1.

0 Rekod / Fail staf

Rekod boleh didefinisikan sebagai maklumat yang telah disimpan dalam bentuk
dokumen sama ada ia dicipta atau diterima oleh syarikat atau persendirian. Rekod
tersebut juga perlulah diuruskan agar ia dapat membantu perjalanan syarikat atau
individu. Rekod yang baik adalah rekod yang mempunyai bukti atau bersifat bukti. Sifat-
sifat bukti dalam konteks pengurusan maklumat adalah kekal (tidak boleh dipinda),
bernilai, tulen dan unik.Pengurusan rekod boleh didefinisikan sebagai proses
mengenalpasti, klasifikasi, pemeliharaan, dan pemansuhan rekod.

1.1 Rekod boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu :

1.1.1 Rekod aktif :

Rekod aktif merupakan rekod yang bernilai dan kerap digunakan dan akan
disimpan di bilik fail.

1.1.2 Rekod separuh aktif :

Rekod separuh aktif merupakan rekod yang bernilai namun jarang

digunakan. Ia akan disimpan di Pusat Rekod.

1.1.3 Rekod tidak aktif :

Untuk peringkat ini, rekod akan dinilai untuk dilakukan proses seterusnya.
Jika rekod dilihat masih bernilai namun tidak digunakan lagi, rekod akan
dihantar ke arkib. Manakala jika rekod sudah tidak mempunyai nilai dan
tidak lagi digunakan, maka rekod akan dimansuhkan.

1.2 Tujuan Pengurusan Rekod

Mengurangkan kepadatan rekod

Mengatasi masalah kekurangan tempat menyimpan rekod

Memudahkan pencarian semula rekod

 Mengurangkan kos

Mengenalpasti & melindungi rekod-rekod yang bernilai mahupun sulit

Meningkatkan profil

Meningkatkan produktiviti

2.0 Aktiviti Pengambilan Pekerja

Pengambilan dan pemilihan pekerja ini adalah merupakan satu fungsi pengurusan
sumber manusia yang penting kerana kesannya terhadap kualiti pekerja-pekerja yang
akan dipilih untuk sesebuah organisasi itu. Sebenarnya kualiti pekerja banyak bergantung
daripada kualiti rekrut yang disediakan mengikut beberapa spesifikasi yang penting oleh
sesebuah organisasi. Pengambilan pekerja melibatkan aktiviti-aktiviti untuk
membolehkan pemohon yang berkelayakan memohon jawatan kosong di sesebuah
organisasi yang mereka pilih. Sesebuah organisasi itu boleh mengisi jawatan yang kosong
dengan pekerja mereka sendiri atau dengan mengambil pekerja dari luar organisasi.
Kaedah-kaedah untuk merekrut pekerja yang dipilih dari luar organisasi termasuk rujukan
pekerja, pengiklanan, agensi pekerjaan dan perekrut. Setiap kaedah ini mempunyai
kelebihan dan kelemahannya sendiri.Tugas pengrekrutan dan pemilihan pekerja
dipengaruhi oleh faktor-faktor organisasi seperti dasar pampasan, suasana kerja dan imej
korporat organisasi.

Proses pemilihan pekerja biasanya bermula dengan mengisi borang permohonan.

Borang ini memungkinkan pihak majikan memperoleh maklumat asas tentang diri
pemohon. Kemudian organisasi biasanya akan mengkehendaki pemohon mengikuti
proses temuduga yang dijalankan. Temuduga ni bertujuan untuk memperoleh maklumat
tambahan tentang diri pemohon serta memberikan sedikit maklumat tentang organisasi
tersebut kepada pemohon. Selain itu, borang permohonan dan temuduga yang disediakan
oleh organisasi itu dapat juga menentukan kesesuaian pemohon melalui ujian pemilihan,
pemeriksaan latarbelakang dan pemeriksaan fizikal. Kesemua faktor yang dijelaskan
memerlukan pertimbangan yang sewajarnya dan bijaksana.
2.1 Contoh Carta Alir Kemasukan Staf Baru

2.2 Contoh Aliran Kerja

 2.3 Contoh Carta Alir Prosedur Pengambilan Staf

3.0 Fungsi-fungsi Umum Jabatan Sumber Manusia

3.1 Fungsi Pengurusan Sumber Manusia

Merancang dan menggubal pelan strategik sumber manusia yang dinamik bagi
mencapai objektif, matlamat dan wawasan Jabatan.

Melaksana dan mengawal pelan strategik sumber manusia selaras dengan

perubahan persekitaran bagi mencapai objektif dan matlamat pembangunan
organisasi dan sumber manusia Jabatan.

Mengkaji, menilai dan memperkukuhkan strategi dan program sumber manusia

Jabatan ke arah merealisasikan peranan dan tanggungjawab Jabatan di dalam
persekitaran yang berubah dan komplek.

Mempastikan pengambilan, pembangunan, pembahagian dan pengembelingan

tenaga dan kepakaran sumber manusia semua peringkat dilaksanakan secara
optima ke arah mencapai objektif dan matlamat Jabatan.

Mewujudkan struktur, sistem dan suasana organisasi yang produktif dan inovatif
bagi mencapai objektif dan matlamat komunikasi dan perhubungan awam
Jabatan.

Merancang dan menjalin hubungan kerjasama dan pakatan strategik di antara

Jabatan dengan pelbagai pihak termasuk Agensi Pusat, Institusi Latihan, Badan-
Badan Profesional didalam dan luar negeri, dan Kesatuan Sekerja ke arah
peningkatan prestasi dan kewibawaan Jabatan.
 Fungsi Aktiviti
Perancangan dan Perekrutan Temuduga, perekrutan, ujian
Latihan dan Pembangunan Orientasi, kemahiran, latihan, pendidikan, peningkatan
produktiviti, pembangunan dan laluan kerjaya
Pampasan Mentadbir gaji dan upah, penyediaan faedah dan elaun, bonus,
penghargaan dan pujian, pampasan eksekutif, penilaian
pekerjaan, struktur pampasan
Prestasi Mengurus prestasi, membentuk piawaian prestasi, tindakan
pembetulan, kaedah penilaian, temubual prestasi
Kemudahan Insurans, pengurusan cuti, pelan persaraan, pembahagian
keuntungan
Perkhidmatan Pekerja Program bantuan pekerja, pemindahan kerja, perkhidmatan
Rekod peribadi Sistem maklumat, rekod tentang pekerja
Pekerja dan Hubungan Komuniti/ Kajian sikap, hubungan pekerja, pematuhan peraturan dan polisi,
Masyarakat disiplin, undang-undang buruh
Keselamatan dan kesihatan Pembentukan polisi, pemantauan pelaksanaan polisi,
penguatkuasaan, pengawasan keselamatan, latihan keselamatan,
ujian kesihatan, penyediaan peralatan perlindungan peribadi
Perancangan strategik Pengurusan sumber manusia antarabangsa, ramalan perancangan,
gabungan dan perolehan

4.0 Program-program Pembangunan dan Latihan Pekerja

4.1 Latihan Semasa Bekerja

4.1.1 Demonstrasi (Demonstration)

Ia meliputi kaedah persembahan oleh jurulatih untuk
menyampaikan kandungan latihan menerusi pengalaman yang telah sedia
ada. Kaedah ini menekankan konsep model atau contoh-contoh fizikal
untuk memudahkan pemahaman pelatih. Hasilannya pelatih cepat
memahami berdasarkan kepada model yang ditunjukkankan tadi.
 Walaubagaimanapun, kaedah ini memberi kesan negatif kepada jurulatih
sendiri.
4.1.2 Latihan bersama Jurulatih (Coaching)
Ianya adalah hubungkait secara terus antara pelatih (individu)
dan jurulatih dalam memberi arahan-arahan yang jelas. Jurulatih akan
bertindak sebagai juru pandu dan memberi sokongan kepada pelatih,
dengan lain perkataan jurulatih lebih membantu secara langsung kepada
individu-individu supaya segala persoalan tentang pengetahuan, skil dan
pengalaman terjawab.
4.1.3 Latihan membuat kendiri (do-it yourself training)
Pendekatan yang digunakan pada permulaannya, adalah pelatih
dikehendaki mengenal pasti apakah tanggungjawab efektifnya bersesuaian
dengan maklumat yang mungkin ditemui, dan kemudiannya memberi
pelatih outline terhadap maklumat yang diperlukan dan berharap pelatih
dapat menggunakannya untuk menyiapkan sesuatu projek.
4.2 Latihan di Luar Masa Kerja
4.2.1 Kaedah Kuliah (Lecture)
Kuliah atau syarahan boleh ditakrifkan sebagai penyampaian
kandungan kursus oleh seseorang pakar dalam bidang yang tertentu
kepada sekumpulan pelatih atau pelajar yang tertentu kepada sekumpulan
pelatih atau pelajar yang memainkan peranan yang pasif semasa kuliah
disampaikan. Objektif utama kaedah ini adalah untuk menyampaikan ilmu
dan maklumat.
4.2.2 Kaedah Kajian Kes (Case Study)
Kaedah kajian kes bertujuan meningkatkan kebolehan pelatih
dalam penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan.
4.2.3 Latihan Vestibul (Vestibule Training)
Vestibul ini pelatih dapat belajar dalam keadaan terkawal dan
mengikut keupayaan mereka sendiri tanpa menghadapi tekanan kerja yang
sebenar.
4.2.4 Main Peranan (Action Learning)
Pelatih dikehendaki menyelesaikan masalah-masalah tertentu
dengan membayangkan diri mereka sebagai watak yang sedang
menghadapi masalah dalam situasi tersebut. Selainitu pelatih juga
 digalakkan mencuba pelbagai reaksi dan tingkahlaku dalam sesi main
peranan. Lazimnya, tidak semua pelatih diberi peranan untuk dilakonkan.
4.2.5 Permainan Pengurusan (Business Games)
Permainan pengurusan merupakan suatu latihan yang berasaskan
sesuatu situasi perniagaan yang direka dan mirip pada keadaan yang
sebenarnya. Jenis latihan ini bertujuan untuk mengembangkan lagi
kemahiran pelatih dalam pembuatan keputusan dan pengurusan organisasi.

5.0 Pengurusan Pemberian Pampasan & Faedah

Menurut Dr. Zafir Mohd Makhbul dan Fazilah Mohamad Hasun pula,pampasan
dan faedah boleh dinyatakan sebagai upah dan gaji ataupun cuti tahunan serta
kemudahan yang disediakan oleh organisasi dan juga bidang pekerjaan itu sendiri.
Mereka juga berpendapat bahawa semua bentuk pembayaran atau ganjaran yang diterima
oleh setiap pekerja daripada majikan sebagai balasan kepada perkhidmatan yang telah
diberikan.Dari sini dapat aku nyatakan bahawa sistem pengurusan pampasan dan faedah
adalah untuk menarik minat dan mengekalkan individu yang berkebolehan dalam
organisasi. Dengan ada nya pengurusan yang cekap dan baik akan meningkatkan imej
sesebuah organisasi itu sendiri. Selain itu juga pampasan boleh ditakrifkan sebagai jenis
bayaran yang diterima dari majikan.

Menurut June M.L. Poon, pengurusan sumber manusia pampasan pekerja ialah
ganjaran penggajian yang penting sekali ia mempengaruhi sikap, kepuasan dan
produktiviti pekerja. Justeru, aku sangat tertarik dengan pandangan beliau ini kerana
setiap organisasi yang ingin mendapatkan dan mengekalkan pekerja berkelayakan dan
berkebolehan pada masa yang sama perlu mewujudkan program pampasan yang menarik
dan setara untuk menarik minat dan mengekalkan pekerja-pekerja terbabit.

Pampasan pekerja ialah sagu hati kewangan yang diberikan kepada pekerja
yang tercedera atau yang jatuh sakit akibat kerja mereka, dan merangkumi
pampasan untuk menampung kehilangan pendapatan, kecacatan kekal, belanja
perubatan dan pemulihan di tempat kerja untuk membantu mereka kembali
bekerja. Mana-mana pekerja yang tercedera atau yang jatuh sakit akibat kerja dan
 memerlukan rawatan perubatan ataupun cuti tanpa bekerja berhak menuntut pampasan
pekerja tanpa mengira siapa yang bersalah.

5.1 Ganjaran Kepada Pekerja

Ganjaran meliputi gaji, upah dan faedah. Untuk mendefinisikan ganjaran

dan faedah, adalah lebih baik jika diteliti terma-terma yang lazim digunakan
dalam pengurusan ganjaran.

5.1.1 Jumlah Tunai

Jumlah tunai merupakan amaun asas yang dibayar ditambah

dengan elemen-elemen pembolehubah seperti bonus, keuntungan syarikat
yang dijangkakan oleh pekerja untuk diperolehi. Ia merupakan jumlah
amaun tunai yang seharusnya dibayar.

5.1.2 Jumlah upah

Jumlah upah merupakan jumlah nilai pakej ganjaran termasuk nilai

yang telah ditetapkan atau sebarang faedah yang telah dijanjikan oleh
syarikat.

5.1.3 Faedah

Faedah ialah sesuatu manafaat yang diberi dalam bentuk bukan

wang (non-cash )dan ini merupakan tambahan kepada bayaran asas gaji.

Pemberian faedah adalah sesuatu yang boleh mempengaruhi keupayaan

sesebuah organisasi menarik tenaga kerja yang diperlukan.

5.2 Antara faedah-faedah yang lazimnya diberikan kepada pekerja

5.2.1 Insuran/ Takaful nyawa

5.2.2 Faedah Perubatan

 5.2.3 Faedah Pergigian

5.2.4 Kemudahan Pinjaman

5.3 Kebanyakan individu akan bersetuju bahawa apa yang diperlukan oleh
mereka adalah :

5.3.1 Bayaran atau gaji yang setimpal dengan kerja yang dilakukan.

5.3.2 Satu sistem ganjaran yang mengagihkan ganjaran secara adil.

5.3.3 Ganjaran yang ditawarkan adalah sama atau seiring dengan apa yang
ditawarkan oleh organisasi lain bagi jenis pekerjaan yang sama.

5.3.4 Bayaran atau gaji yang berbentuk progressif, terutamanya bagi pekerjaan
dalam bidang pengurusan dan professional.

5.3.5 Terdapatnya beberapa faedah minimum yang tertentu.Contohnya

kebanyakan pekerja akan mengharapkan cuti bergaji , bayaran sakit dan
elaun pencen.

5.4 Strategi ganjaran

Ia akan menjadi suatu mekanisme yang berkuasa dalam

mengimplimentasikan strategi sumber kemanusiaan dalam organisasi tersebut.
Ianya boleh :-

5.4.1 Mengukuhkan matlamat dan objektif organisasi dan memastikan bahawa

kelakuan atau sikap pekerja adalah sehaluan dengan apa yang
dikehendaki.

5.4.2 Memberi mesej yang jelas tentang budaya dan nilai organisasi,
terutamanya dari segi kelakuan dan tindakan yang dinilai.

5.4.3 Membantu memotivasi pekerja.

5.4.4 Menarik perhatian dan mengekalkan pekerja yang berkaliber.

 5.4.5 Menyediakan ganjaran untuk sesuatu usaha atau prestasi yang amat
memuaskan.

5.4.6 Menghantar atau menyalurkan mesej-mesej tentang prestasi yang tidak

boleh diterima.

5.4.7 Menggalakkan inovasi dan pemikiran strategik.

5.4.8 Menggalakkan pemfokusan ke atas isu-isu yang membawa kepada

kejayaan kepada perniagaan atau organisasi.

5.4.9 Menggalakkan keefisienan, keberkesanan dan produktiviti yang tinggi

dikalangan pekerja.

5.5 Kepentingan Ganjaran dan Faedah

Adalah menjadi kewajipan bagi sesebuah organisasi untuk memberi

ganjaran dan faedah kepada pekerja-pekeja mereka setimpal dengan tenaga kerja
yang telah dicurahkan.Kepentingan ganjaran dan faedah ini sememangnya tidak
dapat dinafikan. Jika para pekerja tidak berpuas hati dengan ganjaran dan faedah
yang diberikan, maka ini akan menyebab akan wujudnya masalah-masalah seperti
ponteng kerja, kadar pusingan kerjapekeja yang tinggi, penurunan produktiviti
dan ketidaksungguhan bekerja. Justeru itu,kepentingan ganjaran dan faedah boleh
didasarkan atas sebab-sebab yang berikut:-

5.5.1 Menarik lebih ramai individu untuk menyertai organisasi tersebut.

Bila sesebuah organisasi itu menyediakan ganjaran dan faedah

yang menarikkepada pekerja-pekerja mereka, maka lebih ramai orang luar
akan tertarik untuk menyertai organisasi tersebut. Kebanyakan orang
biasanya akan membandingkan ganjaran-ganjaran dan faedah yang
ditawarkan oleh organisasi-organisasi yang mempunyai persamaan dari
segi jenis pekerjaan. Sudah tentulah organisasi yang mempunyai kelebihan
dari segi ganjaran dan faedah yang akan menjadi pilihan.

5.5.2 Dapat mengekalkan pekerja yang sedia ada

 Pekerja merupakan aset terpenting dalam organisasi. Apabila
seseornag pekerja itu berpuas dengan pekerjaan mereka dan diberikan
ganjaran luaran berbentuk wang ringgit serta kenaikan pangkat dan
ganjaran dalaman seperti penghargaan terhadap tugas yang dilakukan,
kepuasan diri dan persaingan yang sihat maka pekerja-pekerja ini sudah
tentunya akan terus berkhidmat di dalam organisasi tersebut.Pelbagai
faedah yang ditawarkan oleh organisasi seperti kemudahan perubatan
danpusat penjagaan kanak-kanak tidak kurang juga pentingnya untuk
mengekalkan parapekerja.

5.5.3 Meningkatkan moral pekerja yang secara tidak langsung

meningkatkan produktiviti

Para pekerja pastinya merasa diri mereka dihargai apabila

kebajikan mereka tidak terabai. Pihak pengurusan seharusnya tidak
memandang remeh ke atas kebajikan pekerja. Pekerja yang berpuas hati
dengan ganjaran dan faedah yang diberi kepada mereka tidak akan
mendatangkan masalah kepada majikan. Sebaliknya, mereka akan terus
bekerja bersungguh-sungguh dan secara tidak langsung produktiviti
pastinya akan meningkat.

5.5.4 Sebagai jaminan perlindungan kepada pekerja

Ganjaran dan faedah yang diberi oleh sesebuah organisasi itu

amatlah penting sebagai jaminan dan simpanan hari tua seseorang pekerja.
Ganjaran yang diberi memberi jaminan agar keperluan sehari-harian dan
pembelajaran anak-anak dapatdipenuhi. Sementara faedah pula memberi
perlindungan kepada pekerja sekiranya pekerja tersebut ditimpa bencana
atau kemalangan semasa bekerja. Dengan ini faedah-faedah yang
ditawarkan itu akan menolong pekerja mengekalkan taraf kehidupan
mereka.Kesimpulanya, pembangunan strategi ganjaran seharusnyalah
selaras dengan proses perancangan sumber kemanusiaan terutamanya dari
segi bilangan, tahap atau peringkatserta jenis pekerja yang diperlukan.
 Sistem ganjaran untuk sesuatu organisasi tidak sama.Oleh itu,
perancangan sumber manusia hendaklah membangunkan strategi ganjaran
bagi membolehkan sistem ini sentiasa relevan dengan iklim dan budaya
organisasi.

6.0 Contoh-contoh Aktiviti Kebajikan Pekerja

Belian Baju Raya Anak Yatim

Jualan Kembali Ke Sekolah - Canggih
Program Berkhatan Anak-Anak Yatim dan Kurang Berkemampuan
Majlis Penyerahan Sumbangan Amal Ramadhan 2014
Program Amal Ramadhan 2015
Sumbangan Kewangan kepada Kakitangan yang Terlibat dalam Kemalangan
Bantuan Kewangan kepada Ahli Keluarga Kakitangan yang Meninggal Dunia

7.0 Pengurusan Pentadbiran Penilaian Prestasi Pekerja

Sistem pengurusan prestasi perkhidmatan awam bagi sesebuah organisasi adalah

bertujuan untuk memberi gambaran yang jelas berhubung peranan dan tanggungjawab
individu di dalam organisasi dalam mengurus Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.

7.1 Ciri-ciri Sistem Penilaian Prestasi

Penetapan Sasaran Kerja Tahunan dan kajian semula pertengahan tahun

Penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus

Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi

Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian prestasi yang

bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan pegawai

Penggunaan lima (5) jenis borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

mengikut kumpulan pegawai

Peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia sebagai pihak yang

memastikan penilaian dibuat dengan objektif, adil dan telus.
 7.2 Contoh Carta Aliran pusingan proses pengurusan penilaian prestasi

8.0 Kesimpulan

Pengurusan sumber manusia merupakan aspek yang perlu diberi perhatian

oleh semua pengurus organisasi. Ini adalah kerana pekerja merupakan elemen
yang penting dan berharga untuk mencapai keberkesanan organisasi. Fungsi
sumber manusia seperti pampasan, perancangan dan perekrutan sumber manusia,
pemilihan dan sosialisasi, latihan dan perhubungan industri merupakan aspek
yang membantu mencapai keberkesanan pengurusan sumber manusia dalam
sesebuah organisasi. Pengambilan dan pemilihan pekerja ini adalah merupakan
satu fungsi pengurusan sumber manusia yang penting kerana kesannya terhadap
kualiti pekerja-pekerja yang akan dipilih untuk sesebuah organisasi itu.
Sebenarnya kualiti pekerja adalah banyak bergantung daripada kualiti rekrut yang
disediakan mengikut beberapa spesifikasi yang penting oleh sesebuah organisasi.

9.0 Rujukan

http://www.penerangan.gov.my/index.php/bm/mengenai-jpen/maklumat-
bahagian/bahagian-pengurusan-sumber-manusia
 https://www.scribd.com/document/97645319/GANJARAN-KEPADA-PEKERJA

https://www.scribd.com/doc/35752238/Hak-Dan-Kebajikan-Pekerja

https://ms.wikipedia.org/wiki/Pengurusan_rekod

http://bpsm-jkmm.blogspot.my/2013/05/bahagian-pengurusan-sumber-manusia_22.html