PROCESO DE MANEJO DE LIBRO DIARIO PARA EMPRESAS CON RUC

Este es el ltimo paso que requiero para formalizar mi empresa. De acuerdo con el tipo de
empresa que he decidido constituir, puedo llevar determinados libros contables, ya sea por
medios manuales o computarizados. Estos libros debern ser legalizados ante un notario o,
donde no lo haya, ante un juez de paz letrado del lugar
COMO LEGALIAR LOS LIBROS CONTABLES EN EMPRESAS CON RUC
Los libros de contabilidad que debe llevar la empresa con ruc debern estar en castellano y
expresados en moneda nacional.
La legalizacin es la constancia, puesta por un notario, en la primera hoja til del libro contable.
Si uso registros por medio computarizado, esta constancia debe estar en la primera hoja suelta.
La constancia asigna un nmero y contiene el nombre o la denominacin de la razn social, el
objeto del libro, el nmero de folios, el da y el lugar en que se otorga, y el sello y firma del
notario (o juez de paz si no hay notario en el lugar). Adems, cada hoja, debidamente foliada (o
sea, numerada en forma consecutiva) debe contar con el sello del notario o juez de paz, de ser el
caso. Un modelo de solicitud para la legalizacin de los libros contables se muestra en el anexo
al final de este captulo. Para solicitar la legalizacin de un segundo libro, o de las hojas sueltas,
debo acreditar que he concluido el libro o las hojas anteriores. En caso de prdida, tendr que
demostrar en forma fehaciente (indiscutible, con evidencias) que as ha sucedido.
La legalizacin, de libros u hojas, debo efectuarla ante notario (Ley N 26501, artculo 112),
excepto en los lugares donde no existe. En ese caso, la legalizacin me la harn los jueces de
paz.
COMO SE DEBE APERTURAR LOS LIBROS DIARIOS
La empresa debe abrir sus libros contables, y registros necesarios, al momento de entrar en
funcionamiento para suministrar informacin sobre la marcha del negocio. Los libros slo tienen
valor a partir de su legalizacin.
QUE IBROS DEBE LLEVARLA EMPRESA PARA EFECTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS
La empresa debe abrir sus libros contables, y registros necesarios, al momento de entrar en
funcionamiento para suministrar informacin sobre la marcha del negocio. Los libros slo tienen
valor a partir de su legalizacin.
Si me he acogido al Rgimen Especial del Impuesto a la Renta, RER. Debo llevar los siguientes
libros de forma obligatoria, segn lo establecido por las normas tributarias:
Libro de Inventarios y Balances, el cual debe contener los siguientes anexos:
a. Detalle anual de saldos de las cuentas contables
b. Control mensual de la cuenta:10 Caja y Bancos
c. Control anual de las cuentas: 20 Mercaderas y 21 Productos Terminados
d. Control mensual de los bienes del Activo Fijo Propios
e. Control mensual del Activo Fijo de Terceros

Registro de Compras
Registro de Ventas e Ingresos,
 Libro de Planillas de Sueldos y Salarios en caso de tener trabajadores dependientes.
Libro de Retenciones de Renta de 5ta. Categora

Si me he acogido al Rgimen General Debo llevar contabilidad completa. Esto significa que son
de exigencia obligatoria:
Libros societarios

Libro de Actas

Registro de Acciones

Libros contables

Libro de Inventarios y Balances

Libro Diario

Libro Mayor

Libros y registros auxiliares

Libro Caja y Bancos

Libro de Remuneraciones (sueldos y/o salarios), en caso de tener trabajadores

dependientes.
Libro de Retenciones de Renta de Quinta Categora en caso de tener
trabajadores independientes
Registro de Inventarios

Permanente en Unidades Fsicas, en caso de superar las 500 UIT de ingresos

brutos anuales
Registro de Compras

Registro de Ventas

En el siguiente recuadro est, dicho de otra manera:

Atencin. En todos los casos, las anotaciones en los libros de contabilidad debern estar
sustentadas con los comprobantes de pago que la SUNAT reconoce y autoriza, segn el rgimen
al que pertenece el contribuyente y el reglamento de comprobantes de pagos.
Si soy persona jurdica, estoy obligado a llevar contabilidad completa, a excepcin de los sujetos
comprendidos en el RER.
Si soy persona natural y presumo que mis ingresos superaran las 100 UIT, tendr que llevar,
necesariamente, contabilidad completa, de no superar las 100 UIT solamente tendr la
obligacin de llevar: Registro de Ventas e Ingresos, Registro e Compras, Libro de Inventarios y
Balances, y Libro Caja y Bancos.
(artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta)
DONDE ADQUIRIR EL LIBRO DIARIO PARA EMPRESAS CON RUC
Los libros contables (libros u hojas sueltas) puedo adquirirlos en cualquier librera, y debo
legalizarlos por un notario pblico o un juez de paz letrado para que tengan validez. A excepcin
del
Libro de Planillas, que deber ser autorizado por el Ministerio de Trabajo

CUAL ES EL CONTENIDO DEL LIBRO PARA ESTE TIPO DE EMPRESA

Como empresario, debo conocer el contenido de los libros contables. En las pginas que vienen
a continuacin se entrega una sntesis muy breve:

1. LIBRO DE ACTAS

En este libro deben constar todos los actos societarios que emanen de los acuerdos de
juntas generales de socios y, en su caso, de los directores.

2. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Contiene la informacin detallada del activo, pasivo y patrimonio del negocio, tanto al
inicio de las operaciones como al final de cada periodo, y los estados financieros:
Balance General y Estado de Ganancias y Prdidas.

3. LIBRO DIARIO
Acumula los movimientos, transaccin por transaccin, en forma cronolgica, da por
da, cargando o abonando cuentas que intervienen en cada una de las transacciones.
LIBRO CAJAS Y BANCOS
Este libro debe contener el registro de los ingresos y salidas de efectivo, tanto en caja del
negocio o en las cuentas bancarias. En la figura 5 se muestra un ejemplo de movimiento para un
mes.
LIBRO DE PLANILLAS DE REMUNERACIONES (SUELDOS Y SALARIOS)
Este libro, cuyo manejo ya se ha visto en el Paso 5 de esta gua, contiene el
registro de los trabajadores: su fecha de ingreso, el monto de su remuneracin, el
nmero de das y horas trabajadas, as como cualquier otro concepto
remunerativo, adems de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo
a ley. El aspecto tpico de la planilla se muestra en la figura 6.

LIBRO DE RETENCIONES
Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma
independiente, con indicacin de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. (Ver
figura 7).
Modelo de Solicitud de Legalizacin de Libros
SOLICITA: LEGALIZACIN DE LIBROS
SEOR NOTARIO:
(nombre de la notara)

Presente.

DE MI CONSIDERACIN:
RUC ..........................................................................
NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL Y/O
JURDICA......................................................................................
.....................................................................................................................................
.......................................
GIRO O
ACTIVIDAD..................................................................................................................
..........................
.....................................................................................................................................
.......................................
DIRECCIN.................................................................................................................
.......................................
.....................................................................................................................................
.......................................
ACOMPAO LA UBICACIN DEL LIBRO O LIBROS Y EL NMERO QUE LE
CORRESPONDE, SI ES EL PRIMERO, SEGUNDO, ETC. ADJUNTO EL LIBRO
ANTERIOR.POR LA PRESENTE, DECLARO QUE LOS DATOS CONSIGNADOS
EN STA SON LOS CORRECTOS Y QUE ESTOY AUTORIZADO PARA
EFECTUAR ESTE TRMITE, EN FE DE LO CUAL FIRMO LA PRESENTE
SOLICITUD Y DEJO COPIA DE MI DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD O
CIP Y COPIA DEL RUC, EN CASO DE QUE SEAN LIBROS CONTABLES, PARA
LOS FINES CORRESPONDIENTES.
 EL AGUSTINO, .......DE...................DEL 2007
NOMBRE.....................................................
DNI N.........................................................
CARGO.......................................................
TELFONO.................................................

_______________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE