPILA Se aplicd pe semnitura conducittorului, in documentele tipizate se aplicé pe locul marcat eu inifialele LS. Elementele ocazionale sunt: Y Menyiunea “anexe” ~ apare atunci cand scrisoarea este insotité de anexe si acestea se seriu sub numele destinatarului principal, in stnga. Initialele celui care a tedactat serisoarea in colful din stnga jos, despartite prin linie de fractie (bara). 31Ry ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Scrisoare de informare in atenfia: Domnului Director Popescu Toan Domnule Director, Socictatea XXX are plicerea de a vi aduce la cunostiingi deschiderea noului nostru sediu din strada Lizeanu nr. 23. Profitim de aceast ocazie pentru a vi informa ci ne-am diversificat portofoliul de produse, am reorganizat activitatea tuturor punctelor de desfacere, iar prin achizitionarea unei centrale telefonice performante nu vefi mai intémpina dificultati in obsinerea de informatii si transmiterea comenzilor. Anexim aliturat lista cu noile produse, adrese si numere de telefon, Cu respect Marin Mihai ~ Direetor Marketing Scrisoare de acord Ciitre: SC XXX SRL Raspunzind cererii dumneavoastra cu numirul 12345 din data 23.03.2007 suntem in masurd si ‘va anungém ci in urma analizei din Consiliul de Administratic afi obfinut acordul in legatur’ cu propunerea dumneavoastrd de a inchiria spatiul de depozitare, situat in str. Uniri Pentru perfectarea actelor necesare, vi rugém s& stabilifi o fntalnire cu avocatul companiei noastre, DL. Andrei Gheorghe Cu stima, George Dined 32R ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Scrisoare de respingere Cire: SC XXX SRL Prin prozenta vi facem cunoscut faptul c& am preferat o alti societate pentru finerea evidenjelor contabile. fn Iuarea acestei decizii s-a timut cont de solida si indelungata experientl in domeniul productiei a companiei respective. Apreciem timpul si efortul depus cu ocazia prezentarii ofertei. Afi ficut © impresie excelenti prin creativitatea si ideile dumneavoastra, ‘Vi rugim si aduceti multumiri si echipei care a elaborat prezentarea si sperim cd aceasta si nu fie ultima data cand incerc&m s4 colabortm. Cu sinceritate, George Dinca Scrisoare de explicatie Stimate Domnule Marin, Sorisoarea pe care am primit-o necesit’ un raspuns urgent, ‘Vi prezint in continuate explicatiile cerute pentru intérzierea eu dou’ zile a livririi celor 100 de topuri de hartic comandate de dumneavoastra: - in comanda primit& nu este specificat termenul de livrare (altul decat cel obignuit de sapte zile) ~ in legiturd cu adresa la care v-am livrat hértia, ea este aceeasi de la inceputul colaborarii cu dumneavoastré, in cazul unor schimbari, considerim ca era de datoria dumneavoastra si ne comunicati acestea, specificand pe bonul de comand modificirile survenite. Cred c& aceste explicatii sunt clare gi la obiect sic am rispuns punet cu punct la nemultumirile dumneavoastr’, Daci dumneavoastri considerati necesar, putem stabili amiinunt lnire pentru a discuta problema in Cu deosebitt consideratie, George Dinca - Director Marketing 33iy ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Scrisoare de reclamatie Domnului Director al Biroului Vanzari Ma adtesez dumneavosstra cu. rugimintea de a clarifica, dar si de a rezolva o situatie pe care 0 considerim a fi totusi o intémplare, dat fiind prestigiul de care se bucura compania dumneavoastra. in data de 12.03.2007 am cumpérat de la dumneavoastrd echipamente de birou in valoare de 1400 RON. Piesele respective au fost livrate nemontate, in ambalaj original. Desi am solicitat ca un specialist al companiei dumneavoastra si efectueze montajul echipamentelor, mi s-a precizat e& acesta nu poate fi disponibil decdt peste © saptamand. Am acceptat acest lucru, dar la desigilarea pachetelor s-a constatat lipsa unor componente esentiale, respectiv cablurile de alimentare. Sperm intr-o solutionare rapida a acesteisituati si va rugm sd fifi operativi. Considerim acest incident © int&mplare si contdm pe profesionalismu! companiei dumneavoastra. Cu stim George Dined - Director Marketing Scrisoare de invitatie Catre: SC XXX SRL {in atentia: Domnului Director Marin Mihai Compania YYY are plicerea de a va invita s& luafi parte la deschiderea Expozitiei anuale de prezentare si promovare a produselor sale. Expozitia va fi deschisa la parterul Galeriilor Comercial, pe data de 01.04.2007, rele 12. ‘Va rugém sa confirmati participarea la numérul de telefon 222 2222 Cu respect, Popa Toana ~ Scrisoare de accept Stimata Doamni Popa, Invitatia prin care sunt solicitat si particip Ia Expozitia de promovare deschisi de compania dumneavoastra este pentru mine o mare onoare gio accept cu pkicere, ‘Am urmarit linia ascendenta pe care societatea condusi de dumneavoastra a urmat-o si am fost deosebit de inedntat de realizarile pe care le-ati avut. Inca o dati vi confirm participarea si va asigur de intreaga mea consideratie. Cu sinceritate, ‘Marin Mihai — ector Marketing 34ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Scrisoare de refuz Catre: SC XXX SRL {n atentia: Doamnei Popa Ioana Cu mare regret mi vid nevoit si refuz invitatia dumneavoastr’ de a participa la deschiderea Expozitiei Anuale de Prezentare. Motivul pentru care ma vad nevoit s& declin aceasta onoare, const in faptul c& programul meu este suprainedeat in perioada urmitoare, chiar in ziua deschiderii avand un alt aranjament. ‘Va mulfumesc pentru amabila invitatie si dorese ca manifestarea organizaté si fie incununata cu succes. Cu respect, Marin Mihai ~ Director Marketing Scrisoare de prezentare Ciitre: SC XXX SRL in atentia: Domnului Director General Ne adrestim dumneavoastra cu cele mai bune ursri de Sfintele Sarbatori de Past. Prin scrisoarea de fay am dori si va aducem la cunostint& serviciile departamentului nostra de Multimedia, care va poate transpune in imagini gi filme ideile Dumneavoastra. Definem experient& fn proiectarea si conceperea de prezentiri multimedia pe suport CD-ROM, DVD sau caset video gi site-uri Web. Anexim 1a prezenta scrisoare un CDROM demonstrativ, care include mostre din proiectele realizate pand acum, ‘Va stim la dispoziie pentra informafii suplimentare. Cu deosebiti consideratie, George Dinca 35SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Not externa Catre: SC XXX SRL fn atentia: Domnului Director Conditiile tehnice pe care le-afi solicitat vor fi indeplinite cu rigurozitate, astfel incat vi vefi declara mulfumiti de colaborarea cu noi. Vai propunem si ne vizitati siptimina viitoare pentru a perfecta si semna contractul cu noi. VA rugiim sa ne contactati telefonic pentru a putea stabi fntalniri Cu stima, Marin Mibai ~ Director Marketing Cerere de oferta Catre: Serviciul Comercial in atentia: Domnului Ion Ionel Compania noastra are nevoie pentru dotarea noului sediu de echipament de birou performant si ultramodem, Apreciem in mod deosebit produsele pe care le comercializati si de aceea am dori ca aceasti cerere si reprezinte primul pas pentru colaborare profitabila de ambele parti. Ne intereseazi: ~ Calculatoare PIV; Copiator de birou; = Copiatoare full-color; Faxuris Centrale telefonice, Am dori st ne trimiteti prospecte pentru echipamentele mentionate mai sus gi detalii despre: = Pret, = Discount pentru o comanda mai mare; ~ Garantie gi service, inclusiv service post garantie; = Condifii sitermene de livrare. Asteptim raspunsul dumneavoastri cat mai curénd si sperim si incheiem un contract avantajos si de durata. Cu respect, Marin Mihai ~ Director Marketing 36iN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Exemplu de ofertii special Catre: SC XXX SRL in atentia: Domnului Director Ca urmare a solicitarii dumneavoastra, formulata in cererca de oferté din data de 20.02.2007, va mulfumim Pentru interesul aratat fafa de produsele noastre si va trimitem in anexai prospectele ce contin date tehnice despre echipamentele cate va intereseaz. Lista produselor noastre va permite si vi facetio imagine de ansamblu asupra varietatii mari de echipamente de birou comercializate de noi. in speranta cf veti fi satisficuti de calitatea si preturile atractive practicate, precum side discountul generos oferit, va facem urmatoarea oferté: Nrert Denumire produs Previbue Discount 1 Caleutatoare PIV B00 ei 30 lei peste 5 bi 2 ‘Copiator de birou S00 ei 25 lei peste 5b 3 ‘Copiator full-color 1500 lei 4 Fax 300 lei 20 ei peste 5 3 Centralia telefonica 600 ei 30 lei peste 5 Exemplu de ofert& nesolicitat Cate: SC XXX SRL Stimate Domn, Societatea noastrd de distributie din Bucuresti ne-a comunicat c& magazinele dumneavoastri de articole sanitare comercializeazi si placi de gresic si faianta. ‘Noi suntem de mult timp specializati in realizarea acestor tiputi de prduse gi producem in serie placi de diferite marin si calitayi, ‘Am fi dispusi si vi asigurdim dreptul exclusiv de vanzare pentru produsele noastre in Bucuresti, dacd af prelua aceste articole in sistem! Dvs. De distributie si comercializare. ‘Vai rog sa ne comunicati dact doriti sé fuceti uz de oferta noastra Sperim intr-o colaborare viitoare gi v8 transmitem cele mai cordiale salutéri, Cu stima, Director Comercial, George Nicolae 37SECRETARIAT COMPUTERIZAT - Suport de curs — Comanda Reprezinta scrisoarea prin care sunt solicitate livrari de produse sau prestari servieli. Comanda poate fi ‘conceputa in urma unei oferte, ‘O comanda trebuie si includ urmatoarele elemente: ‘+ Datele persoanei juridice care emite comanda: denumire, adresa, cod fiscal + Numrul de fnregistrare si data ‘+ Datele persoanei juridice cdreia fi este adesata comanda: denumire, adresa, codul fiscal + Date referitoare la denumirea produselor sau serviciilor solicitate, tipul, condi livrare/prestare, termene de predare, cantitate, modalitati de plata + Numele si semntura celui care emite comanda in numele persoanei juridice ile de SC ABCD SRL Cod fiscal R12345 Bucuresti, str. Lizeanu nr. 23 ‘Comanda Nr, 123 din 03.03.2007 Cate: SC XXX SRL Bucuresti, str. $tefan cel Mare Prin prezenta comand va solicitdm livrarea urmétoarelor calculatoare: rer | Denumire | Deseriere Cantitates 1 PC Multimedia Pentium IT 850 MElz, 256 MB, HDD 20 GB, placa 2B video, fax/modem intern, CDROM 44x, floppy. Monitor 17", mouse PS2, tastaturi, boxe, microfon 2 PC Desktop Pentium Il 850MHz, 64MB, HDD 10GB, placa Tb video, monitor 14”, mouse PS2, tastatura Dorit ca livrarea s& se efectueze in fermen de maxim I siptimand de la data prezentei comenzi Cu stima, Jon Gheorghe ~ Serv. Aprovizionare 38Ry ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv Registrul de corespondenti Registeul de corespondenfa al unei companii contine datele referitoare Ia documentele primite din afara companiei, ocumente expediate catre destinatari din afara companiei, seu documente cu circulatie intern’. 1 constituie dovada ficiald a circulajiei corespondentei companiei Rogistrul de corespondenta este completat de receptionera sau secretara companici Coloanele unui registru de corespondenté sunt: + Numar de fnregistrare ~ este unic gi va identifica respectivul document; numerotarea se face in ordine crescéitoare, cut pasul de incrementare 1 * Data inregistrérii— reprezint& data la care este inregistrat respectivul document + Tipul documentului - documentul poate fi de tipul expediat sau primit; aceasta coloand nu este obligatorie ‘+ Numarul documentului— se refer’ la numarul inseris pe document; daca documentul se expediaza in afara companiei, sau daca este intern, num@rul poate fi acelasi cu numrul de fnregistrare + Data documentului ~ reprezintd data de expediere a documentului; daca documentul se expediaza fn afara companiei, sau daci este intern, data poate fi acceasi cu data de inregistrare + Expeditor: - numele, prenumele, departamentul si denumirea companiei la care se trimite documentul # Continutul ~ 0 scurta descriere a documentalu + Observatii— aici sunt comentarii suplimentare referitoare la respectivul document 39Organizarea datelor Sistemul de operare foloseste dou nofiuni pentru stocarea si organizarea informatiilor. Acestea sunt figierele si dosarele (folderele). [ Figiere Toate informatiile sunt pistrate (sau “salvate”) in calculator sub forma de figiere. Fisierele pot contine diverse tipuri de ate: text, imagini sunete, video etc. fn functie de tipul de date pe care le contin, fisiorele pot fi gi ele de rai malte feluri documente (text, eventual completat cu tabele, grafice, imagini, ete), imagini, fire audio, filme, ete. Nume fisiere lata citeva exemple de nume fisier: anunt.txt, cerere.doe, desen.bmp, salariixls, etc. Numele figierului este format din = rune propri-ais (coea ce aver in stinga punctului) este un gir de maxim 255 caractere; este obligatoriu si trebuie sa sugereze ce contine fisierul; sun. separators atengie!! Taint si dupa nu lisal spayius - extesia (ceea ce avern in dteapta punctului) este un sir de maxim 3 caractere; mu este obligatorie, dar este ull deoarece descrie tipulfisierului. Foldere (directoare) rice figier este pastrat intr-un folder sau director. Majoritatea diseurilor au numeroase folders, toate acestea putind confine fisiere. Un folder poate confine (pe ldnga fisiere) si alte foldere. Crearea unui folder + clic dreapta pe o zon liber din fereastra unde dorim s4 cretim folderul (inchusiv pe desktop) + se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe optiunea New + _ se selecteaza optiunea Folder (selectia se face cu clic sténga de mouse) + se introduce numele - se apast tasta Enter Crearen unui fisier = elie dreapta pe 0 zont liber din fereastra unde dorim si orem figierul = se pozitioneaz’ cursorul mouse-ului pe optiunea New = se selecteazi tipul de fisier pe care dorim si-l cream = setasteazi numele = se apasé tasta Enter (Obs: Tipurile de fisiere din submeniul Now ~ Bitmap Image — fisier imagine, se deschide cu aplicatia Paint, extensia fisierutui va fi bmp + Document Microsoft Word ~ figier document, se deschide cu aplicatia Microsoft Word, exter doc - Prezentare Microsoft Word — fisir ptrezentare, se deschide cu aplicatia Microsoft PowerPoint, extensia ppt + Text Document - fisier text, se deschide cu aplicatia NotePad, extensia txt = Foiae de lueru Microsoft Excel — fisier registru de calcul, se deschide cu aplicatia Microsoft Excel, extensia xls ia figierului va fi Copierea unui fier sau folder ‘Metoda I~ clic dreapta pe fisicrul sau folderul pe care dorim st-1 copiem = select optiunea Copy + clic dreapta pe folderul in care vrem si copiem selectim opfiunea Paste Metoda Il clic stinga pe fisierul sau folderul pe care vrem sf-I copiemSECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv + apisim simultan CTRL gi C = se deschide folderul unde vrem si copiem ~ apisim simultan CTRL si V Metoda Ill ~ se mentine apasaté tasta CTRL gi tindnd butonul sting al mouse-uhui apasat deplasim cursorul pana cdind ajunge in local in care vrem s& cream o copie a fisierului sau folderului selectat cl Mutarea una figier sau folder Metoda I — clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care dorim si-l muta = selectim optiunea Cut = elie dreapta pe folderut in care vrem sf-l mat + _ selectiim opfiunea Paste Metoda If ~ clic stnga pe fisierul sau folderul pe care vem si-l mutam ~ apiisim simultan CTRL si X = se deschide folderal unde vrem s& muatam ~ apiisim simallan CTRL si V ‘Metoda IIT folosind metoda drag and drop, adica agit si trag, + clic stinga pe fisieral sau folderul pe care vrem si-l matém - Aga $itrag elementul selectat in dosarul in care vrem s@ mutém [ ‘Redenumairen dosardlor awa fiiorelor ‘Metoda I - clic stinga pe dosarul sau pe fisieral pe care doriti sil redemumiti; - clic stinga pe numele (nu pe pictograma) dosarului sau fisieruluis Atentie! Dacii in mod accidental afi executat dublu clic stinga pe numele fisierului, programul acelui fisier se deschide gi il incared. Inchidet fisierul si reluati. ‘Tastafi noul mume, ~ Enter. ‘Metoda II - clic dreapta pe dosarul sau pe figierul pe care doriti s-1 redenumiti; ~ olic stinga pe optiunea Rename ~ Tastati noul nume - Enter ‘Metoda III - elie stinga pe dosarul sau fisierul pe care doritisa-1 redenumiti + se apasd tasta functional F2 ~ tastafi nou! nume - Enter aRN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM = Suport de curs — ‘Storgera figiorolor sia dosarelor Avefi grifi si nu stregeti un fisier sau un dosar de care mai avefi nevoie! Windows confine un dosar numit Recycle Bin (cosul de gunoi), in care sunt stocate temporar figierele sterse, pln cind fl golifi. Putefi recupera fisierele din dosarul Recycle Bin. Atentie! Fisierele sterse de pe un floppy disk restaurate! unt trimise in Reeyele Bin. O dati sterse ele nu mai pot fi Metoda I - selectati figierul sau dosarul pe care doriti si-l stergeti = apisatitasta Delete = Yes Metoda I~ clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care doriti sil stergeti = se sclecteaza optiunea Delete - Yes Metodla IIT se nut figierul sau folderol pe care dorim s stergem pnd in Recycle Bin Metoda IV (Stergere definitiva - fird a mai pasta in Recycle Bin) ~ eli stanga pe fisierul pe care dorim sé-I stergem ~ se apast simultan tastele SHIFT si DELETE - Yes ‘Recuperarea fisierelor din Recycle Bin ‘Metoda I —se deschide fereastra Recycle Bin ~ se selecteazi fisierul sau folderol pe care dorim sil recuperdm ~ cli stinga pe meniul File - clic stinga pe optiumea Restore Metoda II se deschide fereastra Recycle Bin = clic dreapta pe fisierul sau folderul pe cate dorim si-1 recuperdm ~ se selecteazii optiunes Restore v Ge jrea cosului de gunot ‘Metoda I~ clic dreapta pe pictograma Recycle Bin ~ clic stinga pe optiunea Emptz Recycle Bin - Yes ‘Metoda Il ~ se deschide fereastra Recycle Bin stinga pe meniul File = clic sténga pe optiunea Empty Reeyele Bin - Yes 42SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv Scurtiturile ‘Ciiutarea unui fisier pe hardisc necesita timp gi de accea a fost inventaté scurtitura ("shortcut"), definitd ca un figier special de miei dimensiuni eare contine calea de acces ctre un anumitfigier de pe hardisc, adicd adkesa acestuia de pe hardise, © scurtatura are ca element grafic definitoriu 0 iconita ("icon") care are in colful din sténga jos 0 sigeata Scustiturile pot i creat, sterse i recreate fard a avea vreo influenté asupra programelor pe care le lanseaza in executic. ‘Crearea unei scurtituri Metoda T = clic dreapta pe zoné liberd din fereastra unde dorim sa introducem scurtatura = pozitionam cursorul mouse-ului pe optiunea New ~ _selectim opfiunea Shorteut - Browse = Seidentifica aplicatia sau fisieral pentru care dorim si cream seurtainara - OK - Next = Se poate modifica numele pentru scurtitura - Finish Metoda Il — se identifica program! sau fisierul pentru care dorim s& cream scurtatura ~ clic dreapta pe pictograma programului sau figicralui selectim opfiunea Create Shorteut = se-va copia scurtitura astfel creatA fn fereastra tn care dorim s apara Observati 1, Dac dorim si cream o scurtiétura pe desktop, pe linga cele douii melode de mai sus se poate folosi si succesiunea de pasi ~ elie dreapta pe pictograma + pozitfondim cursoral pe optiunea Send to = _selectam optiunea Desktop (cteate shortcut) Copierea pe dischetit = _ clic dreapta pe fisienal sau folderul pe eare dorim si-1 copiem = se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe opfiunea Send to + _ sesclecteazii Floppy(:A) Atentie! Capacitatea de stocare a unei dischete este de 1.44 MB Observati 1. Pentru a vedea edt ocupi un figior sau folder se urmeaza pasii = clit dreapta pe figier sau folder = _ selectim opfianea Properti ~ in fereastra afigata, in eticheta General va fi afigata dimensivnea figierului la Size 2. Pentru copierea pe discheti se pot folosi si metodele date la copierea unui fisier sau folder 3, Pontru a copia de pe dlschetd se folosesc metodele de copiere a unui fisier sau folder 4, Pentru a vedea ce confine discheta urmiim pasi: = dubla clic stanga pe My Computer 43SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs - Info Serv = dublu clic stinga pe pictograma Floppy (A) ‘Selectia fisiereior si a dosarelor Selectia unui singur fisier sau dosar se face prin clio stinga pe acesta, sau si utilizati tastele cu sgeti. De asemenca, putefi selecta mai multe fisiere si dosare. Acest hueru este util atunci cénd dorti sé copiati,s8 mata sau sa stergeti mai multe fisiere sau dosare simultan, Pentru a seleeta mai multe fisiere cu ajutorul mouse-ului - elie stinga pe primal figier; cu tasta Ctrl apasata, clic stéinga pe fiecare fisier suplimentar pe care doriti sil selectat Pentru a deselecta un fisier, continuayi sé fineti apasati tasta Ctrl $i executaf! clic sténga ined o deta pe fisier Pentru a selecta rapid un grup continuu de fsiere: ~ clic stiinga pe primul fisier; + menfine|i apisatétsta Shit, + tie stinga pe ukimal figer. Pentru a selecta toate fisierele si dosarele din fereastrit: -CTRL+A sau = clic stanga pe meniul Edit, apot Select All ‘Opfiunile din meniul de comenci rapide de pe taskbar ~ elie dreapta pe zond liber’ din bara de aplicafii ‘Toolbars ~ permite activarea sau dezactivarea barelor de instrumente ce pot fi afisate pe bara de lucru Cascade Windows ~ fetestrele deja deschise pe desktop vor fi afisate una peste cealalts Tile Windows Horizontally — ferestrele deja deschise vor fi efigate una deasupra celeilatte litimea redimensionata la toatd suprafafa ecranului Tile Windows Vertically - ferestrole deja deschise vor fi afigate una léngi cealalta, indlfimea redimensionatt I toatd suprafaja ecramului Show the desktop ~ mi iizeaza toate ferestrele deschise pe desktop astfe! incit acesta si devind vizibil ‘Task manager — se deschide o fereastra de dialog care permite vizualizarea programelor aflate in exeeutie, cit si deblocarea programelor care nu mai functioneaz Lock the Taskbar — comuti intre blocarea si deblocarea barei de lucru. Dac optiunea este bifata, bara de Incra ‘nu poate fi mutata Properties ~ deschide fereastra de dialog care permite modificarea modului de afigare al barei de lncra si al meniului Start Eticheta Taskbar —Lock the Taskbar - comuts intre blocarea si deblocarea barei de lucru. Daca optiunea este bifata, bara de Iucra 44RN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs - Info Serv ‘nu poate fi mutata Auto-Hide the Taskbar - va avea ca efect ascunderea taskbar-ulni, va reapare atunci cand veti pozitiona cursoral ‘mouse-ului in locul in care e pozitionat taskbar-ul; Keep the Taskbar on top of other Wiredow - cand este validath va avea ca efect pozitionarea taskbar-ului Intotdeauna deasupra, adicd mu va finiciodata acopert de alte ferestre; Group similar taskbar buttons ~ grupeaz’ butoanele similare de pe bara de fucru, atunci cénd numrul mare de ferestre deschise simultan mi mai permite vizualizarea lor ‘Show Quick Launch — afiseazi bara pentru lansiri rapide ‘Show the clock —afigewz’ ceasul in colpal din dreapta al ceramutui Hide inactive icons — ascunde iconitele inactive Eticheta Start Menu ~permite modificarea moduli de vizualizacea meni Start (Classi Start men ~ menial Start clasic gi Start mena —meniul Start specific sistemului de operare Windows XP) Adiugarea unui program in meniul Start clic dreapta pe zona libera din bara de lueru selectim optiunes Properties, clio stnga pe eticheta Start menu biftm modul de vizualizare clasic clie stnga pe butonul Customize clic stnga pe butomal Add clic stinga pe Browse se identifica aplicatia Next a numele, apoi Finish Eliminarea unui program din meniul Start clic dreapta pe zona liberd din bara de lueru selectinm optiunea Properties clic stinga pe eticheta Start menu bifim modul de vizualizare clasic clic stinga pe butonal Customize se selectea72 aplicatia pe care dorese si o sterg clic stnga pe butonal Remove Stergerea listel ultimelor documente accesate In meniul Start, optiunea Documents pastreazii lista ultimelor 15 documente accesate, Accasti list permite deren documentelor fird 2 mai accesa locafia fn care se aflé ele salvate, Pentru a sterge aceasta lista se urmeazi clic dreapta pe zona liberd din bara de fuer 45SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM = Suport de curs — Info Serv = _ selectim optiunea Properties + clic stinga pe eticheta Start mem + diffi modul de vizualizare clasic + lic stinga pe butonul Customize = clic stanga pe butomal Clear = clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care vrem sa-l ascundem = sclectam optiunea Properties = _ bifam optiunea Hidden = clic stanga pe butomal Apply ~ lie stanga pe butonul OK In cazul in care mu a disparut fisierul, se va da clic dreapta pe zone libera din fereastra in care se aflafisierul sau folderul ascuns si se selecteaza optiunea Refresh Vizualizarea fisierelor sau folderelor ascunse + clio stanga pe Start = se pozitioneaza cursoral mouse-ului pe Settings = clic stanga pe Control Panne! = dubln clic stanga pe Folder Options ~ elie stanga pe eticheta View = se bifeaza optiunea Show hidden files and folders - seda Apply ~ clic stanga pe OK Fisierele ascunse vor fi vizwalizate in umbra ‘Cautarea fisierelor sau a dosaretor ~ clic stanga pe Start = clic stanga pe Seareh = clio stanga pe Files or Folders ~ se selecteaza optiunile de cautare se apasa butonal Search Optiunite din frensta Search = Pictures, music or video ~ permite cautarea fisierelor imagine, audio sau video ~ se da clic stanga pe respectiva optiune - se bifeaza tipul de fisier cautat + in casuta fext se va introduce numele sau o parte din numele fisierului cautat - clie stanga pe butonul Search - Documents (word, ete) — permite cautarea fisierelor document + Clic stanga pe respectiva optiune - Se selecteaza una din variantele: Don’t remember (su stti cand a fost modificat ultima data), Within the last week (a fost modificat in timpul saptamani trecute), Past month (a fost modificat Ina trecuta), Within the past year ( a fost modificat in timpul anului trecut) 46SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv = in casuta text se va introduce mumele sau o parte din numele fisierului cautat « olic stanga pe butonul Search = All files or folders — permite cautarea tuturor fisierelor si folderelor - Se da clic stanga pe respectiva optiune ~ Inprima casuta text se introduce numele sau parte din numele fisierutui cautat = In.a doua casuta text se poate introduce un cuvant sau fraza din fisier Din lista Look in se poate selecta unitatea de disc in care sa se faca cautatea Inplus avem optiuni pentrs cautare in fanctie de data la care a fost modificat, dimensiune, precum si optiuni pentru cautarea in subfoldere sau in functie de majuscute sau minuscule - Se apasa butomul Search Observatie: Daca nu stiti numefe intreg al fisierutui, este suficient sa tastati orice portiune a numelui si vor fi gasite toate fisierele care conti aceste caractere, oriunde in mume. De asemenes, puteti folosi caracterele de inlocuire. Exemple "doc + indica toate fisierele cu extensia doc (documentele) d*.doe + indica toate fisierele care incep ew litera d, cu extensia doc lecti??.doe ~ indica fisierele document al caror mume incepe cu lect, urmat de inca doua litere Uiilitaral Windows Explorer Este un program de gestiune a fisierelor si dosarelor. ITputem deschide prin: = Start > Programs > Accessories > Windows Explorer sau = tasta Windows +E ‘Trecerea in revista a resurselor calculatorului Fereastra Explorer este impactita in dowa panouri, Panoul din stanga prezints o imagine ierarhizata a organizarii dosarelor de pe calculatorul dumneavoastra + Prima de sus este pietograma Desktop (suprafata de lucra) care reprezinta toate resursele disponibile le caleulatorului Innediat dedesubt, avem My Computer, sub acesta se gasesc insirate = Floppy(A:) =unitatea de discheta; + hard-diskurile locale (C:) urmate eventual de alte partti ale hard-diskului; - daca exista CD-ROM vom aveamn si CD Drive (D:). = Dosarul Control Panne! + Dosarul Shared Documents ~ _Imediat avem pictograma My Network Places — putem identifica alte caleulatoare aflate in retea = Piclograma Recycle Bin - cosul de gunoi ~ Dosarele deschise pe desktop Rasfoirea continutului unui dosar [In penou! din stanga apar toate dosarele (aici nu apar niciodata fsiere!!), in panoul din dreapta puteti vedea continutul dosarului deschis, adica continutul dosarului selectat in fereastra din stanga prin clic stanga pe) 47Q a SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM = Suport de curs - Info Serv Putetiextinde si restrange imaginea ierarhica, pentra a afisa mai multa sau mai putine detalii. Daca apare un semn plus (+) langa o pictograma din panoul din partea stanga a ferestre, inseamna ca acel dosar contine dosare suplimentare (Gubdosare), Pentru a afisa aceste dosare, executati clic stanga pe semnul + (operatia de expandare a unui dosar). Vor fi afisate toate dosarele cuprinse in el. Unele dintre acestea , la randul lor, pot contine dosare, pe care le puteti vedea utilizand aceeasi modalitate, Pentru'a ascunde subdosarele dintrun dosar, executati clic stanga pe semmul — de langa acesta (operatia de comprimare a unui dosar) Aranjarea pictogramelor fisierelor si dosarelor ~ clic stanga pe meniul View ~ se pozitioneaza cursoral mouse-ului pe Arrange Ieons = avem de optat pentru ~ Name (dupa mume), ordonat alfubetic dosarele si apoi fisicrele ~ Type (dupa tip), ordoneaza dosarele si apoi fisierele dupa tip Size (dupa dimensiune), ordoneaza intai dasarele, apo’ fisierele dupa dimensiunea lor Modified (dupe data), ordoncaza dosaele si apo fisirele dpa data la eare au fost modifcateay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATA (pachetul Microsoft Office - WORD, EXCEL, POWERPOINT) TEHNOREDACTAREA reprezinté “progitirea tehnicd si graficd a unui manuscris inainte de a incope oper ‘Aceasti pregitire a manuscrisului se referd la aplicarea acelor operat de prelucrare care si determine, in final, obtinerea unui document cu: % calitati grafice superioare, % lizibittare bund * aspect placut, % 0 formié de precentare adaptata conjinutului. ‘TEHNOREDACTAREA se poate face att manual, prin mijloace mecanice de prelucrare (vezi magina de scris), ct si ‘automat, computerizat, folosind-se ca mijloc de prelucrare calculatorul, TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZATA presupune existenta unui sistem fizic de preluerare: caleulatorul, si a unui sistem logic de prelucrare: programul dupa care functioneaza calculatoral pentru a realiza prelucrarile dorite, Acest program sau ansamblu de programe, specializat in operatiile de tehnoredactare se mumeste procesor sau editor de texte Procesoarele de text opereaza cu documente, DOCUMENTUL reprezinté un ansamblu de: texte ® imagini % tabele * grafice. toate apartinand unei aceleiasi lucrari (deci cu legatura logic intte par). DOCUMENTUL este de fapt, echivalental , din punctul de vedere al procesorului de text, al luciii care se editeaza (artico, carte, revista, serisoare.... ‘TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZATA ate o serie de avantaje, faa de cea manual: = introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi facuté de o persoand fara o pregatire special - parte din operafile de rutind sunt executate automat de calculator, ~ dupa ce documentul a fost introdus ef poate fi previzualizat pe ecramul monitorului, 1 corectare inaintea tipariri; pot fi obfinute documente cu calitai superioare atat din punct de vedere tehnic cat si artistic, lizandu-se astfel o evenmual MICROSOFT WorD pentru WINDOWS este un program performant de procesate texte, care se poste folosi pentru: ‘% crearea si editarea documentelor, & inserarea si/ sau eliminarea textulul si a imaginilor grafice, %& crearea documentelor specializate (formulare, scrisori formatate..) MICROSOFT WORD asiguré cAteva functii elementare pentru prelucrarea textelor, ca de exemplu: alinierea automata textalul posibiltatea alegerit diferitelor forme si dimensiunt pentru caractere aranyjarea textului in pagina erearea ontetelor sia notelor de subsol editarea tabelelor editarea ecuatiilor 49SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — ‘Cut ajutoral acest procesor este foarte usor si se confere scrisorilor, plicurilor, etichetelor, rapoartelor, articolelor de ziar, listelor de prejuri, etc. aspectal dorit, personalizat, marindu-se astfel impactul diferitelor forme de comunicare din interioral sau exterior! unei societati Programele modeme de procesare a textelor pot fi folosite impreuni cu baze de date si/ sau produse de calcul tabclar, permiyindu-se astfel tiparirea de rapoarte, pe baza datelor cuprinse intr-un tabel, sau conceperea de oferte folosindu-se informatiile cuprinse in diferite baze de date. Literatura de specialitate afirma chiar c& utilizarea combinata a procesoarelor de text cu bazele de date poate duce la cresterea eficiengei activitétii unei companii, datoriti atit micsorarii timpului de ciutare gi de extragere a informaiilor dorite necesare plasirii lor in corespondenta de afaceri, cat si datorita acurateii acestor informati - Microsoft Word - a) Deschiderea aplicatiei Microsoft Word Lansarea in executiea aplicatiei Word se realizeaza prin una din urmatoarele metode: ‘Metoda I: ~ clic pe butonul meniului Start - solectim Programs «cli stanga pe Microsoft Word Metoda Ii: = dublu clic pe icoana de pe Desktop (Gacd existi scurtitura aplicafiei pe Desktop) Metoda Il ~ clic pe butonul meniului Start -selectim opfiunea Run + in cfsuta text din dreptul optiunii Open se va introduce winnword + se apasa butonul OK b) Spafiul de lueru La pornirea aplicaiei Microsoft Word spasiul de lucru afigat este organizatastfel: bara de tit ~ contine numele aplicatiei Microsoft Word si al documentului activ bara de meniuri ~contine optiunle disponibile in aplicatia Microsoft Word bara de instrumente — contine o setie de butcane care reprezinta comenzile din bara de meniuri bare de derulare ( orizontala si vertical) permit vizibilitatea intregului document; bara de stare — prezinti pe parcursul lucrului, o serie de informatii privind starea documentului curent; zona de luera ~zona in care sunt introduse datele cu care lucreaza utilizatorul ©) Afisarea/ eliminarea barelor de instrumente Este indicat ca si fie afigate doar barele cu care se lucreazii cel mai mult [aun moment dat pentru a nu inelrea fereastra aplicatie Metoda I ~ select optiunes Toolbars din meniul View ~ din submeniul care apare, selectim sau deselectam bara de unelte care va fi afigata,respectiveliminata 50ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RA M - Suport de curs — Info Serv Metoda It + clic dreapta pe una din barele de unelteafigate - din submeniul care apare, selectim sau deselectém bara de unelte care va fi afigat, respectiv eliminata 4) Modificarea modului de vizualizare al documentutui Word ofer’ mai multe modalitai de afigare a documentului, Fiecare este conceputa pentru # usura executarea anumitor operafii de editare. Modurile de afisare disponibile sunt: + Normal ideal pentru operatile generale de editare; Page Layout — ideal pentru luerul cu diferite formatiri si formate de paging; Web Layout — optimizat pentru afigarea pe ecran; Outline ~ conceput pentra lucréti cu structuri; ‘Master Document — conceput pentru lucrul cu documente mari, din mai multe parti. ‘Modul normat (meniul View > Normal) Vizualizarea normala simplific& agezarea in pagind, limitele de pagini, anteturile si subsolurile, obiectele desenate si imaginile nu apar. Modul Aspect pagini Web (meniul View > Web Layout) Vizualizares cu aspect pagina Web este folosit atunci cdnd creati o pagina Web, vedefi fundalul, textul este incadrat in fereasti, iar reprezentaile grafice sunt pozitionate exact aga cam ar apare fat-un browser de Web. Modul Aspect paginit imprimatd ( Meniul View > Print Layout) Este modul de vizualizare indicat, deoarece apar toate elementele documentului, Pot fi vizualizate anteturile gi subsolurile, limitele de pagina, comentarile, notele explicative, ete. Modul Schita (meniul View > Outline) Documental va fi prezentat schifa, fiecate paragraf va fi marcat. Marcatorii nu vor afecta pagina la imprimare, Mirrirea si micsorarea ecranului Comanda Zoom permite controlarea dimensiunii documentului efigat pe ecran, Aceasti comandi se lanseaz din meniul View si deschide caseta de dialog Zoom. Puteti si schimbati rapid procentul de mirire executand clic pe sigeata de derulare Zoom de pe bare cu instrumente standard gi selectind procentul dori din list are Optiunile disponibile din caseta de dialog Zoom sunt ic + Selectati 200%, 100% sau 75% pentru a cbtine gradul respectiv de mérire. 200% este dublul dimensiunii normale, iar 75% reprezinta tre sfertuci i dimensiunea normala; * Introdueeti un procentaj de mate propriu, intre 10 1.200%, in caseta de text Pereent; + ‘Selectati Page Width pentru a mri pagina cat si acopere cu latimea intregul ecran; ‘+ Selectaji Whole Page pentru ca pe ecran si fie afigata intreaga paginds ‘+ Sclectati Many Pages pentru a vedea dow sau rai multe pagini simulten. Executati clic pe butonul Monitor de sub optiunea Many Pages, apoi folositiiN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv mouse-ul pentru a stabili numarul de pagini care trebuie afigate, Observarii: Pentru a vizualiza documentul edt toatd suprafaja ecranului se va selecta optiunea Full Screen din meniul ‘View, Pentru a reveni la modul de vizualizarc anterior sc va apasa butonul Close Full sereen ©) Operafii cu fisierele document 1) Crearea unui document now Pentru a deschide un document nou puter utiliza una din urmatoarete metode: Metoda 1 ~ clic stinga pe File ~ clic stinga pe New ~ clic stanga pe Blank Document Metoda II = _ clic stinga pe butomul New C¥ din bara de instrumente Standard Metoda UIT = apisim simultan tastele CTRL iN if) Salvarea unui document now Pentru a riméne documentul editet in memoria calculatorului, acesta trebuie salvat, Salvarea unui document now. se face folosind una dintre metodele urmatoare: ‘Metoda I ~ clic stanga pe File = clic stinga pe Save sau Save As jn casete File Name se introduce numele fisierului. in caseta Save in se selecteaz folderul in care dorim s& salvam documental + Clic sténga pe butonul Save Metoda It = clic stinga pe butonul Save bid din bara de instrumente Standard ~ incasota File Name se introduce raamele fisicralu. + Incaseta Save in se selecteaza folderu! in care dorim sa salvim documentul = Clic sténga pe butonul Save Metoda 111 + seapasi simaltan tastele CTRL si S + incaseta File Name se introduce numele figierul - In caseta Save in se selecteaz’ folderul in care dori - Clie sténge pe butonul Save sf salva documentul i) Salvarea unui document modificat sub un alt nume Pentru a pistra atit documentul de la care s-a pomit cat si documentul modificat, acesta trebuie salvat cu un alt nume sau 52SECRETARIAT COMPUTERIZAT RA M - Suport de cur Info Serv {in alté locatic docdt documentul initial. Pentra a modifica numele sau locatia se urmeaza pasi: = clic stanga pe = _ clic stinga pe Save As = la File Name se modified numele fisienului = (Gat) la Save in se modifica folderul in care si fie salvat figierul = se apast butonul Save Observati 1, Dact utilizam optiumea Save san combinatia de taste CTRL +S sau butonul Save din bara de instrumente, documentul ‘modificat ve fi slvat in acelag loc gi cu acelasi mume, Asta inseamna c& vom avea doar versiunea finalé a documentului, nu si cea inifial iv) Deschiderea unui document existent Pentra a deschice un document existent direct din fereastra aplicatiet Microsoft Word trebuie s@ folosim una dintre metodele Metoda 1 ~ clic stinga pe meniul Fi ~ clic stinga pe opriunea Open + in lista Look in se va selecta folderal in care se afla documentul pe care vrem si-I deschidem + se va selecta documentul pe care vrem sil desc! = se apasi butonu! Open Metoda II ~ elie stinga pe butonul Open Ql din bara de instrumente Standard + fin lista Look in se va selecta folderul in care se afl& documentul pe care vrem s-l deschidem se va selecta documentul pe care vrem si- deschidem = se apast butonul Open Metoda III = apasim simultan tastele CTRL 51 O - in lista Look in se va selecta folderul in care se afl documentul pe care vrem sil deschidem ~ se va selecta documentul pe care vrem sil deschidem = se apasé butonul Open ©) Dimensiunea hartiei, margini si ovientare foi intr-un document Inainte de introduce textul, trebuie setaté dimensiunea hartiei, a marginilor gi orientarea paginilor, pentru a evita ca Je sfrsitl edtdni sit fim nevoiti a rearanja in pogind intregul document datort& modificailor facut. Pentru a iifaliza pagina vom selecta optiunile dorite din fereastra Page Setup, din meniul File Astfel ~ Ineticheta Margins avem optiunile ‘© Top ~ permite marirealmicsoratea marginii albe de sus a paginii ‘* Bottom ~ permite marirea/micsorarea margini albe de jos a paginii ‘+ Left ~ permite mérirea/micsorarea macginii elbe din stinga paginii 53SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv + Right ~ permite mirirea/micsoratea margin albe din dreapta paginii Gutter — permite stabilirea une distante suplimentare folosite le indosariere Gutter position ~ permite selectarea pozitei n care va fi Iisata marginea pentru indosariee (© Left marginea pentru indosariere va fi lésaté in stinga foi © Top —marginea pentru indosariere va fi lsat in partea de sus 2 foii Portrait —orientarea paginil pe vertical Landscape — orientarea paginii pe vertical ‘Multiple pages — permite selectarca unui anumit mod de luera cu pagini multiple: margini oglindite (Mirror ‘margins), 2 pagini pe foaie (2 pages per sheet) ‘+ Apply to — permite stbitirea partilor din document pentru care dorim si se aplice aceste modificari o Whole document - modificarile facute in aceasta fereastré vor fi aplicate intregului document © This point forward — modificdrile facute in aceasta fereastra vor fi aplicate din pozitia in care se afla ‘cursorul mai departe o Selected text — modificarile ficute in aceasta fereastr& vor fi aplicate doar textului solectat (dac& avem text selectat) Alté metoda pentru a modifica marginile = selectim modul de vizualizare Aspect pagi = afigim rigla (dac& nu este afisat clic stinga pe View, apoi biftim Ruler) ‘rie Cm Pret saa Hs t Lit nergoi = pozitionagi cursorul mouse-ului pe o margine (in functic de cea pe care doriti si o modificati) pind cdnd acesta se ‘ransforma intro stigeaté dubla si glisati marginen Observatit: 1, Pentru a modifica marginile doar pentru o parte din text trebuie s selectim zona de text apoi vom folosi prima metoda, fn lista Apply to vom da clic pe Selected text 2. Daci folosim cea de-a doua metoda si vrem sd stim dimensiunile exacte ale marginilor, vom apisa tasta ALT in timp ce modificeim marginile. imprimata (meniul View, apoi Print Layout Pentru a stabili dimensiunea hirtiei stdnga pe File ~ clic stinga pe Page Setup = lic stinga pe Paper + insta Paper size se selecteazé dimensiunea doriti + OK 1) Printarea documentului Deoarece imprimantele nu tiparesc intreaga suprafata a unei foi de hartie, trebuie s& verificam tnainte de imprimare daca marginile textului ma depagese limitele de tiparire, Examinarea inaintea imprimirii se poate fice prin una dintre metodele: Metoda I + _ clic stiinga pe meniul File 34SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs - Info Serv clie stnga pe optiunea Print Preview Metoda IL = _ ofie stinga pe butonul Print Preview L&l din bara de instrumente Standard Imprimarea intregului document Metoda 1 clie stinga pe meniul File clic stinga po optiunea Print OK Motoda II apisim simultan tastele CTRL si P oK Metoda TIT = clic stanga pe butonul Print & din bara de instrumente Standard Imprimarea selectiva a foilor din document + File — Print (sau CTRL +P) acd dorim si imprimam doar pagina pe care se afl cursorul se va selecta optiunea Current page acd dorim s8 imprimim 0 iusiruire de pagini — se va introduce in caseta Pages numfral acestora, separate prin virgula daca se doreste imprimarea unui interval de pagin! se va introduce in caseta Pages, numarul paginii de ta care Selecteazit wn caracter la dreapta Shift + Selectewzi wn caracter la sténga Shift ‘Selecteazi un rénd in jos Shift Selecteazit un rénd fn sus ‘Shift + CTRL +> ‘Maeste seleofia cu un cuvdint Ta dreapla ‘Shift + CTRL + © Mireste (micsoreaza) selectia cu un cuvant Ia stinga Shift + CTRL + ‘Selecteaza texzul pand la inceputul unui paragra Shift + CTRL + | Selecteazi textul péndi la sfarsitul unui paragraf ‘Shift Home ‘Selecteaza textul din pozipia cursorulul pandi la Inceputal rdndului curent Shift End ‘Selecteazd texnul din pozipia cursorutul pind ta sargiral ravdilut curent Shift + Page up ‘Shift + Page down Selecteazi textul din pozifia cursorului cu wn eoran mai sus ‘Selecteazi fexru! din porisia cursorului cu un ecran mai jos CTRL. + Shift + Home Selecteazi textul pnd la inceputul documentului ‘CTRL + Shift + End Selecteazii textul pdnd la sférsitul documentului CTRL +A Selecteaza intreg documentul Formatarea caracterelor = _seseleeteazi textul pentru care dorim s& schimbiim formanu! caracterelor + _ se deschide meniul Format, optiunea Font (sau CTRL + D) - _seselecteazi optiunile dorte din fereastra deschist = se apast butonul OK 56SECRETARIAT COMPUTERIZAT - Suport de curs — Optiunite din foreastra Font Bticheta Font ~ in liste Font— se selecteaza tipul de earacter pe care vrem si-Ifolosim lista Font Style ~ selectim Regular (pt. seriere normal), Bold (seriere ingrosat4), Malic (scriere cu caractere nelinate), Bold Tali (caractere inclinate si ingrosate) - in lista Size — selectim dimensiunea caracterelor. Dact valoarea pe care vrem si o folosim mu este in list, putem introduce in cisua text valoatea dorita ~ _ inlista Font color — selectam culoarea caracteselor - in lista Underline Style - selectim tipul de linie cu care vrem s@ subliniem cuvintele = in ista Underline eolor — sefectirn culoarea liniei eu care dorim s& subliniem + in panoul Effects — Strikethrough (Tiere text cu o linie), Doublestrikethrough (Tiere text cu doud lini), Superscript (Exponent x°), Subscript (Indice x2), Shadow (Umbri), Outline (Contur), Emboss (J tlivt) , Engrave (Grav), Small caps(MAJUSCULE REDUSE), All caps (DOAR MAJUSCULE) Bticheta Character spacing ~ lista Scale —se modificd scala de viaualizare a caracterelor selectate Spacing — permite selectarea distanfei dintre caracterele cuvintelor selectate i. Normal —distanga implicité i, Ex panded permite mdrirea distanjel dint caractere cu o valoare egalii cu cea specificata in caseta By iii, Condensed — permite micsorarea distanfei dintre caractere cu o valoate specificati in cascta By + Position — permite modificarea pozitiei caracterelor selectate fata de pozitia normala a randulul i. Normal pozitiaimplicita i, Ralsed _ yigica caractercle sclectate fata de pozitia normald a réndului cu o distanta egal cu cea specificatt in caseta By Lowered ~ Soboara caracterele selectate fa’ de pozitia normal a randului cu o distanya egala cu cea specificatd in caseta By = Kerning for fonts — uniformizeaza spagierea dintre caractere Eticheta Text effectst + permite sefecrarea net animafit pentru caracterele seleotate 37SECRETARIAT COMPUTERIZAT - Suport de curs — Formatarea caracterelor folosind bara de instrumente Formatare sau tastatura ~ schimbarea formatului earacterelor poate fi fcuta si prin selectia butoanelor din bara de instrumente Formatting sam utilzind combinafi de taste ‘Buton Semnificatie ‘Combinatia de taste TinesWewRonen + | Selectarea tipului de caracter CTRL + SFIFT+F a Dimensiunea caracterelor (CTRL + SHIFT +P B Serierea ingrosata (CTRL +B z Serierea inclinati CTRL +T u Subliniere ou o linie CTRL +O * Indice CTRL += = Exponent CIRL gi * a: Culoarea caracterelor = w Sublinietea cuvintelor exceptind spatiile CTRL * SHIFT = WW Sublinierea textelor cu linie dubla CTRL * SHIFi + D ae Taiere text cu 0 line 7 me Taiere text cu doua lini = ae Majuscule reduse CTRLASHIFTHK & Doar majuscule CARLASHIFT#A ro Crestere font CIRDSHIFTS a Micgorare font CIRLASHIFT#< A ‘Mirire font cu I pet CTRL] a Micsorare font cu 1 pet CTRLA[ ¢) Formatarea paragrafelor ea textului se selecteazi paragrafele pentru care dorim sa schimbaim formatal se deschide meniul Format, optiunea Paragraph... se selecteazé din lista Aliniere: Left (alinierea textului incepdnd cu marginea din sténga), Centered (alinierea textulul pe central paginil, Right (alinierea textulul t marginea din dreapta paginip, Justify (alinierea textului in ambele margini) se apasa buon! OK Indentarea unui parageat Tndentarea determina distanta paragrafului fata de marginea alba se seleeteazi paragrafele pentru care dorim si modificdm indentarea se deschide meniul Format, opfiunea Paragraph se modificd valoarea din cascta Left (pentru a deplasa paragrafele spre dreapta), se modific& valorea din caseta Right (pentru a deplasa paragrafele spre stanga) se apasd butonul OK 38 sifinga sau de cea din dreapta paginilSECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Observat Avem posibilitatea de a crea dowd indentari speciale Creare indent pentru prima linie a paragrafelor selectate + Format > Paragraph in lista Special selectimm First Line > modificdim valoarea din caseta By > OK + sau folosind sdgeata superioard din right Crearea unui indent a = Format > Paragraph in lista Special selectim Hanging > modifica valoarea din caseta By > OK + sau folosind sigeata inferioard din righ’ 2 modificam valoarea Before daca vrem s2 marin distanja dintre paragrafil curent si paragrofl anterior > modificam valoarea After daca vrem sé marim dlstanja dinire paragrafil curent si paragrafil urmator > selectinn din lista Line spacing distanta dinire linile paragrafului curent ~ Laun rand (Single) ~ La 1,5 rfinduri (1,5 lines) ~ La doui randuri Double) ~ At least (Cel putin) distanta specificata in caseta At ~ Exactly (Exact) distanfa specificat’ in caseta At - Multiple (Multiply) al distantei specificate in caseta At ~ Aptis butom! Ok Formatarea paragrafelor folosind bara de instrumente Formatare sau tastatura Buton Semnificatie ‘Combinafia de taste ‘Alinierea paragratului la stinga CTRL+L ‘Aliniorea paragrafulut la centrw CTRL FE = ‘Alinieres paragrafului la Greapta CIRL+R = ‘Alinierea paragrafului la ambele capete CIRL+S = ‘Micsorarea indentarii la stange CTRL + SHIFT Borders and Shading" eti Tipul chenarulud il puteti alege din sectiunea Settings ‘None — fra chenar; Box - chenar simplu; Shadow — chenar cu umbri 3-D ~chenar 3-D; Customize — chenar creat de utilizator, 4, Lista Style conine anumite stiuri de linie pentru chenar 5. din caseia de derulare Color puteti alege culoarea liniei chenarului 6, Daca doriti st alegetio alté grosime pentru linia chenaruiui, folosti cascta de derulare Width 7. Din lista Apply to selectam Text (daca dorim chenar doar pentru textul selectat) sau Paragraph (daci dorim cchenar peniru tot paragrafed din care face parte textul selectat) 8. OK ‘Chenar pentru pagina Eticheta Page borders din meniul Format -> Borders and Shading, folosita pentra aplicarea unui chenar pagini, confine in plus caseta de derulare Art, din care puteti alege o imagine care se va aplica chenarului paginil Ablicarea unei culori de fundal Putefifolosi culori de fundal pentru a aplica o alti culoare sub un text, selectati textul deschideti meniul Format selectati optiunea Borders and shading si eticheta Shading entra a folosi o culoare compact, selectai-o din paleta din caseta Fill OK. L 2. 3. 4. Editarea documentelor a) Anularea, refacerea si repetarea ultimei actiuni efectuate Amularea Daca am executat o comands gresita, aplicatia Microsoft Word permite anularea ultimelor actiuni efectuate, - putem folosi 1, meniul Edit > optiunea Undo 0Rn ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs ~ Info Serv 2 CTRL+Z 3. butonul “?* din bara de instrumente Standard Refacerea Ultima aotiunea efectuata poate fi reficuta prin una din metodele 1. Edit> optiunea Redo 2. CTRL+Y 3. Butonul ™ * din bara de instrumente Standard Repetarea Daca se doreste repetarea ultimei actiuni cfectuate, se va sclecta optiunea Repeat din meniul Edit sau CTRL + Y ) Mutarea si copierea textului Daca dorim s& copiem un text vom folosi una din metodele Metoda I 1. seleetiim zona de text pe care vrem si 0 copiem 2, doschidem meniul Edit si selectém optiunea Copy 3. elie stfinga unde vrem s& copiem textul 4, deschidem meniul Edit si selectam opfiunea Paste Metoda It 1. selectiim zona de text pe care vrem sé 0 copiem 2. CTRL+C 3. elie stinga unde vrem s8 copiem textul 4. CTRL+V Metoda III 1. selecttim zona de text pe care vrem si 0 copiem 2. clic stinga pe butonul 8 din bara de instrumente Standard 3. elie stmga unde vrem si copiem 4. olie stinga pe butonul @ din bara de instramente Standard Metoda IV 1. selectiim zona de text pe care vrem s8 0 copiem 2. elie dreapta pe zona selectat > Copy 3. elle stfnga unde vrem si copiem 4, lic dreapta > Paste Daca dorim si Metoda I 1. selectiim zona de text pe care vrem 8 0 muti 2, deschidem meniul Edit si select&im optiunea Cut 3, elie stnga unde vrem si muta textul yutiim un text dintr-o pozitie in alt, sau dintr-un document in altul putem folosi una din metodele OLSECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv 4, deschidem meniul Rdit si selectam optiunea Paste Metoda It 1, selectiim zona de text pe care vrem si o mutm 2. CTRL+X 3. clic stdnga unde vrem s@ mutam textul 4. CTRL+V Metoda 111 1. selectiim zona de text pe care vrem si o mutém 2. clic stinga pe butonul & din bara de instrumente Standard 3. elie stnga unde vrem sa mmtim 4, clic stinga pe butonul € din bara de instrumente Standard Metoda IV 1. selectim zona de text pe care vrem sa o mutam 2. elie dreapta pe zona selectati > Cut 3. clic stanga unde vrem si muti 4. clic dreapta > ©) Stergerea textului + un caracter fa stdnga cursoruhui de editare se sterge cu tasta Backspace + uncaracter la dreapta cursorului de editare se sterge cu tasta Delete * 0 zond de text se sterge daca o selectiim gi apdsim tasta Delete sau Backspace (sau meniul Edit > optiunea Clear) 4) Ciutarea unui euvant * deschidem meniu! Edit si selectim optiunea Find (sau CTRL + F sau apisim butonul #4 din bara de instramente Standard in caseta text Find what se va introduce cuinml pe care dorim stl gisim se apasé butonul Find next, e) Inlocuirea unui cuvant in document deschidem meniul Edit si selectim opfiunea Replace (sau CTRL +H) {n caseta text Find what se va introduce cuvéntul pe care vrem st inlocuim in caseta text Replace with se va introduce cuwintul eu care vrem sit inlocuim daca cuvantul c&tutat apare de mai multe ori in document, avem posibilitatea si infocuim toate aparifiile ‘cuvdntulul deodata (Replace all), sd inlocuim cate 0 aparijie pe rénd (apasim butomul Replace) sau sd rim peste 0 aparitie a cuvantului fra sil inlocuim (Rind next) f) Antetul si subsolul aiN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RA M - Suport de curs — Info Serv Crearea antetului si a subsolului ~~ meniul View > Header and footer se introduce textul pentru antct > se apasa butonul Switch between header and footer & din bara Antet si subsol > se editeazé si subsolul > se apasi butonul Close din bard = butonul & - introduce mumirul paginii curente = butonul & - introduce mumarul de pagini al documentului ~ butonul &- permite modificarea formatului numerelor folosite la namerotarea paginilor ~ butonal MB) introdace data curenti + batonul © - introduce ora curents = butonut 8 . deschide fereastra Page sctup = butomul & - comut intre afigarea si ascunderea textului in document = butomul ® - pozitioneazd cursorul de editare din antt in subsol i invers + butonul €- mati cursorul in antetul anterior (daca existé) = butomal 5. mutt cursorul in antetul urmator (dacd exist) ~__butonul Close ~ inchide bara Antet si subsol Antet si subsol diferit pe paginile pare si impare > View > Header and footer > Page setup © > Layout > bifati Different odd and even > OK > se creeaza anteturile si subsolurile pentru paginile pare si impare >> Close Antet si subsol diferit pe pri > View > Header 1 anteturile si subsolurile pentru prima pagina, apoi pentru celelalte > Close g) Numerotarea paginilor Meniul Insert > Page numbers... ~ se selecteaza opylunile de pozifionare si aliniere, preeum i formatul mumerelor > oK + pocitionarea numerelor de pagina poate fi Ricut’ ~ inantet —selectim Top of page (Header) ~ in subsol -selectm Bottom of page (Footer) = alinierea numeretor de pagina poate fi ficuta ~ Left (La stanga) Center (La centru) - Right (La dreapta) + Inside (nterioara — pentru dowd pagini consecutive) + Outside (Exterioara ~ pentru dout pagini consecutive) 63in ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RA M - Suport de curs — Info Serv - numerotarea poate fi ficuti inclusiv pe prima pagina (daca bil opfiunea Show number on first page) sau rmumerotarea poate incepe cua doua pagini (va avea numiérul 2, dar pe prima pagind nu va apare numérul) = penta a selecta formatul numerelor folosite la mumerotare > Insert > Page numbers... -> selectim opfiumile de pozitionare si aliniere > Format... > selectim din lista Number format > OK > OK h) Inserarea simbolurilor + se pozitioneaza cursorul de editare fr locu! unde dorim sa introducem wn simbol + clie stinga pe meniul Insert = clic sténge pe optiunea Symbol - se selecteazi simbolu! pe care vrem si-l folosim. + se apasé butonal Insert - se apasi Cancel Pentru simbolurile folosite mai des, se pot introduce combinatii de taste care si le reprezinte Insert > Symbol > se selecteaz simbolul > clic stinga pe Shorteut key > se introduce combinatia de taste care si reprezinte caracteral in caseta text Press new shorteut key > Asociere > Close > Cancel i) Imagini si unelte pentru desen Exisi trei bare de instrumente pentru operatia de desenare: — Drawing confine unelte de desen si unelte de formatare a desenelor, = Wordart contine unelte specifice editiri si formatariitextelor cu efecte grafice speciale; ~ Picture confine unelte pentra modificarea aspectului unei imagini inserate in document (luminozitate, conteast, rotiri ec). Pentru bara de unelte Drawing existi si un shortcut reprezentat prin M2), actionarea ei afigcazd sau ascunde bara e instrumente Desenare Bara de unelte Desenare ‘Meniul Forme sutomate Dreptunghi, Oval | ‘Caseta text Selectare Obiecte Retire liberd Line, Sageata Meniul Desen [|—,.0esen ALE & | Forme automate ~ ae Caleare de | ‘umplere Stil Tins, Stil nie intrerupt, c Stil sigeat Inserare WordArtSECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Operafii asupra obiectelor desenate Inserarea unui obiect se efectuesza prin 1. clic pe butonul asociat: line, sigeata, dreptunghi, oval, forma ete. 2. poziionarea mouse-ului in document Selectarea unui obieet se efectueaza prin clic stinga pe obiect. Obiectul este in momentul selectéei delimitat de patrate negre sau albe la extremititile obiectului sau dreptunghiului de tncadrare. Deplasarea unui object = se selectare si tragere cu mouse-ul atunci cénd acesta este peste obiect sau actionarea tastelor sigeti, de deplasae, in Girectia dorita Stergerea unui obiect se realizeazi prin selectare si actionarea tastei DELETE Redimensionarea unui obiect se poate realiza prin = selectare — _poritionare mouse in marginea corespunzatoare directiei de dimensionare (cursoral devine sigeaté bla) = tragerea in noua pocitie. Twnofille butoanclor de deser Linie —Activatea transforma pointerul in cruce = Seaduce pointerul eruce in locul de inceput ~ Setrage (evident cu butonul sténga apasat) pénd in locul de terminare 2 segmentului + Se elibereaza butonul mouse-ului ‘Stgeatti — permite tasarea unor sigeti Se utlizeaz’ in mod identie cu unealta Line. Dreptunghi. ~ Se aduce pointerul cruce in locul colfului din stanga sus = Se trage pana tn locul coltului din dreapta jos - Se elibercaza butonul mouse-ului. Oval — permite trasarea unei clipse, CCasetii text ~ permite desenarea unui cadri dreptunghiular in care se poate insera text. Forme Automate — permite inserarea unei forme predefinite Pentru a alege o forma, se deschide Forme automate, pe uri submeniul adecvat, se Selecteaza prin clic forma dorita Important! La trasarea tne obiect so pot actions simultantastele: 65iN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs - Info Serv SHIFT ~ are efectul desenérii unui obiect regulat CTRL — obiectul desenat este centrat pe pozitia initala a cursorului SHIFT + CTRL ~ obiectul satisface simultan cele doud proprietaji date anterior. Selectare Obieete — permite selectarea mai multor objecte. Prin tragere in document se poate incadra un domenin reptunghiular, toate obiectele desenate din acel cadru devin selectate simultan. ote ert pet rots uni bet een, care buon schinbs pina cy arse attun ppunct de rotire gi prin dragare se relizea7 rotirea dorit Desen — deschide un meniu complex in care se regiisese comenzile care se refer Ia desenare, WordArt — deschide galeria WordArt din care se poate selecta un model de aranjare artisticd a textului, dublu clic pe model > se introduce textul dorit si se formateazi > OK. Culoare de umplere — permite selectarea unei culori cu care se umple obiectul desenat selectat. Culoare linie — permite selectarea unei culori pentrs o linie selectati, sau pentru contarul unei forme selectate, Culoare font ~ permite selectarea unei culori pentru texte ‘Umbra permite selectarea unui tip de umbra a obiectului si stabilirea atributelor umbriri Se sclecteaza obiectcle manual (Shift + clic) sau cu unealta Selectare Obiecte de pe bara Desenare. Pentru a ‘grupa obiectele selectate se di comanda Grupare din meniul Desen, Obiectele grupate devin un singur obiect. Daca se doreste editarea unei componente se va sparge obiectul in componente prin comanda Anulare grupare, dota cdnd gruparea este selectatd. Dupii editarea componentelor, se poate reface grypul prin comanda Regrupare, Inserarea une! imagini se realizeazd prin optiunea Picture din meniul Insert. Se afigeazi un meniu din care se poate selecta tipul imaginii care se insereazii.ca un obiect de desen. Clip art - se deschide 0 colectic de fisicre multimedia din Microsoft Office, din care se poate selecta imaginea doritt From file ~ se deschide dialogul Inserare Imagine prin care se alege fisierul imaginii care se insereaza, ‘Auto Shapes — deschide bara de instrumente Forme automate, identicd butonului Forme automate de pe bara Desenare Wordart - deschide dialogul WordArt Gallery. From Seanner or Camera~ se insereaza o imagine scanata (dac@ este disponibil un scanner). Chart ~ se insereazi o diagram (grafic). 66SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Tabelele se pozitioneazé cursorul mouse-ului unde dori si plasafitabetul . clic stinga pe butonul Insert table de pe bara cu instrumente Standard. Va apate o gril sub acest buton. . Executafi clic stinga pe prima celula gi trageti spre dreapta pentru a selecta coloanele si in jos pentru a selecta line . Cénd numérul de coloane si lini este cel dort eliberati butomul mouse-ului, Crearea unui tabel cu dimensiuni specificate 1. se pozifioneaz& cursorul mouse-ului unde dorifi si plasafi tabetul, 2. selectati Table > Insert > Table. 3, In caseta text Number of columns se introduce numrul de coloane al tabetuhu 4. In caseta text Number of rows introducesi numral de lini 5.0K. Deplasarea intr-un tabel = putefi folosi mouse-ul: facefi clic in celula in care vrefi sii mutafi cursorul - sau tastatura, apisénd una din urmatoarele combinatit: = TAB > muta cursorul in cetula urmatoare + SHIFT+TAB > muta cursoral in celula precedentd - sigeata la dreapta > muta cursoral inainte un caracter ~ sigeatd la sténga -> muta cursoral inapoi un caracter + slgeati in sus sau in jos > mut& cursorul pe réndul precedent sau urmtor ~ALT+HOME > muta cursorul pe prima celula ~ ALT+END > muté cursorul pe ultima celulé = TAB pe ultima celuld din tabel > introduce un now rind Sclectarea celulclor, rndurilor si coloanelor: Pentru a sclecta cu mouse-ul un text in interiorul unei celule glisati peste text. Pentrua Cu mouse-u Prin meniul Tabel selecta Clic pe bata de selectie a cefatet (cursoral mouse-ului se Ocetutt | transforma in sAgeata neagra) Tabel > Selectare > Celula Clic pe bara de selecfie a randulut (in afara tabelului, in Unrind | dreptul rindului) Tabel > Selectare > Rand Clic pe bordura de sus @ coloanei (siyeata neagra Ocoloans _| indreptatd in jos) Tabel > Selectare > Coloana ‘Se repeti pasii pentru coloand sau rand Tot tabelul Tabel - Selectare > Tabel Modificarea litimii coloanelor T. poaifiondim mouse-ul peo linie vertical. Indicatoral mouse-ului se transforma inli-o sigeati cu doua capets 2. cle stinga apasat si trageti spre stinga sau spre dreapta pani la noua pozite. oray SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Pontra a modifica lijimea unei coloane eu preeizi 1. Positionaticursorul mouseului in orice celuli din coloana pe care doit si o modificayi 2. Table > Table Properties.—> Column 3. In caseta text Preferred width se introduce latimea coloanei, 4. Pentru a mosifica litimea coloanei anterioare se selecteaz& butonul Previous Column 5. Pentru a modifica litimea coloanei urmatoare se selecteazi butonul Next column, 6.0K. Modificarea tnaltimii linilor 1. pozitionim mouse-ul pe o linie orizontal8. Indicatorul mouse-ului se transforma intr-o sgeati cu dowd capete, 2, clic stinga si traget in sus sau jos pana Ja noua pozitie. Pentru a modifica tnaljimea unet lini cu precizie: I. Pozitionati cursorul mouse-ului in orice celulé din linia pe care doriti s& 0 modificati. 2. Table > Table Properties > Row. ~ In caseta Height se introduce tnilyimea dorité. - in caseta Row height se ajusteaza indltimea randului; ~ At least: inalfimes minima a réndului; - Exactly: o indltime exact’ a randului. 3, Pentru a modifice indltimea liniei anterioare clic pe butonul Previous Row. 4, Peniru a modifica indlfimea liniei urmatoare clic pe butonul Next Row. 5.0K. Inserarea liniilor intr-un tabel 1. Se pozitioneazai cursorul mouse-ului sub locul unde dori sf inserafio linie. 2. Din meniul Table selecttim Insert > Rows below /above. Inserarea coloanelor intr-un tabel 1, Selectagi o coloand la dreapta locului unde doriti s& inserafi o noua coloana. 2! Din menial Table selectém Insert > Columns to the leftright. Inserarea celulelor intr-un tabel existent 1. Selectafio celula léngé locul unde dorii si inserat alte celule 2. Din meniul Table selectém Insert > Cells, 43. fn fereastra de dialog se selecteaz& una dintre optiunile: + Shift cells right: insereaz celule la stanga celulelor selectate ~ Shift cells down: insereaza celule noi deasupra celulelor selectate - Insert entire row: insereazé un nou rnd - Insert entire column: insereaza o now coloan’ 4.0K. 68SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv Stergerea liniilor, coloanelor si a celulelor ~ se selecteazi apoi apasimm tasta Delete. a) Dacé afi selectat ura sau mai multe ini, Table ->Delete -> Rows b) Daca ati selectat una sau mai multe coloane, Table > Delete > Columns fmbinarea celulelor T. Se selecteazi celulele pe care doriti s& le uniti. (sa fie alaturate). 2. Din meniul Table selectim Merge cells, Scindarea celulelor T. Selectati celulele. 2. Din meniul Table selectim Split cells. 3. In caseta text Number of columns/Number of rows se introduc numrul de coloane gi linii in care vreti sé impartiti celula respectiva. 4.0K Repetarea tithului de tabel pe fiecare pagina 1, Selectafi rindurile pe care dorii si le folosii ca tila de tabel ineepAnd eu primul rind din tabel 2. Din meniul Table selectati Heading rows repeat. Alinler nielilele'tabelului 1. selectafi celulele in care vreti s8 aliniati textual 2. pentru aliniere pe orizontali folositi butoanele de aliniere pentru paragrafe din bara de instrumente Formatare. 3. pentru alinierea textului pe verticala selectati Table > Table Properties > Cells si selectati una din variantele Top, Center sau Bottom, 4, clic pe butonul Options si puteti stabili cat de mult spatiu liber doriti sé existe intre marginile celulei gi textul din interiorul acesteia, 3. OK OK Puteti combina alinierea pe otizontala gi verticals intr-un singur pas: selectafi celulele pe care doris le aliniaji > clic dreapta si selectogi opfiunea Cell Alignment > selectayi combinayia dorita Sortired datelbridintabel 1, Selectati partea de tabel care trebuie sorts 2. Din meniul Table selectati Sort. 3, In Sort by selectafi coloana dupa care se doreste sii se faci sortarea, 4 In caseta Type selectam datele care trebuie sortate: text, numere sau date calendar 5, selectati Ascending sau: Descending pentru ordonare de la A la Z sau invers, respect 6.0K ice. crescitor/descrescétor. [ Rotirea textului in tabel T. Selectaticelulele care confin textul ce urmeazai a fi rotit. 2. Alegeti Text Direction din meniul Format, 9oyeI99p0s 2yomnj20 ned Tepury ap among east up amano uses nnd tne see od somone Ne ss mnymxor vareyuouo pqunyos ‘eqepo2p9s 2ToIn|29 ‘anjued seuoq, yugopard yeutzg} ore3p9}0g sjouvojoo yavajosy E owas RoE ASeeeeoe reer - Suport de curs — & < N z a Es > & = ° 5 & 3 z < & g 4 o a a , qu wea f ‘voratute BqUIIOS Cee ee 5 ‘ano areurquyy iar aynyeo x¢ ouvoj00 3, Din fereastra de dialog care se deschide alegeti orientarea doritt 4.0K, Bara de instrumente Tables and Borders 70ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv Coloane Serierea rapida pe coloane 1. selectim textul pe care dorim si-I scriem pe coloane 2. pozitioném cursorul mouse-ului pe butonul Coloane din bara de instrumente Standard 3._ glisdm cu mouse-ul pentru a selecta numirul de coloane 4. eliberdim butonal sting al mouse-ului Serierea pe coloane folosind menial 1. pozitiondm cursorul in locul unde dosim si incepem serierea pe coloane 2. Format > Colunins 3. a) incaseta Number of columns se va selecta numirul coloanclor b). Daca dorim sai despartim coloanele printr-o linie verticald se va bita cAsuta Line between 1) daca este activaté cAsuta Equal column width, modificarea ciisutelor Width si Spacing va afecta dimensiunea fiecdrei coloane gi spatiul dint ele. 2) daca debitim césuta Equal column width, putem seleeta valori diferite pentry Width coloanelor si spatierea dintre ele 4) Inlista Apply to se va selecta una din variantele i). Whole document dact dorim sa scriem for documentul pe coloane ii) This point forward ~ dacdi dorim si incepem scrierea pe coloane din pozitia cursorului, restal documentului riminand nemodificat iil) Selected text ~ dac& am selectat un fext pentru care dorim s& modificém formatul pe coloane 4. OK ‘Trecerea de Js 0 coloay ja alta se face cu succesiunea de pasi: meniul Insert -> Break > Column break > OK Opfiuni pentru completarea automata a documentului Optiunea Autotext Autotext-ul este o locatie in care pot fi memorate textele pe care mai doriti sa le utlizali, Ca intrare AutoText putem selecta orice text sau reprezentare graficd, acesteia atribaindu-se un nume unc. Crearea unei intrari AutoText - selecttim textul pe care dorim si-l folosim ca intrare AutoText > Insert Autotext > New > se introduce numele tunic pentru fiecare intrare Autotext (minim 4 caractere) -> OK Observati: = Pentru a pastra inclusiv formatarea paragrafilui selectat o data cu inregistrarea, se va include in selecte yi marcajul 7ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv sfarsit de paragraf ("1 din bara de instrumente Standard) = Pentra a introduce fh document o inirare Autotext se va tasta doar numele, apoi se apasittasta ENTER Stergerea unef intriiri Autotext Insert > Autofext > Autotext > se selecteazd intrarea pe care dorim s& o stergem ~> Delete Optiunes AutoCorectie AutoCorectia corecteaz greseli de tastare, ortografice gi gramaticale, De asemenea putem folosi accast& optiune pentra a insera text sau simboturi uilizate freevent. Este o varianté a Autotextului Activarea optiunii AutoCorectie Tools > AutoCorrect Option... > biffim Replace text as you type > OK Astfel, folosind AutoCorectie =" dacd tasttim -> , semnul se va schimba in > (ete, vez lista intraritor) = propozitile vor incepe cu majusculd = folosirea accidental a tastei CAPS LOCK va fi corectars Aciugarea unei noi intrari in lista AutoCorectie ‘Sd presupunem c& vrem si inlocuim la tastare {IP cu INSPECTORATUL JUDETEAN DE POLITIE - Tools > AutoCorrect Options... > in caseta Replace vom tasta L/P > in caseta With vom tasta INSPECTORATUL JUDETEAN DE POLITIE > Add > OK Liste Microsoft Word poate gestiona treitipuri de liste: numerotate, nenumerotate (ca buline),ierarhizate. € © list numerotats este identificati prin simboluri ordonate (numere arabe, romane sau litere). O list nenumerotati, sau cu buline este identificat& prin simboluri grafice, aceleasi pentru toate elementele de pe acclasi nivel, Lista ierarhizati - intrarile ei sunt grupate pe nivele, in cadrul unui nivel, intratile putind fi mumerotate sau nenumerotate diferitele nivele diferengiindu-se prin simbolurile ui Utilizarea uneltelor Marcatori = si Numerotare Pentru a initia 0 listi numerotata se utilizeazd butonul Numerotare, iar penta o list cu buline butonul Marcatori (identificate prin imaginile din titlu). Toate paragrafele formate pani la un nou click pe buton devin intrdri suecesive in list, Pentru a termina lista se dezactiveaza butonul. Pentru a transforma in list o serie de paragrafe deja scrise, se vor selecta gi apoi se utilizeaz butoanele Marcatori ‘sau Numerotare, nDSECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Ufilizarea comenzii Bullets and Numbering ‘Controlal mai complet se obfine prin comanda Bullets and Numbering din meniul Format. Pe eticheta Bulleted se alege tipul de puncte iar apisarea butomulai Customize permite selectares: Bullet character selectarea unui simibol pentru marcare, Font ~ permite selectarea unui caracter dintr-un alt font Character ~ permite selectarea unui caracter de marcare dintr-un set de caractere grafice. Bullet position ~ se completeaza cu distana dintre marginea stinga si marcator. Text position ~ se completeaza distanta dintre marginea stanga si inceputul textului. Pe eticheta Numbered se alege tipul de numerotare si se selecteazi optiunea dorita prin butoanele Restart numbering (se reincepe numerotarea unei noi liste) sau Continue previous list (se continua ultima lista numerotati, chiar daca intre timp s-a introdus text in document). Pentru particularizarea aspectului numerotatii se apasa butonul Customize cu optiunile. Number format — stabileste formatul numerotari. Font — permite selectarea fontului. Number style ~ se selecteazi un stil de numar din lista (roman, arab, litera). Start at: —se stabileste inceputul numerotérii ‘Number position — fixeazi alinierea numérului si pozitia fats de marginea din stanga. Text position -se fixeazi deplasarea textului fai de marginea din stanga. Pe eticheta Outline numbered se stabilesc opfiunile pentru crearea une’ liste ierathizate (forma de numerotare dorita si se specifica dac& lista continua sau nu o list& anterioara), Pentru a modifica aspectul listei se apasté butonul Customize, cu optiunile: Level ~ se alege nivelul pentru care se fac modificdrile find prima optiune care trebuie selectata. Number format ~ este zona in care se stabileste formatul numerotiii, Number style ~ selecteaz8 un stil de numa din lista Start at: ~ se stabileste inceputul numerotari Previous level mmber ~ se alege din lista ascuns numarul nivelului anterior care se insereazi tn pozitia curenta Font — permite fixarea fontului pentru numerotare, Zonele de fixate a pozitiilor sunt identice cu cele de la Particularizarea listelor Numerotate 73i SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs ~ Info Serv Microsoft Excel este un program de calcul tabelar,utiizat pentra introducerea, pastrarea, calculul si analiza datelor. : e eschiderea : Microsoft Excel ‘Lansarea in executie a aplicatiei Excel se realizeaza prin una din urmatoarele metoc Metoda I: 1, clic pe butonul meniului Start 2, selectam Programs 3. clic stanga pe Microsoft Excel Metoda It = dublu clic pe icoana de pe Desktop 8 (@aca exista scurtatura aplicatiei pe Desktop) Mose ‘Se Metoda I: L. clic pe butonul meniului Start 2. selectam optiuines Rum 3._ in casuta text din dreptul optiunii Open se va introduce excelexe 4, se apasa butonul OK La pornirea aplicatiei Microsoft Excel, spatiul de lucru afisat este organizat astfel: Barade sit Barademenisri Zona barelor de insirumente Teds Gas Winco pea ula Gn agest az. Hiatacureajay | 3 B 5 goiN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv bara de ttlu - contine numele aplicatiei Microsoft Excel si a registrului de caleul activ bara de meniuri —contine optiunile disponibile in aplicatia Microsoft Excel ‘ara de unelte ~ contine o serie de butonae care reprezinta comenzile din bara de meniuri bare de derutare ( orizontala si verticala) — permit vizibilitatea intregii foi de calcul; bara de stare ~ prezinta pe parcursul lucrulu, o serie de informatiiprivind starea documentului curent, zona de lueru — zona in care sunt introduse datele cu care lucreaza utilizatorul In Excel, fisierele in care sunt salvate si prelucrate datele sunt denumite registrii de ealeul ( workbook), fisiere salvate cu extensia implicita xls, Un registra de calcul este format din mai multe foi — sheets, existand treitipuri de foi ‘foi de caleul — worksheets — contin datele primate si rezultatele prelucrarilor ‘foi diagrama— chart sheets — contin grafice ‘foi en macro-uri ~ macro sheeis — permit memorarea unei succesiuni de actiuni (macro), specifice unor versiuni ‘anterioare ale aplicatic La tn moment dat este active doar foaia de calcul in care se lucreaza si care este afisata in fereastra activa, Foile de calcul sunt alcatuite din celule — cells — care sunt organizate in lini si coloane. Coloanele sunt identificate prin litee: A, B, C, etc, iar liniile prin numere: 1, 2, 3, etc, astfel fiecare celula se identifica printr-o adresa (de exemplu cefula Al, litera indica coloana, iar mumarul in La un moment dat este activa doar o singura celula, si anume cea care are cursorul aplicatiei pe ea. Observam ca adresa cetulei active este afisata si in zona de adresa din bara de formule, Registrul de calcul este considerat documentul principal, in foile registrului flind introduse datele si rezultatele prelucraritor. "Geared wna regisira de caleul nou ~Pentrua crea un egistu de calcul proceeam in moculurmator 1. selectam optiunea New din meniul File, Pe ecran va apare fereastra New unde vom alege tipul registrului pe care dorim sacl realizar, 2. daca se doreste crearea unui registru de calcul standard se va da clic stanga pe pagina General si apoi clic stanga pe Workbook. 2°. daca dorim uilizarea unui sablon, se da clic stanga pe Spreadsheet Solutions. In fereastra de dialog vor fi afisate pictograme pentru mai multe tipuri de foi de calcul, numarul lor difera in functic de instalarile efectuate, Selectam pictograma pe care dorim sa o realizar, imagines registrului find afisata in easeta Preview. 3. clic stanga pe butonul OK, sau se apasa taste Enter. itll registrului de calcul va fi de tipal BookX, unde X reprezinta numarul de registte create in sesiunea de lueru curenta DObservatie: Crearea unui registru de calcul standard poate fi realizata si prin actionarea butonului New standard seu prin apasarea simultana a tastelor CTRL +N, din bara de unelte 5aN SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Ss Salvarea Se Pentru a pastra datele sia putea fi fefolosie,registele de calcu rebuto sa fle salvate, cw pe care facem urmand pasii: 1. selectam optiunea Save din meniul File, si se va deschide fereastra de dialog Save Ast 2. in lista File name: se va specifica numele sub care se doreste salvarea registrului de calcul 3. in lista Save in: se va selecta directorul in care se va face salvarea 4, clic stanga pe butonul Save sau apasem tasta Enter. ChObservati 1. Salvrea so pote realiza si prin apasirea butocuns Save ll din bara de unite standard, Ti, in zona Save as type din fercasta Save As se va solecta pul fisierlul. Extensile date fisierelor Excel sunt: xis ~ pentru registrii de caloul; .xla ~ pentra macrouri; xlt ~ pentru sabloane; lb — pentru barele de unelte definite de uilizator; xlg — pentru diagrame definite de utiizator IIL, Ia salvarea unui registru trebuie aleasa o denumire sugestiva IV. data co registrul are un nume, a ficeare comanda de salvare, aplicatia va salva in mod automat registrl de calcul cu denumirea curenta, fara a mai deschide fer Tn cazurile in care dorim modificarea unor date sau @ formatului unui registr de calcul, dar si pastrarca registrul trebuie urmati pasii: 1. selectam optiunes Save As... din meniul File 2. inlista File Name: se va schimba denumirea registrului de calcul 3. in lista Save in: se poate selecta un alt director in care sa fie salvat registrul de calcul 4, clic stanga pe butonal Save, saa apasam tasta Enter. Observati ‘Vom exista dou registre: registrul initial si registrul modificat. a unui regisiru de calcul existent ‘Daca dorim sa vizualizam sau sa modificam un registru de calcul avem posibilitatea sa-l deschidem procedand in modul ‘urmator: 1, seleotam optiunea Open din meniul File 2. in lista Look in: se va selecta directorul in care se aflafisierul pe care vrem sal deschidem 3. dublu clie pe numele registrulai; sau prin selectarea registrului urmata de apasarea butonului Open sau apasarea tastei Enter. CObservatie: fereastra de dialog Open poate fi deschisa si prin apasarca butonului Open (22 din bara de unelte standard sau prin combinatia de taste CTRL +O. TL. dublu clic pe fisierul de tip Excel fisieral respectiv orice fereastra de explorare sau de pe Desktop porneste aplicatia si deschide 6ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Activarea unui registru de calcul Lista registrilor de calcul deschist in aplicatia Excel se gaseste la baza meniului Window. Pentru activarea unui registra de calcul se va da clic stanga pe numele registrului afsat in meniul Window. Observatie: Prin combinatia de taste CTRL + F6 (sau CTRL + SHIFT + F6) se rece de la un registru de ealeul deschis ta atu, in sensul creseator al numerclor (sau invers) as Inchiderea unui registru de calcul Tnichiderea registrulul de calcul curent se face prin: I. selectam optiunea Close din meniul File. IL. clic stanga pe butonul Close Window [J al ferestrei registrului IIL, clic dublu pe butonul meniului System £2 at ferestrei registrulu’ respectiv IV. selectam optiunen Close din meni butonulu System, Observatie: Daca de le ultima salvace s-au facut modificar, Is comanda de inchidere « ferestrei se va afisa o fereastra de ialog prin care utlizatorul poate seleetasalvarea sau nu a modificarilo, Ascunderea registrilor de calcul Peniru a protgjadatele de anumite modificar, aplicatia Microsoft Excel permite ascunderea regstrilor de calcu 1. selectam optiunea Hide din meniul Window CObservatie: Daca dorim reafisarea registrului, selectam optiunea Unhide din menial Window, iar in fereastra afisata se selecteaza rnumele registrului si se executa clic stanga pe butonul OK de calcul In mod normal, un registru de caleu! este format din tri foi de calcul, acestea find afisate in ctichetele din partea de jos a ferestrei registrului Activarea unei foi de calcul Pentru a ne deplasa de la 0 foaic de calcul {a alta alegem una din metodete: I. clic stanga pe eticheta foii de caleul pe care dorim sa o activa. TL, combinatia de taste Ctrt+PgDn permite trecerea Ia urmatoarea foaie de calcul, iar prin Ctri+PgUp trecem la foaia de caleul anterioera, 7SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv Inserarea unei foi de calcul Daca dorim introducerea unei foi in registrul de calcul curent se va proceda in felul urmator: 1. selectam foaia sau foile de calcul inaintea carora dorim sa introducem o noua foaie de calcul 2.din menial Insert alegem optiunea Worksheet, CObservatie: Excel va insera atatea foi de caloul cate sunt selectate, Stergerea (eliminarea) unei foi de caleul Eliminarea unel foi din registrul de calcul se realizeaza astfl: 1, selectam foaia pe care dorim sa o elimina 2. din meniul Edit se va selecta optiunea Delete Sheet... 3. execuiam clic pe butonul OK sau apasam tasta Enter Ascunderea unei foi de calcul Daca datele continute pe o foaie de calcul sunt date fixe si ma este necesara modificarea lor, avem posibiitatea de @ ascunde foaia pentru a simplifiea mediul de lueru: 1 se selecteaza foaia de calcul pe care dorim sa 0 ascundem 2. din menial Format, sclectam Sheet, apoi din submeniu se selecteaza optiunea Hide Reafisarea unei foi de calcul se realizeaza astfel 1, din menial Format alegem optiunea Sheet, apoi Unhide 2, in fereastra Unhide se va selecta fosia de calcul care dorim sa fie reafisata 3. clic stanga pe butonul OK ‘Mutarea sau copierea unei foi de ealeul Jn Excel aver posibilitatea sa mutam sau sa copiem foile de calcul in cadral aceluiasi registra sau dintr-un registru de calcul in alta, urmand pasit: |. selectam foaia de calcul pe care vrem sa o mutam sau copia ddin menial Edit alegem optiunes Move or Copy Sheet pentru a muta sau copia foaia de calcul in alt registru, acesta trebuie sa fie deschis si se va selecta denn registrului respectiv din lista To Book 3°. in cazul in care dorim mutarea sau copierea foii de calcul intr-un registra nou, se va selecta optiunea (new book) 4. din lista Before Sheet se selecteaza foaia de calcul inaintea careia dorim sa fie mutata sau copiata foaia 5. daca dorim copicrea foii de calcul, trebuie selectata casuta Create a Copy. Daca dorim mutarea foii de caleul, casuta Create a Copy trebuie sa fie nebifata 6. clic stanga pe butonul OK sau se apasa tasta Enter DObservatit: T._ Mutarea unei foi de calcul se poate realiza si prin: 1. pozitionam cursoral mouse-ului pe eticheta foil respective 2. prin operatia de dragare se va mata foaia de calcul in pozitia dovita I. Copierea unei foi de calcul se poate realiza si prin: 8ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RA M - Suport de curs — 1. poritionam cursorul mouse-ului pe eticheta foii respective 2. tinem apasata tasta CTRL 3. prin operatia de dragare se va muta foaia de calcul in pozitia dorita Schimbarea denumi une foi de ealeut Foile unui registru de calcul sunt numite implicit SheetX, unde X este un numar mai mere sau egal cu 1, Pentru a redenumi o foaie de calcul facem urmatorii pasi: 1. dubiu elie pe otichets foii de caleu! pe care dorim sa o redenumim 2. tastam noua denumire si apasam tasta Enter Selectarea unel foi de caleul ‘Cand trebuie efectuata o operatie pentru mai multe foi de caleul, atunci acestea trebuie selectate Selectarea unui grup de foi suecesive se realizeaza asitel: 1, pozitionam cursoral mouse-ului pe eticheta primei foi de calcul si apasam clic stanga 2. mentinem apasata tasta Shift 3. pozitionam cursorul mouse-ului pe eticheta ultimei foi de calcul si epasam stanga Selectarea unui grup de foi nesuecesive Pozitionam cursoral mouse-ului pe eticheta primei foi de calcu! si apasam clic stanga mentinem apasata tasta CTRL clicuti succesive pe etichetele foilor care vrem sa le selectam. Selectarea nuturor foilor din registra! curent 1. pozitionam eursorul mouse-ului pe una din etichetele foilor de calcul clic dreapta pe eticheta si se va deschide un meni contextual 3. selectam comanda Select All Sheets (CObservati T, daca sunt selectate mai multe foi din registru si se exccute operatiunea de inserare @ unci foi, atunci se vor insera atatea foi cate sunt selectate 2. cand sunt selectate mai multe foi de calcul, bara de tit va afisa BookX{Group] 3._ prin elie stanga pe oricare foaie de calcul se abandoneaza operatia de selectie Marirea/ Miesorarea zonei afisate Coca ce este afisat pe ecran la un moment dat este doar un fragment din foaia de calcul propriu-zisa. ‘Numarul maxim de coloane si linitdintr-o foaie de caleul este 260, respectiv 65536, Pentru a mari sau micsora zona vizibila din foaia de calcul, vom proceda in unul din urmatoarele moduri: din meniul View selectam optiunea Zoom... Se va deschide fereastra Zoom din care se va selecta procentul de ‘marite/miesorare TL se poate folosi si butomal Zoom din bara de unelte standard pentru a selecte procentul de marire/micsorare TIL. daca se doreste afisarea foii de calcul cat tonta suprafata ecranului, atunci se va selecta optivnea Full Sereen din ‘meniul View 9SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — CObservatie: pentru a reveni la modul normal se da clic stanga pe butonul Close Full Sereen Selectarea fontului MetodaT 1. selectiim celula sau grapul de celule fn care dorim sii scriem eu un anumit font 2, deschidem meniul Format, optiunca Cells 3. selectim eticheta Font 4. din lista Font alegem fontul dorit 5. OK Metoda Tt 1. selectiim celula sau grupul de celule fa care dorim sa scriem cu un anumit font 2. executdi clic pe sdgeata din dreptul butonului "= New Ronen 3. executam elie pe fontul dorit Selectarea dimensiunii fontului Metoda | 1, selectdim celula sau grupal de celule in care dorim sa schimbam dimensiunea fontutui 2. din meniul Format, alegem opriunea Cells 3, selectim eticheta Font 4. din lista Size: alegem dimensiunea dorita 5. OK Metoda I 1. selectiim celula sau grapal de celule in care dorim si modifica dimensiunea fontului 2. executtim clic pe sigeata din dreapta butonului 3. exeoutim clic pe dimensiunea dorite Modificarea stilului fonturilor Stil Denw regular (normal) + bold (Ingrosat) = italic (netinat) ~ subliniat 1. selectim celula sau grupul de celule in care dorim si modificém stlul 2. clic pe unul din butoanele de mai sus, de pe bara de instrumente Formatare, 3. Deselectiim 80SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Alinierea textului in celule Metoda | 1. Selectiim celula sau celulele in care dorim si aliniem datele la stanga, centrat sau la dreapta 2, Exscutim tic pe omit corespncitor (EE), BEV center, respctv ign dep bre de nstrumente Formatare. 3. Deselectm eelulole print-un clic in exterioral lo. Metoda It 1, Selecttim grupal de celule in care dorim si aliniem datele 2. Din menial Format alegem optiunea Cells. 3. Select eticheta Alignment. 4. in seotiunea Text Alignment din listele Horizontally: i Vertically: fixam dimensiunea dorité. 5.0K ‘Modificarea orientirii textului in celule ‘selectéim grupul de celule in care dorim si modificam orientarea textulai din menial Format, selectim optiunea Cells selectim eticheta Alignment secfiunea Orientation va permite sa tragei indicatorul in orice pozitie de pe semicerc sau si introduceyi un numir diferit de grade de rotatie pentra text (Grade) 5. OK BER Serierea textului pe mai multe randuri intr-o celui 1. selectdm grapul de celule in care dorim si modificam orientarea textakui 2. din meniul Format, selectim opfiunea Cells 3, sclectim eticheta Alignment 4. bifisn optiunea Wrap text 3. OK Comprimarea textului astfel incAt si intre intr-o celula ‘selectaim grupul de celule in care dorim s& modificdm orientarea textalui din meniul Format, selectim optiunea Cells selectiim eticheta Alignment biffim optiunea Shrink to fit OK 81ky SECRETARIAT COMPUTERIZAT A M - Suport de curs — Info Serv Formatarea condifionata Formatarea conciionata specifica criterile de formatare pentru o celult sau grup de celule pe baza unor conditi, De exempla, este posibila crearea unei conditi care sa formateze toate valorile cuprinse intre 5000 si 10000 cu caractere fingrosate, rogi, sselectéim celulele in care dorim includerea formatirii conditionate 2. din meniul Format, selectim optiunes Conditional formatting 3. In fereastra de dialog se va specifica a) Tipul de valori (Value i) saw formule (Formula is) b)_ Operator si valorle penta precizarea conditiei (Between, equal to, greater than,less then, etc) ©) Se executi clic sténga pe butonul de comprimare (cel cu roqu) pentra a avea acces la foaia de calcul si se selecteaad celula care contine informafia pe care dorim si 0 formatam ) Pentru a stabiliformatul textului se va apsa butonul Format si veti putea modifica stlu, culoarea caracterelor ct si bordura sau culoarea celulelor care contin datele care indeplinese conditia ©) Daca doriti sa stabiliti alte seturi de condi, se apasd butonul Add 4. OK Alte butoane din bara de instrumente utile formatérit celulelor Baton ‘Semnifieatie “Transforms numerele in valori monetare, addugand simbohul LET % Utilizat pentru numere care rezulti din formule sub forma de procent ‘0 Folosit pentru a adauga puncte la numerele ce depagese 999 si virgulé pentru zecimale fa Mirirea numarului de zocimale a “Micsoreazi numarul de zecimale Editarea antetelor si subsolurilor 1. Din menial View alegem optiunea Header and footer 2, selectim cticheta Header/Footer (dac& nu cra deja selectata) 3, Pentru. edita un antet executam clic pe butontul Custom header... Pentru a edita un subsol executim elie pe butontl ‘Custom footer... Va apare fereastra Antet sau Subsol, in care vom putem selecta locul de pe pagina in care vom introduce anttul sau subsolul: in stings, in centrul sau in dreapta paginii 4.0K 5.0K Copierea continutului unei celule in celule alaturate: 1. Pozifiondim eursorul mouse-ului in coljul din dreapta jos al celulei din care darim sa copiem. 2. c&nd eursorul mouse-ului se transforma in *, printr-o operate de dragare pe linie sau pe coloana, copiem valoarea din celula initial in céte celule dorim 92¢ iN a SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM = Suport de curs — Info Serv Copierea continutului unei celule intr-o celuli nealiturata. T. elie pe celula din care dorim sa copiem datele. 2. Tinem tsta Ctr apsats,cursorul mouse-utui va deveni PE 3 Pinto operate de cragare ne deplasém in cela fn care dort sé copiem si eliberdm butonl mouse-ul Infroducerea seriilor ‘eum ar fi; 10,15,20,25, este asemanitoare cu copierea confinutului celuletor. 1. Scriem intr-o celulé 10, in urmatoarea celula seriem 15. 2. Selecta cele dow celule 3. Inmamentul in eare cursorul mouse-ulu se transform in *, print-o operagle de dragare pe linie vom crea seria dorita La fel se procedeaza sila crearea unei seri pe coloane. Denumirea unui domeniu de celule ‘Un domeniu de celule este un grup de celule alaturate, Celulele dintr-un domenit pot sa se gaseasea toate in aceasi coloand, pe aceasi linie, sau in orice combinatie de lini si coloane, ‘Domeniile sunt identificate prin coltul din stnga sus si coltul din dreapta jos, de exemplu B2:C3. Daca dorim sa dim un nume unui domeniu de celule: 1, Selectim domeniul de celule pe care vrem s&-1 denumim, 2. Din meniul Insert, alegem optiunea Name apoi Definere. 3, in cascta text Nume in registrul de Iueru, introducem o denumire din maxim 255 caractere litere, cifre, puncte si sublinieri, dar nu si spapi. 4, 0k, Operatorii matematict si logis Operatorii matematici din Excel sunt: Operator | __Operafie Exempla ‘Semnificatie * Ridicare la putere idiot la puterea 2 valoarea din celula AZ + ‘Adunare ‘Adund valorile din celulele Al si A2 : ‘Scadere Face diferenja dintre valoarea din celula A2 si valoarea din celula AL * Tnmaltire Tnmulteste valorile din celulele Al gl AD 7 impart ‘Iimparte la 4 valoarea din celula Al | Operatorii logici sunt operatorii care aplicati asupra unor valori furnizeazd un rezultat cu valoares logica TRUE (adevarat) sau FALSE, (fals) Operator | Semnificatie > Mai mare < Mai mic = Egal ‘Mai mare sau egal 83ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv = ‘Mai mic sau egal = Diferit Orice formuld Excel incepe cu semnul egal Introducerea unor formule simple ‘Vom prezenta introducerea formulei “=A1+ A2” in celula cu adresa A3: 1. Selectm celula in care dorim sa introdacem formula, in cazul nostra A3. 2. Introducem semnul “=”, de la tastatura. 3 elie pe celule AL 4, Tastaim semnul 5. elie pe cella A2. 6. Apaisiim tasta Enter sau clic pe butomul Enter LS de pe bara pentru formule Copierea formulelor ‘Metoda I. 1. Selectim celula din care vom copia formula, 2. Din menial Edit alegem optiunea Copy. 3, Selectim cella in care vom copia formula, 4, Alegem din meniul Edit comanda Paste. Metoda I 1. Selectaim celula din care vor copia formula 2. Pozitionim cursorul mouse-ului in colful din dreapta jos al celulei din care dorim s& copiem formula. 3. In momentul in care cursorul mouse-ului se transforma in +, printr-o operatie de dragare pe linie sau pe coloana, copiem formula din cefula intial tn c&te celule dorim. (= Afigarea formuletor in celule Daca dorim ca in locul rezultatului_ I. Actionam simultan tastele Ctrl si * Pent a even‘ Ia afigarea iniialé action din nou acese taste. celule sé fieafigate formulele alegem una din metodele: ML. 1. Din meniul Tools, alegem Options 2. Selectim eticheta View. 3. In sectiunea Window options, bifim Formulas. 4.0K 84ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT A M - Suport de curs — Info Serv Erori de calcule in Excel Erorile incep fntotdeauna cu semnul #, si sunt urmatoarele DIVO! —_~ incearca si fac o impartire la zero; 4NIA - sereferd la 0 Valoare care este indisponibil 4NAME? ——- utilizeazi un nume necanoscut de Exeel; HNULL! —_- specificd o intersectie intre dou zone care nu este valida; NUM! - utilizarea incorect a unui numa; #REF - cole care nu este valid; VALUE! argument sau operand incorect; sane - reaultat prea lung pentru a incape in celula, se recomand marirea coloanei sau schimbarea formatului, Introducerea simultan’ a mai multe formule 1, selectéim toate celulele in care vrem sf introducem formula 2. seediteaza formula 3. end formula este completa, se apasa combinatia de taste CTRL + ENTER FUNCTH TEXT Functia CONCATENATE ~ permite alipirea 2 doua sau mai multe texte Sintaxa: CONCATENATE (textl, text2, voy textn) unde ‘ext], text 2...0 textn sunt sirutile de caractere pe care dorim sa le alipim, Putem concatena maxim 30 de siruri de caractere Exemplu: In celula Al avem mumele Popescu”. In celwla BI avem prenumele ,Gheorghe” Tn celula C1 avem initiala 1” ‘Vrem ca in DI sa apara numele_initiala_prenumele CONCATENATE(A1,C1BI) ~are ca rezultat PopesculGheorghe Pentru a introduce si spati CONCATENATE(AI,” » Cl,” »B1)~ are ca rexultat Popescu I Gheorghe Pentru a concatena siruri de caractere putem folosi si operatorul & AL&C1&BI - are ca rezultat PopesculGheorghe AL&” ,&C1&” 8B — are ca rezultat Popeseu I Gheorghe Functia FIND -cauta un anumit text sau caracter intr-un alt text si retumeaza pozitia in care gaseste inceputal sirului de text cautat. Caracterele cu majuscule sunt diferite de cele eu minuscule, maxa: FIND(find_text,within_text, start_num) unde find text este textul cautat wwithin_text este textul in care cautarn start_mam —un numat care specifica cu al catelea caracter sa inceapa cautarea, 85SECRETARIAT CO! RAM - Suport de curs — Info Serv Exemplu: a Ta] Un sir de caractere FINDG.sir’,Al, 1 — cauta toxtal sir in textal din celula AL incepand cu primul caracter sireturneaza 4 (pozitia in care incepe cuvantul sir in textul din celula Al — spatilefiind considerate si ele caractere) Functia LEFT ~ extrage primele caractere dintr-un text Sintaxa: LEFT(textnum_chars) unde {ext este siral de text de unde vor extrage caractere ‘num_chars ~ mamarulde caractere care vor fi extrase Exemplu: ae TTT] Popescu Gheorghe LEFT(AI,7) returneaza Popeseu (primele 7 caractere din textul celulei Al) Funetia LEN ~ afiseaza cate caractere are un text ‘Sintaxa: LEN(text) unde text — este textul pentru care vrem sa aflam lungimea Exemplu: ass TE] Popescu LEN(AD = retumeaza 7 Functia LOWER ~ transforma toate caracterele uni text in litere mici ‘Sintaxa: LOWER (ext) unde text — este textul a caror caractere vrem sl transformam Exemplu AE T=] UN sir De CaRacTERI LOWER(AI)— retumeaza ,un sir de caractere” Functia MID ~ intoarce un numar de caractere dintr-un text ‘Sintaxa: MID (text,start_num,num_char) unde text — este textul din care dorim sa extragem caracterele ‘art_num ~ numar care reprezinta pozitia caracterulai cu care incepem sa extragem ‘mun_char— namnarul de earactere care vor fi extrase 86Ry iy SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Exemplu: x TS] Un sir de caractere MID(AI.4,3) —returneaza "sir (extrage din textul celulei Al 3 caractere, pornind cu cel de-al patrulea earacter) Functia PROPER ~ transforma in majuscule primal caracter al fiecarui cuvant dintr-un text ‘Sintaxa: PROPER(text) unde ‘ext reprezinta siral de caractere pe care vrem sa-l transformam, Exemplu: In celula Al am scris PoPescu GHEorghe. In A2 editam functia PROPER(AI) ~ retumneaza Popeseu Gheorghe Functia REPLACE inlocuieste un numar de caractere specificat dintr-un text cu un alt text ‘Sintaxa: REPLACE(old_textstart_num,num_charnew_text) unde ‘old_text — textul in eate vrem sa inlocuim o parte din caractere start_num ~ pozitia din care incepem sa inlocuim caracterele ‘num char — numarul de caractere pe care vrem sa le inlocuim znew_fext ~textul cu care vrem sa inlocuim caracterele din text-ul initial Exemplu: [eee x TD] Un sir de caractere REPLACE(A1,8,2,"compus din") returmeaza ,Un sir compus din caractere” (in textul din celule Al, al 8-1ea caracter este 4. Pornind de la caracterul ,d” vem sa inlocuim 2 caractere, adica cuvantul ,de” cu ,compus din”) Funetia REPT — repeta un anumit caracter sau sir de character de un nunmar de ori ‘Sintaxa: REPT (text, number_times) unde text ~ este caracterul saw sirul de caractere pe care dorim sa-l multiplicam ‘umber times —un numar care reprezinta de cate ori sa se repete textul ‘Obs: Rezaltatul functiei REPT apate intr-o singura celula Exempla: Presupunem ca intt-o celula vrem sa repetam catacterul ™” de 6 ori REPT(,"”,6) —returneaza “#804 Functia RIGHT ~ intoarce ultimele caractere dintr-un text ‘Sintaxa: RIGHT (text,num_chars) unde text este sirul de text de unde vom extrage caractere mum _chars ~ mumarulde caractere care vor fi extrase Exemplu: In celula Al aver textul ,Popescu Gheorghe” RIGHT(AL,5) retuneaza orghe (utimele 5 caractere) 87SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv Functia TRIM — elimina spatiile multiple dintr-un sir de caractere ‘Sintaxa: TRIM(text) unde text — este siral de caractere sau celula care contine sirul de caractere Exempla In celula Al am introdus un text folosind prea multe spat SC RAM INFO SERV SRL ‘TRIM(AL) returneaza SC RAM INFO SERV SRL. De exemptu: Funetia UPPER ~ transforma un sir de caractere in majuscule Sintaxa: UPPER(text) unde ‘ext — este sirul de caractere sau celula care contine sirul de caractere Exemplu: In celula Al am seris PoPescu Laurentiu, Dorim ca in A2 sa scriem cu majuscule numele: UPPER(Al) ~ retumneaza POPESCU LAURENTIU Aplicat L._Avem tabelul Excel A B | Nume siprenume — | Data facturare <2 | Popa Gheorghe 25.10.2006 ‘Vrem ca intr-o celula sa apara textul ,Data emiterii:25.10.2006" ="Data emiterii:"&TEXT(B2,"dd.mm.yyyy") Daca dorim sa apara textul ,Data facturare 25 — oct 2006” =B1&” ,&TEXT(B2,”dd-mmm-yyyy") Daca am fi concatenat fara sa folosim functia TEXT (transforma o valoare numeriea in format text) atunci ar fi afisat data din celula B2 ca un numar serial (al datei calendaristice) =BI&” ,8B2 ~afiseaza Data facturare 39015 2, Sa presupunem ca avem un CNP (2800331020304 in celula Al) si vrem sa aflam data nasterii Aaul nasteci este in pozitiile 2 si 3 din CNP (deci avem de extras doua caractere incepand cu pozitia 2) =MID(AI,2,2) ~ returneaza 80 Luna este in pozitiile 4 si $ din CNP (avem de extras doua caractere incepand eu pozitia 4) =MID(AI,4,2)~ returneaza 03 Ziua este in pozitile 6 si 7 din CNP (avem de extras doua earectere incepand cu pozitia 6) =MID(AL,6,2) = retumeaza 31 Pentru a afisa data nasterii in format 31-03-80 trebuie sa concatenam cele 3 funet 88 cu separateriiR ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — Info Serv =MID(A I, 6,2)8e"-,eMID(AI 4,2)8".,, SMID(AL,2,2) Daca dorim sa afisam data nasterii in format 31-03-1980 folosim ID(AI,6,2)8”.,, &MID(A I, 4,2)&"-19, MID(AL,2,2) sa EXT (MID(AL,6,2)8"-,SMID(AI,4,2)8"-,SeMID(AI,2,2),"dd-mm-yyyy”) 3. Avem in celula Al numarul unei carti de credit 1111-11 1-1111-1234, Din motive de securitate vrem sa fie afisate doar ultimele 4 cfte, restulfiind iloouite cu * -CONCATENATE(REPT(,+***-y,3),RIGHT(AL4)) REPT(,****.,,.3) are ca rezultat #49484 2488, RIGHT(AL,4) are ca rezultat 1234 Concatenand rezultatele celor doua functi va fi afisat **** 74 +#-#9*.1934 4__Aver tabelul Excel Ei i ‘Nume si prenume 2] Popescu Gheorghe 3 | Popa Gheorghe foan \Vrem sa inlocuin Gheorghe cu George in ambele nume =SUBSTITUTE(A2, Gheorghe”, George”) respectiv ~SUBSTITUTE(A3,"Gheorghe”, "George”) sau =PROPER(SUBSTITUTE(A2,"Gh’,"G")) respectiv ~PROPER(SUBSTITUTE(A3,"Gh","G")) Alta metoda: =SEARCH(,Gheorghe”,A2,1) va cauta in cehtla A2 cuvantal Gheorghe si returneaza pozitia in care il intaineste (9) =LEN(,Gheorghe”) ~ afiseaza numarul de caractere al cuvantului (8) =REPLACE(A2, SEARCH(,Gheorghe”,A2, 1), LEN(,Gheorghe”),"George”) 5. Pentru a extrage cuvantul Gheorghe, fara sa stiu pozitia in care apare el in text sau cand pozitia lui difera in text =SEARCH(,Gheorghe”,A2,1) va cauta in cefula A2 cuvantal Gheorghe si returneaza pozitia in care il intalneste (9) =LEN(, Gheorghe”) ~ afiseaza numarul de earactere al cuvantului (8) ‘“MID(A2, SEARCH(.Gheorghe”,A2,1), LEN(,Gheorghe")) FUNCTII DATA & TIMP. Microsoft Excel atascaza unei date calendaristice sau unei ore un numar serial. Aceste numere seriale sunt mai mari decat | pentru datele calendaristice si subunitare pentru ore. Cand efectuam calcule cu date si ore, Excel foloseste aceste numere seriale, Pentru a afisa in celula sub forma de data calendaristica sau ora trebuie sa formatam acea celula (Format > Cells > Number > Date sau Time > selectam formatul dotit -> OK) Data 01.01.1900 are numarul serial 1 OBS: Formatul in care sunt introduse argumentele functiilor difera in functie de formatul de data si ora 2 sistemului 89ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Unele calculatoare considera formatul luna/zi/an altele zi-luns.an, ete Functia DATE — retuineaza numarul serial pentru o data specificata Sintaxa: DATE(year, month, day) unde year reprezinta anul ‘month ~ reprezinta luna, Daca valoarea este mai mare decat 12, se adauga fa prima luna din anul specificat ace! numar de uni day ~ reprezinta ziva. Daca valoarea este mai mare decat numarul de zile a tii specificate prin argumentul month, se adauga acest numar la prima zi din funa specificata Exemplu: DATE(1900,1,1) returneaza 1 daca formatul celulii este General sau Number, respectiv 01.01.1900 sau alt format de data calendaristica daca formatul cetuli este Date DATE(2006,15,23) returneaza 39164, respectiv 23.03.2007 DATE(2006,6,34) returneaza 38902, respectiv 04.07.2006 Functia DAY ~ returneaza ziua unei date calendaristice, valoare cuprinsa intre I si 31 Sintaxa: DAY (serial_number) unde serial_number este data calendaristica pentru care vrem sa afisam ziua Exemplu: DAY(30.01.1990") afiseaza 30 DAY(AI) unde Al are continutul 12.12.2005 returneaza 12 Funetin HOUR - returnenza ora unci valori de timp. Valoare cuprinsaintre 0 si 23 ‘Sintaxa: HOUR erial_number) unde serial_mumber este timpul care contine ora ce vrem sa o afisam Exempla: x 16:18 PM, 26 AM”) returneaza 15 HOUR(AI) returneaza 16 Functia MINUTE ~returneaza minutele unei valori de timp. Valoate cuprinsa intre 0 si 59 ‘Sintaxa: MINUTE(erial_number) unde Serial_mumber este timpul care contine minutele ce vrem sa le aflam Exemplu: x Go 16:18PM, MINUTEG,15:26 AM") returneaza 26 90ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM = Suport de curs - Info Serv MINUTE(AI) returneaza 18 Functia MONTH - afiseaza lune dinte-o data calendaristica. Valoare intre 1 si 12 ‘Sintaxa: MONTH(erial_number) unde serial_number ~ este data calendaristica Exemplu MONTH(,,12.10.2006”) returneaza 10 MONTH(A2) retumeaza 9 (unde A2 contine 12.09.2006) MONTH(32903) returneaza 1 unde 32903 este numarul serial pentru data 30.01.1990 Funetia NOW —calculeaza numarul serial al datei si al orei curente a sistemului. Functia nu are argumente Sintaxa: NOWO ‘Daca rezultatul nu apare sub forma data si ora trebuie sa schimbam formatul celulei Functia SECOND ~ returneaza secundele unei valori de timp. Valoare cuprinsa intre 0 si $9 intaxa: SECOND(serial_number) unde Serial_mumber este timpul care contine secundele ce vrem sa le aflam Exemplu: x T 16:18:23 PM Second(, 152624 AM") returneaza 24 Second(A1) returneaza 23 Functia TODAY — afiseaza data curenta a sistemului. Nu are argumente ‘Sintaxa: TODAYO Daca rezultatul nu apare sub forma de data, trebuie schimbat formatal celulei Functia YEAR ~ retumeaza anul corespunzator unei date calendatistice ‘Sintaxa: YEAR(erial_number) unde ‘serial_nunber ~ este data calendaristica Exemplu: ‘YEAR(,20,11.2000") returneaza 2000 ‘YEAR(,20.10") returneaza anul curent al sistemului ‘YEAR(,20.10.10") returneaza 2010 Functia DATEDIF — calculeaza diferenta intre doua date calendatistice, diferenta poate fi afisate in numarul de zle, huni Sintaxa: DATEDIF(start_date, end_date, unit_type) unde start_date este data initiala (cea mai mica) omaS SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv end_date ~ ste data finala ‘nit_type ~ este un argument care poate lua una dintre urmatoarele valori ‘Argument Desciere 2)” | Caleufeaza diferenta in ani inregi fatre cele doua date calend: ja | Calouleaza diferenta de luni complete inte cele doua date calendaristice 1" | Calculeaza diferenta in zile intre cele dova date calendaristice jd” | Calculeaza diferenta in zile jgnorand anul aya” | Caleuleaza diferenta in zie ignorand anal si fune ti nytt” | Calculeaza diferenta in luni ignorand anu) Exemplus a B Cc D E F G B 1 | Date nastert’ | Data curenta ) Dierenta | Diferenia | Diferenta | Diferenta | Diterenta | Diferenta Ani luni zile md yd ym 2 [2062000 | =today todayQ ~ 1.11.2006 In C2 > ~Datedif{ A2,B2,"y") ~ rerumeaza 6 — diferenta de ani intregi In D2 > =Datedif(A2,B2,"m”)— returneaza 76 — diferenta de luni complete (6*12 +4) InE2 > = Datedif{2,B2,"4") — returneaza 2325 — diferenta in zile InF2 > =Datedif(A2,B2,"md”) — returneaza 12 — nr dezile de pe 20.10 pana pe 1.11 urmatonrea kuna In G2 > =Datedif(A2,B2,"ye") — returneaza 134 nr de zile intre 20.6 si 1.11 In 2 > ~Datedif(A2,B2,"ym”) — returneaza 4 — nr de luni intregiintre 20.6 si 1.11 Aplicatiis 1, Presupunem ca int-o celula avem codul numeric personal al unet persoane. Vrem se extragem data nasterii din ccodul numerie personal A B T_| Codul numeric personal Data nasteri 2 2800331260524 J Incelala B2 soriem fnctia =DATE(MID(A2,2,2),MID(A2,4,2),MID(A2,6,2)) — returneaza 31.03.1980 sau alt format al acestei date calendaristice ‘Obs — functia MID extrage un numar de caractere specificat dintr-un text 2. Presupunem ca intr-o celula avern data nasteri unei persoane si in alta celula avem data curenta. Vrem sa aflam -vatsta exacia a persoanei A B c i_| Data nasteri Data curenta Varsta 2 [31.03.1980 =today. In celula C2 scriem funetia YATEDIF(A2,B2,”¥")&” ani” &DATEDIF(A2,B2,"YM")&e” luni"&DATEDIF(A2,B2,"md”)&" zile" Obs - & folosim pentru a concatena rezultatul functiei DATEDIF cu sirurile de caractere 92SECRETARIAT COMPUTERIZAT - Suport de curs - FUNCTI STATISTICE Functia AVERAGE ~ calculeaza media aritmetica a unor numere ‘Sintaxa: AVERAGE(aumber! number! number, number 2— sunt unde valorile care vori fi incluse in caleul x ‘Sintaxa: COUNT (value valuel, value2 ~ contin s Exemplu: x A,value2,....) unde sau refera toate tipurile de date 10 20 15.10.2006 27 Tat [TRUE Exempt: A aD Teo =i@l>”, al) 2 20 >3 | 15.10.2006 4 [27 12 3 18 6 [ext 7 | TRUE FALSE AVERAGE(AI:A2) ~ returneaza 15 .VERAGE(A1:A2,A3)~ returneaza 15 VERAGE(AI,A2:A4) ~ returneaza 18 =AVERAGE(AL:AS) ~ returneaza 18.2 Functia COUNT ~ afiseaza cate din argumentele sale sunt celule care contin numere =COUNT(AL:A7) ~ returneaza 3 =COUNT(AI:A7,2)-rerurneaza 4 Functia COUNTBLANK — numara celulele goale dintr-o zona de celule ‘Sintaxa: COUNTBLANK (range) unde range ~ este zona de celule OUNTBLANK(AL:A7) ~ returneaza 2 OUNTBLANK(A1:37) — returneaza 5 Functia COUNTIF~ numara intr-o zona de celule, celulele care indeplinesc o anumita conditie ‘Sintaxa: COUNTIF(cange, criteria) unde range — este zona de cel criteria — este 0 conditie ale de selectare (numar, text, expresie) 93,Exemplu; A B 1 {| Produs Cantitate =COUNTIF(A2:A5,”Zahar”) — returneaza 3 (s-au vandut 3 produse 2 [Zaher [2 zabat) 3° | Paine 4 =COUNTIF(B2:B5,">=4") — returneaza 2 (s-au vandut 2 produse in ‘4 Zahar 3 ‘cantitate mai mare egal decat 4) S$" | Zahar 5 Functia LARGE - intoarce a k-a valoare cea mai mare dintr-um set de valori Sintaxa: LARGE(array,k) unde array ~ 0 zona de date numerice pentra care vrem sa aflam a k-a cea mai mare valoare ‘— un numar, reprezinta a cata valoate maxima sa fie rerurnata de functie Exemplu: ARS aT To] 100 x 2 95 3 3 24 4] 14 14 =LARGE(A1:A7,3) ~ al treilea cel mai mare numar din celulele AL-AT 5 16 56 este 14 67458 =LARGE(B1:B7,2) ~ al doilea cel mai mare numar din celulele BI-B7 ao 96 este 100 Functia MAX ~calculeaza valoarea maxima dintr-un sie de mumere ‘Sintaxa: MAX(number1, number?,...) unde numberi, number2 - mamerele pentru care vrem sa aflam valoarea maxima Exemplu: x IE 10 2 [20 ai] 15 427 =MAX(AL:AS) ~ returnenza 27 sos =MAX(AI:A3) — returneaza 20 Functia MIN — calculeaza valoarea minima dintr-un sir de mumere ‘Sintaxa: MIN(aumber1, number?,...) unde mumberl, nunber2 - numerele pentru care vrem sa aflam valoarea minima Exemplu: A Tho 25120 3/15 =MIN(AL:AS) = returneaza 10 4 [27 HIN(A2:A4)— returneaza 15 SaL9 Funetia RANK ~returneaza rangul unui numar intr-o liste de numere Sintaxa: RANK (number,ref,order) unde ‘number mamarul al carui rang vrem sa-Laflam ref—o matrice de numere, valorile nenumerice din lst find ignorate ‘order —1n numar ce specitica: daca este © sou nu introducem, se considera ca lista de numere este sortata descrescator. Daca este orice numar nenul, se considera ca lista este sortala erescatorRN ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Exemphu: z B =RANK(@,AI:A7,0) —returneaza 5 (daca mumercle din AL-AT ar fi T io | 100 soartate descrescator, 8 ar fia 5-a valoare) 2 2 95 =RANK(B,AI:A7,3)— retuneaza 3. (daca numerele din Al-A7 ar fi z z 2 soartate crescator, 8 ar fia 3-a valoare) a i i =RANK(8,A1:B7,0) — returneaza 12 (daca numerele din A1-B7 ar fi 5 16 36 sortate descrescator, 8 ar fia 12-a valoare) 6 |__7[ 458 745 96 Functia SMALL ~intoarce a k-a valoare cea mai mica dintraun set de valori Sintaxa: SMALL(array,k) unde array ~ 0 zona de date numerice pentru care vem sa gflam a k-a cea mai ‘kun noma, reprezinta 2 cata valoare minima sa fie returnata de functie Exemplu: ica valoare x B T 10] 100 Os 2 95 3 8 24 aia 1s o 16 36 6 TL 458. Z 45 96. =SMALT{AI-A7,3) ~ al treilea cel mai mic mumar din celulele A1-A7 este 8 MALL(BI:B7,2)—al doilea cel mai mic numar din celulele BI-B7 este 24 95SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — FUNCTH MATEMATICE A. — Functii pentru calculul sumei si produsului Functia SUM ~ calculeaza suma unor valori numeric Sintaxa: SUM(argumentl, argument2,.... unde ‘argument, argument 2 sunt numerele ce dorim sa le insumam, Aceste argumente pot fi . Constante ~ se introduc in functie direct valorile dorite . Adresele celulelor al caror continut dorim sa le adunam. . Adresa unui vector (pe coloana sau linie) . Adresa unui domeniu de celule Exemplu, A Eee Deseriere T 90 | =SUM(90,-50,60,40) 140 = suma celor 4 numere 2 | 30 | =SUM(AIL:A6) 265 — suma numerelor din cele 6 celule 3 60 | =SUM(ATA3,50) 200 —suma valorilor din Al, A3 si 50 4 40, 5 30, 6 45, ia SUMIF — insumeaza doar celulele care respecta un anumit criteriu precizat Sintaxa: SUMUR(rangescriteria,sum_range) unde ‘range — reprezinta domeniu! de celule in care sunt valorile asupra carora stabilim criteriul criteria —ctiteriu ce indica ce valori dorim sa fie adunate sum_range ~ camp optional. Se aduna doar valorile vectorului sum_range pentru care valorile corespunzatoare din vectorul range verifica eriteriul Exemplu: Intr-o foaie de calcul sunt introduse vanzarile dintr-un magazin in ordinea efectuaril lor (produs si cantitate) x a Produs Cantitate Placa de baza Procesor Placa video Placa de baza Placa video ‘Mouse Procesor Placa video elelSiolelslalele| alol-lelefe/s|o| Dorim sa calculam camtitatea totala de procesoare vandute UMIF(A2:A9,"procesor”,B2:B9) ~ returneaza 5 Funetia PRODUCT —calculeaza produsul argumentelor sale ‘Sintaxa: PRODUCT (number number?,...) unde number1, number 2 reprezinta numerele pe care dorim sa le inmaltim Exempla 96iy ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv i oa i 4 PRODUCT(AT:Ad) - returneaza 120 (5*3"2"4) PRODUCT(AI:A3,5) ~ returneaza 150 SUM(PRODUCT(AI,A2),PRODUCT(A4,A4)) — retumneaza 23 (5*3+2%4) Functia SUMPRODUCT ~ inmulteste componentele corespondente din matricile date si afiseaza suma produselor Sintaxa: SUMPRODUCT (array L,array2y-0ue) nde arrayl, array 2... sunt mattici (intre 2 si 30 argumente) ale caror componente vreti sa le inmultti si apoi sa adunati produscle Obs. Daca array! array? sunt matriei unidimensionale (vector), atunci se efectueaza produsul scalar. Matrcile trebuie sa aiba aceasi dimensiune, altfel functia returneaza eroarea #VALUE Exemplu: ae ea ae ia] 4 T 4 1 215 2 3 2 37 2 7 3 =SUMPRODUCT(ATIBS,CI:D3) = afiseaza 91 (adica 4¥4+1*145#342°2+7°7423) aw B E T | Produs Cantitate_| Pret 2 | Calea 10 30000) 3. [Suc S| 40000, 4 [Paine 20 4000 5 | Zaher 15 28000 6 | Faina 18 16000 7 [TOTAL In celula C7 vrem sa caleulam totalul cheltuielilor pentru cele S produse SUMPRODUCT(B2:B6,C2:C6) ~ returneaza 1288000 B. —_Functii pentru rotunjirea numerelor Funetia INT —returneaza partea intreaga a unui numar (un intreg mai mie sau egal cu numarul argumentulu) ‘Sintaxa: INT(aumber) unde umber — este un mumnar Exemph: x I Pret 2 1234.26176 3 | 2313.3123 =INT(A2)~ returneaza 1234 =INT(A3) ~ returneaza 2313 =INT(-123.45) —retumeaza ~ 124 97ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv Functia ROUND — rotunjeste un numar la un numar specificat de zecimale, Rotunjeste prin eliminare sau adaugare, in funetie de caz. Sintaxa: ROUND(number,num_digits) unde ‘umber ~ namarul pe care vrem sacl rotunjim ‘num_digits — mamarul de zecimale pe care vrem sa- aiba numarul Exemplu: x T Prot 25 [123426176 3] 2313.3123 OUND(A2,2) = returneaza 1234.26 OUND(A2,1) ~returneaza 1234.3 OUND(A3,0) ~ returneaza 2313 =ROUND(A3,-1) - returneaza 2310 Obs: Daca num_digits este mai mic decat 0, atunci numarul este rotunjit spre stanga separatorului zecimal Functia ROUNDDOWN- fotunjeste inferior un numar (spre 0). Asemanatoare cu functia ROUND numai ca rotunjeste doar prin efiminare Sintaxa: ROUNDDOWN(aumber,num_digits) unde number — este numarul pe cate vrem sa-l rotunjim rmum_digits — numarul de zecimale pe care sa-I aiba numarul Exemplu: OUNDDOWN(A2,2) ~ returneaza 1234.26 OUNDDOWN(A2,1) ~returneaza 1234.2 =ROUNDDOWN(A3,0) — returneaza 2313, =ROUNDDOWN(A3,-1) ~ returneaza 2310 Functia ROUNDUP — rotunjeste superior un numer. Asemanatoare cu functia ROUND numai ca rotunjeste doar prin adaugare Sintaxa: ROUNDUP(number,num_digits) unde umber ~ este mumarul pe cate vrem sa-1 rotunjim ‘nun_digits — numarul de zecimale pe care sa aiba numarul Exemplu SOUNDUP(A2,2) ~ returneaza 1234.27 SOUNDUP(A2,1) ~returneaza 1234.3, OUNDUP(A3,0) ~ returneaza 2314 OUNDUP(A3,-1) — returneaza 2320 Functia TRUNC ~ elimina partea zecimala dintr-un numar fara a rotunji ‘Sintaxa: TRUNC(number) unde ‘umber este numarul pe care vrem sa-] truncam Exemplu: 98R ay SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — Info Serv =TRUNC(A2,2) ~ returneaza 1234.26 =ROUNDUP(A2,1) ~returneaza 1234.2 =ROUNDUP(A3,0) ~ returneaza 2313 OUNDUP(A3,-1) ~ returneaza 2310 C. Alte functii pentru cateule Funetia ABS ~ celculeaza modulul unui numar ‘Sintaxa: ABS(oumber) unde number ~ este numarul pentru care vremn sa aflam modulul Exemplu: -ABS(3) ~ retumneaza 3 =ABS(-3)— retumeaza 3 Functia MOD ~ intoarce restul impartitii unui numar la un alt numer Sintaxa: MOD(number,divisor) unde ‘number ~ este numarul pe care il impartim. divisor — este numarul la care impartim valoarea number (divizorul) Exempla (OD(5,2) —returneaza | (restul impartiri lui 5 Ie 2) =MOD(-5,2) ~ returneaza 1 1OD(5,-2) — returneaza -1 Functia POWER — intoarce rezultatul unui numar ridieat ta o putere Sintaxa: POWER(number,power) unde number ~ este numarul baza power ~ este exponentul bazei Exempla =POWER(5,2) — returneaza 25 =POWER(S,-2) — returneaza 0.04 Furctia SQRT —intoarce radacina patrata a unui numar Sintaxa: SQRT(number) unde number ~ numaral pt care vrem sa aflam radacina patrata Exemplu ;QRT(9) — returneaza 3 =SQRI(8) returneaza #NUM 99SECRETARIAT COMPUTERIZAT RAM - Suport de curs — FUNCTIL LOGICE Funetia AND — verifica un numar de conditi si retummeaza TRUE daca toate conditile sunt adevarate, respective FALSE daca cel putin una dintre conditii este false Sintaxa: AND(conditie1,conditie2,...) unde conditiel, conditie? ~ sunt conditile pe care le vreificam Exemplu: x B c T [Data facturarii__ | Data scadenta [Data plat 2 | 20.10.2006 15.11.2006 8.11.2006 3__[ 20.09.2006 15.10.2006 8.11.2006 \Vrem sa verificam daca plata a fost facuta la timp =AND(C2>A2,C2A3,C3A2,C2A3,C3=100,A1<200),A1*4,")&IF(AND(A1>=200,A 1<300),A13,"")&IF(AND(AL >=300,A1<400),A1*2,")IF(A1>=400,A1"1,") - returneaza 500 Functile verifica: = daca valoarea din Al este mai mica decat 100, vrem sa inmultim valoarea cu 5, altfel, ~ daca valoarea este intre 100 si 200, vrem sa inmultim valoarea cu 4, altfel ~ daca valoarca este intre 200 si 300, vrem sa inmultim valoarea cu 3 100SECRETARIAT COMPUTERIZAT R A M - Suport de curs — ~ daca valoarea este intre 300 si 400 vrem sa inmultim valoarea cu 2, altfel - vrem sa inmultim valoarea cu | Funetia OR verifica un numar de conditii si retumneaza TRUE daca cel putin 0 conditie este adevarata, respective FALSE daca toate conditile sunt false Sintaxa: OR(conditie1,conditic2,...) unde conditie}, conditie2 - sunt conditiile pe care le vreificam Exemplu: a B c 1 | Data fucturarii | Data scadenta | Data pla 2 | 20.10.2006 15.11.2006 811.2006 3__[ 20.09.2006 15.10.2006 811.2006 \Vrem sa verificam daca plata a fost facuta Ta timp -AND(C2>A2,C2A3,C3

You might also like

• The Subtle Art of Not Giving a F*ck: A Counterintuitive Approach to Living a Good Life

  

  From Everand

  The Subtle Art of Not Giving a F*ck: A Counterintuitive Approach to Living a Good Life

  Mark Manson

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (5808)
• The Gifts of Imperfection: Let Go of Who You Think You're Supposed to Be and Embrace Who You Are

  

  From Everand

  The Gifts of Imperfection: Let Go of Who You Think You're Supposed to Be and Embrace Who You Are

  Brene Brown

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (1092)
• Never Split the Difference: Negotiating As If Your Life Depended On It

  

  From Everand

  Never Split the Difference: Negotiating As If Your Life Depended On It

  Chris Voss

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (843)
• • Magazines
  • Podcasts
  • Sheet music
• Principles: Life and Work

  

  From Everand

  Principles: Life and Work

  Ray Dalio

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (608)
• The Glass Castle: A Memoir

  

  From Everand

  The Glass Castle: A Memoir

  Jeannette Walls

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (1716)
• Grit: The Power of Passion and Perseverance

  

  From Everand

  Grit: The Power of Passion and Perseverance

  Angela Duckworth

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (590)
• Sing, Unburied, Sing: A Novel

  

  From Everand

  Sing, Unburied, Sing: A Novel

  Jesmyn Ward

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (1104)
• Hidden Figures: The American Dream and the Untold Story of the Black Women Mathematicians Who Helped Win the Space Race

  

  From Everand

  Hidden Figures: The American Dream and the Untold Story of the Black Women Mathematicians Who Helped Win the Space Race

  Margot Lee Shetterly

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (897)
• Shoe Dog: A Memoir by the Creator of Nike

  

  From Everand

  Shoe Dog: A Memoir by the Creator of Nike

  Phil Knight

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (540)
• The Perks of Being a Wallflower

  

  From Everand

  The Perks of Being a Wallflower

  Stephen Chbosky

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (2104)
• The Hard Thing About Hard Things: Building a Business When There Are No Easy Answers

  

  From Everand

  The Hard Thing About Hard Things: Building a Business When There Are No Easy Answers

  Ben Horowitz

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (346)
• Bad Feminist: Essays

  

  From Everand

  Bad Feminist: Essays

  Roxane Gay

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (1018)
• Elon Musk: Tesla, SpaceX, and the Quest for a Fantastic Future

  

  From Everand

  Elon Musk: Tesla, SpaceX, and the Quest for a Fantastic Future

  Ashlee Vance

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (474)
• Her Body and Other Parties: Stories

  

  From Everand

  Her Body and Other Parties: Stories

  Carmen Maria Machado

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (821)
• The Outsider: A Novel

  

  From Everand

  The Outsider: A Novel

  Stephen King

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (1850)
• The Emperor of All Maladies: A Biography of Cancer

  

  From Everand

  The Emperor of All Maladies: A Biography of Cancer

  Siddhartha Mukherjee

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (271)
• The Sympathizer: A Novel (Pulitzer Prize for Fiction)

  

  From Everand

  The Sympathizer: A Novel (Pulitzer Prize for Fiction)

  Viet Thanh Nguyen

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (122)
• Angela's Ashes: A Memoir

  

  From Everand

  Angela's Ashes: A Memoir

  Frank McCourt

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (441)
• Brooklyn: A Novel

  

  From Everand

  Brooklyn: A Novel

  Colm Toibin

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (1946)
• The Little Book of Hygge: Danish Secrets to Happy Living

  

  From Everand

  The Little Book of Hygge: Danish Secrets to Happy Living

  Meik Wiking

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (401)
• The World Is Flat 3.0: A Brief History of the Twenty-first Century

  

  From Everand

  The World Is Flat 3.0: A Brief History of the Twenty-first Century

  Thomas L. Friedman

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (2259)
• A Man Called Ove: A Novel

  

  From Everand

  A Man Called Ove: A Novel

  Fredrik Backman

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (4610)
• The Art of Racing in the Rain: A Novel

  

  From Everand

  The Art of Racing in the Rain: A Novel

  Garth Stein

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (4203)
• A Tree Grows in Brooklyn

  

  From Everand

  A Tree Grows in Brooklyn

  Betty Smith

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (1929)
• Steve Jobs

  

  From Everand

  Steve Jobs

  Walter Isaacson

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (806)
• The Yellow House: A Memoir (2019 National Book Award Winner)

  

  From Everand

  The Yellow House: A Memoir (2019 National Book Award Winner)

  Sarah M. Broom

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (98)
• Devil in the Grove: Thurgood Marshall, the Groveland Boys, and the Dawn of a New America

  

  From Everand

  Devil in the Grove: Thurgood Marshall, the Groveland Boys, and the Dawn of a New America

  Gilbert King

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (266)
• The Woman in Cabin 10

  

  From Everand

  The Woman in Cabin 10

  Ruth Ware

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (2521)
• Yes Please

  

  From Everand

  Yes Please

  Amy Poehler

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (1898)
• A Heartbreaking Work Of Staggering Genius: A Memoir Based on a True Story

  

  From Everand

  A Heartbreaking Work Of Staggering Genius: A Memoir Based on a True Story

  Dave Eggers

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (231)
• Team of Rivals: The Political Genius of Abraham Lincoln

  

  From Everand

  Team of Rivals: The Political Genius of Abraham Lincoln

  Doris Kearns Goodwin

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (234)
• Fear: Trump in the White House

  

  From Everand

  Fear: Trump in the White House

  Bob Woodward

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (738)
• Wolf Hall: A Novel

  

  From Everand

  Wolf Hall: A Novel

  Hilary Mantel

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (3811)
• John Adams

  

  From Everand

  John Adams

  David McCullough

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (2409)
• On Fire: The (Burning) Case for a Green New Deal

  

  From Everand

  On Fire: The (Burning) Case for a Green New Deal

  Naomi Klein

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (74)
• The Light Between Oceans: A Novel

  

  From Everand

  The Light Between Oceans: A Novel

  M.L. Stedman

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (789)
• The Unwinding: An Inner History of the New America

  

  From Everand

  The Unwinding: An Inner History of the New America

  George Packer

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (45)
• Manhattan Beach: A Novel

  

  From Everand

  Manhattan Beach: A Novel

  Jennifer Egan

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (792)
• The Constant Gardener: A Novel

  

  From Everand

  The Constant Gardener: A Novel

  John le Carré

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (104)
• Cap 11 Grafic Boxplot

  

  Document4 pages

  Cap 11 Grafic Boxplot

  Alin Iustinian Toderita

  100% (1)
• Rise of ISIS: A Threat We Can't Ignore

  

  From Everand

  Rise of ISIS: A Threat We Can't Ignore

  Jay Sekulow

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (137)
• Little Women

  

  From Everand

  Little Women

  Louisa May Alcott

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (104)
• InsuranceEthicsandResponsibilities PDF

  

  Document41 pages

  InsuranceEthicsandResponsibilities PDF

  Alin Iustinian Toderita

  No ratings yet
• D&O - Chubb D&O Loss Prevention

  

  Document35 pages

  D&O - Chubb D&O Loss Prevention

  Alin Iustinian Toderita

  No ratings yet
• Ghid MRU Pentru Intreprinzatori PDF

  

  Document154 pages

  Ghid MRU Pentru Intreprinzatori PDF

  Alin Iustinian Toderita

  100% (1)
• Cap 2. Proiectarea Si Reproiectarea Posturilor

  

  Document45 pages

  Cap 2. Proiectarea Si Reproiectarea Posturilor

  Alin Iustinian Toderita

  No ratings yet
• 3 Id Us 03 Reproiectarea Posturilor

  

  Document10 pages

  3 Id Us 03 Reproiectarea Posturilor

  Alin Iustinian Toderita

  No ratings yet
• Cap 55 Analiza Functiei Discriminant

  

  Document18 pages

  Cap 55 Analiza Functiei Discriminant

  Alin Iustinian Toderita

  No ratings yet
• Talent, Pasiune, Vocatie Partea I

  

  Document54 pages

  Talent, Pasiune, Vocatie Partea I

  Alin Iustinian Toderita

  No ratings yet
• Standard Ocupational - Formator

  

  Document97 pages

  Standard Ocupational - Formator

  Alin Iustinian Toderita

  No ratings yet