Republika Crna Gora

VLADA REPUBLIKE CRNE GORE

UPRAVA ZA KADROVE

KNJIGA PROCEDURA I POSTUPAKA

PRILIKOM PROCJENE POTREBA ZA
STRUNIM USAVRAVANJEM

prirunik

Podgorica, novembar 2006.

 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

KNJIGA PROCEDURA I POSTUPAKA PRILIKOM PROCJENE POTREBA

ZA STRUNIM USAVRAVANJEM

Izdava: Uprava za kadrove

Urednik: mr Borivoj Kos

lanovi urednikog odbora: Svetlana Vukovi, Jadranka urkovi,

mr Jadranka Vojinovi

Autor: mr Radoje Cerovi

Tehnika obrada: Sonja Vojvodi

Priprema:

tampa:

Tira: 500 primjeraka

Podgorica, novembar 2006

CIP Katalaogizacija u publikaciji

Centralna narodna biblioteka Crne Gore, Cetinje
..................................
..................................
.................................
.................................
.................................
..................................

ISBN :::::::::::::::::::::::

::::::::::::::::::::::::::::::::
::::::::::::::::::::::::::::::::
::::::::::::::::::::::::::::::::

tampanje ove publikacije struno i finansijski je podrao projekat Jaanje

kapaciteta za upravljanje kadrovima i evropske integracije PARiM CB, koji
finansira EU, a realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju.

2
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Sadraj

SADRAJ..............................................................................................................................3

1. UVOD.................................................................................................................................5

2. MENADERSKA LINIJA PROCJENE..............................................................................6

Tabela M-Opis: opis profila zaposlenih potrebnih za realizaciju inicijativa..................................................10
Instrument M2: Strateki ciljevi i potrebe za znanjem i sposobnostima.............................................12
Instrument M3: Steeni nivo znanja i sposobnosti.............................................................................13
Znanja................................................................................................................................................ 13
Instrument M4: Eventualne dodatne oblasti za koje se eli organizacija strunog usavravanja.......14
Z S............................................................................................................................................... 14

1.1 Obrada i prezentiranje rezultata menaderske linije procjene............................................................14

Instrument UK-Z : Rezimirajua tabela znanja za..................................................................................15
Instrument UK-S : Rezimirajua tabela sposobnosti za.........................................................................16

2.2 Druga faza menaderske linije procjene: fidbek (povratna informacija) i potvrda dobijenih
podataka........................................................................................................................................................ 18
Instrument M6: taan spisak i brojnost osoba za koje se eli organizacija strunog usavravanja (s
eventualnim komentarima)................................................................................................................. 22

3
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

KNJIGA PROCEDURA I POSTUPAKA

PRILIKOM PROCJENE POTREBA ZA
STRUNIM USAVRAVANJEM

4
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

1. Uvod

Procedura procjene potreba za osposobljavanjem (Training Needs Assessment ili

TNA) sastoji se iz 3 segmenta i to:
1. menaderska linija
2. linija profesionalnih kategorija
3. linija nezavisne spoljanje procjene

Kako bi se na kompletan i adekvatan nain napravila procjena znanja i sposobnosti

koje je neophodno razviti u organizaciji ova 3 izvora informacija (ili linije procjenjivanja)
se mogu smatrati neophodnim. Praksa zasnivanja procjena i odluka u menadmentu na
nezavisnim i razliitim (heterogenim) izvorima informacija ima i operativnu i statistiku
potvrdu i validnost, te se preporuuje u svakom sluaju.

Na alost u praksi nije uvijek mogue sprovesti kompletnu procjenu zbog

nedostatka vremena ili materijanih ili ljudskih resursa. Stoga se preporuuje obavezno
sprovoenje linije 1 (menaderska linija), kao minimalnog kriterijuma procjene. U sluaju
da postoje uslovi mogue je sprovesti i liniju 2. Potrebno je imati u vidu da je neophodan
odreeni nivo obuke i/ili podrke od strane konsultanata (ili eksperata UK) organizaciji
kako bi mogla da sprovede na adekvatan nain procjenu po liniji 2, pogotovu na poetku
primjene procedure opisane u ovom dokumentu.

5
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Procedura 1: ematski prikaz kompletne procedure za procjenu potreba za strunim

usavravanjem

U daljem tekstu emo detaljno opisati svaku od ovih linija po njenim fazama i
priloiti i instrumente koje je neophodno koristiti kako bi se na adekvatan nain sprovela
procjena.

2. Menaderska linija procjene

U ovoj liniji procjene potreba za osposobljavanjem prikupljaju se informacije od

rukovodeih linosti organizacije. Broj lanova ove ciljne grupe koje je neophodno
kontaktirati radi procjene je direktno povezan s brojem zaposlenih u samoj organizaciji
(ministarstvu, upravi i sl.) i sa stepenom razudjenosti (artikulacije) organizacijske eme,
kao i od operativnih aspekata (prisustva projektno orijentisanog poslovanja, postojanja
eksplicitnog deklarisanih stratekih ciljeva i sl.).

6
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Imajui u vidu dimenzije crnogorskih insititucija u domenu dravne administracije

mogue je pratiti sljedeu jednostavnu emu prilikom odluivanja o rukovodiocima od kojih
je neophodno prikupiti informacije:

Tipologija organizacije Rukovodioci ukljueni u procjenu Napomena

1 Ministarstvo
2 Sekretarijati
3 Pravosudni organi
4 Ostali organi uprave
5 *Ako je organizacija projektno
orijentisana (postoje posebno
vane inicijative projektnog tipa
koje ukljuuju zaposlene iz vie
organizacijskih jedinica)
(ciljna grupa)
Sekretar ministarstva + pomonici Sekretar tj. Direktor:
ministra (ili rukovodioci sektora) + M1, M6
kontakt osoba za ljudske resurse Kontakt osoba: M-
Sekretar i pomonici sekretara (ili Opis, UK-Z, UK-S,
rukovodioci sektora)+ kontakt M5.Z, M5.S, M6
osoba za ljudske resurse. Ostali: M2, M3, M4
Sekratar suda + (XXXX) + kontakt
osoba za ljudske resurse
Direktor + pomonici direktora+
kontakt osoba za LJ.R.
Dodati rukovodioce (Project
Managere) najvanijih projekata

Tabela 1: Naelni principi odreivanja brojnosti i strukture ciljne grupe rukovodilaca od

kojih se prikupljaju informacije za procjenu potreba za strunim usavravanjem u njihovoj
organizaciji (tzv. menaderska linija procjene)

Na osnovu tabele moemo razumjeti da je u Ministarstvu pravde na primjer

minimalni uslov da budu ukljueni u ciljnu grupu:
1. sekretar ministarstva
2. pomonici ministra (tj. drugi nivo organizacije) ili rukovodioci sektora,
dok bi u Sekretarijatu za razvoj npr. bili konsultovani
1. Sekretar sekretarijata,
2. pomonici sekretara.

Ako u datoj organizaciji postoje i projektni timovi (sa transverzalnom

organizacijom, tj. u koje su ukljueni lanovi iz vie organizacijskih jedinica tj. sektora)
potrebno je obratiti posebnu panju na njihove potrebe (budui da je razvojni znaaj
ovakvih projektnih timova vrlo veliki, te da je njihova potreba za strunim usavravanjem
vrlo velika) te zato dodatno ukljuiti u ciljnu grupu projektne rukovodioce.

7
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Prikom prikupljanja informacija u ovoj liniji procjenjivanja lanovi ciljne grupe

popunjavaju posebno razraene tabele instrumente procjene kako bi se na uravnoteen
nain prikupile informacije. Od posebne vanosti je da spisak sposobnosti i znanja koje e
proistei iz prikupljanja informacija budu adekvatno strateki usmjereni, tj. u skladu sa
stratekikm prioritetima u datom trenutku. Bilo bi pogreno da spisak potrebnih znanja i
sposobnosti bude plod nekog uoptenog rezonovanja menadera u kojem se oni baziraju
na nekim naelnim principima, a ne na konkretnim prioritetima. Zato je vano da
rukovodioci prvo definiu globalne ciljeve i na osnovu njih strateke ciljeve i prioritete, pa
tek onda da se na osnovu tih podataka definiu znanja i sposobnosti koje je neophodno
razvijati u organizaciji. Za te potrebe su razvijeni sljedei instrumenti:

Instrument M1: Najvaniji ciljevi organizacije

Datum
popunjavanja
Organizacija Pozicija u organizaciji Ime rukovodioca
tabele

Parametri
Broj ljudi
Najvaniji uspjeha(numeriki
od kojih Krajni
ciljevi Najvanije i kvalitativni
Kratko zavisi datum
organizacije inicijative pokazatelji na Eventualne
obrazloenje realizacija zavretka
u sljedee 3 vezane za osnovu kojih e napomene
inicijativa inicijativa u realizacije
godine ciljeve se inicijativa
vaoj inicijative
smatrati
organizaciji
postignutom)
M1.1 M1.2 M1.3 M1.4 M1.5 M1.6 M1.7

Instrument M1 Najvaniji ciljevi organizacije i najvanije inicijative koje se odnose na date

ciljeve

8
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Tabelu M1 popunjava samo najvii konsultovani nivo (tj. Sekretar ministarstva

odnosno Sekretar sekretarijata odnosno Direktor Uprave).

Na osnovu ove tabele rukovodilac prije svega definie najvaniie ciljeve i prioritete
koji se postavljaju pred njihovu organizaciju (npr. proces asocijacije i harmonizacije sa
EU, prilagoavanje evropskom pravnom okviru, potreba za transparentnou procedura
i orijentacijom na korisnike uluga i sl.) u sljedeem trogodinjem periodu.

Ovi ciljevi predstavljaju zahtjeve koje socijalni, pravni i administrativni okvir u kojem
se organizacija nalazi nameu kao prioritete ne samo datom organizacijskom sistemu ve i
ire (npr. kompletnoj dravnoj administraciji). Najvaniji ciljevi utiu na definiciju najvanijih
inicijativa vezanih za ciljeve (kolona 1.2) koje je potrebno realizovati u organizaciji.

Na primjer ako je najvanija inicijativa potreba za orijentacijom na korisnike naih

usluga onda bi npr. otvaranje mogunosti da se zatrae i dobiju svi dokumenti i potvrde
(koji su u naoj nadlenosti) putem naeg veb-sajta mogao biti primjer inicijative koja je u
sklopu najvanijeg cilja1.

Nakon definisanja inicijativa, a s ciljem da se intervjuisani rukovodioci to efikasnije

pripreme za realizaciju procjene potreba za strunim usavravanjem potrebno je pristupiti
analizi zadataka i opisa radnih mjesta kljunih osoba koje se bave realizacijom (u
prethodnoj tabeli ve definisanih) inicijativa i zadataka organizacije. Za popunjavanje ove
tabele instrumenta zaduena je osoba koja se bavi ljudskim resursima unutar
organizacije.

1
Inicijative su uglavnom vrlo konkretne i imaju za rezultat realizaciju konkretnih proizvoda (npr. zakona) ili
usluga (npr. pojednostavljivanje procedure za dobijanje neke dozvole). to su inicijative konkretnije to e biti
lake definisati potrebe za strunim usavravanjem i treningom.
9
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Tabela M-Opis: opis profila zaposlenih potrebnih za realizaciju inicijativa

Najva- Potrebni Opis najvanijih Zahtijevani
Br. zaposlenih
nije profil osobe Opis zaduenja koja stepen i smjer
Rukovodee kojima direktno
inicija- zaduene za radnog se odnose na obrazovanja za
radno mjesto koordinira/
tive (iz realizaciju mjesta inicijative iz prve dato radno
upravlja
M1.2) incijativa kolone mjesto
M-Opis M-Opis
M-Opis 2 M-Opis 4 M-Opis 5 M-Opis 6 M-Opis 7
1 3
DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE

DA NE
Instrument M-Opis: Opis radnog mjesta i zaduenja od kojih direktno zavisi realizacija
inicijativa i ciljeva organizacije

Nakon definisanja konkretnih inicijativa (tabela M1), kao i opisa radnih mjesta i
zaduenja (tabela M-Opis) potrebno je pristupiti definisanju potrebnih znanja i sposobnosti
kako bi dolo do njihove realizacije. U instrumenti M2 koji emo u daljem tekstu opisati
mogue je ralaniti svaki od inicijativa na osnovna znanja i sposobnosti koju su u osnovi
uspjene implementacije svake od inicijativa ponaosob. Potrebno je takoe definisati i
vanost (na skali od 1- minimalna do 4 maksimalna vanost za cilj) za svaku od
sposobnosti/znanja, kao i termine unutar kojih je neophodno stei znanja tj. sposobnosti
kako se ne bi kasnilo sa realizacijom inicijative.

10
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Osnovna potekoa na koju je mogue naii prilikom popunjavanja tebele

instrumenta M2 je razumijevanje razlike izmeu znanja i sposobnosti. Pokuaemo
ukratko da opiemo distinkciju izmeu ova dva pojma.

Znanja su uvijek u domenu intelektualne (kognitivne) sfere i za njihovo sticanje je

prioritetna teorijska nastava i obuka, dok su vjebe pratei element koji pospjeuje sticanje
znanja, ali nije neophodan kao didaktiki instrument.

Sposobnosti su uvijek u domenu praktinih aspekata i odnose se na ponaanje ili

na percipiranje (opaanje). Na primjer sposobnost efikasnog pregovaranja je prvenstveno
u domenu ponaanja (tzv. komunikacijske sposobnosti), dok je sposobnost adekvatne
procjene kvaliteta ljudskih resursa u domenu opaanja tj. percipiranja. Za sticanje
sposobnosti je neophodan prije svega praktini trening i vjebe, dok je teorijski okvir manje
relevantan.

Postoje domeni u kojima je preklapanje znanja i sposobnosti veoma znaajno. Na

primjer vladanje programskim jezicima ili tzv. razvojnim platformama zahtijeva i znanje i
sposobnosti te je mogue uvrstiti ih u obje kolone Visual Basic (znanje) i sposobnost
korienja VBA u razvoju aplikacija za arhiviranje dokumenata (sposobnost) su dvije
razliite vrste strunog usavravanja o istoj temi (Visual Basic i VB for Applications) od koji
je prva nieg nivoa i teorijskog tipa, a druga vieg nivoa i praktinog tipa.

Kod procjene vanosti obratiti panju na injenicu da je vanost znanja/sposobnosti

za postizanje cilja potpuno nezavisna od eventualno ve postignog nivoa
znanja/sposobnosti u toj oblasti. Procjenjuje se samo vanost generalno gledano, a u
daljem radu e biti prilike da se izrazite i o stepenu posjedovanja znanja u vaoj
organizaciji.

11
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Instrument M2: Strateki ciljevi i potrebe za znanjem i sposobnostima

Znanja Sposobnosti
Najvanije
inicijative
Kljuna Vanost
organizacije/in Kljune Vanost
znanja posjedovan Krajnji
stitucije u sposobnosti posjedovanja Krajnji termin za
neophodna ja znanja termin za
sljedee 3 neophodne za sposobnosti postizanje
za za postizanj
godine realizaciju za realizaciju sposobnosti
realizaciju realizaciju e znanja
(iz tabele M1 inicijative inicijative
inicijative inicijative
kolona 1.2)

M2.1 M2.2 M2.3 M2.4 M2.5 M2.6 M2.7

1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
1...2...3...4 1...2...3...4
Instrument M2 Procjena vanosti znanja i sposobnosti neophodnih za postizanje
stratekih ciljeva

Sljedei instrument (M3) se bavi procjenom stepena steenog znanja i/ili sposobnosti, a na
osnovu spiska znanja i sposobnosti za koje smo u instrumentu M2 procijenili da su neophodni
kako bi se dosegli odreeni strateki ciljevi. Prilikom odreivanja liste prioriteta za organizovanje

12
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

strunog usavravanja i treninga po oblastima potrebno je imati u vidu i stepen vanosti kao i tzv.
gap tj. razliku izmeu potrebnog nivoa znanja/sposobnosti i neophodnog (eljenog) nivoa.

Instrument M3: Steeni nivo znanja i sposobnosti

Znanja Sposobnosti
Kljune Broj zasposlenih
Kljuna Stepen Broj zasposlenih
sposobnosti Stepen steene kojima je
znanja (iz steenog kojima je
(iz tabele sposobnosti u neophodno
tabele M2.2) znanja u neophodno
M2.5) organizaciji sticanje
organizaciji sticanje znanja
sposobnosti
1- nikakvo
znanje
1- vrlo nizak nivo
5 - ve na
5 - ve na eljenom nivou
eljenom
nivou
M3.1 M3.2 M3.3 M3.4 M3.5 M3.6
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
1...2...3...4..5 1...2...3...4..5
Instrument M3: Procjena stepena trenutnog posjedovanja znanja / sposobnosti u
organizaciji

Veoma je vano imati u vidu da ocjena 5 (pet) znai da je stepen posjedovanja

znanja / sposobnosti praktino na nivou eljenog ili potrebnog (tj. da se ne smatra
neophodnim organizovanje strunog usavravanja ili treninga u datoj oblasti), dok 1
(jedan) znai da ne postoji nikakvo ili skoro nikakvo znanje/sposobnost u datoj oblasti.

13
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Potrebno je dozvoliti i da se menaderi izjasne o drugim oblastima znanja i

sposobnosti za koje smatraju da je neophodno organizovati obuku, a koji nijesu ukljueni
u prethodne spiskove jer nijesu usko skopani sa stratekim ciljevima organizacije, ali su
ipak veoma vani za njeno trenutno ili budue funkcionisanje.

Na osnovu instrumenta M4 mogue je dodati i te oblasti i to na sljedei nain:

Instrument M4: Eventualne dodatne oblasti za koje se eli organizacija strunog

usavravanja
Krajnji
Stepen
Dodatna oblast za Broj zaposlenih datum za
Sposobnost ili posjedovanja
koju se eli za koje je sticanje
znanje Vanost znanja /
struno potrebna struno znanja tj.
(zaokruiti) sposobnosti u
usavravanje usavravanje sposobnost
organizaciji
i
1-malo
1-vrlo malo
Z Znanje vano
5-na eljenom
S- Sposobnost 4-veoma
nivou
vano
M4.1 M4.2 M4.3 M4.3 M4.4 M4.5
Z S 1..2...3...4 1..2..3..4..5
Z S 1..2...3...4 1..2..3..4..5
Z S 1..2...3...4 1..2..3..4..5
Z S 1..2...3...4 1..2..3..4..5
Z S 1..2...3...4 1..2..3..4..5
Z S 1..2...3...4 1..2..3..4..5
Z S 1..2...3...4 1..2..3..4..5
Instrument M4: Dodatne oblasti strunog usavravanja (oblasti koje se ne mogu direktno
podvesti pod strateke ciljeve)

1.1 Obrada i prezentiranje rezultata menaderske linije procjene

Na kraju e biti neophodno obraditi date rezultate i prezentirati menadmentu date

organizacije. Obrada se na ovom nivou zasniva na jednostavnim statistikim postupcima i
ne zahtijeva specijalistiko znanje statistike ili nekog posebno komplikovanog aplikativnog
softvera. Poeljno je i u velikoj mjeri olakava obradu, elementarno poznavanje MS Excel
aplikacije.

Prije svega je neophodno napraviti finalni spisak svih sposobnosti / znanja koje su
menaderi date organizacije uzeli u obzir i dodijeliti im kod ili brojanu oznaku koja e je u
datom procesu procjene predstavljati. Dakle potrebno je sve spiskove znanja i sposobnosti

14
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

(tabele M2 i M4) objediniti u jedinstven spisak koji e sadrati sva znanja (sposobnosti)
koje su uzeli u obzir rukovodioci date organizacije. Potrebno je imati u vidu da e se mnogi
pojmovi esto pojavljivati, ali i da je mogue da se neki od pojmova (tj. znanja ili
sposobnosti) jave u samo jednom upitniku, tj. da ih je uzeo u obzir samo jedan
rukovodilac. Zato je vano prepoznati ponavljanja 2 i podvesti ih pod isti termin kao i unijeti
taan broj ponavljanja (tj. rukovodilaca koji su uzeli u obzir datu oblast). Na kraju emo
dobiti sljedeu tabelu:

Instrument UK-Z : Rezimirajua tabela znanja za

______________________________
(ime organizacije)
Prosjena ocjena Procjena krajnjeg roka
Prosjena ocjena
stepena za realizaciju strunog
Navedena znanja (M2.2 i vanosti
Kod posjedovanja znanja usavravanja (tabela
M4.1) (iz M2.3 i M4 .3 )
(iz tabela M3.2 i M2.4 kolona i M4.5)
M4.3)
UK- UK-Z.2 UK-Z.3 UK-Z.4 UK-Z.5
Z.1
Z1
Z2
Z3
Z4
Z5
Z6
Z7
Z8
Z9
Z10
Z11
Z12
Z13
itd..
Instrument UK-Z: Tabela za rezimiranje podataka o znanjima za koje su rukovodioci date
organizacije izrazili interesovanje

Slian rezime je neophodan i za sposobnosti, kao u sljedeoj tabeli

2
razliite osobe mogu koristiti razliite termine da oznae istu sposobnost ili znanje, pa moe biti neophodno
kontaktirati naknadno date rukovodioce kako bi se razjasnile eventualne terminoloke nedoumice
15
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Instrument UK-S : Rezimirajua tabela sposobnosti za

____________________________
(ime organizacije)
Procjena krajnjeg
Prosjena ocjena
Prosjena ocjena roka za realizaciju
stepena
Navedena sposobnost (iz M2.5 vanosti strunog
Kod posjedovanja
i M4.1) (iz M2.6 i M4.3) usavravanja (iz
sposobnosti (iz M3.5
M2.7 i M4.5)
i M4.3)
UK-S UK-S 1.2 UK-S 1.3 UK-S 1.4 UK-S 1.5
1.1
S1
S2
S3
S4
S5
S6
S7
S8
S9
S10
S11
S12
S13
itd...
Instrument UK-S: Tabela za rezimiranje podataka o sposobnostima za koje su rukovodioci
date organizacije izrazili interesovanje

Na osnovu svih prispjelih tabela M2, M3 i M4 potrebno je izvriti raunanje aritmetike

sredine3 ocjena:

1. vanosti navedenih znanja

2. stepena posjedovanja znanja u organizaciji

a na osnovu datuma koje su za dato znanje/sposobnost rukovodioci naveli kao krajnji

termin za postizanje procijeniti rok za organizaciju (krajnji termin) strunog usavravanja
(uzeti u obzir najraniji datum naveden u tabelama M3 i M4).

Srednja _ vrijednost
ocjena (gdje je N broj osoba koje su se izjanjavale o datom
N
znanju/sposobnosti)

3
Aritmetika sredina (ili srednja vrijednost) ocjena vanosti npr. se dobija sumiranjem ocjena vanosti
dodijeljenim jednoj odreenoj oblasti (tj. znanju) podijelivi tu sumu sa brojem pominjanja iste oblasti. Ako su
5 menadera pomenuli pojam poznavanje Zakona o Radu onda se suma njihovih ocjena dijeli sa 5. Oblasti
koje je pomenula samo jedna osoba mogu biti zanemarene i nije uvijek neophodno uvrstiti ih u krajnji spisak.
16
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Podaci se dalje mogu predstaviti na grafiki nain

Grafikon 1: Primjer grafikog prikaza procjene vanosti navedenih znanja i trenutnog

stepena posjedovanja znanja u oranizaciji

Dakle u grafikonu imamo na X osi (horizontalnoj) procjenu vanosti pobrojanih

znanja, a na Y osi (vertikalnoj) stepen trenutnog posjedovanja znanja u organizaciji. Nakon
toga se unose sva znanja u vidu take odreene datim koordinatama (vanost,
posjedovanje). Na kraju unosimo i jednu dodatnu taku koja je odreena koordinatama
dobijenim izraunavanjem aritmetike sredine obje ocjene (srednja ocjena vanosti i
srednja ocjena posjedovanja znanja)4. Kroz tu taku moemo povui jednu vertikalnu i
jednu horizontalnu liniju dobijajui krst koji e podijeliti grafikon na 4 segmenta. Radi

4
Ovoga puta je potrebno izraunati srednju vrijednost bodova po X i po Y osi (tj. neku vrstu srednje
vrijednosti prethodno dobijenih bodova koji su takoe srednje vrijednosti bodova koje su rukovodioci dodijelili
znanjima tj. sposobnostima)
17
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

olakavanja interpretacije dobijenih rezultata podsjeamo da se dobijeni segmenti na

sljedei nain interpretiraju:

1. segment (gore-lijevo): znanja koja imaju najmanji nivo prioriteta (nijesu posebno
vana, a i posjeduju se u doviljnoj mjeri)
2. segment (dolje-lijevo): znanja koja se ne smatraju posebno vanim, ali budui da u
velikoj mjeri nedostaju potrebno ih je imati u vidu (ova znanja imaju srednji nivo
prioriteta prilikom planiranja strunog usavravanja)
3. segment (dolje-desno): prioritetni dio znanja (smatraju se vanim i smatra se da u
velikoj mjeri nedostaju u organizaciji) organizovanje strunog usavravanja iz
ovog domena rukovodioci organizacije smatraju najvanijim zadatkom!
4. segment (gore-desno): znanja koja su vana, ali budui da ve postoji dosta visok
nivo vladanja istima u organizaciji potrebno je imati u vidu da organizovanje
strunog usavravanja ima smisla samo ako se radi o visokospecijalistikom
strunom usavravanju (predavae i tematike je potrebno paljivo uskladiti sa
rukovodiocima u samoj organizaciji)

Isti postupak je potrebno primijeniti i za podatke koji se odnose na sposobnosti.

2.2 Druga faza menaderske linije procjene: fidbek (povratna informacija) i

potvrda dobijenih podataka

U ovoj fazi osoba zaduena za ljudske resurse ili edukaciju kadrova vraa na
potvrdu najuem rukovodstvu (Sekretaru Ministarstva ili Sekretaru Sekretarijata ili
Direktoru Uprave) i to u tabelarnoj i grafikoj formi kako bi se dobila potvrda ispravnosti
dobijenih podataka kao i precizan spisak zaposlenih za koje se predlae struno
usavravanje iz svakog od znanja tj. sposobnosti ponaosob.

Naveemo tabelu preko koje je mogue zatraiti potvrdu o dobijenim podacima i

zatraiti informafcije o osobama koje bi bile ukljuene u navedene strunog usavravanja:

18
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Instrument M5.Z: Tabela za dobijanje povratnih informacija i potvrde (znanja)

Ime Ime osobe zaduene za Broj rukovodilaca u Datum popunjavanja i potpis
organizacije lj.r. uzorku osobe zaduene za lj.r.

Kod Klju Prosjen Prosjena Stepen Ukupan br. Broj Napomene

na a ocjena ocjena prioriteta lica za koje rukovodilac
znanj vanosti trenutnog (iz se trai a iz uzorka
a (iz za vau nivoa Grafikon struno koji su
M2.2 organiza posjedovan a 1)* usavravanje izrazili
i ciju ja znanja iz datog interesovan
M4.1 (iz UK-Z . (iz UK-Z.4) znanja (iz je za datu
) 3) M3.3) oblast
M5. M5.Z M5.Z.3 M5.Z.4 M5.Z.5 M5.Z.6 M5.Z .7 M5.Z.8
Z.1 .2
Z1 I...II...III...
IV

Z2 I...II...III...
IV

Z3 I...II...III...
IV

Z4 I...II...III...
IV

Z5 I...II...III...
IV

Z6 I...II...III...
IV

* I najmanje prioritetno II-srednji nivo prioriteta III najvei prioritet IV- specijalistika obuka
Instrument M5.Z: Rezimirajua tabela za dobijanje potvrde i povratne informacije od elnika
organizacije (za znanja)

Identian instrument koristimo i za sposobnosti (s ralzlikom to su kodovi tipa S za

sposobnosti dok su u prethodnoj tabeli tipa Z za znanja)

19
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Instrument M5.S: Tabela za dobijanje povratnih informacija i potvrde (sposobnosti )

Ime organizacije Ime osobe zaduene za Broj rukovodilaca u uzorku Datum popunjavanja i
lj.r. potpis osobe zaduene
za lj.r.
Kod Kluna Prosjen Prosjena Stepen Ukupan br. Broj Napom
sposobn a ocjena ocjena prioriteta lica za koje rukovodilaca iz ena
ost (iz vanosti trenutnog (iz se trai uzorka koji su
M2.5 i za vau nivoa Grafikona struno izrazili
M4.1) organiza posjedovanja 1)* usavravanje interesovanje
ciju znanja (iz iz date oblasti za datu oblast
(iz UK- UK-S.4) (iz M3.6)
S.3)
M5. M5.S .2 M5.S .3 M5.S .4 M5.S .5 M5.S .6 M5.S .7 M5.S.8
S.1
S1 I...II...III...IV

S2 I...II...III...IV

S3 I...II...III...IV

S4 I...II...III...IV

S5 I...II...III...IV

S6 I...II...III...IV

* I najmanje prioritetno II-srednji nivo prioriteta III najvei prioritet IV- specijalistika obuka
Instrument M5.S: Rezimirajua tabela za dobijanje potvrde i povratne informacije od elnika
organizacije (za sposobnosti )

20
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Ova dva instrumenta (M5.Z i M5.S) kao i odgovarajui Grafikon 1 (po jedan za
znanja i za sposobnosti) se podnose na uvid i na eventualnu reviziju dobijenih podataka
rukovodstvu organizacije, nakon ega je potrebno dostaviti povratnu informaciju UK.
Povratna informacija koju Uprava za kadrove dobija od institucije tj. organizacije (nakon
konane potvrde i uvida u dobijene rezultate od strane rukovodstva organizacije) je u
grafikom i tabelarnom prikazu i sastoji se iz:

1. Instrumenata M5.S i M5.Z paljivo popunjenim na bazi prethodnih konsultacija i

popunjavanja pripremnih instrumenata (M1, M-Opis,M2,M3,M4,UK-S,UK-Z) koje je
neophodno arhivirati radi eventualnih dodatnih procjena i istraivanja
2. Grafikona 1 (2 primjerka, jedan za znanja drugi za sposobnosti)
Ovu povratnu informaciju potrebno je dostaviti Upravi za kadrove u rokovima i na nain
koji e biti dogovoren izmeu iste i osoba zaduenih za ljudske resurse u pojedinim
organizacijama.

Nakon to tabele M5.S i M5.Z, kao i Grafikon 1 budu proslijeene Upravi za

kadrove na dalju obradu, bie objavljen zvanini Predlog kalendara strunog usavravanja
(PKSU). Svaka institucija (kontakt-osoba) na osnovu opisa i datuma tematika predloenih
u PKSU, delegira svoje zasposlene za uee na tim obukama i seminarima.

Za svaku od oblasti koje se nalaze u PKSU, a za koje postoji potreba i

interesovanje u datoj instituciji, kontakt-osoba za lj.r. popunjava i prosljedjuje u
dogovorenim rokovima i po jednu sljedeu tabelu

21
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Instrument M6. Spisak lica za koje se trai struno usavravanje

iz_________________________ (kod usavravanja iz PKSU________)
(navesti oblast znanja ili sposobnosti)
Ime organizacije Ime osobe zaduene za lj.r. Datum popunjavanja i
potpis osobe zaduene
za lj.r.
Redni Taan spisak osoba za koje Jedinstveni Datum obuke u PKSU Napomene i komentari
broj se trai struno kod slubenika za koju se delegira
usavravanje iz date ili JMB zaposleni
oblasti
M6.1 M6.2 M6.3 M6.4 M6.5
1
2
3
4
5
(...)
Instrument M6: taan spisak i brojnost osoba za koje se eli organizacija strunog
usavravanja (s eventualnim komentarima)

Povratna informacija dobijena od institucije tj. organizacije kroz uvid koji je ponuen u
grafikom i tabelarnom prikazu sastoji se u:

1. komentarima i napomenama koje se odnose na tabele

2. tanom spisku osoba iz organizacije za koje se trai struno usavravanje po
svakoj od stavki (znanja tj. sposobnosti) koje se nalaze u kvadrantima II i III
Grafikona.

4. Nezavisno procjenjivanje potreba za strunim usavravanjem

(putem konsultanata ili u organizacije UzK)

Procjena potreba za strunim usavravanjem u izvedbi nezavisnih posmatraa tj.

osoba koje nijesu lanovi samo organizacije ije se potrebe procjenjuju ima niz
pozitivnih, ali i negativnih aspekata kao u sljedeoj emi:

22
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Pozitivne strane Negativne strane

Mogue je izvesti procjenu na metodoloki
vrlo sofisticiran nain budui da je izvodi Najdue traje
posebno obuen personal
Mogue je koristiti razliite izvore
informacija koji nijesu dostupni u drugim
Najskuplje je
linijama procjene (npr. intervjue, fokus-
grupe i sl.)
Mogue je imati u vidu vrste strunog
usavravanja (pogotovu u domenu
Nepoznavanje sutine posla same
sposobnosti) za ije postojanje
organizacije od strane spoljnih posmatraa je
rukovodioci (od kojih prikupljamo
prepreka i izvor greaka u procjeni
informacije u menaderskoj i liniji procjene
po profesionalnim kategorijama) ne znaju
Mogue je prikupiti informacije i od Zahtijeva visoko obuen i specijalizovan
izvrnog, a ne samo od rukovodeeg personal kako bi procjena bila efikasna i
personala metodoloki zasnovana.

Procedura same procjene od strane nezavisnih posmatraa, kao i instrumenti koje je

mogue koristiti nee biti opisani u ovom tekstu budui da oni mogu u velikoj mjeri biti
odlueni ad hoc prilikom sprovoenja samog procesa procjene. Osim toga
podrazumijeva se da su angaovani procjenjivai dovoljno kompetentni da sami
procijene kojim postupkom e utvrivati potrebe za edukacijom.

23
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

5. Rezimiranje i analiza dobijenih

podataka u organizaciji Uprave za kadrove

Uprava za kadrove ima obavezu da rezimira dobijene podatke iz svih institucija za

iju analizu potreba za edukacijom je zaduena. Nakon dobijanja podataka potrebno je
predstaviti u jedisntvenom dokumentu podatke po institucijama, kao i ukupne rezimirajue
podatke.

U ovoj proceduri e biti pobrojani minimalni elementi dokumenta pod radnim

nazivom Rezime potreba za strunim usavravanjem u dravnoj administraciji Crne Gore.

Dokument je organizovan na sljedei nain:

1. Uvod
2. Rezime po oblastima
a. Ministarstva
b. Ostali organi drzavne uprave (Uprave, Direkcije, Zavodi i Agencija)
c. Sudovi, tuilastva i podruni organi (za prekrsaje)
d. Slube (Sluzba Vlade, Sluzba Skupstine i Sluzba Predsjednika)
e. Ostale organizacije za koje je nadlena Uprava za kadrove
3. Rezime po organizacijama

Ministarstva Sekretarijati
Ministarstvo pravde Sekretarijat za zakonodavstvo
Ministarstvo unutranjih poslova Sekretarijat za razvoj
Ministarstvo finansija
Ministarstvo inostranih poslova
Ministarstvo za ekonomske odnose sa
inostranstvom i evropske integracije
Ministarstvo prosvjete i nauke
Ministarstvo kulture i medija
Ministarstvo ekonomije
Ministarstvo pomorstva i saobraaja
Ministarstvo poljoprivrede, umarstva i
vodoprivrede
Ministarstvo turizma

24
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Ministarstvo zatite ivotne sredine i ureenja

prostora
Ministarstvo zdravlja
Ministarstvo rada i socijalnog staranja
Ministarstvo za zatitu prava pripadnika
nacionalnih i etnikih grupa

Uprave Direkcije, agencije i slube

Poreska uprava Dravni arhiv
Uprava za nekretnine Direkcija javnih radova
Uprava carina Direkcija za dravne puteve
Uprava za sport i omladinu Direkcija za izgradnju auto-puteva
Uprava pomorske sigurnosti Direkcija za razvoj malih i srednjih preduzea
Veterinarska uprava Direkcija za nabavke republike
Uprava za antikorupcijsku inicijativu Agencija za duvan
Uprava za sprjeavanje pranja novca Sluba Predsjednika RCG
Uprava za ume Sluba Skuptine RCG
Uprava za vode Sluba Vlade RCG
Uprava za odbranu Agencija za nacionalnu bezbjednost
Uprava policije Sluba zatitnika ljudskih prava i sloboda
Uprava za odbranu
Zavodi Pravosudni organi
Hidrometeoroloki zavod Vrhovni sud RCG
Seizmoloki zavod Vii sud
Zavod za meunarodnu-naunu,prosvjetno- Njegoeva 10
kulturnu i tehniku saradnju Vii sud
Zavod za kolstvo Muniba Kuevia bb
Zavod za izvrenje krivinih sankcija Privredni sud
Zavod za statistiku IV Proleterske br.2
Privredni sud
R. Medojevia bb
Osnovni sudovi
13. Jula bb,
Nikole Tesle 2,
Boka Strugara bb,
Bajova 2
Benovo bb
Trg Mia Pavlovia 4
Bulevar Revolucije 7
Muniba Kuevia bb
Trova br. 3
Mojsija Zeevia bb
30. Septembra bb
Marala Tita bb
Sava Buria bb
Generala Anelia bb
Upravni sud
Ustavni sud
Apelacioni sud
Vrhovni dravni tuilac CG
Vii dravni tuioci
Slobode 20, R. Medojevia bb
Osnovni tuioci
13. Jula bb
R. Medojevia bb
Trova 3
Mojsija Zeevia 1
Nikole Tesle bb
Trg Mia Pavlovia 4
Bajova 2

25
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Bulevar revolucije 7
Benovo bb
26. Novembra bb
arijska bb
Generala Anelia 8
Podruni organi za prekraje
13. Jula bb
Benovo bb
Muniba Kuevia bb
Bulevar br.7
13. Jula bb
Trg Mia Pavlovia 1
Trg Ljubomira Bakoa bb
Marala Tita 21
Voja Maslovaria bb
Trova bb
Bajova 2
Nikole Tesle br.14
Sava Buria bb
Trg Sunca br.3
arijska bb
Nikole urkovia bb
Vijee za prekraje
Ul.Slobode br 20

Ostalo
Komisija za utvrivanje konflikta interesa
Dravna revizorska institucija
Fond za obeteenje
Komisija za javne nabavke RCG
Protokol RCG

4. Ukupni rezime po prioritetima znanja i sposobnosti

5. spiskak tema po brojnosti kandidata za struno usavravanje po oblastima znanja
odnosno sposobnosti i institucijama
6. Plan i predlog kalendara organizacije strunog usavravanja (Strateki plan
strunog usavravanja za tekui period)
7. Zavrne napomene

U Uvodu je potrebno navesti taan period u kojem je vreno istraivanje potreba,

spisak kontakt osoba za ljudske resurse u svakoj od organizacija za koje je vreno
istraivanje, kao i odgovornu kontakt osobu u Upravi za kadrove preko koje je mogue
dobiti konkretne informacije o metodologiji istraivanja, kao i razjanjenja koja se odnose
na zakljuke i dobijene podatke.

26
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

Uvod takoe sadri i naelne metodoloke napomene kao i inicijative i zaduenja

koja su u nadlenosti:
a. Uprave za kadrove
b. pojedinih organizacija

a koje se odnose na realizaciju strunog usavravanja na osnovu prikupljenih podataka o

potrebama.

Rezime po organizacionim oblastima5 sadri sljedee rezimirajue podatke:

1. spisak tema (znanja tj. sposobnosti) koje su organizacije iz date organizacione
oblasti navele kao potrebne
2. spisak organizacija koje su iskazale interesovanje za svaku od pobrojanih tema
(znanja, tj. sposobnosti)
3. indeks prioriteta (Ip) svake od datih tema (po organizacijama iz date organizacione
oblasti)
4. ocjene posjedovanja datih znanja i sposobnosti (po organizacijama iz date oblasti)
5. rezime segmenata prioriteta (I,II,III ili IV kao po Grafikonima dobijenim od
organizacija) po svakoj od organizacija iz date organizacione oblasti za svaku od
tema (znanja tj. sposobnosti)
6. rezime po temama (znanjima tj. sposobnostima) u opadajuem redosljedu broja
slubenika odnosno najmetenika koji bi potencijalno bili ukljueni u obuku (ukupno
za datu temu iz date organizacione oblasti)
7. grafiki rezime (tzv. scatter grafikon) u kojem je po x osi prosjena ocjena vanosti
date teme unutar date organizacijske oblasti, a po Y osi ukupan broj zaposlenih
unutar date organizacijske oblasti koji bi potencijalno bili ukljueni u obuku iz date
teme. (vidjeti primjer)

Indeksi vanosti se dobija na osnovu ocjena vanosti i posjedovanja kao i na

osnovu broja ponavljanja date teme tj. broja organizacija unutar organizacijske oblasti koje
su izrazile interesovanje za datu temu.

5
Pod pojmom otganizacione oblasti podrazumijevamo sljedee cjeline: a. Ministarstva, b. Ostali organi
uprave (Uprave, Direkcije, Zavodi i Agencija), c. Sudovi, Tuzilastva i podrucni organi (za prekrsaje), d. Sluzbe
(Sluzba Vlade, Sluzba Skupstine i Sluzba Predsjednika), e. Ostale organizacije za koje je nadlena Uprava
za kadrove

27
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

Indeks prioriteta (Ip) se dobija preko sljedee formule

Ov / N
Ip 1
N to jest Indeks prioriteta je kolinik srednje vrijednosti ocjena vanosti i
Op / N
1

srednja vrijednosti ocjena posjedovanja date teme (znanja tj. sposobnosti). Taj indeks
moe oscilovati od 0,2 (maksimalno posjedovanje znanja i minimalna vanost) do 4
(maksimalna vanost i minimalno posjedovanje)

Grafikon 2: Analiza prioritetnosti teme (znanja tj. sposobnosti) i brojnosti populacije koja bi
bila ukljuena u obuku

Na ovaj nain se uzimaju u obzir svi strateki elementi procjene kao to su

prosjena ocjena vanosti, prosjena ocjena posjedovanja, kao i brojnost populacije koju
bilo potrebno obuavati. Iz grafikona je jasno da najvaniji zadatak u organizaciji strunog
usavravanja predstavljaju znanja tj. sposobnosti koja se nalaze u desnom gornjem
kvadrantu (prioritena i najbrojnija kategorija).

28
Uprava za kadrove
 Mr Radoje Cerovi

U domenu rezimea po pojedinim organizacijama potrebno je navesti po svakoj od

pojedinih organizacija sljedee rezimirajue podatke

1. spisak tema (znanja tj. sposobnosti) koje je organizacija navela kao potrebne
2. indeks prioriteta svake od datih tema (u opadajuem redoljedu indeksa)
3. rezime po temama (znanjima tj. sposobnostima) u opadajuem redosljedu broja
slubenika odnosno najmetenika koji bi potencijalno bili ukljueni u obuku (ukupno
za datu temu iz date organizacione oblasti)
4. grafiki rezime (tzv. scatter grafikon) u kojem je po x osi prosjena ocjena vanosti
date teme unutar date organizacijske oblasti, a po Y osi ukupan broj zaposlenih
unutar date organizacijske oblasti koji bi potencijalno bili ukljueni u obuku iz date
teme. (vidjeti primjer)

U svim tabelama moraju biti posebno oznaene teme (fusnotom ili posebnom
bojom) za koje je interesovanje pokazala samo data institucija.

U ukupnom rezimeu je potrebno navesti spisak svih tema za koje je iskazano

interesovanje po opadajuem redoslijedu ukupnog indeksa prioriteta (indeksa prioriteta za
ukupnu upravu) , kao i ukupni scatter grafikon (za prvih 30 oblasti po brojnosti populacije)
u formi prikaza indeks prioriteta brojnost populacije.

U sljedeem odjeljku je potrebno navesti tabelu znanja i sposobnosti (po

opadajuem redosljedu indeksa prioriteta) u kojoj su navadene institucije u kojima je
pokazano interesovanje za odreenu temu i broj kandidovanih slubenika odnosno
namjetenika po svakoj od institucija za datu temu.

Plan i predlog kalendara se odreuje na osnovu dobijenih podataka i prioriteta tema

kao i brojnosti kandidata za obuku za datu temu, kao i na osnovu dostupnosti
kvalifikovanih predavaa i trenera za datu oblast.

Zavrne napomene sadre izmeu ostalog i preporuke svim institucijama o

organizaciji strunog usavravanja, kandidovanju zaposlenih za odreene teme ili
konkretne datume i sl.
29
Uprava za kadrove
 Knjiga procedura i postupaka prilikom procjene potreba za strunim usavravanjem

30
Uprava za kadrove