Microsoft Excel.

Prof. Diego Enrique

6to. Bip A
Mecnica
Electricidad
Electrnica
Microprocesadores

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 REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS EN EXCEL
En este video abordaremos el tema de las referencias relativas y absolutas. Quiero que lo veamos a
travs de un ejemplo.
Copiando celdas con frmulas:
Cuando en una celda hay un dato numrico y lo copiamos, el contenido se replica. Pero en el
caso de una frmula, esto cambia. Al copiar la celda a otro lugar, las referencias cambian conforme a
dnde se pegan.

En la figura podemos observar una frmula en la celda B2 que hace referencia a las celdas de la
derecha e izquierda. En particular multiplica ambos nmeros.

Si utilizamos el controlador de relleno y arrastramos hacia

abajo, se copia la frmula pero de una manera especial: Las referencias copiadas cambian. Son
distintas a la original, que apuntaban a las celdas A1 y C1. Ahora apuntan a las celdas A3 y C3.
Referencias relativas
Cuando en una frmula hay referencias relativas, al copiar esa celda a otra posicin, las referencias
se actualizan junto a ella. Pero mantienen su posicin relativa. Es decir la frmula sigue apuntando a
las celdas de la derecha e izquierda, pero no a las celdas originales.
Por defecto, todas las referencias de coordenadas son relativas. Salvo que las transformemos en
absolutas.
REFERENCIAS ABSOLUTAS

Voy a transformar la celda C1 de la imagen de ms arriba en absoluta. (A propsito, el verbo que a

veces se utiliza cuando transformamos una referencia en absoluta es Fijar.)
Para hacerlo debes ingresar a la frmula, posicionarte en una referencia. Pulsas la tecla F4 una vez.
Aparecer un signo pesos delante de la letra y del nmero de la referencia.

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Veamos ahora lo que pasa cuando copio esa celda hacia abajo. Los nmeros cambian.
Al revisar la celda B3 puedes observar que la referencia que fijamos sigue apuntando a la celda C1,
mientras que la relativa cambi conforme a la nueva posicin de la celda.
Si quiero cambiar una referencia absoluta a relativa, me posiciono en ella y luego pulso F4 hasta que
desaparezcan todos los signos pesos. Para que este cambio surta efecto en todas las celdas, tengo
que volver a copiar hacia abajo.
Slo para aclarar: Las referencias relativas y absolutas no slo funcionan con el controlador de relleno.
Si copio la celda que contiene la frmula con referencias relativas y la pego en otro lado, utilizando un
Copy-Paste, la frmula tambin se modificar.
Un ejemplo prctico
Ahora que entendiste la mecnica, deja darte un ejemplo prctico.

En esta hoja tengo los montos de compras de distintos clientes. Quiero calcular el porcentaje de cada
compra respecto del total. Para eso debo dividir cada cantidad comprada por el total. Debo dejar
relativa la referencia a la celda B2 puesto que esa celda va ir cambiando conforme a cada cliente. Pero
el total va a ser siempre el mismo para todos. Por lo tanto, dejo como absoluta la celda B10. Finalmente
debo copiar hacia abajo haciendo doble clic en el controlador de relleno.

CMO GRAFICAR EN EXCEL. PARTE I

Una de las grandes modificaciones que tuvo Excel 2013 es la interfaz para graficar. La forma en que
podemos editar los elementos de un grfico es mucho ms intuitiva. En las prximas dos clases nos
adentraremos en este tema. Y crearemos tres grficos sencillos.

Los tres tipos de grficos ms utilizados son el de columnas, el de lneas y el circular.

Grfico circular

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Comenzaremos por el circular. Y con este ejemplo irs profundizando en opciones que son propias de
todos los tipos de grficos.
En esta hoja tengo los montos vendidos de distintos vendedores durante un mes. Quiero comparar las
ventas individuales respecto a las ventas totales. Para esto, la mejor opcin es utilizar el grfico
circular.
Primero debes seleccionarlos.
En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos, se encuentran estos conos.

A la derecha podrs ver uno llamado grfico dinmico. Este corresponde a un tema avanzado en Excel
y no lo abordaremos ahora.
Grficos Recomendados

Dejaremos que sea Excel quien nos proponga un grfico. Pulsar el cono llamado Grficos
recomendados. Esta es una de la caracterstica de Excel 2013 y no la encontrars en otras anteriores.
Est pensada para que rpidamente podamos ver una vista previa de aquellos grficos ms
adecuados para la cantidad y tipo de Datos.

En este ejemplo, Excel nos propone 3 tipos distintos. Nosotros elegiremos el circular porque es el ms
adecuado para representar las ventas individuales respecto de las totales.
Doy aceptar.

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Pestaa Diseo y Formato

Cuando estamos editando un grfico, aparecen dos nuevas pestaas en la cinta de opciones. Si ests
trabajando con Excel 2010 entonces aparecern 3 pestaas. Esa tercera pestaa, que se llamaba
Presentacin, ahora est lado derecho del grfico. Est representado por un signo ms.
Elementos del grfico

El cono que aparece con un signo ms de color verde (en la imagen de arriba), corresponde a los
elementos del grfico. Al pulsarlo aparecern los distintos elementos. Cada tipo de grfico tiene
elementos comunes y distintos entre s.
El grfico circular es el que menos tiene. Es el ms sencillo.
El primer elemento es el ttulo. Lo puedes modificar dentro del grfico, o bien en la columna de los
datos. Si lo cambias en los datos (es decir el encabezado) automticamente cambia tambin en el
grfico. Sin embargo, si lo cambias en el grfico mismo, no se modificar en la columna.
Etiqueta de los datos
El segundo elemento son las etiquetas de los datos. En este caso son los montos vendidos por cada
persona. Si quiero saber cmo cambia mi grfico al incorporar estas etiquetas basta posicionar mi
cursor encima. No requieres hacer clic en la casilla. Slo si lo vas a incorporar.
Leyenda

El tercer elemento es la leyenda. Este elemento corresponde a los

nombres de cada uno de los vendedores. En un grfico circular es importante incorporarlas para
identificar a quin corresponde cada color. Pero puedes cambiar su posicin al pulsar una flecha que
aparece cuando dejas el cursor sobre la palabra leyenda.
Diseo y colores

Otra opcin importante es el diseo y sus colores. Se puede modificar en

la cinta de opciones bajo la pestaa Diseo. Basta colocar el curso encima para ver cmo queda.

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Son diseos predefinidos. Lo mismo con los colores. Puedes elegir una paleta en cambiar colores.El
diseo tambin lo puedes editar desde el men que aparece a la derecha del grfico, pulsando la
brocha (debajo del signo ms en verde).
Filtros

Otra herramienta til en los grficos es la

capacidad de filtrar informacin. Est representado por un embudo. En la pestaa valores tengo las
categoras. Para estos datos son los vendedores. Actualmente estn todos seleccionados (imagen
izquierda), pero puedo contrastar las ventas de un grupo de ellos. Por ejemplo, si quiero contrastar las
ventas de vernica, Mara Teresa y Domingo deselecciono el resto. Y finalmente pulsas aplicar para
que aparezca el grfico filtrado, Ah tengo la comparacin de sus ventas. Mara Teresa ha vendido
ms que Vernica y Domingo juntos.
En el prximo video continuaremos con ms elementos y opciones para graficar. Usaremos de ejemplo
los grficos de barras y de lneas.

CMO GRAFICAR EN EXCEL. PARTE II

En la clase anterior vimos cmo crear un grfico circular utilizando los grficos recomendados en Excel.
En esta ocasin crearemos dos grficos: uno de lneas y otro de columnas.
Grfico de lneas

Para datos temporales, la opcin ms usada es el grfico de lneas. La razn muy simple. La unin de
lneas a travs de puntos especficos, le otorga ese carcter de continuidad, propia de una serie
Temporal. Vemoslo. No voy a utilizar los grficos recomendados de Excel, si no que escoger
inmediatamente el de lneas. Se encuentra en el grupo grficos en la pestaa Insertar de la cinta de
opciones. Est representado por este cono:

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El primero: el ms sencillo
Al pulsarlo van a aparecer muchas opciones. Ante la duda de cul de todas elegir, ten en cuenta que
en cualquier tipo de grfico, la primera opcin siempre es la ms simple. Si quieres puedes ver una
vista previa de los otros grficos, posicionando el curso sobre de ellos. Una vez creado el grfico
puedes modificar su tamao arrastrando las esquinas.

Si quieres probar con distintos diseos, utiliza el cono Diseo rpido que te
permite realizar modificaciones al estilo general del grfico. El estilo lo puedes modificar en los
elementos del grfico, que lo vimos la clase anterior. Ah puedes agregar o quitar el ttulo, la leyenda,
y variar la escala de un grfico.
El grfico de Barras:

Si quieres comparar entre dos o ms valores, el grfico de columnas es especialmente til.

En la tabla de la imagen quiero comparar cmo han variado para un mismo vendedor las ventas en
dos los meses de noviembre y diciembre. El grfico de columnas es especialmente til para esto.

Mover un grfico
Para mover un grfico a otra hoja, pulsa sobre l el botn derecho del mouse y elije Mover grfico. En
las opciones debes seleccionar una hoja nueva. Finalmente le das un nombre a tu grfico y quedar
en una hoja aparte.

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 PRUEBAS LGICAS Y OPERADORES DE COMPARACIN EN EXCEL
Algunas de las funciones ms importantes en Excel trabajan con valores lgicos, pruebas lgicas y
operadores de comparacin.
Valores lgicos:
Un valor lgico es una variable que toma slo 2 posibles valores: Verdadero o Falso. Tan simple como
eso.
Pruebas Lgicas
Por otro lado, una prueba lgica es una pregunta que se responde con un valor lgico. Por ejemplo si
nos preguntamos: Es la ballena un mamfero? Esa sera la prueba lgica. La respuesta
sera Verdadero. Es decir, la contesto con un valor lgico.
Operadores de comparacin en Excel:
Existen 6 tipos de operadores de comparacin:
o = (igual)
o > (mayor)
o < (menor)
o >= (mayor o igual)
o <= (menor o igual)
o <> (distinto)
Los operadores de comparacin sirven para realizar pruebas lgicas.
Ejemplo comparacin numrica:
Video Player
En la tabla de la izquierda hay 10 mediciones del peso de 10 objetos similares. Para saber
cules de ellos son menores de 23 se debe escribir en la celda C2, la frmula: =B2<23.
Como puedes observar, Excel entrega un valor lgico para cada prueba lgica.
En la medicin 6 da Falso, puesto que el peso es de 23 gramos. Pero en la siguiente medicin, que
es 22,99 gramos da Verdadero. Y es que este operador indica Verdadero cuando es estrictamente
menor a 23, o sea que no incluye al nmero 23. Si deseara incluir al nmero 23, debera escribir la
frmulla: =B2<=23
Ten en cuenta que siempre que hagas comparaciones con mayor igual o menor igual , el signo mayor
o menor va siempre antes que el signo igual. De lo contrario te dar un error.
Para probar que es distinto a 23, se debera escribir: =B2<>23
Ejemplo Comparacin con Texto:
Los operadores de comparacin tambin pueden ser usados para textos.

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En este ejemplo se ha usado en la celda B2, la frmula: =A2=Ana. Con esto se puede saber qu
celdas en la columna A tienen el nombre Ana.
Para saber qu celda de la columna A est vaca, se ha usado en la celda C2, la frmula: =A2=.
Para representar un texto vaco, se escriben dos comillas seguidas ().
LA FUNCIN SI EN EXCEL
En la clase anterior revisamos los valores lgicos, las pruebas lgicas y los operadores de
comparacin. Ahora los aplicaremos en la funcin SI. Te mostrar dos ejemplos en donde esta funcin
nos va a ser til.

En este primer ejemplo vemos una tabla donde est el nombre y edad de distintos atletas que
corrern 800 metros planos. Queremos que Excel coloque en la columna Categora , la palabra
ADULTO, si la edad es igual o mayor a 18 aos y la palabra JUVENIL, si la edad es menor a
18.
Argumentos de la funcin SI:
La funcin SI tiene 3 argumentos: El primero es la prueba lgica. En este caso, si la edad de la persona
es mayor o igual a 18. El segundo, el valor que va a entregar la funcin en caso que la prueba lgica
sea verdadera, es decir la palabra Adulto. Y el tercero, el valor en caso que la prueba lgica sea
Falsa. Si no es mayor o igual a 18 aos corresponde a la categora Juvenil.
Debes tener en cuenta que la funcin SI permite cambiar el contenido de una celda pero no su formato.
Si quisieras cambiar el formato, como por ejemplo el color del relleno, entonces la herramienta que
debers utilizar se llama Formato Condicional.

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 LAS FUNCIONES PROMEDIO, CONTAR Y CONTARA
En esta clase veremos tres funciones bastante tiles. La funcin Promedio, Contar y Contara.
En la imagen tengo las cantidades vendidas de un producto a lo largo de la primera quincena de un
mes. Los das en el que no hay ventas, se representa por el texto SD, sin dato. En este ejemplo, esos
das corresponden a los fines de semana. Quiero obtener la cantidad promedio de productos vendidos
por da. Primero voy a hacerlo a travs de una frmula.

Calculando el promedio con una frmula

El promedio se calcula como la cantidad total, dividido por el nmero de das hbiles. La cantidad total
corresponde a la suma de todos los nmeros de la fila 3. La funcin suma distingue automticamente
las celdas que contienen nmeros, omitiendo las dems.
La funcin CONTAR
Para calcular la cantidad de das, debo utilizar la funcin Contar. La funcin contar cuenta la cantidad
de celdas que contienen exclusivamente nmeros. Omite los textos, como las letras SD.
El resultado es 10 das hbiles.

Ahora que tengo ambos datos, puedo llenar esta celda con la cantidad promedio, que corresponde a
la celda de Cantidad Total dividido por los das hbiles. 19 unidades vendidas por da en promedio.
La funcin Promedio
Hay una funcin que calcula esto de forma automtica. Se trata de la funcin promedio. Voy a
reemplazar la frmula que recin escrib por esta funcin. Comienzo con el signo igual, escribo
promedio, abro parntesis y selecciono las celdas. Muy simple.
Veamos otra funcin. La funcin CONTARA.
La funcin CONTARA
A diferencia de la funcin CONTAR, CONTARA cuenta la cantidad de celdas que contienen tanto
nmeros como texto. Simplemente se fija si una celda tiene un dato o no. En la celda donde dice Das
totales se debe escribir =CONTARA(B3:P3)
Si quiero calcular el porcentaje de das hbiles que hubo en esta quincena debo dividir la cantidad de
Das Hbiles por los Das Totales.

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