Relaciones

entre tablas
Access 2013 es una de las herramientas ms potentes para

el manejo de datos porque, sin necesidad de procedimientos

complejos, permite relacionarlos para obtener de ellos la

informacin deseada en el momento en que la requerimos.

Por eso, aprenderemos a crear relaciones entre tablas y

comprenderemos la importancia de las claves principales.

Adems, conoceremos los distintos tipos de relaciones.

Clave principal.......................... 90 Trabajar con relaciones..........100

Qu es una clave principal................. 90
Creacin de claves principales.......... 91
Quitar y cambiar la clave principal.... 93
Relacionar datos....................... 93
Tipos de relaciones........................... 94
Ficha Diseo................................... 100
Eliminar relaciones......................... 101
Informes de relaciones.................... 102
Dependencias del objeto................. 107
Resumen..................................109

Proceso de relacin.................. 95 Actividades..............................110

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 90 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

Clave principal
Para crear relaciones entre tablas, debemos indicar un campo
especial en cada una de ellas, que se denomina clave principal. A lo
largo de este captulo, veremos qu significa este concepto y cules son
sus utilidades como herramienta para nuestra base de datos.

Qu es una clave principal

En el proceso de elaboracin de tablas, siempre debemos incluir
un campo que nos permita identificar cada registro de manera nica
e irrepetible. A continuacin, en la Tabla 1, mostramos ejemplos de
campos que identifican registros para distintas tablas.

EJEMPLOS DE CAMPOS CLAVE

TABLA CAMPO QUE IDENTIFICA CADA REGISTRO

Productos Cdigo_artculo

Empleados ID Empleado

Sucursales N Sucursal

Tabla 1. Identificacin de los campos clave

de las tablas creadas en las actividades del Captulo 2.

Este mtodo es fundamental para localizar

LA CLAVE PRINCIPAL e identificar un dato, ya que permite hacer

NOS PERMITE referencia a l sin nombrar cada uno de sus

atributos. Por lo tanto, es ms simple mencionar
IDENTIFICAR CADA al empleado 1, que decir Juan Prez, 26 aos,

REGISTRO DE sexo masculino, nmero de documento,

etctera. El campo que se emplea para identificar
MANERA NICA cada registro con un valor nico se denomina
campo clave o clave principal.
A su vez, el campo clave de una tabla es
frecuentemente utilizado en otra, con el fin de poder relacionarlas
entre s. A estos campos los llamamos clave externa.

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ACCESS 2013 91

Figura 1. Los campos clave externos son campos clave

de otras tablas que se utilizan como dato complementario. En este caso,
Nro de sucursal, Id empleado y Cdigo_artculo.

Por su lado, que un campo sea clave principal implica que:

El campo queda automticamente

indexado sin duplicados: si ingresamos EL CAMPO CLAVE
un valor repetido en el campo clave, Access NO PUEDE TENER
nos muestra un mensaje de error. Entonces,
debemos pulsar el botn Aceptar y corregir el VALORES REPETIDOS
dato duplicado. NI TAMPOCO
No es posible omitir valores en el campo:
todos los registros debern contener un valor ESTAR VACO
en el campo clave, de lo contrario, Access
muestra un mensaje de error. Para corregirlo,
debemos pulsar el botn Aceptar y, a continuacin, ingresar los
datos en las celdas vacas del campo clave.

Creacin de claves principales

Por defecto, Access toma como clave principal el primer campo
de la tabla, pero si queremos asignar uno diferente debemos seguir el
siguiente Paso a paso.

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 92 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

PAP: CREAR CLAVE PRINCIPAL

01 Ingrese en la Vista Diseo de la tabla, seleccione el campo al cual quiere

asignarle la clave y en la ficha Herramientas de tabla/Diseo, pulse
Clave principal.

02 Access mostrar un pequeo icono en forma de llave junto al campo, que indicar
que es la clave principal de la tabla. De esta manera, podemos identificarlo en la
Vista Diseo.

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ACCESS 2013 93

Quitar y cambiar la clave principal

Como hemos visto, las tablas solo pueden contener un campo
clave a la vez. Sin embargo, es posible que nos surja la necesidad
de modificarlo o tambin de eliminarlo. Para
cambiarlo, simplemente debemos crear la
clave principal sobre otro campo y de manera PARA MODIFICAR LA
automtica se borrar el actual, ya que, como CLAVE PRINCIPAL
mencionamos, no se permiten dos campos clave
dentro de una tabla al mismo tiempo. SOLO DEBEMOS
En el caso de que deseemos quitar la clave CREARLA SOBRE
principal para que la tabla no contenga ningn
campo clave, debemos ingresar en la Vista Diseo OTRO CAMPO
de la tabla y seleccionar el campo que contiene
la clave principal: podemos situar el cursor sobre
una celda del campo o hacer clic sobre el cuadro gris que lo precede.
Luego, debemos desactivar el botn Clave principal, de la ficha Diseo o
podemos hacer un clic derecho y utilizar el men contextual. De esta
manera, no se mostrar el icono en forma de llave y esto nos indicar
que en la tabla no existen claves principales.

Relacionar datos
Las herramientas para relacionar tablas nos permiten acceder
rpidamente a la informacin almacenada, sin necesidad de abrir cada
una de las tablas que contienen los datos. Por lo tanto, al proceso de
relacin podemos definirlo como: la vinculacin entre dos tablas
a travs de un campo en comn. A continuacin, veremos cmo es
posible crear la relacin entre tablas.

CAMPOS CLAVE Y RELACIONES

Es importante tener en cuenta que, antes de eliminar o modificar la clave principal de un campo, debemos
verificar que esta no participe de ninguna relacin entre tablas. Si se da este caso, Access mostrar un
mensaje de error que indicar que no es posible eliminar o modificar dicha clave.

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 94 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

Tipos de relaciones
Si bien es cierto que cada tabla almacena informacin independiente,
esto no quiere decir que las relaciones entre sus datos no puedan darse
de distintas formas. Por ejemplo, puede darse desde un solo registro
y terminar mostrando varios resultados compatibles. Esto lo podemos
ver si relacionamos, por ejemplo, una tabla Empleados (que almacena los
datos personales de cada empleado) y una tabla Ventas (que registra las
ventas realizadas, ms el empleado que las efecta) porque, al abrir la
primera, podremos ver el listado de ventas que realiz cada uno de ellos.

Figura 2. Al hacer clic sobre el signo +

visualizaremos los datos relacionados de la otra tabla.

En este ejemplo, la relacin se basa en el campo Id Empleado, debido

a que es el campo en comn en ambas tablas. Debemos tener en cuenta
que para crear una relacin entre tablas, los campos que se van a

IMPRESIONES SATISFACTORIAS

La clave para obtener impresiones satisfactorias es realizar la previsualizacin de los datos antes de la
impresin. En el caso de las relaciones, podemos modificar la ubicacin de las ventanas (desde su barra
de ttulo) en la pestaa Relaciones, hasta obtener la disposicin que queremos.

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ACCESS 2013 95

relacionar tienen que poseer el mismo tipo de datos o ser compatibles

(por ejemplo, Nmero con Autonumrico).
Los tipos de relaciones que se pueden establecer entre tablas son:

Uno a varios: los datos de un campo pueden tener mltiples

registros en el campo de la otra tabla. Por ejemplo, un empleado
puede tener registradas varias ventas, por lo tanto, el campo Id
Empleado de la tabla Empleados posee relacin
uno a varios registros con respecto al campo Id
Empleados de la tabla Ventas. LOS CAMPOS
Varios a varios: los datos de un campo QUE VAMOS A
pueden tener varios registros en la otra tabla
y viceversa. Por ejemplo, un artculo puede RELACIONAR DEBEN
incluir varias ventas y, a su vez, varias ventas TENER TIPOS DE
pueden referirse a un mismo producto.
Uno a uno: en este tipo de relacin, a cada DATOS COMPATIBLES
registro de una tabla le corresponde un solo
registro en la otra. Por ejemplo, el campo Id
Empleados de la tabla Empleados tiene solamente un registro que le
corresponde en el campo Id Empleado de una tabla que refleje el total
de ventas de cada empleado, ya que no es posible que un mismo
empleado tenga dos totales por sus ventas.

Proceso de relacin
En este proceso, veremos cmo crear la relacin entre las tablas
y conoceremos los campos que conectarn sus datos. Para crear
relaciones entre tablas, debemos seguir el Paso a paso.

POR QU ELIMINAR EN CASCADA?

Cuando activamos la eliminacin en cascada nos aseguramos que no existir un registro que no tenga
su correspondiente vnculo en otra tabla, ya que, al eliminar uno de ellos, automticamente lo harn sus
destinos. Esto evitar que existan datos sueltos, sin destino.

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 96 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

PAP: CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS

01 Abra la base de datos que contiene las tablas que quiere relacionar. Ingrese en la
ficha Herramientas de base de datos y active el botn Relaciones.

02 Se abrir el cuadro Mostrar tabla, con el listado de tablas existentes.

Seleccione las que quiere relacionar y pulse Agregar. Luego, presione Cerrar.

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ACCESS 2013 97

03 Arrastre el campo que ambas tablas tengan en comn desde el cuadro de una tabla
hacia la otra para relacionarlos.

04 En el cuadro Modificar relaciones, verifique que los campos sean los

correctos. Para modificarlos, despliegue la lista y seleccione el deseado. Luego,
pulse Crear.

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 98 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

05 Se generar una lnea que conecta ambas tablas a travs del campo elegido. Pulse
el botn Guardar, de la barra de acceso rpido.

Al abrir una tabla que est relacionada con otra, y ambas poseen
el campo en comn como campo clave, veremos la informacin
correspondiente a la otra. Por ejemplo, si el campo Id Empleado es clave
principal en las dos tablas, cuando abramos una de ellas veremos la
informacin correspondiente a la otra tabla y viceversa.
En cambio, si el campo en comn sobre el cual se realiza la relacin
es campo clave en una de las tablas pero no en la otra, solamente
veremos los datos de la otra al abrir la tabla que posee el campo clave.
Es decir que la relacin se da nicamente en un sentido. Por ejemplo,
si el campo Id Empleado es clave principal en la tabla Empleados pero no
en la tabla Ventas, cuando abramos la tabla Empleados veremos los datos
correspondientes a sus ventas y, al abrir la tabla Ventas, no veremos
informacin sobre los empleados porque el campo Id Empleado no es
clave principal en esta tabla.
Luego de crear una relacin, es posible modificarla, para ello
debemos hacer doble clic sobre la lnea conectora entre las tablas.
Recordemos que es posible realizar la cantidad de relaciones deseadas
en una misma base de datos.

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ACCESS 2013 99

Opciones para la relacin entre tablas

En el proceso de creacin o modificacin de las relaciones, se
muestra el cuadro de dilogo Modificar relaciones, que permite activar/
desactivar la casilla Exigir integridad referencial. Al activar esta casilla, se
habilitan las opciones Actualizar en cascada campos relacionados y Eliminar
en cascada los registros relacionados.

Figura 3. A travs del cuadro Modificar relaciones

podemos modificar los campos que participan en la relacin.

Al activar la casilla Exigir integridad referencial,

indicamos que los datos entre ambas tablas deben EXIGIR INTEGRIDAD
ser coherentes: no se podr eliminar un registro REFERENCIAL DEFINE
que contenga un dato relacionado. Por ejemplo,
todo valor que se ingrese en el campo Id Empleado LA COHERENCIA
de la tabla Ventas debe existir en el campo Id DE LOS DATOS
Empleado de la tabla Empleados. Si en la tabla
Empleado se hace referencia al empleado 5, en la RELACIONADOS
tabla Ventas debe existir ese registro.
La casilla Actualizar en cascada campos relacionados
permite actualizar de manera automtica los cambios generados
en uno de los campos que interviene en la relacin. Por ejemplo,
si modificamos el nmero que identifica a un empleado en la tabla
Empleados, este se actualizar tambin en la tabla Ventas.
Si activamos la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados,
cuando borremos un registro que posee el campo clave, se eliminar
automticamente de las tablas que contengan este registro como clave
externa. Por ejemplo, si borramos un empleado de la tabla Empleados, los
registros que se correspondan en la tabla Ventas tambin se eliminarn.

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 100 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

Trabajar con relaciones

Una vez que hemos conocido los tipos de relaciones y las opciones
de modificacin que ofrecen, podemos trabajar con la manipulacin del
formato de los datos relacionados. Recordemos que relacionar tablas
posibilita acceder de manera rpida a la informacin seleccionada de
forma eficaz, por lo tanto, una adecuada edicin de las relaciones es
fundamental para aprovechar todo el potencial de dicha informacin.
En este apartado conoceremos las opciones de la ficha Diseo que
permiten eliminar y previsualizar los datos relacionados. Adems,
conoceremos la utilidad de los informes de relacin.

Ficha Diseo
En el momento en que podemos ver la pestaa Relaciones, es cuando
aparece la ficha Diseo en la cinta de opciones. Esta ficha permite
realizar varias operaciones sobre la relacin, veamos para qu se
utilizan sus botones.

GV: FICHA DISEO

02 03 04 05 06

01

08 07

01 Modificar relaciones: abre el cuadro Modificar relaciones para

cambiar las propiedades de las relaciones.

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ACCESS 2013 101

02 Borrar diseo: elimina el diseo de la pestaa, sin borrar la vinculacin establecida

entre las tablas.

03 Mostrar tabla: abre el cuadro Mostrar tabla, que permite agregar tablas en
la pestaa Relaciones, las cuales podrn ser utilizadas para nuevas relaciones.

04 Ocultar tabla: oculta la tabla activa, es decir, la tabla en la cual se encuentra un

campo seleccionado. Es posible ocultar una a una todas las tablas.

05 Mostrar relaciones directas: permite visualizar solo las relaciones en las

cuales participa la tabla seleccionada. Recomendamos ocultar todas las tablas, excepto la
que queremos mostrar con sus relaciones directas y, luego, presionar este botn. Solamente
se visualizarn las tablas que contienen relaciones directas con la tabla seleccionada.

06 Cerrar: cierra la pestaa Relaciones. Si existen cambios que no se guardaron

hasta el momento, Access solicitar confirmacin para almacenarlos.

07 Mostrar todas las relaciones: posibilita visualizar todas las relaciones. Si

existen tablas ocultas que participan de relaciones, tambin se mostrarn.

08 Informe de relacin: genera un informe con el diseo de la pestaa

Relaciones, incluyendo el nombre de la base de datos y la fecha en la que fue creado.

Eliminar relaciones
Si bien las relaciones entre tablas son una excelente forma
de agilizar el trabajo con bases de datos y su uso evita posibles
duplicaciones de informacin, tambin es importante conocer el
procedimiento para eliminarlas.
Access 2013 permite eliminar las relaciones existentes a travs de la
supresin total de todo vnculo entre las tablas relacionadas. Para esto,
debemos ingresar en la ficha Herramientas de base de datos, presionar el
botn Relaciones para que se presente la pestaa Relaciones y visualizar
las relaciones existentes en la base de datos. Luego, debemos hacer
clic con el botn secundario del mouse sobre la lnea conectora que
representa la relacin que deseamos borrar y en el men, elegir la
opcin Eliminar. Access mostrar un mensaje de confirmacin, donde
tenemos que pulsar el botn S para terminar el proceso y borrar la

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 102 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

relacin. Si pulsamos el botn No, no se realizar la eliminacin.

Despus de pulsar el botn S, se elimina la relacin por completo,
es decir que ya no existe vnculo alguno entre los datos de las tablas.
Sin embargo, sus ventanas siguen visibles aunque
no exista la lnea conectora entre ellas.
PARA BORRAR Si lo que deseamos es eliminar la pestaa de

UNA RELACIN relaciones, es decir, borrar todas las ventanas de

las tablas agregadas para relacionar, debemos
DEBEMOS UTILIZAR pulsar el botn Borrar diseo, de la ficha Diseo.

EL BOTN DERECHO Este botn elimina el diseo sin suprimir la

vinculacin entre las tablas.
DEL MOUSE Luego de pulsarlo, Access mostrar un cuadro
de dilogo que nos avisa que se eliminar la
distribucin de la pestaa Relaciones, y se quitarn
todas las ventanas correspondientes a las tablas agregadas.
Si eliminamos el diseo de la pestaa, se mostrar vaca, ocultar
todas las tablas y relaciones existentes. Si deseamos visualizarlas otra
vez, podemos hacerlo mediante el botn Mostrar todas las relaciones,
de la ficha Diseo, el cual presentar nuevamente todas las ventanas y
relaciones existentes.

Informes de relaciones
Los informes de relaciones constituyen un elemento importante de
las bases de datos: distribuyen la informacin de tal manera que pueda
ser impresa. Luego de ver la creacin e impresin de los informes,
conoceremos las propiedades que refieren a las relaciones entre tablas.
Para crear un informe de relacin, presionamos el botn Informes
de relaciones, situado en la ficha Diseo, que muestra las relaciones
existentes entre las diferentes tablas, de manera que se pueda imprimir

OTRA FORMA DE ELIMINAR RELACIONES

Hemos visto que para eliminar la relacin existente entre dos tablas, debemos utilizar el men contextual
(accesible a travs del botn derecho del mouse) de la lnea conectora. Sin embargo, tambin es posible eli-
minar relaciones al seleccionar dicha lnea conectora mediante un clic y presionar la tecla Suprimir o Delete.

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ACCESS 2013 103

de modo rpido y fcil, visualizando todas las ventanas de las tablas y

las lneas conectoras que muestran las relaciones existentes. Al llevar a
cabo informes de relaciones, debemos procurar que la informacin se
distribuya de modo que, al imprimirse, pueda ser leda adecuadamente.

Figura 4. En el sector superior, se muestra el nombre de la base

de datos junto a la fecha en que se gener el informe.

La distribucin de las tablas que muestra el informe se corresponde

con la que posee la pestaa Relaciones al momento de hacer el informe.
Por lo tanto, si la apariencia del informe no
es de nuestro agrado, podemos modificar la
distribucin de las ventanas en la pestaa. Para PODEMOS MODIFICAR
esto, hacemos clic sostenido sobre la barra de LA POSICIN DE
ttulo de una ventana y, sin soltar el botn del
mouse, la movemos hacia otra posicin. LAS VENTANAS
Luego de obtener el diseo para el informe, DE LAS TABLAS
debemos guardarlo. Pulsamos Guardar en la
barra de acceso rpido, en el cuadro Guardar RELACIONADAS
como ingresamos un nombre para el informe y
seleccionamos Aceptar.
Para imprimir esta informacin, pulsamos Imprimir de la ficha
contextual Vista preliminar. Se abrir un cuadro de dilogo para
configurar diferentes opciones.

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104 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

Figura 5. Si tenemos varias impresoras instaladas, debemos

desplegar la lista Nombre y seleccionar la que se encuentre
conectada a la computadora en el momento de la impresin.

En la opcin Nmero de copias, tenemos que indicar la cantidad

de veces que queremos imprimir el informe. Para iniciar la impresin,
solo nos queda presionar el botn Aceptar.

Propiedades de los
informes de relaciones
Al guardar el informe, este se mostrar en el Panel de navegacin y se
crear, tambin, un grupo de propiedades particulares, que podemos
visualizar si hacemos clic con el botn derecho del mouse sobre el
informe en el panel y elegimos la opcin Propiedades de vista.

IMPRIMIR SIN GUARDAR EL INFORME

El proceso de guardar un informe tiene como resultado y beneficio conservarlo para visualizarlo en otro
momento con los datos correspondientes al momento de su creacin. Sin embargo, no es necesario
guardar un informe para poder imprimirlo, ya que son dos procesos completamente independientes.

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ACCESS 2013 105

Las propiedades de un informe de relacin

incluyen la fecha de creacin, la fecha de la LA PREVISUALIZACIN
ltima modificacin, el nombre del propietario NOS PERMITE
y una descripcin del contenido del informe. Si
bien esto ltimo es algo opcional, recomendamos VERIFICAR SI LOS
escribir un texto breve que nos d una referencia DATOS QUEDARN
de la informacin almacenada en el informe, ya
que nos puede servir para identificar su contenido BIEN IMPRESOS
sin necesidad de abrirlo, solo bastar con
visualizar las propiedades.

Figura 6. Para salir de las propiedades, si hemos escrito

una descripcin, tenemos que pulsar Aceptar para almacenarla.

Previsualizacin de los datos

Previsualizar los datos es un mtodo de revisin que nos ayuda a
estar seguros de que el resultado impreso ser acorde con el resultado
esperado. Mencionamos anteriormente que una forma de preparar los
datos para ser impresos es a travs de los informes de relacin. Sin
embargo, tambin es posible previsualizar cada elemento de una base
de datos para una posterior impresin.
Para esto, debemos recurrir a la vista preliminar, que muestra
la informacin distribuida en una hoja configurada de tal manera

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 106 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

que se pueda imprimir. Para ingresar en la vista

PODEMOS ACCEDER preliminar de un objeto, primero lo seleccionamos

A LA VISTA en el Panel de navegacin, y luego vamos a Archivo/

Imprimir/Vista preliminar. De esta manera, podremos
PRELIMINAR DESDE visualizar los datos tal como quedarn impresos,

LAS OPCIONES DE incluyendo el nombre del objeto y la fecha actual.

Por lo tanto, primero recomendamos visualizar la
LA FICHA ARCHIVO disposicin de lo que queremos imprimir, con el
objetivo de evitar resultados indeseados.
Por otra parte, dentro del grupo Zoom de la
ficha Vista Preliminar de cualquier objeto, encontramos las diferentes
opciones que permiten indicar el nivel de zoom con el cual se
mostrarn los datos. Sus opciones son:

Zoom: posee la lista de porcentajes de zoom predeterminados

que podemos elegir. Cuanto menor sea este valor, ms pequeos
veremos los datos. La opcin Ajustar a la ventana reduce el tamao
de la previsualizacin, de tal forma que la hoja se muestra por
completo y se adapta al tamao actual de la ventana de Access. El
porcentaje de zoom elegido es el que aparece en la Barra de Estado.
Una pgina: al seleccionar este botn, se mostrar solamente una
pgina por vez dentro la ventana.
Dos pginas: si activamos este botn, podemos visualizar dos pginas
a la vez, en caso de que exista ms de una.
Ms pginas: permite visualizar cuatro, ocho o doce pginas a la vez.

Para realizar configuraciones con respecto a la pgina donde se

imprimirn los datos, debemos utilizar los grupos Tamao de pgina y
Diseo de pgina. Sus opciones son:

CLAVE PRINCIPAL

Si bien es posible aplicarle una clave principal a un campo que ya contiene datos, sugerimos hacerlo antes,
para que no se generen errores con la informacin ingresada. Por ejemplo, si un campo clave contiene regis-
tros duplicados, no se podr convertir en campo clave. Por esta razn, si establecemos la clave principal an-
tes de introducir los datos, Access nos avisar si hay algn problema y podremos corregirlo en el momento.

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ACCESS 2013 107

Tamao: posee la lista de formatos de hoja predeterminados para

elegir el que vamos a emplear en la impresin. Al seleccionar un
tamao de la lista, la vista preliminar se ajustar.
Mrgenes: posee la lista de los tres tipos de mrgenes disponibles
para la impresin. Al pulsar sobre uno de ellos, se modificar el
contenido para ajustarse al margen seleccionado. Tambin podemos
configurar mrgenes personalizados.
Vertical: al pulsar sobre este botn, la hoja se
muestra en sentido vertical. EL CUADRO
Horizontal: cambia la orientacin de la hoja a CONFIGURAR PGINA
una posicin horizontal.
Configurar pgina: abre un cuadro de dilogo que RENE TODAS
permite establecer las opciones anteriormente LAS OPCIONES
explicadas, reunidas en dos solapas.
EN DOS SOLAPAS
Por ltimo, el botn Imprimir abre un cuadro
para seleccionar la impresora y la cantidad
de copias y comenzar la impresin mediante el botn Aceptar. Sin
embargo, si queremos salir de la vista preliminar sin imprimir debemos
pulsar el botn Cerrar vista preliminar de la cinta de opciones.

Dependencias del objeto

Por ltimo, conoceremos una herramienta que resulta de gran
utilidad despus de que hemos establecido diferentes relaciones
entre las tablas que integran una base de datos. Nos referimos al
panel Dependencias del objeto, que nos muestra cules son todas
las relaciones que tiene un objeto determinado. Para utilizarlo,
primero seleccionamos el objeto en el Panel de navegacin, y luego
vamos a la ficha Herramientas de base de datos/Relaciones y pulsamos el

ACTUALIZAR DATOS AUTOMTICAMENTE

El gran beneficio de actualizar los datos de manera automtica en las diferentes tablas relacionadas es no te-
ner que hacerlo de modo manual, una por una, y perder mucho tiempo, cometer errores u olvidarnos de corre-
gir alguna tabla. Las actualizaciones automticas reducen la posibilidad de realizar modificaciones equvocas.

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 108 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

comando correspondiente. A continuacin, el

EL PANEL panel aparecer a la derecha de la ventana del

DEPENDENCIA DE programa. En este veremos el nombre del objeto

seleccionado y luego podremos elegir entre
OBJETO MUESTRA visualizar los elementos que dependen de este

LAS RELACIONES o la relacin inversa, es decir, de qu elementos

depende el objeto en cuestin. Ms abajo se
DE UNA TABLA mostrarn las diferentes categoras de elementos
con los que hay relacin. Podramos decir que este
panel es una especie de mapa de relaciones, que
nos muestra cmo est vinculado un determinado objeto.

Figura 7. Vemos que de la tabla Empleados

depende la tabla Ventas. Una vez que cambiamos
el objeto de origen, pulsamos Actualizar.

IMPRESIONES EXITOSAS

Para lograr que el resultado de la impresin sea exitoso, recomendamos realizar primero la configuracin
de los mrgenes y del tamao de la hoja en la cual imprimiremos. Posteriormente, ingresamos en la vista
preliminar para confirmar los resultados y, cuando obtenemos los deseados, comenzamos el proceso de
impresin.

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ACCESS 2013 109

Para cambiar el objeto de origen, debemos seleccionar uno diferente

en el Panel de navegacin y luego pulsar el vnculo Actualizar en el panel
Dependencias del objeto. Veremos que se modificar el nombre del objeto
en el panel y se mostrarn sus relaciones especficas.
Como podemos darnos cuenta, el panel de dependencias nos
permite conocer, en apenas algunos minutos y unos pocos clics,
cules son las relaciones que se han definido entre las diferentes
tablas que integran una base de datos. Esta herramienta cobra an
mayor relevancia cuando trabajamos con muchos elementos y hemos
establecido mltiples relaciones entre ellos.

RESUMEN

Hemos aprendido dos tareas fundamentales en el trabajo con tablas: la creacin de claves principales
y de relaciones entre tablas. Como vimos, el campo clave de una tabla es aquel que identifica cada
registro con un valor nico, es decir que solamente puede existir uno por tabla. Tambin analizamos los
distintos tipos de relaciones y las opciones particulares que se generan con cada una de ellas. Por ltimo
explicamos cmo imprimir de manera adecuada los diferentes objetos que componen una base datos.

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110 5. RELACIONES ENTRE TABLAS

Actividades
TEST DE AUTOEVALUACIN

1 Qu significa que un campo es clave en una tabla?

2 Qu son las claves externas?

3 Qu condiciones debe cumplir el contenido de un campo clave?

4 Cules son los tipos de relaciones posibles?

5 Cmo se crea una relacin entre dos tablas?

EJERCICIOS PRCTICOS

1 En la base de datos de la prctica del Captulo 2, asigne claves principales.

Para la tabla Empleados, Id Empleados; para Productos, Cdigo_artculo y
para Sucursales, N Sucursal.

2 Cree las relaciones que se muestran en la Figura 4 de este captulo y

compruebe que no haya incompatibilidades con los tipos de datos de los
campos vinculados.

3 Abra la tabla Empleados y observe la cantidad de ventas que ha realizado cada

uno de los empleados registrados.

4 Abra la tabla Productos y observe las ventas por artculo.

5 Abra la tabla Sucursales y observe todas las ventas de cada una.

PROFESOR EN LNEA

Si tiene alguna consulta tcnica relacionada con el contenido, puede contactarse

con nuestros expertos: profesor@redusers.com

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