Instructie Regeldit.

nl Legal Office

versie 1.1 | juni 2010

Regeldit.nl Legal BV | Amsterdam

Welkom!

Leuk dat je meedoet met Regeldit.nl Legal Office! Samen met jou zetten we online juridische
dienstverlening op de kaart in Nederland. In deze instructie vind je uitleg over de werkwijze in de
online werkomgeving van Regeldit.nl. In een paar simpele stappen kun je lezen hoe je aan zaken
en opdrachten van Regeldit.nl kunt werken. Regeldit.nl maakt gebruik van cloud-technologie van
Google. Werken in een cloud betekent dat je hele werkproces online plaatsvindt; dat je geen
bestanden downloadt op je schijf en ze daar met je eigen software bewerkt. Alle werkzaamheden
voor Regeldit.nl doe je in je browser. In deze instructie vind je alle tips en trucs om snel en
efficient in de Regeldit.nl cloud te werken aan je zaken. Lees het aandachtig door. Heb je nog
vragen? Bel ons dan even op 020-5700165 of stuur een mail naar charlotte@regeldit.nl. Veel
succes met online juridische dienstverlening bij Regeldit.nl!

Systeemvereisten

Voor het werken met het Regeldit.nl juristenportal heb je een PC of laptop nodig met Windows XP,
Windows Vista, Windows 7 of een iMac/MacBook met Mac OS. In principe kun je werken met alle
moderne browsers (Internet Explorer 7 of hoger, Mozilla Firefox 3, Mac Safari of Google Chrome).
We raden Google Chrome aan omdat het specifiek gemaakt is voor toepassingen van Google. Je
kunt het downloaden op www.google.nl/chrome.

Je Regeldit.nl account en mailbox

Nadat je de Legal Office inschrijvingsformulier hebt ingevuld ontvang je een brief met je contract
en per mail de toegangsgegevens tot je account op Regeldit.nl. Met je gebruikersnaam (zonder
@regeldit.nl) en tijdelijk wachtwoord kun je voor het eerst inloggen op Regeldit.nl. Je ontvangt de
accountgegevens in de mail van afb. 1. Met je loginnaam en tijdelijk wachtwoord heb je nu
toegang tot je Regeldit.nl mailbox en werkomgeving. Je Regeldit.nl mailbox is het centrale
communicatiepunt tussen jou en Regeldit.nl. Hier ontvang je voortaan alle communicatie over
dossiers en werkzaamheden van Regeldit.nl Legal Office. Naast je mailbox kun je met je
accountgegevens ook inloggen op de Regeldit.nl werkomgeving. Verderop in deze instructie kun je
lezen hoe de werkomgeving in elkaar zit. Inloggen met je accountgegevens op de Regeldit.nl
mailbox en werkomgeving kan op de volgende adressen:

Regeldit.nl mailbox: http://mail.regeldit.nl

Regeldit.nl werkomgeving http://docs.regeldit.nl
 Afb. 1. Mail met je Regeldit.nl inloggegevens

Om voor het eerst in te loggen op je Regeldit.nl mailbox ga je naar http://mail.regeldit.nl. Hier

zie je het volgende scherm (afb. 2):

Afb. 2. Inlogscherm mailbox Regeldit.nl

Wanneer je je gebruikersnaam en tijdelijk wachtwoord invoert die je in de e-mail van afb. 1 hebt
ontvangen, word je verzocht om een nieuw wachtwoord te kiezen (afb. 3):
 Afb. 3. Nieuw wachtwoord voor je Regeldit.nl kiezen en bevestigen

Klaar! Je Regeldit.nl mailbox is klaar voor gebruik. Voortaan ontvang je hier alle correspondentie
over je dossiers en werkzaamheden bij Regeldit.nl Legal Office (afb. 4):

Afb. 4. Je Regeldit.nl mailbox

Je Regeldit.nl werkomgeving
Naast je Regeldit.nl mailbox geeft je Regeldit.nl account je ook toegang tot de Regeldit.nl
werkomgeving. Daar vind je alle bestanden van de dossiers waar je als Legal Officer aan werkt en
alle toepassingen die je nodig hebt om aan de zaken te werken. Ga naar
http://docs.regeldit.nl en log in met je accountgegevens (afb. 5):
 Afb. 5. Inlogscherm werkomgeving Regeldit.nl

Wanneer je inlogt met je accountgegevens van Regeldit.nl, zie je een overzicht van de dossiers die
je als Legal Officer bewerkt. In het menu links onder "Mappen die met mij gedeeld zijn" vind je de
mappen van de verschillende dossiers waar je toegang tot hebt. Binnen elke map vind je de
bestanden die bij deze map horen. Dit zijn PDF, Word of Excel bestanden. De PDF bestanden
worden in een nieuwe tab geopend met een leesprogramma, de Word en Excel bestanden in een
nieuwe tab met een bewerkingsprogramma. Dit bewerkingsprogramma heeft de look-and-feel van
Microsoft Office waar je ongetwijfeld vertrouwd mee bent. Alle onnodige functies van Microsoft
Office zijn hier weggehaald zodat een snel een efficient programma overblijft dat je in je browser
kunt gebruiken. Hier zie je hoe het bestandsbeheer van de werkomgeving eruit ziet (afb. 6) en hoe
het bewerken van een Word document in zijn werk gaat (afb. 7):

Afb. 6. Dossier zaak in werkomgeving Regeldit.nl

 Afb. 7. Bewerking tekstdocument in werkomgeving Regeldit.nl

Belangrijk: do's en don'ts werkomgeving Regeldit.nl

• Gebruik voor het aanmaken van een nieuw document de knop "Nieuwe maken" linksboven
in het bestandsbeheer (dossier), zie afbeelding 6.
• Wanneer je een nieuw document hebt aangemaakt, ga naar "Alle bestanden" of "All items"
in het linkermenu van het bestandsbeheer (afb. 6), en sleep het nieuw aangemaakte
bestand naar de juiste werkmap in het linkermenu, onder "Mappen die met mij worden
gedeeld" of "Folders shared with me". Hiervoor moet je het menu eerst volledig uitklappen.
De map waar je het nieuwe document naartoe sleept begint altijd met de naam van de
zaak en eindigt altijd met het woord "werkmap".
• Verwijder nooit documenten en leeg nooit de prullenbak. Regeldit.nl kan alle informatie in
de werkomgeving herstellen, maar dit kan wel vertraging en misverstanden veroorzaken.
• Wist je dat je vanuit de mailbox ook gelijk in de werkomgeving kunt komen en vice-versa?
Kijk naar de verwijzingen links bovenaan je mailbox en werkomgeving.
• Vanuit je mailbox kun je ook chatten met de Juridisch Manager, andere mensen van
Regeldit.nl en zelfs andere Legal Officers! Klik links in de mailbox op een naam en stuur
een chatbericht!
• Kom je niet uit met een functie of toepassing in de werkomgeving? Kijk dan eerst in de
Help, de meeste vragen zijn daar beantwoord.
• Mocht je echt niet uitkomen met een bepaalde functie in de werkomgeving of mocht iets
niet naar behoren werken: bel ons meteen op 020-5700165 of 06-16672775.
• Stuur de Juridisch Manager altijd een mailtje (charlotte@regeldit.nl) of smsje
(06-16672775) zodra je een bewerking hebt afgerond.
• Houd het informatieformulier van de zaak waar je mee bezig bent altijd goed bij. Zo weet
je altijd hoe het staat met de zaak en waar de andere Legal Officers mee bezig zijn!

De uitbesteding van dossiers aan Regeldit.nl Legal Office

Je hebt je ingeschreven voor het Legal Office; wat nu? In je inschrijvingsformulier heb je
aangegeven welke rechtsgebieden tot je specialisme behoren en op welke tijden je voor juridische
werkzaamheden beschikbaar bent. Aan de hand van deze informatie en de vragen en wensen van
de klanten van Regeldit.nl neemt de Juridisch Manager contact met je op. Als je het aanbod om
een zaak te doen aanvaardt, ontvang je hiervan een schriftelijke bevestiging van de Juridisch
Manager in je Regeldit.nl mailbox. Wanneer je vervolgens in je werkomgeving inlogt, zie je onder
je dossiers het betreffende dossier. Je kunt dit dossier nu openen en de bestanden lezen en
bewerken. De workflow van een dossier wordt bij Regeldit.nl bijgehouden in een
informatieformulier. In het kopje hieronder kun je lezen hoe het informatieformulier in elkaar zit.
Bij de bewerking van een dossier onderscheidt Regeldit.nl verschillende fases, die wij
"bewerkingen" noemen. Als Legal Officer ontvang je meestal per bewerking een opdracht van de
Juridisch Manager, die in het informatieformulier gedocumenteerd staat. Ook je uren kun je het
beste per bewerking bijhouden en indienen in het urenregistartiesysteem van Regeldit.nl. De
urenregistratie wordt hieronder verder uitgelegd.

Het informatieformulier

Voor ieder klantendossier van Regeldit.nl beheert de Juridisch Manager een informatieformulier. Dit
informatieformulier vind je in het dossier, de naam van het bestand begint altijd met het woord
"Informatieformulier". In het informatieformulier staan alle feiten en rechtsvragen van het dossier,
een samenvatting van de intake en een uiteenzetting van juridische deliverables afhankelijk van de
haalbaarheid en wensen van de klant. In het informatieformulier zijn er twee kleuren velden: rood
en geel. De rode velden zijn aangemaakt en bewerkt door de Juridisch Manager. Deze velden kun
je niet aanpassen. De gele velden worden bewerkt en beheerd door de Juridisch Manager en de
Legal Officers. Hier kun je bevindingen en bewerkingen in het dossier noteren. Het
informatieformulier is een spreadsheet met tabbladen. De links om van tabblad in het formulier te
wisselen vind je onderaan het scherm, zie afb. 8:

Afb. 8. Informatieformulier met tabbladen, zie knoppen onderaan scherm

Het tabblad Status en het tabblad Intake worden door de Juridisch Manager ingevuld. In het
tabblad Intake staan alle belangrijke gegevens over de zaak; de feiten, de rechtsoverwegingen, de
klantwensen (deliverables) en de aanvullingen die de Juridisch Manager tijdens de loop van de
zaak toevoegt (afb. 9):
 Afb. 9. Tabblad Intake in Informatieformulier

Het is belangrijk om tijdens het werken aan een dossier het tabblad Intake steeds bij te houden en
te checken op wijzigingen en aanvullingen. Als de Juridisch Manager jou benadert met het voorstel
om aan een zaak te werken en je gaat als Legal Officer akkoord, dan komt er in de eerste
beschikbare bewerking van het informatieformulier een beschrijving van de verwachte
werkzaamheden. Afhankelijk van de beschrijving die de Juridisch Manager in de bewerking voor je
noteert kun je aan de slag. Je bevindingen kun je op een apart veld in de bewerking noteren. Het is
belangrijk om in het tabblad Bewerking zo kort en bondig mogelijk te zijn: vat alleen de kern van
je werkzaamheden en bevindingen samen. Zorg ervoor dat je in het dossier een notitie aanmaakt
waarin je de uitgebreide juridische achtergronden schetst en gebruik het informatieformulier alleen
voor een rapportage van je werkzaamheden (afb. 10). In iedere bewerking zie je ook een
donkerroze veld. Hier noteer je de namen van de documenten met je notities, die je in de werkmap
hebt gebruikt of aangemaakt.
 Afb. 10. Tabblad Bewerking in Informatieformulier

Een zaak kan veel bewerkingen hebben; de meeste dossiers van Regeldit.nl worden door twee of
meer Legal Officers bewerkt. Iedere Legal Officer doet steeds een of meerdere bewerkingen. De
Juridisch Manager houdt je middels e-mail naar je Regeldit.nl inbox en het tabblad Intake van het
informatieformulier op de hoogte van de stand van zaken van het dossier.

Urenregistratie
Wanneer je na overleg een dossier van Regeldit.nl voor bewerking aanneemt, ontvang je van de
Juridisch Manager per e-mail in je Regeldit.nl mailbox een link naar het formulier voor de
urenregistratie van je werkzaamheden. Met het urenregistratiesysteem blijft Regeldit.nl op de
hoogte van de uren die je op het dossier schrijft, waarmee de uitbetaling van je werkzaamheden
vlot kan geschieden. Wanneer je op de link klikt zie je in een nieuwe browservenster het volgende
formulier (afb. 11):

Afb. 11. Urenformulier bewerking dossier

Het urenformulier dien je na iedere afgeronde bewerking in het informatieformulier in te vullen. Je
kunt de link net zo vaak oproepen als nodig is. Iedere keer wanneer je het formulier verzendt
wordt de informatie in het urenregistratiesysteem bijgewerkt. Op het formulier kies je het nummer
van de bewerking die je hebt afgerond, en vul je met de keuzeknoppen de uren en minuten die je
op deze bewerking hebt geschreven. Er is ook ruimte voor opmerkingen in het urenformulier.
Wanneer je de geschreven tijd op de bewerking hebt ingevuld, verzend je het formulier. De
urenregistratie is nu bijgewerkt! Als je per abuis een verkeerde opgave van je uren instuurt, neem
dan gelijk contact op met de Juridisch Manager. Wij zorgen er dan gelijk voor dat de fout hersteld
wordt.

Als je bij het invullen van je inschrijving voor het Legal Office hebt aangegeven dat je beschikt over
een VAR verklaring of een rechtsvorm (en deze bij je inschrijving hebt opgegeven), moet je ons
maandelijks een factuur sturen met je gewerkte uren en het toepasselijke tarief. Wanneer de
uren in je factuur niet overeen komen met de geregistreerde uren in het urenformulier,
of wanneer je geen factuur met je uren aan Regeldit.nl stuurt, kunnen we helaas niet tot
uitbetaling overgaan.

Heb je nog vragen?

Bedankt dat je de tijd hebt genomen om deze instructie voor het Regeldit.nl Legal Office door te
nemen. Wij kunnen ons voorstellen dat je nog vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot de
workflow en proces van online juridische dienstverlening via het Regeldit.nl portal. Je kunt ons
uiteraard te alle tijde bereiken via e-mail en telefoon. De Juridisch Manager van Regeldit.nl,
Charlotte, staat voor al je vragen en opmerkingen klaar. Mail naar charlotte@regeldit.nl of bel
020-5700165 of 06-16672775. En vergeet niet, je kunt vanuit je Regeldit.nl mailbox ook
chatten met Charlotte en de andere mensen van Regeldit.nl! Veel plezier en succes in de online
werkomgeving van Regeldit.nl!