y Ww Diagramas Al incrementarse el tamafio de las organizaciones, éstas van aumentando su complejidad y, por ende, la complejidad de sus sistermas; por lo tanto, el estu- dio de sistemas debe contar con herramientas que permitan simplificar de una manera completa y entendible, tanto! registro como el andlisi posterior. Una de las herramientas més adecuadas para esto son los diagramas, que son re- presentaciones simbélicas, modelos abreviados de los sistemas de las organiza- clones. Los diagramas representan esqueméticamente por medio de un conjunto de sfmbolos convencionales y de reglas de construccin, la principales caracte- rfsticas de los sistemas reales, con una simplificacién que, no obstante ella, per- rite realizar sobre aquellos el andlisis que lleva a concluir sobre su funciona- ‘miento, detectando errores 0 fallas que afecten su efectividad o eficiencia. Los diagramas, al ser modelos de una realidad que intentan representar, expresan de ésta sus principales caracteristicas, pero desarrolléndolas con la ‘mayor simplicidad posible, sin que esto signifique la pérdida de su corresponden- cia con el sistema real. Tampoco servirfa de mucho que expresaran la comple- jidad total de la realidad, ya que si asf lo hicieran, se reducirfan sus ventas al trasladar esa complejidad que result en ocasiones, dificil de aprehender cuan- do se expresa integramente en su totalidad. La fundamentacién de los diagramas reside en que por medio de un né- zero limitado de simbolos y normas de diagrarnaciGn, puede establecerse entre dlistintas personas que comparten su conocimiento, una comunicacién fluida y eficiente, que serfa diffcil de lograr sino se instituyera ese esquema comanic tivoen comtin. Los hombres, independientemente de su especialidad profesi nal, cuentan con un esquema comunicativo comiin, que es el lenguaje, pero que cen la descripcién de los sistemas no resulta dtl ni efectivo, debido entre otros, a los siguientes motivos: 1. La descripeién narrativa de un sistema por pequefio que éste sea, obliga 2 eseribirun volumen muy grande de palabras. 2, La descripcién navrativa presenta el inconveniente que en su realizacién pueden cometerse errores de gramética (ya sean morfolégicos, sintacti- 0s ¢ incluso, ortogréficos) que pueden tergiversar el sentido de lo que ‘quiere describirse. 3. Lanarracién permite que el que larealiza, pueda volearlibremente en ella expectativas personales, prejuicios o subjtividades, queno se correspon dan exactamente con la realidad, 6 Jorge Roberto Volpentesta JISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION 4, Lalectura de una voluminosa narracién generalmente presenta proble- mas para poder correlacionarla cone sistema rea, ya que se hace di “seguic” mentalmente los pasos y procedimientos, pues no resulta fécil visualizar al sistema en su conjunto. 5. El lector de una narracién puede inal interpretar lo que est escrito, con- cluyendo erréneamente sobre su contenido. Dos personas que lean una misma narracién pueden dart interpretaciones totalmente distintas (pro- blema seméntico). 6. La descripcién narrativa no resulta un medio adecuado para realizar un correcto andlisis, pues no permite la deteccicn répida y facil de los erro- +s, como tampoco la falta de informaciGn, Tipos de diagramas Expresadas las razones por las cuales en el estudio de sistemas es prefe- rible el uso de diagramas ala descripciGn narrativa, se especifican los distintos diagramas que, en mayor 0 menor medida, suelen utlizarse tanto en el andisis como en el disefio, y que se desarrollarén en esta parte del libro (el Diagrama Légico de Flujo de Datos se desarrollaréen el capitulo 10 junto alos conceptos del Andlisis Estructurado): 1 -Diagramas de bloque. 2.-Diagramas de encadenamiento sectoral 3- Cursogramas. 4-Diagramas de sistemas. Le utilizacién de distintostipos de diagramas obedece a que’ durante el ‘estudio de sistemas se presenta ta necesidad de satisfacer diferentes exigen- cias, de manera que cada uno de estos diagramas reflejrd aspectos y detalles especiales, incluso de una misma situaci6n, Por ejemplo, los diagramas de blo- ‘que permiten realizar un acercamiento muy general sobre un sistema admninis- trativo y su funcionamiento, de igual manera que los diagramas de encadena- ‘mienio sectorial, que se utilizan como una manera de comenzar a ver muy sintéticamente lo que es el sistema; éstos diagramas, permiten tener una visin lobal, en conjunto, de lo que luego puede ampliarse por medio de los cursogra~ mas. Hacer cursogramas implica definir una serie de secuencias de operacio- nes encagenadas, debidamente asignadas a un responsable, dentro de un deter- aterial Oomer D. Buyetth ut‘SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION. rminado procedimiento que circula por distintos sectores de la organizacién, Es usual encontrar en la bibliografia que a estos diagramas (junto a los diagramas de encadenamiento sectoral) se les asigna utilidad cuando, dentro de los siste- mas de informacién, el procesamiento de Ia informaciGn se realiza en forma ‘manual, en tanto que cuando el sistema de informacién tiene PED, se utiliza un diagrama auxiliar el diagrama de sistemas, que cumple con la funcién de sinte- tizar las tareas que desarrolla la computador En funcin de la importante y cada vez més creciente incorporacién de tecnologia de Ia informacién las organizaciones, ya se ha destacado el profun- do cambio que en los tiltimos afios se verificé en el disefo de los sistemas admi- nistrativos. Bstos no son hoy concebibles sin la aplicaci6n de PED, de manera {que la tradicional manera de representacién de los circuitos administrativos por un lado (que presuponfan operaciones manuales) y as actividades de procesa- ‘iento electrénico de datos por otro lado, hoy no encuentran su correlatoen las ‘organizaciones, ya que la realidad indica que la computadorizacién ha cooptado los sistemas administativos. Por esto, en los aspectos especificos de diagramacién, quienes normali- zan simbolos y procedimientos de graficacién, han elaborado una norma relativa acursogramas administrativos, que incluye en forma indistintasfmbolos wtitiza- dos durante muchos aos en los diagramas de sistemas, asf como los uilizados ttadicionalmente en los cursogramas administrativos sin utilizacin de PED ("‘sis- temas manuales”) La referencia es espectficamente al Instituto Argentino de Normaliza- cién (TRAM), que es una asociaci6a civil sin fines de lucro cuyasfinalidades, en su carécter de Organismo Argentino de Normalizacién, son establecer normas ‘écnicas, sin limitaciones en los Ambitos que abarquen, adem de propender al cconacimiento y la aplicacin de la normalizeciGn como base de Ia calidad, pro- ‘moviendo las actividades de certficacién de productos y sistemas de la calidad en las empresas para brindar seguridad al consumidor. En lo especifico ala normalizacién de cursogramas, en el afio 1999 este instituto emitié una norma, la 34501, que tiene carécter de experimental hasta ue se proceda a su revisin. Esta norma, la IRAM 34501:1999, es la que incor- ppora dentro de la representacién gréfica de los procedimientos administrativos los simbolos uilizados en la documentacin de procesamiento de informaci6n, es decir, de los diagramas de sistemas. Pero esta norma, al tener cardcter de experimental, no desplaza a su antecesora, la IRAM 34501:1984, la que atin continia teniendo vigencia (asf como las normas relacionadas con ésta). Por esta raz6n, luego de analizar y describir la forma tradicional derepre- 38 Jorge Roberto Volpent _—SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION _ sentacién de los cursogramas a través de la norma IRAM 34501:1984 y de ‘analizar los diagratnas de sistemas por la norma espectfica que a ellos se ref re, que tampoco fue desplazada por la IRAM 34501:1999, se pasaré a analizar esta Gltima, describiendo su contenido y ejemplificando su uilizacién, Cabe aclarar neste sentido, que ya en las obras antecesoras de este libro (Volpentesta, 1993 y 1999) y con anterioridad a la emisin de esta tltima norma, se establecié la utilizacién conjunta de los simbolos de cursogramas administrativos y de diagra- ‘mas de sistemas, como una forma de expreser Ia realidad que ya en e50s afios, significaba la modificaci6n de los sistemas administrativos debido ala incorpo- racién de tecnologfa dela informacién. Finalmente, una importante aclaraciGn: debe tenerse en cuenta que estos diagramas, especialmente los cursogramas y los diagramas de encadenamiento sectorial, al representar el flujo de informacién, llevan implicita su aplicacién fisica, es decir, la forma en que se realizan las actividades. Los diagramas que s6lo muestran los sistemas a un nivel l6gico(diciendo qué debe hacerse pero no ‘c6mo se debe hacer) se verdn en el tratamiento del tema de Andlisis Bstructa- ‘ado bajo a denominacién de Diagrarma Légico de Flujo de Datos. Por consiguiente, en esta seccin se determiaarén las caracterfsticas de los diagramas antes mencionados, su simbologia y sus reglas de graficacién y, por iltimo, cémo se pueden combinar para lograr una mayor eficiencia conjunta. Diagramas de bloque Por medio de los diagramas de bloque es posible tener una visién sinttica de un sistema y de la manera en que funciona. Estos diagramas se disefian rmostrando los elementos que componen el sistema pero sin profundizar en las particularidades que se relacionan con ls ejecucién de los trabajos; es decir, s6lo se describen sus partes basicas que relatan las entradas de informacién, los rocesos que se realizan sobre esas entradas, los archivos que se utiizan y las salidas que se tienen, Estos diagramas son utilizados cuando se esté comenzando un estudio de sistemas y se intenta tener una visién global del sistema estudiado, asf como ‘cuando se comienza a disefar el nuevo sistema. Su utilizacién tantoen un caso ‘como en el otro, supone que cuando se necesite desagregar los detalles del sistema, éstos se representarén por diagramas que permitan ampli los aspec- tos que en éste se presentan de manera muy general. Estos diagramas no utilizan sfmbolos especiales, ya que slo se basan en Ia disposicin orgénica de sus elementos, mostrandolos dentro de rectingulos wSISIEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION. unidos por flechas que indican el flujo del proceso. Un ejemplo es el que se -muestra en la figura 7.10 que describe un proceso de reabastecimiento. ‘PROCESOS, Bum ‘Sebi dl povesdox Patio de cotaciones. ‘Cuaknte aveat Actnlzcdn delgado ‘Sbtona de extencis. ee Lf ARCHIVOS Lego de provedors, Lega de compres SALIDAS Orden de compra Figura7.10:Diagramade biogue Diagramas de Encadenamiento Sectorial Por medio de estos diagramas se pueden representarcircuitos o rutinas ‘administrativas, con distnto grado de extensiGn y andisis, pero siempre bajo una forma sintética en relaci6n con lo que representarfan los cursogramas; su apli- cacién puede ser til en aquellos casos en que se necesita una exposicién resu- ida de procedimientos, poniendo de manifiesto sus elementos ms representa- tivos, pero sin profundizar en las particularidades de ejecuci6n de las operacio- nes, Es por ese motivo que pueden utilizarse para tener una visiGn global, en Dlogue, general, del sistema bajo estudio cuando se inicia un estudio de sistemas, asf como representan una primera aproximacién del disefio del nuevo sistema, Este diagrame se construye estableciendo tantas columnas como depar- tamentos, secciones o reas de la organizaci6n se quieren representar: cada columna representa un drea diferente. Estos diagramas conocidos desde hace ‘mucho tiempo, son muy utilizados cuando el estudio de sistema se orienta hacia un redisefio, porque permiten mostrar globalmente un proceso, sin entrar a es- pecificar sus detalles. Dentro de Ia reingenietfa se denominan Mapas de Pro- eso. Para su graficacién, normalmente se uilizan los siguientes sfmbolos: 350 Jorge Roberto Volpente 0S Y si 3B INEC OPERACION: representa una actividad o un conjunto de ellas; en cada cfrculo se enuncia una fuicién o actividad pero sin determinar la secuencia de pasos que se deben realizar para ejecutarla, FLUIO DE INFORMACION: la flecha encadena la secuen- cia de operaciones indicando la orientacién del flujode informa- ign, : FORMULARIO: el recténgulo representa formularios, pero sin ‘dentificar la cantidad de copias. _—_ En la préctica no existen especificaciones concretas con relacién al ta- ‘mao de los simbolos, pero como dentro de ellos se incluyen leyendas sintéticas del procedimiento o una identificacién de los formularios que representan, se aconseja que los simbotos de operacién se dibujen dentro de un cuadrado imagi- nario de 20 mm. de lado, en tanto que los sfmbolos de formularios, en un reetin- gulo de 25 mm, de base y 18 mm. de altura, El ejemplo que se describe a continuacién y que se muestra en la figura TAAL, es a efectos de demostrar la graficacién de un diagrama de encadens miento sectoral: — El departamento de ventas recepciona el pedido de un cliente y emite notas de ventes valorizadas, entregando una copia al cliente para que abone antes de retirar la mercaderfa y otra copia a almacenes para que prepare el pedido, Otra copia se archiva en el mismo departamento. = Almacenes prepara el pedido y lo entrega contra la presentacion de la factura pagada, previo control con la nota de venta que obra en su poder. Archiva la nota de venta Bleliente retira la mercaderta aiterial Qamar D, Bayt astIv .CION. 00 NAIC EACTURA PAGADAY erTHe Figura 7.11: Ejemplo de Diagrama de Encadenamiento Sectril Cursogramas Los eursogramas administrativos, también amados cireuitos admi- nistrativos 0 flujogramas, son la representacidn gréfica de las rutinas 0 proce- -P ENTRADA | _SUPERIOR SUPERIOR LaTeRAL, LATERAL ‘SALIDA "NFERIOR LATERAL uarerat INERIOR Figura 7.15: Entrada slidas dels Lines de vinculacidn als simbolon La tinica excepeién que la norma indica se refiere al sfmbolo de altema- tiva, on el cual Ia Linea de entrada tinicamente Hegaré por el vértice superior, siendo sus salidas por los restantes tres vértices. Figura716; Entrada y salidas de lines de vnculacidn del simboo de alternativa 360 ‘Torge Roberto Volpentesta —SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION ‘A cualquiera de los simbolos sélo puede entrar una Ifnea de traslado y s6lo puede salir una, salvo excepci6n hecha en el simbolo de alternativa. Cuan- do a.un mismo sfmbolo lleguen varias lineas de traslado, éstas se unen antes de stu ingreso; la misma situacién se produce en las salidas. Bn funciGn de sus entradas y sus slidas, los simbolos pueden casificarse ‘come: 4) Simbolo inicial: como son el punto de partida, ninguna linea de traslado pga «ellos, en tanto que sf pueden salir una 0 mis lineas, ; ') Simbolo medio: es aquel al que llega uns linea de rasado y del cual par” ten una o més Iineas. €) Siraboto final: es aquel al que Hega una linea de entrada pero no presenta, salida. Por lotanto, de acuerdo a las distintas posibilidades de ubicacién que un simbolo puede adoptar, la norma establece una tabla con la uilizacin que pueda hacerse de cada uno de ellos. ‘SIMBOLO Operacién Contro! Demora Archivotransitorio Archivodefinitivo DestrucciGn Alernativa Form, u otto soporte de inf, Proceso no representado 10 Traslaco| 11 Toma de informacién 12 Conector Figura 7.17: Toba de posiilidades de bicscién de los simbolos Dela observacién de la tabla puede concluirse que: 4) Bl simbolo de operacin, al igual que los de archivos y proceso no repre sentado, puede presentarse tanto en posicin inicial, media o final. Sin ‘atrial Omar. Buyatt a______SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION _ ‘embargo, podria objetarse la posibilidad éel sfmbolo de operacién en una posicién final, cosa que no es muy freeuente de encontrar. ») En el mismo sentido puede decirse que resulta también poco frecuente la ubicaciGn inicial de] simbolo de control, no asf su ubicacién media, ya que ésta presupone una verificaciGn de algo preexistente dentro de un curso de accin, Tampoco es usual que un procedimiento termine con este sfm- ‘bolo, pues luego del control siempre se presenta la posibilidad de que el atributo u objeto controlado se ajuste ono loestipulado. Por esto, luego de un simbolo de contol, es normal encontrar un simbolo de alternative que identifique los caminos a seguir ante cada posibilided. €) El simboto de demora cpmo el de alterativa, slo pueden presentarse en tuna posicién media, ya'que en ambos es necesario que se produzca una acciGn previa y una continuacién posterior en el procedimiento. En el caso de la demora, luego de una acciéa previa se produce una espera hasta el momento en que se manifiest’ un determinado acontecimiento que permita,continuar con la accién. El caso de la alternativa, al estar saioos vie ‘DEUDORES: 6 A rion Co a ‘FILM 7 peenineetiae, foment tee Lonmin 7) scncurto - pe crcumo [1s mo Becowans \ 7. proovcede t I) sacmepsneine acme et Figuea 7.25: Formas de deserpeiones de las acciones en ls distintosstmbolos aitrial Omer D. BaytSISTEMAS A NC INFOR! ‘correspondiente. Todos estos casos estin representados en la figura 7.25, par- tes “K" hasta “A, ‘* Distancia de los simbolos entre sty de los simbolos y los trastados: la norma establece una distancia minima de 5 mm., exceptoen los casos de simbo- los de ejemplares superpuestos. ‘ 5) Formularios a utilizar ' Este tema lo trata la Norma IRAM 34503 (1974) que establece los linea rmientos generales para el disefio de formularios para representacién gréfica de Jos procedimientos administrativos. Los temas que trata son los siguientes: %* — Formato de los formularios: tomando como referencia otra norma del instituto (la N® 3001), que se refiere « los formatos de papeles, cartulinas y cartones, los formatos de los formularios podirn ser los siguientes: IRAM Ad de210 mm. x297 mm, IRAM 3. de 297 mm. x420 mm, TRAM —3A4-_ de 297 mm. x 630 mm. TRAM = 4A4-— de 297 mm.x 840 mm. Las hojas podrén ubicarse en forma vertical o epaisads, prefiriéndose en 1 formato IRAM A4 la colocacién vertical y en el formato A3 la colocacién apaisada, Al tener todos los formatos un lado de 297 mm. se facilitael archivo de los formularios, cualquiera sea su tamaiio, 4k — Mérgenes: se establece que se reservard un margen de sujeci6n no me- nor de 25 mm. y mérgenes laterales apropiados a as necesidades y presenta- ‘cin, Este margen de sujecién estaré ubicado a lo largo del lado sobre el cual el formulario se archivaré, es decir, sobre el que mide 297 mo. De esta manera, ‘quedard siempre a la izquierda o nla parte superior del diagrama. * — Plegado de formularios: para esta operacién se deberdn tener presen- tess siguientes requisitos: ~ Que quede libre el margen de sujecién = Que en el formulario plegado quede visible el encabezamiento qu sirve para acceder al formulario. — Que el formato del formulario plegado sea el Ad. ‘atoial Osmar D. Bayt 0SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION * Componentes del formulario: — Encabezamiento: podré contener Jos siguientes datos: denominacién de la entidad; denominacin del procedimiento; indicacién de si se trata de un procedimientorelevada, propuesto 0 aprobado; dentificaciny fecha de su realizaciGn o de u entrada en vigencia. El encabezamiento se coloca- ren el éngulo superior inquierdo on el margen izquierdo. — Acciones: se refiere @ la incorporacién de una columna en la cual se vvolearén las descripciones aclaratorias de las operaciones dibujadas en las columnas del diagrams. Si se utiliza esta opcién, la columna tendrd dos partes, una destinada al c6digo de identificacién de cada operaciGi y otra ppara la descripei6n dela operacién asf identificada, Su inclusin es opta- tiva, quedando acgterio de quien realice o utilice el formulario. — Datos compleméntarios: se prevé la conveniencia de reservar espacios para los datos complementatios,utilizéndose para este fin, en forma pre- ferencial, los énguloslibres. * —Disefio del formulario: de,ecuerdo con las definiciones anteriores, los. formularios podrén adoptar’ lassfpfahas que se observan en la figura 7.2; sm Jorge Roberto Volpentesta ISTEMAS ADMINISTRATIVOS ¥ Lact Encabenieaio Unidad encore ‘Accionee fossa] oom] Figura 727: Disefo¢eformalarios 6) — Ejemplo de cursograma Sélo a efectos de apreciarcémo se conjugan todas las normas anteriores, ‘se representa un circuito de compras mayores, donde no se analizan sus fallas 0 errores, sino que s6lo s¢ refleja el procedimiento tal como fue relevado (figura 728), PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MAYORES ALMACENES Los viernes de todas las semanas (si Este es feriao, el juovesinmediato anterior), el encargado del sector examina las fchas de existencias de las cuales ese esponsabe,y por cada aticulo que se encuentra por debajo de su punto de pedido, emit una Solicitud de Pedido (SP) po duplica- do, de a coal archiva eansitoriament la copia por auner- ign corelativa, Eloriginal loenviaa Compras, COMPRAS ‘Consulta el archivo de proveedoret y seleccions a tes de ellos. Bite un Pedido de Cotizacién (PC) en original y du- plicado y envi el original a los proveedores seleccions- os. Los duplicados los archiva transtoriamente por nu- ‘erode PC junto al ejemplar de la SP, ala espera del envio de las cotzaciones. attri Omar D. Baya aSISTEMAS vos y For eso, a continuacién se presentan dos diagramas en los cuales, dentro de un circuito administrativo, se expresan las actividades que realizan los equi- pos de procesamiento electrénico de datos; de esta manera, ya sea que se trate de procesamientos interactives 0 en lotes, el diagrama mostrard un conjunto unificado que permitiré al hombre de sistemas tener una visién global yala vez detallada del total de las actividades de un procedimiento, pudiendo ver dentro de las “cajas negras” que habitualmente representaban al PED. En los ejemplos presentados se podré observar que se opt6 por recuadrar ‘con lineas punteadas las actividades del PED, de manera de dejar claramente cexpuestas y, porende, fécilmente visualizables, las tareas que realizan los equi- ‘Pos electrénicos y, por consiguiente, aquellas que realiza el hombre. En dltima instancia, queda a criterio de cada hombre de sistemas la elec- cin de la forma en que representard la informacicn de los sistemas, Las nor- ‘mas citadas no expresan la obligatoriedad de su uso, pero representan un avan- ce hacia Iaelaboracién de un idioma en comin entre los especialistas en organi- zaciones. La propuesta de este libro esté abierta a modificaciones y sugeren- ‘eis, como no podia serde otra manera ante una disciptina, como la Administra- cci6n, que permanentemente genera nuevas técnicas y conocimientos. ‘Los diagramas se muestran en las figuras 7.33 y 7.34. ‘Manuales administrativos 7 Los manuales administrativos son una de las heiramientas que poseen las organizaciones para mejorar su funcionamiento, facilitando el desempefio de las tareas y operaciones administrativas y operativas. En su esencia, son un poderoso instrumento de comunicacién. ‘ioral Oomar D, Bayatt 387 MAS ysista (FORM: Dentro del universo organizacional se reconocen varios y diferentes tipos ‘de manuales; no obstante, se los puede definir conjuntamente como un cuerpo sistemdtico de informacién que sefala las actividades que deben ser reali- zadas por los integrantes de la organicacién, detallando la forma de si réalizacién. El objetivo Gltimo de los manuales ese] de instru a los miembros de la organizacién sobre aspectos tales como: funciones; autoridad; normas; procedimientos; poiticas; objetivos; areas; operaciones (Saroka y Gaitén, 1971). En aquellas orgenizaciones que no utilizen manuales, as cuestiones nom-, bradas son difundidas entre los integrantes a través de circulares, memorandos,' comunicados internos. Cuando éstos estén-numerados y son guardados siste- siticamente de manera corvelativa, van constitayendo un cuerpo de disposicio- nes cuya utilidad es semejante a la de los manuales. Sin embargo, el sentido ‘imo de ambos instrumentos difiere entre sf, puesto que las circulares internas se refieren 2 disposiciones cuya vigencia resulta temporaria, en tanto que los ‘manvales expresan informacién més estable. ‘Los manuales, en especial los de procedimientos, som muy dtiles para recabar informacién durante la etapa de recolecci6n de informacién, asf como reaparecen luego en la fase de disefio detallao, siendo también muy stiles para Jaimplementacién del sistema. ‘Los manuales presentan varias ventajas, como por ejemplo; — Representan uma fuente permanente de informacién sobré las précticas administrativas y generales de la organizacién convirtiéndose, por ese motivo, en elementos de consulta permanente ante dificultades o dudas en Ia realizacién de las tareas. = Facilitan la institucionslizaci6n y permiten que los procedimientos aproba- ddos se hagan efectivos. — Sirven para fijar estindares y para normlizer las prcticas organizacio- rales aprobadas por la direccién, evitando de esa forma, que la gestién administrativa se desarrolle a través de improvisaciones 0 actulaciones ‘personales guiadas por los crterios particulares de cada integrante de la organizaci6n. — Mantienen dentro de normas homogéneas Ia realizacién de las précticas administrativas, asegurando coherencia en la ejecucién de las labores, independientemente de las personas que las realizan, = Son instrumentos importantes de revisién y evaluacién de las précticas orgenizacionales insttucionalizadas. Forge Roberto Yolpentesta_____SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION — Permiten que la supervisin mejore el control de las tareas delegadas a los subordinados, al estar éstasdefinidas con precisiGn en sus disposicio- nes. Faciitan el control por excepciGn. = Altener definidas claramente las acciones a realizar, predispone de mejor manera al personal para asumir responsabilidades. — Bconomizan tiempo evitando las preguntas de rutina, puesto que ls reg- ppuestas a éstas se encuentran ya definidas y se obtienen con la simple: Jectura del manual, En el mismo sentido, también se producen ahorros importantes cuando las soluciones a situaciones repettivs, evitan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. ‘Aun cuando las ventajas son numerosas y valiosas, presentan también Jimitaciones, que no legan a invatidarsu utilizacién, Algunas de ellas son: — Cuando estén mal elaborados generan inconvenientes para el normal de- sarrollo de las actividades. — Pueden tener un alto costo de realizacin y de actualizacién, ~ Sino se produce su permanente mantenimiento, pueden quedar obsole- tos, perdiendo totalmente su uilida. = Noresultafécil incorporar ein ellos los elementos informales de la organi- zacién. = Enocasiones resulta diffeil definirel nivel adecuado de sintesis o detalle desu contenido, siendo que si son muy sintéticos carecen de utiidad, y si son muy detallados, pequefias cambios que puedan producirse los desac- tualiza e inutiliza: — Alsermuy rfgidos en sus disposiciones, no motivanal personal adesarro- lary potenciar su iniciativa personal. — Sino estin bien redactados, pueden generar comunicaciones ambiguas ue se presten a interpretaciones personales. Diferentes tipos de manuales administrativos Los autores mencionados identfican seis tipos diferentes de manuales: * Manual de orgenizacién, + Manual de politicas. + Manual de procedimientos y normas. + Manual para especialistas +* Manual del empleado. + Manual de propésitos maltiples. attri! Omar D. Bupa 3SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION El manual de organizacién presenta la descripci6n detallada de la organi- zzaci6n formal, através de la descripcién de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos de trabajo. Contiene los siguientes elementos: ‘organigrama de la organizacién; definicién de los objetivos generales; funciones que deben desarrollarse en cada puesto; detalle de las atribuciones y limitacio- nes de los puestos jerdrquicos, en especial Io vinculado con las relaciones jerdr- uicas, la responsabilidad correspondiente, comunicaciones e integraci6n.con otras reas 0 sectores. El manual de politicas contiene el detalle de los principios bésicos que deberdn ser seguidos por los altos ejecutivos en el proceso de toma de decisio- nes, con el fin de lograr los objetivos organizacionales. Sus disposiciones bus- can: agilizar el proceso decisorio; facilitar a descentralizaciGn al brindar a los, puestos de los niveles jerérquicos intermedios indicaciones claras a seguiren la toma de decisiones. El manual de procedimientos y normases una descripcién analitica de los procedimientos administrativos que permiten la realizacién de las actividades ‘operativas y administrativas incluyendo, ademés, las normas a cumplir por los miembros de la organizacin, Estén compuestos por las normas de procedimien- tos, los formularios y los cursogramas. El manual para especialistas contiene normas, pautas e indicaciones pre- cists relacionadas exclusivamente a un determinado tipo de tarea 0 trabajo, buscando a través de estas pautas, orientar y uniformar las actuaciones de quie- nes realizan estas tareas. Un ejemplo podria ser el manual para vendedores, oel ‘manual de atencién al piiblico. El manual del empleado tiene el propésito de lograr una répida adaptacién s ses crt xara ia ine tome Coates a Fas ecute Enon onus exon syne RSet conte LL a A tases 22a fe tes y Cat ee Figura 4.6 - HERRAMIENTAS USUALES 69 — BI recténgulo representative de Archivos se ubica debajo del de procesos y én él se indican los datos que se mantienen guat- dados. set 8 figura 4.6 se representa un subsistema de liquidacién de stleldos segcin el esquema descripto. Si quisiéramos aumentar el grado de detalle del diagrama, po- rfamos descomponer el subsistema del ejemplo anterior en tantos diagramas como actividades encontramos en el bloque de los proce- sos, Otra forma de representacién serfa mediante el diagrama deta- Iado que se presenta como figura 4.7. . 1.Congot | —Tarjetn porinsisten- xisencia | Rela} Easy lege das tarde 2, Actualiza- | Partes de |—Legajos cinlegaos | novedades acualizatos pees | = Linu, 3-Liguida- | asistenciay | Cones |—Emitir liq. | cidn sueldos sioameldos |rovedades | AaSY,Jyreabes " |Reios Figura4.7 ‘© Diagrama de interdependencia sectorial Este tipo de diagrama —que puede utilizarse como.mapa de proceso en la reingenierfa— es de utilidad cuando'se requiere una Visién global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu- cién del trabajo administrativo. Si bien desde este punto de vista es similar al diagrama de blogue, se diferencia en que nos muestra los, distintos sectores que intervienen en el proceso. Los elementos necesarios para su construccién son: — Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe- zada por el nombre de un sector de los que intervienen.