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ESTRATEGIA, ESTRUCTURA
Y PROCESOS
Planificacin estratgica e
indicadores de desempeo
para el sector pblico
2.4.2. Indicadores desde el punto de vista del desempeo de dichas actuaciones de acuerdo con sus
dimensiones ...................................................................................................................................... 34
2.4.2.1. La Eficiencia ..................................................................................................................................... 34
2.4.2.2. La eficacia ........................................................................................................................................ 35
2.4.2.3. La calidad del servicio ...................................................................................................................... 37
2.4.2.4. La economa .................................................................................................................................... 37
3.1.3. Paso 3. Formulacin del nombre del indicador y descripcin de la frmula de clculo .......... 49
3.1.4. Paso 4. Validacin de los indicadores mediante la aplicacin de criterios tcnicos ........................... 51
Se denomin Plan Marshall por el Secretario de Estado de los Estados Unidos, George Marshall. Fue
El
El
El
El
momento
momento
momento
momento
explicativo.
normativo.
estratgico.
tctico-operacional.
Es posible gobernar sin planificar? Es til planificar sin el propsito de gobernar; es decir,
sin el objeto de conducir.
Es concebir un futuro deseado, los medios para llegar a l.
Es una toma de decisiones anticipada que permite definir qu hacer y cmo, antes de que
ocurra la necesidad de actuar, para hacer transparentes las conductas y los actos de gestin
y para rendir cuentas ante los ciudadanos.
Es un proceso sistemtico y continuo que relaciona el futuro con las decisiones actuales en
el contexto de cambios situacionales, y se expresa en la formulacin de planes
interrelacionados.
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La misin institucional.
La visin.
Los objetivos estratgicos.
Las estrategias.
Los planes de accin (actividades, programas y proyectos).
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1.2.3.2. La visin
Corresponde al futuro deseado de la organizacin. Se refiere a cmo quiere ser
reconocida la entidad, representa los valores con los cuales se fundamentar su
accionar pblico.
Los pasos bsicos para la identificacin de la visin son:
Es importante la declaracin
de la visin para la gestin
institucional, ya que
compromete pblicamente
las aspiraciones
institucionales, dando un
efecto de cohesin a la
organizacin. Adems,
permite distinguir y visualizar
el carcter pblico y cmo la
intervencin gubernamental
se justifica desde el punto de
vista de la entrega a la
sociedad. Complementa el efecto comunicacional de la misin, y enmarca el
quehacer institucional en los valores que la sociedad espera de la entidad
pblica.
1.2.3.3. Los objetivos estratgicos
Constituyen el siguiente paso a definir, una vez que se ha establecido cul es la
Misin. La pregunta a responder es:
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Los objetivos estratgicos son los logros que la entidad pblica, ministerio u
rgano espera concretar en un plazo determinado (mayor de un ao) para el
cumplimiento de su misin de
forma eficiente y eficaz.
Describen un nivel especfico de
compromiso dentro de un
determinado propsito o misin.
De esta manera, los objetivos
estratgicos ayudan a medir si el
propsito general se est
cumpliendo o no3.
Los objetivos estratgicos tienen
las siguientes caractersticas:
Se vinculan directamente
con la misin.
Estn orientados a definir
los resultados esperados
para concretar la misin
en un perodo
determinado.
Expresan las variables
relevantes o crticas del desempeo esperado, y estas son la base para la
definicin de indicadores de resultado final o impacto.
Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos de accin
preferentes en un plazo determinado (en general a mediano plazo),
sobre los cuales se establece los grandes puntos de los recursos
necesarios.
De acuerdo con la metodologa del presupuesto por resultados que define la General Accounting Office
(EE. UU.).
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Estos planes son de carcter operativo y son desarrollados en cada una de las
unidades o reas de la institucin que tienen a cargo la generacin de un
producto final; los planes establecen los respectivos requerimientos de recursos
humanos y financieros que permiten posteriormente la formulacin del
presupuesto.
El desarrollo de los planes operativos en el mbito de las instituciones pblicas
est claramente determinado por metodologas y procesos que obedecen a
reglamentaciones propias de las oficinas de planeacin y/o presupuesto.
Misin
Descripcin concisa y clara
de la razn de ser de la
entidad, propsito.
Quines somos?
Qu hacemos y para
quines?
Dnde estamos?
Fortalezas y
debilidades
Visin
Valores de la organizacin,
cmo espera ser reconocida,
futuro deseado.
Cmo llegaremos?
Cmo mediremos el
desempeo logrado?
Amenazas y
oportunidades
Anlisis del
entorno y del
medio interno
Objetivos estratgicos
Resultados que espera
lograr la entidad para
cumplir con su misin:
claros, realistas, desafiantes
y congruentes.
Estrategias
Plan de accin para
implementar los objetivos
estratgicos y determinar el
presupuesto.
Indicadores de
desempeo
Para medir logros, evaluar y
tomar acciones correctivas.
Las metas y las lneas de accin de corto plazo deben estar alineadas
con las definiciones estratgicas. Tal alineacin debe permitir la
identificacin de los requerimientos financieros y operativos para
materializar el presupuesto.
o Instituciones similares.
o Situacin del mercado en casos especficos, que afecten los
costos, las tarifas de la entidad o hechos extraordinarios que
impliquen la definicin de objetivos y estrategias.
Breve anlisis del ambiente interno, el cual permita analizar los
procesos en trminos de ajuste a los requerimientos de eficiencia,
calidad, etc. Por ejemplo, si se cuenta o no con los recursos
humanos suficientes para abordar la ampliacin de cobertura
geogrfica necesaria, etc.
Actividad de
planificacin y control
Tipos de
indicadores
Indicadores estratgicos:
resultado final o impacto.
Resultado intermedio.
Alta
definicin
Planificacin
Nivel directivo
Control de gestin
Nivel operativo
Control de actividades
Indicadores de gestin,
programacin. Insumos,
productos e intermedios.
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2. Indicadores de desempeo
2.1. Introduccin a la evaluacin del desempeo
Una de las principales preocupaciones de los tomadores de decisiones de las
instituciones pblicas es la evaluacin del desempeo institucional. Existe la
exigencia por optimizar los niveles de eficiencia y eficacia en el uso de los
recursos pblicos, as como por generar y fortalecer los mecanismos de
rendicin de cuentas hacia los ciudadanos y los grupos de inters que rodean a
la accin pblica. Estos son dos de los fundamentos bsicos que han tenido los
gobiernos para impulsar el desarrollo de indicadores de desempeo en las
instituciones pblicas.
Las instituciones pblicas se refieren a la administracin central del gobierno, al nivel local y regional.
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Planificacin estratgica es el proceso que se sigue para determinar las metas de una
organizacin y las estrategias que permitirn alcanzarlas; desde esa perspectiva, la
planificacin estratgica fija los lmites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluacin
de gestin. (Anthony, 1998)
Misin y
objetivos
Anlisis
interno y
de
contexto
Quines somos y
qu hacemos?
Medidas de
desempeo
A dnde queremos
ir?
Cmo podemos
llegar?
Estrategias
CUADRO 2
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Segn WEISS
Un complemento interesante es el que aporta (WEISS, 1998) al
diferenciar el concepto de medicin de variable respecto al concepto
indicador.
Un indicador es una medicin ordinal que tiene siempre una direccin o
rumbo esperado. Por ejemplo, nmero de desempleados es una
medicin a la cual no podramos catalogar como buena o mala por s
sola; as que un indicador de esta medicin podra ser tasa de
desempleo, que se calcula como el nmero de desempleados/poblacin
econmicamente activa. Se espera que este
indicador tenga una evolucin hacia la baja.
Asimismo, ocurre con la medicin de crecimiento
econmico, respecto a la tasa de crecimiento,
a la que siempre esperamos que tenga una
evolucin positiva.
WEISS explicita el desempeo esperado de la
manera siguiente:
En evaluacin usualmente sabemos de forma adelantada hacia dnde queremos
que nuestro indicador se dirija. En efecto, si nosotros no sabemos, ni nos interesa
de qu manera esperamos que el indicador se mueva, entonces es un indicador
pobre.
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Insumos (inputs).
Procesos o actividades.
Productos (outputs).
Resultados finales (outcomes).
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Impacto (output)
Producto (output)
Cuntas unidades de
productos y servicios
estamos generando?
Proceso
Inputs
Cuntos recursos
invertimos?
Cunto personal trabaj en
el proceso?
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Eficiencia.
Eficacia.
Calidad.
Economa.
2.4.2.1. La Eficiencia
Describe la relacin entre dos magnitudes fsicas: la produccin fsica de un
bien o servicio y los insumos que fueron utilizados para alcanzar ese nivel de
producto. La eficiencia puede ser conceptualizada como:
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O bien:
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Tipos de indicadores
* Insumos (inputs).
* Eficiencia.
* Procesos o actividades.
*Eficacia.
* Productos (outputs).
* Calidad.
* Economa.
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Insumos
Eficiencia
Economa
Calidad
Monto de las
horas de trabajo
del
departamento.
Presupuesto del
departamento.
o
N. de vehculos.
Empleados hora
por tonelada de
desechos
recolectados.
Monto gastado
por milla de nieve
removida.
Nmero de
toneladas de
desechos
recolectados.
Millas de caminos
limpiados.
Nmero de
usuarios
atendidos.
Procesos
Productos
Porcentaje de
calles limpias
(medidas por
encuestas
peridicas de
inspeccin visual
de los
ciudadanos).
Resultados
Fuente: A brief guide for performance measurement for Government National Center for Public Productivity. Rutgers
University. 1997.
Proceso
Dimensiones de desempeo
Eficacia
Eficiencia
Economa
Contratacin de
profesores.
Arrendamiento
de salas.
Equipamiento
computacional.
Supervisiones
Calidad
Instalacin de los
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realizadas a
los cursos.
Nmero total
de
supervisores.
Producto
Resultado
Nmero de
talleres de
capacitacin
realizados.
Nmero de
talleres
programados.
Nmero de
trabajadores
participantes
activos de los
cursos.
Nmero de
participantes
inscritos. Tasa
de aprobacin
de alumnos
participantes
del programa.
Intermedio
Final
Costo de cada
taller. Nmero
de
participantes.
Gastos en
capacitacin
ejecutados en
junio. Gastos
de
capacitacin
programados
en el ao.
equipos
computacionales
para la
capacitacin en
los plazos
acordados.
Porcentaje de
trabajadores que
asisten al curso,
evaluados con
nota superior a 5.
Porcentaje de
trabajadores que
logran nota
mayor a 5 en la
evaluacin de la
aplicacin de sus
competencias.
Aumento de
productividad
de los
trabajadores
en la tarea.
Disminucin de
accidentes
laborales por
parte de los
trabajadores
que aprobaron
el curso.
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Establecimiento de
definiciones estratgicas como
referente para la medicin.
Establecimiento de las reas
de desempeo relevantes a
medir.
Formulacin del indicador y
descripcin de la frmula de
clculo.
Validacin de los indicadores,
aplicando criterios tcnicos.
Recopilacin de datos.
Establecimiento de las metas o
del valor deseado del
indicador y la periodicidad de
la medicin.
Especificacin de la fuente de
los datos.
Establecimiento de supuestos.
Evaluacin, definicin de
referentes comparativos;
establecimiento de juicios.
Informacin del desempeo
logrado.
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1. Identificacin y/o
revisin de:
Misin:
Productos,
usuarios/clientes.
Objetivos estratgicos.
3. Comunicar e informar.
4. Analizar e interpretar los
resultados.
5. Asignar las
responsabilidades
Establecer los
indicadores en cada
nivel de la organizacin.
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Indicadores de
desempeo
Misin
Quines somos, qu
hacemos y para quin?
Objetivos
Estrategias
Adaptado
Oregon Progress Board
3.1.2.Paso 2. Establecer las reas
dededesempeo
(2004).
Alta direccin
Nivel directivo
Nivel operativo
Actividad de planificacin y
control
Tipos de indicadores
Indicadores de gestin
global de la entidad o
resultado final
Planificacin estratgica
Control de gestin
Control de actividades
Insumos, productos,
eficacia
Estratgica.
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De control de gestin.
Operativa.
Los indicadores, desde esta perspectiva, son los elementos bsicos para la toma
de decisiones directivas y para conversar sobre el comportamiento de las
variables claves y estratgicas de la organizacin.
El tipo de indicador a construir depender de las variables (que son los
aspectos relevantes) que se debe monitorear para pronunciarse sobre los
resultados esperados.
En el ejemplo que presentamos
lneas abajo, de un Instituto
Nacional del Deporte, es posible
identificar los aspectos relevantes a
medir en cada una de las variables
presentes en la misin, en los
objetivos estratgicos, en los
productos y actividades.
En el cuadro siguiente se ejemplifica
la identificacin de los aspectos
relevantes en cada una de la cadena
de objetivos organizacionales
(misin, objetivos estratgicos y
productos). Por ejemplo:
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Respecto a los productos, los aspectos relevantes tienen que ver con la
capacidad del programa de ejecutar eficazmente sus servicios a travs
del programa de fomento del uso de la bicicleta, este procedimiento a
travs de la tasa de variacin del uso de la poblacin beneficiaria. La
calidad del servicio provisto es otro aspecto relevante, el cual est
relacionado con la ciclova que construy el programa en mencin para
lograr su objetivo. Otro aspecto relevante, que puede ser til monitorear
a nivel de producto, tiene que ver con la cobertura lograda de la
poblacin objetivo del programa, etc.
Aspectos
relevantes de
medicin
Promover en la
poblacin en
general estilos de
vida activa por
medio de la prctica
peridica del
ejercicio fsico, el
deporte y la
recreacin en todas
sus
manifestaciones,
contribuyendo a la
calidad de vida de
la poblacin.
Resultados a nivel
del estilo de vida
activa de la
poblacin.
Indicadores
Clasificacin
Frmula
Tasa de la
variacin de la
poblacin entre x
aos que practica
deporte en forma
peridica.
Resultado final o
impacto.
(Poblacin que
practica deporte
ao n / poblacin
n-1*100).
Porcentaje de la
poblacin objetivo
(inscrita en el
programa que
practica alguna
actividad deportiva
de forma
peridica).
Resultado
intermedio.
(Poblacin
participante en el
programa de
deporte, que
practica actividad
dos veces por
semana /
poblacin inscrita
en el
programa)*100.
Objetivos estratgicos
Aumentar las
prcticas deportivas
de la poblacin.
Prcticas
peridicas del
ejercicio fsico.
Poblacin objetivo,
deporte,
recreacin.
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Productos
Programa de
fomento de uso de
la bicicleta.
Uso de la bicicleta.
Tasa de variacin
de usuarios del
programa de uso
de la bicicleta.
Producto/eficacia.
(Poblacin
beneficiaria del
programa usando
bicicleta ao n /
poblacin
beneficiaria del
programa usando
bicicleta ao n-1)
* 100.
Percepcin de la
calidad de la
ciclova.
Porcentaje de
usuarios de las
ciclovas que se
declaran entre
80%-100%
satisfechos del
servicio vial.
Calidad.
Porcentaje de la
poblacin
encuestada que
usa ciclova, que
declara entre
80%-100% de
satisfaccin / total
de la poblacin
encuestada que
usa ciclova.
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Porcentaje (proporciones).
Tasa de variacin.
Razn o promedio.
ndices.
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misin.
Medir resultados intermedios y finales.
Ser mensurable.
Sus datos deben ser vlidos y confiables.
Tener identificados a los responsables por su cumplimiento.
Estar dirigido a prioridades que reflejen una gestin integrada (mbito de
eficiencia, eficacia, calidad, economa).
Debe ser til para el personal, para los clientes internos y externos, para
los interesados, y para los hacedores de polticas.
Descripcin
Pertinencia
Debe referirse a los productos y procesos esenciales que desarrolla cada institucin.
La medicin de todos los productos o actividades que realiza la institucin genera
una saturacin de informacin dentro de la organizacin como fuera de esta.
Relevancia
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Homogeneidad
Independencia
Costo
Confiabilidad
Simplicidad e
integralidad
Si existe una tensin entre ambos criterios, se debe cubrir los aspectos ms
significativos del desempeo (integrar todas las dimensiones del desempeo), pero
la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anlisis de los usuarios,
tanto internos como externos. Los indicadores deben ser de fcil comprensin, libres
de complejidades.
Oportunidad
Nula
redundancia
Focalizacin en
reas
controlables
Participacin
Informacin contable-presupuestaria.
Estadsticas de produccin fsica, cargas de trabajo del personal.
Encuestas, estudios especiales.
Benchmarking, etc.
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Su establecimiento debe
considerar diferentes parmetros
(desempeo histrico,
comportamiento del indicador en
el pasado, lnea base, programas
similares, estndares).
Deben ser cumplibles por la institucin con los recursos financieros,
humanos, fsicos y tecnolgicos disponibles.
Su logro debe depender de la institucin (establecer supuestos).
Deben ser realistas y financiables, y representar un desafo significativo.
Deben ser establecidas para ser cumplidas en un plazo determinado.
Deben expresar claramente el mbito geogrfico que cubre.
Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de las distintas
reas (establecer los responsables por el cumplimiento).
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INDICADOR DE EFICACIA
INDICADOR DE EFICIENCIA
INDICADOR DE CALIDAD
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Ministerio de Economa.
Contralora.
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Resultado intermedio
Resultado final
Cuntos
recursos
ocupamos.
Cun bien lo
hacemos.
Qu hacemos.
Nmero de viviendas.
Kilmetros construidos.
Resoluciones.
Sentencias judiciales.
Insumos o
inputs.
Eficiencia.
Calidad.
Economa.
Eficacia.
Eficiencia.
Calidad.
Eficacia.
Eficiencia.
Calidad.
Sistema de
informacin
interna.
Entidades.
Contralora.
Presupuesto
(productos finales).
Sistema de
informacin interna
(productos
intermedios).
Presupuesto
Sistema de informacin interna
(productos intermedios, productos
finales no relacionados con O.
estratgicos).
Presupuesto
Sistema directivo de
informacin.
Presupuesto
Sistema directivo de
informacin.
Organismo de Planificacin,
Hacienda.
Indicadores
Costos por
planilla.
Costos por
unidades de
productos.
Nmero de
funcionarios.
Licitaciones
realizadas.
Actividades.
Tipo
Proceso
Usuarios
Insumo
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