Mdulo 1

Lectura 1

Recomendacin
Lee los siguientes captulos del libro de texto antes de comenzar la prxima leccin de este mdulo.

Libro de texto: Project Management from Simple to Complex v1.1

Captulo 1: Introduccin a la direccin de proyectos

Cmo los aspectos fundamentales sobre la direccin de proyectos aplican procesos.

Este mtodo sugiere procesos y acciones que suelen reconocerse como buenas prcticas de direccin de proyectos. El
curso Aspectos fundamentales sobre la direccin de proyectos es una metodologa que pretende que la direccin de
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proyectos se acepte y use a un nivel ms general que las normas y pautas de direccin de proyectos orientadas a los
negocios. Pero el gerente de proyectos promedio utilizar cada uno de estos procesos en todos los proyectos? La
respuesta a esta pregunta es un rotundo no.

Si eres el director de programas/proyectos en el nuevo proyecto de ingeniera aeroespacial unificado de XYZ Airlines, es
1.1
probable que uses todos los procesos, prcticas, aportes, herramientas y resultados, pero si eres un diseador web que
crea sitios para pequeas empresas, trabajas desde tu casa como voluntario para el Proyecto Noche de Graduacin en
1.2
la escuela secundaria, es posible que no uses todos los resultados y herramientas para dirigir tu proyecto.
1.3
Muchos ciclos de vidas de los proyectos de las empresas definen subgrupos de procesos especficos que deben llevarse
a cabo conforme a la dimensin y la complejidad del proyecto. El curso de Aspectos fundamentales sobre la direccin
de proyectos tiene como objetivo presentar una forma lgica y prctica de dirigir proyectos pequeos y medianos de
manera simple y efectiva.

Estructura de Contenidos
1.1 Qu es un proyecto?
1.2 La definicin de direccin de proyectos
1.3 Por qu es importante la direccin de proyectos?

Mapa
Conceptual

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 Mapa Conceptual. Fuente: elaboracin propia
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1.1. Qu es un proyecto?

El xito en la direccin de proyectos dentro de una industria siempre comienza con el conocimiento y la comprensin de
las definiciones y los principios bsicos de la direccin de proyectos.
Doodle Slide (30, 04 y 2012). What is Project Management? Training Video. Recuperado de:
https://www.youtube.com/embed/9LSnINglkQA

Antes de planificar, programar y dirigir un proyecto, es importante aclarar qu es un proyecto, en relacin con una
empresa. En el mundo actual de negocios, un proyecto es un emprendimiento individual o colaborativo (o una serie de
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tareas interrelacionadas) que debe ejecutarse dentro de un plazo establecido, con determinados costos y otras
limitaciones, y que se planifica en detalle para lograr un objetivo en particular.

Un proyecto constante suele llamarse (o termina siendo) un programa.

La definicin de proyecto consta de tres elementos.

Un proyecto es (1) temporal, (2) nico y (3) progresivo. Temporal

El proyecto siempre tiene un comienzo y un final establecidos. Es una iniciativa temporal que se emprende para alcanzar
una serie de objetivos especficos. El proyecto suele emprenderse para crear algo.

Un proyecto no es una operacin constante. Si bien el proyecto puede cumplir con el plan estratgico de la organizacin
y, a travs de la iniciativa temporal, sostener la entidad organizativa, un proyecto no es una operacin. Incluso cuando
un proyecto es una experiencia temporal, no hay plazos especficos asociados con los proyectos. Ya sea que el proyecto
dure 2 das o 2 aos, si es una iniciativa temporal y tiene un alcance definido, es un proyecto.

nico

El proyecto se emprende para alcanzar una serie de objetivos especficos. Un proyecto suele realizarse para crear algo,
por lo general, un producto o servicio especfico y nico. En ocasiones, un proyecto es una iniciativa temporal ejecutada
con un propsito especfico, por ej., los proyectos de Sarbanes-Oxley que muchas empresas realizaron recientemente.
Los proyectos se centran en la generacin de resultados.

Progresivo El proyecto es progresivo; o mejor dicho, se elabora en forma progresiva. A qu nos referimos con que se
elabora en forma progresiva? La definicin o el alcance del proyecto son progresivos. Al comienzo del proyecto, el
director o las partes interesadas tendrn una idea de alto nivel sobre el alcance del proyecto (el trabajo que se realizar)
y el alcance del producto (definicin de requisitos o configuracin). A medida que avanza el proyecto, se detalla la
definicin en forma progresiva. En la fase de planificacin del proyecto, el director y las partes interesadas aprenden
ms acerca del proyecto y del producto, y registran los detalles en un documento sobre el alcance y los requisitos.
Durante la ejecucin y los controles, las partes interesadas aprenden ms y pueden modificar la descripcin del
proyecto y del producto, a fin de garantizar que el producto final satisfaga las necesidades.

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1.2 La definicin de
direccin de proyectos

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El concepto de direccin de proyectos se define en la Gua3 de PMBOK como la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir sus requisitos. No
obstante, hay otras definiciones de direccin de proyectos que tambin pueden tenerse en cuenta. Una definicin simple
de direccin de proyectos es la gestin de demandas del proyecto contrapuestas. Las demandas contrapuestas suelen
definirse como las restricciones del proyecto que constituyen la restriccin triple. Adems, existen otros elementos
del proyecto que pertenecen a esta categora; la restriccin triple suele definirse de la siguiente manera:

Alcance
Cronograma
Presupuesto

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 Imagen 1. Elaboracin Propia

Piensa en la triple restriccin como un globo que est inflado con aire hasta las partes. Cada tercio del globo
representa uno de los elementos restringentes. Si aprietas o restringes la parte del globo que corresponde al alcance,
las otras partes del globo se expanden. Si aprietas o restringes la parte del globo que corresponde al cronograma, las
otras partes se expanden de manera similar. Todos los elementos restringentes estn interrelacionados. Cualquier cosa
que hagas con uno de ellos afecta a los otros.

Adems del concepto de gestin de restricciones, surge una nueva visin sobre el xito de un proyecto. Las versiones
ms recientes de restricciones de un proyecto agregan nuevos elementos, como riesgo, calidad y satisfaccin de la
parte interesada (cliente, usuario final, patrocinador). Por otra parte, al considerar las restricciones de la direccin de
proyectos desde un punto de vista holstico, este concepto de xito incluye todos los factores de restriccin antes
mencionados y agrega cuestiones nuevas: valor y satisfaccin del equipo.

Uno de los factores ms importantes de la direccin de proyectos es garantizar que el resultado del proyecto aporte
valor a la entidad que lo autoriza. Es un concepto simple, pero se lo suele desestimar o ignorar en cierta forma. Muchas
veces, el proyecto comienza a generar valor, pero los cambios o las adiciones que surgen en el camino pueden hacer que
el resultado pierda el valor que el proyecto apuntaba a generar.

Piensa en lo que podra ser un proyecto personal: agregar un nuevo cantero, bebedero para pjaros o banco en el jardn.
Este proyecto podra tener como objetivo embellecer el paisaje, ofrecer a los pjaros un lugar para que disfruten y un
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lugar para que t, como propietario, puedas ver los pjaros. Pero en el trayecto, es posible que realices cambios en el
proyecto. El proyecto de $400 (que brindara placer y dara valor a largo plazo a la vivienda) pasa a ser un proyecto de
$4000 cuando decides agregar un pequeo estanque, una cascada, un sendero de piedras y algunas carpas Koi para el
estanque; todo esto porque viste un estanque a la venta en la tienda de materiales de construccin un sbado a la
maana.

Si bien el proyecto del jardn nuevo y mejorado puede brindar un cierto nivel de disfrute inmediato, luego tendrs que
analizar si el valor real de un mayor alcance y el resultado de un proyecto de mayor envergadura compensa el aumento
en el costo y el valor a largo plazo. Este valor tambin deber tener en cuenta los costos de mantenimiento e inversin a
largo plazo asociados con una expansin en la definicin y el alcance del proyecto.

Uno de los principales desafos en la direccin de proyectos es permanecer dentro de los lmites: permanecer dentro
de los requisitos y la definicin del trabajo del proyecto, a fin de proporcionar el resultado y el valor deseados.

1.3 Por qu es
importante la direccin
de proyectos?

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La direccin de proyectos se lleva a cabo con el objetivo de resguardar los recursos de la organizacin. Muchos
proyectos tienen efectos de amplio alcance sobre la organizacin en cuestin debido a su dimensin y complejidad. Un
proyecto dirigido en forma eficiente y efectiva produce los resultados deseados dentro de los parmetros del
cronograma y del presupuesto previstos en un primer momento. Un proyecto que no est dirigido con eficiencia puede
tener efectos negativos graves en la organizacin. Varios estudios han realizado estimaciones de los efectos
relacionados con las prcticas deficientes en la direccin de proyectos.

Como norma general, la regla 1-10-100 aconseja lo siguiente:

Si la planificacin y la ejecucin adecuadas de un elemento del proyecto cuestan $1.

Si debes volver a planificar o arreglar ese elemento durante las fases de desarrollo y prueba del proyecto, costar
$10.
Arreglar ese elemento una vez que el proyecto ha finalizado y el producto se est elaborando puede costar hasta
$100.
Conocimientos, habilidades y capacidades necesarias para ser un director de proyectos exitoso.

La funcin principal del director de proyectos es integrar todas las piezas, las partes y los elementos asociados con el
proyecto para lograr el resultado deseado. Como integrador del proyecto, el director debe tener un amplio
conocimiento a fin de ser efectivo. El director de proyectos debe tener reas de conocimientos o habilidades
especficas:

Conocimiento sobre direccin de proyectos.

Conocimiento sobre direccin general.
Conocimiento especial o rea de aplicacin.
Habilidades interpersonales para poder comunicarse e interactuar con las partes interesadas.
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Factores de xito en la direccin del plan

Existen varios factores que pueden contribuir a que la direccin del proyecto sea un xito. En lneas generales, si el
proyecto se planifica adecuadamente, posee el apoyo de la organizacin, de la direccin y de las partes interesadas, y
adems, el equipo puede comunicarse de manera eficiente, ya cuentas con la base para alcanzar el xito.

Adems, hay otros factores que pueden afectar el proyecto sustancialmente. Ellos son los estilos y las habilidades de
liderazgo, la cultura de la organizacin, los factores externos del entorno y la continuidad de los procesos de direccin
del proyecto.

Glosario
Alcance: El alcance se define en trminos de tres dimensiones: producto, proyecto e impacto. El alcance del producto es
el conjunto completo de caractersticas y funciones que se proporcionan como resultado del proyecto. El alcance del
proyecto es el trabajo que debe realizarse para entregar el producto. El alcance del impacto es la profundidad y la
amplitud de la participacin y el efecto sobre el desempeo y las organizaciones de clientes.

Autoridad: La habilidad de lograr que otras personas acten con base en sus decisiones. La autoridad se basa
generalmente en la percepcin de que una persona ha sido oficialmente facultada para emitir rdenes vinculantes.

Carta del proyecto: Un documento que describe el proyecto con un alto nivel de detalle y se utiliza para autorizar, al
administrador del proyecto, el inicio del trabajo. Tambin se puede llamar "Resumen del Proyecto", o tener cualquier
otro nombre.

Carta: Carta Un documento formal que da autoridad a un gerente de proyecto para llevar a cabo un proyecto dentro del
alcance, la calidad, el tiempo, el costo y las limitaciones de recursos como se establece en el documento.

Ciclo de vida del proyecto: El conjunto completo de actividades desde el principio hasta el final de un proyecto.
Generalmente asociados con un conjunto de fases, que se determinan en funcin de las partes principales del
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desempeo del proyecto (por ejemplo, definicin de requisitos, diseo, construccin, despliegue) y la necesidad de
control por parte de la organizacin Cliente (puntos de control para la toma de decisiones Go / No go).

Comunicacin: La comunicacin es dar, recibir, procesar e interpretar la informacin. La informacin puede ser
transmitida verbal, no verbal, activamente, pasivamente, formalmente, informalmente, conscientemente o
inconscientemente;

Declaracin de trabajo (SOW). Una descripcin del alcance de un proyecto centrado en las principales prestaciones y
limitaciones.

Dependencia de tareas: Una relacin en la que una tarea o un hito se basa en otras tareas que deben realizarse (total o
parcialmente) antes de que pueda realizarse. Tambin se conoce como una relacin lgica.

Entregable: Cualquier artculo producido como resultado de un proyecto o cualquier parte de un proyecto. El producto
del proyecto se diferencia de los entregables provisionales que resultan de las actividades dentro del proyecto. Una
entrega debe ser tangible y verificable. Cada elemento de la EDT (actividad o tarea) debe tener uno o ms entregables.

Estructura de desglose del trabajo (EDT o WBS, por sus siglas en ingls): Una lista de tareas jerrquica creada por la
descomposicin del proyecto basada en el desglose del producto en componentes y el desglose del proceso del
proyecto en tareas cada vez ms detalladas. La WBS se representa como un diagrama de rbol (o diagrama de jerarqua)
o como una lista en forma de esquema con elementos detallados subordinados a elementos de nivel superior.

Estudio de factibilidad: Un estudio para examinar la viabilidad de un proyecto.

Fase: Agrupacin de actividades en un proyecto que se requiere para cumplir un hito importante proporcionando una
entrega significativa, como una definicin de requisitos o un documento de diseo de producto. Un proyecto se
descompone en un conjunto de fases para fines de control. La fase suele ser el nivel ms alto de desglose de un
proyecto en la EDT.

Gerente de proyecto: La persona responsable de gestionar la planificacin y el desempeo de un proyecto. El nico

punto de rendicin de cuentas para un proyecto.

Gestin de proyectos: La gestin de proyectos es el proceso mediante el cual los proyectos son definidos, planificados,

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supervisados, controlados y entregados de tal manera que se logren los beneficios acordados. Los proyectos son
esfuerzos nicos y transitorios emprendidos para lograr el resultado deseado. Los proyectos generan cambios y la
gestin de proyectos se reconoce como la forma ms eficiente de gestionar dicho cambio.

Proceso: Serie de pasos o acciones para lograr algo. Es una serie natural de cambios u ocurrencias.

Programa: El cronograma del proyecto, que identifica las fechas (absolutas o relativas a una fecha de inicio) en las
cuales, las tareas del proyecto se iniciarn y completarn, se requerirn recursos y sobre qu hitos se alcanzarn.

Programacin: La programacin es el proceso usado para determinar la duracin total del proyecto y las fechas de las
actividades y eventos planeados. Esto incluye la identificacin de las actividades y sus dependencias lgicas, y la
estimacin de las duraciones de las actividades, teniendo en cuenta los requisitos y la disponibilidad de los recursos.

Proyecto: Un proyecto es un esfuerzo de una sola vez para lograr un objetivo explcito en un tiempo especfico. Cada
proyecto es nico, aunque pueden existir proyectos similares. Al igual que la actividad individual, el proyecto tiene un
comienzo y un final distinguibles y un marco de tiempo para su finalizacin. Cada actividad en el proyecto ser
monitoreada y controlada para determinar su impacto en otras actividades y proyectos.

Restriccin: Una condicin o incidencia que podra restringir, limitar o regular el proyecto. Generalmente las
restricciones estn fuera del control del equipo del proyecto. Por ejemplo, una fecha de destino puede ser una
restriccin en la programacin. Un programa puede estar limitado por limitaciones de recursos.

Salidas: Los productos y servicios que resultan de la realizacin de actividades dentro de una intervencin de desarrollo.

Stakeholder: Cualquier persona con una participacin en el proyecto - los clientes, los patrocinadores, ejecutantes, el
pblico en general e incluso la familia y los amigos de los participantes directos pueden ser considerados interesados.

Tarea: Un trabajo que requiere esfuerzo, recursos y un resultado concreto (una entrega). Una tarea puede ser de
cualquier tamao (un proyecto es una tarea muy grande). A veces el trmino se utiliza para denotar un trabajo a un nivel
particular en una jerarqua de estructura de desglose de trabajo (WBS), por ejemplo, una fase se divide en un conjunto de
actividades y una actividad en un conjunto de tareas. Excepto por este uso jerrquico, la actividad es sinnimo de tarea.

Tareas de secuenciacin: Parte del proceso de programacin en el que las tareas se ubican en serie o paralelas entre s

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basndose en las dependencias entre ellas. La secuenciacin da como resultado una red de tareas.

Bibliografa
Libro de texto: Project Management from Simple to Complex v.1.1. (Saylor, 2012)

Leccin 1 - Captulo 1: Introduccin a la direccin de proyectos

Leccin 2 - Captulo 3.1: Fases del proyecto
Leccin 3 - Captulo 3.2: Organizacin del proyecto
Leccin 4 - Captulo 6.1: Tipos de comunicacin y Captulo 7 7.1 Comienzo de un proyecto

ILUMNO 2017. TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS.

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