Calendario perpetuo en Excel para todos los aos

1 PRIMER PASO: UN POCO DE ORDEN

2 EMPEZAMOS EL CLCULO
3 AOS BISIESTOS
4 DATOS AUXILIARES
5 RELLENANDO LOS DAS
6 LA PRIMERA SEMANA
7 SEMANAS SIGUIENTES
8 YA TIENES UN CALENDARIO PERPETUO: REFLEXIN FINAL

PRIMER PASO: UN POCO DE ORDEN

Lo primero que hago es crear doce espacios de 8 filas por 7 columnas, que es
donde ir cada mes. Siempre tendrn 8 filas que servirn: una para el nombre del
mes, la segunda para los nombres de los das de la semana y 6 ms para poner los
nmeros de los das. Siempre utilizamos 6 filas para poner los das porque aunque en
algn ao concreto haya meses que tengan 5 semanas (y se podran hacer con slo 5
filas), seguramente en otros aos, esos mismos meses, tendrn 6 semanas. Esto
nunca nos pasar con febrero, que nunca llegar a tener 6 semanas, pero me he
permitido la licencia de aplicarle tambin 6 filas para que todo el documento se vea
ms uniforme.

Bueno, total, creamos los espacios para los meses y les ponemos los titulitos del
nombre del mes y los das de la semana y lo que nos queda es algo as:

Espacios de 87 celdas para cada mes

Antes de empezar a poner frmulas y a hacer clculos, lo que he hecho es crear una
parte al inicio de la hoja, en las primeras celdas, para que el usuario indique el ao del
que quiere hacer el calendario. He hecho el documento de tal manera que para
calcular todo el calendario slo sea necesario este dato, es decir, slo hay que
escribir el ao del que queremos tener el calendario, nada ms.

EMPEZAMOS EL CLCULO
Realmente, slo necesitamos saber dos cosas para poder hacer el calendario de
cualquier ao: cul es el primer da y si el ao es bisiesto. Gracias a las frmulas
de Excel podemos saber los dos datos que necesitamos sin despeinarnos y esto es
precisamente lo que he incluido en las primeras celdas; cuando el usuario indica el
ao, se calcula el primer da y se comprueba si es bisiesto o no:

Datos en las primeras celdas: ao, primer da y bisiesto

Para saber el primer da del ao basta con utilizar la frmula =FECHA. Esta
frmula te crea una fecha si le indicas un ao, un mes y un da. Lo que he hecho es
ponerle como ao el contenido de la celda B3, que es donde el usuario escribe el ao
del calendario e indicar que el da y el mes son 1, as que, sorprendentemente, me
encuentro con que en la celda B4 siempre me aparece la fecha 01/01 del ao que el
usuario indica.

Detalle del primer da del ao

An no tengo ni idea de si el 1 de enero ser lunes, martes o qu pero es que primero

necesito tener expresado en forma de fecha el primer da del ao y luego ya veremos
cmo averiguar en qu da cae

AOS BISIESTOS

Seguimos con el segundo dato importante: saber si el ao es bisiesto. Igual

alguien se escandaliza porque hay alguna frmula poray que te calcula si un ao es
bisiesto pero como no me s todas las frmulas, ni me apetece, a veces le doy un
poco de rodeo a algunos temas. Lo que he hecho yo para saber si el ao es bisiesto
es utilizar la funcin =RESIDUO (esta le da risa a mi compaera Slvia).
La frmula =RESIDUO te calcula el resto resultante de una divisin, o dicho con rigor
cientfico: en una divisin, el ltimo numerito al que le pintbamos una raya debajo y
que molaba cuando era 0 porque te daba la sensacin de haber hecho bien la divisin.

Lo que hago con la funcin =RESIDUO es aplicarla a dividir el ao que indica el

usuario (por ejemplo 2014) entre 4. Todos los aos bisiestos son mltiplos de 4, por lo
que siempre que se divide un ao bisiesto por 4, el resto es 0. Ya me ves venir no?
Exactamente, si el resultado de la frmula =RESIDUO es cero, el ao es
bisiesto y con cualquier otro resultado el ao no es bisiesto.

Para finiquitar el tema del bisiesto, basta con poner una frmula condicional (yo la he
puesto en la celda C5) que ponga un 0 si el residuo es diferente a 0 y un 1 si el residuo
es 0, as tengo un 1 si el ao es bisiesto y un 0 si no lo es.

DATOS AUXILIARES

A la izquierda del nombre de cada mes he aadido los datos auxiliares que hacen
referencia a ese mes y que son necesarios para que puedas calcular y situar bien los
das: nmero de mes (del 1 al 12), los das que tiene y qu da de la semana
corresponde al da 1.

Para poner el nmero de das de febrero es para lo que necesitas el dato de si el ao

es bisiesto o no, por lo tanto, lo que he hecho es aadir una frmula en el nmero de
das de febrero que pone 28 si el valor de la celda C5 es 0 (o sea, como te deca en
el prrafo anterior, que el ao NO es bisiesto) o 29 si el valor de la celda C5 es 1.
Listo.
El nico dato que se obtiene usando una frmula especfica es el de en qu da de la
semana empieza el mes, es decir, saber en qu cae el da 1. Por suerte, como
siempre, tenemos una frmula que lo hace: =DIASEM.
Lo que he hecho es usar la funcin =DIASEM para saber a qu nmero de da
(1=lunes, 2=martes) corresponde el da 1 de cada mes. Como puedes ver en la
imagen, lo que hago es crear una fecha del da 1 de cada mes usando la funcin
FECHA con el ao que ha indicado el usuario (en este caso, celda B3), el nmero de
mes que tienes justo al ladito de donde ests y el nmero de da que siempre es 1.
Una vez creada la fecha, slo tienes que incorporarla a la funcin =DIASEM y sta te
devuelve el nmero de da. Si no aades nada ms a la funcin DIASEM te
devolver un nmero del 1 al 7 pero empezando por el domingo, de manera que
1=domingo, 2=lunes Para que te devuelva el valor numrico en formato 1=lunes y
7=domingo, tienes que aadir como segundo argumento de la frmula ,2 que
corresponde al argumento tipo de la frmula =DIASEM. Resumiendo, mira la foto
de debajo y hazlo igual
Datos auxiliares: saber en qu cae el da 1

Hasta aqu el trabajo de clculo, ahora tienes toda la informacin y slo hace falta
representarla en los espacios de cada mes del calendario para tenerlo listo.

RELLENANDO LOS DAS

Para rellenar las celdas con los das bien distribuidos y que nos quede un calendario
chulo y que funcione para siempre, porque sino ya me contars la gracia de llamarlo
calendario perpetuo, slo hace falta aadir 3 tipos de frmulas ms.

Para que te hagas una idea, te dejo una imagen coloreada segn los diferentes tipos
de frmula que tienes que usar para que quede todo bien:

El color verde corresponde a la frmula que tenemos que poner en todos los
das 1 de todos los meses. Lo nico que va a hacer esta frmula es comprobar
si el primer da del mes cae en lunes.

El color rojo corresponde a una segunda estructura de frmula que he puesto

slo en la primera semana de cada mes, donde vamos comprobando si el da 1
cae en martes, mircoles, jueves hasta el domingo.

El color amarillo corresponde al grueso de las casillas que no son primera

semana y lo nico que tienes que hacer es ir haciendo que siga la serie
numrica, desde que localizas el da 1 hasta que llegas al final del mes.
 Un tipo de frmula en cada color

LA PRIMERA SEMANA

En la primera semana de cada mes tienes un par de estructuras de frmula diferentes.

Como te acabo de decir, primero comprobamos si el da 1 cae en lunes y luego el
resto de das.

Vamos a ver el lunes:

Lo resolvemos con una estructura de frmula muy sencilla:

=SI([celda donde pone el nmero de da en que cae el da 1]=1,1,)

Si el nmero de da del da 1 es 1(lunes), la frmula da como resultado un 1. Si es

cualquier otro da, dejamos la celda en blanco.

A partir del martes slo tienes que ir viendo si la celda anterior est en blanco y
poner un 1 donde toque. A partir del momento en que encuentres el 1, tienes que
ir sumando +1 hasta llegar al domingo. Mira el ejemplo del primer martes de enero
sabiendo que I3 es el lunes y G1 es donde pone el nmero de da en que empezamos
el mes:

=SI(I3=,SI(G1=2,1,),I3+1)
Si el lunes est vaco, compruebas si el primer da es el martes (G1=2) y si es as
escribes un 1. Si no es as, dejamos la celda vaca. Si el lunes no est vaco (quiere
decir que es lunes es da 1), entonces ponemos el valor del lunes+1, o sea, da 2.

Qu? Tampoco es para tanto, no?

Te pongo un par de imgenes por si no te ha quedado claro o la explicacin te la un

poco:

P
rimer lunes del mes

P
rimer martes del mes

Para acabar la primera semana no tienes ms que arrastrar la frmula del primer
martes hasta el primer domingo.

SEMANAS SIGUIENTES

En las cinco semanas siguientes he utilizado la misma frmula. Lo que hago es

sumar 1 al da anterior hasta llegar al nmero de das que tiene el mes.

Fjate en la celda I4 (el segundo lunes de enero):

Segundo lunes de enero

Compruebo que el domingo anterior (el 5 de enero en este ejemplo) no est vaco ni
sea da 31 y si se cumplen estos dos criterios (usamos la funcin =Y porque se
tienen que cumplir los dos criterios, no slo uno de ellos), sumo 1 al valor del domingo,
o sea, 5+1 = 6.

Para los das siguientes slo hay que ir repitiendo las frmulas hasta llenar todo
el mes. Vers que si has puesto la frmula correctamente, los das irn apareciendo
mientras arrastres la frmula y pararn en el da del final del mes.

El nico punto con el que tienes que tener cuidado al utilizar esta ltima frmula es
que cuando se trata de un lunes, el valor del da anterior est en domingo, es decir, en
la fila superior, y de martes a domingo, el da anterior est en la misma fila en la que te
encuentras.

La verdad es que lo ms sencillo es que rellenes el mes de enero y copies y pegues

las frmulas en todos los dems meses. En este momento agradecers mucho
haberlos hecho todos de seis semanas de duracin como te dije en el primer
paso ;).

Hablando de copiar y pegar, tambin te recomiendo que cuando tengas la plantilla del
calendario perpetuo funcionando correctamente y generes un calendario del ao que
quieras utilizar, lo copies y lo pegues en otro documento utilizando el pegado especial
para no copiar las frmulas y as poder trabajar tranquilamente con el calendario sin el
riesgo de cargarte la plantilla.

YA TIENES UN CALENDARIO PERPETUO: REFLEXIN FINAL

A ver, una vez escrita toda la explicacin, veo que he utilizado un concepto con el que
puede que no ests familiarizado: anidar unas frmulas dentro de otras. No te
preocupes, no es difcil y le dedicar un post completo con ejemplos y algunas
aplicaciones pero, mientras tanto, si tienes alguna dificultad para hacer la plantilla
del calendario perpetuo en Excel o simplemente no te apetece replicar lo que te
he explicado en el post, te animo a que te suscribas al blog y recibirs
inmediatamente la plantilla de calendario perpetuo en tu correo
electrnico completamente acabada y operativa.

Me he dejado algo o hay algn punto que no se entienda bien? Quieres

preguntarme algo, insultarme un poco o darme las gracias? Lo mejor que puedes
hacer despus de suscribirte al blog es dejar un comentario y compartir este post en
redes sociales. Quiz a ti no te parezca importante darle a me gusta, un +1 o un
tweet pero a m me da la vida y te lo agradecer mucho