QUY TRNH TIN MT/TIN GI NGN HNG

Trang 1

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

TNG QUAN V QUY TRNH

Khi nim quy trnh

Chu trnh Tin bt u t khi nhn tin t khch hng v kt thc khi vic thanh
ton cho nh cung cp hoc cc i tng khc c thc hin.

Quy trnh ph

Chu trnh tin mt/ tin gi ngn hng bao gm 4 quy trnh ph sau:
Thu tin
Chi tin
Kim qu
i chiu s d tin mt

i tng tham gia

i tng ch yu lin quan n quy trnh bao gm:

Khch hng, nh cung cp

K ton doanh thu cng n, k ton tin, th qu

K ton tng hp, k ton trng

Cc b phn khc

Ngn hng

Trang 2

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

CHNH SCH CA QUY TRNH

Chi tin

Phiu chi c lp bi k ton tin.

Thi hn cc phng ban phi cung cp ha n GTGT cho phng k
ton chm nht l ngy 5 ca thng tip theo so vi thng ghi nhn
trn ha n.

Tin mt

S d qu tin mt khng nn vt qu 10 triu VN.

S d tin mt tn qu c i chiu gia s sch k ton v bin
bng tin mt tn qu cui ngy 2 ln mt tun (th 3 v th 6 hng
tun).
Tin hnh kim qu 6 thng 1 ln.

Tin gi ngn hng

Khi nhn c giy bo ngn hng, k ton tin s tin hnh i chiu
vi s d s sch.

Trang 3

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH THU TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

Quy trnh tin

khcLin kt n cc quy trnh tonK ton thanh

Th qu K ton bn hng

Khch hng

Quy trnh ph: Thu tin

Thu tin
t khch
hng

Thu bng
tin mt

Khng

Thu thng
qua ngn
hng

Nhp qu

Chuyn b chng
t thu tin sang k
ton thanh ton

Nhp liu vo
h thng k
ton

Ghi nhn vo
chng trnh

Theo di
v thu hi
cng n
phi thu

Pht hnh
phiu thu

Thng
bo

Ho n (Lin 3)
Giy bo
ngn hng

Ho n (Lin 3)
Phiu chi (ca
khch hng pht
hnh)

Phiu thu

Trang 4

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG

Chng t

QUY TRNH PH: QUY TRNH THU TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

Trang 5

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH THU TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

TH TC
1.1

Nhn tin t khch hng

Th qu, k ton thanh ton.

Ai
Cng vic

Thu tin khch hng bng tin mt.

Nhn tin khi khch hng thanh ton qua ngn hng.

Khi no

Khi khch hng n hn thanh ton n.

Cch thc thc hin

Trng hp nhn tin mt

Khch hng n np tin ly hng cho Th qu

Ti x giao hng ly tin s lin h n khch hng thu tin

hng (cn mang theo giy t cn thit nh: giy gii thiu, ho
n, CMND...)

Sau khi nhn tin cn k nhn v mang v mt phiu chi tin ca

khch hng lm c s i chiu.

Trng hp nhn bng tin gi ngn hng

Mc ch
1.2

K ton thanh ton nhn s ph ngn hng t ngn hng v

i chiu vi bng k v cc chng t lin quan

Nhn dng v lm sng t mi s khc bit gia s ph v bng

k v ho gii s khc bit mt cch trung thc

m bo tin c thanh ton, chuyn khon, thu thp c chng t

v vic thu tin l c thc.

Nhp qu tin mt

Ai

Th qu.

Cng vic

Nhp qu tin mt, xc nhn vic thu tin l ghi nhn vo s qu.

Khi no

Khi tin hng thu t khch hng c mang v Cng ty.

Cch thc thc hin

Th qu tin hnh nhp qu tin mt v ghi nhn nghip v thu tin vo

s qu tin mt.
K nhn vo phiu thu v trnh cho K ton trng v Gim c k
nhn.
Phiu thu sau khi k nhn y s chuyn:

1 lin cho khch hng,

1 lin cho k ton thanh ton

1 lin lu i chiu.

Trang 6

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH THU TIN

Mc ch

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

m bo tin c thanh ton ng hn v thu thp c chng t v

vic thu tin hng.

1.3 Lp nht k thu chi

Ai

Th qu.

Cng vic

Lp v c s chp thun ghi chp vo nht k thu chi.

Thng bo vic thanh ton/thu tin cho ngi qun l bn hng.

Khi no

Sau khi nhn c phiu thu.

Cch thc hin

Th qu lp nht k thu chi da trn phiu thu nhn c (trong trng

hp thanh ton bng tin mt).

Mc ch

1.4

m bo cc nghip v thu tin c ghi nhn.

Ghi nhn vo H thng k ton

Ai

K ton thanh ton.

Cng vic

K ton s ghi nhn khon tin thu c vo phn hnh k ton.

Khi no

Sau khi nhn b chng t thanh ton tin hng do K ton doanh thu
cng n chuyn sang.
Nhn s ph/giy bo c ca ngn hng.
K ton doanh thu cng n chuyn b chng t thanh ton tin hng
sau khi cp nht thng tin vo tnh hnh thanh ton cng n ca
khch hng.

Cch thc thc hin

K ton s nhn ha n bn hng (lin 3) kp chung vi phiu chi tin

mt ca khch hng / Giy bo c chng t ngn hng t K ton
doanh thucng n chuyn sang lm cn c ghi nhn vo h
thng k ton.

Mc ch

Bo m cc thng tin ghi nhn vo h thng k ton l t cc ti liu

chng minh y .

1.5 Pht hnh phiu thu

Ai

K ton thanh ton.

Cng vic

Pht hnh phiu thu.

Khi no

Sau khi nhp d liu vo h thng k ton.

Cch thc thc hin

In phiu thu tin mt t h thng k ton. Phiu thu c lp thnh 3

lin

1 lin c kp chung vi b chng t thanh ton,

1 lin c chuyn sang th qu i chiu

Lin cn li giao cho khch hng (nu khng s c lu ti k

ton thanh ton).

Sau khi c pht hnh, phiu thu s chuyn cho th qu nhp qu

Trang 7

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH THU TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

tin mt.
Mc ch

Bo m phiu thu c lp cho tt c cc khon thu tin mt.

Trang 8

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH CHI TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

Quy trnh tin

Th qu

Quy trnh ph: Chi tin

Chng t khcLin kt n cc quy trnh cK ton trng/ Gim tonK ton thanh banNh cung cp/ cc phng

Chi tin

Phng k
ton
nhn
c b
chng t
thanh
ton

Cp nht vo
s qu

Khng chp
nhn

Kim tra s y
v tnh
tun th

Ph duyt?

Nhp liu vo
h thng k ton

Pht hnh
phiu chi/U
nhim chi

Khng

Mua hng
v n phi
tr

Phiu yu cu
thanh ton
B chng t
thanh ton

Phiu chi
H thng
k ton

y nhim chi

Trang 9

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH CHI TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

TH TC
2.1 Nhn phiu ngh thanh ton
Ai

K ton thanh ton, cc b phn c yu cu thanh ton.

Cng vic

Nhn phiu ngh thanh ton t cc b phn.

Khi no

Sau khi phiu ngh thanh ton c ph duyt bi cc b phn.

Cch thc thc hin

Nhn phiu ngh thanh ton c cc trng phng ph duyt

kp chung vi cc chng t, ha n b sung t cc b phn chuyn
n.

Mc ch

m bo k ton thanh ton ch tip nhn nhng phiu ngh thanh

ton c ch k duyt ca trng b phn.

2.2 Kim tra s y ca b chng t thanh ton

Ai

K ton thanh ton

Cng vic

Kim tra s y v ng n ca b chng t thanh ton.

Khi no

Sau khi nhn c b chng t thanh ton c duyt ca cc b

phn chuyn sang.

Cch thc thc hin

Kim tra s y , ng n v c c k duyt ca b chng t

thanh ton.
H s ngh thanh ton

Phiu ngh thanh ton

Ho n chng t ghi ng v cc ch tiu

Hp ng kinh t (nu c)

Hp ng kinh t c nguyn tc (i vi cc khon mc pht sinh

thng xuyn)

Hp ng kinh t cho vic pht sinh t xut

Bng bo gi cho trng hp pht sinh t xut (nu c)

Bin bn nghim thu hng ho, vt t, dch v trc khi nhp kho

Bin bn gii trnh vic mua vt t, hng ho v dch v t xut

(nu c)

Phiu ngh mua hng/Phiu nhp kho

Trang 10

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH CHI TIN

Mc ch

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

m bo tt c cc b chng t thanh ton u c kim tra, xem

xt.

2.3 K ton trng, gim c ph duyt phiu ngh thanh ton

Ai

K ton trng, Gim c v nhng ngi c u quyn.

Cng vic

Chp nhn ngh thanh ton.

Khi no

Sau khi k ton thanh ton kim tra, xem b chng t thanh ton v
nhn nh l y v ph hp.

Cch thc thc hin

Kim tra v ph duyt b chng t thanh ton bng cch k duyt ln

phiu yu cu thanh ton.

Mc ch

Bo m cc b chng t thanh ton u c k ton trng v gim

c thng qua, k duyt v ghi r h tn.

2.4 Tin hnh thanh ton

2.4.1

Nhp thng tin chi tin vo h thng k ton

Ai

K ton thanh ton

Cng vic

Nhp thng tin chi tin vo h thng k ton.

Khi no

Sau khi vic chi tin c Gim c ph duyt trn phiu ngh thanh
ton, vic thanh ton tin c thc hin 2 ln trong mt tun (th 3 v
th 6 hng tun).

Cch thc thc hin

Nhp thng tin chi tin vo h thng k ton da trn thng tin t b
chng t c k duyt.

Mc ch

Bo m cc thng tin ghi nhn vo h thng k ton l t cc ti liu

chng minh y .

2.4.2

Pht hnh phiu chi/ u nhim chi

Ai

K ton thanh ton.

Cng vic

Pht hnh phiu chi/ hoc u nhim chi trong trng hp thanh ton
thng qua ngn hng.

Khi no

Sau khi nhp d liu vo h thng k ton.

Cch thc thc hin

In phiu chi tin mt t h thng k ton. Phiu chi c lp thnh 3

lin, 1 lin c kp chung vi b chng t thanh ton, 1 lin c
chuyn sang th qu i chiu (trong trng hp thanh ton thng
qua ngn hng th khng cn chuyn sang th qu) v lin cn li giao
cho nh cung cp hoc b phn yu cu thanh ton.
Phiu chi/ U nhim chi s c trnh cho K ton trng v Gim c
ph duyt.
Sau khi c ph duyt, ng du thanh ton ln chng t thanh
Trang 11

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH CHI TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

ton

Mc ch

2.4.3

Bo m phiu chi/ u nhim chi c lp cho tt c cc khon chi tin.

Chuyn b chng t thanh ton c kp chung phiu chi sang cho th qu i vi chi tr
bng tin mt

Ai

K ton thanh ton, th qu.

Cng vic

Chuyn b chng t thanh ton c kp chung vi phiu chi sang th

qu.

Khi no

Sau khi phiu chi c in t h thng k ton.

Cch thc thc hin

Chuyn b chng t thanh ton c kp chung vi phiu chi sang th

qu.

Mc ch

Bo m phiu chi v b chng t thanh ton c chuyn cho th qu

chi tin mt.

2.4.4 Chi qu tin

Ai

K ton thanh ton, ngn hng, Th qu.

Cng vic

Khi no

B chng t thanh ton c kp chung vi phiu chi c chuyn sang

th qu (i vi thanh ton bng tin mt).

Cch thc thc hin

Chi qu tin mt ng vi s tin c duyt v yu cu ngi nhn

tin k nhn vo phiu chi v giao cho ngi nhn tin mt lin.

Chi qu tin.

Thanh ton thng qua ngn hng th cn phi lu li u nhim chi

lm chng t.
Mc ch

Thng bo cho cc b phn lin quan v vic hon tt vic thanh ton
theo yu cu.
Ngi nhn tin phi k nhn y trn phiu chi trong trng hp
thanh ton bng tin mt.

2.4.5 Cp nhp d liu vo s qu khi thanh ton bng tin mt.

Ai

Th qu.

Cng vic

Cp nht s tin thanh ton vo s qu.

Trang 12

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH CHI TIN

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

Khi no

Sau khi tin c chi cho nh cung cp hoc nhn vin cc b phn.

Cch thc thc hin

Nhp liu vo s qu.

Mc ch

Tt c cc nghip v chi tin u c cp nht trn s qu.

2.4.6 i chiu s d tin cui ngy

Ai

Th qu, K ton thanh ton.

Cng vic

i chiu s d tin mt gia s sch k ton v bng k tin tn qu

cui ngy.

Khi no

Vo cui ngy thanh ton, th 3 th 6 hng tun.

Cch thc thc hin

i chiu s d tin mt gia s sch k ton v bng k tin tn qu

cui ngy, nu khp th k ton thanh ton s k ln bng k tn qu
ri chuyn sang K ton trng k duyt. Nu khng khp th s kt
hp vi th qu kim tra v iu chnh sai st.

Mc ch

S d tin mt trn h thng k ton c i chiu vi th qu vo

cui cc ngy thanh ton.

Trang 13

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH KIM K
QU TIN MT

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

Quy trnh tin

Chng t tonK ton thanh

K ton trng kNgi chng kin kim

Th qu

Quy trnh ph: Kim qu

Lp bin bn
kim qu
Thc
hin
kim
qu

Ph duyt

i chiu

Bin bn kim
qu

Ho gii
chnh lch
(nu c)

iu chnh
(nu c)

Cp nht
vo chng
trnh

H thng
k ton

Trang 14

CC TH TC V CHNH SCH K TON

QUY TRNH: TIN MT/ TIN GI NGN HNG
QUY TRNH PH: QUY TRNH KIM K
QU TIN MT

M:
Ngy hiu lc:
K duyt:

TH TC
Ai

Th qu, ngi chng kin.

Cng vic

Kim qu.

Khi no

6 thng mt ln.

Cch thc thc hin

Vic m tin trong kt c s chng kin ca k ton c lp vi

phn hnh tin.
Bin bn kim qu c lp vi y ch k ca th qu v ngi
chng kin.
So snh s tin tn qu vi s d tin mt trn s qu v s sch k
ton.
a ra ngh iu chnh nu cn.

Mc ch

Nhm m bo s c tht ca s d ti khon tin mt ti qu.

Trang 15