Curso-Taller: Gestin Estratgica en la Funcin Pblica

Dirigido a Magistrados y Funcionarios del Sector Justicia

Proyecto de Apoyo al Fortalecimiento del Poder Judicial. PNUD
Instituto Latinoamericano de Planificacin Econmica y Social. ILPES/CEPAL
LIMA, PER
22 al 25 de Octubre de 2008

Planificacin Estratgica en
organizaciones pblicas
Marianela Armijo

Consultora
rea de Polticas Presupuestarias y Gestin
Pblica

ILPES/CEPAL
Marianela.armijo@cepal.org

Contenido Presentacin

Qu es y para qu sirve la Planificacin

Estratgica (PE) en las Organizaciones
Pblicas
Requisitos
El proceso de Planificacin Estratgica
Los conceptos y ejemplos
Factores crticos para un buen uso de la PE
en el mbito pblico
Aplicacin de la PE en algunos pases
2

Qu es la Planificacin
Estratgica?
Proceso que se sigue para determinar los
objetivos y las metas de una organizacin y las
estrategias que permitirn alcanzarlas

La Planificacin estratgica fija los lmites dentro

de los cuales tiene lugar el control y evaluacin de
gestin
(*) Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno
Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

Contexto de la Planeacin Estratgica

(PE): Presupuesto orientado a resultados
La fase de PE facilita priorizar objetivos y
asignacin de recursos que permitan alcanzar
los resultados esperados.
La PE permitira proveer informacin sobre lo
que las entidades quieren hacer con los
recursos asignados y cuales son los logros
esperados (productos, resultados intermedios y
finales)

La PE permitira facilitar la identificacin de

objetivos y metas asignando responsables por
la gestin
La PE posibilita generacin indicadores
estratgicos que facilitan la transparencia
tanto al interior de la entidad como hacia
fuera)

Planes Estratgicos
acompaan Formulacin
Presupuesto
La PE provee
informacin sobre
indicadores y metas para
monitorear y evaluar
La PE provee
informacin sobre
indicadores y metas para
monitorear y evaluar
Los indicadores que se
crean a partir de la PE
permitiran mejorar
transparencia y
Rendicin de Cuentas

Para qu usamos Planificacin

Estratgica

La medicin del desempeo es

parte de un largo proceso de planeamiento
Misin
Indicadores de
Desempeo

Como sabemos
que llegamos

Objetivos
Quienes somos,que
hacemos y para
quienes

Que esperamos
lograr, donde
queremos ir

Cmo podemos
llegar

Estrategias

Por qu hacer PE en el mbito pblico?

Apoyo al establecimiento de prioridades,

asignacin, evaluacin

Apoya el proceso de
de
QUEdefinicin
HARAN LOS SECTORES,
Y
prioridades INSTITUCIONES
y polticas

gobierno

PROGRAMAS

de

MEDIR Y EVALUAR
Como insumo para laCOMO
programacin

Apoyo

formulacin presupuestaria
para

el

establecimiento

de
que

COMO ASIGNAR RECURSOS

indicadores de desempeo
permite el monitoreo y la evaluacin

Al interior de las entidades

Validan y fundamentan el valor pblico de la
organizacinMisinfrente a otros (M. Hacienda,
Planificacin, Congreso, Ciudadanos) Por mandato.
Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo
mejor para el futuro de la organizacin.Obj. Estratgicos
Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de
implementacin de los objetivos y estrategias y poder medir el
desempeo

Cul es la especificidad de la PE
en el mbito pblico?

10

Especificidades PE mbito
pblico
Anlisis del entorno y del ambiente
interno
Usuarios-ciudadanos v/s clientes
Dificultad para establecer los fines,
propsitos y resultados esperados
Muchas
veces
es
solo
una
herramienta
referencial
para
establecimiento de prioridades y la
formulacin presupuestaria

11

La metodologa de PE depende de los

diferentes niveles de decisin
gubernamental en que se aplica

Planeacin Nacional de Desarrollo Lineamientos Estratgicos

Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)

Prioridades Estatales

Planificacin Estratgica Institucional- Ministerial

Planificacin Estratgica Programa (Entidad descentralizada,

etc)
Programacin Anual Operativa
12

EL proceso de Planificacin
Estratgica

13

MISION

VISION
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
ESTRATEGIAS

RAZON DE SER DE LA ENTIDAD,

FIN, PROPOSITO:PRODUCTOS,
USUARIOS, EFECTOS
ESPERADOS
FUTURO, ESCENARIO DESEADO,
COMO QUIERE SER LA ENTIDAD

PROPOSITOS

FUNDAMENTALES

QUE ESPERA LOGRAR LA

ENTIDAD PARA CUMPLIR SU
MISION

MEDIOS PARA LOGRAR LOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

METAS o LINEAS DE ACCION

CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PRESUPUESTO
INDICADORES

MEDIDAS PARA ESTABLECER EL

GRADO DE CUMPLI MIENTO DE
LOS OBJETIVOS

PLAN
ESTRATEGICO

COMO
PROYECTOS, PROGRAMAS,
ACTIVIDADES

ANALISIS
DEL MEDIO
EXTERNO E
INTERNO

14

15

Los distintos niveles organizacionales

determinan diferentes tipos de
indicadores
Muchas veces no se da una
Integracin ordenada
Planificacin
Y formalizada
Estratgica Direccin
Planificacin Estratgica
DIVISIONES/DEPARTAMENTOS

AREAS DE APOYO
16

Conceptos
Visin
Misin: Productos-Usuarios
Objetivos Estratgicos
Metas
Indicadores
17

VISION
Valores y principios de la organizacin que
orienta y dar el marco para el accionar de su
propsito, imagen objetivo.

SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL

ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA
EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA
PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD
Instituto de Normalizacin Previsional

18

Cmo se redacta?

Puede ser ms amplia que la Misin

Institucional, y debe contener aspectos
que permitan a los ciudadanos
identificar que pueden esperar de la
Entidad en cuanto a valores, creacin
de oportunidades, proyeccin, etc.

19

MISION
Declaracin fundamental que le da el carcter
constitutivo
a la organizacin y a su accin, establece su
mandato

Fija los los propsitos, fines y lmites de la

organizacin
Seala la direccin de las acciones a seguir
20

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA

DEFINICION DE LA MISION:

PARA QU EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

CULES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE
GENERA?
CULES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E
INTERNOS?
PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS
PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/

PROGRAMA?

21

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA

DEFINICION DE LA MISION:

CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA

COBERTURA ACTUAL?

CUL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO

Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA
INSTITUCION/PROGRAMA?

22

El

valor de una organizacin no se limita al valor

operativo de la MISION ACTUAL

Sern necesarias
estas funciones y
estos productos?

23

Aspectos a considerar en la
declaracin de la Misin

Nivel de concrecin o abstraccin:

Ejemplos: Humanizar el trato a los jvenes
Departamento Juvenil de Massachusetts. USA

Reduccin de la contaminacin
Departamento Medio Ambiental. USA
.

Riesgo implcito en los compromisos

asumidos: Cmo se rinde de cuentas de los
resultados comprometidos?
24

Utilidad de una buena declaracin

de Misin

Establecen el marco que justifica la intervencin

pblica en el mbito de responsabilidad
Capacidad de mantener el foco directivo en lo
importante
Lograr encauzar los apoyos polticos y capacidades
administrativas de la institucin
Mostrar a los grupos de inters la creacin de valor
pblico esperado
25

Misin Institucional: Defensora

Penal Pblica. Chile

Proporcionar defensa penal de alta calidad

profesional a las personas que carezcan de abogado
por cualquier circunstancia, velando por la igualdad
ante la ley, por el debido proceso y actuando con
profundo respeto por la dignidad humana de
nuestros representados.

26

Cuando es necesario
reformular la Misin

El Programa o Entidad ha tenido

una evaluacin que recomienda la
revisin del tipo de productos que
provee: ampliar, eliminar, refundir
algn tipo de bien o servicio.

27

Cuando es necesario
reformular la Misin

A
partir
de
un
diagnstico
organizacional se detecta que es
necesario una ampliacin de la
cobertura de los bienes y servicios
hacia otras regiones del pas, lo
cual implica ampliar el mbito de
accin del Programa o la Entidad.

28

Cuando es necesario
reformular la Misin

A
partir
de
una
poltica
gubernamental
se
priorizan
acciones en determinado sector,
dndose
competencias
extraordinarias a un Programa o
Entidad para asumir la ejecucin
de dicha poltica

29

Anlisis de productos y
usuarios
Para lograr una formulacin consistente
de la misin QUE-PARA QUIEN, deben
definirse cuales son los:
PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES
USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

30

PRODUCTOS FINALES
Principal bien o servicio que la institucin
proporciona directamente a un usuario externo

Prioridad Estratgica: relacionado con el

mandato legal, las prioridades de gobierno,
las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua,

sistemtica, permanente, cautiva.
Nmero de transacciones: significativa
31

Productos Finales

Recursos que se consumen en su generacin

(porcentaje del presupuesto destinado a la
provisin del servicio) o de recursos humanos
(porcentaje de funcionarios afectados a la
provisin del servicio).
Importancia para la informacin externa: Alta

32

PRODUCTOS INTERMEDIOS

Subproductos obtenidos a partir de los

insumos ocupados para la obtencin del
producto final

No son productos crticos

No necesitan un monitoreo regular

Baja importancia para la informacin externa

33

Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluacin

USUARIOS EXTERNOS

U2

PF1

PF2

U3

U4

PF3

PF4

PRODUCTOS FINALES

U1

EVALUACION
ESTRATEGICA
Cuantos
Productos a
quienes
Costo PF/I

Resultado
Intermedio
Final- Impacto

PI

PI

PI

PI

PI

PI

PI

PI

1.1

1.2

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

4.2

4.3

A1.1.
1

A1.1.
2

I I I

A1.2.
1

I I I

A2.1.
1,2

A3.1

I I I

A3.2

A4.1.
1

I I I

A4.1.
2

A4.

I I I

PRODUCTOS INTERM.

PI

OPERATIVA
Costo PI/
PI/N
Trabajadores
Costos Insumos
N de trabajadores
34

Productos Estratgicos:
Defensora Penal Pblica
Nmero

Nombre

Objetivos
Estratgicos a
los cules se
vincula

Prestacin del servicio de defensa penal pblica

Representacin en Tribunales de personas imputadas o acusadas en un proceso penal
acorde con la voluntad y los intereses del imputado.
Atencin de testigos e imputados, durante la prestacin de la defensa penal ante los
intervinientes en el sistema de enjuiciamiento criminal.
Las pericias que se deban ejecutar, segn la estrategia de defensa y la lnea de
investigacin.
Atencin y orientacin a imputados que tenga la medida cautelar de prisin preventiva.

1,2,3

Control y supervisin del servicio de defensa penal pblica

Inspecciones
Auditorias externas
Informes semestrales y finales de las personas naturales y jurdicas que prestan defensa
penal pblica
Informes de reclamaciones de los beneficiarios de la defensa penal pblica

Informes del Sistema Informtico de Gestin de Defensa Penal Pblica

Informes estadsticos y de gestin de la prestacin del servicio de defensa penal
Informes de gestin de peritajes
Informes de gestin del programa de atencin a testigos e imputados
Informes de apoyo a la gestin de defensa penal (SIAR)

1,2,3

35

Usuarios Externos, Poblacin

Objetivo, Beneficiario

Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio

Poblacin potencial corresponde a la poblacin total

que presenta la necesidad y/o problema que justifica el
programa y por ende pudiera ser elegible para su atencin

Poblacin Objetivo: poblacin que el programa tiene planeado o

programado atender en un perodo dado de tiempo, pudiendo
corresponder a la totalidad de la poblacin potencial o a una
parte de ella
Beneficiarios efectivos:son aquellos que estn siendo o han sido
atendidos por el programa.
36

Usuarios: Defensora Penal Pblica

Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
Nmero

Nombre

Toda persona imputada o acusada por un crimen, simple delito o falta que sea de competencia de un juzgado de
garanta o de un tribunal de juicio oral en lo penal y las respectivas Cortes, en su caso, y que carezca de
abogado.

Se considera aquellas personas que son imputables por edad, es decir, de 18 aos y ms que segn cifras del
censo del 2002 son 10.425.288 personas y aquellas entre 16 y 18 aos que previamente hayan sido declaradas
con discernimiento.

Ministerio de Justicia

Los Usuarios en el Ministerio de Justicia incluyen sus autoridades a nivel nacional, como regional (seremis) y
profesionales.

Comisin Coordinadora de la Reforma Procesal Penal

La Comisin se encuentra compuesta por las siguientes autoridades: Sr Ministro de Justicia (que la preside);
Presidente de la Corte Suprema; Fiscal Nacional del Ministerio Pblico; Defensor Nacional; Un Ministro de la
Corte Suprema; Presidente del Colegio de Abogados; Subsecretario de Justicia; Un Fiscal Regional y el
Secretario Ejecutivo de la Comisin (Jefe de la Unidad Coordinadora de la Reforma Procesal Penal)

Familiares de los imputados, acusados o condenados (se considera un familiar por cada imputado).

se considera un familiar por cada imputado

Congreso Nacional

Corresponde a los Diputados y Senadores, en especial la Comisin de Hacienda y la Comisin Constitucin,

Legislacin y Justicia.

Ministerio de Hacienda

Los usuarios incluyen a sus autoridades y a los profesionales de la Direccin de Presupuestos.

Consejo de Licitaciones de la Defensa Penal Pblica

El Consejo se encuentra integrado por el Ministro de Justicia o en su defecto, el Subsecretario de Justicia, quien
lo presidir; el Ministro de Hacienda o su representante, Ministro de Planificacin y Cooperacin o su
representante, un acadmico con ms de 5 aos de docencia universitaria en las rea del Derecho Procesal Penal
o Penal, designado por el Consejo de Rectores y un acadmico con ms de 5 aos de docencia universitaria, en
las reas de Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el

Poder Judicial

Corresponde a Jueces de Garanta, Jueces de Tribunal Oral en lo Penal y la Corporacin Administrativa del
Poder Judicial, adems de las Cortes de Apelaciones y la Corte Suprema.

37

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Son logros que la organizacin persigue en un plazo determinado. Estos

deben ser coherentes con la misin y orientaciones de las polticas
ministeriales

La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividades

prioritarias para el mejoramiento de la organizacin y aprovechar
las ventajas.
Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para

tener un accionar coherente con la misin?

38

Objetivos Estratgicos

Constituyen
la
base
para
el
establecimiento de los indicadores que
permitirn medir el avance de las
acciones gubernamentales hacia los
resultados.

39

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Su definicin debe permitir identificar acciones en

mbitos de:
programacin
procesos
cobertura
calidad
oportunidad del servicio, etc

Mejorar, ampliar, redisear, optimizar, alcanzar,

generar, adecuar
40

Cmo se redactan?

Sealar la expresin de logro, evidenciar un cambio o transformacin

que se esperan con las polticas a cargo de la Institucin

Mejorar los estndares de competitividad, disminuir niveles de pobreza,

garantizar niveles de seguridad, etc.

Evitar los esfuerzos tales como Contribuir, Fomentar, Procurar

(con excepcin cuando se comparten resultados con otras
instituciones)

La ciudadana debe conocer hacia donde se dirigen los recursos

asignados de la Institucin en su globalidad

Deben responder a que problema social o aspecto relacionado con la

misin que responde

41

Objetivos Estratgicos:
Defensora Penal Pblica
Objetivos Estratgicos

Nmero

Descripcin

Asegurar la cobertura nacional del servicio de defensa penal pblica a travs de

defensores locales institucionales y defensores licitados.

Asegurar la calidad de las prestaciones del servicio de defensa penal pblica, a

travs del cumplimiento de estndares bsicos, el desarrollo de peritajes y la
adecuada atencin de comparecientes a juicios y audiencias.

Asegurar el funcionamiento del sistema de licitaciones de defensa penal, a travs

del uso eficiente del marco presupuestario disponible y conforme a las directrices
emanadas del Consejo de Licitaciones de la defensa penal pblica.

Fuente:www.dipres.cl

42

Algunas preguntas
validadoras de los
Objetivos Estratgicos

Objetivo
Estratgico
1

Objetivo
Estratgico
2

Objetivo
Estratgico
3

Son consistentes con la misin de la entidad , ya

sea por los efectos o resultados esperados al
interior de la organizacin (reestructuracin,
mejora en los procesos productivos, etc.) o en sus
clientes, usuarios o beneficiarios (cobertura,
calidad del servicio, entre otros); y consistentes
con las Prioridades Institucionales
Permiten ser especificados en efectos o
resultados deseados, susceptibles de revisar y
evaluar.

Pueden ser traducidos en tareas asignables a

personas o equipos.

Son factibles de realizar en plazos determinados

y con los recursos disponibles.

Es posible de traducir en objetivos

especficos o metas.

43

Estrategias
La definicin de las estrategias debe permitir:

Establecer un patrn de decisiones que sea coherente,

unificador e integrador para la institucin
Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en
las reas clave de los productos y servicios que son brindados.
Por ejemplo: servicios brindados en todo el pas, procesos
productivos con tecnologa de alto estndar

-Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la

organizacin desarrollar

Desarrollar un Plan de Accin (Plan Operativo)

44

RELACION ENTRE LA MISION INSTITUCIONAL, PROGRAMATICA Y LOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
MISION INSTITUCIONAL

O.E 1
INSTITUCIONA
L

Misin
Programa 1

Misin
Programa 2

Misin
Programa n

O. E 1

O. E

O. E

Programa 1

Programa 2

Programa n

O. E 2
Programa 1

45

Misin de una Secretara de Comercio e Industria:

La Secretara de Comercio e Industria est a cargo del desarrollo e implementacin de las polticas
orientadas a fortalecer y mejorar la competitividad de la industria nacional en todos sus tamaos y
sectores, y su insercin en los mercados internacionales, generando mayores oportunidades de
empleo de calidad, generacin de ingresos y sostenibilidad de la economa nacional.

Programa
Fomento
Exportaciones
Competitividad
Internacional

de
de
y

Programa
Apoyo
a
Microempresa

de
la

Programa
Innovacin
Tecnologa

de
y

Fondo
Promocin
Empleo
y
competitividad

de
del
la

Una inmediata relacin entre la Misin Institucional (Secretara) y la Misin de los

Programas es como el Propsito o quehacer de los Programas reflejan el aspecto
central de la primera Misin en lo que se refiere a la Implementacin de las
polticas orientadas a fortalecer y mejorar la competitividad de la industria
nacional..en todos sus tamaos y sectoresinsercin.oportunidades de
empleo.de calidad.. generacin de ingresos y sostenibilidad de la economa
nacional.
46

RELACION ENTRE LA MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS

E INDICADORES

Tipo de Indicadores

Misin
Institucional

Objetivo
Estratgico
Institucional

Expresa un propsito cuyo

resultado afecta a la
comunidad en general O. E
1

De Resultado Final o Impacto

(Outcome), donde los resultados
pueden ser producto de varias
entidades

Expresa un resultado
esperado relacionado con un
efecto de mediano plazo que
contribuye a la Misin

Resultados finales e intermedios

Los efectos medidos se atribuyen
directamente al mbito de
atribucin de la Secretara a
travs de los Programas que tiene
a su cargo

47

Factores crticos para la

aplicacin de la PE en el mbito
pblico

Metodologa de PE simple de aplicar y que

sirva de apoyo al ciclo de presupuesto
Articulacin de la PE institucional con la
Planificacin operativa
Existencia de compromiso y liderazgo de los
directivos
Capacidad de internalizar la PE en la
institucin y contar con apoyo de tecnologas
La PE como un apoyo para la rendicin de
cuentas
48

CICLO DEL CONTROL DE GESTION

PLANIFICION
ESTRATEGIA

EVALUACION

Revisin de
presupuestos y
programas

PRESUPUESTO

Consideracin de
nuevos productos y
objetivos estratgicos

METAS / PROGRAMACION

Medidas
correctivas

EJECUCION

(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestin.

Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno Proceso. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998

49

Planificacin Estratgica y Presupuesto orientado a

resultados
Plan Nacional de
Desarrollo

Plan Financiero Multianual

Plan Nacional de Inversiones
METAS SECTORIALES
Planes Estratgicos Institucionales

Plan Operativo Institucional

Planificacin Estratgica
Programas???

Presupuesto
50

Compromiso y liderazgo de los directivos

Compromiso y liderazgo de directivo :

Ms que hacer un Plan ASEGURARSE
QUE FUNCIONE
Regularidad, continuidad en la
aplicacin y articulacin entre la
Planificacin Institucional y
Programtica
51

Internalizacin de la PE en la institucin y
apoyo de tecnologas

La PE debe ser parte de los procesos de la institucin

Apoyarse de una Unidad de control de gestin,

profesionales capacitados en las tcnicas de gestin
(planificacin, indicadores, evaluacin)
Contar con tecnologas de informacin (simples y
accesibles) para asociar la planificacin estratgica al
control de gestin.

52

Apoyar la rendicin de cuentas

Capacidad de retroalimentar a los niveles

directivos (centros de responsabilidad) el
nivel de logros de compromisos alcanzados y
generar acciones correctivas.

Comunicacin de los resultados de la

planificacin estratgica
53

Dificultades para ejecutar las

estrategias que surgen de la PE

Falta de articulacin entre la Planificacin

Estratgica y operativa
Inflexibilidades presupuestarias
Restricciones o lentitud de procesos
administrativos claves para asegurar las
inversiones
Tipo de productos difcil de cuantificar, o
costear
Falta de gestores qu rea es responsable?
Desvinculacin entre los Obj. Estratgicos y
los Planes y Proyectos
54

Aplicacin PE en algunos pases

55

Chile: Definiciones Estratgicas en el Presupuesto

56

57

58