Versin: 02

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Fecha: 30/09/2013
Cdigo: F004-P006GFPI

GUA DE APRENDIZAJE
GUA DE APRENDIZAJE N

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin:
Tcnico en Asistencia Administrativa
Nombre del Proyecto:
Apoyo Administrativo a Mypimes en Procesos de Fortalecimiento
Fase del proyecto:
Anlisis
Actividad (es) del Proyecto:
Diagnosticar las debilidades
en los procesos
administrativos de las micro y
pequeas empresas

Resultados
de
Aprendizaje:

Resultados
de
Aprendizaje:

Resultados
de
Aprendizaje:
Resultados
de

Actividad (es) de
Aprendizaje:
Identificacin de
necesidades de la
Mipyme

Ambiente de
formacin
ESCENARIO
Institucin
Educativa
Mipymes

Producir los documentos que se

originen de las funciones
administrativas, siguiendo la norma
tcnica y la legislacin vigente

Competencia:

Identificar las necesidades de

informacin de la unidad
administrativa, aplicando la
metodologa y normas vigentes de la
organizacin.
Recopilar la informacin, de acuerdo
con el instrumento diseado por la
organizacin.
Tabular la informacin recolectada,
de acuerdo con tcnicas para el
procesamiento de datos
Presentar los resultados de la
informacin tabulada, de acuerdo con
las polticas de la organizacin

Competencia:

Interactuar en los contextos

Productivos y Sociales en funcin de los
Principios y Valores Universales

Competencia:

Comprender frases y vocabulario

habitual sobre temas de inters

Competencia:

Cdigo:
Versin:

122121
2

Cdigo:

333305

MATERIALES DE FORMACIN
CONSUMIBLE
Hojas de
DEVOLUTIVO papel Video Beam, fotocopias Computador. lapiceroslpiz borrador
Identificar las funciones,
procedimientos, ubicacin
orgnico-funcional y
dependencias asociadas a la
unidad administrativa,
dentro de la organizacin y
su entorno

Procesar la Informacin de
acuerdo con las necesidades
de la organizacin

Promover la interaccin
idnea consigo mismo, con
los dems y con la naturaleza
en los contextos laboral y
social
Comprender textos en ingls
en forma escrita y auditiva
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personal y temas tcnicos
Comprender la idea principal en
avisos y mensajes breves, claros y
sencillos en ingls tcnico
Leer textos muy breves y sencillos en
ingls general y tcnico
Duracin de la gua ( en horas):

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Aprendizaje:

220

2. INTRODUCCIN
Dear Apprentice,
It is great to start this new process of vocational training on this speciality program. It requires
your interest, motivation and compromise on each one of the activities established from different
transverse axles. You are beginning to design the route of a new stage in your life. You will learn
fundamental concepts related to the technical training program as anassistant administrative,
which will allow you to make a diagnosis about how small enterprises do their work in
your ownneighborhood. This will be done through the development of each one of the
activities proposed in this guide.
La pequea y mediana empresa (conocida tambin por el acrnimo PYME, lexicalizado como pyme) es
una empresa con caractersticas distintivas, y tiene dimensiones con ciertos lmites ocupacionales y
financieros prefijados por los Estados o regiones. Las pymes son agentes con lgicas, culturas, intereses y
un espritu emprendedor especficos. Usualmente se ha visto tambin el trmino MiPyME (acrnimo de
"micro, pequea y mediana empresa"), que es una expansin del trmino original, en donde se incluye a
la microempresa.
La capacidad del colombiano para trabajar es reconocida y lo prueba el progreso que se logra en sectores
donde el clima y la naturaleza son difciles, y la forma como sale adelante en cualquier parte del mundo.
Igualmente, a pesar de las contradicciones de una sociedad convulsionada, en Colombia an resta mucho
por hacer y las oportunidades para generar nuevas empresas aparecen tanto en las actividades
tradicionales como en los sectores de mayor dinamismo en la era de la nueva economa como la
biotecnologa, la informtica, telecomunicaciones, microelectrnica y el medio ambiente (mercados
verdes), para solo mencionar algunos ejemplos.
A travs de esta gua, podrs realizar el anlisis del estado actual de una pequea empresa de tu sector
en cuanto a sus procesos administrativos. Tu equipo de docentes e instructores SENA te desean muchos
xitos en el desarrollo de la misma y que puedas construir tus conocimientos y tener la mejor de las
experiencias de aprendizaje. Ten presente, que debes realizar las guas de aprendizaje de apoyo para el
desarrollo de la competencia promover la interaccin idnea consigo mismo con los dems y la
naturaleza en los contextos social y laboral; las cuales te ofrecern tus docentes de tica, cultura fsica,
comunicacin y seguridad y salud en el trabajo. Estas estn ntimamente integradas al desarrollo de
esta gua de aprendizaje de la fase de anlisis.

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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial.

Que una empresa pequea o grande sea exitosa no es cuestin de suerte, es cuestin de competitividad y
diferenciacin frente a las dems empresas. Ustedes iniciarn un reto, apoyar a una Mipyme a que se
fortalezca y logre mejorar sus procesos de modo que pueda sostenerse en el tiempo, mejorar su
productividad y crezca generando riqueza en beneficio propio y de la sociedad; pues est comprobado que
son las medianas y pequeas empresas las que mayor empleo generan en el pas. Se trata entonces, de
hacerlas ms competitivas.
Realicen la siguiente lectura sobre el tema:

A mejorar la competitividad de las mipymes!

El reto sigue siendo que los empresarios reflexionen acerca del entorno en que desarrollan sus
negocios, entendiendo que dentro de los objetivos de mercadeo de las organizaciones estn la
rentabilidad, el crecimiento, la sostenibilidad, el posicionamiento y el reconocimiento de su marca en la
mente de sus clientes reales y potenciales. La teora sugiere que el mercadeo tiene que ver con el
proceso que permite conseguir el producto correcto, para la gente correcta, con el precio correcto, en el
sitio correcto y en el momento preciso. Una adecuada gestin del mercadeo permite fortalecer la
relacin con los clientes que son la razn de ser de las organizaciones. A esto se deben sumar
estrategias de mantenimiento y fidelizacin o de conquista para mercados potenciales locales e
internacionales. En el caso de la internacionalizacin de las empresas, realizar una investigacin de
mercados sistemtica en forma cualitativa o cuantitativa es imperativo, pues la mayor carencia y causa
de fracaso en los procesos de negociacin en mercados externos, tiene que ver con la toma de
decisiones erradas por falta de informacin. Las fuentes de informacin que un empresario puede
utilizar incluyen: Sondeo con sus proveedores o distribuidores; preguntas a los clientes, consumidores y
gremios; directorios de empresarios; bases de datos de Proexport; observacin directa a travs de
misiones comerciales, viajes y participacin en ferias; consultas a embajadas y agregados comerciales
de los pases a los que le interesa ingresar; publicaciones especializadas de universidades y centros de
investigacin; consulta en bibliotecas; boletines de agremiaciones y asociaciones, y bases de datos de
la Organizacin Mundial del Comercio por Internet. A continuacin se proponen algunas preguntas con
las cuales el empresario puede iniciar su reflexin personal en torno a estos temas al interior de su
propia empresa. Actividad - documento o requisito Su empresa cuenta con un Plan de Mercadeo a
escala Internacional? Tiene definida la estructura de precios de sus productos? Sabe quines son
sus clientes pareto? ( Los que concentran el 80% de sus ventas?) Tiene una base de datos
actualizada de sus clientes? Cuenta con un sistema de investigacin que permita monitorear las
necesidades de sus clientes y las tendencias del sector? Cuenta con un sistema de evaluacin de
satisfaccin del cliente? Ha exportado sistemticamente? Ha utilizado comercializadoras
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internacionales? Conoce los acuerdos o convenios que tiene Colombia con los pases a los que le
interesa exportar? Conoce la ventaja de su empresa que la hace competitiva frente a la competencia?
Tiene experiencia con el envo de muestras sin valor comercial a sus potenciales clientes? Tiene
codificados sus productos en cadenas de almacenes? Ha participado en eventos con Proexport como
observador y/o expositor (Macro ruedas, ferias, agendas y misiones, entre otros)? Conoce los atributos
del producto que ms valoran sus clientes? Tiene claro qu canales de distribucin utilizar para
comercializar sus productos en el exterior? Ha creado y registrado su marca en Colombia y en los
mercados a los que aspira llegar? Tiene definida su imagen corporativa? Hace negocios a travs de
su Pgina Web? Cuenta con tarjetas de presentacin, catlogos, folletos, videos en espaol, ingls u
otros idiomas? Utiliza su nombre y logotipo en el empaque de sus productos? Tiene un presupuesto
de ventas mensual y/o anual en dinero y en unidades? Tiene fuerza de ventas propia, capacitada y
organizada por territorios? Tiene la ficha tcnica de cada uno de sus productos que quiere exportar?
Tiene la posicin y la descripcin arancelaria de todos sus productos? El resultado de estos
cuestionamientos le facilitar la identificacin de los aspectos en los cuales su empresa debe mejorar.
Adems de las ideas que surjan de este auto-diagnstico, es importante tener en cuenta otras
recomendaciones que le ayudarn a mejorar el desempeo de su empresa: Estar atento a las seales
del mercado sobre la percepcin de la aceptacin de sus productos o servicios, lo cual requiere una
actitud permanente de indagacin e investigacin. Fortalecer su imagen corporativa. Tener actualizada
la informacin de sus clientes y buscar distribuidores con experiencia. Mantener un enfoque de
diferenciacin de sus productos, servicio personalizado y cumplimiento de garantas. Fuente:
Portafolio: http://www.portafolio.co/detalle_archivo/MAM-2990527
Ahora piensen en una de las pequeas empresas que hay en su localidad, y reflexionen acerca de las
siguientes interrogantes:

Qu creen que responderan a las preguntas hechas en el artculo? As no sea una empresa de
exportacin.
Como consideran que sera la situacin de las Mipymes de su localidad frente al autodiagnstico
planteado en el artculo?
Cmo puede convertirse esta situacin de las Mipymes en una oportunidad productiva para
ustedes como futuros tcnicos en Asistencia Administrativa?
Cmo creen que podran ustedes aportar a la competitividad de las Mipymes de su localidad?

Un integrante del grupo, recoger las conclusiones y las socializar a todos.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Para reconocer los diversos tipos de organizaciones en el mundo empresarial, consulta sobre los siguientes
conceptos: Definicin de empresa, cmo se clasifican, sectores econmicos en Colombia, nuestra regin y
ciudad, procesos y procedimientos empresariales, matriz DOFA, administracin estratgica, procesos
administrativo, estructura orgnico-funcional de las empresas, sistemas de gestin de la informacin, la
caracterizacin de las MiPymes de la comuna de tu institucin educativa.

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Para reconocer los conceptos usados en este medio, te sern tiles las siguientes direcciones electrnicas:
http://admluisfernando.blogspot.com/2008/03/clasificacin-de-las-empresas.html,
http://desarrollo-profesional.universia.es/emprendedores/tipos-empresas/,
http://www.monografias.com/trabajos16/estructura-organica/estructura-organica.shtml
As como el material de apoyo en la plataforma Blackboard y el ofrecido por tus docentes.
Despus de la consulta realizada y distribuidos por equipos de trabajo de mximo cuatro integrantes
presentarn una breve exposicin de los temas, haciendo uso de un medio audiovisual e incluyendo una
introduccin que debe realizarse en idioma ingls.
3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).
Identificacin de necesidades de las Mipymes del sector (trabajo en equipos de mximo 5 integrantes)
Para esta actividad, deben realizar una consulta en las Mipymes del sector aledao a tu institucin
educativa sobre el estado actual de sus procesos administrativos con el objetivo de identificar sus
necesidades y posteriormente, presentar a una de ellas un plan de mejoramiento.
Aqu, sern necesarios los conocimientos bsicos en el diseo de encuestas, seleccin de muestras, anlisis
de datos, entre otros, que encontrars en la gua de apoyo estadstico que te suministrar tu docente.
Volvamos a la actividad de anlisis de las Mipymes. Para ello, debes realizar las siguientes actividades con
tu equipo de trabajo:
- Soliciten en la coordinacin de la institucin educativa, la carta de presentacin que los avala como
estudiantes del programa de formacin Tcnico en Asistencia Administrativa, para que la presenten en las
diversas empresas que ustedes visiten y en las cuales buscarn recopilar la informacin necesaria para
elaborar la actividad diagnstica del proyecto de formacin. Para desarrollar las visitas a las Mipymes es
importante portar el uniforme de diario estipulado por la Institucin Educativa, recuerda que la
presentacin personal es nuestra carta de credibilidad en el proceso por parte de los empresarios.
En cada barrio encontramos diferentes actividades econmicas, como panaderas, tiendas, miscelneas,
entre otras; observado los diferentes negocios que hay en el sector, desarrolla los siguientes puntos:

Clasifiquen los negocios Mipymes de la comuna teniendo en cuenta la consulta previa que ustedes
realizaron en el apartado anterior de esta gua: Clasificacin de las organizaciones.

Consulten diversas fuentes de informacin que les permita establecer la cifra aproximada de
MiPymes en la comuna: Tipo de negocio, ubicacin de los negocios por barrio de la comuna, total
de Mipymes por tipo de negocio, Total de Mipymes por tipo de negocio; con base en ella y a sus
conocimientos en estadstica, defina la muestra empresarial a la que tendran que aplicar en los
instrumentos para la investigacin diagnstica. La siguiente tabla te sirve para organizar la
informacin:
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Comuna
EJEMPLO:
22
Escribes
el
nmero
de la
comuna
donde se
encuentra
el Colegio

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Nombre o
razn social
del negocio

Tipo de
Negocio

Barrio en que est

ubicado

Total de Negocios
del mismo tipo
en el barrio

Total de
Negocios del
mismo tipo en la
Comuna

Don
PANcho

Panadera

Esperanza Viva

20

Escribes los
nombres de
los negocios
encontrados

Escribes los
tipos de
negocio que
existen en la
comuna

Escribes el barrio
en el que se
encuentran
ubicados los
negocios de ese
tipo

Escribes el
nmero de
negocios de este
tipo existentes en
el barrio

Escribes el
nmero de
negocios de este
tipo existentes
en la comuna

Diseen los instrumentos de investigacin (entrevistas, encuestas, cuestionarios, listas de

chequeos, entre otros) para recopilar la informacin necesaria con respecto a las siguientes
gestiones: administrativa, documental, servicio al cliente, seguridad y salud en el trabajo,
responsabilidad ambiental, mercadeo, manejo del recurso humano.
Seleccionen el tipo de Mipymes (o negocio) en las cuales ustedes aplicarn los instrumentos de
investigacin diseados, teniendo en cuenta el porcentaje para la definicin de la muestra
empresarial.
Definan el plan de trabajo que incluya cronograma de visitas dentro del cual establezcan: rutas de
desplazamiento, gestin para acordar visitas con empresas, tiempos estimados para recopilar la
informacin (jornadas extra clase), asignacin de roles y responsabilidades para cada uno de los
integrantes del equipo, entre otros.
Realicen las visitas a las Mipymes seleccionadas con base al plan de trabajo y cronogramas de
visitas que ustedes programaron.
Organicen la informacin en tablas y grficos, para que determinen las medidas de tendencia
central, frente a los resultados obtenidos en los procesos de gestin de las Mipymes encuestadas.
Analicen la informacin recopilada aplicando los conocimientos adquiridos desde cada una de las
reas de conocimiento.
A travs de una Matriz FODA, identifiquen las necesidades de las Mipymes evaluadas teniendo en
cuenta cada uno de los procesos de gestin (administrativa, documental, servicio al cliente,
seguridad y salud en el trabajo, responsabilidad ambiental, mercadeo, manejo del recurso
humano).

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MATRIZ FODA
FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS
NECESIDADES ENCONTRADAS

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Hecho el trabajo de campo de la actividad anterior, ahora deben proceder a consolidar la informacin.
Para ello deben realizar las siguientes actividades:

Con la informacin recogida en la actividad anterior, construyan un informe escrito que describa el
procedimiento o metodologa, los instrumentos elaborados y la consolidacin de los resultados
obtenidos en el levantamiento del diagnstico empresarial de las Mipymes, teniendo en cuenta las
normas ICONTEC, GTC 185 o APA (elegir con el docente) para la presentacin de informes escritos.

Este informe debe contener:

Ttulo
Institucin Educativa
Centro de Formacin SENA (Centro de Gestin Tecnolgica de Servicios Regional Valle)
Integrantes
Resumen en ingls
Introduccin
Objetivos general y especficos
Descripcin General de la Comuna (Pueden consultar la informacin de los planes de desarrollo de
Santiago de Cali, que encuentran en la pgina de la Alcalda).
Descripcin del tipo de negocios que se encuentran en la Comuna en general y por barrios.
Descripcin del Tipo de Negocios al cual se le aplicaron los instrumentos de recoleccin de
informacin.
Metodologa (Poblacin, muestra, instrumentos, cronogramas).
Resultados (incluyendo tablas y grficas, matriz FODA).
Registro visual.
Una descripcin argumentada de los valores y principios ticos que debieron poner en prctica
para la realizacin de su trabajo de campo.
Glosario de trminos en ingls.
Conclusiones y recomendaciones
Finalmente, cada grupo preparar una exposicin con ayuda de medios audiovisuales para ser presentada
a sus compaeros y compaeras aprendices en un tiempo mximo de 15 minutos.
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3.5

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Actividades de evaluacin.
Evidencias de
Aprendizaje

Evidencias de
Desempeo:
Exposicin del
informe
diagnstico de las
Mipymes de la
Comuna
Evidencias de
Producto:
Informe escrito del
diagnstico de los
procesos
administrativos de
las Mipymes
consultadas en la
Comuna.

Criterios de Evaluacin
Revisa de manera responsable y objetiva la informacin
recolectada, teniendo como referentes la exactitud y
pertinencia.
Establece las prioridades de ejecucin de actividades y los
recursos de acuerdo con las polticas de la organizacin.
Redacta documentos organizacionales aplicando las normas
gramaticales, de sintaxis y las de redaccin.
Opera los equipos de digitacin de acuerdo con los manuales de
usuario y las normas de seguridad.
Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de
digitacin, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de
acuerdo con las normas de salud ocupacional.
Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las
polticas de la organizacin.
Identifica los instrumentos de recoleccin de informacin,
establecidos por la organizacin.
Aplica el procedimiento para codificar y tabular la informacin,
empleando las fuentes disponibles y de acuerdo con las
necesidades de la organizacin.
Procesa la informacin aplicando los conceptos de poblacin,
muestra, medidas de tendencia central y variables de la
investigacin.
Presenta el informe teniendo en cuenta los resultados obtenidos
y las normas tcnicas vigentes.
Establecer procesos comunicativos asertivos que posibiliten la
convivencia en los contextos social y productivo
Armonizar los componentes racionales y emocionales en el
desarrollo de los procesos de trabajo colectivo.
Interpreta un texto sencillo y puede construir un mapa
conceptual basado en el mismo.
Elabora resmenes cortos sobre textos sencillos, y con
contenido tcnico.

Tcnicas e
Instrumentos
de Evaluacin

Lista de
Chequeo o
Rbrica

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formacin devolutivos:

(Equipos/Herramientas)
ACTIVIDADES DEL
PROYECTO

AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Talento Humano (Instructores)

DURACIN
(Horas)
Descripcin

Diagnosticar las
debilidades en
los procesos
administrativos
de las micro y
pequeas
empresas

Materiales de formacin
(consumibles)

220

Video Beam,
Computador,
calculadoras

Cantidad

1 por equipo de
aprendices

Descripcin

Hojas de
papel fotocopias lapiceroslpiz borrador

Cantidad

Especialidad

Cantidad

ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente

Administracin de
empresas
1 kit por
aprendiz

Estadstica y
Matemticas

1 por
especialidad

Institucin Educativa
Mipymes

tica
Ingls

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Mipyme:
Para el caso colombiano y para todos los efectos, se entiende por MIPYMES (micro, incluidas las
famiempresas, pequea y mediana empresa), toda unidad de explotacin econmica, realizada por
persona natural o jurdica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de
servicios, rural o urbana, que responda conjuntamente a los siguientes parmetros:

Personal

Activos
totales

Mediana Empresa
Pequea Empresa
Micro Empresa
Entre
51
y
200 Entre
11
y
50 Menor o igual a 10
trabajadores
trabajadores
trabajadores
De 100.000 a 610.000 UVT
UVT = Unidades de Valor Entre 501 y 5000 SMMLV Menor a 500 SMMLV,
Tributario
SMMLV 2011: $532.500 excluida la vivienda
Ley 1111 de 2006.
SMMLV 2011: $532.500
UVT para 2011 $25.132

La norma tambin especfica que para la clasificacin de aquellas micro, pequeas y medianas empresas,
MIPYMES, que presenten combinacin en de parmetros de planta de personal y activos totales
diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto, ser el de activos totales. Las
Mipymes son reguladas por la Ley 590 del 10 de Julio de 2000.
Fuente: http://www.pymesfuturo.com/Pymes.htm
Encuesta:
La encuesta es un instrumento de la investigacin de mercados que consiste en obtener informacin de
las personas encuestadas mediante el uso de cuestionarios diseados en forma previa para la obtencin
de informacin especfica. Fuente:
http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/encuestasdefinicion.html
Competitividad:
Capacidad de una empresa u organizacin de cualquier tipo para desarrollar y mantener unas ventajas
comparativas que le permiten disfrutar y sostener una posicin destacada en el entorno socio econmico
en que actan. Se entiende por ventaja comparativa aquella habilidad, recurso, conocimiento, atributos,
etc., de que dispone una empresa, de la que carecen sus competidores y que hace posible la obtencin de
unos rendimientos superiores a estos.
Fuente: http://www.degerencia.com/articulo/competitividad_empresarial_un_nuevo_concepto

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6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS

http://www.spanish-translator-services.com/espanol/diccionarios/contable-ingles-espanol
http://admluisfernando.blogspot.com/2008/03/clasificacin-de-las-empresas.html
http://desarrollo-profesional.universia.es/emprendedores/tipos-empresas/
http://www.monografias.com/trabajos16/estructura-organica/estructura-organica.shtml
www.documentacin.edex.es/docs/0302ESCenf.pdf
Linn, Matthew, S.J Fabricant, Sheila, Linn Dennus, S.J (2004). Sanando las 8 etapas de la Vida Bogot
Colombia

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Instructores SENA
Erick Alexander Valencia, Samuel David Vivas
Docentes Instituciones Educativas
Gloria Patricia Gil Martnez, Alexander Vlez, Melba Rosa Azcarate, Maria Nely Salcedo, Ruth Celina Mazo,
Fabin Aranzazu y Roberto Toala
Actualizada a Marzo 10 de 2014

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