P-GESHSE-04 SELECCIN,

UEN direccin: GESTIN

EVALUACIN Y RE EVALUACIN QHSE
DE PROVEEDORES DEL SGSST
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL,
Versin: Cdigo: P-
SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO
0 GESHSE-04
AMBIENTE HSE

1. PROPSITO

Establecer las pautas para desarrollar las actividades involucradas en el proceso de compras de
suministros, insumos, recursos o servicios que inciden en el SGSST de la empresa como son:
servicios en general, Dotaciones, EPI, e insumos inherentes a temas relacionados con la salud y
seguridad de los trabajadores, visitantes, contratistas y en general de la organizacin, verificando que
se cumpla con los estndares establecidos, disminuyendo as los riesgos operacionales, financieros y
legales que puedan afectar a la misma.

2. ALCANCE

Abarca desde la solicitud de compra o servicio a travs de la necesidad/solicitud de compra en SAP,

hasta la entrega de la compra al rea solicitante.

3. RESPONSABLE

Profesional Financiero y Administrativo, y Responsable del SGSST de la organizacin

4. DEFINICIONES

SOLICITUD DE COMPRA: Formulario SAP donde se establecen los items necesarios para la
compra, los tiempos de necesidad, y las cantidades a comprar.
INSUMOS: Son materiales de tipo tangible Necesarios para el desarrollo del sgsst y proteccin de
salud y seguridad de los trabajadores,visitantes, contratistas y en general de la organizacin.
SERVICIOS: Son aquellas necesidades de tipo intangible de utilizacin de mano de obra de terceros
para efectuar procesos necesarios para actividades de tipo de salud y seguridad en el trabajo.
RECEPCIN TCNICA Y ADMINISTRATIVA: Es la revisin de las compras adquiridas y verificacin
del cumplimiento con las necesidades tcnicas de acuerdo a la salud y seguridad de los trabajadores.
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto o servicio. Definicin tomada de la
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO9000.2005. Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y
Certificacin (ICONTEC).
Evaluacin de Proveedores: La evaluacin consiste en medir las capacidades del proveedor potencial
en cuanto al cumplimiento de los requisitos exigidos por HSE GROUP, para determinar si se incluye o
no en el registro de proveedores antes de iniciar actividades con el mismo. Todo posible proveedor
que valla ser parte del SGSST de la Organizacin debe ser EVALUADO.
Reevaluacin de Proveedores: Es la actividad de seguimiento que se le debe realizar a quienes ya
son proveedores de HSE GROUP, para determinar su permanencia en el registro de proveedores, de
acuerdo con el cumplimiento de los requisitos y la calificacin exigida para tal fin. Un proveedor
antiguo que contina prestando sus servicios a HSE GROUP, deber ser reevaluado directamente ya
que no aplica la evaluacin por primera vez, por cuanto ya se traen vnculos comerciales con el
mismo.
Seleccin de Proveedores: Entenderemos como proceso de seleccin de proveedores,Basados el la
norma ISO 9001:2008, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la
validacin o aprobacin de algunos proveedores, que tienen las competencias para satisfacer
adecuadamente las necesidades de HSE GROUP, y sus Trabajadores, contratistas, clientes y en
general de la organizacin que pueden pertenecer a su Registro de Proveedores.

5. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
 ACTIVIDAD DESCRIPCIN DOCUMENTOS RESPONSABLE
El profesional financiero y
administrativo recibe la solicitud de la
compra o el servicio a adquirir por
correo electrnico con la especificacin
de la compra o servicio a cotizar por
parte del encargado del SGSST; El
profesional financiero y administrativo
cargar la solicitud al sistema SAP Y
Gestiona las cotizaciones con los
proveedores pertinentes para poder
hacer la compra de acuerdo a las
mejores condiciones que sean Profesional
ofertadas tanto en tiempos de entrega Financiero y
como en precios, se debe tener opcin Administrativo
Solicitud de
de compra entre mnimo 2 y mximo 3 Salud
compra
proveedores con el fin de tomar las Ocupacional
mejores condiciones en el caso que el Seguridad
proveedor ya se encuentre en el Industrial y Medio
catalogo de proveedores o sea una Ambiente HSE
compra repetitiva se deber gestionar
el pedido al mismo del articulo o
servicio necesario.

Al ser un proveedor seleccionado

nuevo este se debe cargar en el
mdulo de isolucion de proveedores y
hacer su respectiva calificacin de
acuerdo al PROCEDIMIENTO DE
SELECCIN, EVALUACIN Y
REEVALUACIN DE PROVEEDORES.
Seleccin de De acuerdo a la necesidad, se solicitan R-COMP-07-000 Profesional
Proveedor las cotizaciones a los proveedores que SELECCIN DE Financiero y
han sido previamente seleccionados, PROVEEDORES Administrativo
que se encuentran en la plataforma SERVICIOS Salud
Isolucin/Mdulo proveedores o SAP SGSST Ocupacional
datos maestros del socio. R-COMP-03-000 Seguridad
Seleccin de Industrial y Medio
La solicitud de la cotizacin la realiza el Proveedores Ambiente HSE
Profesional Financiero y Administrativo
mediante una llamada telefnica o por
correo electrnico con el propsito de
verificar precio y disponibilidad.

Si los costos varan o el proveedor no

se encuentra en el catlogo de
proveedores, el Profesional
Administrativo y Financiero.
Inicia la bsqueda (Internet, Referidos,
directorios, entre otros), 2 o 3 posibles
proveedores y solicita cotizacin para
realizar la seleccin de acuerdo a los
estndares establecidos en los items de
seleccin de proveedor; Luego de ser
seleccionado el proveedor debe ser
creado en SAP.

CRITERIOS PARA LA SELECCIN

PRODUCTOS:

CALIDAD:

Certificado Calidad

Fichas Tcnicas

Certificado de Garanta

EXPERIENCIA (ao de funcionamiento)

< 2 aos

2 a 5 aos

>5 aos

DAS DE DESPACHO:

<=6 horas

<=12 horas

<=24 horas

SERVICIOS:

EXPERIENCIA PROFESIONALES Y
TCNICAS:

20 PTS Experiencia en montaje

seguimiento y apoyo en sgsst decretos
aplicables y medicina preventiva del
trabajo en gral.
15 PTS Experiencia especifica en el
sector de hse group (fabricacin de
equipos de proteccin contra cadas,
capacitacin, asesora y entrenamiento)
10 PTS Experiencia especifica en la
documentacin y seguimiento del sgsst
5 PTS profesional sin experiencia
especificada.

"FORMACIN PROFESIONAL
TCNICA:

20 PTS pre grado + posgrado sgsst

15 PTS pre grado sgsst
15 PTS Tecnlogo + pregrado sgsst
relacionados
10 PTS Tcnico y/o Tecnologa sgsst
relacionados

Certificaciones Internacionales:OSHA,
IADC, RIG PASS, NSC, Instructor sena,
alturas en gral, rescatistas

20 PTS cumple
10 PTS cumple parcialmente
0 PTS No cumple
 Aspectos bsicos de Salud y seguridad
en el trabajo.

20 PTS cumple
10 PTS cumple parcialmente
0 PTSNo cumple

Certificaciones intermedias : Manejo

Defensivo,Montacargas , certificaciones
en trabajos en alturas, espacios
confinados, medicina preventiva del
trabajo en gral:

20 PTS cumple
10 PTS cumple parcialmente
0 PTS No cumple

Una vez seleccionado el proveedor, Es

cargado a SAP y/o a la plataforma de
Isolucin Catalogo de
proveedores/adicionar tabla de
proveedor. Realiza la operacin de
seleccin con ese proveedor (mdulo
de proveedores/Calificar proveedor ya
sea para un producto o servicio).

Ahora es seleccionado el proveedor, el

producto y el momento de calificacin.
Se sube el RUT del mismo como
documento anexo en la plataforma. En
caso que un proveedor presente un
puntaje menor al aceptado, pero
cumpla con el precio o cualquier otro
criterio que sea ms importante y
representativo, se escoger dejando la
justificacin de su seleccin.

Criterios de Con el fin de asegurar que el proveedor R-COMP-08-000 Profesional

evaluacin y re cumpla con los requisitos establecidos EVALUACION Y Financiero y
evaluacin. por la organizacin, el profesional RE EVALUACION Administrativo
financiero y administrativo desarrolla y DE PROVEEDOR Profesional de
garantiza la evaluacin del proveedor SGSST Gestin Integral
Anualmente para lo cual diligencia el R-COMP-05 Salud
formato R-COMP-05 Evaluacin y re Evaluacin y Re Ocupacional
evaluacin tangibles y R-COMP-08 Evaluacin De Seguridad
Evaluacin y re evaluacin servicios, y Proveedores CA Industrial y Medio
enva un comunicado de la evaluacin Ambiente HSE
al proveedor especificando si hay
mejoras por hacer o si es necesario
corregir algo en sus procesos para
mejorar su evaluacin, el profesional
financiero y administrativo en caso de
aplicar har la calificacin con apoyo
del encargado de salud y seguridad en
el trabajo.

La Evaluacion y re evaluacin solo se

aplicara a los proveedores antiguos es
decir aquellos que cumplan una
relacin comercial > a 1 ao y aplicar
los formatos R-COMP-05 R-COMP-08
Evaluacin y Re evaluacin de
proveedores, con el fin de garantizar
cuales proveedores continuaran para el
prximo ao. seguido a esto se ingresa
al mdulo de proveedores SAP y/o
Isolucion /Calificar proveedor para un
producto o servicio/momento de
calificar, Re evalucin teniendo en
cuenta los criterios descritos a
continuacin.

CRITERIOS DE EVALUACIN Y RE
EVALUACIN:

PRODUCTOS:

CALIDAD 20%

Cumple con todos los requisitos 20 pts

Cumple parcialmente 15pts
No cumple 0 pts

FORMA DE PAGO 10%

Crdito (30-60 das) 10 pts

Contado 5 pts

GARANTA 15%

Garanta del producto y certificacin de

calidad del fabricante 15 pts
Tiene garanta del producto 5 pts
No da garanta 0 pts

CUMPLIMIENTO 20%

Entrega en la fecha pacta y cantidad

solicitada 20 pts
Entrega en la fecha pactada pero
cantidades parciales 15 pts
No cumple con la fecha pactada ni
cantidades solicitadas 0 pts

DISPONIBILIDAD 10%

Cuenta con inventario de productos y

responde a tiempo con la solicitud 10
pts
En ocasiones responde a una
solicitud/presenta imprevistos 5 pts
No tiene inventario 0 pts

POLTICAS DE PRECIO 20%

Ofrece descuento por compras mayores

20pts
No ofrece descuento por compras
mayores 0 pts
TRANSPORTE Y EMBALAJE DE
PRODUCTOS 5%

El producto llega en perfecto estado y el

sistema de empaque permite la fcil
manipulacin ,conteo y conservacin
del producto en perfectas condiciones.
5 pts
El sistema de transporte y empaque
protege el empaque al producto de su
deterioro pero es difcil su manipulacin
y conteo 2 pts El sistema de transporte
y empaque es deficiente,
presentndose deterioro en las
condiciones del producto , adicional
mente que no es fcil su manipulacin y
correo. 0pts

EVALUACIN Y RE EVALUACIN
SERVICIOS:

Los criterios a tener en cuenta para

realizar la evaluacin y re evaluacin
sern, Calidad del producto o del
servicio entre los servicios plus del
consultor tales como Evaluaciones pre
y post de las capacitaciones para
medicin de adherencia, experiencia
tcnica en el medio, y metodologas
aplicadas, precios y descuentos,
experiencia, requisitos legales,
condiciones de pago, sistema de
gestin de calidad, tiempos de entrega
entre otros. De igual forma las
condiciones generales establecidas en
este procedimiento como lo es la escala
de puntaje establecida por la
organizacin En caso que el proveedor
obtenga un puntaje por debajo de 50 se
deben tomar las acciones y darlas a
conocer al proveedor para buscar
mejoras, en caso que no sean posibles
las mejoras, se deber buscar un nuevo
proveedor.

SERVICIOS:

CALIDAD DEL TRABAJO 30%

" Calidad en el contenido de los temas
a tratar, exactitud y presentacin.
* resultado de los trabajos vs
instrucciones dadas.
* No tiene quejas del trabajo realizado.

CONOCIMIENTO DEL TRABAJO 15%

*explica el tecnicismo en los temas que
se le solicite de su trabajo.
*Se preocupa por adquirir mas
competencias que aporten a la
organizacin.
 *No profundiza en la informacin y el
conocimiento no es adecuado."

OPORTUNIDAD 20%
* Entrega los informes oportunamente,
de acuerdo a la solicitud del cliente.
* Entrega los informes pasados 1o 2
das de la fecha establecida, de
acuerdo a la solicitud.
* Entrega los informes siempre fuera de
la fecha establecida, de acuerdo a la
solicitud.

ORGANIZACIN 10%
* Presentacin personal
* Utiliza los recursos de acuerdo a lo
planeado.
* Desarrolla eficientemente las
funciones asignadas
* Tiene siempre a disposicin uniforme
y carne de la organizacin.
* En las actividades , prepara con
anticipacin los recursos necesario para
su buen desarrollo."

RESPONSABILIDAD 25%
* Cumple a cabalidad sus deberes y
compromisos.
* Inicia puntual la actividad asignada .
* Mantiene el buenas condiciones los
elementos suministrados por la
organizacin.
* Comunica oportunamente a la
organizacin cambios o demoras para
la toma de acciones correctivas

6. BIBLIOGRAFIA

7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIN DEL
VERSIN ELABORACIN Y/O RESPONSABLE
CAMBIO
ACTUALIZACIN

ELABOR REVIS APROB

Luisa Fernanda Luisa Fernanda Luisa Fernanda
NOMBRES(S)
Carvajal Criado Carvajal Criado Carvajal Criado
CARGO(S) Director QHSE Director QHSE Director QHSE
FECHA 30/Ene/2017 30/Ene/2017 30/Ene/2017