Integra 7

INSTRUKCJA INWENTARYZACJI
ver. 2.7.1 / 16-12-2011

Instrukcj w wersji papierowej mona uzyska bezpatnie w naszej firmie pod numerem telefonu 94 348 80 01
75-727 Koszalin , ul. Orla 4a , tel.: 094 348 80 00, fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 2

INSTRUKCJA INWENTARYZACJI WSTP

Inwentaryzacj nazywamy czynnoci zmierzajce do sporzdzenia szczegowego spisu z natury stanw magazynowych
towaru na okrelony dzie. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomoc spisu faktycznego stanu wszystkich towarw,
oraz zweryfikowaniu rnic pomidzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem
wynikajcym z ewidencji przychodw i rozchodw towarw prowadzonej w programie.
Rnice te mog wynika z rnych powodw, m.in.: upywu daty wanoci towaru (np. rodki chemiczne, elementy
gumowe, itp.), bdw popenianych podczas przyjmowania i wydawania towarw z magazynu (pomyki liczbowe w
zapisach dokumentw PZ, PW, WZ, RW, MM, itp.), kradziee, naduycia, itp.
Gwnym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarw w magazynie.
Zalecane jest przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z zaczonym harmonogramem (Zacznik nr. 1).
Czynnoci zwizane z inwentaryzacj obejmuj m.in.:
1. Utworzenie Arkusza spisu (AS) z natury zawierajcego list towarw, ktre powinny znajdowa si w magazynie.
Zazwyczaj przygotowuje si jeden arkusz obejmujcy wszystkie towary.
Mona take, w przypadku inwentaryzacji czciowej, przygotowa arkusz, ktry bdzie zawiera towary wg
okrelonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Rega 1 Pka 2; Rega 2 Pka 3, itp.).
Jeli towar w magazynie nie jest pogrupowany wg rodzaju asortymentu zaleca si automatyczny podzia towaru w
magazynie na grupy asortymentowe za pomoc funkcji Grupowa zmiana parametrw towarw. Taka operacja nie
powinna zaj duo czasu, a moe uatwi przeprowadzenie inwentaryzacji. Weryfikacja podziau towaru na grupy
asortymentowe moe by wykonana za pomoc dynamicznych raportw magazynowych.
Przed inwentaryzacj zalecane jest wydrukowanie etykiet z kodami kreskowymi dla towarw, ktre nie posiadaj
kodw kreskowych. Znacznie uatwi to wykonanie inwentaryzacji przy uyciu czytnika kodw lub kolektora danych.
Etykiety mona drukowa za pomoc funkcji Drukuj etykiety towarowe dostpnej z poziomu kartoteki towarw.
Dla towarw ktre nie posiadaj kodw EAN mona wygenerowa wirtualne kody na podstawie indeksu towaru.
2. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI) sucych do okrelenia (spisania) faktycznej iloci towarw
znajdujcych si w magazynie. Mona przygotowa jeden arkusz obejmujcy wszystkie towary lub wiele arkuszy z
podziaem towarw na grupy towarowe lub lokalizacje. Taki podzia umoliwi przeprowadzenie inwentaryzacji przez
wielu pracownikw jednoczenie (okrelone grupy pracownikw uzupeniaj jednoczenie rne arkusze AI) lub
inwentaryzacji etapowej bez koniecznoci blokowania sprzeday caego asortymentu znajdujcego si w magazynie.
3. Spis rzeczywistych stanw towaru, ktre aktualnie znajduj si w magazynie. W programie s dostpne cztery
metody spisywania stanw magazynowych:
a) za pomoc papierowych arkuszy AI,
b) z wykorzystaniem czytnikw kodw kreskowych,
c) przy pomocy bezprzewodowych kolektorw danych,
d) za pomoc etykiet inwentaryzacyjnych.
4. Weryfikacja stanw magazynowych towarw zapisanych w programie ze stanem rzeczywistym, poprzez
wprowadzenie spisanych danych o stanie rzeczywistym do arkusza/y inwentaryzacyjnego w programie (dok. AI).
5. Kontrola rnic inwentaryzacyjnych rnica pomidzy stanem spisanym a stanem magazynowym w programie.
6. Zakoczenie procesu inwentaryzacji na Arkuszu spisu z natury oraz automatyczne wystawienie dokumentw RI+
oraz RI obejmujcych ewidencje rnic stanw magazynowych dot. brakw jak i nadmiarw towaru w magazynie.
7. Wydruk zakoczonego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby wykonujce inwentaryzacj.
Uwaga! Modu magazyn zawiera funkcje umoliwiajce przeprowadzanie inwentaryzacji bez koniecznoci przerywania
sprzeday wszystkich towarw moliwe jest stopniowe wyczanie kolejnych spisywanych grup, dziki czemu moliwa
jest w tym czasie sprzeda pozostaego asortymentu.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 3

1. Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS).

Aby utworzy arkusz spisu z natury (AS) wybieramy modu
magazynu, w ktrym bdzie przeprowadzany spis.
Nastpnie z menu Dokumenty->Magazynowe-> Dok.
Inwentaryzacyjne zaznaczamy pozycj AS-Arkusze Spisu z
Natury. W celu utworzenia nowego arkusza AS, w gwnym
obszarze okna naley wybra z menu podrcznego (spod
prawego klawisza myszy) opcj Dodaj.

W polu Opis gwnego okna arkusza spisu

z natury naley wprowadzi informacj
pozwalajc atwo odszuka dok. AS.
W grnej czci arkusza znajduje si pole
Uwagi, w ktre mona wpisywa uwagi
dotyczce danego spisu. Arkusz spisu z
natury zawiera wszystkie aktywne towary,
ktre powinny znajdowa si w wybranym
magazynie. Naley pamita, e na licie
towarw dok. AS domylnie prezentowane
s towary ze stanem wikszym od zera. Stan magazynowy towarw przed spisem jest okrelany na dzie, ktry zosta
wybrany przy tworzeniu arkusza w polu Data spisu Jeli spis ma zosta ustalony na inny dzie, naley zmieni dat
spisu w dokumencie a nastpnie nacisn przycisk Odwie list znajdujcy si w dolnej czci okna. Naley zwrci
uwag na to, e jeli data spisu zostanie
ustalona na dat wstecz wwczas
pocztkowy
stan
magazynu
bdzie
odpowiada tej dacie i nie bdzie
uwzgldnia dostaw i wyda towarw od tej
daty do dnia dzisiejszego (daty tworzenia
dokumentu AS). W takim przypadku w iloci
ze spisu naley uwzgldni wszelkie
rozchody i dostawy wykonane po wybranej
dacie. Kolejn sytuacj na ktr warto
zwrci uwag jest sytuacja kiedy
planujemy zakoczy inwentaryzacj np. w
poowie dnia a nastpnie kontynuowa
sprzeda. W takim przypadku warto
dokumentw magazynowych wystawionych

tego dnia bdzie zaburzaa warto magazynu na dzie zakoczenia

inwentaryzacji warto ta jest przekazywana do urzdu
skarbowego. Zaleca si aby w takich sytuacjach ustawi dat
inwentaryzacji na dzie poprzedni (warto magazynu na koniec dnia
poprzedniego bdzie zgodna z wartoci magazynu na pocztku
dnia nastpnego).
Aby przeprowadzi spis towarw znajdujcych si w dok. AS,
tworzymy Arkusze inwentaryzacyjne (AI).
75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 4

Z dokumentw AI drukowane s arkusze, na ktrych pracownicy nanosz faktyczny stan magazynowy towarw, a
nastpnie wprowadzaj je w programie do dokumentu AI . W systemie dostpne s rne szablony wydrukw AI rnice
si od siebie wielkoci czcionki i iloci pozycji towarowych na wydruku.
Dokumenty AS powinny by tworzone przez osoby posiadajce duy zakres uprawnie np. waciciel firmy, kierownik
magazynu itp.. Dostp do Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI) powinni mie pracownicy o mniejszych uprawnieniach np.
pracownicy sklepw, dziaw czci, osoby obsugujce magazyn.

2. Tworzenie Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI).

Arkusz AI tworzymy za pomoc przycisku Utwrz arkusz AI (dostpny w dolnej czci okna Arkusza spisu na zakadce
podstawowe). Mona take utworzy arkusz AI nie powizany z dok. AS (z poziomu listy dok. AI), a nastpnie doczy
go do dok. AS za pomoc przycisku Docz z poziomu zakadki Inne w sekcji Doczone dokumenty.

2.1. Wprowadzenie towarw do arkusza inwentaryzacyjnego.

Tworzc Arkusz Inwentaryzacyjny AI moemy ustali, jakie towary maj znale si na tym arkuszu. Istnieje moliwo
utworzenia wielu arkuszy AI zawierajcych towary wg okrelonych grup (np.: Filtry oleju, wiece zaponowe) lub wg
lokalizacji (np. Rega 1, Rega 2, itp.). Utworzenie arkuszy z podziaem na grupy towarowe lub lokalizacje umoliwi
wykonanie spisu z natury w kilku etapach, nie blokujc sprzeday caego asortymentu. Po wyborze opcji Utwrz arkusz
AI, dostpnej z poziomu dokumentu AS, pojawi si okno wyboru towarw.
Jeli nie wybierzemy konkretnej lokalizacji
lub
grupy/podgrupy,
arkusz
zostanie
utworzony
dla
caego
asortymentu
znajdujcego si na magazynie. Opcja
Inwentaryzacja rczna powinna by
stosowana w przypadku gdy spisujemy stan
rzeczywisty towaru za pomoc papierowych
arkuszy AI oraz metek inwentaryzacyjnych.
W tej opcji wypeniana jest kolumna Ilo ze
spisu (Ilo ze spisu = Ilo przed inwentaryzacj) co zapewnia nam szybsz i sprawniejsz inwentaryzacj, poniewa
przy wpisywaniu stanw rzeczywistych z arkusza papierowego do programu, edytujemy tylko pozycje, dla ktrych stan
magazynowy w programie jest niezgodny z rzeczywist iloci towaru.
Jeli podczas inwentaryzacji stosujemy czytniki kodw kreskowych lub kolektory danych powinna by stosowana opcja
Inwentaryzacja czytnikiem kodw. W tej opcji kolumna Ilo ze spisu nie jest wypeniana poniewa uzupeniamy te
dane na bieco podczas spisywania stanw magazynowych za pomoc czytnika kodw kreskowych.
W opcjach dodatkowych mamy moliwo
wybrania funkcji Uwzgldnij towary ze
stanem zerowym uwzgldniamy wtedy na
arkuszach rwnie te towary, ktrych nie
powinno by na stanie magazynu. W/w
funkcja powinna by stosowana tylko przy
spisie maej liczby towarw np. o duej
wartoci.
Naley pamita, e wczenie tej funkcji
moe spowodowa, e na dokumencie AI
pojawi si nam bardzo dua ilo towarw z
pozycjami, ktre zakupiono i sprzedano tylko jeden raz. np. dla 20 tys. towarw wydruk takiego dok. AI zajmie okoo 700
stron A4.
Uwaga: W przypadku wikszej liczby kartotek towarowych (pow. 1000), nie zaleca si uywania funkcji
Uwzgldnij towary ze stanem zerowym poniewa moe to znacznie wyduy i utrudni inwentaryzacj.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 5

W opcjach dodatkowych jest rwnie dostpna funkcja Nie wywietlaj kolumny ilo pocztkowa na licie towarw dok.
AI, ktra pozwala ukry na licie dokumentu AI kolumn Ilo towarw przed inwentaryzacj (stan magazynowy z
programu). Stosowanie tej funkcji zalecane jest rwnie tylko w przypadku maej iloci pozycji na dok. AI, poniewa
weryfikujc stany magazynowe w dok. AI bdzie wymagana edycja wszystkich pozycji rwnie tych dla ktrych stan
magazynowy na dokumencie AI jest zgodny ze spisem na wydruku.

2.2

Wprowadzenie towarw do arkusza inwentaryzacyjnego.

Jeeli utworzono arkusz AI z bdnie wybranym zakresem grup lub lokalizacji, istnieje moliwo zmiany tego zakresu za
pomoc przycisku Zmie zakres AI.
UWAGA ! Wykonanie tej operacji spowoduje usunicie dotychczas wprowadzonych stanw ze spisu.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 6

2.3 Wprowadzenie stanw magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury.

W zalenoci od wybranej metody przeprowadzenia inwentaryzacji (inwentaryzacja kolektorem danych, czytnikiem kodw
lub inwentaryzacja rczna) naley wybra jedn z opcji przy tworzeniu dok. AI oraz przyj odpowiedni sposb
spisywania stanw magazynowych do arkusza AI.
Rczny spis stanw magazynowych wykorzystujemy w przypadku braku kodw kreskowych EAN na towarach
znajdujcych si w magazynie.
Spis stanw magazynowych przy uyciu czytnika kodw kreskowych - wykorzystujemy w przypadku, gdy na
towarach znajdujcych si w magazynie oraz na kartotekach towarw w programie, s dostpne kody kreskowe
EAN i firma posiada czytnik w/w kodw.
Spis stanw magazynowych za pomoc kolektora danych - wykorzystujemy w przypadku gdy na towarach
znajdujcych si w magazynie oraz na kartotekach towarw w programie , s dostpne kody kreskowe EAN i firma
posiada w/w kolektor danych .
Rczny spis stanw magazynowych przy czciowym uyciu czytnika kodw kreskowych lub kolektorw
danych wykorzystujemy w przypadku, gdy kody kreskowe EAN s dostpne tylko na czci towarw znajdujcych
si w magazynie.
Spis stanw magazynowych za pomoc etykiet inwentaryzacyjnych Spis towarw za pomoc etykiet
inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokadn, a zarazem najbardziej czasochonn metod inwentaryzacji. Ta
metoda jest zalecana dla spisu towarw o wysokiej wartoci, gdzie wymagana jest bardzo dua dokadno
przeprowadzanej inwentaryzacji.
2.2.1 Rczny spis stanw magazynowych.
Po utworzeniu w programie Arkusza inwentaryzacyjnego naley go wydrukowa.
W systemie s dostpne rne szablony wydrukw dokumentw AI, rnicych si wielkoci czcionki i iloci pozycji
towarowych, ktre mieszcz si na jednej stronie kartki A4.
Po wydrukowaniu AI naley przystpi do
rcznego spisywania towarw znajdujcych
si w magazynie.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 7

Po wypenieniu wydrukowanego
arkusza AI rzeczywistymi stanami
towarw na magazynie, naley
uzupeni w programie iloci dla
towarw w arkuszu AI przez
wypenienie kolumny Ilo ze spisu.
Aby wpisa waciw ilo danego
towaru z wypenionego wydruku
arkusza inwentaryzacyjnego, naley
dwukrotnie na ni klikn. Wywietli
si okno porednie z moliwoci
wprowadzenia rzeczywistego stanu
magazynowego dla danej pozycji.

Po potwierdzeniu wpisanej iloci przyciskiem ENTER program automatycznie przejdzie do nastpnej pozycji arkusza
inwentaryzacyjnego. Ponowne wcinicie przycisku ENTER wywietli okno porednie dla kolejnej pozycji. W ten sposb
moemy szybko edytowa po kolei wszystkie pozycje arkusza inwentaryzacyjnego.
W mniejszych firmach z niewielk iloci towarw i w sytuacji, gdy np. spis sporzdza waciciel firmy mona wydrukowa
na Arkuszu Inwentaryzacyjnym ilo pocztkow towaru. W takich przypadkach nie ma koniecznoci wpisywania iloci
dla pozycji, w ktrych stan rzeczywisty towaru w magazynie zgadza si z iloci pocztkow towaru zapisan w
programie.
Uwaga:
Aby spisujcy stan magazynowy nie sugerowa si tym, jaka powinna by ilo towaru, tylko wprowadza ilo rzeczywist
towaru znajdujcego si w magazynie, nie zaleca si drukowania stanu pocztkowego na Arkuszu AI.

W
przypadku
wczonej
w
parametrach programu Kontroli
stanw
magazynowych
w
lokalizacjach i spisie towarw wg
lokalizacji na arkuszu AI kady
towar bdzie wystpowa tyle razy w
ilu lokalizacjach (wybranych do
zakresu AI) jest dostpny (np. 10
sztuk na Regale 1 i 5 sztuk na
regale 2).

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 8

2.2.2 Spis stanw magazynowych przy uyciu czytnika kodw kreskowych

W przypadku, gdy kartoteki towarw posiadaj wprowadzone kody EAN (kody
kreskowe), moliwe jest bardzo szybkie ustalenie rzeczywistych stanw
magazynowych przy uyciu czytnika kodw kreskowych. W takim przypadku
podczas tworzenia dokumentu AI wybieramy opcj Inwentaryzacja czytnikiem
kodw.

Przy otwartym oknie Arkusza Inwentaryzacyjnego odczytujemy czytnikiem kody z towarw. Zeskanowanie kodu
kreskowego automatycznie edytuje pozycj z towarem na dokumencie AI ustalajc ilo spisywanego towaru na 1.
Kolejne skanowanie tego samego kodu kreskowego powiksza ilo tego towaru na dok. AI. Po zeskanowaniu kodu
odpowiedni ilo razy (odpowiadajc iloci towaru na magazynie), skanujemy nastpny towar, a program
automatycznie przechodzi do odpowiedniej pozycji towarowej na arkuszu.
Przy wczonej Kontroli stanw magazynowych w lokalizacjach podczas spisu kolejnych lokalizacji wybranych do
zakresu AI naley wybra z rozwijanego pola combobox aktualnie spisywana lokalizacj. Po wybraniu lokalizacji
zeskanowanie kodu EAN z towaru bdzie powodowao zwikszenie iloci ze spisu w tej lokalizacji (wybranej w
combobox). Jeli lokalizacja nie zostanie wybrana przy odczycie kadego towaru wywietlane bdzie okno z pytaniem o
podanie lokalizacji dla zeskanowanego towaru.
Jeli podczas spisu zeskanowane zostan towary ktre nie znajduj si na arkuszu AI (np. towar mia zerowy stan
magazynowy lub nie by powizany z lokalizacj wybrana do zakresu AI) zostan one automatycznie dodane do
dokumentu AI.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na AI, naley zapisa dane wciskajc przycisk Zapisz.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 9

2.2.3 Spis stanw magazynowych za pomoc kolektora danych (Motorolla / Symbol MC 30xx)
W przypadku, gdy do inwentaryzacji wykorzystywany jest
kolektor danych, podczas tworzenia arkusza AI naley
wybra opcj Inwentaryzacja czytnikiem kodw oraz
ewentualnie wskaza lokalizacj lub grup towarow, ktra
bdzie spisywana.
Istotne jest, aby do takiego arkusza wprowadzone zostay
tylko towary zawierajce kod EAN (kod kreskowy). Dla
towarw bez kodw EAN wymagane bdzie utworzenie
odrbnych arkuszy spisowych i przeprowadzenie rcznego
spisu tych towarw.

Po utworzeniu arkusza AI naley wykona

eksport pozycji w nim zawartych do interfejsu
kolektora danych. W tym celu naley nacisn
przycisk Eksportuj i wskaza lokalizacj w ktrej
ma by zapisany plik eksportu.
Tak wyeksportowany plik mona zaimportowa
do interfejsu obsugujcego kolektor danych.
Aby wprowadzi do kolektora kartoteki
towarowe ze stanami magazynowymi z
danego dok. AI, naley wybra w interfejsie
opcj
Eksport do skanera i wskaza
waciwy plik wyeksportowany z dok. AI.
Spowoduje to zapisanie w pamici kolektora
kartotek
towarowych
i
umoliwi
przeprowadzenie spisu towarw znajdujcych
si w magazynie. Ilo spisanych towarw jest
przechowywana w pamici kolektora.
Po zakoczeniu spisu naley zaimportowa
spisane iloci z pamici kolektora do dok. AI
wykorzystujc przycisk Import ze skanera.
Podczas
tej
operacji
tworzony
jest
automatycznie plik z danymi, ktry naley
zaimportowa do danego dok. AI.

W arkuszu inwentaryzacyjnym AI import spisanych

towarw nastpi po naciniciu przycisku Importuj oraz
wskazaniu odpowiedniej lokalizacji pliku.
Na podstawie informacji zawartych w pliku, do
dokumentu AI zostan wprowadzone, ustalone podczas
spisu stany znajdujcych si w magazynie towarw.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 10

2.2.4 Spis stanw magazynowych za pomoc etykiet inwentaryzacyjnych.

W programie Integra 7 zostaa wprowadzona
moliwo
drukowania
etykiet
dla
kartotek
towarowych. W celu przeprowadzenia spisu z
wykorzystaniem etykiet, naley je wydrukowa dla
poszczeglnych towarw w ilociach takich jakie
znajduj si w programie. W tym celu naley z
poziomu listy dokumentw AI, dla danego dokumentu
przy uyciu prawego przycisku myszy, uruchomi
funkcj: Drukuj etykiety towarowe.
Po wykonaniu tej czynnoci pojawi si okno
porednie, w ktrym domylnie s ju ustawione
iloci drukowanych etykiet zgodne ze stanem
magazynowym w programie.
Przed rozpoczciem wydruku naley wybra szablon
odpowiadajcy rozmiarowi etykiet samoprzylepnych,
za pomoc ktrych zostanie przeprowadzona inwentaryzacja.
Wydrukowane w ten sposb etykiety naley umieci na kadym spisywanym towarze w magazynie. Jeli po
wykonaniu tej operacji pozostan jeszcze wolne etykiety, bdzie to wskazywao na braki w magazynie. Jeli
zabraknie wydrukowanych etykiet, bdzie to oznaczao, e stan rzeczywisty na magazynie jest wikszy ni stan tych
towarw w komputerze.
Takie nadmiarowe pozycje naley zapisa w
wydrukowanym
wczeniej
Wykazie
nadwyek
magazynowych, a nastpnie wprowadzi do dokumentu
AI poprzez funkcj Dodaj. W/w rejestr mona
wydrukowa z poziomu zakadki Inne w dok. AS.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 11

2.2.5 Zakoczenie spisu towaru w arkuszu inwentaryzacyjnym AI

Po zakoczeniu spisu stanw towarowych w magazynie i wprowadzeniu tych stanw do arkuszy AI, naley zmieni jego
status na zakoczony. Zmian statusu wykonuje si poprzez nacinicie przycisku Zakocz. Zakoczenie arkusza AI
oznacza, e spisano wszystkie towary znajdujce si na tym arkuszu i e nie bdzie on ju edytowany.
Jeli spis stanw towarowych w magazynie by przeprowadzony z
wykorzystaniem kodw kreskowych (inwentaryzacja czytnikiem
kodw lub kolektorem danych), wwczas przed zakoczeniem
arkusza inwentaryzacyjnego naley wyzerowa stan magazynowy
dla brakujcych pozycji. Aby wykona tak operacj naley
nacisn przycisk Wyzeruj niewypenione. W efekcie dla
niewypenionych pozycji w kolumnie ilo ze spisu zostanie
wprowadzona ilo = 0.
Uwaga! Zakoczenie arkusza AI w sytuacji, gdy nie wypeniono stanu ze spisu
(z magazynu) dla wszystkich znajdujcych si na nim pozycji nie jest moliwe.
Program dziki wbudowanemu
systemowi uprawnie pozwala
regulowa dostp do arkuszy
AI o statusie zakoczony tylko
wybranym pracownikom firmy.
Naley zwrci uwag, e
zakoczenie arkusza AI nie
powoduje
zmiany
stanw
magazynowych
spisywanych
towarw w programie.

Po zakoczeniu arkusza AI
spisany stan
magazynowy
towarw jest wprowadzany na
arkusz spisu z natury i to
poprzez ten arkusz (AS)
ustalane s stany magazynowe
w programie.

Istotne jest rwnie zwrcenie uwagi na fakt, e towary znajdujce si na arkuszu AI zostan odblokowane dopiero po
zakoczeniu inwentaryzacji (zakoczeniu arkusza AS), do tego momentu sprzeda i dostawa tych towarw jest
zablokowana.

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostpna jest funkcja

umoliwiajca sprawdzenie iloci spisanych sztuk oraz
porwnanie tej wartoci z iloci sztuk przed inwentaryzacj.
Okrelenie iloci sztuk moe pozwoli na zaplanowanie czasu
potrzebnego na wykonanie inwentaryzacji.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 12

2.2.6 Dodatkowe funkcje w arkuszach AS i AI

1. Wykaz nadwyek magazynowych suy do

wydrukowania arkusza, na ktrym mona odrcznie
wprowadzi informacj o wszelkich nadwykach
magazynowych, ktre zostay zaewidencjonowane
podczas spisu. Na podstawie wypenionego rcznie
wykazu mona doda nadwyki do arkusza
inwentaryzacyjnego AI, aby po zakoczeniu dok. AS
zosta zwikszony stan tych towarw na magazynie.

2. Funkcja kontrolujca powtarzajce si towary

na arkuszach AI - W przypadku, gdy na
tworzonym arkuszu AI znajduj si towary
wystpujce na wczeniej utworzonym arkuszu AI
program wywietla komunikat z ostrzeeniem o
takich towarach oraz umoliwia wydruk
zestawienia z powtarzajcymi si towarami.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 13

3. Sortowanie pozycji w dok. AI wg nr katalogowych.

Domylnie program sortuje pozycje w arkuszu AI wedug
indeksu towaru. W celu sprawnego przeprowadzenia
spisu towarw takie sortownie jest najbardziej
optymalne, pod warunkiem ze towary posiadaj
naklejone etykiety z w/w indeksem i s ukadane na
pkach w kolejnoci zgodnej z w/w indeksami..
W przypadku, gdy spisywany towar jest poukadany na
pkach wg nr katalogowych, pozycje na dokumencie AI
powinny by posortowane wg nr katalogowych.
4. Sortowanie pozycji w dok. AI wg nr uytkowych
(tzw. skrtw lub oznacze handlowych np. WR7DC)
Domylnie program sortuje pozycje w arkuszu AI wedug
indeksu towaru. W celu sprawnego przeprowadzenia
spisu towarw takie sortownie jest najbardziej optymalne,
pod warunkiem ze towary posiadaj naklejone etykiety z
w/w indeksem i s ukadane na pkach w kolejnoci
zgodnej z w/w indeksami..
W przypadku, gdy spisywany towar jest poukadany w na
pkach wg skrtw tzw. oznacze handlowych (nr
uytkowych) np. WR7DC, P3355, 5PK980, WVA20687,
pozycje na dokumencie AI powinny by posortowane
wg nr w/w skrtw. Oznaczenia skrtw s zazwyczaj
cile powizane z nr katalogowymi i s bardzo wygodne
w identyfikowaniu czci zamiennych podczas spisu.
Uwaga:
Aby zapewni sprawne wprowadzenie spisanego towaru
z wydruku do dok. AI, pozycje na wydruku arkusza AI
powinny by zawsze tak samo posortowane jak towary
na arkuszu AI w programie.

5. Wydruki rnic z AI i AS. W systemie z poziomu

dokumnetw Arkusza spisu i Arkusza
inwentaryzacyjnego dostpne s wydruki
pokazujce niezgodnoci inwentaryzacyjne.
Wykaz rnic dla pozycji niewypenionych
generowany jest z poziomu AS (zakadka: Inne), i
pokazuje towary, ktre nie zostay jeszcze
przeliczone dla nich kolumna Ilo ze spisu nie
zostaa wypeniona. Dostpna jest opcja
wygenerowania Arkusza Inwentaryzacyjnego dla
tych pozycji w momencie zatwierdzania AS.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 14

Na Wykazie rnic inwentaryzacyjnych, ktry

jest dostpny z poziomu dokumentu Arkusza
spisu (zakadka: Inne), znajduj si
zaewidencjonowane podczas spisu nadwyki i
niedobory. W momencie zatwierdzania
dokumentu AS automatycznie generowane
dokumenty RI+/- skoryguj widniejce na tym
zestawieniu rnice magazynowe.

Wydruk rnic dostpny jest rwnie z poziomu

dokumentu Arkusza inwentaryzacyjnego.

6. Automatyczna
weryfikacja
posiadajcych wiele lokalizacji

towarw

W sytuacji gdy, te same towary znajduj si w

rnych lokalizacjach magazynu i maj
okrelon w karcie towaru lokalizacj oraz
wczona jest w parametrach programu opcja
Ustalaj stan magazynowy w lokalizacjach.
Wwczas podczas dostawy towarw moliwe
jest wprowadzanie towaru na stan do konkretnej
lokalizacji.
Dla tak skonfigurowanego programu, gdzie
towary znajduj si na wicej ni jednej
lokalizacji, system umoliwia okrelenie na
arkuszu AI aktualnie spisywanej lokalizacji w
celu weryfikacji stanw magazynowych w
poszczeglnych lokalizacjach..

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 15

3. Zakoczenie inwentaryzacji - wystawienie dokumentu AS

Po
przeprowadzeniu
spisu
stanw
magazynowych oraz zakoczeniu wszystkich
arkuszy AI zaleca si sprawdzenie rnic
powstaych podczas spisu.
Tak
kontrol
umoliwia
raport
rnic
inwentaryzacyjnych dostpny na zakadce Inne
arkusz AS. Kontrola rnic przed zakoczeniem
inwentaryzacji pozwala osobie koordynujcej
proces inwentaryzacji na szybki dostp do
informacji jakie zmiany stanw magazynowych
zostan
wprowadzone
po
zakoczeniu
inwentaryzacji.

Wywietlenie tego raportu pozwala rwnie

zidentyfikowa nieprawidowoci powstae w trakcie
spisu. W przypadku duych rnic midzy stanem
magazynowym w programie, a stanem spisanym z
magazynu, mona wykona ponown dokadn
kontrol pozycji, ktrych stan faktyczny jest znaczco
rny od tego, ktry jest zapisany w programie.

Kolejnym elementem, ktry zaleca si

wykona przed zakoczeniem inwentaryzacji
jest wykaz dla pozycji niewypenionych.
Wykaz ten umoliwia skontrolowanie czy
spisano wszystkie towary znajdujce si na
arkuszu spisu z natury. Innymi sowy, czy dla
wszystkich towarw zostay utworzone
arkusze inwentaryzacyjne. Sytuacja taka
moe wystpi, gdy omykowo nie zosta
utworzony arkusz inwentaryzacyjny np. na
jedn z grup towarowych lub lokalizacj.
Naley zwrci uwag na to, e proces
inwentaryzacji moe by zakoczony jedynie
w sytuacji, gdy wszystkie towary znajdujce
si na arkuszu spisu z natury (AS) zostay
spisane za pomoc arkuszy AI (zosta
ustalony ich faktyczny stan w magazynie).
Ponadto wszystkie utworzone podczas
inwentaryzacji
arkusze
AI
zostay
zakoczone i doczone do Arkusza Spisu z
Natury AS.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 16

Zakoczenie inwentaryzacji wykonuje si

poprzez nacinicie przycisku Zakocz
inwentaryzacj. Zakoczenie inwentaryzacji
spowoduje
wprowadzenie
dla
inwentaryzowanego magazynu blokady na
edycj
dokumentw
magazynowych
wystawionych przed dat spisu. Dostp do
dokumentw wystawionych przed t dat
regulowany jest odpowiednimi uprawnieniami.

Uwaga! Po zakoczeniu dokumentu AS naley

kategorycznie wydrukowa arkusz spisu z
natury przedstawiajcy warto magazynu po
spisie na dany dzie. Na dokumencie AS stany
magazynowe towarw przed spisem s
generowane dynamicznie, wobec czego
modyfikacja
lub
tworzenie
dok.
magazynowych w zakresie dat pokrywajcym
si z przeprowadzonym spisem moe spowodowa zmian wartoci caego spisu. Po zakoczeniu inwentaryzacji
nie zaleca si edycji dokumentw AS. W wyjtkowych sytuacjach tylko administratorzy systemu powinni mie
moliwo dokonywania zmian na zakoczonych dokumentach AS -suy do tego odpowiednie uprawnienie
dostpne w karcie pracownika.
Po zakoczeniu inwentaryzacji zostan skorygowane stany magazynowe i automatycznie wygenerowane dokumenty RI+
oraz RI- (dla tych pozycji, dla ktrych stan towaru w programie jest niezgodny z rzeczywistym stanem towaru w
magazynie, ustalonym podczas inwentaryzacji).
Naley zwrci uwag na to, i towary wprowadzone na magazyn poprzez dok. RI+ bd domylnie wprowadzone w
ostatniej cenie zakupu. Istnieje moliwo
zmiany domylnej ceny dla wprowadzanych
towarw na bazow cen zakupu lub redni
cen zakupu.
Dokumenty RI+ zostan wygenerowane w
przypadku, gdy ilo towaru spisana podczas
inwentaryzacji przekracza stan magazynowy
towaru zapisany w programie.
Dokumenty RI- generowane s w sytuacji, gdy
ilo towaru spisana podczas inwentaryzacji
jest mniejsza ni stan magazynowy towaru
zapisany w programie, dokumenty RI s
wystawiane automatycznie. Po wystawieniu
dokumentw RI+/RI-, stan magazynu jest
korygowany.
Naley zwrci uwag na to i w zalenoci od
tego czy w parametrach programu jest
wczona opcja Wcz kontrol stanw
75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 17

magazynowych w lokalizacjach rny jest sposb kontroli stanw magazynowych oraz generowania dokumentw RI.
Jeli ten parametr jest wyczony program porwnuje ilo towarw ze spisu (z arkuszy AI) z iloci towaru przed spisem
(z stanw magazynowych) i na tej podstawie generuje dokumenty RI+ oraz RI-. Jeli ta opcja jest wczona to program
dodatkowo kontroluje ilo ze spisu oraz przed spisem w poszczeglnych lokalizacjach i na tej podstawie generuje
dokumenty RI (jeli np. magazynier przeoy towar z lokalizacji Rega 1 do lokalizacji Rega 2 i nie odnotowa tego faktu w
programie to w takim przypadku mog zosta wygenerowane dokumenty RI-/RI+ dla poszczeglnych lokalizacji mimo
tego, e czna ilo towaru na magazynie bya rwna iloci przed spisem).

3.1. Wydruk arkusza spisu z natury

Wraz
z
zakoczeniem
inwentaryzacji moliwy jest wydruk
arkusza spisu z natury. Na
podstawie wydruku arkusza spisu z
natury ustalana jest warto towaru
znajdujcego si w magazynie.
Przypominamy, e inwentaryzacj
naley
przeprowadzi
jak
najdokadniej poniewa wysoko
zapasw magazynowych ma wpyw
na zobowizania podatkowe firmy.
Uwaga!!!
Jeli
w
programie
skonfigurowanych
jest
kilka
magazynw, dla kadego z nich
naley przeprowadzi niezalen
inwentaryzacje
i
wydrukowa
odpowiedni arkusz spisu z natury.
Obok zosta przedstawiony przykad
wydruku kocowego arkusza spisu
z natury:

Uwaga! Instrukcj w wersji papierowej mona uzyska bezpatnie w naszej firmie pod numerem telefonu 94 348 80 01
75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 18

Zestawienie angay czasowych z prbnej inwentaryzacji.

Poniej przedstawiamy porwnanie czasw przeprowadzenia prbnej inwentaryzacji, za pomoc papierowych arkuszy i
czytnika kodw kreskowych.
Inwentaryzacj wykonano w maym sklepie motoryzacyjnym, spis towarw wykonyway 2 osoby.
Przykadowe angae czasowe podczas inwentaryzacji w sklepie.

Lp.

Grupa towarw

1.

Wycieraczki

2.

Filtry

3.

Paski napdowe

4.

wiece zaponowe

5.

Przewody zaponowe
Razem:

Ilo sztuk

Papierowe arkusze

Czytnik kodw
kreskowych

360

130 min

22 min

2730

260 min

102 min

860

280 min

87 min

1020

250 min

55 min

750

230 min

60 min

1180 min
20 godzin

326 min
5,5 godziny

Rnica: okoo 15 godzin !!!!

Jak wida w w/w tabeli, inwentaryzacja za pomoc czytnika kodw kreskowych zaja prawie o 15 godzin mniej ni spis
na papierowych arkuszach. Rwnie dokadno inwentaryzacji za pomoc czytnikw jest znacznie wiksza.
Najszybsz metod inwentaryzacji jest spis towarw za pomoc kolektora danych. Umoliwia on bardzo szybkie
przeprowadzenie spisu przy udziale nawet jednej osoby. Ponadto nie jestemy ograniczeni odlegoci od stanowiska z
komp. PC poniewa pozycje towarowe mamy bezporednio dostpne w kolektorze danych, ktre s na bieco
uzupeniane ilociami spisywanych towarw. Ma to szczeglnie due znaczenie kiedy spis wykonujemy w wikszym
sklepie lub pomieszczeniach magazynowych.
Spis towarw za pomoc etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokadn, a zarazem najbardziej czasochonn
metod inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarw o wysokiej wartoci, gdzie wymagana jest bardzo
dua dokadno przeprowadzanej inwentaryzacji.

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 19

Zacznik nr 1

Przykadowy Harmonogram Inwentaryzacji

dla Magazynu ____________________
1. Ustalenie terminu i czasu trwania inwentaryzacji.
Planowana data rozpoczcia spisu_____________________ godz. ___________
Planowana data zakoczenia spisu _____________________godz. ___________
2. Wyznaczenie osb obecnych przy spisie:
Przewodniczcy(osoba odpowiedzialna za inwentaryzacj):
___________________________________________________________
Pozostae osoby uczestniczce w spisie:
1.________________________________

3. ________________________________

2. ________________________________

4. ________________________________

3. Uzupenienie etykiet z kodami kreskowymi, dla towarw ktre ich nie posiadaj.
4. Przygotowanie dokumentw inwentaryzacyjnych - termin realizacji: ...
a. Utworzenie AS (Arkusza Spisu).
b. Wybr metody przeprowadzenia spisu.
c. Utworzenie dokumentw AI (Arkusz Inwentaryzacyjny):
- wydruk AI dla metody spisu za pomoc papierowych arkuszy;
- eksport danych do kolektora dla metody z wykorzystaniem kolektorw danych;
d. Przygotowanie drukw Wykazu nadwyek magazynowych (Zacznik nr 2).
e. Przygotowanie drukw Rejestru towarw wydanych w trakcie inwentaryzacji (Zacznik nr 3)
f. Przekazanie w/w wydrukw dla osb obecnych przy spisie.
5. Przeprowadzenie spisu z natury wybran metod Termin realizacji.
6. Wprowadzenie danych do systemu Integra 7 - termin realizacji: ...
a. Wprowadzenie pozycji do dokumentu AI.
- rczne wprowadzenie danych dla metody papierowych arkuszy;
- import danych z kolektora do systemu;
b. Wprowadzenie do dokumentu AI pozycji z Wykazu nadwyek magazynowych
c. Wyzerowanie nie wypenionych pozycji w arkuszach AI.
d. Zakoczenie AI.
7.

Rozliczenie inwentaryzacji - termin realizacji: ...

a. Okrelenie ilociowe i wartociowe rnic inwentaryzacyjnych Wydruk Wykazu rnic
inwentaryzacyjnych.
b. Wyjanienie rnic z osobami odpowiedzialnymi materialnie za towar znajdujcy si w sklepie lub
magazynie i ewentualne uzupenienie stanw odnalezionych towarw w poszczeglnych dok. AI
c. Utworzenie dokumentw RI+/RI- (ustalenie faktycznego stanu magazynowego).

8. Zakoczenie inwentaryzacji - termin realizacji: ...

a. Zakoczenie dokumentu AS
b. Wydruk zakoczonego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby wykonujce
inwentaryzacj.
Przygotowa/a:
..
75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 20

Zacznik nr 2
data

Wykaz nadwyek magazynowych nr ....

LP

Nazwa

Nr. katalogowy

Indeks

Stan
mag.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Uwagi: ..

75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

JM

Zacznik nr 3

Magazyn:

Rejestr towarw wydanych w trakcie inwentaryzacji nr. _____________

LP

Nazwa

Nr. katalogowy

Indeks

Ilo

JM

Pobra / Wyda

Data

Uwagi

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Uwagi:
....
75-727 Koszalin , ul. Orla 4a , tel.: 094 348 80 00, fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

Notatki:
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
75-727 Koszalin , ul. Orla 4a , tel.: 094 348 80 00, fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 23

Notatki:
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl

ver. 2.7.0 2011-12-15

Strona nr : 24

Notatki:
.
...
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
75-727 Koszalin, ul. Orla 4a, tel.: 094 348 80 00 fax: 094 348 80 10, mail: poczta@integra.info.pl, www.integra.info.pl