PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

BENGKEL POSMO JAYA MOBIL

Naskah Publikasi

disusun oleh

Indra Setiawan
06.12.1485

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
 Designing and Making of Information System
In Accounting Bengkel Posmo Jaya Mobil

Perancangan dan Pembuatan Aplikasi

Sistem Informasi Akuntansi Pada
Bengkel Posmo Jaya Mobil

Indra Setiawan
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Currently, the development of technology is very advanced, so the

technology is no longer a luxury but has become a staple item that must exist.
Growing a business requires accuracy in providing an accurate, precise, and fast
which can help a business to be able to make decisions and solve a problem.
Bengkel Posmo Jaya Mobil is a service enterprise engaged in automotive
services, namely repair and car maintenance. All records of transactions conducted
by posmo Jaya Bengkel Mobil had been still using the manual method, which
requires high accuracy in recording that allows for errors in recording and time
consuming. So the accuracy of the data on the final result to be achieved is not
perfect.
Therefore, for the time of recording to be faster and accuracy of transaction
data can be achieved there needs an accounting system or application that can
help job.
Accounting Information System covers all forms of transactions ranging from
purchasing, sales, cost of goods sold, and other transactions. This system also can
generate consolidated financial and managerial reports quickly and accurately.

Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase

ii
1. Pendahuluan

Komputer merupakan alat pengolah data yang baik dengan akses

ketelitian yang tinggi dibandingkan dengan akses kerja manusia. Oleh karena
itu penggunaan komputer dalam sebuah instansi sangat membantu dalam
memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Terlebih dalam menunjang
kelancaran kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang, yang kemudian
menghasilkan keputusan dengan kualitas terbaik.

Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak

perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual
kini digantikan oleh komputer. Sistem akuntansi mencatat semua kegiatan
keuangan sehari-hari atau yang disebut transaksi ke dalam bukti-bukti
transaksi. Bukti-bukti bisa berupa kwitansi, faktur penjualan, faktur pembelian,
bukti pengeluaran, bukti penerimaan, dan bukti-bukti transaksi lainnya. Bukti
transaksi ini menjadi pegangan untuk proses akuntansi selanjutnya.

BENGKEL POSMO JAYA MOBIL adalah sebuah bidang usaha yang

bergerak dibidang otomotif khususnya memberikan layanan jasa pelayanan
service mobil. Pencatatan keuangan yang dijalankan pada BENGKEL POSMO
JAYA MOBIL masih bersifat manual. Sehingga dalam pengolahan data
keuangan dan pembuatan laporan pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL
masih kurang efektif.

Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian

pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL, dengan mengambil judul
Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pada
Bengkel Posmo Jaya Mobil. Aplikasi dirancang dan dibangun dengan
menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan
menggunakan database Microsoft Office Excel 2003.

1
2. Dasar Teori

A. Sejarah Perkembangan Akuntansi

Tujuan utama didirikannya perusahaan adalah untuk mencari

keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang diperoleh,
perusahaan bisa dikembangkan dan dipertahankan kelangsungan hidupnya.
Berapa besarnya keuntungan yang diperoleh perusahaan akan sulit ditentukan
jika tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi.

Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke

waktu, keuntungan ataupun kerugian bisa dideteksi, sehingga jika perusahaan
merugi bisa segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika
mendapat keuntungan perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan
usaha. Oleh karena itu kegiatan akuntansi sangat dibutuhkan oleh setiap
perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar, baik
perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun perusahaan non laba.

B. Pengertian Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas,

mengolah dan menyajikan data transaksi serta kejadian yang berhubungan
dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang
menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu
keputusan serta tujuan lainnya.

C. Transaksi Dalam Akuntansi

Transaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur

lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus
dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi
dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur
dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai
uang saja yang dicatat dalam akuntansi.

2
D. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang

menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi
sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka

pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers,
personal, and fund) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi
keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan
kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak
yang berkepentingan.

E. PERANGKAT LUNAK
E.1. Microsoft Visual Basic 6.0

Pada dasarnya Visual Basic merupakan bahasa pemrograman. Microsoft

Visual Basic adalah aplikasi pemrograman yang bekerja pada lingkungan
Microsoft Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk
merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi
lainnya berbasis Microsoft Windows. Visual Basic selain disebut sebagai
bahasa pemrograman juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk
menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows.

Dalam Visual Basic, pembuatan program aplikasi harus dikerjakan

dalam sebuah project. Sebuah Project dapat terdiri dari File Project (.vbp), File
Form (.frm), File data binary (.frx), Modul Class (.cls), Modul Standar (.bas), dan
File resource tunggal (.res). Bahasa yang digunakan adalah bahasa BASIC,
yang sangat populer pada era sistem operasi DOS.

3
E.2. Microsoft Access 2003

Microsoft Access adalah sistem pengolahan database access yang

dapat bekerja dalam berbagai macam sistem operasi. Access memungkinkan
kita untuk dapat mengumpulkan, menyimpan dan, mengatur informasi seperti
halnya membuat laporan yang mengarah pada kesimpulan akhir (output).
Beberapa contoh yang dapat dilakukan access antara lain, yaitu:
Menginputkan data langsung ke database atau mengirimnya dari
program lain
Menurun, mengindex atau mengatur data dengan cara yang
diinginkan
Secara cepat membuat laporan, menggunakan semua atau
sebagian dari data yang dimiliki
Menjalankan query yang mengestrak sebagian database dengan
sistem tertentu

3. Analisis dan Perancangan Sistem

A. Analisis Sistem
A. 1. Identifikasi Masalah
Permasalahan yang terjadi pada Bengkel Posmo Jaya Mobil adalah
sebagai berikut:
a. Pencarian data masih belum efisien karena masih menggunakan
catatan manual sehingga penyimpanannya tidak rapi dan
menyebabkan data hilang
b. Data hasil penjualan belum dapat dapat terprogram penuh
dikarenakan masih menggunakan sistem manual
c. Laporan keuangan perbulan masih kurang tersedia sehingga
menyebabkan perusahaan terlambat mengambil keputusan

4
A.2. Analisis PIECES

1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru
Response time dalam mencatat Dengan adanya sistem baru
suatu data keuangan dinilai diharapkan dapat mempercepat
masih memakan waktu yang proses pembuatan laporan
lama, yaitu sekitar 3 jam karena keuangan, yaitu kurang dari 10
adanya keterbatasan tenaga dan menit
masih dilakukan secara manual

2. Analisis Informasi (Information Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru
Informasi yang didapat oleh Diharapkan semua proses
pimpinan masih belum akurat pencatatan informasi bisa
karena pengerjaannya masih dilakukan dengan cepat, tepat,
manual dan menggunakan dan akurat karena proses
sehingga kemungkinan besar perhitungan dan pencatatan
dapat terjadi kesalahan sudah dilakukan komputer
penghitungan dan pencatatan
Dalam menghasilkan sebuah
informasi masih membutuhkan
waktu yang lama sehingga
informasi yang dibutuhkan sering
terlambat

3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru
Dalam mencatat sebuah laporan Diharapkan dengan adanya
keuangan dibutuhkan biaya yang sistem baru biaya dapat
cukup besar untuk pembelian dipangkas atau dikurangi karena
alat-alat tulis tidak membutuhkan alat-alat tulis
dalam penulisan laporan

5
4. Analisis Pengendalian (Control Analysis)
Sistem Lama Sistem Baru
Tidak ada pengaturan dan Diharapkan dengan adanya
perlindungan terhadap data password hak akses tergantung
sehingga kehilangan data sering pada status user sehingga
terjadi sistem tidak akan dapat diakses
Tidak adanya kemampuan oleh sembarang orang
dalam mengontrol kesalahan Dalam mengontrol serta
dan mengoreksi informasi mengoreksi kesalahan informasi
karena terlalu banyuak data dan akan lebih mudah ditangani
data-data itu tidak teratur

5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru
Kalkulator alat hitung utama Dengan adanya sistem informasi
sehingga menjadikan waktu yang baru diharapkan efisiensi
peghitungan menjadi lama kerja dapat ditingkatkan

6. Analisis Pelayanan (Service Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru
Pelayanan masih dilakukan Dengan sistem yang baru
secara manual sehingga diharapkan pelayanan dapat
membutuhkan waktu yang lama dilakukan dengan lebih cepat
Kesalahan penghitungan masih dan tidak terjadi kesalahan
sering terjadi karena penghitungan
penghitungan karena masih
dilakukan secara manual

6
A.3. Analisis Biaya dan Manfaat
1. Komponen-komponen Biaya
Dalam melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua
komponen yaitu komponen biaya dan komponen efektivitas. Biaya yang
berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat dibagi
menjadi 3 bagian, yaitu:
a. Biaya Pengadaan dan Persiapan Operasi
Biaya pengadaan adalah semua biaya yang berhubungan
dengan pengadaan perangakat keras (hardware). Sedangakan
biaya persiapan operasi adalah semua biaya untuk membuat
sistem siap dioperasikan, termasuk biaya pembelian perangkat
lunak (software).
b. Biaya Proyek
Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan
penerapan biaya untuk mengembangkan sistem, termasuk
penerapannya, yang termasuk biaya proyek adalah biaya
analisis sistem dan pemrogram.
c. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan
Biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk
mengoperasikan sistem, sedangkan biaya perawatan adalah
biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa
operasinya.

2. Komponen-komponen Manfaat
Manfaat-manfaat yang dari sebuah sistem dapat dibagi menjadi
2, yaitu keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tak
berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan
penghematan biaya suatu perusahaan maupun keuntungan yang dapat
dihitung secara kuantitatif dan bernilai satuan uang.

7
B. PERANCANGAN SISTEM
B.1. Rancangan Model Bentuk Physical System yang diusulkan

Sistem bagan alir (Flowchart System) merupakan alat yang tepat untuk
digunakan dalam menggambarkan Physical System. Berikut ini adalah flowchart
sistem dari desain yang diusulkan:

Data Kode Akun Data Supplier Data Retur beli Data Pembelian

Input Data Kode Input Data Input Data Retur Input Data
Akun Supplier beli Pembelian

Pengolahan Data Pengolahan Data Pengolahan Data Pengolahan Data

Kode Akun Supplier Retur beli Pembelian C

A B
Kode Akun Supplier Retur beli Pembelian

Pengolahan
Pengolahan Pengolahan Laporan
Laporan Supplier Laporan Retur beli Pembelian

Laporan
Laporan Supplier Laporan Retur beli Pembelian

8
 Data Jurnal Data Barang Data Customer Data Penjualan Data Retur jual

Input Data Input Data Input Data Retur

Input Data Jurnal Input Data Barang
Customer Penjualan jual

Pengolahan Data Pengolahan Data Pengolahan Data Pengolahan Data Pengolahan Data
A Jurnal Barang Customer Penjualan Retur jual

B
Jurnal Barang Customer Penjualan Retur jual

Pengolahan Pengolahan
Pengolahan Pengolahan Pengolahan
Laporan Laporan
Jurnal Transaksi Laporan Barang Laporan Retur jual
Customer Penjualan

Laporan Laporan Laporan

Laporan Barang Laporan Retur jual
Keuangan Customer Penjualan

9
B.2. Rancangan Model Bentuk Logical Model yang diusulkan
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user
bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan
bekerja. Logical model digambarkan dengan diagram arus data (data flow
diagram/DFD).
Berikut ini merupakan data flow diagram yang diusulkan:
Data Kode Akun
Data Pembelian
Data Penjualan
Data Retur Jual
Data Retur Beli
Data Hutang
Data Piutang
Data Kode Akun
Data Supplier
Data Pemasok
0 Data Barang
Data Barang
Data Customer
Data Pelanggan

Sistem Informasi Akuntansi

Kasir Admin
Bengkel Posmo Jaya Mobil

Data Pembelian Data Kode Akun

Data Penjualan Data Pembelian
Data Penjualan
Laporan Jurnal Data Retur Jual
Laporan Buku Besar Data Retur Beli
Laporan Supplier Data Hutang
Laporan Customer Data Piutang
Laporan Barang Data Supplier
Laporan Pembelian Data Barang
Laporan Hutang Dagang Data Customer
Laporan Retur Pembelian
Laporan Penjualan
Laporan Piutang Dagang
Laporan Retur Penjualan
Laporan Neraca
Laporan Neraca Saldo
Laporan Rugi/Laba
Laporan Perubahan Modal
Laporan Pelunasan Hutang
Laporan Pelunasan Piutang

Pemilik Bengkel

10
B.3. Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

A. Pengertian Implementasi
Implementasi sistem (System Implementation) merupakan tahap
meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar sistem tersebut siap untuk
dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Program harus bebas dari
kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan dan diimplementasikan,
kesalahan program yang mungkin terjadi misalnya kesalahan penulisan bahasa,
kesalahan waktu proses, dan kesalahan logika. Setelah program bebas dari
kesalahan, program diuji dengan memasukkan data yang akan diolah.
Tahap implementasi bertujuan untuk menyiapkan semua kegiatan
penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Tahapan
dalam implementasi ada 3 langkah, yaitu:
1. Menetapkan rencana implementasi
2. Melaksanakan kegiatan implementasi
3. Implementasi program

11
B. MANUAL PROGRAM
Untuk masuk ke dalam sistem informasi akuntansi dapat dilakukan
dengan manual program sebagai berikut:
1. Form Login

2. Form Menu Utama

3. Form Data Pemasok

12
4. Form Data Pelanggan

5. Form Data Barang

6. Form Transaksi Pembelian

13
7. Form Transaksi Penjualan

8. Form Retur Pembelian

14
9. Form Retur Penjualan

10. Form Pembayaran Hutang

11. Form Pelunasan Piutang Dagang

15
12. Form Kode Akun

13. Form Jurnal Umum

14. Form Ubah Password

16
5. Penutup

A. Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis, perencanaan,
dan implementasi sistem maka dapat diambil kesimpulan seperti berikut:
1. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel
Posmo Jaya Mobil, maka dapat menghemat waktu dalam
memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan
dengan menghasilkan data yang lebih maksimal.
2. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh
laporan manajerial dari data transaksi dan laporan keuangan pada
Bengkel Posmo Jaya Mobil dengan lebih cepat dan akurat serta dapat
membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.
3. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan
anatara lain:
Memudahkan dalam penghitungan manual tanpa harus
kesulitan dalam penghitungan manual.
Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan
dengan dibuat di kertas dan disimpan di dalam dokumen,
karena tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi tanpa
mengetahui nama user dan password, sehingga data
perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya.
Sistem yang baru dibuat sesederhana mungkin untuk
memudahkan dalam penggunaannya, tujuannya agar kerja
karyawan lebih cepat dan mengerti cara penggunaannya.
4. Sedangkan kekurangan dari sistem baru yang diusulkan antara lain:
Sistem ini belum mendukung client-server
Tidak adanya laporan tutup buku tahunan maka masih
digunakan dengan sistem manual untuk proses tutup buku.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Alam, Agus J.,: Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi
6.0, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000
Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: Fundamental of
System Analysis, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981).
Jogianto, H.M.,: Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Yogyakarta,
Andi Offset, 1995
Sunyoto, S.Kom., Andi.: Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic
6.0 dan
Microsoft Access, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003
Sutrisno, H : Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan, Yogyakarta,
Ekonisia 2006