PEDOMAN PEMELIHARAN INFORMASI

KEPEGAWAIAN
RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA

BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG.
Pegawai sebagai salah satu sumber daya dalam suatu proses kegiatan usaha
menduduki peran yang sangat strategis, karena sebagai sumber daya yang
menentukan tingkat keberhasilan pencapaian tujuan suatu organisasi. Karena
begitu strategisnya maka informasi kepegawaian harus dikelola sebaik
mungkin, agar mana kala data pegawai tersebut dibutuhkan dapat segera
ditemukan tanpa memakan waktu yang lama.

Informasi kepegawaian yang akurat sangat dibutuhkan dalam mengelola

sumber daya manusia, sehingga kebijakan atau keputusan yang diambil
dalam mengelola pegawai diharapkan bisa tepat sasaran. Kesalahan dalam
mengambil keputusan yang diakibatkan kurang akuratnya informasi
kepegawaian dapat mengakibatkan kerugian organisasi dalam hal ini Rumah
Sakit.

Penempatan dan penugasan pegawai harus sesuai dengan kualifikasi yang

dibutuhkan pada jabatan yang ditunjuknya, maka data kualifikasi itu perlu
ada dan dipelihara keberadaannya. Begitu pula penugasan pelatihan harus
memperhatikan pendidikan dan pelatihan apa yang sudah didapat oleh
pegawai tersebut, sehingga pendidikan/pelatihan yang harus diikutinya ada
relevansinya dengan pengetahuan atau skill yang dimilikinya. Promosi atau
mutasi seseorang pegawai seyogiyanya ada relevansinya antara tugas baru
dengan kualifikasi yang dimilikinya. Itu semua sebagai beberapa contoh yang
melatar belakangi betapa pentingnya informasi kepegawaian dipelihara
dengan baik.

B. TUJUAN PEDOMAN.

1. TUJUAN UMUM.
Pedoman ini dibuat untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja di
bagian personalia terutama dalam hal pelayanan kepada pihak terkait
yang memerlukan data kepegawaian Rumah Sakit Karya Medika.
 2. TUJUAN KHUSUS.

a.Untuk memudahkan pencarian data informasi dari setiap pegawai yang

bekerja di Rumah Sakit Karya Medika pada saat diperlukan oleh pihak
terkait.

b.Untuk menjaga kerahasiaan dari pihak yang tidak ada kaitannya

dengan pengelolaan pegawai.

c.Untuk keamanan dokumen agar terhindar dari kehilangan, baik

semuanya maupun sebagian data informasi kepegawaian.

d.Untuk menghindarkan kerusakan data informasi kepegawaian.

C. RUANG LINGKUP.
Yang dimaksud dengan informasi kepegawaian adalah data pribadi dari setiap
pegawai/karyawan yang bekerja di Rumah Sakit Karya Medika dengan
dibuat/disajikan secara tertulis dan autentik berisikan antara lain tentang :

a. Kualifikasi dari pegawai tersebut.

b. Uraian tugas pegawai tersebut.
c. Riwayat pekerjaan ( CV).
d. Bukti hasil evaluasi.
e. Catatan pelatihan yang diikuti.
f. SK. Pengangkatan pegawai.
g. Kontrak kerja.
h. SK. Mutasi, Promosi atau Demosi.
i. Surat Peringatan Kerja.
j. Surat Penghargaan.
k. SK. Kepanitian/Komite.
l. Pindah alamat/tempat tinggal.

BAB II : LANDASAN HUKUM.

a. Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Karya Medika No : .

tertanggal ..Tentang Pengelolaan Dokumen di Rumah Sakit
Karya Medika.
b. Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Karya Medika I No. :
.tertanggal Tentang Kebijakan Kepersonaliaan
Rumah Sakit Karya Medika
 BAB III. STANDAR FASILITAS.

a. Lemari file lengkap dengan kuncinya.

b. Lemari file diberi identitas nama Bidang/bagian.
c. Map file gantung.
d. Ruangan yang aman, tidak mudah dijangkau oleh orang lain kecuali staf
personalia.

BAB IV. PENANGGUNGJAWAB.

Tanggungjawab pemeliharaan dokumen kepegawaian berada pada Kepala
Bagian Personalia, namun berdasarkan pertimbang tertentu tugas tersebut
dapat didelegasikan kepada salah satu stafnya.

BAB V. TATA LAKSANA.

A. SISTEM PENYIMPANAN.

Untuk memudahkan pencarian dokumen kepegawaian, penyimpanan

dokumen dilakukan dengan mengelompokan berdasarkan bidang/bagian
unit kerja, seperti berikut :

1. Kelompok managerial Rumah Sakit.

2. Kelompok Bidang Pelayanan Medis.
a. Dokter tetap/purna waktu.
b. Dokter paruh waktu.
3. Kelompok Bidang Keperawatan.
4. Kelompok Bidang Rekam Medis.
5. Kelompok Bidang Penunjang Medis.
6. Kelompok Bagian Keuangan.
7. Kelompok Bagian Personalia & Security.
8. Kelompok Bagian Tata Usaha.
9. Kelompok Bagian Humas & Marketing.

B. Penyusunan dokumen.

Penyimpanan dokumen pada setiap kelompoknya disusun berdasarkan

abjad dari huruf

awal nama pegawai yang bersangkutan.

C. PEMELIHARAAN/PERAWATAN.
a. Setiap penerimaan karyawan baru, dokumen pribadi dari masing-
masing pegawai dimasukan/disimpan sesuai dengan kelompok kerja
yang telah diatur di atas.
b. Setiap mutasi kerja ke unit kerja lain, dokumen kepegawaian dari
pegawai yang dimutasikan harus segera dipindahkan ke unit kerja
baru tempat ia ditugaskan.
c. Setiap karyawan yang berhenti bekerja/putus hubungan kerja,
dokumen kepegawaiannya diambil dan disimpan di tempat khusus
untuk selama . tahun dan setelah itu bisa dimusnahkan.
d. Setiap ada peminjaman dokumen kepegawaian oleh pihak terkait
harus dilakukan pencatatan dan setelah selesai, dikembalikan ke
tempat semula.
e. Selama pegawai itu bekerja di Rumah Sakit Karya Medika, dokumen
kepegawaiannya harus selalu tersimpan.

D. PENGAWASAN.

1. Setiap seseorang dinyatakan diterima bekerja dan ditempatkan di

bagian tertentu, Kepala Bagian Personalia memastikan bahwa dokumen
kepegawaiannya sudah tersimpan di lemari file kepegawaian sesuai
ketentuan.
2. Setiap akhir bulan, Kepala Personalia memastikan dokumen yang
dipinjam sudah dikembalikan ketempat semula dan jika tidak ada harus
dipastikan dimana keberadaannya.

E. PENGENDALIAN MUTU DOKUMEN.

1. Setiap dokumen kepegawaian dilengkapi dengan lembaran check list

yang memuat isi dokumen secara benar dan lengkap.

2. Setiap pengembalian dokumen dari peminjam dicocokan kembali

antara check list dengan isi dokumen, jika ternyata ditemukan
penyimpangan maka harus segera dilengkapi dahulu apa yang
menjadi penyimpangan tersebut.

BAB VI. KEBIJAKAN.

1. Dokumen informasi dari setiap pegawai harus selalu disimpan dan
dirawat dengan baik , lengkap serta mutakhir, selama pegawai
tersebut bekerja di Rumah Sakit Karya Medika.

2. Dokumen informasi kepegawaian bersifat rahasia, hanya pihak yang

terkait dengan kepentingan Rumah Sakit dan atas ijin Kepala Bagian
Personalia yang dapat mengakses dokumen tersebut.
 BAB VII. PENUTUP.
Dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan pedoman ini adalah :

1. Check list dokumen kepegawaian.

2. Catatan peminjaman dan pengembalian dokmen kepegawaian.