TOPICO 3

HERRAMIENTAS DEL SISTEMA DE

GESTION DE CALIDAD
Herramientas para el control
de las variables que afectan
l entregables
los bl

Omar Samaniego Figueroa

omar.samaniego@gmail.com

INDICE

3.0 DOCUMENTACION
3.1 TRAZABILIDAD
3.2 HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE LAS VARIABLES DEL SGC
3 3 HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE ENTREGABLES
3.3

1
 3.0 Documentacin

Una de las diferencias principales entre la versin 2000 y la versin 1994 de la ISO 9000 es el enfoque en el
sistema documentario, en tanto que la ltima tiene un sesgo marcado al sistema de documentacin por sobre
los procesos, la versin 2000 prioriza los procesos adems del enfoque al Cliente.
Esto permite que el SGC antes que un sistema de documentos (para pasar la auditora), es un sistema
orientado a la mejora continua que usa los documentos como un medio, no como un fin.
La estructura piramidal de los documentos, sin embargo, permanece invariable entre una y otra versin.

3.0 Documentacin

Los documentos de la calidad

deben ser diseados segn las
siguiente estructura general.

Es importante considerar
que los documentos deben
ser divididos entre
procedimientos
generales y
procedimientos
especficos

2
 3.0 Documentacin

A diferencia de la industria manufacturera, donde

los procesos son estables y las variables de
comportamiento predecible

y las cosas las podemos medir al cronmetro, y

los engranajes de las actividades se entrelazan

una a una

En construccin lo nico constante es el cambio

En ese sentido

3.0 Documentacin

Los procedimientos deben tener dos facetas

importantes:

1 Los procedimientos generales de la Organizacin

Los que finalmente son consultados ya sea via web,

digital o de manera impresa

y fifinalmente
l t sii hay
h que adecuarlos
d l a la
l realidad
lid d dde lla
Obra se editan para generar los procedimientos
especficos
2

3
 Por qu cambian los procedimientos, no se puede hacer
uno que sirva para todo?

Quiere decir que cada que empieza un Proyecto debemos

re inventar la plvora?

Algn da se tendr un procedimiento que nunca necesite

cambio?
b ?

3.0 Documentacin

Los procedimientos cambian pues dependen del

tipo de contrato, el cual varia en cuanto a su
alcance y contenido tcnico.

Puesto que el diseo del concreto entre proyecto y

proyecto cambia.

No se trata de re inventar la plvora, sino de respetar

las variables y procesos principales, con la flexibilidad
del caso

No es re inventar, sino adecuar y mejorar

El cambio, es lo nico constante en la construccin. Sin

embargo podemos ser competitivos siguiendo los
patrones predecibles

4
 3.0 Documentacin

3.0 Documentacin
Al empezar un Proyecto se deben de seleccionar los documentos aplicables, segn la siguiente
secuencia:
Documentos Generales Documentos Especficos

Manual Plan de
ProcedimientosRegistros
de Calidad Calidad

5
 3.0 Documentacin

Documentos Generales Documentos Especficos

Manual de Calidad Plan de Calidad

El Manual de Calidad describe la estructura del
SGC de la Organizacin, registrando la Poltica y
Objetivos de la Calidad, los procesos generales
de la Organizacin y el sistema de documentos a
ser usados que atienden dichos procesos en
concordancia con los requerimientos de la norma.
Es la versin del Manual de Calidad para el
Proyecto a desarrollarse. Describe los procesos de
la Organizacin aplicables al Proyecto el sistema de
documentos a ser usados para dichos procesos en
concordancia con los requerimientos de la norma.

3.0 Documentacin

Documentos Generales Documentos Especficos

Manual de Calidad Plan de Calidad

Procedimientos Procedimientos

Gestin Gestin
stados

stados

Operativos Operativos
Instrucciones
Lis

Lis

Registros Registros
LOGs

Gestin
Operativos

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 3.0 Documentacin

Documentos Generales Documentos Especficos

Son los documentos originales que se Son los documentos principales que se
despliegan para dar lugar al SGC. implementan en los Proyectos.

Estos documentos se dividen en Estos documentos se dividen en

documentos de Gestin y Operativos. documentos de Gestin y Operativos.

Los documentos de Gestin describen Los documentos de Gestin describen los

los procesos administrativos internos y procesos administrativos en los Proyectos,
plantean los procesos administrativos a adecuados por las condiciones
desarrollarse en los Proyectos. contractuales y condiciones particulares.

Los documentos Operacionales plantean Los documentos Operacionales decriben

los procesos operativos a desarrollarse los procesos operativos en los Proyectos
en los Proyectos. adecuados segun la Ingenieria,
Especificaciones y procesos especiales.

3.0 Documentacin

Procedimientos

Gestin
Los pprocedimientos de Gestin especficos
p deben atender los lineamientos
generales de la Organizacin y editarse en aquellos puntos que por condiciones
particulares, requerimientos del Cliente o del Contrato no pueden llevarse a
cabo. Sin embargo las salidas principales no deben obviarse.

Operativos
Los procedimientos operativos especficos se estructuran en funcin a los
procedimientos generales establecidos con modificaciones segn los
requerimientos tcnicos o procedimientos especficos requeridos por el Cliente o
condiciones p particulares del Proyecto.
y Estos estn orientados a los p
procesos
crticos del proyectos que intervienen en la conformacin de los entregables
crticos. Por ejemplo el control del concreto.
Instrucciones
A diferencia de los Procedimientos, las instrucciones de trabajo estn
direccionadas a entregables especficos. El nivel de detalle depende del nivel de
la criticidad de la operacin, p.e. un montaje critico o una parada de planta.

7
 3.0 Documentacin

Registros

Gestin
Los registros de Gestin registran los outputs de los procedimientos de Gestin
generales,
l outputs
t t adicionales
di i l u omitenit no aplicables
li bl por llas caractersticas
t ti d
dell
Proyecto. Los formatos de registros que se puedan generar deben contemplar
los elementos de la norma y datos de la Organizacin aplicables.

Operativos
Los registros operativos registran las variables crticas de los procesos ligados a
los procedimientos. Las variables crticas referenciadas como obligatorias en los
procedimientos generales deben ser contempladas en los registros que se
generen, en adicin a las variables adicionales correspondientes a los
procedimientos especficos a controlar por las caractersticas del Proyecto.

3.0 Documentacin

Cmo selecciono qu procedimientos desarrollar?

Defina el producto(s) hacia los cuales orientar el SGC

Considere primero la divisin de Procedimientos de Gestin y Operativos

Identifique los procesos crticos (Gestin y Operativos) de la Organizacin

Identifique los entregables crticos de la Organizacin / Proyecto

Cruce las clusulas de la Norma con los diferentes variables del SGC

Agrupe los procedimientos (Gestin y Operativos) segn las variables del SGC

Identifique procedimientos que pueden ser absorbidos

Genere procedimientos segn su agrupacin atendiendo las clusulas

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 3.0 Documentacin

Variables Clusulas

Direccin
Sistema de Gestin de Calidad
Cliente
Sistema
Responsabilidad de la Direccin
Personal
Planeamiento

Diseo Gestin de los Recursos

Contratos
Procura Realizacin del Producto
EPD
IME Medicin, Anlisis y Mejora
Proceso
Auditoria

3.0 Documentacin

x x

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 3.0 Documentacin

Estructura del Procedimiento

Propsito (object) Se define el objetivo del Procedimiento. Empezar con el

verbo en infinitivo Definir, Detallar...

Alcance (scope) Se define el rango de accin. Empezar con Este

Este
procedimiento es aplicable a

TIP Documentos de referencia Se listan los documentos de referencia. Listar los nombres y
revisiones si se tratan de Contratos o estndares.

Definiciones Se presentan las definiciones y acepciones para el

procedimiento.

D
Desarrollo
ll Este ttulo contiene el desarrollo del procedimiento en s.
s
Contiene tantos sub-ttulos como se estime conveniente.

Modo de aceptacin Define las caractersticas y outputs a generar que definen el

cumplimiento del procedimiento.

Responsabilidades Delimita las responsabilidades en concordancia con la

definicin de funciones del SGC.

3.0 Documentacin

Estructura del Plan de Calidad

Sistema de Gestin de Calidad Definir los Alcances y antecedentes

Poltica y Objetivos de la Calidad D fi i lla poltica

Definir lti y objetivos
bj ti aplicados
li d all P
Proyecto
t

Responsabilidad de la Direccin Referenciar el enunciado de la Organizacin

Gestin de Recursos Definir los alcances del SGC para RRHH, Asignacin de
recursos, capacitacin, EPD e IME.

Definir los alcances referentes la revisin del contrato,

Realizacin del Producto compras y materiales, contratacin, desarrollo del Proyecto,
control de calidad y control de variables criticas.

Mejora Continua Definir el alcance de las RNC, desviaciones, tcnicas

estadsticas, auditorias, medicin de la satisfaccin del Cliente.

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 3.0 Documentacin

Trabajo (clase)

En este punto se desarrollar un trabajo para la elaboracin de una lista de

procedimientos, considerando a una empresa Constructora. Se debern definir los
procedimientos
di i t dde G Gestin,
ti operativos,
ti asii como ddescartar
t aquellos
ll que no
corresponden a procedimientos.

3.1 Trazabilidad

La trazabilidad (traceability - rastreabilidad) es la columna vertebral de un SGC. Sin embargo no slo es

propiedad exclusiva de un sistema de calidad, es aplicable a todo tipo de metodologa o sistema. Desde
sistemas operacionales hasta sistemas informticos como puede ser una solucin SAP, ORACLE etc.

La trazabilidad es la llave de acceso a los procesos y el cdigo de engranaje entre estos y los entregables.
Permite entre otras cosas llegar a niveles de detalle de la organizacin reduciendo la incertidumbre de la
informacin para la toma acertada de decisiones.

11
 3.1 Trazabilidad

La trazabilidad (traceability) se define como la

rastreabilidad de distintos elementos
interrelacionados en un proceso, sistema,
agrupacin o nominacin.

Dichos elementos disponen de caractersticas que

los relacionan unos con otros, ya sea en
propiedades, funcionabilidad o identificacin.

Las herramientas que forman el fundamento aplicativo

de los SGC deben de mantener un nivel de trazabilidad
adecuado, teniendo como piedra angular la identificacin
de los entregables del Proyecto.

3.1 Trazabilidad

La trazabilidad debe ser continua en un

sentido bidireccional. Esto supone que puede
partir desde p.e. una base de datos hacia el
entregable y viceversa.

En construccin, un error tpico en el

entendimiento de la trazabilidad es la
asuncin que para que esta exista basta con
que puedan identificarse la interrelacin de
los elementos en un solo sentido. Ejemplo de
ello es la identificacin de los entregables
como inventarios de almacn.

Disciplina
La Gestin de proyectos y en especial la
Gestin de calidad debe mantener la
trazabilidad en los niveles de disciplina,
Sistema
sistemas, tipo de entregable (familia de
entregable) y entregables. Tipo de Entregable

Entregable

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 3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC
Las siguientes son herramientas a emplearse en el SGC las cuales contienen diverso nivel de trazabilidad
acorde a los propsitos de estas.

Control de IME

Control de Compras

Control de Materiales

Control de Planos

Control de entregables (Ingls : deliveries)

Control de Rotura de Concreto

Mapeos

3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC

Control de Equipos de Inspeccion Medicion y Ensayo (IME)

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 3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC
Control de Equipos de Inspeccin Medicin y Ensayo (IME)

Los equipos de medicin, inspeccin y ensayo IME (clusula 4.5 ISO 9001 v. 2000) son empleados para llevar a
cabo la medicin, contrastacin de los valores que arrojan los entregables al alcanzar las caractersticas requeridas
por la especificacin. Esto se lleva a cabo mediante la inspecciones, pruebas o ensayos aplicables ya sean
estndares nacionales, internacionales en concordancia con las especificaciones del Proyecto.

Dado que el estado de trmino de un entregable esta relacionado con la verificacin o no de las caractersticas del
entregable segn las especificaciones, los equipos de IME son necesarios para verificar la caractersticas finales
de los entregables, se constituyen en equipos crticos para la determinacin de la liberacin y la conformacin de
los entregables del Proyecto.

3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC

Control Equipos de Inspeccin Medicin y Ensayo (IME)
Las herramienta a presentar sigue la metodologa de Log de Control, dicho log es el consolidado que agrupa los
datos de los equipos de IME del Proyecto. No basta con tener un registro como lo es un certificado sino que debe
de haber un registro de control del mismo.
Los equipos deben listarse y revisarse de manera peridica, los criterios a considerar son:

Descripcin general

Datos de la calibracin

Ubicacin del equipo

Definicin de Status

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 3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC
Control de Compras

3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC

Control de Compras

La Gestin de compras (clusula 5.2 ISO 9001 v. 2000) bajo un estndar definido y documentado permite los
siguientes beneficios para los Proyectos : Reduccin de los intervalos entre las Ordenes de Suministro y Ordenes
de Compra, creacin de una base de datos de proveedores con sus respectivos perfiles, proyeccin en los precios
de los insumos, mejora en la estimacin de los trabajos por los datos de los intervalos de suministro.

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 3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC
Control de Compras
Los materiales deben controlarse con el objetivo de garantizar la mejor compra, el stock y la ejecucin de la misma
compra. Los criterios a considerar son:
Identificacin de materiales permanentes vs consumibles

Identificacin de Disciplina y Sistema

Identificacin de postores

Definicin de status

3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC

Control de Materiales

La Gestin de materiales o insumos (clusulas 5.3 ISO 9000 v. 2000) bajo un estndar definido y documentado
permite los siguientes beneficios para los Proyectos. Permite avizorar carencias por Ordenes de Compra no
atendidas o completadas, dimensionar el riesgo de falta de aprobacin que impactara en la valorizacin, identificar
la carencia de certificados que pueden generar re-procesos por baja calidad, minimizar o eliminar las compras
duplicadas y anticipar a las compras de emergencia, as mismo se generan datos para la estimacin de las
valorizaciones y proyecciones de flujo de caja.
caja

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 3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC
Control de Materiales

Los materiales deben ser controlados en lo referente a su aprobacin, estado de suministro y ejecucin de la
compra. Los criterios para la elaboracin del Log corresponde a:

Descripcin general

Status de aprobacin (externos e internos)

Datos del Proveedor

Ubicacin

3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC

Control de Planos

La Gestin de los documentos (clusulas 5.4 ISO 9000 v. 2000) incluye el control de los planos, control que bajo un
estndar definido y documentado permite los siguientes beneficios para los Proyectos: Ahorrar re-procesos y sus
costos asociados, reducir esperas por indefiniciones, controlar los cambios en los planos que corresponden a
adicionales, dimensionar el nivel de traslape de los Proyectos y su impacto en la ejecucin.

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 3.2 Herramientas para el Control de las Variables del SGC
Control de Planos

Los planos deben controlarse con el objetivo de evitar errores por planos desactualizados, controlar los cambios,
identificar retrasos por falta de informacin. Los criterios generales para el control son:
Identificacin de disciplina y sistemas

Control universal de codificacin

Fecha de emisin

Control de distribucin

3.3 Herramientas para el control de Entregables

Cuadro de Control de Entregables

Hoy en da las metodologas o sistemas como la ISO 9000, Lean Construction e inclusos determinados
enfoques del PMBOK orientan sus esfuerzos en la Gestin por procesos para afrontar los diferentes tipos de
Proyectos. Este enfoque esta basado en una premisa bsica e indiscutible, para mejorar una Gestin se
deben mejorar sus procesos.
En los ltimos aos este enfoque
q ha liderado la forma como se abordan los pproyectos,
y sin embargo
g se han
hecho acepciones dramticas, generando un enfoque por procesos excluyente. El problema de este tipo de
estructuracin es que se deja de lado el output principal de todo Proyecto, el entregable.
Si se entregan entregables, se construyen entregables, se cobran entregables, se pierde por entregables,
por qu deberamos supeditar el entregable a un mero ejercicio de designacin de reas? ms an por
qu priorizamos las actividades obviando totalmente los entregables?
La seccin siguiente tiene ver con el enfoque por entregables para la Gestin de calidad, lo cual permite
anticiparse a las extensiones de plazo por trabajos no concluidos, a pesar que el proyecto pueda indicar
haber llegado al 100 % de avance e indicar que slo falta el tema de calidad.

Entregable (Ingls : Delivery)

Unidad mnima de Obra, es el elemento o conjunto de ellos descrito en planos y/o especificaciones. Es del tipo
permanente y esta conformado por componentes. Tiene relacin con el costo directo y su conformacin
supone el inicio y fin de un proceso o sub proceso continuo en un periodo pre-definido.

18
 3.3 Herramientas para el control de Entregables
Cuadro de Control de Entregables
Es la interpretacin resumida y prctica del Plan de Calidad a travs de los entregables del Proyecto por medio
de un cuadro matricial, el cual no slo sirve para el control de documentos (protocolos) sino para la gua y el
control del porcentaje de Liberacin.
La liberacin define el estado de trmino real de un entregable, a travs de las pruebas de liberacin.

Prueba Ejecutada
PRUEBA 1 PRUEBA 2 PRUEBA 3 PRUEBA 4

Equipo 1 x x
Equipo 2 x x
Equipo 3 x x
..Cuantificandololiberado

+ = % Liberacin Mejora en el
%
Control del Plazo
% Avance
Cmo!?.....

3.3 Herramientas para el control de Entregables

Control de Entregables
El cuadro de control de entregables sirve como herramienta para dicha cuantificacin y control, derivando entonces
en la Curva de Liberacin.

19
 3.3 Herramientas para el control de Entregables
Variables que afectan los Entregables Concreto

La ISO 9000, como se explicara inicialmente, tiene en la actualidad un marcado y acertado enfoque en los
procesos, lo cual guarda relacin con el aspecto de mejora continua esgrimido por la nueva versin de la Norma.
Sin embargo es inevitable que antes de empezar un despliegue de un SGC sea para certificar o simplemente ser
ms competitivos se plantee la interrogante cual es el PRODUCTO (ENTREGABLE) a decir el objeto hacia el
cual el SGC deriva finalmente. En ese escenario definimos la siguiente relacin que se da en toda Organizacin:

PROCESOS

PROCESOS
PROCE PROCESOS

INPUTS OUTPUTS
ESOS

PROCESOS

3.3 Herramientas para el control de Entregables

Variables que afectan los Entregables Concreto

Las variables son los engranajes que conforman la maquinaria de los procesos y las que finalmente hacen posible
que el proceso sea CAPAZ de producir los OUTPUTs con las caractersticas esperadas, lo que define el estado de
trmino REAL del entregable.
Una manera INDIRECTA de controlar dichas variables es a travs de las herramientas antes sealadas las que
9000 Sin embargo es necesario evaluar y controlar de manera
guardan relacin con las clusulas de la Norma ISO 9000.
DIRECTA dichas variables y esto se logra a travs de las pruebas (clusula 5.5 ISO 9000 v. 2000).

VARIABLES
VARIABLES
VARIAB

INPUTS OUTPUTS
BLES

VARIABLES

Una de estas variables corresponde a la resistencia

del concreto para los entregables que este compone.

20
 3.3 Herramientas para el control de Entregables
Variables que afectan los Entregables Concreto

Las roturas de concreto deben ser controladas segn lo especificado por las ASTM. El concreto componente
principal de la industria inmobiliaria es diseado segn los estndares establecidos para tal fin, dicho diseo es
luego verificado con las pruebas de rotura a los 7 y 28 das.
El control tpico consiste en la asignacin de correlativos de probetas asociados a vaciados realizados, cuyas
descripciones por lo general son genricas y no siempre la trazabilidad esta garantizada
garantizada. Por ejemplo:

3.3 Herramientas para el control de Entregables

Variables que afectan los Entregables Concreto

Sin embargo este tipo de control tiene diferentes implicancias negativas, algunas de ellas son:

Inadecuada estimacin del volumen de concreto a valorizar

Incertidumbre a la hora de proyectar la cantidad de volumen de concreto en

el futuro
Incertidumbre y posicin desventajosa en caso existan casos de
baja de resistencia POR retardo en colocacin

Un control adecuado no slo por cumplir con la ISO y la ASTM permite evitar las situaciones antes descritas,
adems:
Adelantar frentes de trabajo al mantener un control de las zonas con 7 das de vaciado

Determinar resistencias bajas las que se reclamaran al proveedor,

proveedor obteniendo ahorros

Dimensionar el riesgo econmico por pago del Cliente en estructuras que no satisfacen los
requerimientos de resistencia mnimos

21
 3.3 Herramientas para el control de Entregables
Variables que afectan los Entregables Concreto

3.3 Herramientas para el control de Entregables

Variables que afectan los Entregables Concreto

El control del concreto debe de tener en cuenta los siguientes criterios:

Identificacin de los Grupos de Vaciado

Identificacin del Series de roturas (7 y 14 das)

Identificacin del Proveedor del concreto

Identificacin de los diseos

Fechas de vaciado y rotura

Resultados obtenidos

22
 3.3 Herramientas para el control de Entregables
Variables que afectan los Entregables Concreto

3.3 Herramientas para el control de Entregables

Mapeos Estado de Inspeccin Medicin y Ensayo

Los mapeos (Ingles : mapping) son status grficos de los entregables del Proyecto. En ellos se determina
principalmente los estados de trmino definidos como En Progreso, Terminado.
Esta herramienta permite una tener una idea de la obra de forma esquemtica y ordenada. Sin embargo es
necesario desarrollar una metodologa que permita obtener la mayor informacin que un simple sombreo de areas
trabajadas puede dar
dar. Los criterios para dichos mapeos son los siguientes:

Uso de cdigo de colores

Delimitacin del alcance

Identificacin los entregables (TAGs y datos de trazabilidad)

Identificacin de los hitos de liberacin (pruebas / inspecciones)

Datos adicionales

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3.3 Herramientas para el control de Entregables
Mapeos Estado de Inspeccion Medicion y Ensayo

Preguntas !

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