Automatizacija procesa poslovanja 1

MS Project 2003

Uvod

Upravljanje projektom (skup alata i vetina) je proces planiranja, organizovanja i

upravljanja zadacima i resursima usmereno ka ostvarenju zadatog (jasnog) cilja. Uz
ogranienja koja mogu biti vremenska, finansijska i resursna.

Dobro upravljanje ne garantuje uspeh svakog projekta, ali loe upravljenje projektom
obino garantuje njegov neuspeh.

Osnovne tri faze projekta:

o planiranje
o praenje realizacije
o finalizacija i zatvaranje.

Faktori koji odreuju svaki projekat:

vreme termini i rokovi
novac (budet)
opseg projekta (ciljevi, zadaci)

MS Project alat za podrku u upravljanju projektom (softverska maina za planiranje).

MS Project 2003 obezbeuje:

o praenje svih informacija koje su sakupljene o poslu, trajanju i resursima koji su
neophodni za projekat
o vizualizaciju i prezentiranje plana projekta u standardnim formama
o efikasno rasporeivanje zadataka i resursa
o razmenu informacija o projektu sa aplikacijama MS Office...

Izrada novog plana projekta (projekat snimanja relame)

File New Blank Project

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 2

U delu prozora Tasks izabrati Define the project i kroz tri koraka definisati:
o poetni datum projekta

o korienje funkcija za saradnju

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 3

o i snimanje podeavanja

Podeavanje neradnih dana

Kalendari projekta primarna sredstva preko kojih se kontrolie planiranje rada na

zadacima i sa resursima u okruenju MS Project 2003. Definie opte radno i neradno
vreme za zadatke.

U delu prozora Tasks izabrati Define General Working Times

Podeavanje kalendara se vri u pet koraka:

o definisanje opteg radnog vremena na osnovu ablona kalendara
Postoje tri osnovna kalendara:
standardni od ponedeljka do petka, od 08:00 do 17:00 sa slobodnim satom
za ruak
24 asa (nema neradne sate
nona smena od ponedeljka uvee do nedelje ujutro, od 23:00 do 08:00
asova sa pauzom od jednog sata.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 4

podeavanje radnog vremena u kalendaru projekta za odreene dane u svakoj

nedelji

definisanje specifinih neradnih dana u projektu

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 5

definisanje radnog vremena projekta

snimanje podeavanja.

Unos svojstava projekta

File Properties

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 6

Izrada liste zadataka

Zadatak (Task) jedinica posla koja po planu projekta treba da se izvri. Osnovne
karakteristike su: ID, naziv zadatka, i trajanje. Stvarni poetak zavisi od poetka projekta
i trajanja zadataka koji prethode konkretnom zadatku.

U delu prozora Tasks izabrati List the tasks in the project.

U elije ispod zaglavlja kolone uneti:

Pre-produkcija
Pravljenje knjige snimanja
Formiranje produkcionih timova
Izbor lokacija
Odrzavanje audicije
Pre-produkcija KRAJ
Proizvodnja
Probe
Snimanje
Obelezavanje snimljenog materijala

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 7

Procena trajanja zadataka

Pre-produkcija (sumarni zadatak)
Pravljenje knjige snimanja 5d
Formiranje produkcionih timova 3d
Izbor lokacija 2d
Odrzavanje audicije 2d
Pre-produkcija KRAJ (kljuni zadatak)
Proizvodnja (sumarni zadatak)
Probe 2d
Snimanje 2d
Obelezavanje snimljenog materijala 1d

MS Project dozvoljava unos skraenica za prikazivanje trajanja:

Skraenica Ispis na ekranu Znaenje

M Min Minuti
H Hr asovi
D Day Dani
W Wk Nedelje
Mo Mon Meseci

Unos kljunih zadataka

Kljuni zadaci su znaajni dogaaji koji se, ili dostiu u toku projekta (zavretak faze
posla) ili su nametnuti projektu (krajnji rok za investicije). Poto kljuni zadatak sam po
sebi obino ne ukljuuje nikakav posao, kljuni zadaci su predstavljeni kao zadaci s
nultim trajanjem.

Selektovati za zadatak Pre-produkcija KRAJ polje Duration i uneti 0d ili u prozoru List
Task izabrati opciju Make Select Task A Milestone.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 8

Organizovanje zadataka po fazama

Grupe usko povezanih zadataka organizuju se u faze. Faze se prave uvlaenjem i

izvlaenjem zadataka i predstavljaju preko sumarnih zadataka.
Sumarni zadatak se ponaa drugaije od drugih zadataka, ne moe direktno da se izmeni
njgovo trajanje, poetni datum ili druge izraunate vrednosti, poto su ove informacije
izvedene (zaokruene) iz detaljnih podataka o zadatku. Sumarni zadaci su korisni za
dobijanje informacija o fazama projekta.

Izabrati imena zadataka koje e biti uokvirene u fazu.

Izabrati komandno dugme Indent Tasks . Postupak ponoviti i za tri poslednja zadatka.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 9

Povezivanje zadataka

Potrebno je postaviti relacije izmeu zadataka kojima se utvruje redosled izvravanja

zadataka. Nakon uspostavljanja relacije definiu se pojmovi prethodnik i naslednik.
Postoje etiri tipa relacija FS, SS, FF, SF.

FS (Finish-to-Start) datum zavretka prethodnog zadatka odreuje datum

poetka zadatka naslednika

SS (Start-to-Start) Datum poetka prethodnika odreuje datum poetka

naslednika

FF (Finish-to-Finish) Datum zavretka prethodnika odreuje datum zavretka

naslednika

SF (Start-to-Finish) Datum poetka prethodnika odreuje datum zavretka

naslednika (retko se koristi)

U delu prozora Tasks izabrati Schedule tasks, selektovati zadatke koji se povezuju i
izabira jedna od etiri ponuene opcije.

Svi zadaci u projektu su tipa FS.

Potrebno je povezati sve zadatke unutar faza projekta tipom relacije FS i povezati faze
projekta tipom relacije FS.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 10

Pojedinano, veze se mogu uspostavljati i raskidati pomou komandi:

Link Tasks

Unlink Tasks

Izrada dokumentacije zadataka

U delu prozora Tasks izabere se Link to or attach More Task Information. U delu prozora
Add Information postoje dve opcije:
Add a note
Add a hyperlink

Izabiranjem opcije Add a note ... prikazuje se prozor:

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 11

Izabiranjem opcije Add a hyperlink ... prikazuje se prozor:

Uz zadatke kojima su dodate dopunske informacije postoje ozneke tih dopunskih

informacija.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 12

Podeavanje resursa

Resurs oprema, ljudstvo, materijal. Sredstvo ijim angaovanjem se izvravaju

planirani zadaci. Karakteristike resursa su: ID, naziv i raspoloivost. Raspoloivost je
maksimalno vreme angaovanja resursa.

MS Project 2003 raspoznaje dva tipa resursa:

radne i
materijalne resurse.

Podeavanje ljudskih resursa

Radni resursi su ljudi koji rade na odreenom projektu i njihova oprema.

Na paleti alata Project Guide izabere se opcija Resources.

U delu prozora Resources izabrati opciju Specify People And Equepment For The
Project.

U delu prozora Specify Resources izbrati opciju Enter Resources manually i uneti sledee
radne resurse:
Darko Stefanovi
Nenad Stefanovi
Vlada Mandi
Dejan Rai
Klara Rafa
Nikola Bikicki
ore Prulj
evi Dragoljub

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 13

Milovan Lazarevi
Elektriar

Iz padajueg menija izabrati opciju View Resource Sheet.

U polju Type potrebno je da stoji Work (u pitanju je radni resurs).

Polje Max. Units predstavlja maksimalan kapacitet resursa potreban da bi se ostvario neki
zadatak.

Sa prikaza se vidi da jedan radnik radi sa 50% optereenja i da su nam potrebna dva
elektriara puno radno vreme svaki dan za njima dodeljen posao (resurs elektriar ne
predstavlja jednu osobu ve kategoriju osoba).

Podeavanje resursa opreme

Na isti nain kao podeavanje ljudskih resursa. Unesu se pet resursa:

Mini-DV kamera

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 14

Osvetljenje s postoljem
Reflektor
Postolje za kameru
Laboratorija za montau

Podeavanje materijalnih resursa

Materijalni resursi su potroni materijali koji se koriste tokom rada na projektu. U

okruenju MS Project 2003 radi se sa materijalnim resursima najvie da bi se pratila
stopa korienja i sa tim povezani trokovi.

Na slian nain kao i za radne resurse unese se jedan materijalni resurs:

video traka (polje Type Material)

U polju Material Label potrebno je uneti jedinicu mere za materijalni resurs:

30 minutna kaseta

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 15

Unos cene plaanja resursa

Svi projekti imaju finansijski aspekt, a troak odreuje obim mnogih projekata.

U prikazu View Resources Sheet, u koloni Std. Rate uneti sledee vrednosti:
Darko Stefanovi $1,000.00/w
Nenad Stefanovi $100.00/w
Vlada Mandi $12.50/h
Dejan Rai $22.00/h
Klara Rafa $250.00/w
Nikola Bikicki $100.00/h
ore Prulj $10.00/h
evi Dragoljub $12.00/h
Milovan Lazarevi $50.00/w
Elektriar $22.00/h
Mini-DV kamera $250.00/w
Osvetljenje s postoljem $100.00/w
Reflektor $0.00/h
Postolje za kameru $0.00/h
Laboratorija za montau $200.00/d
Video traka $5.00

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 16

Podeavanje radnog vremena za pojedinane resurse

Verovatno e neki od resursa imati izuzetne potrebe u odnosu na radno vreme u

osnovnom kalendaru na primer:
klizni raspored radnog vremena
vreme godinjeg odmora
vremenski intervali kada resurs nije dostupan za rad na projektu, kao to je vreme
provedeno na obuci ili prisustvovanje konferenciji.

Iz menija se izabere opcija Tools Change Working Time i definie radno vreme za
pojedinane resurse.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 17

Izrada dokumentacije za resurse

Definie se potpuno na isti nain kao za zadatke.

Dodeljivanje resursa zadacima

Angaovanje (dodeljivanje) predstavlja usklaivanje resursa zadatkom da bi se izvrio

rad.

Na paleti alata Project Guide izabrati opciju Resources i u okviru prozora Resources
opciju Assign People And Equipment To Tasks.

U delu prozora Assign Resources potrebno je izabrati opciju Assign Resources ...
Pojavljuje se okvir za dijalog Assign Resources, i u njemu su prikazana imena resursa.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 18

U koloni Task Name selektuje se ime zadatka, u prozoru Assign Resources izabere se
resurs i izvri komanda dodeljivanja Assign.

Materijalni resursi ne vre rad. Dodela materijalnih resursa ne utie na trajanje zadatka.

Formatiranje i tampanje plana

Prikazi (views) i izvetaji (reports) su najuobiajeniji naini da se vide ili odtampaju

podaci plana projekta.

Izrada namenskog prikaza Gantt Chart

Gantt-ov dijagram (Gantt Chart) standardizovan prikaz zadataka i raspodele resursa

po vremenskoj osi. esto se Gantov dijagram uzima kao sinonim za plan projekta. Prikaz
Gantovog dijagrama sastoji se od dva dela: tabele na levoj strani i linije vremenske skale
na desnoj strani. Linije na dijagramu grafiki predstavljaju zadatke iz tabela. Drugi
element dijagrama, kao to su linije povezivanja, predstavljaju relacije izmeu zadataka.

Prikazivanje sumarnog projekta odabirom opcije:

Tools Options View Show project summary task

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 19

Pravljenje kopije prikaza Gantt Chart, koja se moe podeavati.

View More View Copy Apply

Zatim, Format Ganttt Chart Wizard Finish Format It Exit Wizard

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 20

Pregled pre tampanja:

File Print Preview

Crtanje na Gantt-ovom dijagramu

MS Project sadri paletu alata Drawing koja se ponaa ista kao u drugim Office alatima.
Nacrtani objekat se moe vezati za Gantt-ovu liniju ili za odreeni datum. Ako doe do
promene u planu projekta objekat se pomera zajedno sa onim za ta je vezan.

Izborom opcije Properties od nacrtanog objekta dobija se mogunnost vezivanja dodatog

grafikog objekta.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 21

Formatiranje teksta u prikazu

Postoje dva naina za formatiranje teksta u prikazu:

formatiranje itave kategorije teksta u okviru za dijalog Text Style
Format Text Styles

direktno formatiranje pojedinano izabranog teksta

Format Font

Formatiranje i tampanje izvetaja

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 22

Izvetaji su uapred definisani formati namenjeni za tampanje podataka iz programa MS

Project.

Izborom opcije View Reports pojavljuje se okvir za dijalog Reports.

Opcijom Select dobijamo listu unapred definisanih izvetaja

Select

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 23

Izbor komande Page Setup omoguava dodatna podeavanja izvetaja.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 24

Praenje realizacije poslova

Praenje predstavlja snimanje detaljnih podataka o projektu, kao to su, ko je obavio

odreeni posao, kada je taj posao obavljen i sa kojim trokovima. Ovi podaci se nazivaju
stvarni podaci.

Praenje aktuelnosti je sutina dobrog upravljanja projektom.

Snimanje baznog plana projekta

Da bi se pravilno ocenile performanse projekta potrebno ga je uporediti sa svojim

originalnim planom. Ovaj originalni plan se naziva bazni (osnovni) plan ili samo bazna
linija (baseline).

Na paleti alata Project Guide potrebno je izabrati opciju Track.

Izabere se opcija Save a baseline plan to compare with later versions pa zatim Save
Baseline
Ovim je snimljena osnovna linija na osnovu koje e se vriti uporeivanja.

View More View Task Sheet Apply

View Table: Variance

Tabela Variance obuhvata kolone poetka i zavretka plana i baznog plana, prikazane
jedna pored druge radi lakeg uporeivanja.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 25

Praenje projekta prema rasporedu

Rad je zapoeo, snimaju se stvarni podaci i auriraja rad za tekui datum.

View Gantt Chart

Tools Tracking Update project Update Work As Complete Through Izabere

se datum OK

MS Project Prikazuje napredak na zadacima crtanjem linije napredka (progress bar) u

gantogramu.

U prikazu Gantt Chart linija napretka pokazuje koliki deo zadatka je zavren. Kod
zadataka koji su zavreni pojavljuje se oznaka za potvrdu u koloni indicators za te
zadatke, a linija napretka se prikazuje celom duinom Gantovih linija zadataka.

Unos procenta realizacije zadatka

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 26

Na paleti alata Project Guide izabrati opciju Track a zatim Prepare to track the progress
of your project.
Prvi korak:

Drugi korak:

Pojavljuje se kolona % Work Complete.

Unoenje stvarnih vrednosti za zadatke

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 27

Jedan od naina da se odri raspored aurnim jeste da se snime aktuelnosti za svaki

zadataka u projektu. Snimaju se aktuelne vrednosti za poetak, zavretak, rad i trajanje
svakog zadatka.. Kada se unesu ove vrednosti, MS Project aurira raspored i izraunava
procenat izvrenja zadatka.

Na paleti alata Project Guide izabrati opciju Track a zatim Prepare to track the progress
of your project.
Prvi korak:

Drugi korak:

Pojavljuje se kolone: Actual Work, Remaining Work, Duration.

Darko Stefanovi
Automatizacija procesa poslovanja 28

Sada se mogu menjati vrednosti uneene u tabelu, nove vrednosti e predstavljati stvarne
vrednosti za zadatke.

Darko Stefanovi