Mdulo: Optimice sus informes personalizados usando datos de Excel

Optimice sus informes personalizados usando datos de Excel

Combinacin de documentos de Word con

bases de datos de Excel

1.- ALGUNAS DEFINICIONES IMPORTANTES .......................................................................... 2

2.- PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA ............................................................... 2

3.- FUNCIN SI ENTONCES SINO ..................................................................................... 6

4.- EJECUTAR LA COMBINACIN.............................................................................................. 6

5.- VER LOS DOCUMENTOS COMBINADOS............................................................................. 7

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Combinacin de documentos de Word con bases de datos de Excel

1.- Algunas definiciones importantes

2.- Pasos para combinar correspondencia

I.- Seleccionar desde el men Herramientas la opcin Combinar correspondencia.

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II.- La accin anterior llama el cuadro de dilogo Combinar correspondencia, que te ofrece un mtodo
para combinar correspondencia en 3 pasos:

Paso 1. Documento principal

Haz clic en Crear y selecciona Cartas modelo.

Se desplegar un nuevo cuadro de dilogo. Haga clic

en ventana activa, si tiene el documento principal de
combinacin escrito en la ventana, sino puede indicar
nuevo documento principal para comenzar a
escribir el documento. La ltima accin le devuelve a
Combinar correspondencia.

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Paso 2. Origen de datos

Haz clic en Obtener datos y selecciona
Abrir origen e datos si la base de datos ya
est creada.

Para poder utilizar una planilla de Excel

como base de datos para combinar se
debe indicar en Tipo de archivo: la opcin
Hojas de clculo MS Excel o Todos los
archivos.

Si es una planilla de Excel aparece el

siguiente cuadro de dilogo, hay que decir
Aceptar. Es conveniente que la hoja que
contiene los datos para realizar la
combinacin est ubicada de las primeras
en el libro.

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Se desplegar un nuevo cuadro de dilogo. Haga clic

en Modificar documento principal, lo que significa
que va a insertar campos de la base de datos (origen
de datos) en el documento principal de combinacin.

Ahora tiene que completar los datos del informe con los campos de la base de datos. Para ello ubique el
curso en el lugar que tienes que insertar el dato, en este caso en la celda que llevar el nombre del
alumno. Haga un clic en Insertar campo de combinacin y luego seleccione APELLIDO.

2. Insertar campo de combinacin

3. Seleccionar campo

1. Ubicar el punto de insercin

Despus de realizar el paso anterior, debera observar lo siguiente en tu documento

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3.- Funcin S EntoncesSino

Esta funcin le permite personalizar palabras dentro del documento, por ejemplo que dependiendo del
sexo de la persona aparezca Seora, Seor, alumna, alumno, estimada, estimado...etc.

Es necesario para usar esta funcin contar en la base de datos con un campo que indique el sexo de
manera de poder discriminar.
Para usar esta funcin debe:

1. Presionar el born Insertar campo de Word de la Barra de herramientas:

Use este botn para insertar la

opcin Si...Entonces...Sino
personalizar los textos de la
carta

2. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo. En el debe indicar los siguientes datos:

Indicar campo que

usar para Indicar criterio de
discriminar comparacin

Insertar texto si el
criterio se cumple
Insertar texto si
el criterio no se
cumple

En este ejemplo el criterio de comparacin es que el campo Sexo tenga una M, si se cumple este criterio
escribe Seor y si no se cumple Seora.

4.- Ejecutar la combinacin

Para ejecutar la combinacin haga clic en Combinar en la Barra de herramientas de combinar

correspondencia. Aparecer un cuadro de dialogo en el que debe hacer clic en Combinar

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1. Clic en Combinar

2. Clic en Combinar

5.- Ver los documentos combinandos

Desde el men Ver seleccione la opcin Zoom y escoja Varias pginas. Podr observar la totalidad de
los documentos generados.

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