PRIRONIK O IZVAJANJU PROJEKTOV ZA

UPRAVIENCE

4. DEL
UPRAVIENOST IZDATKOV
Program sodelovanja
Interreg V-A Slovenija-Avstrija
v programskem obdobju 20142020
Verzija 1.1, 19. januar 2016
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL:
UPRAVIENOST IZDATKOV

___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

VSEBINA 4. DELA:

Uvod ......................................................................................................................................... 2
Preambula ............................................................................................................................. 2
Pravni okvir in hierarhija pravil .............................................................................................. 2
1.2.1 Pravni okvir ...............................................................................................................................................2
1.2.2 Hierarhija pravil glede upravienosti izdatkov ..........................................................................................2

Upravienost izdatkov .............................................................................................................. 3

Splone dolobe o upravienosti ............................................................................................ 3
2.1.1 Splone zahteve glede upravienosti .........................................................................................................3
2.1.2 Izdatki, ki se financirajo s finannimi prispevki tretjih strani, in prepreevanje dvojnega financiranja .....3
2.1.3 asovni vidik upravienosti izdatkov .........................................................................................................4
2.1.4 Skladnost s politikami EU in drugimi pravili ..............................................................................................4
2.1.5 Neupravieni stroki ..................................................................................................................................5

Posebne dolobe za doloene strokovne kategorije ............................................................ 6

2.2.1 Stroki osebja ............................................................................................................................................6
2.2.2 Pisarniki in administrativni izdatki .........................................................................................................12
2.2.3 Potni in namestitveni stroki ...................................................................................................................13
2.2.4 Stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev ....................................................................................14
2.2.5 Izdatki za opremo ....................................................................................................................................16
2.2.6 Izdatki za infrastrukturo in gradnje .........................................................................................................18

Druge finanne dolobe ....................................................................................................... 20

2.3.1 Pripravljalni stroki ..................................................................................................................................20
2.3.2 Prihodki ...................................................................................................................................................20
2.3.3 Izdatki zunaj programskega obmoja Interreg SI-AT...............................................................................21

1
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

UVOD

Preambula
Namen tega dela Prironika o izvajanju projektov je upraviencem in projektnim partnerjem
dati informacije in navodila, katerih namen je zagotoviti, da so stroki, ki jih imajo upravienci
s projektom, skladni s pravnim okvirom za upravienost izdatkov, ki velja za Interreg SI-AT1.

Pravni okvir in hiera rhija pravil

Pravni okvir
Ker se Interreg SI-AT sofinancira iz Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR), zanj veljajo
vsa splona pravila v zvezi s strukturnimi skladi. Upoteva se naslednje (seznam ni dokonen):

- Uredba (EU) t. 1303/2013 o skupnih dolobah o Evropskem skladu za regionalni razvoj,

Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu, Evropskem kmetijskem skladu za razvoj
podeelja in Evropskem skladu za pomorstvo in ribitvo, o splonih dolobah o Evropskem
skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu in
Evropskem skladu za pomorstvo in ribitvo ter o razveljavitvi Uredbe (ES) t. 1083/2006
(Uredba o skupnih dolobah) z vsemi spremembami;
- Uredba (EU) t. 1301/2013 o Evropskem skladu za regionalni razvoj in o posebnih
dolobah glede cilja nalobe za rast in delovna mesta ter o razveljavitvi Uredbe (ES) t.
1080/2006 (Uredba o ESRR) z vsemi spremembami;
- Uredba (EU) t. 1299/2013 o posebnih dolobah za podporo cilju evropsko teritorialno
sodelovanje iz Evropskega sklada za regionalni razvoj (Uredba o ETS) z vsemi
spremembami;
- izvedbeni in delegirani akti, sprejeti skladno s prej omenjenimi uredbami;
- druge uredbe, smernice in direktive, ki veljajo za izvajanje projektov, ki jih sofinancira ESRR
(nekaj jih je omenjenih v besedilu);
- Program sodelovanja Interreg V-A Slovenija-Avstrija, ki ga je odobrila Evropska komisija
dne 16. septembra 2015 s Sklepom t. C (2015) 6470.

Hierarhija pravil glede upravienosti izdatkov

Jasna opredelitev hierarhije pravil glede upravienosti, ki velja za projekte, financirane v okviru
cilja evropskega teritorialnega sodelovanja kohezijske politike za obdobje 20142020, je
doloena v lenu 18 Uredbe (EU) t. 1299/2013, kakor sledi:

1. Pravila EU, ki vkljuujejo:

- Uredbo o skupnih dolobah, katere leni 6 in 65 do 71 vsebujejo posebne dolobe o
veljavni zakonodaji ter o upravienosti izdatkov;
- Uredbo o ESRR, katere len 3 vsebuje posebne dolobe o upravienosti dejavnosti v
okviru ESRR;
- Uredbo o ETS, katere leni 18 do 20 vsebujejo posebne dolobe o upravienosti
izdatkov, ki veljajo za programe cilja evropskega teritorialnega sodelovanja;
- Delegirano uredbo Komisije (EU) t. 481/2014, ki vsebuje posebna pravila o
upravienosti izdatkov za programe sodelovanja.

2. Programska pravila: tj. dodatna pravila glede upravienosti izdatkov za celotni program
sodelovanja, kot je opredeljeno v tem delu programskih pravil glede upravienosti.

1V Navodilih za uporabo sredstev za tehnino pomo so doloene posebnosti za Tehnino pomo, v primeru da se
razlikujejo od splonih pravil programa glede upravienosti strokov.

2
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

3. Nacionalna (tudi institucionalna) pravila glede upravienosti: veljajo samo za zadeve, ki

niso zajete v pravilih glede upravienosti, doloenih v zgoraj omenjenih pravilih EU in
programskih pravilih, ter za javna naroila.

UPRAVIENOST IZDATKO V

Splone dolobe o upravienosti

Splone zahteve glede upravienosti

Izdatki so upravieni do financiranja, e izpolnjujejo vse splone zahteve glede upravienosti,
ki so natete v nadaljevanju:

nanaajo se na stroke izvajanja projekta, ki ga je predloil vodilni partner in odobril Odbor

za spremljanje;
nanaajo se na strokovne postavke, ki niso prejele podpore iz drugih skladov EU ali drugih
prispevkov tretjih strani;
za uresniitev projektnih ciljev/neposrednih uinkov so nujni in ne bi nastali, e projekta
ne bi izvedli;
izpolnjujejo naelo realnih strokov razen za stroke, ki se izraunajo po pavalni stopnji;
upravienec je te stroke imel in plaal za dejavnosti, ki so opredeljene v nazadnje potrjeni
prijavnici, v obdobju med zaetnim in konnim datumom projekta, ki je doloen v pogodbi
o sofinanciranju;
zavedeni morajo biti na loenem strokovnem mestu upravienca (profesionalni
raunovodski sistem) in/ali na ustrezni raunovodski kodi, izkljuno za namene tega
projekta;
niso v nasprotju z nobenim posebnim merilom upravienosti, ki velja za zadevno
strokovno kategorijo;
rauni in spremni dokumenti so zagotovljeni v skenirani razliici v sistemu eMS. Izvirniki
raunov in e-rauni se bodo preverjali najpozneje pred potrditvijo konnega poroila.
Ne glede na to, ali je upravienec javni ali zasebni subjekt, mora delovati skladno s pravili
o javnem naroanju, ki veljajo za javne upravience.
Potrdil jih je pooblaeni nacionalni kontrolor.

Stroki morajo izpolnjevati naela dobrega finannega upravljanja (naela gospodarnosti,

uinkovitosti in uspenosti)2.

Izdatki, ki se financirajo s finannimi prispevki tretjih strani, in prepreevanje dvojnega

financiranja
Da bi prepreili dvojno financiranje, so izdatki projekta v okviru Interreg SI-AT neupravieni,
e pride do finannih prispevkov tretjih strani izven EU (npr. iz nacionalnih, regionalnih,
lokalnih virov), ki so posebej namenjeni financiranju upravienih strokov projekta ali katerih
koli dejavnosti v okviru projekta in ki v celoti (100 %) krijejo zadevne izdatke projekta.

V primeru prejema delnih finannih prispevkov tretjih strani, ki so posebej namenjeni za

financiranje upravienih strokov projekta ali katerih koli dejavnosti v okviru projekta, so s tem

2V smislu Uredbe (EU, Euratom) t. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finannih
pravilih, ki se uporabljajo za sploni proraun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (EC, Euratom) t. 1605/2002 (UL L
298, 26. 10. 2012, str. 1).

3
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

povezani stroki lahko upravieni le, e finanni prispevek ne presega delea, ki ga za te izdatke
prispeva upravienec (najmanj 15 %). e ta finanni prispevek presega dele, ki ga prispeva
upravienec, je treba prispevek ESRR iz programa zniati za toliken znesek, za kolikor presega
dele, ki ga za te izdatke prispeva upravienec.

asovni vidik upravienosti izdatkov

Najzgodneji datum, od katerega stroki na splono veljajo za upraviene, je datum oddaje
vloge v sistemu eMS. Stroki za izvajanje odobrenega projekta so upravieni od datuma
zaetka izvajanja projekta do datuma zakljuka projekta, kot je doloeno v pogodbi o
sofinanciranju, toda najpozneje 31. decembra 2022. Na podlagi tega se upravienci na lastno
tveganje lahko odloijo, da bodo zaeli izvajati projekt, e preden Odbor za spremljanje
sprejme odloitev o financiranju.

Skladnost s politikami EU in drugimi pravili

2.1.4.1. Javna naroila

Splona naela in veljavni predpisi o javnih naroilih

Pri javnem naroanju pogodbenih (infrastrukturnih) del, blaga ali storitev in izbiri
najugodnejega ponudnika je treba upotevati pravila javnega naroanja. Namen teh pravil je
zagotavljanje transparentnih in pravinih pogojev konkurennosti na skupnem trgu, zato jih
morajo upravienci upotevati pri naroanju zgoraj omenjenih storitev.

Predpisi se razlikujejo glede na vrsto blaga in/ali storitev, ki so predmet nabave, ter glede na
vrednost nabave. Doloene so na naslednje ravni:

1. pravila EU, ki jih doloajo veljavne direktive s tega podroja,

2. nacionalna pravila,
3. programska pravila (opisano v nadaljevanju).

Poleg tega, kar doloa zakonodaja o javnih naroilih, je treba upotevati tudi vse ustrezne
zakone s tega podroja (npr. pravila o sklepanju pogodb, intelektualni lastnini, gospodarsko
pravo).

Neizpolnjevanje pravil o javnih naroilih, doloenih na ravni EU, nacionalni ali programski
ravni, bo imelo finanne posledice skladno s smernicami COCOF3.

Programska pravila o javnih naroilih

Z namenom, da se zagotovi usklajen standard za postopke izvajanja javnih naroil med/v

dravah lanicah in dosee naelo dobrega finannega upravljanja, Interreg SI-AT zahteva, da
upravienci predloijo dokazila o ustreznem povpraevanju na trgu (raziskava trga) za
pogodbene zneske do vkljuno zgornje meje, doloene v veljavni zakonodaji EU in nacionalni
zakonodaji ter institucionalnih pravilih, medtem ko sta v primeru prekoraitve potrebni
predhodna objava javnega razpisa in izvedba razpisnega postopka.

To pomeni, da morajo upravienci v taknih primerih izvesti in dokumentirati izvedbo

ustreznega povpraevanja na trgu.

3COCOF (Odbor za koordinacijo skladov) oziroma COESIF (Koordinacijski odbor za evropske strukturne in
investicijske sklade)/EGESIF (Strokovna skupina za evropske strukturne in investicijske sklade).

4
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Navzkrije interesov

Navzkrije interesov obstaja takrat, ko je ogroeno nepristransko in objektivno opravljanje

funkcij finannega udeleenca ali druge osebe iz razlogov, ki vkljuujejo druino, ustvene vezi,
politine ali narodnostne razloge, gospodarske interese ali kakrne koli druge skupne interese
s prejemnikom. Vsak upravienec je dolan zagotoviti, da se sprejmejo ustrezni ukrepi za im
veje zmanjanje morebitnih tveganj nasprotja interesov med postopkom javnega naroanja.

eprav se navzkrija interesov razlikujejo po svojem znaaju, odvisno od strank, vrste odnosov
in vpletenih interesov, je treba zagotoviti preglednost v postopku odloanja in poteno
obravnavo vseh ponudnikov. Projektno osebje ne sme biti vkljueno v podjetja, ki sodelujejo
kot zunanji izvajalci v postopkih javnih naroil, ki jih pripravi zadevni projektni partner. Kakor
koli, v vsakem primeru je treba skrbno preuiti ukrepe, da bodo morebitna tveganja
navzkrinih interesov im manja.

V primeru posebnih zahtev je treba preveriti nacionalno zakonodajo (na primer: sklenitev
pogodbe med institucijami, ki jih zastopa ista oseba oziroma osebe, je lahko prepovedana).

Pogodbe za sodelovanje med javnimi organi

Tudi v tem primeru veljajo zahteve, ki izhajajo iz direktive EU o javnih naroilih.

Projektni partnerji vs. zunanji strokovnjaki/ponudniki

Interreg SI-AT ne dopua, da projektni partnerji (ali zaposleni v organizacijah projektnega

partnerja) najemajo drug drugega za izvajanje projektnih dejavnosti. Edina pravna podlaga za
dejavnost projektnega partnerja v projektu je prijavnica. Sredstva za dejavnosti bodo
povrnjena na podlagi veljavnih pravil glede upravienosti, ki so doloena v tem dokumentu.

Neupravieni stroki
Naslednji stroki so neupravieni:
vsi stroki, plaani pred upravienim obdobjem izvajanja operacije ali po njem, kot je
doloeno v pogodbi o sofinanciranju;
nakup nepreminine;
sponzorstvo;
prispevki v naravi, kot je opredeljeno v lenu 69(1) Uredbe (EU) t. 1303/2013;
kazni, finanne kazni ter izdatki za pravne spore in sodne postopke;
stroki daril, razen tistih, ki ne presegajo 50 EUR na darilo in so povezani s promocijo,
komuniciranjem, oglaevanjem ali obveanjem;
stroki, povezani z nihanji menjalnih teajev;
obresti na dolniki kapital;
nakup nepozidanega in pozidanega zemljia v znesku, ki presega 10 % skupnih
upravienih izdatkov za zadevno operacijo;
povraljivi DDV, razen kadar je nepovraljiv na podlagi nacionalne zakonodaje o DDV;
stroki nacionalnih finannih transakcij;
rabljeni izdelki;
napitnine;
delitev strokov med projektnimi partnerji, e se ne predloijo loeni rauni;
popusti, ki se ne upotevajo v zahtevku za povrailo strokov (za upravienega velja samo
zniani znesek);

5
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

nadomestila med upravienci istega projekta za storitve in delo, opravljene v okviru

projekta;
stroki za pripravo projekta, ki nastanejo pred zaetkom projekta;
zadrani zneski, ne glede na to, ali so e plaani, in ne glede na to, ali je bila izdana banna
garancija.

Stroki, ki niso nateti, ne veljajo samodejno za upraviene. Za stroke, ki niso upravieni v

skladu s pravili glede upravienosti, ni mogoe zahtevati povraila, tudi e so vkljueni v
odobreno prijavnico.

Posebne dolobe za doloene strokovne kategorije

V tem poglavju so podane posebne dolobe glede upravienosti in oblik povrail za naslednjih
est strokovnih kategorij, ki veljajo za Program sodelovanja Interreg SI-AT:

1. stroki osebja,
2. pisarniki in administrativni izdatki,
3. potni in namestitveni stroki,
4. stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev,
5. izdatki za opremo,
6. izdatki za infrastrukturo in gradnje.

Stroki osebja
2.2.1.1 Opredelitev
Izdatki za stroke osebja obsegajo bruto stroke osebja, ki so zaposlene v instituciji
upravienca za izvajanje projekta. Te osebe so lahko e zaposlene pri upraviencu ali jih slednji
lahko zaposli posebej za namene projekta.

Za namene projekta so osebe lahko zaposlene pri upraviencu na enega od naslednjih nainov:

a) zaposlitev s polnim delovnim asom na projektu

b) zaposlitev s krajim delovnim asom na projektu:

kraji delovni as s fiksnim deleem asa za delo na projektu na mesec;

kraji delovni as s spremenljivim tevilom ur dela na projektu na mesec;

c) zaposlitev za namene projekta na urni osnovi, e nacionalna zakonodaja to dopua.

Poudariti je treba, da se zgoraj navedene kategorije nanaajo na odnos zaposlene osebe do

projekta, ne do delodajalca.

Primer: oseba je za poln delovni as zaposlena v instituciji upravienca, vendar posvea le del
svojega asa projektu Interreg SI-AT. Ta oseba spada v kategorijo zaposlitve s krajim
delovnim asom, ne v kategorijo zaposlitve s polnim delovnim asom. Oseba, ki je
zaposlena v instituciji upravienca po pogodbi za kraji delovni as (npr. 20 ur tedensko), toda
ves ta as nameni projektu v okviru Interreg SI-AT, spada v kategorijo zaposlitve s polnim
delovnim asom.

6
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Izdatki, ki so vkljueni v to strokovno kategorijo, so omejeni na:

a. izplaila pla, ki so tono doloene v dokumentu o zaposlitvi (pogodba o zaposlitvi ali drug
enakovreden pravni dogovor, iz katerega je razvidno delovno razmerje s partnerjevo
organizacijo) ali z zakonom in se nanaajo na odgovornosti, opredeljene v opisu delovnega
mesta zadevne zaposlene osebe. Izplaane plae se morajo nanaati na dejavnosti, ki jih
upravienec ne bi izvajal, e se ne bi ukvarjal z zadevnim projektom;

b. vse druge stroke, ki so neposredno povezani z izplaanimi plaami in jih poravna

delodajalec (na primer davki na plae in prispevki za socialno varnost, vkljuno s
pokojninskim zavarovanjem), kar ureja Uredba (EC) t. 883/2004, e zanje velja naslednje:

v dokumentu o zaposlitvi ali z zakonom so tono doloeni;

so skladni z zakonodajo, na katero se sklicuje dokument o zaposlitvi, ter standardnimi
praksami v dravi in/ali instituciji, v kateri dela posamezna zaposlena oseba;
se delodajalcu ne povrnejo.

Izrecno v zvezi s stroki osebja, e se nanaajo na fizino osebo, ki dela za upravienca na

podlagi pogodbe, ki ni pogodba o zaposlitvi/delu, ti stroki veljajo za upraviene, e so
upotevani vsi naslednji pogoji:

ta oseba dela po navodilih upravienca in razen e ni z upraviencem kako drugae

dogovorjeno, dela v prostorih upravienca;
rezultati opravljenega dela pripadajo upraviencu in
stroki se bistveno ne razlikujejo od strokov za osebje, ki opravlja podobne naloge na
podlagi pogodbe o zaposlitvi, sklenjene z upraviencem.

Pogoje, pod katerimi lahko fizina oseba dela na podlagi pogodbe, ki ni pogodba o zaposlitvi
in je tej podobna, mora upravienec razjasniti na podlagi veljavnih nacionalnih (tudi
institucionalnih) predpisov za to podroje4. Stroki, ki izhajajo iz pogodbe, dogovorjene s
fizino osebo, za katero se izkae, da ni enakovredna pogodbi o zaposlitvi skladno z
nacionalnimi/institucionalnimi predpisi, spadajo v strokovno kategorijo zunanjih
strokovnih izvajalcev in storitev ter morajo izpolnjevati vse dolobe, ki veljajo za omenjeno
strokovno kategorijo, vkljuno z upotevanjem pravil o javnih naroilih.

Samostojni podjetnik kot lastnik ne more zahtevati povrail za stroke osebja, lahko pa zahteva
povrailo strokov osebja za osebe, ki so pri njem zaposlene.

2.2.1.2 Oblike povrail strokov

Stroki osebja organizacije upravienca se lahko povrnejo na podlagi ene od naslednjih
monosti:

a. dejanskih strokov, kadar mora upravienec z dokumenti dokazati, da so ti izdatki

dejansko nastali in bili plaani (kot doloajo naslednja poglavja); ali

4 V Avstriji se freie DienstnehmerInnen uvrajo med stroke osebja, Werkvertrag pa med stroke zunanjih
strokovnih izvajalcev in storitev. V Sloveniji se avtorska pogodba in podjemna pogodba uvrata med stroke
zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev.

7
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

b. pavalne stopnje 20 % neposrednih strokov, ki niso stroki osebja5, kadar upraviencu ni

treba z dokumenti dokazovati, da so ti stroki dejansko nastali in bili plaani.

Vsak upravienec mora izbrati eno od monih oblik povraila strokov e v prijavnici. Enaka
monost povraila se bo uporabljala za vse zaposlene partnerske institucije, ki delajo na
projektu, in bo doloena za celotno trajanje projekta.

Monosti, ki jo je izbral vodilni partner in/ali projektni partner ob oddaji prijavnice, ni mogoe
spremeniti med sklepanjem pogodbe za projekt in/ali izvajanjem projekta. Razlini partnerji v
istem projektu pa lahko izberejo razline monosti za povrailo strokov osebja.

a. Dejanski stroki

I. Za stroke zaposlenih, doloene na podlagi dejanskih strokov, velja naslednje:

- Vedno mora biti zagotovljena ustreznost strokov osebja. Kadar stroki osebja, za katere
se zahteva povrailo, po kakovosti in/ali koliini ne ustrezajo realiziranim dejavnostim
projekta, se lahko skladno z naelom sorazmernosti uporabi popravek po pavalni stopnji.
- Obdavljive ugodnosti so upraviene samo, e je to predvideno v podpisani pogodbi,
nacionalni ali interni ureditvi in e so skladne s politiko zaposlovanja organizacije
upravienca (ad hoc ureditve, ki veljajo samo za projekt, niso dopustne). Neposredno
morajo biti povezani s plaami in zneski na plailni listi.
- Neutemeljena ad hoc zvianja pla ali bonusi za namene projekta niso upravieni.
- Kadar je to predvideno v dokumentu o zaposlitvi, so nadure upraviene, e je to skladno z
nacionalno zakonodajo in obiajno prakso upravienca. Nadure zaposlenega, ki dela na
projektu s krajim delovnim asom, so lahko upraviene samo, e so transparentno in
sorazmerno namenjene projektu.
- Stroke osebja je treba izraunati za vsakega zaposlenega na projektu posebej.

II. Izraun strokov in revizijska sled zaposlenih, ki delajo s polnim delovnim asom na
projektu:

Za posameznike, zaposlene pri upraviencu, ki s polnim delovnim asom delajo na projektu,

velja, da so skupni bruto stroki zaposlenega, ki jih ima delodajalec, upravieni, e so skladni s
splonimi dolobami glede upravienosti in dodatnimi zahtevami glede upravienosti, ki so
doloene za stroke zaposlenih na podlagi dejanskih strokov (toka I. zgoraj).

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente za vsakega zaposlenega:

a. dokument o zaposlitvi;
b. opis delovnega mesta, v katerem so vse potrebne informacije o odgovornostih v zvezi s
projektom;
c. dokument, v katerem je jasno navedeno, da je oseba na projektu zaposlena s polnim
delovnim asom, in obdobje, v katerem je ta oseba dodeljena za delo na projektu. To je
lahko sam dokument o zaposlitvi in/ali uradna dodelitev (s strani njegovega nadrejenega)
zaposlenega za delo na projektu;

5 Za projekte, ki vkljuujejo stroke v strokovni kategoriji izdatki za infrastrukturo in gradnje, ta pavalna stopnja
znaa 10 % neposrednih strokov. Za projekte, ki vkljuujejo samo izdatke za infrastrukturo in gradnje, ni mona
izbira pavalne stopnje za stroke osebja.

8
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

d. plailne liste ali druge dokumente enakovredne dokazne vrednosti, ki omogoajo

preverjanje izplail bruto strokov zaposlenega (npr. izpisek iz zanesljivega
raunovodskega sistema upravienca, potrdilo davnega organa, banni izpisek);
e. periodina poroila zaposlenih o delu s povzetkom opravljenih nalog in neposrednih
uinkov, ki jih je zaposleni dosegel v obdobju poroanja projekta. Periodino poroilo
zaposlenih o delu (eno za vsako obdobje poroanja) morata podpisati zaposleni in njegov
nadrejeni;
f. zaposlenim, ki delajo s polnim delovnim asom na projektu, evidentiranje delovnega asa
(asovnice) ni potrebno.

III. Izraun strokov in revizijska sled zaposlenih, ki delajo s krajim delovnim asom s
fiksnim deleem asa za delo na projektu na mesec

Za posameznike, zaposlene pri upraviencu, ki del svojega asa namenijo projektu, in sicer
fiksen dele asa na mesec, se povrailo strokov zaposlenih izrauna tako, da se za izraun
mesenih bruto strokov zaposlenih uporabi odstotek, ki je doloen v dokumentu o delu (in/ali
uradni dodelitvi zaposlenega za delo na projektu).

Bruto stroki zaposlenih, ki jih ima delodajalec, veljajo za upraviene, e so skladni s splonimi
dolobami glede upravienosti in dodatnimi zahtevami glede upravienosti, ki so doloene za
stroke osebja na podlagi dejanskih strokov (toka I. zgoraj).

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente za vsakega zaposlenega:

a. dokument o zaposlitvi;
b. opis delovnega mesta, v katerem so vse potrebne informacije o odgovornostih v zvezi s
projektom;
c. dokument, v katerem je jasno naveden tono doloen odstotni dele6 asa, ko zaposleni
dela na projektu, in obdobje, v katerem je ta oseba dodeljena za delo na projektu. To je
lahko sam dokument o zaposlitvi in/ali uradna dodelitev (s strani njegovega nadrejenega)
zaposlenega za delo na projektu. e zaposleni sodeluje tudi pri drugih projektih, ki jih
sofinancira EU in/ali drava, se zagotovijo ime in referenna tevilka financiranja
zadevnega projekta oziroma projektov ter izjava o priakovanem odstotnem deleu
delovnega asa tega zaposlenega pri vsakem sofinanciranem projektu in dejavnostih, ki
jih opravlja v zadevnem projektu;
d. plailne liste ali druge dokumente enakovredne dokazne vrednosti, ki omogoajo
preverjanje izplail bruto strokov zaposlenega (npr. izpisek iz zanesljivega
raunovodskega sistema upravienca, potrdilo davnega organa, banni izpisek);
e. periodina poroila zaposlenih o delu s povzetkom opravljenih nalog in neposrednih
uinkov, ki jih je zaposleni dosegel v obdobju poroanja projekta. Periodino poroilo
zaposlenih o delu (eno za vsako obdobje poroanja) morata podpisati zaposleni in njegov
nadrejeni;
f. zaposlenim, ki delajo na projektu s skrajanim delovnim asom na podlagi fiksnega
odstotnega delea meseno, evidentiranje delovnega asa (asovnice) ni potrebno.

6 Zagotoviti je treba metodo izraunavanja, s katero se lahko dokae fiksni dele krajega delovnega asa na
projektu.

9
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

IV. Izraun strokov in revizijska sled zaposlenih s krajim delovnim asom s spremenljivim
tevilom ur dela na projektu na mesec:

Za posameznike, zaposlene pri upraviencu, ki del svojega asa namenijo projektu, in sicer
spremenljivo tevilo delovnih ur na mesec, se povrailo strokov zaposlenih lahko izrauna na
podlagi urne postavke, doloene na podlagi delovnega asa v mesecu (tevilo ur na mesec), ki
je doloena v dokumentu o zaposlitvi.

o Urna postavka = meseni bruto stroki zaposlenega/tevilo ur na mesec,

tono doloeno v dokumentu o zaposlitvi7
o Stroki osebja = urna postavka x tevilo opravljenih ur dela na projektu na
mesec

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente za vsakega zaposlenega:

a) dokument o zaposlitvi;
b) opis delovnega mesta, v katerem so vse potrebne informacije o odgovornostih v zvezi s
projektom;
c) dokument, v katerem je tono naveden meseni delovni as zaposlenega na projektu. To
je lahko sam dokument o zaposlitvi in/ali uradna dodelitev (s strani njegovega
nadrejenega) zaposlenega za delo na projektu. e zaposleni sodeluje tudi pri drugih
projektih, ki jih sofinancira EU in/ali drava, se zagotovijo ime in referenna tevilka
financiranja zadevnega projekta oziroma projektov ter izjava o priakovanem delovnem
asu tega zaposlenega pri vsakem sofinanciranem projektu;
d) plailne liste ali druge dokumente enakovredne dokazne vrednosti, ki omogoajo
preverjanje izplail bruto strokov zaposlenega (npr. izpisek iz zanesljivega
raunovodskega sistema upravienca, potrdilo davnega organa, banni izpisek);
e) periodina poroila zaposlenih o delu s povzetkom opravljenih nalog in neposrednih
uinkov, ki jih je zaposleni dosegel v obdobju poroanja projekta. Periodino poroilo
zaposlenih o delu (eno za vsako obdobje poroanja) morata podpisati zaposleni in njegov
nadrejeni;
f) podatke iz sistema za evidentiranje delovnega asa, npr. asovnice, na katerih so
podrobne informacije o tevilu ur, ki jih je zaposleni meseno opravil na projektu. Sistem
za evidentiranje delovnega asa mora zajemati 100 % dejanskega delovnega asa
posameznika.

V. Izraun strokov in revizijska sled zaposlenih, ki so pogodbeno zaposleni za namene

projekta na urni osnovi:

Za posameznike, zaposlene pri upraviencu na urni osnovi, so stroki osebja upravieni, e so

skladni s splonimi dolobami glede upravienosti in dodatnimi zahtevami glede
upravienosti, ki so doloene za stroke osebja na podlagi dejanskih strokov. Izraunajo se
tako, da se tevilo ur, dejansko opravljenih na projektu, pomnoi z urno postavko,
dogovorjeno v dokumentu o zaposlitvi (vkljuno s stroki, neposredno povezanimi s plaami
skladno s toko 2.2.1.1.).

7
e dokument o zaposlitvi v Avstriji opredeljuje delovne ure na tedenski osnovi, jih je treba pomnoiti s 4,3.

10
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente za vsakega zaposlenega:

a) dokument o zaposlitvi;
b) opis delovnega mesta, v katerem so vse potrebne informacije o odgovornostih v zvezi s
projektom;
c) plailne liste ali druge dokumente enakovredne dokazne vrednosti, ki omogoajo
preverjanje izplail bruto strokov zaposlenega (npr. izpisek iz zanesljivega
raunovodskega sistema upravienca, potrdilo davnega organa, banni izpisek);
d) periodina poroila zaposlenih o delu s povzetkom opravljenih nalog in neposrednih
uinkov, ki jih je zaposleni dosegel v obdobju poroanja projekta. Redno poroilo
zaposlenih o delu (eno za vsako obdobje poroanja) morata podpisati zaposleni in njegov
nadrejeni;
e) Mesene podatke iz sistema za evidentiranje delovnega asa, npr. asovnice, na katerih
so informacije o tevilu ur, ki jih je zaposleni meseno opravil na projektu. Sistem za
evidentiranje delovnega asa mora zajemati 100 % dejanskega delovnega asa
posameznika.

b. Pavalna stopnja 20 % neposrednih strokov

Upravienec se lahko odloi, da bo svoje stroke osebja izraunaval na osnovi financiranja po

pavalni stopnji. Pavalna stopnja, ki se uporablja za Interreg SI-AT, znaa 20 % neposrednih
strokov upravienca, nastalih v obdobju poroanja. Za namene izrauna financiranja strokov
osebja po pavalni stopnji se za neposredne stroke tejejo vsi stroki, ki jih ima upravienec
in ki jih potrdi nacionalni kontrolor pod naslednjimi strokovnimi kategorijami:

potni in namestitveni stroki,

stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev,
izdatki za opremo,
izdatki za infrastrukturo in gradnje.

Neposredne stroke, ki morajo biti dokumentirani, da so lahko podlaga za izraun strokov

osebja, morajo nastati in biti plaani s strani partnerske institucije kot dejanski stroki in ne
smejo vkljuevati neposrednih strokov, ki jih ni mogoe neposredno in v celoti dodeliti
projektu. e se ugotovi, da so neposredni stroki, ki se uporabijo kot osnova za izraun
strokov osebja, neupravieni, se morajo e doloeni stroki za osebje izraunati ponovno in
skladno s tem zniati.

Za projekte, ki vkljuujejo stroke v strokovni kategoriji izdatki za infrastrukturo in gradnje,

znaa pavalna stopnja za stroke osebja 10 % neposrednih strokov (v primeru izbora
pavalne stopnje za projekte brez infrastrukture in gradenj naknadne spremembe niso
mogoe, e to vpliva na monost pavalne stopnje). Za projekte, ki vkljuujejo samo izdatke
za infrastrukturo in gradnje (brez drugih neposrednih strokov), ni mono izbirati pavalne
stopnje za stroke osebja.

Vsak upravienec se mora e v prijavnici odloiti, ali bo uporabil to monost za povrailo

strokov zaposlenih. Izbrana monost povraila se bo uporabljala za vse zaposlene v instituciji
upravienca, ki delajo na projektu, in bo doloena za celotno trajanje projekta. Izbrane
monosti ni mogoe spreminjati med sklepanjem pogodbe za projekt ali izvajanjem projekta.

11
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Dokumenti za revizijsko sled

Za stroke osebja, ki se izraunavajo po pavalni stopnji, upraviencem ni treba dokumentirati,

da so izdatki za stroke osebja nastali in bili plaani ali da se pavalna stopnja ujema z
dejanskim stanjem. Skladno s tem kontrolorju ni treba predloiti nobene dokumentacije o
strokih osebja.

Upravienec pa mora dokazati, da je najmanj en njegov zaposleni vkljuen v projekt, in sicer

z lastno izjavo, ki jo izda pravni zastopnik upravienca (ali pooblaena oseba) in potrjuje, da
je najmanj en zaposleni iz institucije upravienca delal na projektu v zadevnem obdobju
poroanja.

Pisarniki in administrativni izdatki

2.2.2.1 Opredelitev
Pisarniki in administrativni izdatki zajemajo operativne in administrativne izdatke
organizacije upravienca, ki jih zahteva izvajanje projekta. e se pisarniki in administrativni
izdatki izraunavajo na podlagi pavalne stopnje, v tej strokovni kategoriji ni mogoe loevati
neposrednih in posrednih strokov.

Pisarniki in administrativni izdatki so omejeni na naslednje elemente:

a) najem pisarnikih prostorov;

b) zavarovanje ter davki, povezani z objekti, , v katerih je nameeno osebje, ter z opremo
pisarnikih prostorov (npr. poarno zavarovanje, zavarovanje za primer kraje;
c) obratovalni stroki (npr. elektrika, ogrevanje, voda);
d) pisarniki material;
e) splono raunovodstvo znotraj organizacije upravienca;
f) arhivi;
g) vzdrevanje, ienje in popravila;
h) varovanje;
i) informacijski sistemi (splone operativne/administrativne storitve informacijskih
sistemov, povezanih z izvajanjem projekta);
j) komunikacije (npr. telefon, telefaks, internet, potne storitve, poslovne vizitke);
k) banni stroki za odprtje in vodenje rauna ali raunov, kadar je za izvajanje operacije
treba odpreti loen raun;
l) stroki transnacionalnih finannih transakcij.

Gornji seznam je dokonen in vse natete postavke je treba upotevati, kot da so vkljuene v
znesek, izraunan na podlagi pavalne stopnje. Skladno s tem za strokovne postavke,
vkljuene v strokovno kategorijo pisarniki in administrativni izdatki, ni mogoe zahtevati in
dobiti povraila v okviru katere druge strokovne kategorije.

2.2.2.2 Oblike povraila strokov

Pisarniki in administrativni izdatki se povrnejo iz programa po pavalni stopnji 15 %
upravienih neposrednih strokov osebja (strokovna kategorija stroki osebja).

Pisarniki in administrativni izdatki se izraunajo kot pavalna stopnja, ne glede na obliko

povraila strokov, ki se uporablja v kategoriji strokov osebja.

12
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Dokumenti za revizijsko sled

e se pisarniki in administrativni izdatki povrnejo na podlagi pavalne stopnje, ki se

samodejno izrauna na podlagi neposrednih strokov osebja, ki jih kontrolor potrdi kot
upraviene, upraviencem ni treba dokumentirati, da so stroki nastali in bili plaani ali da se
pavalna stopnja ujema z dejanskim stanjem. Skladno s tem kontrolorju ni treba predloiti
nobene dokumentacije o pisarnikih in administrativnih izdatkih ali jih hraniti za naknadne
preglede.

e se ugotovi, da so neposredni stroki osebja, ki se uporabijo kot osnova za izraun pisarnikih

in administrativnih izdatkov, neupravieni, je treba e doloene zneske pisarnikih in
administrativnih izdatkov izraunati ponovno in skladno s tem zniati.

Potni in namestitveni stroki

2.2.3.1 Opredelitev
Potni in namestitveni stroki se nanaajo na izdatke za potovanja in namestitev zaposlenih iz
organizacije upravienca za naloge, ki jih zahteva izvajanje projekta.

Izdatki za potovanja in namestitev so omejeni na naslednje elemente:

a) potni stroki;
b) stroki namestitve;
c) stroke vizuma;
d) dnevnice.

Noben element iz tok a) do c) se ne povrne, v kolikor je krit z dnevnico.

Gornji seznam je dokonen in v to strokovno kategorijo se v nobenem primeru ne smejo

vkljuiti nobene druge strokovne postavke.

2.2.3.2 Oblike povraila strokov

Potni in namestitveni stroki osebja iz organizacije upravienca se povrnejo iz programa na
podlagi dejanskih strokov.

2.2.3.3 Specifikacije, poroanje in revizijska sled

Poleg splonih dolob o upravienosti velja naslednje:

potni in namestitveni stroki morajo biti jasno povezani s projektom in bistveni za

uspenost njegovega izvajanja. Upravievati jih morajo dejavnosti, ki se izvajajo v
okviru projekta (npr. udeleba na projektnih sestankih, obiski na projektnih lokacijah,
sestanki s programskimi organi, seminarji, konference), in morajo biti skladni z
internimi pravili upravienca;
potne in namestitvene stroke mora dejansko kriti upravienec. Za stroke, ki jih
neposredno plaa oseba, zaposlena pri upraviencu, je treba predloiti dokazilo o tem,
da ji je delodajalec povrnil te stroke;
Uporabiti je treba strokovno najuinkoviteje prevozno sredstvo. Za letalski prevoz
niso upraviene letalske vozovnice za poslovni ali prvi razred, ne glede na dejstvo, da
to morda dopuajo interna pravila institucije upravienca. Vozovnice za vlak v
poslovnem ali prvem razredu so dovoljene, e se lahko dokae, da so najvarneja

13
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

monost potovanja v asu rezervacije vozovnice (npr. s posnetki zaslona spletnih

strani za rezervacije);
lokalni prevozi s taksijem so upravieni samo, e so najuinkoviteja monost prevoza
(to je treba utemeljiti);
trajanje potovanja mora biti jasno povezano z njegovim namenom. Poleg tega trajanje
potovanja ne sme biti dalje kot od enega dne pred zadevnim sestankom do enega
dne po zadevnem sestanku. Stroki morebitnega daljega trajanja potovanja so
upravieni, e se lahko dokae, da dodatni stroki (npr. dodatne hotelske noitve,
dodatne dnevnice, dodatni stroki osebja) ne presegajo morebitnih prihrankov s
stroki prevoza;
dnevna hotelska namestitev velja za strokovno primerno, kadar je njena cena nija
ali enaka znesku, ki ga doloajo interna pravila upravienca;
neizkoriene vozovnice niso upraviene, ne glede na razlog odpovedi potovanja;
potni in namestitveni stroki zunanjih strokovnjakov in ponudnikov storitev se lahko
povrnejo samo v okviru strokovne kategorije stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in
storitev;
potni in namestitveni stroki, ki nastanejo zunaj programskega obmoja, so upravieni
samo, e so skladni s splonimi dolobami o izdatkih za dejavnosti, ki se izvajajo zunaj
programskega obmoja, in e jih je predhodno odobril Organ upravljanja ali Skupni
sekretariat (razen e so e predvideni v prijavnici).

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente:

odobritev slubene poti zaposlenega (zaposlenih) s podatki o namembnem kraju ter

datumom zaetka in konca slubene poti;
dokazilo izdatkov (npr. raun potovalne agencije, letalska vozovnica ali vozovnica za
vlak, kupon za vkrcanje);
zahtevek delodajalca za povrailo na podlagi dejanskih strokov. Ko se zahteva
povrailo, je treba predloiti vse potrebne dokumente, ki dokazujejo nastale stroke
(npr. vozovnice za avtobus ali podzemno);
e zaposleni uporablja lasten ali slubeni avtomobil, je treba predloiti izraun
kilometrine z izjavo o prevoeni razdalji, stroek na enoto skladno z nacionalnimi ali
institucionalnimi pravili ter skupne stroke;
druge dodatne dokumente (npr. povabilo, dnevni red, podpisano listo prisotnosti);
dokazilo o plailu strokov, ki jih neposredno plaa upravienec in/ali dokazilo o
povrailu zaposlenemu (npr. izpisek iz zanesljivega raunovodskega sistema
upravienca, banni izpisek);
vsak zaposleni, ki gre na pot, mora pripraviti poroilo o slubeni poti, v katerem je
opisana njegova vloga in povezava s projektom (z uradnimi dokumenti, ki to
potrjujejo).

Stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev

2.2.4.1. Opredelitev
Zunanje strokovne izvajalce in storitve zagotavlja oseba javnega ali zasebnega prava ali fizina
oseba zunaj organizacije upravienca. Zunanji strokovni izvajalci in storitve zajemajo stroke,
ki se plaajo na podlagi pogodb ali pisnih dogovorov in na podlagi raunov ali zahtevkov za
povrailo zunanjim strokovnjakom in ponudnikom storitev, s katerimi so sklenjene
podizvajalske pogodbe za izvedbo doloenih nalog ali dejavnosti, povezanih z izvajanjem
projekta.

14
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Izdatki v tej strokovni kategoriji so omejeni na naslednje elemente:

a) tudije ali raziskave (npr. vrednotenja, strategije, idejni projekti in idejne zasnove,
prironiki);
b) usposabljanje (npr. prostor in intruktorji);
c) prevodi;
d) razvoj, spremembe in posodobitve informacijskih sistemov in spletnih strani (npr.
vzpostavitev in/ali posodobitev informacijskega sistema ali spletnega mesta projekta);
e) promocija, komuniciranje, obveanje javnosti ali informiranje v zvezi s posamezno
operacijo ali programom sodelovanja;
f) finanno upravljanje;
g) storitve v zvezi z organizacijo in izvedbo dogodkov ali sestankov (vkljuno z najemnino,
pogostitvami ali tolmaenjem);
h) udeleba na dogodkih (npr. kotizacija);
i) pravno svetovanje in notarske storitve, tehnino in finanno strokovno znanje ter druge
storitve svetovanja in raunovodske storitve;
j) pravice intelektualne lastnine;
k) stroki v zvezi z jamstvi, ki jih zagotovijo banke ali druge finanne institucije, e se to
zahteva po pravu Unije ali nacionalnem pravu ali v programskem dokumentu, ki ga
sprejme Odbor za spremljanje;
l) stroki potovanja in namestitve zunanjih strokovnjakov, govorcev, vodij sestankov in
ponudnikov storitev;
m) drugo posebno strokovno znanje in storitve, ki so potrebni v okviru operacij.

Gornji seznam je dokonen. Skladno s tem za strokovne postavke, vkljuene v strokovno

kategorijo stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev, ni mogoe dobiti povraila v okviru
katere druge strokovne kategorije.

2.2.4.2. Oblike povraila strokov

Stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev se povrnejo iz programa na podlagi dejanskih
strokov.

2.2.4.3. Specifikacije, poroanje in revizijska sled

Poleg splonih dolob o upravienosti velja naslednje:

stroki zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev morajo biti jasno povezani s

projektom in bistveni za uspenost njegovega izvajanja;
glede upravienosti strokov za zunanje strokovne izvajalce in storitve je treba v celoti
upotevati predpise EU ter nacionalne in programske predpise o javnih naroilih in
izpolnjevati morajo temeljna naela preglednosti, nediskriminatornosti in enake
obravnave;
vse stroke zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev je treba jasno navesti v prijavnici
ali, e ni tako, jih mora vnaprej odobriti Organ upravljanja ali Skupni sekretariat, da
lahko veljajo za upraviene (pred nastankom strokov);
v zvezi z doseki, ki jih naredijo strokovnjaki/ponudniki storitev, je treba upotevati
ustrezne zahteve o informiranju in obveanju skladno z navodili o informiranju in
obveanju;
spremljajoe dejavnosti ob dogodkih (npr. obiski) morajo imeti jasno in dokazno
povezavo s projektom, sicer stroki, ki so povezani z njimi, ne bodo upravieni;
pogodbeni avansi so skladni z obiajnim gospodarskim pravom in prakso, ki so
doloeni v pogodbi med upraviencem in strokovnjakom/ponudnikom storitev in jih

15
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

izkazujejo plaani rauni (npr. predujem za strokovnjaka, ki izvede tudijo), upravieni,

vendar se lahko povrnejo ele po ustrezno opravljenih storitvah;
podizvajalske pogodbe med partnerji v istem projektu so strogo prepovedane.

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente:

dokazilo o izbirnem postopku skladno s predpisi EU ter nacionalnimi ali programskimi

predpisi o javnih naroilih;
pogodbo ali pisni dogovor, ki doloa, katere storitve bodo zagotovljene, z jasnim
sklicevanjem na projekt in program. Za strokovnjake, ki se plaajo na podlagi
dnevnega/urnega honorarja, je treba navesti dnevno/urno postavko skupaj s
pogodbeno dogovorjenim tevilom dni/ur in skupni znesek pogodbe. Morebitne
spremembe pogodbe morajo upotevati veljavne predpise o javnih naroilih in morajo
biti dokumentirane;
na raunu ali zahtevku za povrailo morajo biti navedeni vsi bistveni podatki skladno
z veljavnimi raunovodskimi pravili ter sklicevanja na projekt in program skupaj s
podrobnim opisom storitev, zagotovljenih skladno z vsebino pogodbe. Za
strokovnjake, izplaane na podlagi dnevnega/urnega honorarja, mora raun jasno
navajati tudi koliino zaraunanih dni/ur, ceno za enoto in skupno ceno;
pridobljene doseke (npr. tudije, promocijsko gradivo) ali, e je primerno,
dokumentacijo o doseenem (npr. v primeru dogodkov: dnevni red, seznam
udeleencev, fotografska dokumentacija). Vsi doseki in neposredni uinki, ki jih
naredijo strokovnjaki/ponudniki storitev, morajo upotevati ustrezne zahteve o
informiranju in obveanju;
dokazilo o plailu (npr. izpisek iz zanesljivega raunovodskega sistema upravienca,
banni izpisek).

Izdatki za opremo
2.2.5.1 Opredelitev
Ta strokovna kategorija se nanaa na izdatke za opremo, ki jo nabavi ali najame upravienec,
razen opreme, ki spada v strokovno kategorijo pisarniki in administrativni izdatki, in je nujna
za izvajanje operacije. Oprema mora biti nujna za uresniitev ciljev projekta. e se ne uporablja
izkljuno za namene projekta, se projektu lahko sorazmerno dodeli samo dele dejanskih
strokov. Ta dele je treba izraunati po poteni, utemeljeni in nepristranski metodi. To velja
na primer takrat, ko nalobo koristijo zaposleni, ki za to operacijo delajo s krajim delovnim
asom. Poleg tega mora biti oprema nujna za izpeljavo operacije, uporabljena v ta namen in
nabavljena v upravienem obdobju trajanja operacije.

Amortizacijski stroki so upravieni samo, e sam nakup ni bil sofinanciran e s strani kaknega
drugega EU ali javnega sklada. Amortizacijski stroki amortizacijskih sredstev se neposredno
uporabijo za zadevno operacijo in nastanejo v obdobju trajanja operacije. Amortizacijo
(namesto polne nabavne cene) je treba uporabiti, e je ekonomska ivljenjska doba opreme
dalja od trajanja operacije (kar se ne nanaa na obdobje sofinanciranja).

Izdatki za opremo so omejeni na naslednje elemente:

a) pisarnika oprema;
b) strojna in programska informacijska oprema;
c) pohitvo in druga oprema;

16
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

d) laboratorijska oprema;
e) stroji in instrumenti;
f) orodja ali naprave;
g) vozila;
h) druga posebna oprema, ki je potrebna za operacijo.

Za strokovne postavke, uvrene v strokovno kategorijo izdatki za opremo, ni mogoe dobiti

povraila v okviru druge strokovne kategorije.

2.2.5.2 Oblike povraila strokov

Izdatki za opremo se povrnejo iz programa na podlagi dejanskih strokov.

2.2.5.3 Specifikacije, poroanje in revizijska sled

Splone dolobe o upravienosti za opremo

Poleg splonih dolob o upravienosti velja naslednje:

oprema mora biti jasno povezana s projektom in bistvena za uspenost njegovega

izvajanja;
vsa oprema mora biti ustrezno opisana v prijavnici ali, e to ne velja, jo mora vnaprej
odobriti Organ upravljanja ali Skupni sekretariat, da lahko velja za upravieno (pred
nastankom strokov);
glede upravienosti strokov za opremo je treba v celoti upotevati predpise EU ter
nacionalne (tudi institucionalne) in programske predpise o javnih naroilih in
izpolnjevati temeljna naela preglednosti, nediskriminatornosti in enake obravnave;
polna nabavna cena opreme, ki se skladno z nacionalnimi in internimi raunovodskimi
predpisi ne amortizira (npr. sredstva majhne vrednosti), je upraviena;
izdatki za opremo se ne smejo nanaati na zadeve, ki jih e financirajo drugi skladi EU
ali tretje strani, in ne smejo biti e amortizirani;
rabljena oprema ni upraviena;
oprema mora, kjer je primerno, upotevati ustrezne zahteve glede informiranja in
obveanja, kot je to doloeno;
obstoj opreme in njeno jasno povezanost s projektom morajo kontrolorji preveriti na
kraju samem;
pogodbeni avansi, ki so skladni z obiajnim gospodarskim pravom in prakso, doloeni
v pogodbi med upraviencem in dobaviteljem ter izkazani s plaanimi rauni (npr.
avans za nakup strojev, ki so del nalobe), so upravieni, vendar se lahko povrnejo ele
takrat, ko je oprema ustrezno dostavljena;
opreme ni mogoe kupiti ali najeti pri drugem partnerju ali zaposlenih tega partnerja
v projektu;
opremo je treba knjiiti med osnovna sredstva ali inventarni register;
dokazilo o dostavi in montai.

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente:

dokazilo o izbirnem postopku skladno s predpisi EU ter nacionalnimi (tudi
institucionalnimi) ali programskimi predpisi o javnih naroilih;
v zvezi z opremo, ki je vezana na projekt, pogodbo ali pisni dogovor, ki doloa, katere
storitve in/ali dobave bodo zagotovljene, z jasnim sklicevanjem na projekt in program.
Za pogodbe, ki vkljuujejo tudi dnevne/urne honorarje, je treba navesti dnevno/urno

17
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

postavko skupaj s pogodbeno dogovorjenim tevilom dni/ur in skupni znesek

pogodbe. Morebitne spremembe pogodbe morajo upotevati veljavne predpise o
javnih naroilih in morajo biti dokumentirane;
na raunu (ali dodatnem dokumentu, ki ima enakovredno dokazno vrednost kot
rauni, v primeru amortizacije) ali zahtevku za povrailo morajo biti navedeni vsi
bistveni podatki skladno z veljavnimi raunovodskimi pravili ter sklicevanja na projekt
in program. Za pogodbe, ki vkljuujejo tudi dnevni/urni honorar, mora raun jasno
navajati tudi koliino zaraunanih dni/ur, ceno za enoto in skupno ceno;
za sredstva, ki se amortizirajo, amortizacijski nart;
dokazilo o plailu (npr. izpisek iz zanesljivega raunovodskega sistema upravienca,
banni izpisek).

Izdatki za infrastrukturo in gradnje

2.2.6.1 Opredelitev
Izdatki za gradnje (v smislu opredelitve pojma gradnje iz lena 2(1) Direktive 2014/24/EU
Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. februarja 20148) se nanaajo na stroke, ki jih ima
upravienec z izvedbo infrastrukture.

Izdatki za infrastrukturo in gradnje se lahko nanaajo bodisi na objekt (npr. poslopje), ki bo

zgrajen na novo, bodisi na prenovo e obstojee infrastrukture. Naj bo eno ali drugo, so ti
stroki upravieni samo takrat, e so izpolnjene programske zahteve za nalobe.

Za projekte, ki vkljuujejo stroke v strokovni kategoriji izdatki za infrastrukturo in gradnje,

pavalna stopnja za stroke osebja znaa 10 % neposrednih strokov. Za projekte, ki
vkljuujejo samo izdatke za infrastrukturo in gradnje, ni mona izbira pavalne stopnje za
stroke osebja.

2.2.6.2 Oblike povraila strokov

Izdatki za infrastrukturo in gradnje se povrnejo iz programa na podlagi dejanskih strokov.

2.2.6.3 Specifikacije, poroanje in revizijska sled

Splone dolobe o upravienosti za infrastrukturo in gradnje

Poleg splonih dolob o upravienosti velja naslednje:

gradnje morajo biti jasno povezane s projektom in bistvene za uspenost njegovega

izvajanja;
gradnje morajo biti ustrezno opisane v prijavnici ali, e to ne velja, jih mora vnaprej
odobriti Organ upravljanja ali Skupni sekretariat, da lahko veljajo za upraviene (pred
nastankom strokov);
v okviru projekta so upravieni celotni stroki za realizacijo infrastrukture in gradenj,
kot navaja prijavnica ali vnaprej odobri Organ upravljanja ali Skupni sekretariat, tj.
amortizacija ni potrebna;
stroki za infrastrukturo in gradnje zunaj programskega obmoja niso upravieni;
glede upravienosti strokov za gradnje je treba v celoti upotevati predpise EU ter
nacionalne (tudi institucionalne) in programske predpise o javnih naroilih in
izpolnjevati temeljna naela preglednosti, nediskriminatornosti in enake obravnave;

8Gradnja pomeni zakljueno visoko ali nizko gradnjo kot celoto, ki je samozadostna pri izpolnjevanju doloene
gospodarske ali tehnine funkcije.

18
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

poleg tega in odvisno od vrste posega, ki se bo izvajal v zvezi z gradnjami, morajo biti
izpolnjene vse obvezne zahteve, ki jih doloata zakonodaja Skupnosti in nacionalna
zakonodaja o okoljski politiki. Pravo Skupnosti obsega ve kot 200 pravnih aktov za
podroje okolja;
kjer je primerno, morajo gradnje predhodno odobriti nacionalni/regionalni/lokalni
organi (npr. gradbeno dovoljenje);
zemljie in/ali poslopja, kjer se bodo izvajale gradnje, morajo biti v lasti upravienca
ali mora zanje obstajati pogodba o dolgoronem najemu (ki velja e najmanj 5 let po
zakljuku projekta);
izdatki za infrastrukturo in gradnje se ne smejo nanaati na zadeve, ki jih e financirajo
drugi skladi EU ali tretje strani, in ne smejo biti e amortizirani;
e so gradnje del veje infrastrukturne nalobe, mora biti tisti del, ki se izvede s
projektom programa Interreg SI-AT, jasno in nedvoumno dololjiv;
infrastruktura in gradnje, izvedene s projektom, morajo, kjer je primerno, upotevati
ustrezne zahteve glede informiranja in obveanja;
za infrastrukturo, izvedeno v okviru projekta, veljajo zahteve glede trajanja, vkljuno
z lastnitvom in vzdrevanjem, kot doloa len 71 Uredbe (EU) t. 1303/2013;
Pogodbeni avansi, ki so skladni z obiajnim gospodarskim pravom in prakso, doloeni
v pogodbi med upraviencem in ponudnikom ter jih izkazujejo plaani rauni (npr.
avans za podjetje, izbrano za gradbena dela), so upravieni, vendar se lahko povrnejo
ele takrat, ko so infrastruktura in gradnje ustrezno izvedene;
obstoj infrastrukture in gradenj, izvedenih s projektom, in njihovo jasno povezanost s
projektom morajo za vsako izvedeno zadevo kontrolorji preveriti na kraju samem;
infrastrukturo in gradnje je treba knjiiti v register osnovnih sredstev;
dokazila o dostavi in montai.

Dokumenti za revizijsko sled

Kontrolorju je treba zagotoviti naslednje dokumente:

pravne dokumente, ki doloajo lastnitvo ali dolgoroni najem zemljia in/ali
poslopij, kjer se bodo izvajala dela;
kjer je primerno, potrebna dovoljenja za izvajanje del, ki jih izdajo ustrezni
nacionalni/regionalni/lokalni organi;
dokazilo o ustreznem izbirnem postopku skladno s predpisi EU ter nacionalnimi ali
programskimi predpisi o javnih naroilih, odvisno od vrste zadevnih del, pogodbenega
zneska in vrste upravienca;
pogodbo ali pisni dogovor, ki doloa, katere dobave in/ali storitve bodo zagotovljene,
z jasnim sklicevanjem na projekt in program. Za pogodbe, ki vkljuujejo tudi
dnevne/urne honorarje, je treba navesti ta honorar skupaj s pogodbeno
dogovorjenim tevilom dni/ur in skupni znesek pogodbe. Morebitne spremembe
pogodbe morajo upotevati veljavne predpise o javnih naroilih in morajo biti
dokumentirane;
na raunu morajo biti navedeni vsi bistveni podatki skladno z veljavnimi
raunovodskimi pravili ter sklicevanje na projekt in program skupaj s podrobnim
opisom infrastrukture/gradenj, izvedenih skladno z vsebino pogodbe. Za pogodbe, ki
vkljuujejo tudi dnevni/urni honorar, mora raun jasno navajati tudi koliino
zaraunanih dni/ur, ceno za enoto in skupno ceno;
Dokazilo o plailu (npr. izpisek iz zanesljivega raunovodskega sistema upravienca,
banni izpisek).

19
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

Druge finanne dolobe

Pripravljalni stroki
V Programu sodelovanja Interreg SI-AT niso predvideni pripravljalni stroki (glejte 2.1.5.).

Prihodki
Skladno s splonim naelom se bodo upravieni izdatki projekta (in posledino prispevka ESRR)
zmanjali glede na neto prihodke, ki jih bo ustvaril projekt:
v asu njegovega izvajanja in
ob predpostavki, da bodo skupni upravieni stroki operacije pred zmanjanjem za
neto prihodke dosegli 1.000.000 EUR, do tri leta po njegovem zakljuku ali do datuma
za predloitev dokumentov o zakljuku programa, kar koli je prej.

Neto prihodki so:

prilivi denarnih sredstev, ki jih uporabniki neposredno plaajo za blago ali storitve, ki
jih zagotavlja projekt, kot so pristojbine, ki jih uporabniki neposredno krijejo za
uporabo infrastrukture, prodajo ali najem zemljia ali stavb, ali plaila za storitve,
ZMANJANI za obratovalne stroke in stroke nadomestila za kratkotrajne naprave,
nastalih v zadevnem obdobju.

Prihranki pri obratovalnih strokih, ki jih ustvari projekt, se obravnavajo kot neto prihodek,
razen e se izravnajo z enakim zmanjanjem v subvencijah za poslovanje (glej len 61(1)
Uredbe o skupnih dolobah).

Neto prihodke je treba v celoti ali sorazmerno odteti od skupnih upravienih izdatkov
projekta in posledino zniajo prispevek ESRR k projektu.

e za infrastrukturo ali dejavnost (ki ustvarja prihodke) veljajo pravila o dravni pomoi,
zadevnim partnerjem skladno s lenom 61(8) Uredbe o skupnih dolobah ni treba poroati o
svojih prihodkih v zvezi z dejavnostmi, ki so podvrene pravilom dravne pomoi.

Prihodke, ki jih ustvarja projekt, spremljajo in nadzirajo nacionalni kontrolorji, Skupni

sekretariat in Organ upravljanja med celotnim trajanjem projekta, kot je pojasnjeno spodaj.

2.3.2.1 Prihodki, predvideni v fazi prijave

Za projekte, za katere se predvideni neto prihodki izraunajo v fazi prijavljanja projekta in se
zadevni znesek vnese v prijavnico, je prispevek ESRR k projektu e doloen ob upotevanju
ustreznega ustvarjenega neto prihodka.

a. Prihodki, ustvarjeni med izvajanjem projekta

e se prihodek, vezan na projekt med izvajanjem (na primer prejemki, povezani z vstopninami
na dogodke, knjigami, mediji), predvidi v fazi prijave, mora biti le-ta vkljuen v strokovni nart
zadevnega partnerja. Taken prejemek znia osnovo za sofinanciranje in ga je treba odteti od
skupnih strokov.

b. Prihodki, ustvarjeni po izvedbi projekta

Naslednje velja za projekte, katerih skupni upravieni stroki presegajo 1.000.000 EUR. V
primeru projektov, ki ustvarjajo prihodke, in sicer neto prihodke po dokonanju projekta,

20
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

morajo prijavitelji izraunati predvidene neto prihodke po metodi, ki jo doloa len 61(3),
odstavek b) Uredbe o skupnih dolobah in podrobno opisujejo leni 15 do 19 Delegirane
uredbe (EU) t. 480/2014.

2.3.2.2 Prihodki, ki niso predvideni/odbiti v fazi prijave projekta

a. Prihodki, ustvarjeni med izvajanjem projekta

Vsak upravienec je odgovoren za spremljanje in dokumentiranje vseh prihodkov, ustvarjenih

s projektnimi dejavnostmi, za namene nadzora. Upravieni izdatki se zmanjajo za neto
prihodke, ki morajo biti navedeni v vmesnem poroilu. Upravienci morajo svojim nacionalnim
kontrolorjem zagotoviti podatke o prihodkih, ustvarjenih v obdobju poroanja, in priloiti
raunovodske ali enakovredne dokumente.

e prihodek, vezan na projekt, nastane med izvajanjem projekta neodvisno od tega, ali je bil
nartovan ali ne, znia le-ta osnovo za sofinanciranje in nacionalni kontrolor ga mora odteti
od skupnih izdatkov.

b. Prihodki, ustvarjeni po izvedbi projekta

Naslednje velja za projekte, katerih skupni upravieni stroki presegajo 1.000.000 EUR. Kadar
objektivno ni mogoe vnaprej doloiti prihodkov, ki nastanejo po izvedbi projekta, je treba
Organu upravljanja/Skupnemu sekretariatu prijaviti neto prihodek, ustvarjen v treh letih od
dokonanja operacije ali do roka za predloitev dokumentov za zakljuek programa, kar koli je
prej. Pripadajoi prispevek ESRR je treba bodisi odteti od zadnjega nakazila za projekt bodisi
vrniti Organu upravljanja in se odteje od izdatkov, prijavljenih Komisiji (glej len 61(6) Uredbe
o skupnih dolobah).

Izdatki zunaj programskega obmoja Interreg SI-AT

Interreg SI-AT v osnovi podpira sodelovanje med projektnimi partnerji s sedeem na
programskem obmoju. Projektne dejavnosti bi se zato naj izvajale na programskem obmoju
Interreg SI-AT. To splono naelo ima tudi izjeme, kot je opisano spodaj, toda znesek ESRR,
dodeljen programu za izdatke, povezane z dejavnostmi, ki se izvajajo zunaj programskega
obmoja, ne sme presegati 20 % celotnega zneska ESRR, dodeljenega programu.

Omenjene izjeme so:

a) izdatki v regijah EU zunaj programskega obmoja (npr. Dunaj, Koper, Trst, Budimpeta):

dejavnosti, ki jih izvajajo upravienci (in imajo z njimi izdatke) navedene v odobreni
prijavnici s sedeem v regijah EU zunaj programskega obmoja;
dejavnosti, ki jih izvajajo upravienci (in imajo z njimi izdatke) v regijah EU zunaj
programskega obmoja, ki imajo sede na programskem obmoju;

Izdatki, vezani na dejavnosti, ki jih izvajajo upravienci v regijah EU zunaj programskega

obmoja s sedeem na programskem obmoju, so lahko sprejemljivi samo v izjemnih in
ustrezno utemeljenih primerih. Sem spadajo udeleba pri nalogah, na tudijskih obiskih in
dogodkih. Za upravienost morajo biti izpolnjene naslednje zahteve:
sofinancirane dejavnosti koristijo regijam programskega obmoja;
sofinancirane dejavnosti so nujne za izvedbo projekta;

21
___________________________________________________________________________
Prironik o izvajanju projektov za upravience

4. DEL: UPRAVIENOST IZDATKOV

sofinancirane dejavnosti so izrecno predvidene v odobreni prijavnici, e pa niso, jih je

predhodno odobril organ upravljanja ali skupni sekretariat.

b) Izdatki v tretjih dravah (npr. vica, rna gora):

Izdatki, vezani na dejavnosti, ki se izvajajo zunaj ozemlja EU, se lahko povrnejo samo, e so
nastali s financiranjem partnerjev, ki so navedeni v odobreni prijavnici. Tudi v tem primeru
morajo biti za upravienost taknih strokov izpolnjene naslednje zahteve:
sofinancirane dejavnosti koristijo regijam programskega obmoja;
sofinancirane dejavnosti so nujne za izvedbo projekta;
sofinancirane dejavnosti so izrecno predvidene v odobreni prijavnici, e pa niso, jih je
predhodno odobril organ upravljanja ali skupni sekretariat.

V primeru potnih in namestitvenih strokov zunaj programskega obmoja se poroanje in

revizijska sled ravnata po splonem naelu, da je treba stroke zajeti tam, kjer so nastali. Velja
naslednje:

stroki v zvezi s potovanji oseb, zaposlenih pri upraviencih s sedeem na

programskem obmoju, od njihovega sedea do namembnih krajev zunaj
programskega obmoja (npr. letalske vozovnice ali vozovnice za vlak) ter stroki
dnevnic niso zajeti v zgornjo mejo 20 % na programski ravni;
stroki, vezani na lokalni prevoz, prehrano in namestitve zunaj programskega
obmoja, se zajamejo v zgornjo mejo 20 % na programski ravni, ne glede na sede
upravienca;
potni in namestitveni stroki, ki jih imajo upravienci s sedeem zunaj programskega
obmoja, se zajamejo v zgornjo mejo 20 % na programski ravni, ne glede na to, ali je
potovanje potekalo na programskem obmoju ali zunaj njega.

22
___________________________________________________________________________