Qu es un

documento de
archivo?

Registro de informacin producida o recibida por una entidad

pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
 QUE ES EL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su produccin o
recepcin, hasta su disposicin final.
Tiene una relacin estrecha con su
permanencia en cada uno de los tres tipos
de archivo los cuales son: Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico
de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental y por las Tablas de Valoracin
Documental.
 Los valores del documentos esta ntimamente relacionados con el ciclo de
vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.
Edad administrativa (primera edad)
Archivo de la oficina productora que rene su
documentacin en trmite, sometida a ARCHIVO DE
continua utilizacin y consulta administrativa. OFICINA /
Edad intermedia (segunda edad ) GESTIN
Unidad administrativa que coordina y
controla el funcionamiento de los archivos de
gestin y rene los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trmite ARCHIVO
y cuando su consulta es constante.
CENTRAL
Edad histrica (tercera edad)
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestin, la documentacin que por decisin
del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo ARCHIVO -
tambin puede conservar documentos histricos HISTRICO
recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin
o expropiacin. El documento adquiere valor permanente,
estar al servicio de la cultura y de la investigacin. Su
conservacin ser definitiva.
Transferencias primarias Transferencias secundarias
 VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos se elaboran para la gestin administrativa, por exigencias
de una tramitacin; pero no con finalidad histrica. No obstante con el
paso del tiempo, algunos van a adquirir esa categora.
VALOR PRIMARIO

El documento desde su nacimiento posee un valor primario, tiene como

objetivo principal plasmar la gestin de una actividad determinada:
valor administrativo.

Al mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurdico o

probatorio, es prueba de los actos que contiene.

En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el valor

administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio.
VALOR SECUNDARIO: histrico o permanente

Se deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad

como fuente para la investigacin histrica y para la accin cultural.

Qu documentos llegan a tener un valor histrico?

Los documentos que tras cumplir su funcin administrativa y previo

proceso de valoracin, seleccin y eliminacin documental, son
considerados de valor permanente y conservados por tiempo indefinido
(archivo histrico)

Constituyen la memoria viva de su creador (persona fsica o

jurdica)
Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusin
cultural
Y PARA QU SE PRODUCEN Y
POR QU SE CONSERVAN LOS
DOCUMENTOS?

1 RAZN

Para la gestin administrativa de los asuntos corrientes

(son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y
por el valor probatorio que les concede la ley.

IMPERATIVO LEGAL y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIN

FUNCIN DE CONSTANCIA
 2 RAZN
Para el caso de las instituciones pblicas, como recurso
bsico de informacin para los ciudadanos y garanta
de transparencia administrativa imprescindible en un
Estado de Derecho.
FUNCIN DE COMUNICACIN

3 RAZN
Los documentos adquieren un valor histrico y son objeto
de consulta por parte de investigadores y ciudadanos
en general.
 GENERALIDADES DE LOS
DOCUMENTOS

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Caracteres externos Caracteres internos

Clase Entidad productora
Tipo Orgenes funcionales
Formato Fecha y lugar de
produccin
Cantidad Contenido sustantivo
Forma
 EXTERNOS
Forman la apariencia externa del documento

Clase

determinada por el procedimiento empleado para transmitir la

informacin. Por tanto dependiendo del procedimiento
empleado tendremos documentos:

Textuales: transmiten la informacin mediante texto escrito.

Iconogrficos: documentos que emplean signos no textuales
para transmitir la informacin (mapas, planos, fotografas, etc.)
Sonoros: emplean el sonido para transmitir la informacin
(discos, cintas magnticas, discos compactos, etc.)
Audiovisuales: documentos que combinan la imagen en
movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)
Electrnicos: generados por cualquier sistema informtico tanto
con soporte fsico o sin l.
Tipo

de qu tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un

oficio, un certificado, etc. Existen tantos tipos documentales
como actividades posibles tiene un organismo.

Formato

va de acuerdo con el soporte. As si es papel, los formatos son

carta, A4, oficio, etc. Si se trata de video cassettes el formato es
CD, etc. Si se trata de imgenes electrnicas es jpg, gif, etc, de
textos electrnicos es txt, HTML, doc, etc.

Cantidad o volmen

se trata del nmero de unidades (volmenes, legajos,

documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en
metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si
son electrnicos, o en minutos si son sonoros o visuales.
Forma
nos estamos refiriendo a la tradicin
documental, es decir, a la
condicin de original o copia de los
documentos: se trata de un
original, de una copia simple, de
una copia certificada.
INTERNOS
Se refieren a la formulacin del discurso y contenido del documento.

Entidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier

persona fsica o institucional, pblica o privada). Es decir, el responsable
legal del mismo.

Orgenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un

documento. Es decir, la funcin (gestin de recursos humanos), la
actividad (contratacin de trabajadores) y el trmite (redaccin de un
contrato de trabajo) por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de produccin: estos caracteres sitan al documento

en el tiempo y en el espacio. Datacin crnica y tpica.

Contenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, sus fines u

objetivos.
 CARACTERISTICAS

Objetividad: El documento de archivo

constata una actividad personal o
institucional sin aadir a ello criterios de
valoracin o subjetividad.
Unicidad: Cada documento de archivo es
nico, no se produce en mltiples
ejemplares. Las copias de un documento
estas no son ejemplares del documento
original, sino otro documento igualmente
nico.
Carcter seriado: Los documentos de
archivo se producen uno a uno y con el
paso del tiempo constituyen series.
 Medio que fija y
Material ( papel,
transmite el
disco, cinta)
contenido
TCNICA SOPORTE

El asunto
ESTRUCTURA CONTENIDO

Hace referencia
al formulario
Tipo documental:

Unidad documental simple

originada en una actividad
administrativa, con
diagramacin, formato y
contenido distintivos que sirven
como elementos para
clasificarla, describirla y
asignarle categora diplomtica.
 TIENE UNA CLASIFICACIN

1. CLASE:
Textual: escritos
No Textual: Iconogrficos, sonoros, audiovisuales,
magnticos (Word, Excel).

2. CONTENIDO:

Imperativo : judiciales,(leyes, decretos,, sentencias)

Testimoniales o probatorios: La autoridad da fe de (
registro civiles, diplomas, certificaciones, cdula)
Informativos o noticiosos: Correspondencia, notas,
presupuesto.

3. FUNCIN EN EL TIEMPO: vital, importante, til, no

esenciales
 4. POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD:

pblicos, libre acceso, confidenciales.

5. ENTE PRODUCTOR: pblicos, privados

6. SEGN SU TRADICIN DOCUMENTAL:

Original, copia