Tugas Tugas Sekretaris

Pengertian Sekretaris
Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau
pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata secretum yang
berarti rahasia, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi
kepercayaan memegang rahasia.
Dalam Websters New World Dictionary of the American
Language College, mengartikan sekretaris : Secretary is a
person employed to keep records, take care correspondence and
other writing task etc, for an organization or individual.
Menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris
adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan
urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang
pejabat penting atau suatu organisasi .
Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan
penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada
seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-
menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran
atau perusahaan.

Kriteria Seorang Sekretaris

Menjadi seorang sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini
1. Memiliki kemampuan komunikasi baik
2. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
3. Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
4. Harus bisa berbahasa asing
5. Mengikuti kemajuan teknologi
6. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk,
makan dll
7. Bisa berbicara di depan umum
8. Biasanya cantik dan seksi

Peranan Sekretaris
Peranan sekretaris terhadap atasan :
o Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang
yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
o Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan
tanggung jawab.
o Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
o Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
o Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan
bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
o Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai
peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of
the place).
o Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan
lancar dan berhasil dengan baik.
o Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan
pekerjaan.
o Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
o Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan
mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Tugas Sekretaris

Menurut Para Ahli:

Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi
organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-
tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau
warkat-warkat dari mesin dikte.
Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara
arsip khusus.
Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi
pimpinan yang diminati, dll.
Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
Merencanakan pekerjaan.
Menerima tamu.
Mengurus surat masuk dan surat keluar.
Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Tugas Sekretaris
Dibagi atas 8 tugas, yaitu:
1) Tugas Rutin
2) Tugas Khusus
3) Tugas Istimewa
4) Tugas Sosial
5) Tugas Keuangan
6) Tugas Resepsionis
7) Tugas Insidental
8) Tugas Business Meeting

Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
o Membuka surat.
o Menerima dikte.
o Menerima tamu.
o Menerima telepon.
o Menyimpan arsip/surat.
o Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa
tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau
instansi luar.
Menyusun surat rahasia (confidential).
Menyusun acara pertemuan bisnis.
Pembelian kado atau cindera mata.
Dan lain-lain.
Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
 Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta
perlengkapan yang diperlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada
relasi.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau
keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu
badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi
yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan
pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang
tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

Tugas sosial,
meliputi:
Mengurusi Rumah tangga kantor.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
pimpinan beserta pengurusan undangannya.

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang

dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).
Tugas keuangan ini antara lain:
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank,
misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank,
penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana
atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk
pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-
pesan lewat telepon.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

Tugas Insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau
pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat
dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya
dengan kepentingan perusahaan
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar
yang dikonsep oleh perusahaan.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

Tugas Business Meeting

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau
lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak
kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru.
Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

Tanggung Jawab Sekretaris

a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui
pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan
memiliki dampak jangka panjang.
Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
b. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
Membantu menciptakan kelompok informal positif di lingkungan perusahaan.
Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

c. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan
tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas
network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan
informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya
mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

d. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran
aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang
telah ditetapkan.

e. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai
perantara pimpinan dalam transaksi. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
sekretaris:
Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan
pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau
masa kerja berakhir.
Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin
dari pimpinan.
Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam
melaksanakan tugas rutin.
Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai
wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui
batas-batas tersebut.