USER MANUAL

SOFTWARE FINGERPRINT

Daftar Isi:
Chapter I

1. Instalasi CD Program

2. Koneksi Alat/Mesin Ke Software

Chapter II

1. Bagian-Bagian Program

2. Langkah Kerja Program

Chapter III

1. Reports / Laporan
 Chapter I
Pada Chapter pertama ini akan dibagi menjadi 2 point:

1. Instalasi program dari CD

2. Koneksi Alat/mesin ke Program/software.

1. Instalasi CD
Setelah CD dimasukkan ke dalam CD-ROM, kemudian secara otomatis CD akan terbaca
dan akan muncul tampilan seperti berikut

Pilih bahasa yang mau di instal, klik Ok selanjutnya klik Next.

Lalu akan keluar tampilan seperti diatas, pilih I accept the agreement lalu klik Next.
Di tampilan selanjutnya Anda diminta untuk membuat folder baru untuk software ini.
Pilih tempat folder baru tersebut kemudian tekan next.

Berikutnya akan ada pilihan komponen Attendance Management atau Manual atau
keduanya. Bika anda memilih Attendance Management, berarti anda menginstall
softwarenya saja. Bika anda memilih beserta Manuial, anda akan menginstall software
dan juga manual/petunjuk dari penggunaan program/software ini. Setelah memilih,
kemudian tekan Next.

Tampilan selanjutnya adalah untuk memberi nama program yang nantinya akan muncul
pada waktu start menu. Setelah diberi nama tekan Next.
 Langkah terakhir tekan Install.

2. Koneksi Alat / Mesin ke Komputer / Software (untuk download ataupun

upload data).
Untuk menghubungkan dari alat fingerprint ke komputer, dapat dilakukan dengan 2 cara,
yaitu:

1. Dengan Menggunakan kabel LAN.

Apabila menggunakan kabel LAN, hal yang harus diperhatikan adalah pengaturan IP.
Angka IP pada komputer di urutan ke 3 harus sama dengan angka IP d urutan ke 3 pada
pengaturan di alat fingerprint.
Seperti contoh:
- IP pada computer 192.168.0.xxx
- IP pada alat/mesin fingerprint 192.168.0.xxx
2. Dengan menggunakan USB flasdisk.

Langkah-langkah untuk menyambungkan ke komputer dengan menggunakan USB dari

flashdisk:

Hubungkan flashdisk dengan alat fingerprint.

Pada alat fingerprint, masuk ke Menu kemudian masuk ke PenDrive.
Pada menu PenDrive, pilih Download (Download Record dan Download User).
Setelah Download record dan Download user selesai, lepas flashdisk dari alat
fingerprint lalu hubungkan flashdisk ke komputer.
Jalankan program/software Attendance Management Program, klik Data pada bar bagian
atas, kemudian pilih Usb Disk Manage seperti pada gambar dibawah ini

Setelah Usb Disk Manage dipilh, akan muncul halaman seperti berikut
 Pilih pilihan pertama, kemudian Ok.

Selanjutnya akan muncul halaman berikut:

Untuk memindahkan data user, pilih Import user data pada bar bagian atas, kemudian
pilih Import user data pada bar bagian kanan.

Sedangkan untuk memindahkan data record, pilih Record data import pada bar bagian
atas, kemudian pilih Import the rec from U Disk pada bar bagian kanan.
 Chapter II
Pada Chapter ini akan dibagi menjadi 2 point:

3. Bagian-bagian program

4. Langkah Kerja Program

1. Bagian-bagian program:

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai bagian-bagian dari program Attendance
Management Program. Tampilan awal dari program tersebut seperti pada gambar berikut:

1 2 3 4 5 6 7 8

A
E

Berikut penjelasan untuk gambar diatas.

Angka [1-8]
1. Employees: Menu untuk menambah, menghapus, dan mengedit data employee
(data karyawan).
2. AC Log: Menu untuk melihat hasil semua absensi dari mesin fingerprint.
3. Report: Menu untuk melihat laporan absensi dari karyawan.
4. Device: Menu untuk menambah/merubah settingan dari mesin absensi fingerprint
agar dapat tersambungkan dengan mesin.
5. Del Device: Menu untuk menghapus pilihan mesin yang sudah tidak terpakai.
6. Connect: Menu untuk menyambungkan dengan alat fingerprint.
 7. Disconnect: Menu untuk memutuskan sambungan dengan alat fingerprint.
8. Exit System: Menu untuk keluar dari system/software.

Huruf [A-E]
A. Download Attendance Logs: Menu untuk mendowload hasil absensi karyawan
dari mesin fingerprint.
Download user info and FP: Menu untuk mendownload daftar karyawan dan
fingerprint dari masing-masing karyawan yang sudah didaftarkan melalui mesin
fingerprint.
Upload user info and FP: Menu untuk mengupload daftar karyawan dan
fingerprint yang sudah dirubah melalui software (employee) ke mesin fingerprint.

B. Departement List: Menu untuk menambah, menghapus dan merubah daftar

departement perusahaan.
Administrator: Menu untuk mengatur hak administrator dari software attendace
management.
Employees: Menu untuk menambah, menghapus, dan mengedit data employee
(data karyawan perusahaan).
Database Option: Menu untuk membuat link/koneksi data dengan jenis database
lainnya. (contoh: ms.access).

C. Maintenace Time Table: Menu untuk mengatur jadwal/jam kerja.

Penjelasan:
Timetable Name: Memberi nama untuk jadwal kerja karyawan.
On Duty Time: Jam masuk.
 Off Duty Time: Jam pulang/keluar.
Late Time(Mins): Batas waktu keterlambatan yang ditoleransi. Bila
melebihi waktu tersebut dianggap tidak Clock-in/masuk.
Leave Early Time(Mins): Batas waktu pulang awal/Clock-out yang
ditoleransi. Bila waktu pulang kurang dari yang ditentukan akan dianggap
tidak absen pulang/Clock-out.
Beginning In: Batas awal clock in, kurang dari waktu ini tidak dianggap
clock-in.
Ending In: Batas akhir waktu clock in, lebih dari waktu ini maka tidak
dianggap clock-in.
Beginning Out: Batas awal clock out, kurang dari waktu ini maka tidak
dianggap clock-out.
Ending Out: Batas akhir clock out, kurang dari waktu ini maka tidak
dianggap clock-out.
Count as Workday: Perhitungan hari kerja.
Count as Minute: Perhitungan total 1 hari kerja dalam satuan menit.
Must C/In C/Out: Apakah harus C/In atau C/Out.

Shift Management: Menu untuk mengatur jadwal/jam kerja mingguan,

menggunakan jadwal kerja harian yang telah dibuat.

Membuat jadwal shift jam kerja (bisa lebih dari satu macam shift). Menggunakan
jadwal waktu kerja yang telah dibuat pada menu maintenance time table.
Employee Schedule: Menu untuk menentukan jadwal kerja menggunakan shift
kerja yang telah kita atur pada menu sebelumnya. Untuk tiap karyawan bisa
menggunakan shift kerja yang berbeda. Jadwal kerja bisa diatur masa berlakunya.

Attedance Rule: Menu untuk merubah aturan-aturan yang dibutuhkan untuk

menentukan hasil laporan absensi.
 Penjelasan:
One workday as: Diisikan dengan total waktu satu hari kerja.
Clock-in over: Diisikan dengan batas waktu terlambat, namun apabila sudah
disetting menggunakan menu timetable, cukup disamakan saja.
Clock-out over: Diisikan dengan batas waktu pulang awal, namun apabila sudah
disetting menggunakan menu timetable, cukup disamakan saja.
If no clock in, count as: Settingan lama waktu terlambat pada karyawan yang
tidak clock-in.
If no clock out, count as: Settingan lama waktu pulang awal pada karyawan yang
tidak clock-out.

D. Import Attendance Checking Data: Menu untuk mengunduh hasil absensi dari
file /data lain yang tidak ada didalam mesin absensi.
Export AAttendance Checking Data: Menu untuk menyimpan /back-up data
dari software attendance management.
Backup Database: Menu untuk membackup seluruh data dari software
attendance management.

E. Daftar alat fingerprint yang telah didaftarkan melalui menu no.4. atau bisa juga
menggunakan klik kanan pada daerah menu E.
 Tampilan menu Data

Pada menu Data terdapat beberapa menu, berikut penjelasan dari menu-menu tersebut:

1. Intialize System: menu yang dipergunakan untuk menghapus data-data yang sudah tidak
diperlukan lagi. Contoh: data absensi yang tidak memiliki user/ user sudah dihapus.
2. Clear Obsolete Data: menu untuk menghapus keseluruhan data dalam system dengan
pilihan close date. Data yang diatas close date tidak akan terhapus.

Berikut tampilan menu Obsolete data:

Button compact database file berguna untuk mengecilkan ukuran database.

3. Backup Database: menu untuk membackup seluruh database dari program.

4. Import AC Data: menu untuk mengimport data dari file backup/ dari export file.
5. Export AC Data: menu untuk mengexport data ke dalam bentuk file .ABT dengan range
tanggal yang bisa kita pilih.
6. USB Disk Manage: menu untuk mengimport data dari USB flash disk.

Berikut tampilan dari USB data management:

Terdapat pilihan group bar sbb:

a. Import User Data: menu untuk mengimport data user dari USB flashdisk.
Menggunakan button import from local disk.
b. User Data Export: menu untuk mengexport data user kedalam USB flashdisk.
c. Record data import: menu untuk mengimport data record absensi dari USB
flash disk.
d. Import Images: menu untuk mengimport images dari USB flash disk.

Tampilan menu Attendance

Pada menu Attedance terdapat beberapa menu, berikut penjelasan dari menu-menu
tersebut:

1. Employee Leaving on Business/Asking for Leave: menu untuk menginput data

karyawan yang meninggalkan kantor sebelum waktunya.
 Berikut tampilannya:

Melalui menu ini kita bisa menginput alas an dari tiap-tiap karyawan yang hendak
meninggalkan kantor sebelum waktu kerja habis. Dan juga kita bisa lihat laporan dengan
range waktu sesuai kebutuhan kita. (mingguan, bulanan).

2. Forgetting to clock in/out: menu untuk menginput waktu clock in/out bagi karyawan
yang lupa untuk clock in/out.

3. Coming Late Collectivelly: menu untuk menginput keterlambatan secara bersamaan

bagi seluruh karyawan dikarenakan alas an tertentu (mis: banjir). Jika sudah disetting,
maka pada hari yang ditentukan tesebut jadwal masuknya akan mundur.

2. Langkah kerja:
 Hubungkan alat fingerprint dengan komputer anda.
Masuk software Attendance Management Program, Kemudian pilih Download
Attendance logs dan Download User Info and FP, untuk memindahkan data-data atau
nama karyawan yang ada di alat/mesin fingerprint ke komputer atau bisa juga
menggunakan flashdisk dan download record serta user data.
Setelah itu pilih Department List. Maksudnya untuk membuat pembagian dalam suatu
perusahaan. Misalnya: Accounting, Mekanik, Distributor, dll.
Untuk memasukkan nama-nama karyawan pada bagian-bagian tertentu, pilih employee

Setelah mengklik employee, anda tinggal memindahkan karyawan anda pada kolom
sebelah kiri ke kolom sebelah kanan dengan cara klik karyawan yang akan di pindahkan
kemudian pilih Add >>. Lalu Close.
 Untuk membuat jadwal kerja masuk ke menu Maintance Timetable dan kemudian akan
muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini
 Pada gambar diatas, anda diminta untuk membuat jadwal kerja. Cara membuatnya adalah
klik +Add kemudian anda diminta untuk mengisi data yang tersedia, mulai dari
Timetable Name sampai pilihan MustC/In Must C/Out.
Setelah mengisi data-data tersebut, pilih Post. Kemudian akan muncul jadwal/data yang
anda buat tadi di kolom sebelah kiri.
Apabila anda ingin menghapus jadwal kerja yang ada, anda tinggal pilih jadwal mana
yang akan anda hapus, kemudian klik Delete.

Setelah selesai membuat jadwal kerja, anda pilih menu Shift Management dan akan
muncul tampilan seperti berikut

Pada gambar tersebut terdapat 2 kolom, kolom sebelah kiri yaitu Shift dan kolom sebelah
kanan merupakan Shift Time Period. Apabila anda ingin membuat jadwal shift kerja, pilih
Add, kemudian akan muncul new shift, klik 2x pada tulisan tersebut untuk mengatur
nama/jenis shift kerja, kemudian atur waktu (beginning date) kapan di mulainya jenis
shift tersebut, kemudian isi Cycle Num. Kemudian tentukan Cycle Unit, ada pilihan week,
day, dan month.
Setelah selesai membuat shift, tekan Save. Kemudian klik 2x pada kolom sebelah kanan
(Shift Time Period), dan akan muncul tampilan seperti berikut
Pada gambar diatas, anda akan diminta menentukan hari shift kerja. Seperti contoh diatas,
Shift Normal hari senin-jumat, setelah itu Ok. Nanti akan muncul tampilan seperti
berikut

Kemudian klk 2x lagi pada kolom bagian kanan, kemudian shift sabtu hari sabtu,
kemudian Ok. Dan tampilan pada kolom sebelah kanan akan berbeda dari sebelumya,
seperti pada gambar di bawah ini
 Setelah anda selesai mengatur jadwal shift kerja, pilih Employee Schedule dan akan
muncul tampilan seperti berikut

Pada bagian ini, anda diminta untuk menentukan jadwal kerja menggunakan shift kerja
yang telah anda atur pada menu sebelumnya. Bagi tiap-tiap karyawan bisa menggunakan
shift kerja yang berbeda. Jadwal kerja bisa kita atur masa berlakunya. Untuk mengatur
shift kerja mana yang ditentukan, pilih 1 karyawan/employee pada kolom yang ada pada
bagian sebelah kanan, kemudian pilih Arrange Shift dan akan mncul tampilan seperti
berikut
Untuk menampilkan jadwal shift kerja yang telah dibuat pada Shift Management
sebelumnya, pilih tanda (+) dan akan keluar tampilan berikut
Pilih jadwal shift kerja yang mana yang ingin dimasukkan. Setelah itu Ok. Nanti akan
muncul jadwal shift kerja yang telah anda pilih tadi.

Klik jadwal shift kerja tersebut, kemudian Ok.

Apabila anda ingin melihat periode jadwal kerja tertentu dari karyawan, anda tinggal
mengaturnya pada Time Range.
 Chapter III

Report
Setelah anda membuat jadwal kerja, shift kerja dan pembagian shift kerja anda pasti ingin
mengetahui hasilnya/report.
Pada software/program akan terdapat menu report. Klik report tersebut, dan nanti akan muncul
gambar sebagai berikut

Pada gambar diatas terdapat Dep (nama perusahaan), Name (nama karyawan), Time Range
(periode waktu). Setelah anda menentukan nama perusahaan, nama karyawan dan periode waktu
yang diinginkan, pilih Calculate. Dan akan muncul gambar seperti berikut
 Contoh gambar report

Penjelasan:

Pada gambar diatas, terlihat report dari beberapa karyawan. Sebagai contoh adalah karyawan
C pada tanggal 03/03/2011. Karyawan C clock-in pada pukul 08.33 dan clock-out pada pukul
17.20. C tidak terlambat dalam clock-in, namun si C clock-out lebih cepat/tidak sesuai
peraturan/Attedance Rule. Didalam Attedance rule tertulis bahwa Late Time dan Leave Early
adalah 5 menit. Sehingga yang seharusnya total jam kerja 1 hari adalah 9 jam, menjadi 8 jam 50
menit akibat terlalu cepat (10 menit) pada waktu clock-out.
Begitu juga dengan karyawan D dan E. Mereka telat didalam clock-in dan terlalu cepat pada
waktu clock-out. Sehingga waktu kerja mereka dikurangi 20 menit dan total waktu kerja mereka
menjadi 8 jam 40 menit.
 Tampilan pilihan-pilihan didalam export data

Didalam gambar terdapat pilihan Export data. Pada Export data terdapat berbagai macam
pilihan. Pilihan tersebut dapat dilihat seperti pada gambar diatas.
Setelah memilih bagian apa saja yang akan ditampilkan, tekan OK. Setelah itu anda diminta
untuk menyimpan data tersebut.
Hasil dari data yang disimpan tadi berbentuk Microsoft Excell. Dan hasilnya dalam bentuk
Excell dapat dilihat seperti pada gambar berikut