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Versin: 00
Control de Documentos y Registros
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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa de gestin documentaria de los Sistemas de Gestin del grupo GMC que permita
administrar de manera estructurada y coherente la informacin documentada.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los documentos (internos y externos) de los Sistemas de Gestin del grupo GMC, considerando
las etapas de: identificacin, elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, modificacin, identificacin de
cambios, retiro y control del uso de los documentos vigentes, obsoletos y el control de los documentos externos.
3. REFERENCIA
4. DEFINICIONES
5. RESPONSABILIDADES
Alta Direccin:
Responsable de
Gerente de PCO:
Responsable de
Responsables de Sistemas de Gestin
Responsable de cumplir y velar por el cumplimiento de lo establecido en el presente documento.
Elaborado por: Analista de Calidad Revisado por: Gerente de PCO Aprobado por: Gerente General
rea de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo: Responsable de cumplir y velar por el cumplimiento
de lo establecido en el presente documento.
rea de Gestin de Seguridad de la Informacin: Responsable de cumplir y velar por el cumplimiento de lo
establecido en el presente documento.
Gerente o Responsable del Proceso: Identificar las necesidades del rea que deban ser documentadas
como parte del Sistema de Gestin.
Colaborador: Contribuir con la identificacin de necesidades del rea como parte de la mejora continua.
6. GENERALIDADES
6.1 Los responsables de los sistemas de gestin se encargan de la gestin documentaria (administracin y
control de la documentacin) de cada uno de sus sistemas. Toda la documentacin debe estar almacenada
en el GMC Gestin y
6.2 Los documentos originales deben almacenarse en la carpeta XXXXX del servidor
6.3 Cuando se realicen revisiones a los documentos y se requiera realizar modificaciones se debe solicitar al
Responsable del Sistema de Gestin el documento original.
6.4 Los documentos sern redactados con las siguientes caractersticas ,
- El tipo de letra (Arial), el tamao (N 9), slo para ttulos de usar (N11).
- El texto justificado espaciado ente lneas y prrafos de 1.15.
- Hacer llamado a otros documentos (Procedimientos, formatos u otros), mediante el nombre y comillas.
6.5 Slo para el caso de documentos nuevos y modificaciones mayores (definidas por el Responsable del
Sistema de Gestin) se realizar la capacitacin del documento, con un plazo mximo de 5 das hbiles,
despus de su aprobacin y publicacin.
6.6 Para el caso de los diagramas de flujo la identificacin de cambios no aplica.
6.7
6.8 dd
7. DESARROLLO
7.1 Creacin de Documentos Internos
N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Coordinar con el personal de calidad (Jefe o Analista), la elaboracin del Responsable del
2
documento. proceso
Elaborar el borrador del documento en coordinacin con el Responsable del
Proceso, considerando lo establecido en los Anexos N 1 Codificacin de la
3 Jefe de Gestin de
documentacin. y N 3 Estructura de documentos, y tambin lo establecido
en los tems 6.2 y 6.3. Calidad / Analista de
Calidad
Revisar que el borrador del documento cumpla con los objetivos del SGC, de estar
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conforme gestionar la aprobacin, de lo contrario volver a la actividad N 3. Jefe de Recursos
Humanos (MOF)
Gestionar la revisin del procedimiento, considerando el Anexo N2 Niveles de
5
elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos.
De estar conforme, informar para proseguir con la aprobacin, de lo contrario Responsable de la
6
informar los cambios a realizar, y volver a la actividad N3. revisin
Jefe de Gestin de
Gestionar la aprobacin del documento, solicitando las firmas, segn los niveles de Calidad / Analista de
7 aprobacin, establecidos en el Anexo N 2 Niveles de elaboracin, revisin y Calidad
aprobacin de los documentos. Jefe de Recursos
Humanos (MOF)
N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realizar la publicacin de los documentos aprobados en el sistema GMC Gestin
9 web y archivar el documento firmado en fsico, en el file de Documentos del Analista de Calidad
Sistema de Gestin de la Calidad.
Para el caso del personal que no cuente con una PC o requiera una copia fsica de
12 un documento, se debe identificar dicha copia del documento con el sello COPIA Analista de Calidad
CONTROLADA y distribuirlo con el formato Lista de Distribucin de Documentos.
N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificar la necesidad de modificar un documento para la organizacin y Cualquier colaborador/
1 comunicar al Responsable del proceso correspondiente y al rea de Gestin Responsable del
de Calidad. proceso
Solicitar el documento en el archivo original al rea de Gestin de Calidad, Responsable del
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una vez aceptado el cambio, para que se realicen los cambios. proceso
Identificar las inclusiones en letra negrita y cursiva, en relacin a la revisin
anterior. Ejemplo: abcdef. As tambin cambiar de nmero de versin y fecha
de aprobacin.
Las eliminaciones se describirn en el tem Control de cambios de los
documentos, considerando: Responsable del
3
- Un cajetn que indique la versin, fecha y descripcin del cambio. proceso
- Se mantendr en el cajetn slo los dos ltimos cambios.
- Se debe describir en resumen las modificaciones realizadas.
Para el caso de los formatos, mapa de proceso, planes y programas; los cambios
se identificarn slo con el cambio de versin.
N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comunicar a las reas involucradas, va correo electrnico, la aprobacin del rea de Gestin de
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documento. Calidad
Para el caso del personal que no cuente con una PC o requiera una copia
fsica de un documento, identificar dicha copia del documento con el sello
11 Analista de Calidad
COPIA CONTROLADA y lo distribuye con el formato Lista de Distribucin
de Documentos.
Las versiones anteriores de las copias fsicas distribuidas sern recogidas segn la
Lista de Distribucin de Documentos y sern eliminadas. En caso se requiera
12 Analista de Calidad
conservar el documento se debe identificar con el sello DOCUMENTO
OBSOLETO.
Coordinar con el Responsable del proceso para la capacitacin del documento
13 Analista de Calidad
generado, considerando lo establecido en el tem 6.4.
N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificar los documentos externos relacionados a su proceso, y registrarlos en la Responsable del
1
Lista Maestra de Documentos Externos. proceso
Responsable del
2 Remitir el listado al rea de Gestin de Calidad para su publicacin.
proceso
Realizar la publicacin del (de los) documento(s) externo(s) en el sistema
rea Jefe de Gestin de
3 documental GMC Gestin web, segn aplique o de acuerdo a lo establecido
Calidad
en el tem Ubicacin del registro Lista Maestra de Documentos Externos.
Comunicar, a las reas involucradas, va correo electrnico, la publicacin del (de rea de Gestin de
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los) documento(s) externo(s). Calidad
Para el caso del personal que no cuente con una PC o requiera una copia fsica de
un documento externo, se debe identificar dicha copia del documento con el sello
5
COPIA CONTROLADA y se distribuye con el formato Lista de Distribucin de
Documentos.
Analista de Calidad
Las versiones anteriores de las copias fsicas distribuidas sern recogidas segn la
Lista de Distribucin de Documentos y sern eliminadas. En caso se requiera
6
conservar el documento se debe identificar con el sello DOCUMENTO
OBSOLETO.
Coordinar con el Responsable del proceso la revisin y actualizacin de la Lista
Jefe de Gestin de
7 Maestra de Documentos Externos a fin de asegurar que los documentos sean
Calidad
vigentes, una vez al ao.
N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificar el registro con un nombre (indispensable) relacionado con la actividad Responsable del
1
que le dio origen y un cdigo (cuando aplique) (Creacin e Identificacin) proceso
Ingresar o actualizar en la Lista Maestra de Registros, los registros generados Responsable del
2
durante el desarrollo de sus procesos. (Registro) proceso
Escribir con letra clara, y en los espacios que queden en blanco colocar una lnea.
3 Cualquier colaborador
(Uso)
Garantizar el almacenamiento en lugares apropiados y seguros, a fin de evitar su Responsable del
4 deterioro a travs de archivadores o almacenndolo electrnicamente.
(Almacenamiento) proceso
PROCEDIMIENTO Cdigo: GP-PR-SG-01
Versin: 03
Control de Documentos y Registros
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8. REGISTROS
Lista Maestra de Documentos Internos (ES-FO-SG-01)
Lista de Distribucin de Documentos (ES-FO-SG-02)
GMC Gestin
Lista Maestra de Registros (ES-FO-SG-03)
Lista Maestra de Documentos Externos (ES-FO-SG-04)
Lista de Asistencia (GP-FO-RH-03)
Correo electrnico
9. CONTROL DE CAMBIOS
10. ANEXOS
PLAN -
MAPAS DE
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
(GENERALES
ESPECFICOS)
INSTRUCTIVOS
DOCUMENTOS EXTERNOS
CDIGO
Comercial CO
Unidad de Negocio Cdigo
Administracin y Finanzas FI
GMC Engineering Solutions ES
Gerencia General GG
GMC Construccin y Proyectos Inmobiliarios CPI
Legal
Frrea Construcciones Metlicas LE
FCM
Logstica LO
GMC Holding CORP
Operaciones OP
GMC Soft SOFT
PCO PCO
Recursos Humanos RH
Tecnologa de la Informacin TI
PROCEDIMIENTO Cdigo: GP-PR-SG-01
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Control de Documentos y Registros
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Plan PL
Poltica PO
Manual MA
Reglamento RE
Mapa de Procesos MP
Procedimiento General PG
Procedimiento Especfico PE
Instructivo IN
Formato FO
Documentos Otros DO
Documentos Externos DE
Procedimiento Especficos,
Colaborador que propone el
Instructivos, Formatos y Gerente de rea Gerente de rea
documento
Documentos Otros
Nota: Todo documento que tenga relacin con los documentos base de los sistemas de gestin o con mapas de procesos
deben ser revisados con la Gerencia de PCO
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Control de Documentos y Registros
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DOCUMENTO
Mapa de
Plan Poltica Manual Reglamento
Procesos
ESTRUCTURA
Encabezado Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Cuadro de
Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Aprobaciones
Cartula Obligatorio NA Obligatorio Obligatorio NA
Materiales y Equipos NA NA NA NA NA
Registros Obligatorio NA NA NA NA
DOCUMENTO
Procedimiento Procedimient Documentos
Instructivo Formato
General o Especfico Otros
ESTRUCTURA
Encabezado Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Cuadro de
Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA
Aprobaciones
ndice NA NA NA NA NA
Introduccin NA NA NA NA NA
Proceso:
Actividad:
Decisin:
Documento:
Conector:
Referencia:
PROCEDIMIENTO Cdigo: GP-PR-SG-01
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Control de Documentos y Registros
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Inicio/Fin:
Anotaciones
Inspeccin:
Lnea Conectora;