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    ‘N-Q0T-2mis/vivenoayvmes/ensuy.0 Lima, 02 FEB, 7065, wistos: 1 Memorande N*055-2015/¥IVIENOAVRCS/PNSU/2.0 def Unidad eAdministracén VellnformeN'021-2025)VIVENDAVMCS/PNSU/S.2 ele Unidad de Planeamiento, Presupuest ySstemas de Informac; CCONSIDERANDO: ‘ue mediante Det Supremo "006 2007 EDA See rorama Ae pee Too, en el Weninstero de Contrctn y saneamer, tegranso ft stones ‘river y oes une eqn pra deol dev atiaen qu sic ee sag imbto el rograma Se hoo a Relorn del er Seamer - PSSA, da Ui de © Ges MUR, del Progam de Imarn Scan Sons = NVERSAN, ds Unda “Teena FONA came de or to proyectos ogra enter de saree, ese “meena Popa Aa pe Toor Unie hector 08 (Que, travts de ls Unis Dispsiion Complementaria Modifeatoris del Decreto ‘upeeme N200%-2012-VNIENOA se ispuso lamodfcaion de a devomines del Programa Agua Dara Todos” a Programa Nacional de Sanesmianto Urbano (FNSU},esabecendo su dmbite de Interencidn als rear urtanas a nvl nacional, ‘Que, mediante Reolucién Miniter N"231-2012-VVENDA se prueba el Manuel de ‘operaciones del PNSU, cul ertablece su natusleze, objetivo, fuconesyesuctura organic; lebjetvo generale PNSU es mejorar ia calidad, ampli ia coberturaypromtoverelusososteible delossenicosdesaneamento en el dmstouroana, afin de mejorar ia cals de via, ainfaren lamejora de a ssudydelanutreon de a poblacon urbana; ‘ue, lant ol Mernorand N° O65-2015/VIVIENDA/VICS/PHSU/2<0 la Unéad de [Adminctrai, propane a aprobaion de una Directiva "Manual de rocedimientos Achvsicos" ‘U2 tee como objetivo impart instuccones Sobre los procedimiantos que se api en ls procesos archives afin de optimiza el atamiento de les documents archivo del PNSU, a ome establecer los controls refetidos al orgenamiente,adminstracion casein de la tlocursentacén admiitat—ay tcica del PNSU, afin de asepurc su ene, preserecin y oportunidad de ubcacén, (Que, través del tforme N° 021-2015/¥IVIENDA/YMCS/PNSU/3.2 Ia Una de Paneariento,Presupuestoy Setemar de Informa, emits opnn favorable al proyecto de Deca "Manual de ProcedimentosArchwisicor : (ove, de acuerdo al itera del arteulo 11 el Manual de Operaciones del PNSU, La «© Direc evi tiene come funcén altar todos oe actos admintratvos necesarios paras gee S11 anctecta y adeciads gestion y corto del PNSL, mediate fa aprobacén y desarclo de les Snes” Instruments de gstign necesaros paral cumplimientodelasfurcones,ncuyend a emisién de esoliciones Dretocales ‘ue enconsecuenca esta necastio aprobarl Deca “Manual de Procedimientos sechvisicors on Is visacisn de las Undades de Administracén; Planeamient, Presupuesto Sistemas de nformacén y de Resor egal: z ve cat nl Maal Opec a PAS, sebdo por Reon ‘a2 5] Ministerial N° 231-2012-VIVIENDA; at senesvewe Directive N 002-2015/MIVIENDA/VMCS/PNSU “Manual de Programa Naclonal de Saneamiento Urano, para conocimiento @ erry Antclo 3° a presente Diecva entrad en wgencla@ part del ala siulente del lemisin de presente Resoucén Article &*-Disponer la publcacién da presonteResoucin y Dirctvaaprobada en la pyna wel isttuconal del PS Rogistreseycomuniquese, DIRECTIAN" oc2-2015/VIIENDA/VMACS/PNSU/L.O “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVSTICOS™ OBJETWO. Impartrintruciones sobre los procedimionios que so aplicardn on los procesos larchivisices apicando el principio de unidad, racionaidad y eficiencia en los iforentes riveles de Archivo del Programa Nacional de Saneamiento Urbano, FINALIDAD. ‘Optimizar el ratamiento de os documentos de Archivo en los procesos de Acopio, COrganizacin, Conservacién, Transferencia y Senco ALCANCE. presente Manual de Procedimientos Archivstice est dildo al personal de los _rchivos de gestion, archivo perifricey uridades erganicas del Programa Nacional ‘de Saneamiento Urbano, BASE LEGAL. + Ley N'25823 Ley del Sistema Nacional do Archivos. + Decrato Ley N'IG414 Ley de Defensa, Conservaciin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacén ‘+ Ley N'28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nac, + Ley N'27444 Ley General de Procedimianios Administraives| + Lay N* 20166, Ley de Organizacin y Funciones del Ministero de Vivienda, CConstruecén y Saneamiento. ‘+ Decreto Suprema N° 008-62-JUS, Reglamento dela Ley N° 25325. + Decreto Supremo N* 002-2012-VIVIENDA, el cual erea el Programa Nacional de Saneamiento Rural y modifea la denominacién del Programa “Agua para todos” por el de"Programa Nacional de Saneamionto Urbano" ‘+ Decreto Supreme N° O10-2014-VIVIENDA, Reglamento de Orgarizacén y Funciones (ROF) del Ministerio de Vivienda, Construcién y Saneamienio ‘+ Resolucion Ministerial N'281-2012VIVIENDA, aprucba ol Manual de ‘Operaciones del PNSU. ‘+ Resolucién Ditectocal Nacional N* 005-2008-AGN-ONDAA, que aprucba las NNormas para la folacon de documentos archivstices’ en los archivos Integrantes cel Sistema Nacional de Archivos. “+ Resolucién Jefatural N'073-85-AGN-J Normas del Sistema Nacional de ‘chive, + Resolucén Jefatural N°173-86-AGNU Direcvas del Sistema Necional de Archivos + Resolicin Jefatural N'4A2-2014.AGNIJ Reglamento de Inracciones. y ‘Aplicaciones de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos. DIRECTIVAN* 002-2025/VIVIENDA/VMCS/PNSU/L.O “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AROHWISTICS DISPOSICIONES GENERALES. Corganizacion de Documentos. La organzacién de documentos 68 un proceso archivistico que se fige por los princes de procedencay orden orginal estabecidos en los Archivos de Gestion. La organizacién de documentos se divide en tes etapas: 14 La clasticacién, a través de la cual ce forman los grupos de documentos relacionados a la estucura orgénica do la instiucién, a las funciones cjorcidas y alas actividades desarrolladas, El ordenamiento, ue se establace de los grupos documentales, un orden ligica de acuerdo a un erteio fabético, erenoligicay numérico. ‘e La signature, pot ol cual se establece la codifcacién numérica de las secciones y Series Documentales con fines de Kenificacion, ubicacén y contol Foliacion de Documentos. La faliacion es una acci6n administratva u operacién que consiste en numerar 0 ‘cnumerarcorelavamenta coda una de lat hojas,fjas 0 folios, de todo documento latchivisicoounidad documenta recibida yo generada por una insttuciénoentidad, a folacin se reaeardatendiendo las necesidades prctica de ls instituciones ‘adminiaratvas, realzando dicha accién de acuerdo al orden cronologico ylo ‘numérico dela documentaci reitida yo generada en forma descendent. ‘TERMINOLOGIA. ‘Archive Peritrio: Es et area que se encarga de organizar,custodar y conservar ta documentacion Proveniente de lo Archivos de Gestion det Programa Nacional de Saneamiento LUroene,brindando servicio todas las unidades orgaricas,insttuciones publicas y al pubic en general que lo soit, I Archivo Perfériea forma parte dela Unidad de Administracién del Programa [Nacional de Saneamiento Urbano y como tales la encargada de las acciones destinadas a la implementacin de Sistema Instucional de Archivo. ‘Archivo de Gestion: Es el responsable de Ia oxganizacién, conservacon y uso de la decumentacion recibida @ producide por una endad organicay de transferita al Archivo Peifico ‘al Organa de Administracion de Archiv. DIRECTIVAN*_002-2015/VIVIENDA/VMICS/PNSU/L. “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIITICOS" Archivo de Gestion Administrative: ‘Son los archivos de gestion pertenecientes los Organos de Apoyo y ‘Asesoramiento. Estos tendrén bajo custodia toda la corespondencia emitida y Fecibida (memorandos, fies caras, nformes y otros), procescs de selecion, bros contables, comprobantes de pago, legajos de personaly tode documentacion (generada administrativamente, Archivo de Gestin Técnico: Son los archivos de gestén que corresponden a los Organos de Linea. Por su cardctar tecnico estos tenn bajo su custoda divers tipos documentales como: fexpedientes t6crioes, pefles técricos, convenics, valorizaciones, infrmes de supervsion de obra, adiconales de obra, lquidaciones de obra y toda ‘documentacién de caréctertéenico que haya sido generada, Fondo Documental Es el primer nivel de agrupaminto documental consttudo por la tolalidad de ‘documentos producdos y recibidos por una persona fsica ojurcicaen et ejecicio ce sus actvidaces. Seccién Documental: Eso segundo nivel de agrupamionto docuental subcivisén del fondo, denifcada con a produccién de documentos de una unidad o division administrativa o funcional le la insite que produce el fondo, La seccén es, el conjunto de documentos ‘generados en razon de a actividad de cada unde orgénicao funcional dol PNSU. Serie Documental: Es al tercer agrupamiento documenta, formado por los documentos producidos y recibidos come conseciencias de las actividades desaralladas en cada unidad del PNSU y estan representadas isicamenteen la documentacion producida demanera ‘espentanea y continua y como requssto basic responden aun mismo asunto 0 ipo ‘documenta Cielo Vita de los documentos: ‘Se entionde por ceo vital alas etapas, edades 0 periodos por lo que pasa el ‘documenta deed au produceén ata la fnatzacion de eu vigenciaenlas diferentes veles de archivo. Documentos Semi-actives: Es la documentacion pertanecionta al Archivo Periérico cuya elapa activa ha Concluido on los Archivos do Gestion siondo su concita poco frecuente para DIRECTIVA.N_062-2018/VIIENDA/VMCSY/PNSU/.0 "MANUAL DE PROCEDIMENTOS ARCHIVISTS tender térites debido a que estos han conchiido con Ia respuesta dada al ‘iudadanoo por haberse expedido una Resolucn. ‘Sin embargo, como su nombre I indica existe la posiiidad que @ pesar de haber ‘conclude el taite © el procedimiento administrative, nuevaments el documento ‘sea consuttado como consecuencia de accicnes de reclame, apelacién, reconsideracin ylo revisin que reaice ol cudadano, reactvando el cardcter “activo” del documento para nuevas consults. Documentos Inactivos: Es la documentacion del Arctwvo Peiféice cuya consulta es minima o es cas nua para trates y procecimientos administraivos, que por su valor histéico 0 para fines de Investigacion histérica roquiere ser conservado hasta por 30 afos ‘reviamente a su transferenca al Archivo General dela Nacion, Documentos de Archivo: Son documentos de cualquier po de soperte: escrito, impreso, soncro, visual ‘elecraico, informatie ete. qUe Se produoen como consecuenci del cumplimiento de obigacones y esponsablidades de todo trabajador del Programa Nacional de ‘Saneamiento Urbano, y qe responden a un procedimiento administrative, juricco, fiscal, contabl, etc, por el ue se da crigen a un “expedient el cual, reine toda la documentacin recbida por la dependencia durante todo el proceso de ‘ramtacén, también se le denomina documentacién adminisratva o arcivsica, Este tipo de documentacin posse valores adminstrativos, fiscales, legeles, clentficos, econémicos,histécos,o culturales, fo cual determinara su permanencia, ‘temporal o defniva en los cferentestpos de archivo. DISPOSICIONES ESPECIFICAS. 6.1 Organtzaci6n Documental: La erganizacion de documentos es un proceso archivisico que consiste en el esarrolo de actividades de casifear, ordenar, signar y foliar todos los ‘documentos de archivo nol caso do los Archives de Gestén Adminstrativos (Organos de Apoyo) y los ‘Acchvos de Gestion técnicos (Organos de Linez)organizaran la documentacion de modo siguiente: ‘3 El Responsable y/o personal de Archivo acopia ¢ identifica toda la ‘documentacon que certesponde al Archivo de gestion para luego clasiicar Jos documentos en series documentales, es decir aquellos con caracersticas comunes (mismo tipo documenta o mismo asunto), DIRECTIVAN*_002:2015/VIVIEND/VMCS/PNSU/.O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARAIVISTICOS" bb Una vez clasficado se procede 2 ordenar la documentacién por serie ‘documental mediante e sistema mas conveniere: Numércoylo Geosrafco. «Con finaidad de ograr un mayor contol documentaly en cumpliiento de la normative, so realzaré la follacién de cada expediente de documentos teniendo en cuenta que el oo N01 le corespondera al primer documento con el que se inc6 el expeciente, empezando por la ima hoja del mismo, 4. Terminando las anteriores actividades se evalia el buen estado de a uidad ‘de conservacién del documento (c2a,archivador folder, anilaco, espralado plone), de ser necasan el documento de Archivo sera colocado en una roeva uniad de conservacién f. Potteriormente el responsable elabora © actuaiza el inventar resto do ‘Archivo de Gestion {Finalmente se precede a colocar en las Unidates de conservacion (archivadores de palanca, folders, poners, sobre, cajas, paquetes, etc) para luego se ubicados en sus respectvasestantrias 0 armaros. (62 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. E> un proceso que nos permit descongestonar los archivos de gestion, ‘maximizando la deponbildad de espacio fsico, equipos y materiales de los ‘archos; contibuyendo a garantzar Ia integrdad y la conservacién del acervo ‘documenta del Programa Nacional de Saneamiento Urbano. El Archivo Perio arientar las acciones archivisticas para la ransferencia de Jos documentos de los Archivos de Gestion hacia e Archwo periferice y del Archivo Perio al Archivo Central del MCS, Las transferencias al Archivo Periféico deberin ser reaizadas en esticto ‘cumpimiento de lo establecida en el “Cronograma de tvansferencias Dacumentales del Archivo Peiférico PNSU" (Anexo N" 01); el mismo que incia fen el mes de Febzero y concluye en el mes de Septiembre, teriendo en cconsderacion que para preparar la ransferenca documenial dl afo siguiente, ‘quedan los meses resantes, “Toda transferencia Documental niciaré cone iforme emitido, durante el mes de Enero; por los responsables de los Archos de Gestion Administratos y “Tecricos en el que se seftalara el tipo de documentacion, fechas extremas y ‘metros lneales de documentos a transfer. Posteriommente el responsable det ‘Archive de Gestion Adminisratvo tecnico deberdorganiar(casifar, odenar, ‘signar y folar) el acervo documental para luego cumple con el siguiente procedimiente DIRECTIVAN® 0g2-2025/vVIENDA/VMCS/PRSU/LO MANUAL DF PROCEDIMIENTOS ARCHIISTICOS" 2) El responsable del archivo de ges adminsirativo,identiicard as sevies ddocumantales que tengan una antguedad no mayor 201 ao y eaborard el ’ leventaro de tansferencia de acuerdo alo sefalado en el formato n° 04 ) El responsable del archive de gestion técico, identicaré las series documentales que estén ists para sutransferencia al Archivo Peiféico. Es ‘decir todos aquellos documentos que hayan teminado su gestion técnica 0 ‘administra y que cuenten con una antiguedad mayor a un afo. Disha transterencia se relzaré de acuerdo alo sefialado en el formato n° 03. 19) Remite via correo electtnico et inventario de transferencia para la ‘probacin y autorizaién por parte del responsable del Archivo Peiiftrico el PNSU. 1) Aprobado el corecto llnado del inventario de transferencia,ccerdnaré con fel Responsable del Archivo Peiiférico para la transferencia de los ‘secu. 12) El responsable de Archivo Perio, recepcionaré y derivaré ta = ‘documentaion al personal de Archivo para su vrifcacién con el inventario = previamente reitido, 1) Sino existe coinedencia de los documentos con el invertaro,recomiend la subsanacién de los mismes. Sia vricacién es conforme, recomienda la recepcion de os documentos. Fin dl proceso,

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