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Herramientas Bsicas
para la Mejora de
Procesos
Tecsup Virtu@l Indice
ndice
Unidad II : Herramientas Bsicas para la Mejora de Procesos
1. INTRODUCCIN........................................................................................................ 1
2. OBJETIVOS............................................................................................................... 1
3. CONTENIDO DE CURSO ............................................................................................ 2
3.1. TORMENTA DE IDEAS....................................................................................... 2
3.1.1. DESCRIPCIN ....................................................................................... 2
3.1.2. APLICACIONES ...................................................................................... 2
3.1.3. PROCESO GENERAL ............................................................................... 3
3.1.3.1. ACORDAR ASUNTO .................................................................. 3
3.1.3.2. LA TORMENTA ......................................................................... 3
3.1.3.3. LA CALMA ................................................................................ 3
3.1.4. MTODOS ............................................................................................. 3
3.1.4.1. DE SECUENCIA O ESTRUCTURADO .......................................... 3
3.1.4.2. DE LIBRE ASOCIACIN O SIN ESTRUCTURA .............................4
3.1.4.3. DE TARJETA O SISTEMA ESCRITO ............................................4
3.1.5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS.................................................................... 6
3.2. CAMPOS DE FUERZA ........................................................................................ 7
3.2.1. DESCRIPCIN ....................................................................................... 7
3.2.2. APLICACIONES ...................................................................................... 7
3.2.3. PROCESO GENERAL ............................................................................... 8
3.2.4. VENTAJAS Y DESVENTAJAS.................................................................... 9
3.3. ANLISIS DAFO................................................................................................ 9
3.3.1. DESCRIPCIN ....................................................................................... 9
3.3.2. APLICACIONES .....................................................................................10
3.3.3. PROCESO GENERAL ..............................................................................10
3.3.4. VENTAJAS Y DESVENTAJAS...................................................................13
3.4. METAPLAN ......................................................................................................13
3.4.1. MATERIAL NECESARIO .........................................................................13
3.4.2. PROCESO A SEGUIR .............................................................................14
3.4.3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS...................................................................16
3.5. DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO.........................................................................16
3.5.1. DESCRIPCIN ......................................................................................16
3.5.2. PROCESO A SEGUIR .............................................................................17
3.5.3. APLICACIONES ................................................................................... 18
3.6. DIAGRAMA DE PARETO ...................................................................................20
3.6.1. DESCRIPCIN ......................................................................................20
3.6.2. PROCESO A SEGUIR .............................................................................21
3.6.3. APLICACIONES .....................................................................................22
4. RESUMEN ................................................................................................................25
Tecsup Virtu@l Diseo de Procesos y Metodologas de Mejora Continua
UNIDAD II
1. INTRODUCCIN
En la unidad I aprendimos cmo disear procesos con la finalidad de realizar mejoras sobre
ellos. Estas mejoras son apoyadas a travs de sistemas y de diversas herramientas de
apoyo.
La mejora de los procesos se ha convertido para las empresas que realizan su gestin en
base a los procesos, en su forma de vida. Por ello requieren de herramientas que puedan
ser fcilmente entendidas y utilizadas por casi todo el personal de la organizacin.
2. OBJETIVOS
Pag. 1 Unidad II
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3. CONTENIDO DE CURSO
Existen varias tcnicas o herramientas que nos pueden servir de apoyo en la mejora de
nuestros procesos. En esta oportunidad vamos a presentar algunas de ellas, especficamente
las que pueden ser de uso cotidiano en nuestras organizaciones por su gran aplicabilidad.
3.1.1. DESCRIPCIN
3.1.2. APLICACIONES
Pag. 2 Unidad II
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3.1.3.2. LA TORMENTA
3.1.3.3. LA CALMA
3.1.4. MTODOS
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Pag. 4 Unidad II
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Tema central:
por qu es escaso el tiempo de contacto directo entre los
vendedores de nuestra empresa y nuestros clientes?
Pag. 5 Unidad II
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Ventajas Desventajas
Se obtiene de manera rpida y Hace uso de una logstica mnima
sencilla una gran cantidad de ideas para que todos puedan visualizar las
de un grupo. ideas escritas.
En algunos casos puede dispersar el
Fomenta el pensamiento creativo. asunto y no centrarse en lo
importante.
No es natural. Normalmente los
Da lugar a nuevas ideas por
asuntos se tratan mediante dilogos
combinacin de otras.
desordenados.
Proporciona un punto de inicio para
Exige disciplina.
el anlisis y la accin.
Genera el entusiasmo y la
participacin del personal.
Es una de las tcnicas ms
utilizadas por su sencillez.
Pag. 6 Unidad II
Tecsup Virtu@l Diseo de Procesos y Metodologas de Mejora Continua
3.2.1. DESCRIPCIN
3.2.2. APLICACIONES
Pag. 7 Unidad II
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Esta tcnica tambin puede ser utilizada en situaciones en que nos interese
reflexionar sobre algo cotidiano. Aqu te muestro un ejemplo de este tipo:
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Ventajas Desventajas
Goza de las ventajas de la Tormenta de
Exige un poco de disciplina
Ideas
Permite reflexionar de manera ordenada Necesita una logstica mnima (pizarra y
sobre una decisin o un cambio accesorios)
Buena herramienta para analizar el En algunos casos evidencian ideas que
cambio puede ser preferible ocultar
El proceso que se sigue invita al consenso
Es natural
3.3.1. DESCRIPCIN
+ D EB ILID A D ES A M EN A ZA S
- FO R TA LEZA S O PO R TU N ID A D ES
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3.3.2. APLICACIONES
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N de
D A F O
Orden
1 No fidelizarlos Que se les engae Flexibilidad Atencin
Sistemas
Trabajar a corto
2 Cometer errores informticos Asesoramiento
plazo
especializados
Atencin a clientes Falta de
3 Innovar Bueno servicio
mejorable profesionalidad
Obsesin por
4 Mala atencin Buena imagen No errores
reducir costes
No dar respuesta a Mala imagen de la Buen trato al
5 Confianza
sus demandas entidad cliente
No integrarlos en la Actitud negativa Servicio
6 Eficiencia
entidad de los empleados telefnico
2. Cometer errores
3. Falta profesio.
4. Mala atencin
5. Mala imagen
6. Actitud negativa
6. Eficiencia
5. Confianza
4. No errores
3. Buen servicio
2. Asesoramiento
1. Atencin
A O
1. No fidelizarlos
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Puntaje:
0 (Ninguna)
engaen
1. Que les
2. Cometer errores
3. Falta profesio.
4. Mala atencin
5. Mala imagen
6. Actitud negativa
6. Eficiencia
5. Confianza
4. No errores
3. Buen servicio
2. Asesoramiento
1. Atencin
1 (Poca)
2 (Regular)
3 (Bastante)
4 (Mucha) A O
1. No fidelizarlos 4 2 2 4 1 2 = 15
6. Servicio telefnico 4 1 2 2 2 4
5. Buen trato al cliente 0 2 0 0 4 4 = 15
= 10
4. Buena imagen 4 4 4 2 0 1
= 15
3. Innovacin 4 0 0 4 1 2
= 11
2. Sistem. Informticos 4 2 4 4 2 2
= 18
F 1 0 0 2 0 0
1. Flexibilidad
=3
Puntaje:
0 (Ninguna)
1 (Poca)
2 (Regular)
3 (Bastante)
4 (Mucha) A O
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Ventajas Desventajas
A veces es algo complicado discernir
entre aspectos internos y externos.
Goza de las ventajas de la Tormenta
Por ello, es usual el empleo de la
de Ideas
herramienta simplificada (puntos
fuertes y puntos dbiles)
Permite reflexionar de manera
Necesita una logstica mnima para
ordenada sobre la situacin (foto) de
escribir y visualizar por todos
cualquier asunto a analizar
Proporciona un punto de inicio para En algunos casos evidencian ideas
una planificacin estratgica que puede ser preferible ocultar
No es natural. Normalmente los
El proceso que se sigue invita al
asuntos se tratan a travs de un
consenso
dilogo desordenado
3.4. METAPLAN
Pag. 13 Unidad II
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40 x 12 cm Ttulo de pregunta
10 cm Observacin ( Rayo!)
16 cm Grupo de ideas
3.4.2.4 Una vez pegadas todas las tarjetas, los participantes pegarn
tarjetas circulares en aquellas ideas que no entiendan bien. La
observacin o duda, la escribirn en forma de pregunta.
Utilizarn tarjetas circulares especiales (con un rayo dentro) si
existe discrepancias o conflicto. En stas no hace falta escribir y
dan lugar a un foro de debate.
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3.4.2.7 Las ideas son agrupadas por afinidad. Se mueven las tarjetas y se
marcan lmites con un plumn. Se utiliza la tarjeta circular grande
para encabezar el grupo. El ttulo de cada grupo es pactado, no
impuesto.
Alto
CORTO PLAZO
satisfaccin del cliente
Impacto previsto en la
MEDIANO PLAZO
Medio
LARGO PLAZO
Bajo
Coste
(Inversin monetaria en recursos)
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Las ventajas y desventajas son las mismas que para la Tormenta de Ideas,
con las siguientes diferencias:
3.5.1. DESCRIPCIN
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pequea
rama
rama mnima gran rama
Car
rama media act
tronco ers
tica
s
3.5.2.4 Dibujar una gran rama por cada factor identificado, colocando los
nombres en los recuadros respectivos.
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3.5.2.5 Por cada gran rama, dibujar ramas medias, pequeas y mnimas,
basados en las sugerencias de los participantes. Para ello, se
puede emplear la herramienta Tormenta de Ideas, preguntando
repetidamente para cada factor por qu? hasta llegar a la causa
raz.
3.5.3. APLICACIONES
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Ambiente Materiales
Contaminacin del toner
Grado de exposicin de papel para copias
Tiempo
Mquina de secado
Fotocopiadora
Mtodo
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3.6.1. DESCRIPCIN
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3.6.3. APLICACIONES
20%
80%
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Nmero de unidades
Cdigo de Operarios
defectuosas
Q 2
M 3
N 2
L 3
A 106
E 14
K 3
B 81
J 5
D 21
G 9
P 2
H 8
F 13
C 51
Nmero de
Cdigo de Operarios unidades % relativo % acumulado
defectuosas
A 106 32,82 32,82
B 81 25,08 57,90
C 51 15,79 73,69
D 21 6,50 80,19
E 14 4,33 84,52
F 13 4,02 88,54
G 9 2,79 91,33
H 8 2,48 93,81
J 5 1,55 95,36
K 3 0,93 96,29
L 3 0,93 97,22
M 3 0,93 98,15
N 2 0,62 98,77
P 2 0,62 99,39
Q 2 0,62 100
15 323 100
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350
100%
100%
300
88,54%
84,52% 80%
250 80,19%
73,69%
200
57,90%
50%
150
Unidades
32,82%
100
25%
50
25
0 0%
A B C D E F Otros
Operarios
A qu conclusiones llega?
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4. RESUMEN
En la Tormenta de Ideas, todos los participantes aportan ideas libremente con un objetivo
comn, sobre un tema especfico, un problema o un asunto en particular.
Los Campos de Fuerza analizan grficamente las fuerzas que favorecen (conducentes) o que
impiden (resistentes) un cambio o decisin deseado.
Mediante el anlisis DAFO, podemos observar de forma grfica las debilidades, amenazas,
fortalezas y oportunidades de un rea o situacin determinada. Los resultados obtenidos nos
ayuda tambin a la toma de decisiones.
El Metaplan puede ser considerado como un derivado de la Tormenta de Ideas, puesto que
al igual que ste, los participantes tambin dan ideas. La diferencia es la forma estructurada
de ejecucin, el cual se lleva a cabo con un cdigo de tarjetas. Es una de las herramientas
ms didcticas y dinmicas.
El Diagrama de Causa Efecto nos es de mucha utilidad para identificar las causas de un
problema. Su forma grfica nos permite visualizar la clasificacin de las diversas causas que
se piensan afectan los resultados del trabajo.
Estas herramientas simples de trabajo, puede ayudarnos no solo a mejorar las perspectivas
en nuestros respectivos centros laborales, sino incluso tambin en nuestra vida diaria.
FIN DE LA UNIDAD
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