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Nuevo SI Reactivad NO Alterad NO
o o
N 41136 Carcter NNN Fecha 09-10-2002
Dictamen
Origenes MUN
Abogados
fms
Destinatarios
alcalde municipalidad san ramon
Texto
corresponde al alcalde autorizar la eliminacin de la documentacin de la
municipalidad. ello, porque tratndose de organismos que gozan de autonoma
administrativa es el jefe superior del servicio quien debe otorgar la autorizacin
en comento. con todo, respecto a las fiscalizaciones realizadas por contralora en
la entidad edilicia en los ltimos anos, ha de darse cumplimiento a lo dispuesto
en ley 10336 art/21 inc/2 en orden a que los libros, registros y documentos
relativos a la contabilidad municipal, pueden eliminarse o incinerarse despus de
tres anos de su revisin definitiva por este rgano de control. en cuanto a la
dems documentacin de la municipalidad, esta entidad fiscalizadora no puede
autorizar una determinada conducta para la incineracin o eliminacin de aquella
en desuso. lo expuesto, por cuanto no existe norma alguna que se lo permita. no
obstante lo anterior, la autoridad alcaldilla ha de actuar en la materia
considerando el tiempo transcurrido, naturaleza, importancia o necesidad de la
documentacin o su relevancia como medio de prueba para acreditar,
eventualmente, la responsabilidad de los funcionarios y los derechos y
obligaciones contractuales y relaciones jurdicas con terceros, ttulos sobre
bienes, etc, como tambin teniendo en cuenta las recomendaciones de
contralora contenidas en la circular 28704/81. lo precedente debe operar,
igualmente, en el caso de la documentacin relevante para la constitucin y
funcionamiento de las organizaciones comunitarias y, en fin, de toda aquella que
facilite la funcin de sus unidades de control interno, del concejo y de esta
entidad fiscalizadora
Accin
aplica dictamenes 28704/81, 26197/84, 38492/88, 41802/99
Fuentes Legales
Descriptores
eliminacion documentacion municipal
Documento Completo
Una Municipalidad ha solicitado a esta Entidad de Control una autorizacin para eliminar los
documentos que se especifican en los oficios que adjunta. Expone al efecto, que ese Municipio
se encuentra en un proceso de reordenamiento y construccin definitiva de su archivo municipal
y, en ese contexto, tiene la necesidad de eliminar documentacin antigua, para lo cual las
diversas Direcciones y Departamentos Municipales han elaborado sus respectivos inventarios de
archivos individualizando la documentacin contenida y el ao al que pertenece, todo ello segn
se cita en documento adjunto.
Sobre el particular, cumple con manifestar que, de acuerdo a lo precisado por esta Entidad de
Control, en los Dictmenes Ns. 41.802, de 1999, 38.492, de 1988 y 26.197, de 1984, tratndose
de organismos que gozan de autonoma administrativa, como ocurre con el caso de las
Municipalidades, la autorizacin para eliminar documentacin de sus archivos, corresponde
otorgarla al jefe superior del Servicio, en este caso, al Alcalde.
Fuera de los preceptos sealados, no existe en la legislacin actual norma alguna que permita a
esta Contralora autorizar una determinada conducta en materia de incineracin o eliminacin de
documentos en desuso, pudiendo, no obstante, concluirse que ella depender del tiempo
transcurrido, naturaleza, importancia o necesidad de la documentacin, o la relevancia en cuanto
medio de prueba para acreditar, eventualmente, la responsabilidad de los funcionarios, o bien su
importancia para acreditar derechos y obligaciones contractuales y relaciones jurdicas con
terceros, ttulos sobre los bienes del Servicio, etctera, elementos de juicio y proceder que cada
Servicio determinar segn su criterio y experiencia, sin perjuicio de las instrucciones y
recomendaciones dadas por esta Contralora al respecto, contenidas en la Circular N 28.704, de
1981, actualmente en vigencia y aplicable a las Municipalidades en lo que corresponda.
En consecuencia, respecto de las fiscalizaciones realizadas por este Servicio en ese Municipio,
en los ltimos aos, las que son de su conocimiento, corresponde que se d aplicacin a lo
dispuesto en el artculo 21 de Ley N 10.336 -referido a libros, registros y documentos relativos a
la contabilidad municipal- pudiendo disponerse la eliminacin o incineracin de esa
documentacin contable despus de tres aos de su revisin definitiva, por esta Entidad de
Control.