KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunia-Nya
penulis dapat menyusun makalah ini dengan baik. Administrasi perkantoran sekarang ini telah
berkembang pesat seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Makalah ini disusun dengan bahasa yang lugas, sistematis, komperhensif dan terpadu.
Dengan pendekatan tersebut diharapkan pembaca makalah ini akan memperoleh pemahaman
yang lebih luas dan mendalam.
Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Kritik dan saran yang
bersifat membangun sangat penulis harapkan untuk menyempurnakan makalah ini.
Barabai, 23 Januari 2017

Dedi Ansyari

DAFTAR ISI
COVER DEPAN

KATA PENGANTAR

II

DAFTAR ISI

III

BAB I

PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang

1.2.

Rumusan Masalah

1.2.

Rumusan Masalah

1.3.

Manfaat Penulisan

BAB II

PEMBAHASAN

___

3
4

2.1.

Pengertian Administrasi Perkantoran

2.2.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

2.3.

Tujuan Administrasi Perkantoran

2.4.

Fungsi Administrasi Perkantoran

2.5.

Kegiatan Administrasi Perkantoran

2.6.

Sasaran Administrasi Perkantoran

BAB III

PENUTUP

11

3.1.

Kesimpulan

11

3.2.

Saran

11

Daftar Pustaka

12

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam
organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang
bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor
yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi

perkantoran

berbeda

dengan

tata-usaha

perkantoran.

Faktor

pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan
kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari
administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu
organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah
melalui keterampilannya. Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan
yaitu:
1)

Pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada
umumnya, dan pelayanan manajemen pada khususnya,

2)

Pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi)

bagi manajemen guna mengambil putusan,

3)

Membantu

kelancaran

tugas

dan

perkembangan

organisasi

sebagai

suatu

keseluruhan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.
Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima
layanan.
Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi
(pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran
berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi.
Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat
macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah

kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan

manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan
keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri
sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang
dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan
tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada
orang/badan/instansi yang berkepentingan.
Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan
adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam
keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa
arsip.
Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang
senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap manajemen dalam
rangka pengambilan keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem
penyimpangan ada empat macam yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat
penting. Agar terdapat efektifitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program
penyusutan arsip secara terpadu.
1.2. Rumusan Masalah
1.

Unsur apa sajakah yang terdapat dalam administrasi perkantoran?

2.

Apa tujuan dari administrasi perkantoran?

3.

Fungsi apa yang terdapat dalam administrasi perkantoran?

4.

Kegiatan-kegiatan dalam administrasi perkantoran?

5.

Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh dalam administrasi perkantoran?

1.3. Manfaat Penulisan

1.

Untuk menambah wawasan mengenai administrasi perkantoran.

2.

Sebagai bahan masukan yang dapat dijadikan dasar tujuan perusahaan dapat tercapai.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat
teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan,
dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan
ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.
2.2.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

1)

Unsur Pengorganisasian
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun

suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan
dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2)

Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan

menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan
bersama bisa benar benar tercapai.
3)

Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.
4)

Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan

mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah
kantor.
5)

Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam

usaha kerjasama.
6)

Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian,

mendaftar,

mengadakan,

mengatur

dan

memelihara

sampai

dengan

menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi

dalam sebuah kantor.
7)

Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam

usaha kerjasama.
8)

Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk

menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan
dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.
2.3. Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
1.

Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun

tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

2.

Menerapkan

dan

mengembangkan

kemampuan

melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

teknologi

informasi

untuk

3.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,

mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

4.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen

sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

5.

Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh

manfaat masing-masing pihak.

6.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan

sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

2.4. Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran,
yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi
manajerial. Macam-macam fungsi tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1.

Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.

Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3.

Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat
keputusan pembelian barang.

4.

Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.

5.

Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

2.5. Kegiatan Administrasi

Kegiatan administrasi perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan
informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
secara efektif & memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Kegiatan Administrasi Perkantoran antara lain :
1.

Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor

2.

Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang

membutuhkan

2.6.

3.

Pengadministrasian seluruh kegiatan

4.

Menginventarisasi peralatan kantor

Sasaran Adminitrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (office work) Walaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran
sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah
sebagai berikut :
1.

Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran

udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan,
faktor keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.
2.

Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel,

sistem telepon antar kantor, papan pengumumman, pelayanan terima tamu.

3.

Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian,

kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian,

fasilitas ruang, semangat kerjasama dan disiplin.
4.

Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan

arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan
perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

5.

Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan

lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian

peralatan dan mesin baru.
6.

Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat,

formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.

7.

Metode
Metode

meliputi

pengolahan

bahan

keterangan,

penyelidikan

perkantoran,

pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.

8.

Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat-

menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, (Typing rools), metode
pelaporan, jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.
9.

Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau

pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (Forecasting), pedoman petunjuk

kerja, latihan pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi
yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi
sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila
prinsip- prinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat,
bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang
yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya
mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa
memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan
administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi
berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.
Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima
layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan
ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.
3.2. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah
administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan
yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan
yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih
baik.

DAFTAR PUSTAKA
Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta.
Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam
Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.
Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen.Bandung : Sinar
Baru.