ontoh : 001/421.

2-Skep/SD/IX/2013

NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan
dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah
satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang
sesungguhnya.
.

KODE SURAT
1. Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKep

b. Surat Keterangan = SKet

c. Surat Edaran = SEd

d. Surat Tugas = ST

e. Surat Kuasa = SK

f. Surat Peringatan = SP

g. Surat Ijin Kegiatan = SIK

h. Surat Perjanjian = SPn

i. Surat Undangan = Und

j. Memorandum = Mem

k. Nota Dinas = Nd
 l. Pengumuman = Peng

m. Surat Ketetapan = STap

n. Surat Perintah = SPer

o. Surat Lain lain =L

2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan
dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZ

b. Seminar Umum = SU

c. Seminar Teknologi = ST

3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan
Desember yaitu dengan kode I XII
4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:

Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda
tangani oleh Pimpinan yang berwenang.

Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di
bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan
penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel
surat.
Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah ditentukan.
Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah
kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.
 AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.

Buku agenda surat setidaktidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat,
alamat dan tujuan serta perihal surat.

1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan jika
di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi.
Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan
dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.
Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan tidak
mengancam kelembagaan.
2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat
hari itu juga.
Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut
jadwal kurir.
Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping
itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada
susunan seluruh arsip dalam simpanan.

Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali
dalam file.

Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000
s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.
000 UMUM

001 Lambang

002 Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1

003 Hari Raya/Besar

004 Ucapan

005 Undangan

020 PERALATAN

040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi

042 Dokumentasi

045 Kearsipan

060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN

090 PERJALANAN DINAS

230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL

232 Persatuan Guru Republik Indonesia

236 Korps Pegawai Republik Indonesia

239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya

240 ORGANISASI PEMUDA

410 PEMBANGUNAN DESA

411 Pembinaan Usaha Gotong Royong

.14 Pungutan

.2 Lembaga Sosial Desa (LSD)

.32 Kuliah Kerja Nyata (KKN)

.33 Pusat Latihan

.34 Kursus-Kursus

.35 Kurikulum / Sylabus

.36 Ketrampilan

.37 Pramuka

.4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)