9 Kiat Menjadi Supervisor Handal

Posted on 23 Jun 2010 in Manajemen Karir | 9 comments

Supervisor adalah seseorang yang ditugasi untuk membuat perencanaan, melakukan pengawasan
dan pengelolaan terhadap orang-orang yang ada di bawahnya berdasarkan hierarki jabatan.
Berikut ini adalah kiat untuk menjadi supervisor yang lebih baik khususnya dalam kaitannya
menghadapi mereka yang disupervisi.

1. Perhatikan betul momen interaksi Anda.

Bersikaplah lebih cermat dari biasanya di setiap interaksi dan komunikasi antara Anda dan anak
buah. Lebih cermat di sini dalam artian bersikap reflektif dan awas: Apakah aku mau manakala
disuruh atau dinasehatin dengan cara seperti ini?, Apakah aku sudah menunjukkan rasa hormat
kepada mereka yang aku suruh ataukah aku terkesan mentang-mentang dan sok?, Apakah cara
ngomong yang seperti ini bisa dipahami oleh mereka?

Ada kalanya anak buah enggan membuka mulut terhadap supervisor karena mereka khawatir
terlihat bodoh atau mereka bermaksud mencari tahu sendiri apa-apa yang sebenarnya mereka
tidak mengerti. Maka bersikaplah cermat dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan reflektif
seperti di atas. Baca juga bahasa tubuhnya, apakah bola matanya melihat ke kiri samping atau
atas selama beberapa saat lalu sesudah itu dia mengernyitkan dahi? Itu tandanya dia tak punya
suatu pengalaman pun dari ingatannya yang membuat dia bisa pahami omongan Anda. Apakah
dia mendengarkan Anda sambil menutupi mulutnya dengan telapak tangan setelah itu dia
silangkan tangan di depan dada apalagi sambil menatap Anda sambil tundukkan kepala? Itu
artinya dia awalnya ragu dengan apa yang Anda sampaikan, dia membandingkan dengan apa-apa
yang dia ketahui dan lalu tidak bersepakat dengan Anda.

2. Dapatkan masukan langsung dari anak buah Anda.

Terutama di saat momen informal, coba tanyakan kepada anak buah tentang apa-apa yang bisa
membuat Anda bisa lakukan tugas dengan lebih baik;

Kamu pernah nggak punya supervisor yang sip? Dia orangnya kayak gimana? dan apa
yang biasa dia lakukan?

Kamu masih inget nggak pujian paling indah yang pernah kamu dapatkan dari supervisor
kamu? Itu pujian atas apa?

Pernah nggak kamu nemui supervisor kamu lagi menjengkelkan atau bersikap apapun
yang kamu jadi bener-bener nggak suka? Kalau nggak pernah, kira-kira apa yang bakal
mbikin kamu jengkel ama supervisor kamu?

Menurut kamu sendiri, apa yang kamu butuhkan untuk membuat kerjaanmu jadi tambah
bagus?

Menurutmu aku punya sifat apa yang bisa mbikin temen-temenmu benci atau gak betah
sama aku?

Seluruh pertanyaan di atas pada dasarnya menanyakan persepsi anak buah terhadap supervisor
sehingga bisa ditemukan informasi yang spesifik dari tiap orang. Anda tidak sebaiknya
menghabiskan seluruh pertanyaan itu pada satu orang. Atau jikapun Anda memang punyai
karyawan yang amat kritis, jangan tanyakan itu semua pada satu waktu. Untuk karyawan yang
kurang kritis (atau kurang cerdas), Anda sebaiknya berikan dia waktu untuk menjawab; entah
beberapa jam atau hingga keesokan harinya.

3. Dengarkan dengan lebih baik

Semakin Anda handal dalam mendengarkan kebutuhan orang lain, semakin orang lain akan
merasa dihargai, hingga kemudian semakin juga mereka menghargai dan mendengarkan Anda.
Tidak hanya itu, mereka akan lebih permisif atas kesalahan atau khilaf yang Anda pernah
lakukan.

Terkadang anak buah sekedar ingin agar suaranya didengarkan (terutama perempuan) tanpa
kemudian menuntut ada penyelesaian dari apa-apa yang mereka sampaikan. Maka jangan selalu
terbebani bahwa Anda harus mengakhiri sesi obrolan Anda dengan solusi. Yang wajib Anda
lakukan adalah membiarkan dia berbicara hingga rampung, melakukan parafrase sewajarnya,
mengorek informasi yang relevan dari apa yang sekiranya belum disampaikannya, dan tidak
mempersalahkan apa-apa yang dia rasakan.
Mendengarkan orang lain juga berarti tidak hanya terpaku pada sampaian lesan. Perhatikan juga
sikap tubuhnya, perhatikan juga apa kebutuhan yang dia punya yang terungkap dari sumber-
sumber yang lain, terutama dari teman satu wilayah kerja.

4. Ciptakan atmosfer yang aman untuk berbicara lepas

Supervisor yang sedemikian tampak berkuasa bisa membuat anak buah sungkan atau malah
sampai tak berani bersuara. Jika Anda bersungguh-sungguh ingin meminta umpan balik dari
anak buah, maka Anda harus membuat mereka merasa aman dulu untuk bersuara dengan jujur.
Hal ini Anda lakukan dengan sejak awal mengatakan betapa Anda menghargai kejujuran yang
disampaikan dengan cara yang baik (misal untuk bicara keburukan, jangan di depan umum).
Setelah ada yang benar-benar bersuara kepada Anda, maka jangan pernah hukum. Jika memang
dia menyampaikan dengan cara yang kurang santun, atau bahkan informasi yang dia sampaikan
ternyata bohong, maka jangan sampai para anak buah salah mengira bahwa Anda membenci
sikap keterbukaannya.

5. Jika memang ada perilaku atau performa buruk, tangani dengan cepat dan
tegas

Perilaku yang buruk (berbohong, menyalahgunakan kewenangan, memanipulasi, korupsi) harus

diberantas sejak masih berupa tindakan-tindakan sederhana. Kepedulian Anda dalam menangani
dosa-dosa kecil akan membuat anak buah Anda sungkan dan ragu sekedar untuk
merencanakan dosa-dosa besar. Di sinilah letak ketegasan. Sementara itu, manakala umpan
balik atau penyikapan diberikan setelah kesalahan terjadi berlarut-larut, maka bisa jadi banyak
hal yang sudah tidak lagi diingat dan tidak terasa urgen lagi perihalnya. Oleh karenanya, lakukan
evaluasi dengan segera.

6. Berlatihlah dalam menemukan kebaikan orang lain

Semakin Anda terampil dalam menemukan kebaikan dan performa baik anak buah, sekecil
apapun itu, dan lalu mengungkapkan kepada mereka apalagi di hadapan orang banyak, itu akan
membuat reputasi Anda semakin meningkat di hadapan anak buah. Bahkan mereka yang belum
tampakkan performa baik pun menjadi hormat dan suka pada Anda.
Yang biasanya terjadi adalah, performa buruk dikecam dan diungkit-ungkit, namun performa
baik dianggap sudah biasa karena sudah selayaknya memang begitu. Saya sendiri mengalaminya,
memang tidak mudah untuk memuji kebaikan-kebaikan kecil dan tidak selalu menggaris bawah
pada kesalahan-kesalahan. Namun itulah kualitas yang diharapkan oleh anak buah.

7. Jangan Jaim secara berlebihan

Jaga image atau jaim memang diperlukan. Berbicara dengan bahasa indonesia formal dan
mengenakan pakaian resmi memang bisa mengundang rasa hormat, yang mana itu penting untuk
dipunya seorang supervisor. Namun jangan lantas keterusan. Ingatlah bahwa rasa hormat anak
buah harusnya bukan sekedar dari busana dan cara bicara (tapi itu tetap penting), melainkan
sejak awal sang supervisor perlu miliki pengetahuan, skill, dan mentalitas yang lebih baik atau
yang memang bisa diteladani. Maka manakala di luar kantor, jangan terus terbawa kondisi
formal, karena toh masih ada hal lain yang bisa datangkan hormat selain dari formalitas. Banyak
sekali perihal yang bisa digali dari anak buah manakala mereka sedang tidak terkondisikan
secara formal dan tidak sedang merasa ada jarak yang jauh antara mereka dan Anda sang
supervisor.

8. Tunjukkan bahwa Anda peduli pada anak buah sebagai manusia

Dalam bisnis yang kian kompetitif seperti sekarang ini, bersikap tegas dan selalu bercara
pandang ini bisnis, jangan main-main mudah sekali untuk dilakukan. Yang lebih sulit adalah
menyeimbangkannya dengan cara pandang bahwa anak buah bagaimanapun juga manusia;
mereka punya kebutuhan untuk dihargai, dimengerti kebutuhan dan emosinya, serta diperhatikan.
Penelitian yang dilakukan oleh Gallup menunjukkan bahwa bagaimana sikap dan perasaan sang
atasan terhadap anak buah memberi dampak positif yang besar pada bagaimana anak buah akan
bersikap dan berperforma pada pekerjaan mereka.

Karyawan yang merasa dirinya diperhatikan akan merasa enggan untuk meninggalkan tanggung
jawab, semakin kecil peluangnya mengalami kecelakaan kerja, semakin kecil kemungkinannya
mengajukan komplain atau klaim, menjadi enggan untuk berbuat buruk seperti mencuri, lebih
susah untuk berhenti, dan tentunya akan lebih berpeluang bicara baik tentang supervisor mereka
ke rekanan, teman, dan keluarga.
Bentuk konkrit yang menunjukkan Anda peduli semisal adalah:

Mengetahui siapa anak buah Anda di luar pekerjaan; keluarganya, hobinya, anaknya
sekarang berapa, dan apa-apa yang tidak relevan dengan urusan pekerjaan.

Menanyakan bagaimana kabar anak buah Anda, misal ketika tampak sakit, bingung,
sangat bergembira atau emosi intens lainnya.

Manakala anak buah Anda tak sungkan untuk menanyakan informasi yang tak terkait
kerja; misal tentang tempat rekreasi yang cocok untuk keluarga, tempat rental kendaraan
yang bagus dan murah, dsb.

Menunjukkan ketertarikan pada karir profesional anak buah Anda

Membantu anak buah Anda memecahkan masalah terkait pekerjaan

9. Teladankan sikap sopan dan menghormati

Di tengah lingkungan kerja yang sedemikian padat urusan, karyawan bisa tenggelam dalam
pekerjaan mereka dengan bertumpuk email, SMS, dan dokumen kerja. Terkadang itu semua bisa
membuat seseorang lupa untuk menanggapi dengan cara-cara yang baik hingga akhirnya
menimbulkan perasaan tak nyaman di pihak lain. Hal ini semisal saja:

Tidak membalas panggilan telepon, email, atau SMS. Ini membuat pihak lain jadi
geregetan, utamanya untuk urusan yang mendesak.

Tidak memberitahu bahwa Anda sudah benar-benar membaca pesan email yang telah
terkirim atau apakah yang sudah dikirimkan itu memang betul-betul sesuai dengan apa
yang diinginkan.

Malas berucap Minta tolong dan Terima kasih

Hadir rapat terlambat

Dan kiat terakhir ini lah yang secara umum perlu dijadikan pegangan: jadilah teladan, dalam
perihal sekecil apapun.