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PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIONES INTERNAS

PLAN DE COMUNICACIONES
PECI-2015

DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA

DIVISIN DE PLANEACIN Y SISTEMAS
SENADO DE LA REPBLICA
BOGOT D.C

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN ............................................................................................................ 2
2. GLOSARIO....................................................................................................................... 4
3. JUSTIFICACIN.............................................................................................................. 5
4. ANTECEDENTES ............................................................................................................ 6
4.1. Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI .................. 6
4.2. Filosofa institucional................................................................................................. 6
4.3. Plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano del Senado de la Repblica2014 .... 7
4.4. Poltica de calidad del Senado de la Repblica ......................................................... 8
5. MATRIZ DE HALLAZGOS ............................................................................................ 9
6. RETO ESTRATGICO DE COMUNICACIN ........................................................... 12
7. ATRIBUTOS .................................................................................................................. 13
8. SEGMENTACIN DE AUDIENCIAS.......................................................................... 14
9. MENSAJE ESTRATGICO .......................................................................................... 14
10.ESTRATEGIA ................................................................................................................ 15
11.ANEXOS......................................................................... Error! Marcador no definido.
12. REFERENCIAS ........................................................... 1Error! Marcador no definido.

PLAN ESTRATGICO DE COMUNICACIN INTERNA PECI 2015SENADO DE LA REPBLICA

1. INTRODUCCIN

El Plan Estratgico de Comunicacin Interna 2015 -PECI, ha sido construido a partir

del anlisis de las comunicaciones internas del Senado de la Repblica, realizado en la fase
de caracterizacin diagnstica y anlisis de documentos preliminares, proceso en el cual se
identificaron los insumos necesarios para determinar las necesidades y fortalezas de cada uno
de los grupos de inters.

Los resultados del diagnstico fueron analizados teniendo en cuenta la filosofa

institucional y, plasmados en una matriz de hallazgos, que permiti consolidar de manera
clara y precisa las capacidades y el estado actual de las comunicaciones de la Corporacin.
Pascal Weil (1992) (citado por Arellano, 1998), sugiere que para la realizacin de una
estrategia de comunicacin organizacional se debe partir de la filosofa de la organizacin,
que el autor entiende como la misin, visin, tica y vocacin que la empresa desea compartir
con sus trabajadores. Comunicar esta filosofa implica la difusin de un cdigo de actitudes
homogneo y con principios firmes de decisin.

El PECI-2015 comprende acciones concretas que resuelven los puntos dbiles y

potencia las herramientas ya existentes; han sido construidas a partir del fundamento terico
expuesto en el texto "El plan de comunicacin organizacional", de Thierry Libaert quien
plantea que "el plan de comunicacin materializa la estrategia de comunicacin
organizacional; permite establecer los objetivos, definir los mensajes, seleccionar los pblicos
meta y los medios; es la columna vertebral de toda comunicacin organizacional que se
precie de serlo, as se trate de una organizacin lucrativa o no" ( Libaert, 2012)

Este Plan ha sido construido bajo tres acciones comunicacionales: conceptual genrico,
que corresponde a un nivel estratgico; directa y concreta, que se refiere al nivel operativo y,
adaptada y detallada concerniente al nivel tctico. No pretende resolver todas las necesidades
comunicativas del Senado en un plazo determinado, pues se adapta a los cambios constantes
de la actividad legislativa y administrativa, propios de la estructura organizacional de la
Corporacin, permitiendo as la innovacin y flexibilidad en la planificacin de la
comunicacin y el desarrollo del Plan.

Con este Plan se materializan cuatro herramientas que contribuyen al logro de los
objetivos del mismo, se trata del Protocolo de Comunicacin Interna, Manual de Imagen
Institucional, Manual de Redes Sociales y Manual de situaciones especiales, construidos con
el apoyo de una consultora externa.1

Palabras clave: comunicacin, plan estratgico, medios de comunicacin, estrategias

Consultora GJ Comunicaciones

2. GLOSARIO

Comunicacin organizacional. "Elemento de control que orienta la difusin de

polticas y la informacin generada al interior de la entidad pblica, para una clara
identificacin de los objetivos, las estrategias, los planes , los programas, los proyectos y la
gestin de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad" (MECI
1000:2005, pg. 94)

Comunicacin informativa. "Elemento de control, que garantiza la difusin de

informacin de la entidad pblica sobre su funcionamiento, gestin y resultados en forma
amplia y transparente hacia los diferentes grupos de inters" (MECI 1000:2005, pg. 95)

Sistemas de Informacin. "Elemento de control, conformado por el conjunto de

recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a
soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la entidad pblica"
(MECI1000:2005, pg. 87)

Medios de comunicacin. "Elemento de control que se constituye por el conjunto de

procedimientos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pblica, para
garantizar la divulgacin, circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su sentido,
hacia los diferentes grupos de inters" (MECI 1000:2005, pg. 96)

3. JUSTIFICACIN

Para Monerris2 el plan de comunicacin abarca el conjunto de decisiones y prioridades,

basadas en el anlisis y el diagnstico, que definen tanto la tarea como el modo de cumplirla,
teniendo en cuenta las herramientas de comunicacin disponibles.

La necesidad de realizar el PECI-2015 se plasm en dos documentos clave para el

Senado: Plan de accin tctico 2014 de la Divisin de Planeacin y Sistemas de Senado y
Plan anticorrupcin 2014.

El Plan de accin tctico incluye entre sus acciones formular e implementar el plan
estratgico de comunicacin del Senado de la Repblica (Senado de la Repblica de
Colombia, 2014) y como actividades especficas, "disear metodologa, para la formulacin
del plan estratgico de comunicacin institucional" (Senado de la Repblica de Colombia,
2014) y "formular el plan estratgico de comunicacin del Senado de la Repblica" (Senado
de la Repblica de Colombia, 2014)

Sociofundador de BrainVentures (Brand Intelligence & Communications Strategy). Director Estratgico/Managing Partner
Vinizius Young & RubicamBarcelona (19892007). VicePresidente Sudler & Hennessey/Y&R Partnership (New health
Dimensions). Socio y primer Presidente de la Junta constitutiva de la APG Spain (Asociacin Espaola de Planificadores
Estratgicos) y Vicepresidente de la II Junta de la APG Espaa.

Por su parte, en el Plan anticorrupcin firmado el 28 de enero por el entonces

presidente del Senado Juan Fernando Cristo y la Directora General Administrativa, Astrid
Salamanca, se prioriz como primer mbito de accin, la visibilidad de la informacin y,
como parte de las actividades de la matriz de seguimiento al Plan, tambin se plasm la
realizacin del PECI-2015.

4. ANTECEDENTES

El PECI-2015 est basado en la responsabilidad y cumplimento de polticas y

lineamientos nacionales que aportan en la construccin de formas y maneras de la
comunicacin en entidades pblicas, que dan base a la elaboracin del presente documento.

4.1. Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI

(MECI 2014)
El Componente de Comunicacin Pblica es un antecedente importante, pues
constituye una gua para la construccin del PECI-2015. Este componente considera entre sus
objetivos garantizar la publicidad de la informacin que se genere al interior de la
organizacin, y que se cuente con los medios de comunicacin para su adecuada difusin

El MECI reconoce la condicin estratgica de la comunicacin en las entidades

pblicas, pues contribuye al logro de objetivos, generando articulaciones a nivel interno que
garantizan la coherencia entre los procesos institucionales y la proyeccin en su labor
cotidiana. Adems, se garantiza el acceso transparente a la informacin de los funcionarios y
de los ciudadanos.

4.2. Filosofa Institucional

El PECI-2015 tambin basa su construccin en los lineamientos institucionales a
continuacin referenciados.

Misin. El Senado de la Repblica, como parte de la rama legislativa del

poder pblico, en cumplimiento de la representacin soberana que el pueblo le ha
encomendado, ejerce con autonoma las funciones constituyente y legislativa; de
control poltico y pblico; judicial, electoral, de protocolo y las relativas a la
administracin de la Institucin, observando los principios consagrados en la
Constitucin Poltica de Colombia y las leyes, siendo referente de modernizacin,
soportado en un talento humano calificado, fortaleciendo la imagen institucional, en
un entorno internacional y globalizado.

Visin. A 2016 el Senado de la Repblica ser reconocido a nivel nacional e

internacional, como una Corporacin moderna y efectiva
Valores Corporativos. El Senado en todas sus actuaciones, se identifica con
el respeto por los valores para una adecuada convivencia y mejores relaciones
laborales, entes estos, sentido de pertenencia, compromiso, responsabilidad,
honestidad, respeto, lealtad, solidaridad, tolerancia, sinceridad y autoestima

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4.3. Plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano del Senado de la Repblica

2014.
Es la herramienta que busca prevenir la corrupcin, fortalecer la atencin al ciudadano,
posicionar la imagen positiva del Senado y construir una poltica de comunicacin interna y
externa que regule e institucionalice el acceso a la informacin sobre la gestin legislativa y
administrativa de la entidad.

Las acciones del Plan Anticorrupcin contemplan la elaboracin de un Plan de

Comunicacin que contribuya a hacer visible y accesible la informacin, bajo el principio de
la transparencia.

El Senado de la Repblica, como estrategia para el cumplimiento del Plan

Anticurrupcin, tiene previsto las siguientes acciones:
Definir la poltica de comunicacin interna y externa que reglamente la gestin
y garantice la publicidad de la informacin.
Construir el plan estratgico de comunicacin Interna.

4.4. Poltica de calidad del Senado de la Repblica.

Dentro de la consolidacin de la poltica de calidad se resaltan los aspectos de
comunicacin a tener en cuenta para la construccin del PECI-2014. La Poltica de Calidad
identifica la responsabilidad de carcter interno y el establecimiento de un enfoque de
comunicacin institucional basado en el trabajo de equipo y la obtencin de resultados hacia
los pblicos internos y externos.

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Poltica de Calidad. El Senado de la Repblica fortalecer la gestin

institucional a travs de la implementacin de un sistema de comunicacin y difusin
que permita visibilizar la labor legislativa y control poltico, a travs de la planeacin
de los recursos, la integracin de los procesos y la modernizacin institucional.

En cumplimiento de la Misin y Visin de la Corporacin, las reas Legislativa

y Administrativa enmarcadas, en la normatividad legal vigente, trabajaran
armnicamente bajo un enfoque de mejoramiento continuo, presentando una
rendicin de cuentas para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y
externos.
Objetivos de calidad
1.

Contar con una poltica de comunicacin y mecanismos institucionales

que permita el acceso a la informacin, sobre la labor legislativa y gestin de la

Corporacin.
2.

Realizar una rendicin de cuentas que visibilice la gestin del Senado

de la Republica.
3.

Realizar la actualizacin, la integracin y el mantenimiento de los

procesos administrativos y legislativos de la Corporacin.

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5. MATRIZ DE HALLAZGOS

De acuerdo al Protocolo de comunicacin interna del Senado de la Repblica, se

evidencian dos lneas de accin que se traducen en necesidades de comunicacin:

1. Se evidencian falencias en aspectos como cultura organizacional y sentido de

pertenencia al interior del recurso humano del Senado de la Repblica. Ello trae consigo la
necesidad de establecer mecanismos de comunicacin que redunden en el fortalecimiento de
dichos componentes, desde una perspectiva de gestin de valores corporativos (modernidad,
agilidad y transparencia), polticas corporativas, lenguaje, smbolos y significados.3

2. Se reconocen falencias en la gestin de la comunicacin interna, as como la

efectividad en el uso de los medios y canales para la transmisin de la informacin. Lo
anterior se traduce en la necesidad de ajustar y formalizar los procedimientos de
comunicacin al interior de la Corporacin.4

A continuacin, se citan los hallazgos evidenciados en el Protocolo de comunicacin

interna:

3
4

Protocolo de comunicacin interna del Senado, 2014, GJ Comunicaciones

Protocolo de comunicacin interna del Senado, 2014, GJ Comunicaciones

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Hallazgo 1: ausencia de un departamento de comunicaciones internas. Dentro de la

estructura organizacional del Senado de la Repblica no existe una divisin o rea que se
encargue nica y exclusivamente de las comunicaciones internas. Si bien la Corporacin
cuenta con una Oficina de Informacin y Prensa, se resalta que su responsabilidad al interior
de la Corporacin es la de difundir la gestin legislativa del Senado de la Repblica; por lo
tanto su gestin est directamente relacionada con las comunicaciones externas de la
Corporacin.

Una divisin o rea de comunicaciones permite coordinar y dinamizar los procesos de

comunicacin internos, mantener a la Corporacin informada sobre procesos, proyectos y
programas que contribuyan al bienestar de la comunidad. Adicional al control que debe
ejercer sobre las comunicaciones, el rea ser un gestor de crisis y de cohesin entre las
diferentes divisiones. Ser el puente de comunicacin, el eje central de la Corporacin que
facilite la comunicacin en sus diversas direcciones (ascendente, descendente, vertical y
horizontal).

Hallazgo 2: existen canales de comunicacin interna que no estn siendo

aprovechados segn su potencial. Se han identificado canales de comunicacin cuyo nivel
de consulta es muy bajo, y por tanto requieren de una reinvencin o en su defecto,
eliminarlos.

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Hallazgo 3: desarrollo y crecimiento del talento humano. Las polticas de la

Corporacin para fomentar el desarrollo profesional de los funcionarios y contratistas no
estn institucionalizadas y se evidencian de manera parcial. Se percibe que no existe un
sistema estructurado para el desarrollo integral de los funcionarios dentro de la Corporacin;
en gran medida dado por el sentimiento de inestabilidad laboral y los modelos de
contratacin.

Hallazgo 4: manejo y almacenamiento de la informacin. Segn los hallazgos

encontrados en las guas de observacin intencional, los funcionarios y contratistas no tienen
claro el organigrama ni la estructura poltica y organizacional de la Corporacin.
Adicionalmente se reconocen problemticas asociadas al suministro de la informacin
(especficamente la de tipo administrativo y de procedimientos) entre funcionarios y
contratistas, en la medida que la posesin de informacin se ha constituido como un status de
poder al interior de la misma.

Hallazgo 5: de los resultados obtenidos a partir del Diagnstico de

Comunicaciones Internas del Senado de la Repblica. Dentro de la cultura organizacional
no se considera importante visibilizar la gestin del rea administrativa del Senado de la
Repblica. Como resultado, es posible identificar claramente aspectos que aminoran el
sentido de pertenencia de los funcionarios y contratistas de cara a la institucin, as como que
mitigan la cultura organizacional.

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Los anteriores hallazgos pueden ser analizados a profundidad en la matriz expuesta en

el anexo 1.
6. RETO ESTRATGICO DE COMUNICACIN

Objetivo general

Construir las directrices estratgicas que permitan una comunicacin transparente con
el pblico interno del Senado de la Repblica, que sean participativas y generen
conocimiento para despertar confianza, cercana, credibilidad y mayor sentido de pertenencia
de la Corporacin.

Objetivos especficos

Fortalecer el nivel de pertenencia de funcionarios y contratistas, frente a la

identidad histrica, estructural y proyectada del Senado de la Repblica.
Consolidar una cultura organizacional que refleje notable mejora de las
habilidades comunicativas, disposicin a la comunicacin, respeto a la opinin,
coherencia en los mecanismos empleados, retroalimentacin y toma de decisiones
efectivas.

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Aumentar el nivel de lecturabilidad, calidad percibida, relevancia y hbitos

comunicacionales de los medios y canales corporativos.

7. ATRIBUTOS

Los atributos de imagen son aquellas caractersticas esenciales de la Corporacin, que

se tendrn en cuenta para su comunicacin interna, con el fin de posicionar el mensaje del
PECI-2015.
El Senado de la Repblica determin los siguientes atributos de imagen, teniendo en
cuenta los principios definidos en el Plan estratgico 2013-2016, en la visin institucional y
las necesidades de comunicacin determinadas para cada audiencia.

Transparencia. El Senado de la Repblica ofrece informacin oportuna

que genera

credibilidad y confianza sobre su gestin y procesos tanto legislativos como administrativos.

Eficacia. Es el camino que tomamos para alcanzar nuestras metas institucionales y
objetivos estratgicos.
Compromiso. Nuestro talento humano tiene la capacidad de asumir con
profesionalismo las responsabilidades derivadas del quehacer legislativo y administrativo,
poniendo su mayor esfuerzo para superar expectativas y derrotar obstculos.

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Modernizacin. El Senado de la Repblica avanza en la medida en que su entorno

tambin lo hace. Queremos ser reconocidos nacional e internacionalmente como una
Corporacin moderna y efectiva, cuya actividad legislativa y administrativa obedece a la
necesidad de renovacin y actualizacin que el mundo impone, para mejorar en la prestacin
de servicios y en el alcance de nuestra misin institucional.

8. SEGMENTACIN DE AUDIENCIAS

La definicin y segmentacin de audiencias se realiz teniendo en cuenta los grupos

con los cules se implementar el PECI-2015, que corresponden a Secretara General,
Presidencia, cada una de las comisiones, reas, divisiones, secciones, unidades y oficinas
tanto del rea legislativa como administrativa. (Ver anexo 2. Organigrama del Senado de la
Repblica)

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9. MENSAJE ESTRATGICO

El estilo del lenguaje del PECI-2015 est marcado por el acercamiento al pblico,
hacindolo sentir en un ambiente cmodo, de camaradera, familiar y reforzando la imagen
institucional.

El mensaje a apropiar es: funcionarios y contratistas del Senado de la Repblica de

Colombia desempean un papel fundamental para lograr los objetivos estratgicos de
nuestra Corporacin.

Traducido en el slogan: Senado, estamos comprometidos

Si logramos generar en nuestro pblico objetivo confianza, eficiencia y compromiso, la
tarea de comunicar dejar de ser una tcnica para convertirse en una actitud que nos permita
fortalecer el nivel de sentido de pertenencia, potenciar la identificacin de los beneficiarios
con la cultura organizacional, y aprovechar los medios, canales y herramientas de
comunicacin interna.

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10. ESTRATEGIA

Teniendo en cuenta la filosofa institucional, la tctica del PECI 2015 consiste en

reforzar el sentido de pertenencia, a travs de la estrategia de identidad y la lgica de los
espejos, aplicando trimestralmente un refuerzo de los valores corporativos, con activaciones a
travs de los canales de comunicacin institucionales, reforzamiento de los mensajes clave,
desarrollo piramidal de las acciones sugeridas y seguimiento oportuno a cada actividad.

El eje central de cada accin es el beneficiario (funcionarios y contratistas) considerado

pilar fundamental del proceso estratgico de comunicaciones internas del Senado de la
Repblica. Por ejemplo, si la gestin encaminada a fortalecer la identidad, como saber qu
labor desempea cada dependencia, la tctica va a girar en torno a historias del talento
humano el material audiovisual se construye con la identidad simblica del Senado-. La
tctica va enfocada a comprometer a los equipos de trabajo para fortalecer cada una de las
dependencias y a su vez, los valores corporativos detallados en el Plan General 2013-2016.

El mtodo del Plan sugiere el desarrollo de cada accin, de manera piramidal, partiendo
desde las oficinas del rea administrativa nivel gerencial- para mostrar el compromiso y dar
el ejemplo desde los mandos altos. As se evidencia la responsabilidad que todos los
beneficiarios han de adquirir y, la participacin que articule al personal de las diferentes
dependencias. Se deber cumplir con el objetivo fundamental de crear un grupo de trabajo

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(Ley 5, art. 370) que coordine las comunicaciones estratgicas del Senado de la
Repblica y garantice la ejecucin y funcionamiento del PECI 2015.

Segn el consultor en estrategia y comunicacin para gobiernos en Amrica Latina,

Mario Riorda, los frutos de la comunicacin estratgica han de ser la legitimacin y consenso
de cada una de las acciones tcticas, que estarn cargadas de smbolos y ritos para fortalecer
el mensaje. La distancia psicolgica de los smbolos que evocan percepciones y emociones,
elevan su potencia antes que reducirla. Pocos principios son ms centrales al trabajo en el
gobierno (Edelman, 1964: 11) De hecho, el modo ms sinttico de comprender qu cosa es
la poltica simblica, es la idea de objetos que remiten a objetos. Por ende, smbolos y ritos
son tambin experiencia directa aunque no se los pueda tocar (Riorda, 2014)

El anexo 3 muestra la matriz del PECI 2015 que explica las actividades, acciones
comunicativas, estrategias, metas, responsables, cronograma y recursos necesarios (Ver
anexo

3)

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11. REFERENCIAS

Arellano, E., (2014, 19 de diciembre). Razn y palabra. Recuperado de

http://www.razonypalabra.org.mx/n62/varia/earellano.html

Decreto 1599 de 2005. Diario Oficial 45920 de mayo 26 de 2005, 20 de mayo de 2005.

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. (2008). Manual de

Implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI
1000:2005 Recuperado de
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=579

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. (2014). Manual tcnico del

modelo estndar de control interno para el estado colombiano. Recuperado de
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=2162

Divisin de Planeacin y Sistemas del Senado de la Repblica de Colombia. (2014).

Plan de accin tctico. 2014.

GJ Comunicaciones. (2014). Protocolo de comunicacin interna del Senado

Libaert, T., (2012), El plan de comunicacin organizacional, Mxico: Limusa

Murray, E., Political Symbolism, and the Incoherence of Political Science. Recuperado
de http://www.mmisi.org/pr/15_01/arnhart.pdf

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12. ANEXOS