74 - 8

,
.
15.
( )
(1)
13.
(3) ,
.
(2)

.
(3)
,


,
.
(4)
,
.
V -
16.
( )


.
17.
( )
(1) ,
,
1. ,

,
.
(2)

.
18.
( )
90


.
19.
( )


90
15. (3) .
20.
( )

, ,

(" ", . 21/01 29/03).
(2)

, 16. 9. 2014.

21.
( )

" ".
141/14

30. 2014.

, . .
Na osnovu lana 17. Zakona o Vijeu ministara Bosne i
Hercegovine ("Slubeni glasnik BiH", br. 30/03, 42/03, 81/06,
76/07, 81/07, 94/07 i 24/08) i lana 107. stava (1) Zakona o
upravi ("Slubeni glasnik BiH", br. 32/02 i 102/09), Vijee
ministara Bosne i Hercegovine na 106. sjednici, odranoj 30. jula
2014. godine, donijelo je

ODLUKU
O UREDSKOM POSLOVANJU U INSTITUCIJAMA
BOSNE I HERCEGOVINE
Dio I - Ope odredbe
lan 1.
(Predmet Odluke)
Odlukom o uredskom poslovanju u organima uprave,
strunim, tehnikim i drugim slubama u institucijama Bosne i
Hercegovine (u daljnjem tekstu: Odluka) ureuje se nain vrenja
uredskog poslovanja u organima uprave Bosne i Hercegovine,
strunim, tehnikim i drugim slubama Predsjednitva Bosne i
Hercegovine, Parlamentarne skuptine Bosne i Hercegovine i
Vijea ministara Bosne i Hercegovine, te institucijama s javnim
ovlastima u dijelu u kojem vre javne ovlasti (u daljnjem tekstu:
institucije).
lan 2.
(Obaveza i obim uredskog poslovanja)
(1) Sve institucije su dune vriti uredsko poslovanje u skladu s
odredbama ove odluke.
(2) U uredsko poslovanje spada: primanje, otvaranje,
pregledanje i rasporeivanje pote, odnosno akata,
zavoenje akata, njihovo zdruivanje i dostavljanje u rad,
administrativno-tehniko obraivanje akata, otpremanje
pote, razvoenje predmeta, kao i njihovo arhiviranje i
uvanje.
lan 3.
(Naela uredskog poslovanja)
(1) Uredsko poslovanje se organizira i vodi po naelima:
tanosti, ekspeditivnosti, jednostavnosti, jednoobraznosti,
ekonominosti i odgovornosti.
a) Naelo tanosti podrazumijeva da se svaka radnja
poduzeta u uredskom poslovanju mora tano i
precizno obaviti i evidentirati.
b) Naelo ekspeditivnosti podrazumijeva da svaka radnja
u uredskom poslovanju mora biti na vrijeme zapoeta
i u to kraem roku zavrena.
c) Naelo jednostavnosti podrazumijeva da se svaka
radnja u uredskom poslovanju obavi to jednostavnije.
d) Naelo jednoobraznosti podrazumijeva da se uredsko
poslovanje organizira i vri na jednoobrazan nain.
e) Naelo ekonominosti podrazumijeva da se svaka
radnja u uredskom poslovanju vri uz to manje
koritenje vremena i sredstava.
f)
Naelo odgovornosti podrazumijeva da se svi
predmeti, peati, tembilji, osnovne i pomone knjige
evidencije nalaze i uvaju na sigurnom mjestu.

, 16. 9. 2014.

lan 4.
(Definicije)
Izrazi upotrijebljeni u ovoj odluci imaju sljedea znaenja:
a) "akt" - svaki podnesak i slubeni akt kojim se
pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka
slubena radnja institucije;
b) "podnesak" - zahtjev, obrazac, prijedlog, prijava,
molba, alba, prigovor i druga saopenja kojima se
pojedinci ili pravna lica obraaju institucijama;
c) "slubeni akt" - pisani dokument institucije;
d) "prilog" - dokument, tabela, grafikon, crte i sl. ili
fiziki predmet koji se prilae uz akt radi
dopunjavanja, objanjenja ili dokazivanja sadraja
akta;
e) "predmet" - skup svih akata i priloga koji se odnose na
isto pitanje ili zadatak i koji kao takvi ine jedinstvenu
cjelinu;
f)
"dosje" - skup vie predmeta koji se odnose na istu
materiju ili isto pravno ili fiziko lice i koji se kao
jedna cjelina uvaju na istom mjestu;
g) "fascikl" - omot, kutija, sanduk, korice i sl. u kojim je
sloeno vie predmeta ili vie dosjea koji se poslije
zavrenog postupka uvaju u tim fasciklima;
h) "registraturna graa" - predmeti, stenografski i
fonografski snimci i na drugi nain sastavljeni zapisi i
dokumenti, kao i knjige evidencije, zapisa i
dokumenata, primljeni i nastali u instituciji dok su od
znaaja za njihov tekui rad ili dok iz te registraturne
grae nije odabrana arhivska graa koja e se trajno
uvati;
i)
"arhivska graa" - izvorni i reproducirani (pisani,
crtani,
tampani,
fotografirani,
filmovani,
fonografirani ili na drugi nain zabiljeeni)
dokumentacioni materijal od znaaja za historiju,
kulturu i ostale drutvene potrebe, nastao u radu
institucija i odabirom iz registraturne grae;
j)
"pisarnica" - organizaciona jedinica ili radno mjesto u
instituciji gdje se vre poslovi iz lana 2. stava (2)
Odluke;
k) "arhiv institucije" - sastavni dio pisarnice gdje se
uvaju zavreni predmeti, knjige evidencije, kao i
ostali dokumentacioni materijal do njihove predaje
Arhivu Bosne i Hercegovine ili do njihova unitenja;
1) "klasifikaciona oznaka" - brojana oznaka predmeta
koja taj predmet oznaava prema sadraju, vremenu
nastajanja predmeta i obliku i slui za oznaavanje
predmeta po principu da predmeti iz iste ili sline
oblasti predstavljaju jednu grupu.
Dio II - Uredsko poslovanje
lan 5.
(Dijelovi slubenog akta)
(1) Slubeni akt kojim se vri slubena prepiska treba
sadravati sljedee dijelove: zaglavlje, naziv i adresu
primaoca, predmet i kratak sadraj predmeta, vezu
predmeta, ukoliko ista postoji, sadraj slubenog akta,
otisak slubenog peata, potpis ovlatenog lica, prilog akta,
ukoliko isti postoji, i uputu pisarnici o nainu otpreme akta.
(2) Zaglavlje sadri memorandum organa, broj slubenog akta,
mjesto i datum sainjavanja slubenog akta.
lan 6.
(Knjige evidencije)
(1) U okviru uredskog poslovanja institucije vode osnovne i
pomone knjige evidencija o predmetima iz svoje
nadlenosti.
(2) Osnovne knjige evidencija iz stava (1) ovog lana su:

a)

(3)

(4)

(5)

(6)

(1)

(2)

(1)
(2)
(3)

(1)
(2)

(3)

74 - 9

upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka UP1;

b) upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka UP2;
c) upisnik prvostepenih predmeta javnih nabavki;
d) upisnik drugostepenih predmeta javnih nabavki;
e) upisnici evidencija za tajne podatke;
f)
djelovodnik predmeta;
g) arhivska knjiga.
Pomone knjige evidencije iz stava (1) ovog lana su:
a) interna dostavna knjiga;
b) knjiga za linu potu;
c) karton za slubena glasila i asopise;
d) knjiga primljenih rauna;
e) knjiga za otpremu rauna;
f)
rokovnik predmeta;
g) knjiga za otpremu pote putem kurira;
h) knjiga za otpremu pote putem potanske slube.
Sadraj, oblik i nain voenja osnovnih i pomonih knjiga
evidencije iz st. (2) i (3) ovog lana regulirat e se
Uputstvom o nainu vrenja uredskog poslovanja u
institucijama Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu:
Uputstvo).
Rukovodilac institucije, osim pomonih knjiga evidencije iz
stava (3) ovog lana, moe posebnim propisom uspostaviti i
druge pomone knjige evidencije, ukoliko za to postoji
potreba.
Knjige evidencije iz st. (2) i (3) ovog lana mogu se voditi u
elektronskim bazama, koje moraju biti zasnovane na
sadraju i nainu njihova voenja propisanim Uputstvom.
lan 7.
(Razvrstavanje predmeta)
Predmeti u uredskom poslovanju iz nadlenosti institucija
obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u
odgovarajue grupe s propisanim klasifikacionim
oznakama.
Razvrstavanje predmeta iz stava (1) ovog lana na
klasifikacione oznake vri se u upisniku, odnosno
djelovodniku, prilikom upisa novoprimljenih predmeta
(ulazna pota), odnosno formiranja novih vlastitih predmeta
(izlazna pota).
lan 8.
(Organizacija uredskog poslovanja)
Uredsko poslovanje iz nadlenosti institucija vri se u
pisarnici ili u okviru zajednike pisarnice za sve ili pojedine
institucije.
O osnivanju zajednike pisarnice iz stava (1) ovog lana
odluuje Vijee ministara Bosne i Hercegovine.
U zajednikoj pisarnici koja obavlja uredsko poslovanje za
sve ili pojedine institucije, saglasno stavu (2) ovog lana,
obavezno je voditi i zajedniki arhiv za te institucije.
lan 9.
(Vrenje poslova uredskog poslovanja)
Uredsko poslovanje u institucijama vri slubeno lice u
skladu s opisom njegovih poslova utvrenih pravilnikom o
unutranjoj organizaciji institucije.
Ukoliko pravilnikom o unutranjoj organizaciji institucije
nije sistematizirano ili nije popunjeno radno mjesto
slubenog lica zaduenog za vrenje uredskog poslovanja,
rukovodilac institucije obavezan je rjeenjem odrediti lice
koje e neposredno biti odgovorno za vrenje uredskog
poslovanja i utvrditi ovlasti tog lica.
Slubeno lice ovlateno za vrenje uredskog poslovanja
duno je tokom radnog vremena organizirati vrenje
poslova tako da predmeti, akti i drugi materijali, tembilji

 74 - 10

stalno budu pod njegovim nadzorom i da ne smiju doi u

posjed neovlatenih lica.
(4) Po zavretku radnog vremena, predmeti, akti i drugi
materijali, tembilji moraju se uvati u zakljuanim
ormarima, kasama, stolovima i zakljuani u radnoj
prostoriji u kojoj je osigurana njihova sigurnost.
(5) Rukovodilac institucije odgovoran je za uvanje i koritenje
peata.
(6) Ukoliko rukovodilac institucije samostalno ne vri uvanje i
koritenje peata, obavezan je rjeenjem odrediti slubeno
lice ovlateno za uvanje i koritenje peata i nain uvanja.
(7) Slubeno lice ovlateno za uvanje i koritenje peata
duno je pridravati se propisanog naina koritenja i
uvanja peata i odgovorno je za isto.
Dio III - Elektronsko uredsko poslovanje
lan 10.
(Elektronsko uredsko poslovanje)
Ukoliko su ispunjeni zakonski uvjeti, elektronsko uredsko
poslovanje osigurava da se u informacionom sistemu obavljaju
poslovi uredskog poslovanja, odnosno da se u tom sistemu
postupa s podnescima, aktima i prilozima u elektronskom obliku.
lan 11.
(Dostava elektronskih dokumenata)
Dostava elektronskog dokumenta putem informacionog
sistema garantira integritet, nepromjenjivost i neporecivost
poslanog dokumenta.
lan 12.
(Postupanje s dokumentima u elektronskom uredskom
poslovanju)
(1) Osnovna evidencija o aktima i predmetima, popis akata i
interna dostavna knjiga u elektronskom uredskom
poslovanju vode se u informacionom sistemu.
(2) Podnesci, akti i prilozi primljeni, odnosno sainjeni u
obliku elektronskog dokumenta uvaju se u informacionom
sistemu.
(3) U informacionom sistemu uvaju se i elektronske kopije
podnesaka, akata i priloga za koje je izvrena digitalizacija.
(4) Za predmete iji su akti u obliku elektronskog dokumenta
omot spisa se formira i vodi u elektronskom obliku u
informacionom sistemu. Ukoliko predmet sadri akte koji
nisu u obliku elektronskog dokumenta, tampa se papirni
omot spisa u koji se navedeni akti ulau, pri emu papirni
omot spisa nosi isti broj predmeta kao i elektronski.
(5) Interna dostava predmeta i akata u obliku elektronskog
dokumenta vri se putem informacionog sistema.
(6) Primljeni elektronski dokumenti dnevno se sortiraju i
formira se elektronska knjiga dokumenata, s datumom
prijema elektronskog podneska.
(7) Na kraju radnog dana elektronska knjiga se tampa i
istovremeno se formira elektronska rezervna kopija svih
dokumenata pristiglih tokom radnog dana.
Dio IV - Arhiviranje
lan 13.
(Upis registraturne grae)
(1) Cjelokupna registraturna graa nastala u radu institucije
upisuje se u arhivsku knjigu, kao opi inventarski pregled,
po godinama i klasifikacionim oznakama.
(2) Sadraj, nain voenja i koritenje arhivske knjige, uvanje
registraturne grae i arhivske grae u institucijama, odabir
arhivske grae i njenu primopredaju izmeu organa i
Arhiva Bosne i Hercegovine uputstvom e propisati
ministar pravde Bosne i Hercegovine, uz prethodnu
saglasnost Arhiva Bosne i Hercegovine.

, 16. 9. 2014.

Uputstvom iz stava (2) ovog lana propisat e se obrazac

liste kategorija registraturne grae s rokovima uvanja koja
e se koristiti radi pravilnog arhiviranja i uvanja
registraturne grae, kao i odabira arhivske grae iz
registraturne grae.
lan 14.
(uvanje registraturne grae)
(1) Registraturna graa koja je primljena, odnosno koja nastane
u radu institucije uva se u arhivima te institucije u
odgovarajuim fasciklima koji se uvaju u prostorijama
koje moraju biti osigurane od unitenja, vlage i drugih
oteenja.
(2) Tajni podaci uvaju se odvojeno od ostalih predmeta na
nain koji osigurava uvanje njihove tajnosti, u skladu s
odredbama Zakona o zatiti tajnih podataka.
lan 15.
(Arhiviranje predmeta)
(1) Institucije su dune arhiviranje predmeta iz svoje
nadlenosti vriti prema spisku iz lana 13. stava (3) ove
odluke, na koji je saglasnost dao Arhiv Bosne i
Hercegovine.
(2) Arhiviranje predmeta vri se posebno za svaku
klasifikacionu oznaku i prema rokovima uvanja koji su
utvreni u spisku.
(3) Uvjete i rokove uvanja registraturne i arhivske grae, kao i
postupak odabira i izdvajanja arhivske grae iz registraturne
grae i nain primopredaje arhivske grae izmeu
institucija i Arhiva BiH uputstvom e propisati ministar
pravde, uz prethodnu saglasnost Arhiva Bosne i
Hercegovine.
(4) Arhivska graa iz arhiva institucije predaje se Arhivu
Bosne i Hercegovine, u skladu sa zakonom i drugim
propisima.
Dio V - Prijelazne i zavrne odredbe
lan 16.
(Vrenje nadzora)
Nadzor nad primjenom odredaba ove odluke i drugih
propisa o uredskom poslovanju obavlja Upravna inspekcija
Ministarstva pravde Bosne i Hercegovine.
lan 17.
(Izuzetak od primjene)
(1) Izuzetno od odredaba ove odluke, na obrazloen prijedlog
institucije, uredsko poslovanje u institucijama iz lana 1.
ove odluke moe se, zbog specifinosti obavljanja poslova
iz njihove nadlenosti, regulirati posebnom odlukom Vijea
ministara Bosne i Hercegovine.
(2) Institucije u kojima je osiguran informacioni sistem za
uredsko poslovanje putem raunara i koji predvia upotrebu
elektronskog potpisa u svrhu digitalnog potpisivanja donijet
e interne akte o nainu voenja elektronskog uredskog
poslovanja.
lan 18.
(Donoenje provedbenog propisa)
Ministar pravde e u roku od 90 dana od dana stupanja na
snagu ove odluke donijeti Uputstvo o nainu vrenja uredskog
poslovanja u institucijama Bosne i Hercegovine i utvrditi obrasce
za knjige evidencija.
lan 19.
(Obaveza usklaivanja)
Sve institucije dune su uskladiti svoje interne akte kojima
se ureuje uredsko poslovanje s odredbama ove odluke u roku od
90 dana od dana stupanja na snagu uputstva iz lana 15. stav (3)
ove odluke.
(3)

, 16. 9. 2014.

lan 20.
(Stavljanje izvan snage ranije odluke)
Danom stupanja na snagu ove odluke prestaje vaiti Odluka
o uredskom poslovanju ministarstava, slubi, institucija i drugih
organa Vijea ministara Bosne i Hercegovine ("Slubeni glasnik
BiH", br. 21/01 i 29/03).
lan 21.
(Stupanje na snagu)
Ova odluka stupa na snagu idueg dana od dana
objavljivanja u "Slubenom glasniku BiH".
VM broj 141/14
Predsjedavajui
30. jula 2014. godine
Vijea ministara BiH
Sarajevo
Vjekoslav Bevanda, s. r.
Na temelju lanka 17. Zakona o Vijeu ministara Bosne i
Hercegovine ("Slubeni glasnik BiH", br. 30/03, 42/03, 81/06,
76/07, 81/07, 94/07 i 24/08) i lanka 107. stavka (1) Zakona o
upravi ("Slubeni glasnik BiH", br. 32/02 i 102/09), Vijee
ministara Bosne i Hercegovine na 106. sjednici, odranoj 30.
srpnja 2014. godine, donijelo je

ODLUKU
O UREDSKOM POSLOVANJU U INSTITUCIJAMA
BOSNE I HERCEGOVINE
Dio I. - Ope odredbe
lanak 1.
(Predmet Odluke)
Odlukom o uredskom poslovanju u tijelima uprave,
strunim, tehnikim i drugim slubama u institucijama Bosne i
Hercegovine (u daljnjem tekstu: Odluka) ureuje se nain vrenja
uredskog poslovanja u tijelima uprave Bosne i Hercegovine,
strunim, tehnikim i drugim slubama Predsjednitva Bosne i
Hercegovine, Parlamentarne skuptine Bosne i Hercegovine i
Vijea ministara Bosne i Hercegovine, te institucijama s javnim
ovlastima u dijelu u kojem vre javne ovlasti (u daljnjem tekstu:
institucije).
lanak 2.
(Obveza i opseg uredskog poslovanja)
(1) Sve institucije su dune vriti uredsko poslovanje u skladu s
odredbama ove odluke.
(2) U uredsko poslovanje spada: primanje, otvaranje,
pregledanje i rasporeivanje pote, odnosno akata,
zavoenje akata, njihovo zdruivanje i dostavljanje u rad,
administrativno-tehniko obraivanje akata, otpremanje
pote, razvoenje predmeta, kao i njihovo arhiviranje i
uvanje.
lanak 3.
(Naela uredskog poslovanja)
(1) Uredsko poslovanje se organizira i vodi po naelima:
tonosti, ekspeditivnosti, jednostavnosti, jednoobraznosti,
ekonominosti i odgovornosti.
a) Naelo tonosti podrazumijeva da se svaka radnja
poduzeta u uredskom poslovanju mora tono i
precizno obaviti i evidentirati.
b) Naelo ekspeditivnosti podrazumijeva da svaka radnja
u uredskom poslovanju mora biti na vrijeme zapoeta
i u to kraem roku zavrena.
c) Naelo jednostavnosti podrazumijeva da se svaka
radnja u uredskom poslovanju obavi to jednostavnije.
d) Naelo jednoobraznosti podrazumijeva da se uredsko
poslovanje organizira i vri na jednoobrazan nain.

74 - 11

Naelo ekonominosti podrazumijeva da se svaka

radnja u uredskom poslovanju vri uz to manje
koritenje vremena i sredstava.
f)
Naelo odgovornosti podrazumijeva da se svi
predmeti, peati, tambilji, osnovne i pomone knjige
evidencije nalaze i uvaju na sigurnom mjestu.
lanak 4.
(Definicije)
Izrazi upotrijebljeni u ovoj odluci imaju sljedea znaenja:
) "akt" - svaki podnesak i slubeni akt kojim se
pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka
slubena radnja institucije;
b) "podnesak" - zahtjev, obrazac, prijedlog, prijava,
molba, alba, prigovor i druga priopenja kojima se
pojedinci ili pravne osobe obraaju institucijama;
c) "slubeni akt" - pisani dokument institucije;
d) "prilog" - dokument, tabela, grafikon, crte i si. ili
fiziki predmet koji se prilae uz akt radi
dopunjavanja, objanjenja ili dokazivanja sadraja
akta;
e) "predmet" - skup svih akata i priloga koji se odnose na
isto pitanje ili zadatak i koji kao takvi ine jedinstvenu
cjelinu;
f)
"dosje" - skup vie predmeta koji se odnose na istu
materiju ili istu pravnu ili fiziku osobu i koji se kao
jedna cjelina uvaju na istom mjestu;
g) "fascikl" - omot, kutija, sanduk, korice i si. u kojim je
sloeno vie predmeta ili vie dosjea koji se poslije
zavrenog postupka uvaju u tim fasciklima;
h) "registraturna graa" - predmeti, stenografski i
fonografski snimci i na drugi nain sastavljeni zapisi i
dokumenti, kao i knjige evidencije, zapisa i
dokumenata, primljeni i nastali u instituciji dok su od
znaaja za njihov tekui rad ili dok iz te registraturne
grae nije odabrana arhivska graa koja e se trajno
uvati;
i)
"arhivska graa" - izvorni i reproducirani (pisani,
crtani, tiskani, fotografirani, filmovani, fonografirani
ili na drugi nain zabiljeeni) dokumentacijski
materijal od znaaja za povijest, kulturu i ostale
drutvene potrebe, nastao u radu institucija i odabirom
iz registraturne grae;
j)
"pisarnica" - organizacijska jedinica ili radno mjesto u
instituciji gdje se vre poslovi iz lanka 2. stavka (2)
Odluke;
k) "arhiv institucije" - sastavni dio pisarnice gdje se
uvaju zavreni predmeti, knjige evidencije, kao i
ostali dokumentacijski materijal do njihove predaje
Arhivu Bosne i Hercegovine ili do njihova unitenja;
1) "klasifikacijska oznaka" - brojana oznaka predmeta
koja taj predmet oznaava prema sadraju, vremenu
nastajanja predmeta i obliku i slui za oznaavanje
predmeta po principu da predmeti iz iste ili sline
oblasti predstavljaju jednu skupinu.
Dio II. - Uredsko poslovanje
lanak 5.
(Dijelovi slubenog akta)
(1) Slubeni akt kojim se vri slubena prepiska treba
sadravati sljedee dijelove: zaglavlje, naziv i adresu
primatelja, predmet i kratak sadraj predmeta, vezu
predmeta, ukoliko ista postoji, sadraj slubenog akta,
otisak slubenog peata, potpis ovlatene osobe, prilog akta,
ukoliko isti postoji, i uputu pisarnici o nainu otpreme akta.
(2) Zaglavlje sadri memorandum tijela, broj slubenog akta,
mjesto i datum sainjavanja slubenog akta.
e)