KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

(JAWATAN)
(BAHAGIAN/ JABATAN)
(UNIT)

DISEDIAKAN OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEDIAKAN:

DISEMAK OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEMAK:

DILULUSKAN OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI:
PERTAMA:
KEDUA:
KETIGA:

KANDUNGAN
PERKARA

MUKA SURAT

1.

Objektif, Visi&MisiKementerian

2.

Carta OrganisasiKementerian

3.

Objektif, Visi&MisiBahagian

4.

Carta OrganisasiBahagian

5.

Carta OrganisasiUnit danKedudukanPegawai

6.

SenaraiTugas, Kuasa&HubunganPegawaiDenganPegawai-Pegawai
Lain

7.

Peraturan-PeraturanPentadbiran

8.

Proses Kerja& Carta AliranKerja

9.

SenaraiSemak (Checklist)

10. SenaraiUndang-undangdanPeraturanYang Diperlukan

11. SenaraiJawatankuasa Yang Dianggotai
12. SenaraiBorang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai
13. Norma Kerja
14. SenaraiTugasHarian

OBJEKTIF,
VISI DAN MISI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KEMENTERIAN
Untuk membantu seseorang individu untuk mencapai dan mengekalkan satu taraf
kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonomi sosial yang produktif.
Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan yang bercorak penggalakkan,
pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap, sesuai dan berkesan dengan memberi
penekanan kepada golongan yang kurang bernasib baik.

VISI KEMENTERIAN
Negara menggemblengtenagakearahkesihatan yang lebihbaik.

MISI KEMENTERIAN
MisiKementerianKesihatanadalahuntukmenerajuidanberusahabersama-sama:
i. untukmemudahkandanmembolehkanrakyat:
mencapaisepenuhnyapotensimerekadalamkesihatan
menghargaikesihatansebagaiaset paling berharga
mengambiltanggungjawabdantindakanpositif demi kesihatanmereka
ii. untukmemastikansistemkesihatanberkualititinggiiaitu:
mengutamakanpelanggan
saksama
tidakmembebankan
cekap
wajarmengikutteknologi
bolehdisesuaikanmengikutpersekitaran
inovatif
iii. denganmenekankan:
sifatpenyayang, profesionalismedankerjaberpasukan
sifatmenghormatimaruahinsan
penglibatanmasyarakat

CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KKM

VISI KKM

CARTA ORGANISASIKEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF, VISI DAN MISI

(BAHAGIAN / UNIT)

OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

VISI BAHAGIAN/UNIT

MISI BAHAGIAN/UNIT

CARTA ORGANISASI
(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DAN

KEDUDUKAN PEGAWAI

CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN

PEGAWAI

(Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan&

lorekkan jawatan pegawai/staf berkenaan)

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
NAMA:
BAHAGIAN/ UNIT:
JAWATAN DAN GRED:

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:

SENARAI TUGAS:
1.
2.
3.
4.
5.

DISEDIAKAN OLEH:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama:

Nama:

Jawatan:

Jawatan:(KetuaJabatan)

Tarikh:

Tarikh:

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS PEGAWAI
ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB

KUASA
YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
(CONTOH)
NAMA:

KARTINI BINTI OSMAN

BAHAGIAN/ UNIT:

BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN / UNIT

KEWANGAN

JAWATAN& GRED:

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 / N27

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:

PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)

KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)
TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN
(KEWANGAN)

SENARAI TUGAS:
1.

Mengurusjawapankepadapertanyaan Audit.

2.

MengurusmesyuaratJawatankuasaPengurusanKewangandanAkaun (JPKA).

3.

Menyediadanmengemukakanlaporan JPKA kePerbendaharaan.

4.

5.

DISEDIAKAN OLEH:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Tandatangan:

t.t

t.t

Nama:
KartiniBinti Osman
Jawatan: PenolongPegawaiTadbir (K) 1

Nama:
MohdZamri Bin Ahmad
Jawatan: SetiausahaBahagianKewangan

Tarikh:

Tarikh:

1 Oktober 2013

1 Oktober 2013

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

1. TimbalanSetiausahaBahagian
(Kewangan)
Menandatanganisuratpenggilanm
esyuarat ,laporan audit dansuratsurat lain yang berkaitan.
2. KetuaPenolongSetiausaha (K)
1
Semuaperkaraberhubungdengant
ugas-tugas yang berkaitan.

1. Mengurusjawapankepadapertanyaan Audit
2. MengurusmesyuaratJawatankuasaPengurusanKe
wangandanAkaun (JPKA)
3. Menyediadanmengemukakanlaporan JPKA
kePerbendaharaan
4. ..
5. ..
6. ..

3. PenolongSetiausaha (K) 1
7. ..
KelulusanPerakuan ke-2
(baucerbayaran).
Perkara-perkara yang
berhubungdengantugas yang
berkaitan.

8. ..
9. ..
10. Menjalankantugas-tugas lain yang
diarahkanolehpegawaiatasandari masa
kesemasa.

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________
1.
2.
3.

4.

AKTIVITI: ____________________________________________________
1.
2.
3.
4.

AKTIVITI: ________________________________________________
1.
2.
3.
4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

MesyuaratJawatankuasaPengurusanKewangandanAkaun (JPKA) perludiadakan

empat kali setahuniaitupadasetiapsukutahun (Januari Mac, April Jun, Julai

September, Oktober Disember).

Format laporanhendaklahmengikutPekelilingPerbendaharaanBil.

dansuratKementerianKewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember

2009.
Mesyuarat

peringkatKementerianhendaklahdipengerusikanolehPegawaiPengawalatauPengerusiGan

ti yang telahdiberikuasasecarabertulis.
Laporan

peringkatKementerianperludikemukakankeKementerianKewanganpadaatausebelum

haribulansetiapsukutahun.
PembentanganlaporankewanganhendaklahmerangkumiPengurusanBajet,

.
6

PengurusanPerkaunandanPengurusanPerolehan.
Maklumbalasdanlaporanperludikemukakansekurangnya

.
7

harisebelummesyuaratdiadakan.
Notismesyuarathendaklahdikemukakankepadaahli-ahlimesyuaratselewatnya

.
8

harisebelummesyuaratbermula.
Minitmeyuarathendaklahdisediakanselewatnya 3 hariselepasmesyuarat.

10

Tahun

2008

JPKA

JPKA

PROSES KERJA

.
9

Minitmesyuarathendaklahdiedarkankepadaahlimesyuaratselewatnya 7

hariselepasmesyuarat

&
CARTA ALIRAN KERJA

15

14
7

PROSES KERJA
AKTIVITI: __________________________________________________
BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG/PERATURAN

PROSES KERJA
(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
B
I
L
.

PROSES KERJA

PEGAWAI
YANG
MELULUS
KAN
/DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
/PERATURAN

B
I
L
.

PROSES KERJA

Sediakanperancangantarikhtarikhmesyuaratuntuksetahun.

Sediakansuratuntukmemaklumkantarikhmesyuaratk
epadaJabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan /
Unit.
Dapatkantandatangan TSUB.

3
4

EdarkansuratkepadaJabatan /Agensi / Bahagian /

Cawangan / Unit yang berkaitan.
SebelumMesyuarat
Tentukan agenda, tarikh, masa
dantempatmesyuarat.

5
Tempahbilikmesyuaratdanmakan/minum.
6
7

Sediadanedarkansuratjemputanmesyuaratkepadaa
gensiberkaitanuntukmendapatkanmaklumbalasmes
yuaratdanlaporan JPKA mengikutsukutahun yang
berkaitan.
Kemukakanmaklumbalasdanlaporan JPKA
keCawanganKewangansekurang-kurangnya 14
harisebelummesyuaratdiadakan.
Terimadansemakmaklumbalassertalaporan.

9
1
0

Sediakanmaklumbalasmengikut format yang

ditetapkan :- LaporanPerbelanjaan Pembangunan
- LaporanPerbelajaanMengurus
- LaporanPengurusanPerolehan
- LaporanPengurusanAsetAlih/ Asset Hidup
- LaporanPengurusanStor
Kemukakanmaklumbalasdanlaporanuntuksemakan
KPSU (K) 1.
SusundanserahkepadaPembantu Am
untukdibuatsalinan.

PEGAWAI
YANG
MELULUS
KAN
/DIRUJUK
KetuaPeno
longSetiau
saha /
PenolongS
etiausaha

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
/PERATURAN
PekelilingPerben
daharaanBil. 10
Tahun 2008
Surat
KementerianKew
anganbertarikh
29 Disember
2009.
PekelilingKemaju
anPentadbiranAw
amBil. 2 Tahun
1991.
(Seksyen / Para
)

B
I
L
.

PROSES KERJA

Sediakan format kehadiranuntukahlimesyuarat.

PastikanPengerusiMesyuaratatauPengerusiGantida
pathadir.
Tempahmakan/minum.
SemasaMesyuarat
1
1

Dapatkantandatangankehadiranahlimesyuarat.
Catatkanminitmesyuarat.

1
2
SelepasMesyuarat
Sediakandrafminitmesyuarat.
1
3

Kemukakankepada KPSU untuksemakan.

DapatkanpengesahanPengerusiMesyuarat.

1
4

1
5

1
6
1
7

PEGAWAI
YANG
MELULUS
KAN
/DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
/PERATURAN

B
I
L
.

1
8
1
9
2
0

PROSES KERJA

PEGAWAI
YANG
MELULUS
KAN
/DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
/PERATURAN

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________
(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkantugassendiri)

Mula

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
Mula

Sediakanperancangantarikhtarikhmesyuaratuntuksetahun

Sediakansuratuntukmemaklumkantarikhme
syuaratkepadaJabatan/ Agensi/ Bahagian/
Cawangan/ Unit
Dapatkantandatangan TSUB

EdarkansuratkepadaJabata/Agensi/Bahagi
an/Cawangan/Unit yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

AKTIVITI: ________________________________________________

BIL.
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
BIL
.

TINDAKAN

1.

Sediakanperancangantarikh-tarikhmesyuaratuntuksetahun.

2.

SediakansuratuntukmemaklumkantarikhmesyuaratkepadaJa
batan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

3.

Dapatkantandatangan TSUB

4.

EdarkansuratkepadaJabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/

Unit yang berkaitan:
a)

JabatanPertanian

b)

JabatanPerikanan

c)

JabatanVeterinar

d)

CawanganPentadbiran

5.

..

6.

..

TAND
A( )

CATATA
N

1.
2.

SENARAI UNDANG-UNDANG
DAN
PERATURAN

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1:
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI 2:
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI 3:
1.
2.
3.
4.

(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan

Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

(CONTOH)

AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT

1. PekelilingPerbendaharaanBil. 10 Tahun 2008
2.
3.
4.
AKTIVITI

2:

MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

PENGURUSAN

1. PekelilingPerbendaharaanBil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.
3. ..
4. ..

SENARAI
AKTIVITI

3:

MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN

PERBENDAHARAAN

LAPORAN

JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

1. PekelilingPerbendaharaanBil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. .
4. .

JPKA

KE

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

JAWATAN:_______________________________

BIL

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

1.
2.
3.
4.
5.
6.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(CONTOH)
JAWATAN:PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

1.

JawatankuasaPembuka Tender

Ahli

4 kali setahun

2.

Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S

Ahli

3 kali setahun

3.

JawatankuasaPenyelaras&Pemeriksa
Fail Meja/ MPK

Ahli

3 kali setahun

4.

JawatankuasaPertandingan KIK

Ahli

2 kali setahun

5.

..

6.

..

SENARAI BORANG BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________
Nama Borang

KodBorang

1.
2.
3.
AKTIVITI 2:________________________________________________________
Nama Borang
1.

KodBorang

2.
3.
AKTIVITI 3:_________________________________________________________
Nama Borang

KodBorang

1.
2.
3.

(Nota:Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan TIADA
jikatidakberkenaan)

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

(CONTOH)
AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR
Nama Borang
1. Borangpengeluaranbarangstor

KodBorang
KEW.PS-11

2.
3.
4.
AKTIVITI 2:(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &
Tanggungjawab)

Nama Borang

KodBorang

1. ..
2. ..
3. ..
AKTIVITI 3:( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &
Tanggungjawab)
Nama Borang
1. ..
2. ..
3. ..

NORMA KERJA

KodBorang

NORMA KERJA
JAWATAN: ____________________________________________

BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA
(MASA/KUANTITI)

1.
2.
3.
4.
5.

NORMA KERJA
(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1
BIL
.

JENIS KERJA

NORMA KERJA
(MASA/KUANTI
TI)

1.

Mengurusjawapankepadapertanyaan Audit

2.

MengurusMesyuaratJawatankuasaPengurusanKewangandan
Akaun (JPKA)

3.

Menyediadanmengemukakanlaporan
kePerbendaharaan

1 bulan /
jawapan
1 - 2 minggu /
mesyuarat

JPKA
1 minggu/
laporan

4.

Menyediakansuratrasmi

5.

Menyediakanminitmesyuarat

1 jam/ surat

6.

..

4 jam/ minit

7.

..

..

8.

..

..
..

SENARAI TUGAS HARIAN

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA
JAWATAN :

TARIKH

BIL.
1.

TUGAS SAYA HARI INI

(kemaskinisetiaphari)

2.
3.

(Senaraiiniperludiletakkan di atasmejaandasetiaphari)

SENARAI TUGAS HARIAN

(CONTOH)

NAMA

SHAKIRAH BT SAAD

CATITAN

JAWATAN :

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH

BIL.

2 JUN 2013
TUGAS SAYA HARI INI

1.

MenyediakansuratjemputanMesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2.

Menyediakan format maklumbalasMesyuarat JKPA Bil.

1/2013

3.

Menyediakansenaraijemputanmesyuarat

CATITAN