Los libros contables: descripcin, aspectos legales y caractersticas

Los libros contables, conocidos tambin como libros de contabilidad, son

registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los
comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones
mercantiles que realizan durante un perodo de tiempo determinado.
Libros principales o mayores
De acuerdo con las disposiciones legales los comerciantes deben llevar los
siguientes libros:
Libro de Inventarios y Balances

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un

balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la
situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros,
de acuerdo con las normas legales.

La informacin que debe contener este libro es:

La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable.

(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros
anteriormente descritos.
El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo.
El valor parcial de las operaciones.
El valor total correspondiente a cada cuenta.
A continuacin se presenta un formato

CANTIDAD CUENTA VALOR UNITARIO VALOR PARCIAL VALOR TOTAL

ACTIVO
CAJA

Caja General
MERCANCAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

TERRENOS

Lotes

EQUIPOS DE OFICINA

Escritorios

Sillas

Archivadores

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES

Cuotas o partes de inters social

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el

Balance General correspondiente.
Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos
diez aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o
comprobante.

Libro Diario

Es un libro principal, denominado tambin diario columnario, en l se

registran en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados
por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual
de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos,
trasladndolos al libro mayor.

En este libro se encuentra informacin como:

La fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario.

La descripcin del comprobante.
La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros
contables de acuerdo con la normatividad del cdigo del comercio y las
disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el

movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en
l se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analticamente en los libros
auxiliares.

En l se encuentra la siguiente informacin:

La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas de la
empresa).
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
El movimiento dbito o crdito de cada cuenta.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros.
Libros auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada

los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa
determina el nmero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el
trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus

aspectos ms importantes son:

Registro de las operaciones cronolgicamente.

Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de una

cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede
ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros
mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y
sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y
ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la
administracin de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar
que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
Existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la
empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro
de facturacin etc.
En la normativa del cdigo de comercio de cada pas se encontrar informacin
detallada acerca de la legalizacin y dems disposiciones concernientes a los
libros de contabilidad.

Libros contables obligatorios en Venezuela

Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, estn descritos en el

Cdigo de Comercio de Venezuela, que en su artculo 32 establece, que todos
los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual
comprender obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de
Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar.

Tipos de libros de contabilidad o libros contables:

- Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las
operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario
se llaman asiento.

- Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas

de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que
aparecen en el libro diario.

- Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto

muebles como inmuebles, activos, crditos y pasivos, vinculados o no a su
comercio y tambin refleja la situacin del patrimonio de la empresa.

- Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.

- Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronolgico de todas

las compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado
(IVA).

Tambin el Cdigo de Comercio de Venezuela en su artculo 260, hace

referencia, que adicionalmente los administradores de la compaa deben
llevar:
- Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos los
accionistas, como la cantidad de acciones que posea.

- Libro de Actas de la Asamblea: es donde registraremos todas las asambleas

tanto ordinarias como extraordinarias.

- Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios

administradores que compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones
tengan validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores y se
deciden por mayora de nmero, esto es si los estatutos no disponen de otra
cosa.

Las compaas de responsabilidad limitada, adems de los libros indicados

para todos los comerciantes, deben llevar segn el artculo 328:

- Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad de

los socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas, como las
cesiones efectuadas, incluso por va de remate.

- Libro de Actas de la Administracin: se utiliza cuando la administracin de la

compaa esta a cargo de ms de una persona.

- Libro de Actas de las Asambleas.

Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la responsabilidad
de los administradores.

Para mayor informacin, consulta el Cdigo de Comercio de Venezuela.

ROS CONTABLES
Ruiz de Palacios Villaverde, Maria Mercedes

I. CONCEPTO
Los libros contables son el soporte material en la elaboracin de la informacin
financiera. Pueden ser de carcter obligatorio o voluntario.

Libros obligatorios son:

a) Libro diario
b) Libro de Inventario y Cuentas Anuales
Voluntarios:

a) Libro Mayor
b) Libros Auxiliares.
La regulacin legal de los libros contables esta contenida en el Cdigo de
Comercio (en adelante C.Com) en los artculos del 25 al 33 ambos inclusive.

Las cuestiones legales ms importantes contenidas en dichos artculos son las

siguientes:

El C.Com comienza indicando Todo empresario deber llevar una

contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un
seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la elaboracin
peridica de balances e inventarios (...) llevar necesariamente (...) un libro de
Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.. (Art. 25)
Los libros contables debern ser legalizados en el Registro Mercantil del lugar
donde tuviera la empresa su domicilio. (Art. 27)
Todos los libros contables deben ser llevados con claridad por orden de
fechas, sin espacios en blanco, tachaduras o raspaduras. No se pueden utilizar
abreviaturas o smbolos. Las anotaciones debern expresarse en la moneda
nacional. (Art.29)
Los empresarios conservarn los libros y la documentacin correspondiente
durante seis aos a partir del ltimo asiento realizado en los libros. (Art. 30)
El valor probatorio de los libros contables ser apreciado por los Tribunales
conforme a las reglas generales del derecho. (Art. 31)
La contabilidad de los empresarios es secreta, fuera de los casos
especificados por la Ley, como la quiebra, podr decretase la exhibicin de los
libros cuando la persona a quien pertenezcan tenga inters o responsabilidad
en el asunto en que proceda la exposicin. (Art. 32)
II. CONTENIDO DE LOS LIBROS CONTABLES

Dentro del contenido de estos libros destacan los siguientes:

1. Libro Diario

El libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad

de la empresa. Ser valida, sin embargo, la anotacin conjunta de los totales
de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condicin de que su
detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la
naturaleza de la actividad de que se trate. (Art. 28)

Tal y como reza el artculo 28 del C.Com, el Libro Diario recoge, por orden
cronolgico, todos los hechos contables que afectan a la empresa desde el
punto de vista econmico o financiero. El objeto de este libro es reunir en l
todas las operaciones realizadas por la empresa para despus trasladarlas al
libro Mayor y recogerlas sintticamente en los estados contables al final del
ejercicio.

Todos los asientos contables registrados en el libro Diario se realizan

cumpliendo el principio fundamental de la partida doble, Activo igual a la suma
de Pasivo y Patrimonio Neto.

En el Diario se cumplir necesariamente la igualdad siguiente: las sumas de las

anotaciones realizadas en el Debe sean iguales a las del Haber.

2. Libro de Inventarios y Cuentas anuales

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial

detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas
y saldos los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario
de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (Art. 28).
Un inventario es una relacin valorada en unidades monetarias de todos los
bienes derechos y obligaciones contradas por la empresa, en una fecha
determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto.

Adems de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales que
son:

a) El Balance de situacin
b) Cuenta de Resultados
c) La Memoria
d) Estado de Cambios de Patrimonio Neto
e) Estado de Flujos de Tesorera.
3. Libro Mayor

Recoge informacin individualizada de todas las cuentas que intervienen en la

contabilidad de la empresa con todos sus aumentos y sus disminuciones, de
esta forma en cualquier momento podemos ver todos los movimientos de la
cuenta y calcular su valor para una fecha concreta, su saldo (vase: saldo).
Este libro debe ir en total concordancia con el libro Diario. Todas las
anotaciones realizadas en el Diario pasan a su vez al libro Mayor.

En el libro mayor las cuentas aparecen representadas en forma de T donde el

lado izquierdo se denomina DEBE y el derecho HABER.

4. Libros Auxiliares

Las empresas, de acuerdo con el C.Com, pueden llevar adems de los libros
obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen tiles para su gestin.
Ejemplo de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de
almacn, salidas de almacn etc.