Ms Project2013 Nivel II-control

CAPTULO 1:
Ajustar el Cronograma (Repaso)

En este primer captulo haremos un repaso de cmo crear un cronograma (ingreso de
tareas, recursos, calendarios y sus respectivos ajustes) y trataremos el tema de cmo
organizar la informacin como cuestin previa a la presentacin de informe (ordenar,
agrupar y filtrar los datos).
Empezamos con los factores que influyen tanto en el costo como en el cronograma de
un proyecto.
Cuatro factores que influyen en el Costo

1. Tasa Estndar y tasa de horas extra
o La tasa estndar se multiplica por la cantidad de horas (das, semanas)
que un recurso ha sido asignado a la tarea.
o En el caso de materiales, se aplica la tasa por etiqueta (galn, kg, unidad,
metro, etc.)
o El recurso de tipo costo se aplica directamente
2. Costo por uso
o Se aplica cada vez que se asigna el recurso a la tarea.
o Es un costo fijo para el recurso
3. Costo fijo
o Se puede ingresar a nivel de proyecto, tarea resumen o tarea
o Costo Total = Costo Fijo + Costo variable
4. Asignacin de recursos (recursos de trabajo, material y costo)
o Trabajo = Duracin x unidades
Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 1

Seis factores que influyen en el Tiempo
1. Fecha de comienzo del proyecto
2. Calendarios
Hay tres tipos de Calendarios:
o Calendarios del proyecto (afecta el clculo de todo el proyecto)
o Calendarios de tarea (afecta el clculo de esa tarea)
o Calendarios de recurso (afecta el clculo de las tareas a las que ese
recurso ha sido asignado)
Adems: podemos personalizar nuestros propios calendarios
3. Restricciones y fechas lmite de las tareas

4. Duracin de las tareas
1 da = 8 horas, 5 das = 1 semana, 20 das = 1 mes
Archivo >> Opciones >> Programacin
5. Dependencias de las tareas

Es uno de los factores ms crticos en la programacin
Puedes hacer cambios en una tarea y ver inmediatamente el impacto que
tendr en el resto del plan.
Hay varias formas de colocar dependencias:
1. Usando la flecha de vnculo
2. Usando Informacin de la tarea >> Predecesoras
3. Usando la columna Predecesoras
6. Asignacin de recursos y tipos de tareas
La forma en que se asignan los recursos a las tareas y los tipos de tareas.
Trabajo = Duracin x Unidades
Si cambias una variable, una de las otras dos es recalculada, dependiendo del
tipo de tarea.

EJERCICIO 1.1
INGRESO DE TAREAS
1. Ingrese como fecha de inicio del proyecto: lunes 3 de noviembre del 2014
2. Ingrese las siguientes tareas y sus correspondientes duraciones:
Preproduccin 2 semanas
Revisar guion 3 semanas
Reunir personal de produccin 5 das
Elegir lugares 4 semanas
Realizar audiciones 3 semanas
Produccin 2 semanas
Ensayos 8 das
Proyeccin de Video 4 semanas
Montaje de pelcula 3 semanas
3. Ingrese un Hito antes de la tarea 6 produccin, el hito se llamar Preproduccin
terminada
ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN FASES
4. Organice las tareas en dos fases: Preproduccin (que incluye a las tareas de la 2 a
la 6) y Produccin (que incluye a las tareas de la 8 la 10).
VINCULAR TAREAS
5. Seleccione todas las tareas y vinclelas con una relacin F-C.
COMPROBAR LA DURACIN DEL PROYECTO
6. Elija el men Proyecto, Informacin del proyecto. La fecha de fin: ( 18/3/15)
CONFIGURACIN DE LOS RECURSOS
7. Ingrese los siguientes recursos, su Capacidad Mxima y su Tasa estndar:
Julio Vargas 100% 800/s
Juan Heredia 100% 18/h
Sal Cerna 100% 775/s
Paty Muoz 100% 9/h
Pedro Coloma 100% 22/h
Juan Ruiz 100% 10/h
Jos Gamio 50% 15/h
Electricistas 200% 22/h
Cmara de Grabacin DV 300% 250/s
Kit reflector 100% 10/h
Laboratorio edicin 100% 200/d
Cmara Boom 200% 15/h
8. Ingrese el material: Cinta de Video. Escriba Cintas de 60-min en el campo Etiqueta
de material. Su tasa estndar es 5.
AJUSTE DEL HORARIO LABORAL GENERAL Y PARA RECURSOS INDIVIDUALES
9. Modifique el Calendario estndar incluyendo los das feriados: 25 de diciembre 2014,
1 de enero 2015 y el lunes 12 de enero 2015 como aniversario de la empresa. El
periodo laborable ser de lunes a viernes de 8:30 a 18:30 con refrigerio de 13:00 a
14:00.
10. Con este ajuste, la fecha de fin del proyecto es: 9/3/15.
11. Modifique el calendario Laboral para Julio Vargas. El Sr. Vargas va a estar ausente
durante los das 7 y 8 de Enero 2015.

12. De igual modo modifique para Juan Ruiz. El Sr. Ruiz trabajar de Lunes a Jueves 11
horas y descansar los viernes (es decir va a trabajar 4 das por 11 horas en lugar de
5 das por 9 horas que es lo normal).
13. La Cumbre APEC2 se realizar los das 28, 29 y 30 de Noviembre 2014 y estos das
se considerarn como feriados recuperables. En tal sentido, se ha considerado
recuperar esas 18 horas (slo de los das 28 y 29 ya que el 30 es sbado y no se
labora), durante los siguientes 9 das laborables (ojo: solo de lunes a jueves). Hecho
los ajustes, la fecha de fin del proyecto es: ..
DOCUMENTACIN DE TAREAS Y RECURSO
14. En la tarea 4, incluya la siguiente nota: Incluye escenarios de exteriores.
15. Estando en la tarea 5, haga clic en el botn Hipervnculo y escriba Comprobar la
informacin ms reciente del agente en el cuadro Texto. Tambin, en el cuadro
Direccin escriba http://www.google.com, y pulse Aceptar.
16. Seleccione el recurso Julio Vargas y pulse el botn Notas del recurso y escriba:
Asistir a Capacitacin los das 7 y 8 de enero; no estar disponible para
trabajar en el proyecto en el cuadro Notas.
ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS TAREAS
Ingrese las siguientes asignaciones, sin cambiar la duracin antes ingresada.
17. Asigne a Julio Vargas a la tarea 2, Revisar guion
18. Asigne a Julio Vargas, Sal Cerna y Paty Muoz a la tarea 3
19. Sal Cerna ser asignado a la tarea 4
20. Pedro Coloma y Jos Gamio y el Kit Rflex a la tarea 5
21. Asigne 3 cintas de video a la tarea 8
22. Asigne 2 electricistas a las tareas 9 y 10 (ojo: 2 a cada tarea)
23. En este momento, la fecha de fin del proyecto es: ..
Duracin .......... das, Trabajo: .... horas, Costo. .......
AJUSTE DE LOS RECURSOS Y LAS TAREAS
24. Considere un aumento de sueldo del 10% para: Juan Ruiz, Julio Vargas y Paty
Muoz a partir del 24 de noviembre 2014. En cunto vara el costo? ..
25. Incluya un electricista ms a partir de Diciembre. Afecta el costo total del proyecto?
S o No.
26. Sal Cerna tiene un costo B de S/. 900/semana. Asigne el costo B de Sal Cerna a la
tarea 4. En cunto se modifica el costo del recurso Sal Cerna?S/...
27. La tarea Ensayos ha sufrido una postergacin de 2 das (ingrselo como
posposicin respecto de su tarea predecesora Produccin)
28. Adelante 1 da la tarea 3 Reunir del personal de produccin(posposicin = -1 da)
29. La tarea Proyeccin de video deber ser interrumpida por espacio de 1 da al tercer
da de su realizacin (interrumpa el tercer da).
30. La tarea Reunir personal de produccin ha sufrido una interrupcin de 1 da en el
segundo da que se estaba realizando.
31. Ponga una fecha lmite 23 de diciembre 2014 a la tarea revisar guion
32. Anote los nuevos valores de:
Duracin .......... das, Trabajo: .... horas, Costo. ........
NIVELACIN DE RECURSOS
33. Hay recursos sobreasignados?. Nivlelos, realice una redistribucin automtica.
34. Anote los nuevos valores de:
Duracin .......... das, Trabajo: .... horas, Costo. ........
35. Al final de este archivo, inserte una imagen GIF que resuma su proyecto

CAPTULO 2:
Seguimiento del Proyecto
2.1 Entender el Seguimiento
La planificacin es la primera fase de la gestin de proyectos. Una vez completada la
planificacin, comenzar la implementacin del proyecto (llevndose a cabo el plan
que fue previamente desarrollado). De manera ideal, los proyectos son implementados
tal y como fueron planeados, pero en la prctica siempre existen variaciones.
Ejemplo,
Suponga que usted es el delantero de un equipo de ftbol. Si corre por el campo
directamente hacia la portera rival, sin nunca desviarse para evitar un
inminente adversario, no llegar muy lejos. El seguimiento del proyecto es algo
similar: Si no se desva y hace los ajustes para la variacin de los costos y del
tiempo, que son prcticamente inevitables en cualquier actividad humana, no
estar jugando un buen partido.
La variacin es la diferencia entre lo que debera ocurrir (como fue registrado en el
plan de proyecto) y lo que en realidad ocurre.
Informacin Actual, prevista y real

Cuando se establece una lnea base, Project examina lo que est en su plan actual y
lo copia en el plan de lnea base. Se copian los cinco campos siguientes:
Comienzo,
Fin
Duracin,
Trabajo y
Costo.
En el men Proyecto, elija Informacin del Proyecto. Luego haga clic en el botn
Estadsticas para que visualice los cinco tipos de informacin permiten analizar el
progreso al realizar el seguimiento de las tareas de un proyecto:
Figura 2.1 Las Estadsticas muestran un resumen de 5 campos importantes

Los cambios en cada uno de estos campos permiten comparar y evaluar el progreso:

Actual (programado). Las cifras hasta un determinado momento,
normalmente el da de hoy. En cifras equivale a lo real ms lo restante,
Previsto (planeado). Lo estimado en la LB y que servir como punto de
referencia.
Real (lo que se est ejecutando)
Restante (lo que falta completar).
Ejemplo,
En la figura 2.1 la duracin Actual es 224.5 das y la duracin prevista es 208.5 das.
Estos valores estn calculados a una fecha llamada FECHA DE ESTADO, que
normalmente es la fecha de hoy o la fecha a la que se disponen los datos. Observe
que hay una preocupante variacin (retraso) de 16 das que en cualquier proyecto
podran costarle el puesto al jefe de proyecto.
La duracin actual est compuesta por la duracin real (87.08 das) + la parte restante
(137.42 das). La parte real es, como lo dice su nombre, realmente transcurrida y la
parte restante es estimada (vea la figura 2.2).
Figura 2.2 Comparacin de la duracin actual y la parte restante
Estimados vs reales
El Seguimiento en Project consiste en la introduccin de informacin sobre datos
reales, como la fecha de comienzo real, la fecha de fin real, y la duracin real de una
tarea. Usted ingresa el tiempo real que es trabajado por los recursos y los costos
reales en que se incurre. Al introducir la informacin sobre datos reales, Project le
mostrar un cronograma revisado con proyecciones de cmo se puede llevar a cabo
el resto de la programacin, sobre la base de su actividad real.
Los administradores de proyecto deben realizar un seguimiento de las actividades de
manera regular, como una vez a la semana o cada dos das. Este seguimiento incluye
informacin tanto de las tareas en curso como de las tareas que ya han sido
completadas.
Esta actividad de seguimiento tambin le permite generar informes que muestran el
avance del proyecto en cualquier punto dado en el tiempo. Al mostrarle los datos

reales del estado de su proyecto -ms que su mejor estimacin- los administradores
pueden tomar decisiones para requerir ms tiempo, ms recursos, o un cambio de
estrategia si las cosas no van como esperaba. Vea La Figura 2.3
Figura 2.3 Use la vista Gantt de Seguimiento para mostrar el progreso de su proyecto
2.2 Establecer Lneas Base

Qu es una lnea base?
Una lnea base es una fotografa instantnea de su proyecto cuando se completa la
fase de planificacin, o, a veces al final de una fase crtica.
Algunos proyectos, que se ejecutan slo en unas pocas semanas o incluso un par de
meses, pueden tener una lnea base fijada al principio, y sus estimaciones estarn lo
suficientemente cerca de la realidad comparadas contra la nica LB. Otros proyectos,
quizs requieran volver a establecer varias lneas base en el camino, sobre todo si la
estimacin original est lejana de la realidad y ya no es til. Puede modificar la LB
para el proyecto completo si los cambios son drsticos, o puede modificar la LB para
ciertas tareas.
Por ejemplo
Si su proyecto se suspende un poco despus de completar la programacin y
actualmente comienza a trabajar tres meses ms tarde de lo planeado, sera
conveniente establecer una nueva LB antes de reiniciar. Sin embargo, si est
seis meses en su proyecto y suspende durante tres meses, es posible que
desee modificar el calendario de las tareas futuras y restablecer la LB slo para
las tareas futuras a fin de ayudarle a conservar la capacidad de evaluar con
precisin lo bien que se ha estimado.

Los costos pueden cambiar una LB, tambin.
Por ejemplo
Qu pasa si se guarda una LB que se establece para caber dentro de un
presupuesto de $ 50.000 y, antes de empezar el trabajo, las medidas de
reduccin de costos golpearon a su empresa y su presupuesto se reduce a $
35.000? Hara bien en hacer los cambios a sus recursos y costos, y luego
restablecer su lnea base. El establecer lneas base provisionales evita que sus
proyectos de las bruscas variaciones desde sus estimaciones, cuando entran
en juego circunstancias atenuantes.
Establecer una Lnea Base
Puede utilizar el cuadro de dilogo Establecer lnea base para guardar hasta 11 lneas
base y 10 planes provisionales para su proyecto. Cada LB es una foto de su
proyecto al momento de que lo guarde, y cada LB que se establece incluye
informacin sobre tareas, recursos y asignaciones.
Para las tareas, Project guarda:
duracin,
fechas de comienzo y fin,
el trabajo,
trabajo fase temporal,
costo, y
costo fase temporal.
En los recursos, Project guarda la informacin de
trabajo,
trabajo de fase temporal,
costo,
costo fase temporal,
trabajo presupuestado,
trabajo presupuestado de fase temporal,
costo presupuestado, y
costo presupuestado de fase temporal con la LB.
En las asignaciones, Project guarda
fechas de inicio y de fin,
trabajo,
trabajo de fase temporal,
costos y
costos de fase temporal
Para controlar los ajustes cuando establece una LB, siga estos pasos:
1. Configurar la LB del proyecto que desea guardar.
2. Seleccione Proyecto >> Establecer lnea base, para abrir el cuadro de
dilogo Establecer lnea base, como se muestra en la Figura 2.4.
3. Abra el cuadro de lista Establecer lnea base y seleccione la LB que desea
establecer.
4. Haga clic en Aceptar.

Figura 2.4 Use este cuadro de dilogo para guardar una lnea base o un plan provisional.
Cuando establece lneas base para Tareas seleccionadas, puede elegir Resumir
lneas base y disponer de dos casillas de verificacin:
Para todas las tareas de resumen y
Desde subtareas a tareas de resumen seleccionadas
As ayuda a mantener la informacin de LB, como se muestra en la Figura 2.5. La
relacin entre las tareas en el proyecto y la tarea que seleccione antes de abrir el
cuadro de dilogo determinan el efecto de estas casillas de verificacin.
Figura 2.5 - Puede controlar el comportamiento de Project cuando resuma la informacin de la lnea
base para las tareas seleccionadas.
Por ejemplo,
Suponga que tiene un proyecto establecido como el mostrado en la figura 2.6.
Por otra parte, supongamos que selecciona la Tarea 6, un hijo de la Tarea 1 y,
a su vez, el padre de las Tareas 7 y 8, antes de abrir el cuadro de dilogo
Establecer lnea base.
Si selecciona slo la casilla de verificacin De subtareas a tareas de
resumen seleccionadas, Project resume la informacin desde las
Tareas 7 y 8 a la Tarea 6.
Si selecciona slo la casilla de verificacin Para Todas las tareas de
resumen, Project resume la informacin de la lnea base desde la Tarea
6 sin tener en cuenta la informacin de lnea base que est guardada
para las tareas 7 y 8.
Si selecciona ambas casillas de verificacin, Project resume la
informacin de la lnea base de las Tareas 7 y 8 a la Tarea 6 y luego
resume esa informacin a la Tarea 1.
Suponga que desea actualizar la LB de referencia para reflejar los cambios aprobados
para el proyecto, tales como tareas aadidas, o cambios en las tareas existentes que
afectan el costo o la programacin de las tareas. Resalte las tareas agregadas o
cambiadas y las tareas de resumen padres y despus establezca la LB. En el cuadro
Establecer lnea base (vea la Figura 2.5), elija la opcin Tareas seleccionadas y
marque ambas casillas en la seccin Resumir lneas base. Project actualizar la LB
para las tareas cambiadas y luego cambiar todos los niveles de resumen para reflejar
el cambio.
Figura 2.6 La ascendencia determina el comportamiento de resumen de la informacin de la lnea

base. En este proyecto de ejemplo, las Tareas 3 y 6 son los hijos de la Tarea 1, y la Tarea 6 es el padre
de las Tareas 7 y 8.

Usar planes provisionales
Al guardar planes provisionales, Project guarda un conjunto de fechas de comienzo y
fin de tareas que se pueden comparar con otro plan provisional, o con un plan de LB,
lo que le ayuda a mantener un ojo sobre el progreso o el deslizamiento. Guardar lneas
base y planes provisionales le puede ayudar a comparar la informacin actual (que se
encuentra en los campos Inicio y Fin) con la informacin de la LB (que se encuentra
en los campos de la LB).
La distincin entre las lneas base y los planes provisionales en el proyecto es la
cantidad y tipo de informacin que guarda Project.
Puede utilizar la LB de diferentes maneras. Puede referirse a ella como a su
estimacin original y compararla con los resultados reales al final del proyecto para
ver qu tan bien ha pronosticado, y aprender a realizar mejores pronsticos en
proyectos futuros.
La LB original rpidamente asume un inters ms histrico que prctico. No debera
modificar la LB original porque es importante conservar un registro de su proceso de
planificacin original. Sin embargo, si la duracin cambia dramticamente y se aleja
del plan previsto, todas las pequeas seales de advertencia que le pueda dar Project
por estar fuera de la programacin se vuelven intiles. Un proyecto que comienza seis
meses despus de lo esperado mostrar cada tarea como retrasada y cada tarea
como crtica. Para continuar generando informacin til del proyecto, necesita revisar
la programacin para refleje mejor la realidad. Slo mediante el establecimiento de
planes provisionales puede ver lo bien, o mal, que est cumpliendo sus objetivos
revisados.
Puede establecer planes provisionales para todas las tareas en el proyecto. Sin
embargo, por lo general debera establecer un plan provisional slo para las tareas
que estn por realizarse.
Por ejemplo,
Si una huelga laboral paraliza un proyecto de fabricacin por dos meses, debe
mantener intacta la LB para todas las tareas que se completaron al momento
en que comenz la huelga y guardar un plan provisional para todas las tareas
que an deben realizarse despus de que termine la huelga.
Puede establecer un plan provisional siguiendo estos pasos:
1. Seleccione varias tareas para incluirlas en el plan provisional.
2. Seleccione Proyecto >> Establecer lnea base, para abrir el cuadro de
dilogo Establecer lnea base.
3. Seleccione el botn de opcin Establecer plan provisional. Project hace
disponibles los campos Copiar y En.
4. Abra el cuadro de lista Copiar. En la figura 2.7, es posible leer el cuadro de lista
En, que contiene las mismas opciones que encontrar en la lista Copiar.

Figura 2.7 - Las opciones en las listas Copiar y En le permiten guardar varios juegos de fechas de
comienzo y fin en los planes provisionales.
5. Elija Comienzo/Fin Programado de la lista desplegable Copiar para copiar
las fechas actuales de comienzo y fin.
6. Abra la lista desplegable del campo En y seleccione un elemento numerado,
como Comienzo1/Fin1, para copiar las fechas en nuevos campos, creando as
un plan provisional.
7. Seleccione el botn de opcin Proyecto completo para crear un plan
provisional para el proyecto en su conjunto, o elija el botn de opcin Tareas
8. seleccionadas para crear un plan provisional que mantenga la informacin de
LB o plan provisional original para cualquiera de las tareas que no ha
seleccionado, todava se guarda la informacin de una nueva LB para las tareas
que ha seleccionado.
9. Haga clic en Aceptar para guardar el plan provisional.
Puede usar varios elementos numerados Comienzo/Fin para establecer hasta 10
planes provisionales adems del original, y disponer de un total de 11 planes
provisionales durante la vida til de su proyecto.
Planificacin gradual (Rolling-wave Planning) con lneas base

Si est siguiendo un enfoque de planificacin gradual, puede usar la LB y aprovechar
la opcin Establecer lnea base para las tareas seleccionadas.
Por ejemplo
Si tiene un proceso de etapa-puerta (stage-gate), que incluya la planificacin
detallada de la prxima fase antes de continuar, entonces este enfoque le va a
ayudar.

Quizs conoce el detalle de una sola etapa y no est listo para establecer la lnea base
para la siguiente etapa hasta que tenga ms informacin.
Por ejemplo
Hasta que se definan los Requisitos, no tendr los detalles finales de cunto
tiempo tomar la fase de Diseo; y hasta que se complete el Diseo, puede que
no tenga una idea clara de cunto tiempo tomar la fase de Desarrollo. En este
tipo de situaciones, se puede aplicar un enfoque de planificacin gradual y
elaborar progresivamente los detalles al pasar de una fase a la siguiente.
Puede establecer la lnea base para una fase o serie de tareas especficas de la
siguiente manera (ver figura 2.8):
1. Seleccione las tareas en el diagrama de Gantt para las que desea establecer
la LB.
2. Seleccione la pestaa Proyecto > grupo Programacin> lista desplegable
Establecer lnea base > Establecer lnea base.
3. Aparecer el cuadro de dilogo Establecer lnea base, asegrese de que est
seleccionada la opcin Establecer lnea base.
4. En Para, seleccione Tareas seleccionadas.
5. Bajo Resumir lneas base, seleccione Para todas las tareas de resumen.
Haga clic en Aceptar.
Figura 2.8 Establecer una LB para tareas seleccionadas

La opcin resumir lneas base para las tareas de resumen es importante si desea
que LB de la base de la tarea de resumen cambie y refleje el impacto de la LB de
las tareas. Tambin tiene la opcin de seleccionar manualmente primero las tareas
de resumen y elegir la segunda opcin, que resumen las lneas base de las
subtareas a solamente las tareas de resumen seleccionadas. Esta opcin puede
ser til si se desea afectar slo una tarea de resumen sin afectar a otra, como el
resumen del proyecto.
2.3 Mantenimiento de las Lneas base

Va ser muy difcil que trabaje con una sola LB, seguramente en su proyecto deber
hacer cabios y tendr que actualizar, borrar o resetear la LB.
Agregar una tarea a una lnea base

Es muy comn establecer su LB y luego darse cuenta de que se ha omitido una tarea,
o que debe dividir una tarea en dos tareas. O, tal vez, su empresa establezca un nuevo
requerimiento o procedimiento, y debe modificar una tarea para hacer frente al cambio.
Si no desea restablecer una LB para todo el proyecto, puede grabar esa nica tarea
junto con la LB original. Puede hacer este cambio despus de establecer la LB original.
Para agregar una tarea a su LB a fin de que pueda seguir su progreso, siga estos
pasos:
1. Realice una de las siguientes:
Para agregar una nueva tarea para la programacin y luego incorporarla a
la LB, en primer lugar agregue la tarea en la columna Nombre de tarea en
el Diagrama de Gantt y luego debe seleccionarla.
Para guardar las modificaciones a una tarea existente, en primer lugar haga
los cambios y a continuacin, seleccione la tarea.
2. Elija Proyecto >> Establecer lnea base. Aparece el cuadro de dilogo
Establecer lnea base.
3. Seleccione la LB que desea modificar desde el cuadro de lista.
4. Elija el botn de opcin Tareas seleccionadas opcin, como se muestra en
la Figura 2.9.
5. Seleccione la opcin adecuada para Resumir lneas base (vase la seccin
anterior para obtener ms informacin sobre estas opciones).
6. Haga clic en Aceptar para guardar la LB, que ahora incluye la nueva tarea.

Figura 2.9 Haga modificaciones a las tareas y gurdelas en una lnea base ya establecida.
Borrar un plan de lnea base o provisional

Algunas veces, se establece una LB o un plan provisional y luego encuentra una razn
para borrarla.
Por ejemplo
Pensaba que la etapa de planificacin del proyecto se ha terminado. El
proyecto an no ha comenzado, y asiste a una reunin en la que usted informa
a todos que est "listo para empezar" el prximo lunes. Naturalmente, su
anuncio genera una discusin y, en el momento que la discusin termina, el
alcance del proyecto se ha ampliado (o reducido) considerablemente. Ahora
tendr que trabajar de nuevo en la fase de planificacin de su cronograma -y
usted realmente no desea ajustar la LB. En su lugar, quieren deshacerse de
ella. Despus de realizar todos los cambios, podr establecer la LB correcta.
Para borrar una LB, seleccione Proyecto >> Establecer lnea base >> Borrar lnea
base. Project muestra el cuadro de dilogo Borrar lnea base (vase la Figura 2.10).
En este cuadro de dilogo, puede elegir para Borrar plan de lnea base o Borrar plan
provisional para el Proyecto completo o para Tareas seleccionadas.
Figura 2.10 - Estableci la lnea base antes de tiempo? Brrela desde este cuadro de dilogo para
que pueda hacer ajustes y establecer la lnea base correctamente.
Cunado borre su LB, los valores en los campos de lnea base regresarn a NOD. No
hay LB con quien comparar, las variaciones de Comienzo y de Fin regresan a 0 das

Establecer varias lneas base
Puede establecer mltiples lneas base para su proyecto. Project le permite hasta 11.
Razones para cambiar una LB son:
Un cambio importante en el alcance
Cambio de prioridades en el proyecto
Para establecer la opcin mltiples lneas base:
1. Grabe un plan provisional
2. Resetee la LB principal
As, su LB actual est siempre con los valores de la LB principal. Puede respaldar la
LB principal en la LB1 y luego en la LB2 y as hasta la LB10, dependiendo de cuntas
veces resetee su LB.
Para grabar un respaldo o un plan provisional, siga estos pasos:
1. Pestaa Proyecto > grupo Programacin > lista desplegable Establecer Lnea
Base > Establecer Plan Provisional.
2. En la lista desplegable Copiar:, seleccione Lnea de base.
3. Seleccione Lnea base1 de la lista desplegable En:. (Para el segundo respaldo,
seleccione Lnea base2, y as sucesivamente.)
4. Por defecto es seleccionado Para: Proyecto completo. Haga clic en Aceptar.
Ha respaldado, o grabado, su LB principal en los campos de LB1. Puede repetir este
proceso la prxima vez que quiera resetear la LB, pero copindola en la LB2, y as
sucesivamente. Al grabar un plan provisional no se resetea la LB, ni cambian los datos
de la LB en la vista que ha aplicado.
Despus de grabar su plan de LB provisional, puede resetear con seguridad la LB sin
perder los datos de la LB original, debido a que esa informacin est grabada en los
campos de la LB1.
La vista Gantt de Seguimiento est formateada para mostrar solo los valores de la LB
principal y no los valores de la LB1 hasta la LB10. Para ver las mltiples LB en el
diagrama de Gantt, seleccione la vista mltiples lneas base, como sigue:
1. Vista > Vistas de tareas > lista desplegable Diagrama de Gantt > Ms vistas.
2. En el cuadro de dilogo Ms Vistas, haga clic en Gantt de varias lneas base.
3. Haga clic en Aplicar.

2.4 Comprender las estrategias de Seguimiento
Al utilizar Microsoft Project en proyectos reales, sus habilidades de seguimiento
mejorarn. Sin embargo, si sigue ciertos principios bsicos de seguimiento desde el
comienzo, puede ahorrarse mucho trabajo en sus primeros proyectos.
El seguimiento no es algo que se deje para el final del proyecto o, incluso, para el final
de las tareas individuales. El seguimiento regular del progreso le ayuda a detectar
cualquier desviacin de sus estimaciones. Mientras ms pronto detecte un retraso,
ms tiempo tendr para solucionarlo.
Por ejemplo,
Suponga que estima que una tarea tomar tres das. Sin embargo, han pasado
cuatro das de trabajo, y todava no est completa. Project no slo le indica que
la tarea est retrasada, sino que tambin posterga las tareas que dependen de
esta tarea en la programacin. Project tambin le muestra los conflictos de
recursos ocasionados por los recursos que requieren ms trabajo de los que
estim en las vistas de recursos, tales como la Hoja de Recursos y la vista
Grfico de Recursos.
Project tambin muestra el efecto de los costos no previstos en el presupuesto total.
Si el costo de las tareas iniciales es mayor que lo previsto, Project muestra la
proyeccin de costos totales, basndose en una combinacin de los costos reales y
las estimaciones restantes. Project le muestra exactamente cunto de su presupuesto
se ha usado y cunto le queda, de modo que pueda revisar las asignaciones de los
recursos para mantenerse dentro de su presupuesto total.
El trabajo de seguimiento
En primer lugar, actualice la programacin de su proyecto con frecuencia y en
intervalos regulares. Mucha gente ve el seguimiento como una tarea monumental:
Todos los detalles del progreso de cada tarea y su duracin, as como todos los
recursos y los costos asociados a cada tarea, se deben introducir uno por uno. Tiene
que recoger los datos a travs de tarjetas de tiempo de los recursos, los informes de
otros participantes del proyecto, y las facturas de proveedores. Debe escribir toda la
informacin que recopila. No voy a engaarle: El seguimiento puede ser un trabajo
duro. Sin embargo, si lo realiza con mayor frecuencia un seguimiento, menos sern
los datos de seguimiento que se acumulan, y menos probable es que lo abrumen.
Aydese con el seguimiento de tareas, asignando partes de la actualizacin a varias
personas en su proyecto. Si un recurso en particular est a cargo de la primera fase
del proyecto, que l o ella haga el seguimiento de la actividad en slo esa fase. Puede
usar varios mtodos de recopilacin de estas pequeas programaciones en una
programacin maestra.
Mantener un registro de seguimiento

El uso de Notas de tareas para registrar el progreso y los cambios puede ser otra
buena estrategia para el seguimiento eficaz. Si se produce un cambio importante que
no merece cambiar su LB, use las notas de tarea para grabarla. Al llegar al final del
proyecto, estas notas le ayudan a documentar y justificar todo desde los plazos
perdidos hasta los sobrecostos.

Es til establecer mltiples lneas base, pero cmo decide cundo guardar cada
iteracin? Es posible que desee considerar el establecimiento de una LB diferente
para cada hito importante en su proyecto. Incluso los proyectos de larga duracin
suelen tener slo cuatro o cinco hitos importantes, y es probable que se produzca
despus de haber logrado una parte considerable de trabajo.

Ejercicio 2.1
Establezca la lnea base en la vista Gantt de seguimiento
1. Abra el archivo ejemplo.mpp, seleccione pestaa Vista> grupo Vistas de tareas >
lista desplegable Diagrama de Gantt > Gantt de seguimiento.
2. Seleccione la pestaa Vista> grupo Datos> Tablas.
3. Aplicar la tabla Variacin.
4. Seleccione la pestaa Proyecto> grupo Programacin> Establecer lnea base.
Seleccione Establecer Lnea de base (para Proyecto completo).
5. Observe los valores de la lnea base en la tabla Variacin y las barras de lnea base
en el rea grfica (panel derecho).
6. Seleccione la pestaa Proyecto> Grupo Propiedades > Informacin del Proyecto >
Estadsticas.
7. Vea los datos actuales, previstos, y reales. Por qu no hay datos reales? (Usted
no han registrado ningn estatus an.) Observe que la variacin es de 0 das.
8. Agregue cinco das a la duracin de la tarea Recopilar Informacin. Observe la
variacin en la tabla bajo la columna Var. Fin (Variacin de Fin) y en la zona de barras
de Gantt.
Ejercicio 2.2
Restablezca la lnea base
1. Seleccione la pestaa Proyecto> grupo Programacin> Establecer lnea base
> Establecer Plan Provisional.
2. Guarde un plan provisional copiando la lnea base en Lnea base1.
3. Seleccione la pestaa Proyecto> grupo Programacin> Establecer lnea base>
Establecer lnea base. Establecer Lnea base (para proyecto completo).
4. Seleccione la pestaa Vista> grupo Vistas de Tareas> lista desplegable
Diagrama de Gantt> Ms vistas> Gantt de Varias lneas base.
5. Observe las lneas de barra de la lnea base en el rea grfica (panel derecho).
6. Haga clic de nuevo en el diagrama Gantt de seguimiento.

CAPTULO 3:
Registro del Avance del Proyecto
Despus de que ha establecido una LB para su cronograma y comienza el proyecto,
le toca asegurarse de que mantenga su curso. En lugar de poner el plan a un lado y
tomar un enfoque intuitivo para la gestin de un proyecto, puede utilizar Project para
ayudarle a registrar el avance de su proyecto, y as rpidamente comprender y
comunicar el impacto de los cambios que pudieran ocurrir. Esto a su vez le ayudar a
tomar mejores decisiones.
Para registrar el avance del proyecto debe ingresar a MS Project los valores reales
observados en el lugar donde se realiza el proyecto. Los Valores reales representan
lo que, de hecho, ocurri durante el proyecto. En Project, puede registrar la
informacin real del costo de una tarea y del tiempo que se gast para completar la
tarea. Al registrar la informacin real, debe lograr lo siguiente:
Permitir que Project reprograme automticamente el resto de su proyecto.
Proporcionar a la Direccin una forma de medir qu tan bien va su proyecto.
Proporcionarle informacin valiosa sobre su habilidad de estimacin,
informacin que se pueda aplicar al resto del proyecto actual y a su
prximo proyecto.
Para grabar la informacin real de un proyecto debe llenar los siguientes campos
para cada tarea a la que se hace el seguimiento del progreso de su proyecto:
Campo Porcentaje completado
Campos de valores reales:
o Fecha de comienzo real
o Fecha de fin real
o Duracin real
o Duracin restante
3.1 Configurar la Fecha de Estado y la Fecha Actual

El primer paso en el proceso de actualizacin debe ser el establecimiento de la fecha
en que los cambios sean efectivos, y lograr esto mediante el establecimiento de la
Fecha de Estado del proyecto. Si no se establece la Fecha de Estado del proyecto,
Project usar la Fecha Actual (la fecha del computador) como fecha efectiva de todas
las actualizaciones que ingrese.
La Fecha Actual cambia automticamente de acuerdo a la fecha del sistema de su
computadora, pero la Fecha de estado se debe cambiar manualmente como se indica
en los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto.
2. En el grupo Propiedades, haga clic en el botn Informacin del Proyecto para
mostrar el cuadro de dilogo Informacin del proyecto (vase la Figura 3.1).

Figura 3.1 Utilice el cuadro de dilogo Informacin del proyecto para establecer la fecha de estado del
proyecto antes de la grabacin real
3. Haga clic en el cuadro de lista Fecha de estado para mostrar un calendario.
4. Haga clic en la fecha que usted desea que Project utilice para registrar la
informacin real.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Como puede ver en la figura 3.2, todo a la izquierda de la fecha actual est en el
pasado y por lo tanto debera estar terminado. Todo a la derecha se encuentra todava
en el futuro y, por tanto, debera estar por hacerse. Esta es la forma en que Project
determina si una tarea necesita ser actualizada. Esta es tambin la fecha que Project
utiliza para calcular los componentes del EV (valor acumulado) tales como valor
planeado, a menos que llene la fecha de estado.
Figura 3.2 La fecha Actual en el Diagrama de Gantt

3.2 Organizar el proceso de actualizacin
Antes de iniciar el proceso de actualizacin de un proyecto, debera tomar un momento
para examinar este proceso. La actualizacin de un proyecto puede ser complicada,
especialmente en los proyectos grandes que tienen muchos recursos asignados.
Necesita establecer procedimientos manuales eficaces para recoger la informacin de
manera oportuna y, a continuacin, necesita determinar las mejores maneras de
introducir la informacin en Project.
Es posible que desee crear un formulario para que lo usen los participantes en sus
informes peridicos. Sus informes deben proporcionar la informacin que necesita
para actualizar su plan de proyecto en Project. Debe usar uno de los informes del
Project (o personalizar uno de los informes del Project) para proporcionar la
informacin necesaria.
Tambin debe decidir con qu frecuencia necesita recibir los formularios de
recoleccin de datos. Si solicita los informes con demasiada frecuencia, sus asistentes
estarn ms tiempo presentando informes que trabajando. Por otro lado, si no recibe
los informes con suficiente frecuencia, no podr identificar a tiempo un foco de
problemas para resolverlo antes de que se convierta en un gran problema. Como
administrador, debe decidir la frecuencia correcta de recoleccin de informacin real
para su proyecto.
Al recibir los informes, debe evaluarlos para identificar las tareas incompletas a las
que necesita ajustar la duracin, el trabajo y los costos planificados. Encontrar que
estos ajustes son ms fciles de hacer si los realiza antes de grabar las fechas
reales de una tarea o el porcentaje de finalizacin.
Adems, recuerde que la grabacin de informacin real le permite comparar las
estimaciones con datos reales, esta comparacin es muy valiosa. Para realizar esta
comparacin, asegrese de que establece una LB para su proyecto.
Comprender las opciones de clculo

Necesita comprender las opciones de clculo que puede establecer en Project. Puede
revisar y cambiar las opciones de clculo en la seccin Programacin del cuadro de
dilogo Opciones de Project. Elija la pestaa Archivo, desde la vista BackStage, haga
clic en Opciones para mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Project. Las opciones
de Clculo aparecen en dos lugares (en Programacin y en Avanzado). Haga clic en
Programacin, desplcese al final (ver la Figura 3.3). En los prrafos que siguen, se
describen las diversas opciones mostradas en esta Figura.

Figura 3.3 - Use este cuadro de dilogo para establecer las opciones que Project usar para calcular la
programacin y costo de su proyecto.
Calcular el proyecto despus de cada modificacin
Puede controlar cundo Project calcula los cambios que haga en el proyecto, si elige
Activado, Project hace las actualizaciones de su proyecto conforme realice cambios.
Si elige Desactivado, debe usar el botn Calcular proyecto, ubicado en la pestaa
Proyecto, para que se calcule el proyecto despus de realizar un cambio. El clculo
Activado es el predeterminado, pero si su proyecto es muy grande, el clculo puede
llevar un tiempo; en estas circunstancias, es posible que desee cambiar al clculo
Desactivado para ahorrar tiempo.
Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso
Active esta casilla para que Project actualice el estado del recurso y corresponda con
cualquier estado de la tarea actualizado. (Esta opcin tambin funciona a la inversa.
Si actualiza el estado de un recurso, Project tambin actualiza de estado de la tarea).
Suponga por ejemplo, que actualiza el porcentaje de finalizacin para una tarea.
Cuando se selecciona esta casilla, Project tambin actualiza el campo %Completado
para el recurso y la asignacin.
Los proyectos insertados se calculan como tareas de resumen
Por defecto, esta casilla no est seleccionada, lo que hace que Project distribuya los
cambios al % completado de la tarea al final de la duracin real de la tarea. Si
selecciona esta casilla de verificacin, Project distribuye los cambios uniformemente
a travs de la programacin.
Project siempre calcula los costos reales
Al seleccionar esta casilla, Project calcula los costos reales. No puede ingresar costos
reales hasta que una tarea se complete al 100%; Project sobre-escribir cualquier de
los costos ingresados que no alcancen el 100% de completado, y recalcula los costos.

En el resto de este captulo, se usa la configuracin predeterminada de Project para
demostrar los efectos de la actualizacin de un proyecto.
Haga clic en Avanzado en la izquierda y luego desplcese hasta la parte inferior para
encontrar opciones adicionales de clculo que se pueden establecer (vase la Figura
3.4). Por defecto, cuando las tareas comienzan tarde o temprano, Project no cambia
las fechas de comienzo de las tareas o ajusta las partes restantes de las tareas. Los
siguientes cuatro casillas de verificacin le permiten cambiar este comportamiento
predeterminado para que Project actualice las tareas del proyecto en relacin a la
Fecha de Estado:
Mover el Fin de las partes completadas posteriores a la Fecha de Estado
Y mover el comienzo de las partes restantes a la Fecha de Estado
Mover el comienzo de las partes restantes anteriores a la fecha de Estado
Y mover el fin de las partes completadas a la fecha de estado
Figura 3.4 En la seccin Avanzado aparecen opciones de clculo adicional

Las casillas de verificacin trabajan en parejas - es decir, las dos primeras casillas
trabajan juntas y las dos segundas casillas trabajan juntos. Para entender mejor el
comportamiento de Project y el primer par de casillas de verificacin, considere el
siguiente ejemplo:
Ejemplo:
Suponga que la Fecha Estado es el 9 de diciembre y tiene una tarea con una
fecha de comienzo 14 de diciembre y una duracin de cuatro das. Adems,
supongamos que la tarea en realidad comienza el 7 de diciembre. Si selecciona
la primera casilla, Project mueve la fecha de comienzo de la tarea de 12/7,
establece el porcentaje completado al 50%, y programa el comienzo del trabajo
restante para el 16/dic - creando as una tarea dividida. Si tambin selecciona
la segunda casilla, Project realiza los cambios que acabo de describir y mueve
el inicio del trabajo restante al 9/dic.

Consideremos ahora el segundo par de casillas de verificacin. Una vez ms,
supongamos que la Fecha de Estado es el 9 de diciembre y tiene una tarea con
una fecha de comienzo el 1 de diciembre y una duracin de cuatro das.
Adems, supongamos que la tarea realmente empieza el 7 de diciembre. Si
selecciona la tercera casilla, Project deja la fecha de inicio de la tarea en 1/dic,
establece el porcentaje completado al 50%, y programa el inicio de las tareas
restantes para el 9/dic - crea de nuevo una tarea dividida. Si tambin selecciona
la cuarta casilla de verificacin, Project realiza los cambios que acabo de
describir, pero tambin mueve la fecha de inicio real de la tarea a 7/dic.
Otras opciones de clculo son las siguientes:
Casilla de verificacin Las modificaciones de los porcentajes completados
se extienden hasta la Fecha de Estado: De forma predeterminada, esta
casilla no est seleccionada, lo que hace que Project distribuya los cambios en
el porcentaje de finalizacin de tareas al final de la duracin real de la tarea. Si
selecciona esta casilla, Project en cambio distribuye uniformemente a travs de
los cambios en el calendario de la fecha de estado del proyecto
Casilla de verificacin Calcular varias rutas crticas: Cuando se selecciona
esta casilla, Project calcula y muestra caminos crticos independientes en el
proyecto - y se establece la fecha de fin tarda, para las tareas sin sucesoras o
restricciones, a la fecha de fin temprano. Al cambiar las fechas de fin de estas
tareas, Project establece estas como tareas crticas. Cuando se desactiva esta
casilla, Project establece la fecha de fin tarda, para estas tareas, a la fecha de
fin del proyecto, lo que deja estas tareas fuera de la ruta crtica.
Cuadro de lista Las tareas son crticas si el margen de demora es menor o
igual que x das: De forma predeterminada, Project establece este valor en 0;
slo las tareas sin holgura aparecen en la ruta crtica. Puede forzar las tareas
de su proyecto caigan sobre la ruta crtica aumentando este valor.
3.3 Registrar el Porcentaje Completado

El Porcentaje completado es una parte esencial del seguimiento y actualizacin, ya
que tiene un impacto importante en el clculo de su cronograma y datos reales.
Aprender sobre los diferentes tipos de porcentaje completado, cmo introducir el
porcentaje completado, y el efecto que tiene en su cronograma es importante para el
uso con xito de Project durante todas las etapas de la gestin de proyectos.
Tipos de porcentaje completado

Project tiene tres tipos bsicos de porcentaje completado:
Porcentaje completado
Porcentaje de trabajo completado
Porcentaje Fsico completado
Porcentaje completado
El porcentaje completado predeterminado en Project se basa en el seguimiento del
estado de la programacin de las tareas. El Estado de la programacin se refiere al
clculo del porcentaje completado en base a la duracin de una tarea.

Ejemplo 1
Suponga una tarea que tiene 10 das de duracin. Entonces:
Si el valor de %Completado es 50%, entonces el valor real de duracin
es 5 das y el valor de Duracin restante es de 5 das.
Si el %Completado es 75%, entonces la Duracin real es 7.5 das y la
Duracin Restante es 2.5 das.
Si el %Completado es de 100%, entonces la Duracin real es de 10 das
y la Duracin restante es de 0 das.
Ejemplo 2
Suponga que tiene una tarea de cinco das que comienza el lunes y espera que
termine el viernes. Supongamos, adems, que el mircoles, usted graba el
progreso y la tarea sigue siendo anticipada para terminar el viernes.
Si hace clic en el botn Actualizar segn programacin, Project rellena la
Fecha real de inicio, suministra un 60% completado, y llena una duracin real
de 3 das, con una duracin restante de 2 das, y un valor de trabajo real de 24
horas. Si prorratea los costos de la tarea, Project tambin asigna el 60% del
costo de trabajo para el campo Costo real.
Si alguna cantidad de tiempo aparece en el campo Duracin Restante, luego el %
Completado no puede ser igual a 100%. Los valores de Duracin Real y Duracin
Restante estn vinculados con el clculo del % Completado.
A medida que introduce los valores de % Completado, Project calcula
automticamente las fechas de comienzo y fin real. Si introduce 100% en el campo %
Completado, Project hace la Duracin Restante 0; tambin toma los valores que se
encuentran en los campos Comienzo Actual y Fin Actual (no su Comienzo y Fin de
lnea base) y los copia en los campos Comienzo Real y Fin Real. Le corresponde
introducir valores en los campos Comienzo Real, Fin Real, y Duracin Real si son
diferentes de lo previsto (como se explica ms adelante en este captulo). El
Porcentaje completado est ligado a sus valores reales (lo que realmente ha ocurrido.)
Si introduce 100% completado a una tarea, la fecha de fin real se calcula
automticamente, ya que debe tener un final real, si la tarea es 100% completada. De
la misma manera, si se introduce una fecha de fin real en el campo Fin Real, a
continuacin, Project asume que la tarea est terminada y calcula automticamente el
% completado para que sea 100%. Si, despus de los hechos, se introduce cualquier
cantidad de tiempo en el campo Duracin Restante, a continuacin, se vuelve a
calcular el 100% de avance que ha introducido anteriormente, y la fecha de Fin Real
es eliminada y reemplazada con NOD. Como puede ver, el 100% completado, la
duracin restante, y la fecha de fin real tienen una interrelacin importante.
Si introduce algo en el campo % completado del 1% al 99%, Project copia
automticamente lo que est en su campo Comienzo Actual al campo Comienzo Real.
Si, despus de los hechos, se cambia el % completado a 0%, entonces se elimina la
fecha de Comienzo Real y se reemplaza con NOD.
Porcentaje de Trabajo completado
El Porcentaje de trabajo completado es diferente del porcentaje completado en que
est basado en el estado de los recursos para las horas de trabajo o el esfuerzo en
una tarea.

Por ejemplo
Si una tarea tiene un estimado de 10 horas de trabajo asociados con ella, y
pasa 5 horas, luego su porcentaje de Trabajo completado es de 50%.
Por defecto, la actualizacin del porcentaje completado actualiza automticamente el
Porcentaje de Trabajo completado. Slo tendr que introducir porcentaje completado
y Project calcular automticamente el Porcentaje de Trabajo completado para usted.
A menos que haya una razn de peso para calcular el porcentaje de trabajo
completado por separado, no es necesario prestarle atencin.
Sin embargo, si necesita actualizar el porcentaje de trabajo completado por separado,
puede agregar las columnas % Completado y % Trabajo Completado a cualquier tabla.
Tambin puede cambiar las preferencias para actualizar el porcentaje completado por
automticamente actualizar el porcentaje de trabajo completado. Si lo hace, puede
introducir manualmente las actualizaciones del estado de la tarea, tales como
porcentaje completado, duracin real y duracin restante separadamente del
porcentaje de trabajo completado, horas reales y horas restantes (vase la Figura 3.5).
Siga estos pasos:
1. Haga clic en la pestaa Archivo para ir al backstage.
2. Haga clic en Opciones y luego en la pestaa Programacin del cuadro de
dilogo Opciones de Project.
3. Desplcese hasta Opciones de Clculo para este proyecto.
4. Desactive la casilla de verificacin Actualizar el Estado de la tarea actualiza el
estado del recurso.
Le recomiendo que no cambie la configuracin predeterminada a menos que tenga

una razn de peso para hacerlo. Slo tenga en cuenta que % Completado y % Trabajo
Completado son dos campos separados que representan el estado tanto para tareas
como para recursos.
Figura 3.5 Configuracin de opciones para la actualizacin del estado de la tarea, que
actualiza automticamente el estado del recurso
Porcentaje fsico completado
Project cuenta con campos de valor acumulado basados en las frmulas de valor
acumulado. Los clculos de Valor acumulado (EV) se basan en el porcentaje
completado. Por defecto, Project utiliza el valor de porcentaje completado estndar en
el clculo de EV. Sin embargo, a veces es posible que no desee utilizar el campo %
Completado estndar, porque se basa en el estado de la tarea segn lo determinado
por la duracin real y la duracin restante, mientras que el campo % Fsico completado
es independiente de estos clculos. En su lugar, puede aplicar el campo % Fsico
completado para el clculo de EV.
Para cambiar el clculo de EV de % Completado a% Fsico completado, como se
muestra en la Figura 3.6, siga estos pasos:
1. Haga clic en la pestaa Archivo para ir al backstage.
2. Haga clic en Opciones y luego en Avanzado del cuadro de dilogo Opciones
de Project.
3. Desplcese hasta Opciones de Valor Acumulado para este proyecto.
4. Seleccione % fsico completado de la lista desplegable Mtodo
predeterminado del Valor acumulado de tarea.
Figura 3.6 Cambio del mtodo de EV a % fsico completado

Si utiliza el % Fsico Completado, debe introducirlo por separado del % Completado.
Tiene que agregarlo a una tabla existente, pero tambin lo encontrar en la tabla
Seguimiento.
Ingresar el Porcentaje Completado

Ingresar el porcentaje completado es fcil. La parte difcil es determinar cul es el valor
a ingresar. 0% es simple: significa que la tarea an no ha comenzado. 100% es
tambin sencillo: significa la tarea est terminada. Es todo en el medio lo que se
convierte en difcil de averiguar.
% completado Estado de la tarea
0% No ha comenzado (por comenzar)
1 a 99% En proceso (incompleta)
100% Ya termin (completada)
Los miembros del equipo pueden tener diferentes ideas de lo que significa el 25%, por
lo que pueden acabar con diferentes interpretaciones del porcentaje completado de
una tarea. Para ayudar a simplificar este proceso de toma de decisiones, algunas
personas slo actualizan las tareas usando 0% o 100%, nada en el medio. Esto se
conoce como el mtodo de 0 o 100. Esto puede estar bien si tiene una EDT
suficientemente detallada, debido a que la tarea de resumen se calcula basndose en
el valor ponderado del resumen del estado de la tarea, lo que le puede dar suficiente
conocimiento de los avances del proyecto.

Si esto no es suficiente, debe registrar el porcentaje completado de las tareas en
proceso. Otro enfoque que trabaja de manera efectiva slo utiliza 0%, 25%, 50%, 75%
y 100% completado, de la siguiente manera:
% completado Estado de la tarea
0% no ha comenzado
25% comenz, pero no se ha completado la mitad
50% mitad completada
75% ms de la mitad, pero no se ha completado
100% completada
Este enfoque puede ayudar a simplificar el ingreso del porcentaje completado.

Ingresar directamente en el campo Porcentaje completado
El Porcentaje completado aparece en muchos lugares. Por ejemplo, si hace doble clic
en una tarea y aparece el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, puede introducir
el porcentaje completado en la pestaa General, como se muestra en la Figura 3.7.
Figura 3.7 Ingresando el % Completado en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea

Tambin puede agregar el campo % Completado como columna a cualquier tabla de
tareas. Por ejemplo, la Figura 3.8 muestra la columna % Completado que ya viene
agregada a la tabla Seguimiento.

Figura 3.8 La columna % Completado en la tabla Seguimiento
Como puede ver en la figura 3.8, cuando ingresa el porcentaje completado a nivel de
tareas, el promedio ponderado se resumen en la tareas de resumen respectivas (14%
y 4%), incluyendo la tarea de resumen del proyecto (3%). Project tambin le permite
introducir el porcentaje completado a nivel de tarea de resumen, y se calcula el
porcentaje completado de las tareas subordinadas.
Por ejemplo,
Si introduce 100% al nivel de tarea de resumen, Project marca
automticamente las tareas subordinadas tambin como 100% completadas.
Uso de los botones de la cinta de opciones
Puede introducir el porcentaje completado aprovechado los botones de porcentaje
completado en el grupo Programacin de la pestaa Tarea. Como se muestra en la
figura 3.9, puede hacer clic en el botn 0%, 25%, 50%, 75% o 100% para introducir
rpidamente el estado de una tarea o grupo de tareas.
Figura 3.9 Uso de los botones Porcentaje completado en la cinta

Uso de una vista dividida
Puede introducir el porcentaje completado, si tiene la vista en dos paneles aplicada al
diagrama de Gantt. Para aplicar la vista en dos paneles, siga estos pasos:
1. Vaya a la pestaa Vista >> grupo Vista en dos paneles.
2. Seleccione Detalles.
Como se muestra en la figura 3.10, puede introducir el porcentaje completado en la
parte Formulario de Tareas de la vista dividida, directamente encima del campo
Retardo. Si introduce el porcentaje completado en la vista Formulario de tareas,
recuerde hacer clic en Aceptar para que se registre.
Figura 3.10 Formulario de tareas en la vista dividida
3.4 Registrar los Valores Reales

El Porcentaje completado es slo una parte del rompecabezas de actualizacin;
tambin hay que entender cmo manejar lo que realmente se lleva a cabo en trminos
de fechas, duracin, trabajo y costos. Al grabar el %completado, Project registra
automticamente los datos reales sobre la base de lo que est en su plan actual en el
momento. Todo depende de que ingrese lo que realmente sucede. Los componentes
clave en los que debe centrarse para los datos reales son los siguientes:
Fechas de comienzo y de fin real
Duracin real y duracin restante
Trabajo real y trabajo restante
Costo real y costo restante
En esta seccin se explica cmo introducir los datos reales en Project y cmo estn
vinculados con el porcentaje completado. Tambin cubre la importancia de entender
la fecha actual y la fecha de estado.
Ingresar datos reales

El Porcentaje completado es un ingrediente clave en la actualizacin de las tareas.
Otro componente importante es la captura de informacin real acerca de fechas,
duracin, trabajo y costos. En esta seccin, aprender cmo introducir datos reales
en Project.
Porcentaje completado y datos reales, juntos
El Porcentaje completado y los datos reales estn unidos entre s. Si marca una tarea
terminada ingresando 100% completada, Project rellena automticamente la
informacin real. Para ello, copia lo que est en los campos de su plan actual (no sus
campos de lnea base) a los campos reales, incluyendo comienzo, fin, duracin,
trabajo y costo actual.
Si se marca una tarea parcialmente hecha, tal como 50%, entonces Project copia
automticamente el comienzo actual al comienzo real; pasa la mitad de la duracin,
trabajo y costo actual; y calcula la duracin, trabajo y costo restante correspondiente.
Bajo este escenario, la fecha de fin real sigue siendo NOD porque no ha completado
la tarea.
Una buena manera de ver esto es aplicar la tabla Seguimiento, que muestra muchos
de los campos reales. En la figura 3.11, se ha aplicado la tabla Seguimiento
seleccionando la pestaa Vista > grupo Datos > Tablas.

Figura 3.11 Tabla Seguimiento
En la figura 3.11, se ha agregado dos columnas: Duracin restante y Trabajo restante.
Tambin, se ha ocultado el campo % fsico completado, ya que no se estaba
utilizando.
Como puede ver en la figura 3.11, cuando una tarea est marcada al 100%, tal como
la Tarea Definir enfoque, los campos Comienzo Real y Fin Real estn poblados;
Duracin Real, Trabajo Real y Costo real se calculan con cero restante.
Cuando se marca una tarea con 50% de avance, la fecha de comienzo real se
completa automticamente; y la mitad de la duracin, trabajo y costo se gastan,
dejando la mitad izquierda en la duracin, trabajo y costo restante. Observe que la
fecha de fin real se deja como NOD para todas las tareas que no son 100%
completadas.
Si introduce una fecha de fin real de forma manual en la tabla Seguimiento, entonces
el porcentaje completado cambia automticamente a 100%, y el tiempo, trabajo y
costo restante van a cero. No puede tener un final real y no ser 100% completado
(estn unidos entre s).
Si se marca una tarea completada al 100% y, posteriormente, agrega cualquier
duracin o trabajo a la duracin restante o al trabajo restante, Project vuelve a calcular
automticamente el porcentaje completado (a un valor inferior al 100%) y elimina la
fecha de fin real.
Project inicialmente establece en NOD los campos Fecha de Comienzo real y Fecha
de Fin real para indicar que todava no ha ingresado una fecha. Al actualizar su
proyecto para proporcionar las fechas reales de comienzo y fin, Project cambia las
fechas proyectadas de comienzo y fin que ha ingresado. Al introducir una fecha de
Comienzo real, Project slo cambia el campo fecha Comienzo previsto. Sin embargo,
al ingresar una fecha de fin real, Project cambia varios campos: el campo %
Completado, el campo Duracin real, el campo Duracin restante, el campo Trabajo
real y el campo Costo real. Si no estableci una fecha de comienzo real, Project
tambin cambia ese campo.
Introducir fechas y duracin reales
Cuando se marca una tarea como terminada introduciendo el 100% completado,
Project rellena automticamente los datos reales sobre la base de lo que est en su
plan actual. Es lgico pensar que si se mantiene al da su plan actual o actualiza su
plan actual antes de entrar en el porcentaje completado, luego cuando ingrese el
porcentaje completado, los datos reales reflejarn la realidad.
Si introduce el porcentaje completado y su plan actual no refleja lo que realmente
ocurri, le toca a usted introducir su comienzo, fin y duracin real. Si una tarea est
completa y usted ingresa su comienzo, fin y duracin real de forma manual antes de
entrar en el porcentaje completado, entonces tanto el porcentaje completado como la
duracin real se calculan automticamente. Puede introducir datos reales
directamente a la tabla Seguimiento, como se mostr en la Figura 3.11, o puede utilizar
el cuadro de dilogo Actualizar tareas.
Normalmente, si tiene la vista Gantt de seguimiento aplicada a la tabla Variacin,
puede usar el cuadro de dilogo Actualizar Tareas para capturar los datos reales.
Puede introducir datos reales en el cuadro de dilogo Actualizar Tareas de la siguiente
manera (ver figura 3.12):
1. Seleccione la pestaa Tarea > grupo Programacin > lista desplegable
Actualizar segn programacin > Actualizar Tareas.
2. En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas, introduzca el porcentaje completado
o la duracin real y/o la duracin restante o las fechas de comienzo real y/o fin
real.
Figura 3.12 Introduccin de datos reales en el cuadro de dilogo Actualizar Tareas

Cuando una tarea se marca al 100% completada, el comienzo real, fin real, y duracin
real se convierten en lo mismo que el comienzo, fin y duracin actual. Por lo tanto,
cuando est mirando el comienzo, fin, y duracin actual en la vista Diagrama de Gantt,
bsicamente est mirando una copia de los datos reales.
Cuando se establece una Duracin real de que es menor o igual a la Duracin
prevista, Project asume que la tarea est progresando segn lo programado. Por lo
tanto, al hacer clic en Aceptar, el Proyecto establece la fecha Comienzo real a la fecha
de Comienzo previsto. En este caso, Project deja sola a la fecha de Comienzo real.
En ambos casos, Project calcula el porcentaje completado y la duracin restante para
la tarea.
Si se establece una Duracin real que es mayor que la Duracin prevista, Project
asume que la tarea se termina, pero que llev ms tiempo de lo esperado en
completarse. Project reemplaza la Duracin prevista por la Duracin real y cambia el
campo Porcentaje Completado al 100% y el campo Duracin restante a 0%.
Ingresar Trabajo real
Las mismas reglas se aplican para el porcentaje completado y las horas reales. Project
calcula automticamente las horas efectivamente gastadas y las horas restantes sobre
la base de lo que est en las estimaciones del trabajo actual.
Por ejemplo,

Si hay 80 horas en la estimacin de trabajo actual y se marca una tarea con
50% de avance, luego se calcula 40 horas de trabajo real, con 40 horas de
trabajo restante. Si decide aumentar el trabajo restante despus de los hechos,
ese porcentaje completado se recalcula en consecuencia, junto con una nueva
estimacin para el trabajo actual. La estimacin del trabajo de lnea base sigue
siendo la misma.
Una forma de ingresar las horas reales y las horas restantes es utilizar la tabla
Seguimiento, como se mostr en la Figura 3.11. La tabla Seguimiento por defecto slo
muestra el trabajo real -tiene que agregar una columna para el trabajo restante. Otra
forma eficaz de captar el trabajo real es crear una vista de pantalla dividida y cambiar
la vista Formulario de tareas para que muestre el trabajo de los recursos. Para aplicar
el formulario de trabajo de los recursos en una vista dividida, siga estos pasos (vase
la Figura 3.13):
1. Seleccione la pestaa Vista > grupo Vista en dos paneles >Detalles.
2. Haga clic derecho en cualquier lugar de la vista inferior (vista Formulario de
tareas).
3. En la lista que aparece, seleccione Trabajo.
Figura 3.13 formulario tareas con el trabajo mostrado

Ahora puede introducir el trabajo real y restante directamente en el formulario de
tareas, en las columnas Trabajo Real y Restante. Si introduce el trabajo real despus
del porcentaje completado, el valor predeterminado se basa en lo que est en su
campo Trabajo Actual. Si introduce el Trabajo Real antes de ingresar el porcentaje
completado, entonces el porcentaje completado se calcula de forma automtica.
Por ejemplo,
Si tiene un trabajo estimado de 40 horas, e introduce 20 horas en el campo
Trabajo Real y hace clic en el botn Aceptar (que aparecer como un Previo
hasta que haga un cambio que necesita ser introducido) en el Formulario de
tareas, Project calcula automticamente el porcentaje completado al 50% y el
trabajo restante a 20 horas.
Cuando introduce 0 para las horas restantes, el porcentaje completado se calcula
automticamente al 100%. Tenga en cuenta que el cambio de las horas restantes
afecta el clculo del porcentaje completado y la estimacin del trabajo total.
Tambin, puede introducir y modificar las horas de trabajo reales en cualquiera de las
vistas de uso. Esto puede ser til si necesita hacer un seguimiento de las horas a un
nivel ms detallado, como da a da. Cambie de vista ya sea a la vista Uso de Tareas
o a la vista Uso de Recursos, y agregue las horas reales a la escala de fase temporal
de la vista.
Como se muestra en la Figura 3.14, puede agregar horas reales en las vistas de uso
haciendo clic derecho en Detalles y seleccionando Trabajo real. Ahora libre de
registrar las horas de trabajo real en una base de da a da.
Por ejemplo,
En la figura 3.14, bajo la Tarea Definir el enfoque del negocio, el trabajo real de
Carlos Rojas se han introducido como 8 horas el lunes, 6 horas el martes y 3
horas el mircoles, que es diferente al trabajo estimado de 8 horas por da. Para
introducir las horas, puede escribirlas directamente en cada celda bajo cada da
para cada recurso.
Figura 3.14 Introduccin de Trabajo real por da

Captura de Horas Extras
Puede agregar la columna Horas Extras a cualquier tabla o, como en la figura 3.14,
puede hacer clic en Estilos de detalle ... para agregar horas extras en la seccin
Detalles en la parte de la Fase temporal de la vista Uso de Tareas o Uso de Recursos.
Al hacerlo, puede introducir las horas extras en una base de da a da. Las horas extras
deben introducirse en el campo Trabajo de horas extra, separadas del campo normal
de Trabajo.
Costos Reales
Los costos provienen de lo siguiente:
Las tasas estndar (o tasas de horas extra) para los recursos de trabajo, que
estn relacionadas con la horas de trabajo asignadas a las tareas.
Costo por uso, que est relacionado con los recursos asignados a las tareas.
El campo Costo por uso representa una cuota a tanto alzado, como un costo
de instalacin.
Recursos de costo, que son costos de suma global asociados con un recurso.
Son llenados en el momento del recurso que est asignado a las tareas (esto
no tiene nada que ver con las horas de trabajo, unidades o tasas estndar).
Campo Costo fijo, que se puede utilizar como una opcin para agregar los
costos a una tarea sin asignar recursos o usar el fondo de recursos.
Los costos reales se calculan automticamente al entrar el estado y el porcentaje
completado. Como se muestra en la Figura 3.15, puede ver mediante la aplicacin de
la tabla Costo en una vista de pantalla dividida, siguiendo estos pasos:
1. Seleccione la pestaa Vista > grupo Datos > Tablas > Costo.
2. En el grupo Vista en dos paneles, asegrese de que est seleccionado
Detalles.
3. En la vista inferior, haga clic en cualquier lugar y seleccione Costo de la lista.
Ahora puede revisar los costos en la tabla Costo y en la vista Formulario de costos en
la parte inferior de la vista dividida. Puede introducir los costos reales de los costos
fijos o de los recursos de tipo de costo si es necesario. Para obtener recursos por hora,
los costos se calculan automticamente al entrar en las horas reales y el estado de
los recursos.
Figura 3.15 Aplicacin de la tabla Costo

Ejercicio 3.1
Usando la opcin cuadrcula que est en la pestaa Formato, cambiar el color de la
lnea vertical de los siguientes elementos:
Fecha de Estado
Fecha actual
Fecha de comienzo
Fecha de fin
Ejercicio 3.2
1. Abrir como Archivo de trabajo: Plantilla Revisin de administracin ISO
9001. Cambie el nombre del archivo a Ejercicio4.1
(es la primera plantilla de Project 2010)
2. Como se trata de una plantilla, hagamos los siguientes ajustes a este

archivo:
a. Coloque como fecha de inicio: 4/2/13.
(Proyecto >> Informacin del proyecto >> campo Fecha de comienzo)
b. En el diagrama de Gantt, ingrese 3 das como duracin de todas las
tareas (con barra azul), no incluya a los hitos y las tareas resumen.
Reemplace las duraciones estimadas como 1da?
c. Compruebe: Duracin 33 das, Trabajo: 756 h
(Proyecto >> Informacin del proyecto >> Estadsticas)
d. Finalmente, nivele todos los recursos de modo que no haya recursos
sobre-asignados.
(pestaa Recurso >> botn Redistribuir Todo)
e. Compruebe: Duracin 84 das, Trabajo: 756 h
3. Inicie el seguimiento del plan de proyecto:

a. Cambie a la vista Gantt de seguimiento
b. Cambie a la Tabla seguimiento
(Verifique que en este momento se encuentre en la Vista Gantt de
seguimiento y Tabla Seguimiento).
c. Establezca una lnea base.
(Proyecto >> Establecer LB)
4. Registro del avance Mtodo 1. Ingrese como 100% completado a

a. Tarea 1 (ojo: se ingresa a pesar de que es un hito)
b. Tareas 3, 4 y 5
c. Tarea 7 (ojo: como es una tarea resumen, esto no es usual, pero es
posible. Observe que todas las tareas dependientes se completan al
100%)
d. Compruebe que en este momento el proyecto tiene un avance del 22%
y se ha realizado tal como fue planificado.

5. Registro del avance. Ingrese lo siguiente:
Tarea Duracin real
3
15
5
16
Coloque 100% completado
17
2 das y restante 0 das
19 y 20
1 da y restante 0 das
21, 22 y 23
Coloque 100% completado
24
Compruebe que en este momento el proyecto tiene un avance del 41%
6. Registro del avance. Ingrese las siguientes fechas reales:

a. Tarea 26: fecha de fin real: 28/02/13
b. Tarea 27: fecha de fin real: 28/03/13
c. Tarea 28: fecha de comienzo 22/04/13 fecha de fin real 23/4/13
d. Tarea 29: 100% completado
e. Tarea 31: fecha de fin real 18/3/13
f. Compruebe que en este momento el proyecto tiene un avance del 56%
7. Registro del avance combinacin de mtodos. Ingrese lo siguiente:

a. Tarea 32: fecha de comienzo 9/4/13 y 100% completado
b. Tarea 33: 100% completado
c. Tarea 35: fecha de comienzo 20/3/13 y 100% completado
d. Tarea 36: fecha de comienzo 15/4/13 y 4 das reales
e. Tarea 37: 100% completado
f. Compruebe que en este momento el proyecto tiene un avance del 66%
Ejercicio 3.3
Ingresar el Porcentaje Completado y valores reales
1. Actualizar todas las tareas de la Fase 1 para que estn ser 100% completadas.
Pruebe usar el botn de 100% completado en la pestaa Tarea, grupo Programacin
y, tambin, ingrese 100% directamente en la parte de tabla del Diagrama de Gantt
(debe insertar la columna %Completado en la tabla).
2. Cambie la tabla a la tabla Seguimiento.
Qu ocurre con los campos reales en las tareas de la Fase 1?
Cambie la fecha de fin real de una tarea para que finalice ms tarde.
Aada a la duracin restante de la tarea-
Qu ocurre con el porcentaje completado y la fecha de fin real?
3. Actualice Fase 2, Tarea 1-Desarrollar Prototipo al 100% completado, pero muestre
la tarea completada dos das antes. Acceda al cuadro de dilogo Actualizar Tareas
haciendo clic en la lista desplegable Actualizar segn programacin.

(Recuerde, cuando los valores reales difieren de la lnea base, introduzca los valores
reales y deje que Project calcule el porcentaje completado.)
Qu sucede con la duracin real?
Qu sucede con las tareas sucesoras?
4 Usando el cuadro de dilogo Actualizar Tareas, actualice Fase 2, Tarea 2-Pruebas
al 100% completado, pero muestre que se necesitan cuatro das ms de lo estimado
(cuatro das de retraso).
Qu sucede con la duracin real?
Qu sucede con las tareas sucesoras?
Revise la variacin de fin cambiando a la tabla Variacin o agregando una nueva
columna a la tabla Seguimiento.
5. Actualice Fase 2, tareas 3 y 4, y el hito a 100% completado.
Qu tcnica us?
6. Actualice Fase 3, Tarea 1-Instalar al 50% completado.
Qu sucede con las barras de Gantt?
Qu ocurre con los campos reales?
Qu tan completa est la Fase 3?
Cun completo est el proyecto?

CAPTULO 4:
Control del Proyecto
En este captulo trataremos diferentes formas de revisar el desempeo del progreso
del proyecto y realizaremos un seguimiento de los costos (un control del presupuesto)
mediante el Anlisis del Valor Acumulado.
4.1 Comprender la Variacin

Ahora que ha aprendido cmo establecer una LB y cmo introducir el estado de las
tareas y los recursos para capturar el porcentaje completado y los datos reales, puede
aprovechar las medidas de desempeo para ayudarse a mantener el rumbo de su
proyecto. Por lo menos, puede comunicar con mayor eficacia por qu las cosas estn
cambiando o desplazndose, para tomar mejores decisiones y tener informados a los
interesados.
Tipos de Variacin
Project utiliza cinco tipos bsicos de la variacin:
Variacin del comienzo
Variacin del Fin
Variacin de la Duracin
Variacin del Trabajo
Variacin del Costo
Adems de estos campos de variacin, Project proporciona campos de valor
acumulado, que se vern ms adelante en este captulo. La variacin depende en
primer lugar de la configuracin de una LB, por lo que puede comparar lo que
realmente sucede (valores reales o estimaciones actuales recin revisadas) con lo que
se haba planeado originalmente (lnea base).
Los Valores de variacin se calculan como sigue:

Variacin = (valores reales + restante) - Lnea base
Si no resta nada, tal como cuando la tarea es 100% completada, entonces la variacin
es los datos reales menos los valores de lnea base. Este es el mismo para cada uno
de los campos de variacin calculados por Project.
Por ejemplo,
Si estimaba que una tarea iba tomar 10 das, y se necesita en realidad de 12
das, la variacin de duracin es de 2 das. La Variacin positiva es mala,
porque indica que est retrasado, ha trabajado ms horas de lo esperado, o
est por encima del presupuesto:
Variacin de la Duracin = 12 das - 10 das = 2 da (nmero positivo indica el
sobreuso o posposicin).
Si la variacin tiene un valor negativo, el resultado es favorable, ya que indica que
usted est a tiempo, ha trabajado menos horas de lo esperado, o est debajo del
presupuesto, en funcin de qu valor de variacin est analizando.

Por ejemplo,
Si se estima que una tarea tomara 40 horas de trabajo y registra 30 horas de
trabajo real, y 0 horas restantes (lo que significa que la tarea est 100%
completada), entonces la variacin de trabajo es -10 horas (que termin con
menos trabajo de lo planeado originalmente):
Variacin de trabajo = 30 horas - 40 horas = -10 horas (el nmero negativo es favorable
indicando que est por debajo del presupuesto, antes de lo previsto, o temprano). Si
se aplica una tasa de costo estndar a las horas, tambin tiene un valor de variacin
de costo negativo y est por debajo del presupuesto.
Para las tareas con estado en progreso, Project no slo se basa en los valores reales,
tambin tiene en cuenta las estimaciones restantes.
Por ejemplo,
Si una tarea tiene una duracin prevista de 10 das, la duracin real es de 6
das, y restan 6 das, entonces usted tiene una nueva estimacin total de 12
das para esa tarea, es decir, la variacin de la duracin es de 2 das. Debido a
que el porcentaje completado est vinculado a la duracin real y la duracin
restante, Project calcula que la tarea tiene un 50% de avance. Si aumenta la
duracin restante, Project recalcular la variacin de la duracin y el porcentaje
completado en consecuencia.
Esto tambin se aplica a la variacin del trabajo. Al ingresar horas de trabajo reales,
adems de las estimaciones de trabajo restantes, Project compara automticamente
la suma de esos valores con la LB para el clculo de la variacin de trabajo.
Ver la Variacin
La forma ms fcil para empezar a visualizar la variacin en Project es aprovechar
algunas de las tablas y vistas predefinidas.
Gantt de Seguimiento y Tabla Variacin
Cambiar a la vista Gantt de Seguimiento le permite ver tanto la LB como las barras de
Gantt actuales en una vista. Tambin puede cambiar a la tabla Variacin para ver los
valores de programacin actuales y los valores de LB combinados tanto con las
variaciones de comienzo como de fin. La figura 4.1 muestra la vista predeterminada
de Gantt de Seguimiento con la tabla Variacin aplicada.
Figura 4.1 Gantt de seguimiento con la Vista Tabla Variacin

Tabla Trabajo y Vistas divididas
Si necesita centrarse en la variacin del trabajo, es eficaz aplicar la Tabla Trabajo con
una vista dividida que tenga aplicada el formulario trabajo. Puede modificar el
formulario de vista dividida haciendo clic derecho en la parte inferior de una vista
dividida y seleccionando Trabajo. Para establecer esta vista, siga estos pasos (vase
la Figura 4.2):
1. En la vista Diagrama de Gantt, seleccione la pestaa Vista > grupo Datos >
men desplegable Tablas > Trabajo.
2. En el grupo Vista en dos paneles, asegrese que est habilitado Detalles.
3. En la vista inferior, haga clic en cualquier lugar para que aparezca la lista de
formularios y seleccione Trabajo.
4. Figura 4.2 Tabla trabajo con vista dividida aplicado

Tabla Costo y Vistas divididas
Si necesita centrarse en la variacin del costo, es eficaz aplicar la tabla Costo con una
vista dividida que tenga aplicada el formulario de costos. Puede modificar el formulario
de vista dividida haciendo clic derecho en la parte inferior de una vista dividida y
seleccionando Costo. Para establecer esta vista, siga estos pasos (vase la Figura
4.3):
1. En la vista Diagrama de Gantt, seleccione la pestaa Vista > grupo Datos >
men desplegable Tablas > Costo.
2. En el grupo Vista en dos paneles, asegrese que est habilitado Detalles.
3. En la vista inferior, haga clic en cualquier lugar para que aparezca la lista de
formularios y seleccione Costo.

Figura 4.3 La tabla costo, con la vista dividida aplicada
4.2 Modos de revisar el progreso

Cuando el proyecto se est ejecutando y tiene datos reales grabados, debe revisar
el progreso de su proyecto, y Project le puede ayudar.
En esta seccin se tratarn los siguientes temas:
Visualizar las tareas retrasadas
Visualizar informacin de la LB
Usar la vista Gantt de Seguimiento para ver el progreso
Usar Tablas para ver el progreso
Visualizar las lneas de progreso
Una vez que comience a grabar datos reales, querr revisar el progreso de su proyecto
- y Project puede ayudarle. Puede usar una variedad de tcnicas para revisar el
progreso, incluyendo:
Vistas
Tablas
Lneas de progreso
Comparar versiones de un proyecto
Visualizar las tareas retrasadas

La LB es el elemento bsico para determinar si su proyecto se ajusta a la
programacin. La informacin de la LB se utiliza para comparar sus planes con lo que
realmente est sucediendo.
En cualquier momento y para cualquier LB que establezca en su proyecto, puede
rpida y fcilmente identificar las tareas que estn retrasadas respecto de las fechas
de inicio previstas en cualquier vista de Gantt. En este ejemplo, usaremos la vista
bsica del Diagrama de Gantt.

Para mostrar la informacin de retraso en la vista Diagrama de Gantt, siga estos
pasos:
1. Haga clic en el atajo a la vista Diagrama de Gantt ubicado en la esquina
inferior derecha de la ventana de Project.
2. Haga clic en la pestaa Formato - Herramientas de Diagrama de Gantt.
3. En el grupo Estilos de barra, haga clic en el botn Atraso.
4. En la lista de lneas bases disponibles, seleccione la LB que contiene la
informacin que desea ver.
En la parte izquierda de las barras de tareas que estn retrasadas, Project
agrega lneas a la parte de diagrama de la vista. En el proyecto mostrado en la
Figura 4.4, las tareas 7 y 8, Elegir lugares y Realizar audiciones estn
retrasadas.
Las lneas de retraso le ayudan a identificar la cantidad de retraso de una tarea
respecto de su fecha de comienzo previsto.
Para ocultar informacin del retraso, repita los pasos anteriores.
Figura 4.4 Puede ver las tareas que estn retrasadas de sus fechas de comienzo previstas en cualquier
vista de Gantt en cualquier momento.
Visualizar informacin de la lnea base

La visualizacin de las tareas retrasadas, descrita en la seccin anterior, le ayuda a
centrarse en las tareas que no se comienzan como se han planificado, pero no le
muestra la informacin relacionada con la fecha de fin planeada. Pero, usando la
informacin de la LB, se identifican no slo aquellas tareas que no podra terminar
como se ha planeado, sino tambin se puede ver la informacin de fin planeado que
ha proporcionado para cada tarea. Puede ver rpidamente la informacin de LB en
cualquier momento en cualquier vista de Gantt. En este ejemplo, se usa la vista
Diagrama de Gantt.
Para mostrar la informacin de la LB sobre la vista Diagrama de Gantt, siga estos
pasos:
1. Haga clic en el atajo a la vista Diagrama de Gantt vista en la esquina inferior
derecha de la ventana de Project.
2. Haga clic en la pestaa Formato - Herramientas de Diagrama de Gantt.
3. En el grupo Estilos de barra, haga clic en el botn Lnea base.
4. En la lista de lneas base disponibles, seleccione la LB que contiene la
informacin que desea ver.
Project agrega barras grises para las lneas base en la parte inferior de las
barras que aparecen en la parte de diagrama de la vista. En la Figura 4.5, varias
tareas no van a empezar a tiempo, y se puede comparar sus fechas de fin
previstas con las fechas de fin que Project ha calculado basado en el progreso
de esas tareas.
Para ocultar la informacin de LB, repita los pasos anteriores.
Figura 4.5 Puede consultar la informacin de lnea base sobre cualquier vista de Gantt en cualquier
momento con el botn Lnea base en la pestaa Formato - Herramientas de Diagrama de Gantt.
Usar la vista Gantt de Seguimiento para ver el progreso

Las lneas base le ayudan a ver cmo sus estimaciones difieren de la actividad real
en el proyecto. Project permite ver esta variacin tanto de forma grfica, con la LB y
barras de tareas reales, como a travs de los datos mostrados en las tablas en varias
vistas, ayudndole a comprender el estado de su proyecto.
Interpretar la vista Gantt de Seguimiento
La vista Gantt de Seguimiento (vase la Figura 4.6), probablemente, proporciona la
imagen ms eficaz del progreso de su proyecto. Es ms til para comparar el progreso
con sus estimaciones de la LB.
Si se completa una tarea, junto a la tarea aparece una marca en la columna
Indicadores al lado izquierdo de la vista.
Figura 4.6 La vista Gantt de Seguimiento le ayuda a entender el progreso de su proyecto.

La parte grfica de Gantt de Seguimiento proporciona abundante informacin:
La barra inferior en la parte de diagrama de la vista (de color gris claro en su
pantalla) representa las fechas de LB (previstas) para cada tarea. La barra
superior abarca tanto las fechas de comienzo como las fechas de fin
programadas o, si una tarea se ha completado, las fechas de comienzo y fin
reales para cada tarea.
La barra superior de las tareas que no estn en la ruta crtica y an no han
comenzado aparece de color azul claro, y si la tarea se ha iniciado o
completado, la parte completa de la barra superior aparece de color azul
oscuro.
La barra superior de las tareas de la ruta crtica y an no han comenzado
aparece de color rojo claro, si la tarea se ha iniciado o completado, la parte
completa de la barra superior aparece de color rojo oscuro.
Para las tareas parcialmente completadas, la distincin entre la parte
completada y sin terminar es fcil de ver.
El porcentaje completado aparece en el lado derecho de cada tarea.
La Tabla Seguimiento
La tabla por defecto para la vista Gantt de seguimiento es la tabla Entrada, pero puede
agregar o quitar campos (columnas), o puede mostrar otras tablas de informacin. En
la Figura 4.7, eleg mostrar la tabla Seguimiento, y he aadido columnas para incluir
informacin de Costo de lnea base y Duracin de lnea base.
Tambin he optado por ocultar el campo % fsico completado que aparece en la tabla
de seguimiento de forma predeterminada, ya que no lo estoy usando en este ejemplo.

Figura 4.7 El Gantt de Seguimiento muestra la tabla Seguimiento que proporciona una gran cantidad
de informacin.
Usando los campos Duracin de lnea base, Costo de lnea base, Duracin real, y Costo real puede
comparar las duraciones y costos estimados contra los reales.
La tabla Seguimiento predeterminada contiene la siguiente informacin:
% completado: Este campo muestra el progreso de varias tareas en el
calendario.
% fsico completado: Puede utilizar este campo para calcular el CPTR
(Costo Presupuestado del Trabajo Realizado). Project calcula el campo %
Completado basndose en los valores de la Duracin Total o en la Duracin
Real, pero Project le permite introducir un valor para el campo % Fsico
Completado. Use este campo para calcular el CPTR cuando el valor %
Completado no representa con exactitud el verdadero trabajo realizado en
una tarea. Puede leer ms acerca de este campo en el captulo 15.
Duracin restante: Este campo refleja la cantidad de tiempo necesario para
completar una tarea inconclusa. Puede introducir un valor en este campo, o
puede permitir que Project calcule por usted mediante la introduccin de un
valor ya sea en el campo Duracin Real o en el campo % Completado. Si
introduce un valor para la Duracin Restante, Project calcula un nuevo valor
de % Completado y un nuevo valor de Duracin, Project cambia a un valor
Duracin igual a la suma de la Duracin Real y la Duracin Restante, y no
toca la Duracin Real.
Trabajo real: En el campo Trabajo Real, ver la cantidad de trabajo realizado
por los recursos. Hay campos de Trabajo Real para tareas, recursos y
asignaciones, as como hay los campos Trabajo Real de fase temporal para
tareas, recursos y asignaciones.

Usar Tablas para ver el progreso
Project contiene una serie de tablas que pueden ayudarle a evaluar el progreso, tanto
de las tareas como de los recursos. En esta seccin, revisaremos estas tablas:
La Tabla Variacin para Tarea
La Tabla Costo para Tarea
La Tabla Trabajo para Tarea
La Tabla Trabajo para Recurso
La Tabla Variacin para Tarea
La tabla Variacin destaca la variacin en la duracin de las tareas entre las lneas
base y los datos reales. Para visualizar esta tabla, que se muestra en la Figura 4.8,
haga clic en la pestaa Vista y, en el grupo Datos, haga clic en el botn Tablas. Elija
Variacin de la lista de tablas que aparece.
Figura 4.8 Puede ver fcilmente los cambios en la tabla Variacin.

Puede comparar fcilmente las columnas Comienzo de lnea base y Fin de lnea base
con las Comienzo y Fin Real que muestran los datos reales de las tareas en la que ha
realizado el seguimiento del progreso, as como los datos de lnea base para las tareas
sin progreso. Esta tabla tambin contiene campos para mostrar la Variacin de
Comienzo (cuntos das tarde o temprano ha comenzado la tarea) y la Variacin de
Fin (cuntos das tarde o temprano ha terminado la tarea). Si est atrasado, ver
valores negativos en las columnas Variacin de Comienzo y Variacin de Fin.

La Tabla Costo para Tarea
La tabla Costo para Tarea es ms til para sealar las variaciones del dinero gastado
en el proyecto.
La Figura 4.9 muestra una tabla Costo para Tarea para un proyecto en curso, con
algunos costos incurridos y otros que an no se han gastado. Project toma en cuenta
los siguientes factores al calcular las variaciones de costos:
Tiempo real trabajado por el recurso
La estimacin en das del tiempo del recurso pendiente de ser gastado para
completar la tarea
Los costos reales (como las tasas y los permisos) que han sido realizados en
la tarea
Figura 4.9 La tabla Costo de tareas muestra dnde ha gastado demasiado y dnde tiene
disponibilidad de dinero para gastar.
La Tabla Trabajo para Tarea
La tabla Trabajo para tareas, vea la Figura 4.10, muestra el tiempo total que se
requiere de todos los recursos para completar la tarea, e incluye la informacin de LB
para poder comparar su progreso con su estimacin original. El Trabajo difiere de
Duracin de la tarea debido a que:
El Trabajo mide cuntas de horas de esfuerzo se necesitan para completar
una tarea.
La Duracin de la tarea mide la cantidad de tiempo (nmero de das) que es
asignado a la tarea.
Si el trabajo total para una tarea condicionada por el esfuerzo es de 16 horas pero la
duracin de la tarea es de slo un da, o bien hay que aadir otro recurso (lo que
significa que dos personas pueden completar la tarea en un da) o bien debe ampliar
la duracin de la tarea.

La tabla Trabajo de la vista Gantt de seguimiento se centra en el nmero de horas de
trabajo dedicado por los recursos que estn trabajando en las tareas.
Por ejemplo,
El trabajo de lnea base para la tarea 9, Lugar, fue de 112 horas. Sin embargo,
la tarea tom 120 horas para completarse. Por tanto, el campo Variacin (la
diferencia entre las horas trabajadas en la LB de trabajo y las horas gastadas
realmente) muestra una prdida de 8 horas, mostradas como un nmero
positivo. Por otra parte, la estimacin de LB para la tarea 8 Lugar fue de 80
horas, y la tarea se complet en 60 horas. La columna Variacin muestra un
ahorro de 20 horas, el valor negativo indica que se utilizaron un menor nmero
de horas que las que fueron estimadas en la LB.
Figura 4.10 Para determinar si una tarea est tomando mucho ms esfuerzo de lo estimado, consulte
la tabla Trabajo para tareas.
La Tabla Trabajo para Recurso
La tabla Trabajo para recursos muestra informacin del trabajo para los recursos. Una
vez ms, el trabajo representa el tiempo total que se requiere de todos los recursos
para completar la tarea. La tabla Trabajo para recursos tambin incluye la informacin
de LB para poder comparar su progreso con su estimacin original.
Puede aplicar la tabla Trabajo para recursos en la vista Hoja de recursos o en la vista
Uso de recursos. En la Figura 4.11, he mostrado la Hoja de recursos usando el atajo
para la vista ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana de Project, y luego
apliqu la tabla Trabajo, haciendo clic en la pestaa Vista. En el grupo Datos, hice clic
en el botn Tablas y seleccion Trabajo de la lista que aparece.

Figura 4.11 La tabla Trabajo para los recursos.
Visualizar las lneas de progreso

Project contiene otra herramienta que puede utilizar para mostrar el progreso que est
haciendo en su proyecto si ha guardado una LB del proyecto. Si agrega lneas de
progreso al Diagrama de Gantt de su proyecto, como lo hice en la Figura 4.12, Project
dibuja una lnea que une las tareas en curso. La lnea de progreso crea un grfico de
su proyecto con picos apuntando a la derecha para el trabajo que est por delante de
lo programado y picos apuntando hacia la izquierda para el trabajo que se ha
retrasado. La distancia entre los picos y la lnea indica el grado en que la tarea est
por delante o detrs de la programacin.
Figura 4.12 Se agreg un Diagrama de Gantt con una lnea de progreso.

Para agregar una lnea de progreso, siga estos pasos:
1. Haga clic en el atajo a la vista Diagrama de Gantt en la esquina inferior
derecha de la pantalla de Project.
2. Haga clic en la pestaa Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt y, en
el grupo Formato, haga clic en el botn Cuadrcula. En la lista desplegable
que aparece, seleccione Lneas de progreso para abrir el cuadro de dilogo
Lneas de progreso y mostrar la pestaa Fechas e Intervalos.
3. Seleccione la casilla de verificacin Mostrar en la seccin Lneas de progreso
Seleccionadas (a lado derecho) para activar la lista Fechas de la lnea de
Progreso.
4. Haga un clic en la lista Fechas de la lnea de Progreso. Project muestra una
lista desplegable.
5. Haga clic en la flecha de la lista desplegable, y aparece un pequeo
calendario (vase la Figura 4.13).
6. Seleccione una fecha para la lnea de progreso; por lo general, se utiliza la
fecha de estado.
7. Elija entre Plan real o Plan de lnea base en la seccin Mostrar lneas de
progreso en relacin con l.
Project agrega la lnea de progreso a su Diagrama de Gantt, que se parece a la
lnea de progreso mostrada previamente en la Figura 4.12.
Figura 4.13 La pestaa Fechas e Intervalos del cuadro de dilogo Lneas de progreso.
Como puede imaginar, una lnea de progreso en un proyecto con un gran nmero de
tareas puede empezar a verse desordenada. Pero si decide usar las lneas de
progreso, puede mostrarlas a intervalos variables, como se muestra anteriormente en
la Figura 4.13. Tambin puede agregar fechas especficas a la lista del lado derecho
Fechas de la lnea de progreso del cuadro de dilogo Lneas de progreso para mostrar
varias lneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Si decide mostrar ms de una lnea
de progreso, es posible que desee utilizar la pestaa Estilos de lnea del cuadro de
dilogo Lneas de progreso para dar formato a las lneas de modo que pueda
distinguirlas.

4.3 Anlisis del Valor Acumulado
El Anlisis del valor acumulado le ayudar a determinar la causa y la magnitud de una
variacin y decidir si se requiere una accin correctiva.
El valor acumulado es la medida que los jefes de proyecto usan para evaluar el
progreso de un proyecto basado en el costo del trabajo realizado hasta la fecha de
estado del proyecto. Cuando Project calcula el valor acumulado, por defecto compara
su estimacin de costo inicial con el trabajo real efectuado para mostrar si su proyecto
est dentro del presupuesto. Puede pensar en el valor acumulado como una medida
que indica cunto del presupuesto se debera haber gastado, al comparar el costo del
trabajo realizado hasta ahora con el costo de LB para la tarea, recurso o asignacin
Comprender las tcnicas y valores del Valor Acumulado

El Anlisis del valor acumulado es una tcnica que se utiliza principalmente para lo
siguiente:
Medir el rendimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Informar el progreso que ayuda a pronosticar el desempeo futuro de un
proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha (til para la gestin de
costos y recursos)
Evaluar el progreso en relacin con los datos de la lnea base y calcular las
magnitudes de las variaciones
El Anlisis del valor acumulado se reduce a comparar lo que se gan contra de lo que
estaba planificado para ocurrir hasta un punto dado en el tiempo (fecha de estado) y
contra lo que realmente ocurri.
Los componentes principales del anlisis del valor acumulado son los siguientes:
Valor Acumulado (EV) Lo que fue acumulado se basa en el Costo Presupuestado del
Trabajo Realizado (CPTR) a partir de la cantidad presupuestada original, ahora se
conoce como el valor acumulado (EV):
EV = BAC (costo presupuestado al finalizar) % completado
Al da de hoy, cul es el valor estimado del trabajo realizado?
Por ejemplo,
Suponga que tiene una tarea con un presupuesto de $ 100 y se ha realizado
un da de trabajo. Encontrar que, despus de un da, el 40% del trabajo se ha
completado. Debe esperar que el 40% del costo de la tarea, o sea $ 40, tambin
se tendra que pagar. Por lo tanto, el EV para la tarea es de $ 40.
Valor Planeado (PV) Lo que est previsto se basa en el Costo Presupuestado del
Trabajo Programado (CPTP) hasta un punto dado en el tiempo, ahora se conoce como
valor planeado (PV):
PV = costo de la lnea base hasta la fecha de estado
Al da de hoy, cul es el valor estimado del trabajo que se tiene planificado hacer?
Costo Real (AC) Lo que realmente ocurri se basa en el Costo Real del Trabajo
Realizado (CRTR), ahora se conoce como costo real (AC):
AC = costo del trabajo real informado
Al da de hoy, cul es el costo real del trabajo realizado?
Las variaciones clave del EV son los siguientes:
Variacin de costo (CV) Representa la cantidad que vara el costo entre lo que se ha
acumulado y el costo real hasta la fecha. El CV al final del proyecto es el presupuesto
hasta la conclusin menos el costo real:
CV = EV AC
% CV = (CV / EV) 100
CV < 0 significa por encima del presupuesto.
CV > 0 significa por debajo del presupuesto.
Variacin de Programacin (SV) Se basa en la comparacin de la diferencia de valor
entre el valor acumulado y el valor planeado:
SV = EV PV
% SV = (SV / PV) 100
SV < 0 significa retrasado respecto del cronograma.
SV > 0 significa adelantado respecto del cronograma.
Variacin a la conclusin (VAC) Es la diferencia entre el costo previsto y la
estimacin a la conclusin, para predecir si estar por encima o por debajo del
presupuesto:
VAC = BAC - EAC (estimacin a la conclusin)
VAC < 0 significa que el costo proyectado est por encima del
presupuesto.
VAC > 0 significa que el costo proyectado est por debajo del
presupuesto.
Al da de hoy, qu tan por encima o por debajo del presupuesto estaremos al
finalizar el proyecto?
Los ndices de rendimiento de valor acumulado son los siguientes:
ndice de Rendimiento del Costo (CPI), representa la eficiencia del trabajo realizado
en un proyecto:
CPI = EV / AC
CPI < 1 significa por encima del presupuesto (sobrecosto).
CPI > 1 significa por debajo del presupuesto (empotramiento de costo).
Por cada $ 1 que gastamos, estamos obteniendo un valor de $ en trabajo. Los
fondos se estn o no se estn utilizando eficientemente.
ndice de Rendimiento de la Programacin (SPI), representa la eficacia prevista del
trabajo realizado en comparacin con el trabajo programado:
SPI = EV / PV
SPI < 1 significa retraso.
SPI > 1 significa adelanto.
Estamos progresando (nicamente) a un .% del ritmo originalmente planificado.

ndice de Desempeo del Trabajo para completar (TCPI) Es la relacin entre el
trabajo restante por hacer entre los fondos que quedan para gastar, a partir de la fecha
de estado, para ayudarle a predecir si tiene exceso de fondos o se quedar sin dinero:
TCPI = (BAC - EV) /(BAC - AC)
TCPI < 1 significa un rendimiento que puede disminuir para mantenerse
dentro del presupuesto. Es bueno
TCPI > 1 significa un rendimiento que debe aumentar para mantenerse
dentro del presupuesto. Es malo
El Anlisis del valor acumulado implica estas medidas de pronstico:

Presupuesto hasta la conclusin (BAC), Representa el presupuesto original
aprobado (costo previsto) para completar el proyecto:
Costo de tareas de lnea base = (Trabajo Tasa estndar) + (Trabajo de horas
extra Tasa de horas extras) + Recurso por Costo Uso + Costo fijo de la Tarea
De cunto fue nuestro PRESUPUESTO para el esfuerzo total del proyecto?
Estimacin a la conclusin (EAC), Representa la estimacin actual en un punto
dado en el tiempo basado en el Costo real a ese punto en el tiempo, ms lo que queda:
EAC = AC + Presupuesto restante / CPI = AC + (BAC EV) / CPI
Actualmente, cunto esperamos que cueste el proyecto TOTAL? (una proyeccin)
Estimacin hasta la conclusin (ETC), Representa el costo estimado para
completar el trabajo basndose en un punto dado en el tiempo hasta el final del
proyecto:
ETC = EAC AC
A partir de este punto, cunto MS costar terminar el proyecto? (una proyeccin)
Valor Earned Value Costo Presupuestado del Budget Cost of Work

Acumulado Trabajo Realizado Performed
EV
CPTR BCWP
Valor Planeado Planned Value Costo Presupuestado del Budget Cost of Work
Trabajo Programado Scheduled
PV
CPTP BCWS
Costo Real Actual cost Costo Real del Trabajo Actual Cost of Work
Realizado Performed
AC
CRTR ACWP
VARIACIONES
Variacin de Costo Cost Variance (CV) CV = EV AC
Variacin de Programacin Schedule Variance (SV) SV = EV PV
Variacin a la Conclusin Variance At Completion VAC = BAC - EAC

(VAC)

NDICES DE RENDIMIENTO
ndice de Rendimiento de Cost Perfomance Index (CPI) CPI = EV / AC

Costo (IRC)
ndice de Rendimiento de Schedule Perfomance Index SPI = EV / PV

Programacin (IRP) (SPI)
ndice de Rendimiento para To Complete Perfomance TCPI = EV / AC

Completar (IRPC) Index (TCPI)
PRONSTICO
Presupuesto a la Conclusin Budget At Completion (BAC) BAC =

o Costo Presupuestado al
Finalizar (CPF)
Costo Estimado al Finalizar Estimate At Completion EAC = BAC / CPI

(CEF) (EAC)
EAC = AC + ETC
EAC =AC+ (LB costo-
EV)/CPI
Estimacin Hasta la Estimate To Complete (ETC) ETC = EAC - AC

Conclusin

Porcentaje Fsico Completado y la Fecha de Estado
Para utilizar el valor acumulado en Project 2013, debe comprender el papel del
porcentaje fsico completado y la fecha de estado.
Porcentaje Fsico Completado
Project le da la opcin de utilizar el porcentaje completo estndar cuando calcule el
valor acumulado o utilizar un campo separado llamado Porcentaje fsico completado.
Esto puede ser til, ya que el porcentaje completo estndar est vinculado a las
duraciones reales y restantes de una manera que puede no reflejar su necesidad de
calcular el valor acumulado. El Porcentaje Fsico completado proporciona una
alternativa que le da ms libertad para introducir valores no vinculados a estos valores
estndar.
El campo mtodo de clculo del valor acumulado le permite elegir si desea utilizar el
campo porcentaje completado (valor por defecto) o el campo porcentaje fsico
completado para el clculo del valor acumulado. Tambin puede elegir cul de las 11
lneas de base disponibles se debe utilizar para el clculo del valor acumulado.
Siga estos pasos (ver figura 4.14):
1. Vaya al backstage haciendo clic en la pestaa Archivo.
2. Haga clic en Opciones y seleccione Avanzado.
3. Desplcese hasta Opciones de Valor Acumulado para este proyecto.
4. En el men desplegable Mtodo predeterminado del valor acumulado de
tarea, elija ya sea porcentaje completado o porcentaje fsico completado.
Tambin puede establecer el mtodo de clculo del valor acumulado seleccionando
tarea por tarea si tiene que variar su enfoque. Para ello, haga doble clic en una tarea
para abrir el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, haga clic en la pestaa
Avanzado y seleccione una opcin en el men desplegable Mtodo del Valor
Acumulado (vase la Figura 4.15).
Fecha de Estado
Project aplica el anlisis del valor acumulado en base a un cierto punto en el tiempo,
que se determina mediante el establecimiento de la fecha de estado. Puede acceder

a la fecha de estado en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, que se llega a
travs de la pestaa Proyecto (vase la Figura 4.16).
Por lo general, cuando define la fecha de estado, representa el final del perodo del
informe que desea utilizar para el anlisis del valor acumulado. Es importante
restablecer la fecha de estado cada vez que desee informar sobre el valor acumulado.
Figura 4.14 Cambio del mtodo de clculo del valor acumulado para el proyecto
Figura 4.15 Cambio del mtodo de clculo del valor acumulado para una tarea

Figura 4.16 Configuracin de la fecha de estado
Uso del Anlisis del Valor Acumulado en Project

El Project incluye tres tablas de valor acumulado:
Valor Acumulado
Indicadores de costo del Valor acumulado
Indicadores de programacin del Valor Acumulado
Puede acceder a estas tablas seleccionando la pestaa Vista > grupo Datos > Tablas
Ms tablas (vase la Figura 4.17).
El valor acumulado en Project se basa en el hecho de que los recursos con costes se
han asignado a las tareas y se ha establecido una lnea base. Tambin se basa en
que se ha establecido la fecha de estado y el porcentaje completado y los datos reales
se han registrado.
Figura 4.17 Accediendo a las tablas de valor acumulado

Tabla Valor Acumulado
La tabla Valor Acumulado es una excelente sinopsis de los campos principales de
valor acumulado. La figura 4.18 muestra un ejemplo de la tabla Valor acumulado, que
se basa en el progreso real de la inclusin en las tres primeras tareas; la fecha de
estado se ha establecido y est representado por una lnea roja vertical.
Cuando use la tabla Valor Acumulado para las tareas, puede comparar la relacin
entre el trabajo y los costos de las tareas. Esta tabla le ayuda a evaluar su presupuesto
para estimar las necesidades futuras de presupuesto y preparar un estado contable
de su proyecto. Puede usar la informacin de la tabla para determinar si se ha hecho
trabajo suficiente por el dinero que est pagando o si las tareas necesitan ms dinero
o menos dinero, o tal vez debera recortarse. Es decir, la informacin de la Tabla de
Valor Acumulado para las tareas le ayuda a evaluar si el dinero que est gastando en
una tarea suficiente dinero, mucho dinero, muy poco dinero, o tal vez derroche de
dinero.
Figura 4.18 Tabla Valor acumulado con progreso

A partir de este ejemplo, se puede derivar el siguiente anlisis:
La Tarea 1 Recopilar informacin tiene un valor de CV que es menor que 0,
por lo que est por encima del presupuesto. Tambin tiene un valor VAC
que es negativo; por lo tanto, el costo del proyecto estar sobre el
presupuesto a menos que se tomen medidas correctivas.
La Tarea 2 Anlisis tiene un valor SV que es menor que 0, lo que significa
que esta tarea se ha retrasado. Esto es porque el porcentaje completado se
inform en 50%, pero debe ser superior basado en la fecha de estado.
La Tarea 3 Alternativas presentadas desde una perspectiva de costo esta
correcta, porque no hay variacin y EV, PV y AC son iguales.
Puede aplicar las tablas de indicadores de costo y programacin del valor acumulado
para su posterior anlisis. Adems, puede aplicar cualquiera de los campos de valor
acumulado en las nuevas o existentes tablas y personalizar sus propias vistas sobre
el valor acumulado.

Usar tablas de Valor Acumulado
Project contiene cuatro tablas de Valor Acumulado que puede usar para comparar sus
costos esperados con sus costos reales. Estas tablas son:
Valor Acumulado para las tareas,
Valor Acumulado para Recursos
Indicadores de costo de Valor Acumulado,
Indicadores de programacin de Valor Acumulado
Estas 4 tablas le ayudarn a evaluar la relacin entre el trabajo y los costos. Puede
usar las tablas de valor acumulado para pronosticar si una tarea finalizar dentro del
presupuesto basado en la comparacin de los costos reales efectuados para la tarea
y el costo previsto de la tarea.
Usar la tabla Valor Acumulado para las tareas

Cuando use la tabla Valor Acumulado para las tareas, puede comparar la relacin
entre el trabajo y los costos de las tareas. Esta tabla le ayuda a evaluar su presupuesto
para estimar las necesidades futuras de presupuesto y preparar un estado contable
de su proyecto. Puede usar la informacin de la tabla para determinar si se ha hecho
trabajo suficiente por el dinero que est pagando o si las tareas necesitan ms dinero
o menos dinero, o tal vez debera recortarse. Es decir, la informacin de la Tabla de
Valor Acumulado para las tareas le ayuda a evaluar si el dinero que est gastando en
una tarea suficiente dinero, mucho dinero, muy poco dinero, o tal vez derroche de
dinero.
Para mostrar la tabla de Valor Acumulado para tareas, siga estos pasos:
1. Inicie en cualquier vista de tareas, como la vista Uso de tareas.
2. Haga clic derecho en el botn Seleccionar todo y elija Ms tablas en el men
contextual que aparece.
3. En el cuadro de dilogo Ms tablas que aparece, seleccione Valor Acumulado.
4. Haga clic en Aplicar. Project se aplica la tabla de valor acumulado para las
tareas a la vista (vea la Figura 4.19).
Todos los campos excepto en esta hoja, excepto CEF, son calculados. Puede escribir
valores en el campo para cambiar la informacin de la tabla.

Figura 4.19 La tabla Valor Acumulado para las tareas.
Usar la tabla Valor Acumulado para los recursos

Cuando use la tabla Valor Acumulado para los recursos, puede comparar la relacin
entre el trabajo y los costos de los recursos. Esta tabla tambin le ayuda a evaluar su
presupuesto para estimar las necesidades futuras de presupuesto y preparar un
estado contable de su proyecto. Puede usar la informacin de la tabla para determinar
si se est realizando el trabajo por el dinero que est pagando o si necesita ms o
menos para un recurso en particular.
Para mostrar la tabla Valor Acumulado para los recursos (vase la Figura 4.20), siga
los mismos pasos que utiliz en la seccin anterior para mostrar la tabla de Valor
Acumulado para las tareas, pero comience en cualquier vista de recursos, como la
vista Hoja de recursos.
Todos los campos de esta hoja, excepto CEF, son calculados. Puede introducir
valores en este campo para cambiar la informacin de la tabla.

Figura 4.20 - La tabla del Valor Acumulado para los recursos.
Usar los indicadores de Costo del Valor Acumulado

Project 2003 introdujo dos tablas que son similares a su primo, la tabla Valor
Acumulado para las tareas. La tabla de Indicadores de Costo del Valor Acumulado le
permite comparar los diferentes factores de costo relacionados con las tareas de su
proyecto (vea la Figura 4.21). La tabla de Indicadores de Programacin del Valor
Acumulado le permite centrarse en los efectos de las variaciones de la programacin
en el costo de su proyecto (vea la Figura 4.22).
Figura 4.21 La Tabla de Indicadores de costo del Valor Acumulado se asemeja mucho a la Tabla del
Valor Acumulado para las tareas, pero se centra en los diferentes campos del valor acumulado.
Para mostrar la tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado, comience en
cualquier vista de tarea que contenga una tabla. A continuacin, haga clic derecho en
el botn Seleccionar todo y elija Ms Tablas en el men contextual que aparece. En
el cuadro de dilogo Ms tablas, seleccione Indicadores de Costo del Valor Acumulado
y haga clic en Aplicar.

Figura 4.22 - La tabla de Indicadores de Programacin del Valor Acumulado se asemeja mucho a la
tabla valor acumulado para las tareas pero se centra en los diferentes campos del valor acumulado.
Ejercicio 4.1
Analizar el Cronograma del Proyecto
1. Abra el archivo ejemplo.mpp, y revise el campo Variacin de Fin, usando la
vista Gantt de seguimiento con la tabla Variacin.
2. Aplique el filtro Progreso retrasado o pospuesto.
3. Aplique el grupo (en Agrupar por.) Crtica.
4. Revise las tareas que se estn pospuestas y que estn en la ruta crtica.
5. Recorte el tiempo en una o ms de las tareas de la ruta crtica que tengan una
variacin de fin hasta que la varianza de fin del hito sea de nuevo cero (0). En
este ejemplo, se disminuy la duracin de la tarea Transicin a operaciones
hasta que la variacin de fin para el proyecto fue de nuevo 0 das

CAPTULO 5:
Planes dentro de planes: proyectos principales y
subproyectos
Los proyectos pueden escaprsele de las manos rpidamente. Sin darse cuenta, un
simple proyecto de construccin se convierte en un collage de proyectos ms
pequeos, como diseo, excavacin, cimientos y marketing. Puede tener un mayor
control sobre su proyecto si crea proyectos ms pequeos en Microsoft Project 2013
y los vincula en un nico archivo de Project para mostrar dnde encajan en su proyecto
principal.
Ya sea que est gestionando mltiples proyectos o un programa con subproyectos, es
importante el aprendizaje sobre cmo crear y administrar planes de proyectos
maestros con proyectos insertados. Este captulo abarca no slo la forma de crear y
guardar planes maestros, sino tambin la manera de compartir recursos a travs de
proyectos mltiples. Aprender cmo ver y analizar la informacin entre los proyectos,
tal como una ruta crtica integrada, y cmo aplicar filtros para crear vistas de tipo
tablero de mando de alto nivel.
5.1 Informacin general sobre proyectos principales

El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan
subproyectos) que se pueden vincular de forma dinmica. Tambin se denomina
proyecto consolidado o archivo maestro de proyecto.
Considere un proyecto principal como una serie de proyectos consolidados que
muestran una jerarqua entre varios proyectos relacionados. Los proyectos insertados
dentro de un proyecto principal se denominan subproyectos.

Cuando se inserta un subproyecto, un pequeo icono de Project lo distingue de las
tareas de resumen que forman parte del proyecto principal.
En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tareas de resumen que
pueden organizarse fcilmente en un esquema.
Haga clic en el signo ms situado junto a un subproyecto para expandir sus tareas y
poder verlas.
Cada subproyecto representa una fase distinta u otro grupo funcional en el proyecto
principal.
Cuando se inserta un subproyecto en el proyecto principal, los dos proyectos se
vinculan y puede verse toda la informacin del subproyecto desde el proyecto
principal.
Cada vez que el archivo del subproyecto se modifica o cambia de alguna manera, el
archivo principal se actualizar automticamente para reflejar esos cambios, y
viceversa. Tambin puede hacer cambios a la informacin del archivo principal; esos
cambios se reflejarn automticamente en el archivo de origen. En otras palabras,
este es un vnculo dinmico bidireccional. Si opta por no vincular el archivo de proyecto
insertado, se inserta la versin actual de ese archivo; no hay una sincronizacin entre
los archivos si uno cambia
La creacin de un proyecto principal y subproyectos permite dividir un proyecto grande
y delegar sus componentes en las personas adecuadas. En trminos de
administracin de proyectos, asignar los subproyectos de este modo hace
responsables a los encargados de realizar las tareas y combina autoridad con
responsabilidad. En trminos de Project, la creacin de subproyectos dentro de un
proyecto principal ayuda a los administradores de proyectos a obtener acceso a sus
partes de la programacin y a controlarlas.
Incluso puede tener sentido hacer que los hitos del proyecto principal determinen los
hitos de cada equipo de subproyecto para mantener las programaciones coordinadas
para una fecha lmite. Se pueden coordinar los hitos creando una dependencia entre
los hitos o copiando y pegando las tareas de hito del proyecto principal en cada
subproyecto.
5.2 Trabajar con subproyectos dentro de un proyecto

principal
Cuando se inserta un subproyecto en un proyecto principal, el subproyecto se
representa como una tarea de resumen en la lista de tareas y aparece un indicador de
icono de Project en el campo Indicadores. Se aplica una sangra al subproyecto en
el nivel de esquema de la fila donde se inserta, pero se le puede aplicar una sangra
o anular la sangra como se hara en cualquier otra tarea. Dado que el subproyecto se
representa como una tarea de resumen, no se puede editar la informacin de resumen,
pero se puede expandir el esquema para mostrar las tareas del subproyecto y editar
la informacin del proyecto en el archivo de proyecto principal.
Por ejemplo
Asumiendo fechas de inicio del proyecto el da 15/10/2013, calendario
estndar, programacin automtica y con dependencias de tipo FC. Tenemos
los siguientes 3 proyectos:

PROYECTO P1 PROYECTO P2 PROYECTO P3
DURACION DURACION DURACION
TAREAS TAREAS TAREAS
(das) (das) (das)
T1 2 A1 2 B1 1
T2 3 A2 1 B2 2
T3 4 A3 4 B3 2
T4 3 B4 3
Id Nombre de tarea Duracin Comienzo Fin

07 oct '13 14 oct '13 21 oct '13 28 oct '13
V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J
1 T1 2 das mar 15/10/13mi 16/10/13
2 T2 3 das jue 17/10/13lun 21/10/13
3 T3 4 das mar 22/10/13vie 25/10/13
4 T4 3 das lun 28/10/13mi 30/10/13

14 oct '13 21 oct '13 28 oct '13
M X J V S D L M X J V S D L M X J
1 A1 2 das mar 15/10/13mi 16/10/13
2 A2 1 da jue 17/10/13jue 17/10/13
3 A3 4 das vie 18/10/13mi 23/10/13

07 oct '13 14 oct '13 21 oct '13 28 oct '13
V S D L M X J V S D L M X J V S D L
1 B1 1 da mar 15/10/13mar 15/10/13
2 B2 2 das mi 16/10/13jue 17/10/13
3 B3 2 das vie 18/10/13lun 21/10/13
4 B4 3 das mar 22/10/13jue 24/10/13
Para consolidarlo en un proyecto al que llamaremos TOTAL, se siguen los siguientes

pasos.
1. Crear un proyecto en blanco llamado TOTAL.
2. En la pestaa Proyectos, grupo insertar, hacer clic en Subproyecto.
3. Agregue 1 a 1 los proyectos que desee consolidar o use la tecla Mayus o
Ctrl seleccione el grupo los que desea aadir.

4. El resultado en el proyecto total, se muestra a continuacin:
5. Una vez insertados en el proyecto de consolidacin, cada uno de los

proyectos puede ser tratado como si fuera una subtarea, se puede:
a. Establecer dependencias entre los proyectos.
b. Establecer dependencias entre las tareas de proyectos diferentes, etc.
Por ejemplo, se establecer dependencias del tipo FC entre los 3 proyectos, el
resultado se observar en la siguiente imagen.

Adems, cambie la predecesora de la P3 para que slo sea P1, quedando as:
Sugerencias:
Para insertar un archivo en formato de slo lectura, seleccione el proyecto y
haga clic en la flecha del botn Insertar y, a continuacin, en Insertar slo
lectura.
Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de

proyecto original, o que los cambios del subproyecto se muestren en el
archivo de proyecto original, desactive la casilla de verificacin Vincular al
proyecto.

Nota Cualquier formato que haya aplicado a las tareas de resumen o las barras de
Gantt en un subproyecto no aparece en el proyecto principal. La informacin de
formato se almacena en cada archivo y debe aplicarse de forma independiente al
proyecto principal.
Cuando se guarda el proyecto principal, los cambios en el subproyecto tambin se
guardan en el archivo de origen del subproyecto. Si desea trabajar directamente en el
archivo de origen sin abrir el archivo de proyecto principal, los cambios realizados en
el archivo de origen del subproyecto se actualizan automticamente en el archivo de
proyecto principal.
Nota Si ya no necesita mantener sincronizados el proyecto principal y el subproyecto,
puede desvincularlos. A continuacin, si se realizan cambios en el subproyecto o en
el proyecto principal, el otro archivo permanece inalterado.
5.3 Ruta crtica entre proyecto

La ruta crtica le permite ver las tareas que afectan la fecha de fin de un proyecto. En
esta seccin se muestra cmo ver la ruta crtica en varios subproyectos.
Configuracin predeterminada
De forma predeterminada, despus de crear un archivo maestro con subproyectos
insertados, Project calcula una ruta crtica, en la que considera a todos los proyectos.
El cronograma del subproyecto o del proyecto insertado con la ltima tarea o hito
controla lo que est en la ruta crtica para todos los dems proyectos insertados.
Ejemplo
En el ejercicio anterior, como se muestra en la Figura 5.1, P3 termina ms tarde que
P2 y, por tanto, P3 est en la ruta crtica, mientras que P2 no est.
Al insertar un proyecto en el archivo maestro, el archivo de origen hereda las
caractersticas de la ruta crtica controlada desde el maestro. Si P2 no est en la ruta
crtica y ninguna de sus tareas se encuentra en el maestro, entonces cuando lo vea
en el archivo de origen, no mostrar las tareas de la ruta crtica. En la figura 5.2, a
pesar de que el formato de ruta crtica est activado, no aparecen tareas en la ruta
crtica.
Figura 5.1 Visualizacin de la ruta crtica en un archivo maestro

Figura 5.2 Visualizacin de la ruta crtica en un archivo de origen
Para mostrar la ruta crtica, seleccione la pestaa Formato > grupo Estilos de barra >
Tareas crticas.
Cambio de los ajustes

El problema con la insercin de los proyectos en un maestro es que, por defecto, se
pierde la capacidad de ver la ruta crtica de un proyecto individual insertado. Sin
embargo, puede cambiar la configuracin para que pueda hacerlo.
Por defecto, Project trata cada proyecto insertado como otra tarea de resumen o fase.
Para cambiar esta configuracin, siga estos pasos:
1. Haga clic en la pestaa Archivo para acceder al backstage.
2. Haga clic en la ficha Opciones.
3. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, haga clic en la pestaa
Programacin.
4. Desplcese hacia abajo hasta que encuentre Opciones de clculo para este
proyecto.
5. Deseleccionar la casilla de verificacin Los proyectos insertados se calculan
como tareas de resumen, como se muestra en la Figura 5.3.
P2 tendr ahora su propia ruta crtica, al igual que todos los proyectos insertados.
Al ejecutar el formateo de la ruta crtica en el archivo de origen, tambin se
mostrar su propia ruta crtica. Puede ajustar la configuracin de opciones
dependiendo de cmo desea ver la ruta crtica.
Figura 5.3 Cambiar la forma de tratar los proyectos insertados

5.4 Usar un fondo de recursos compartidos
Despus de consolidar los archivos en un archivo de proyecto principal, los recursos
de ambos archivos permanecen independientes, al igual que las tareas de un
subproyecto permanecen dentro del subproyecto. Puede cambiar la informacin de
recursos en el proyecto principal y los cambios se replicarn en el archivo de origen
del subproyecto. Puede ver todos los recursos del proyecto principal y los
subproyectos conjuntamente en la vista Hoja de recursos, pero no puede asignar un
recurso a ningn proyecto, excepto a aquel subproyecto del que provenga.
Nota Si se usan los mismos recursos en varios subproyectos, aparecern nombres de
recursos duplicados, ya que los recursos no se combinan. Sin embargo, si desea
asignar los recursos en subproyectos diferentes y resolver los nombres de recursos
duplicados, puede combinarlos en un grupo de recursos y hacer que estn disponibles
para los otros archivos.
Compartir recursos usando un archivo de recursos

Si trabaja en un entorno en el cual varios administradores de proyectos usan el
mismo grupo de recursos en mltiples proyectos, un archivo de recursos es muy til.
Un archivo de recursos es mucho ms de lo que su nombre implica: conjunto de
recursos que estn disponibles para cualquier proyecto. Cuando se usa un archivo
de recursos en Project, puede abrir y ver las asignaciones de recursos en todos los
proyectos.
Creacin de un archivo de recursos
Para usar un archivo de recursos, se necesita un archivo independiente que contenga
todos los recursos disponibles que va a compartir a travs de los proyectos. Para
ser efectivo, se sugiere que se incluya todos los recursos disponibles en este
archivo de recursos, aun cuando solo use algunos de los recursos del archivo de
recursos. Este archivo-normalmente no contiene todas las tareas o hitos-slo los
recursos disponibles en la hoja de recursos
Al incluir todos los recursos en el archivo de recursos, elimina la necesidad de crear
varios archivos de recursos y luego usarlos en uno u otro proyecto.
Ud. crea un archivo de recursos simplemente indicando todos los recursos en la hoja
de recursos de un archivo de Project. El archivo de Project no contiene tareas, pero
si es as, no afecta en nada su uso, pero se recomienda que para evitar alguna
confusin, solo se especifique los recursos ms no tareas.
Como se muestra en la Figura 5.4, puede grabar los recursos compartidos en un
archivo mpp. independiente y nombrarlo algo as como Pool_de_recursos.mpp. Esto
ilustra que el archivo maestro es un archivo MPP al que los interesados pueden tener
acceso o utilizarlo para generar informes entre proyectos.

Figura 5.4 Los archivos maestros y recursos compartidos
Compartir Recursos
Si va a usar el archivo de recursos, no indique ninguno en su proyecto, al contrario,
conecte su proyecto al archivo que contiene los recursos compartidos siguiendo los
siguientes pasos:
1. Crear un archivo para los recursos llamado RECURSOS.mpp que solo tenga
los siguientes recursos y lo mantiene abierto.
2. Abrir el proyecto que compartir recursos (el proyecto que contendr las
tareas ms no recursos denominado tambin proyecto compartidor). En el
ejemplo abra el archivo P1.mpp y mantngalo activo.
3. Seleccione la pestaa Recurso y en el grupo Asignaciones de un clic en
Grupo de recursos, Project mostrar el cuadro que se muestra en la figura
5.5.

4. Elija Recursos compartidos, se observar lo siguiente:
Figura 5.5 Compartir recursos entre varios proyectos

5. Seleccione Usar recursos como esta en la figura anterior.
6. En la lista desplegable De, seleccione el archivo de fondo de recursos (debe
estar abierto para que esta opcin est disponible).
Si tuviera varios archivos de recursos dependiendo el tipo de proyecto que
realiza, seleccione el adecuado para el proyecto actual.
Si no se encuentra abierto el archivo que tiene los recursos, este proceso no
puede realizarse.
7. Por ltimo seleccione la opcin adecuada para que no haya conflicto con la
informacin de recursos o cmo manejar el calendario. Si se selecciona El grupo
de recursos tiene prioridad, el calendario de los recursos del archivo de recursos
tiene prioridad cuando aparece un conflicto.
Si selecciona El proyecto compartidor tiene prioridad, el calendario de recursos en
el archivo que est compartiendo recursos tiene prioridad cuando un conflicto
aparece.
8. Por ltimo Clic en Aceptar.
Repita este proceso para los proyectos P2.mpp y P3.mpp. Al finalizar, vaya al
archivo RECURSOS, pestaa Recursos, grupo de Recursos y Recursos
compartidos, podr observar lo que se muestra en la siguiente figura.
Ac se puede observar con que archivos est compartiendo recursos el archivo
RECURSOS.

NOTAS
Si observa la Hoja de recursos en la vista correspondiente en el archivo
que ha compartido recursos (archivo donde se encuentran las tareas
P1.mpp, P2.mpp y P3.mpp), notar que aparecen todos los recursos del
archivo de recursos, y aunque parezca que se encuentran en su proyecto,
no lo estn, hasta que realice asignaciones a las tareas.
Si ha indicado recursos en el proyecto y despus comparte recursos, el
archivo de recursos aparece junto a los recursos que ha definido, lo que
podra causar confusin.
Los archivos MPP generados no tienen acceso multiusuario. Esto significa que
slo una persona a la vez puede abrir cada archivo como de lectura / escritura.
Quien abra el archivo maestro, puede abrir inadvertidamente los archivos de
origen haciendo clic en los detalles de ese proyecto, por lo que es aconsejable
insertar proyectos como de slo-lectura haciendo evitando cambios no
deseados. Si el jefe del proyecto que es propietario del archivo trata de abrirlo
cuando el archivo maestro est abierto, los dems slo podrn abrirlo como de
slo lectura y, esencialmente, sern impedidos de hacer cambios.
Ahora ya puede continuar su trabajo o simplemente cerrar ambos archivos.
Abriendo un proyecto
Ya se ha grabado y cerrado los archivos pero desea abrirlo nuevamente, Ud. abre
este archivo como cualquier otro proyecto, pero se le preguntar si necesita abrir
tambin el archivo de recursos, la respuesta es NO. Sin embargo cuando abre un
archivo se le da la opcin de abrir el fondo de recursos para ver cmo se comparten
los recursos (vase la Figura 5.6). Abra el archivo P1.mpp:

Figura 5.6 Abrir archivos compartidores para ver los recursos en varios proyectos
Bueno, Qu opcin escoger?
Cuando elije la primera opcin, Project abre su archivo y tambin el archivo de
recursos, pero el archivo de recursos se abre como de solo lectura.
El Solo Lectura aparece ya que el archivo puede estar siendo usado por varios
usuarios a la vez.
Si selecciona la segunda opcin, Project solo abre su archivo (el que contienen las
tareas). Si previamente no ha asignado recursos y va a la vista hoja de recursos, no
visualizar ningn recurso RECUERDE, se encuentran en el archivo de recursos.
Cuando la hoja de recursos se encuentra en blanco, no puede hacer ningn tipo de
cambios que involucren recursos en su proyecto.
Actualizar grupo de recursos

Use la opcin Actualizar grupo de recursos cuando necesite actualizar los datos en
su archivo compartidor (por ejemplo P1.mpp), lo que hace esta opcin es una
actualizacin de los recursos en su proyecto para que refleje lo que hay en el archivo
de recursos.
Actualizando datos en el archivo de recursos

Recuerde, permitir que mltiples administradores de proyecto trabajando en
diferentes proyectos compartan un conjunto finito de recursos es la idea detrs del
archivo de recursos.
Mientras trabaja, si cambia alguna informacin del recurso, necesita actualizar el
archivo de recursos, de tal forma que las otras personas que usan el archivo de
recursos tengan la informacin actualizada. Esto se logra usando la opcin Actualizar
Recursos.
Cuando no abre el archivo de recursos, la opcin antes descrita no se encuentra
disponible.
Abriendo el archivo de recursos
Cuando abra en forma independiente el archivo RECURSOS observar que aparece
el siguiente cuadro solicitando que elija 1 de las 3 opciones. (Ver la figura 5.7)
Figura 5.7 cuadro de dilogo Abrir el fondo de recursos
Si selecciona la primera opcin, Project abre el archivo de recursos para que pueda
actualizarlo con los cambios hechos a su proyecto y las otras personas lo puedan
utilizar a la vez.
Si olvid actualizar el archivo de recursos despus de hacer cambios en su proyecto
que afecten la informacin del archivo de recursos, Project muestra un mensaje
solicitando que actualice el archivo de recursos, al Aceptar, Project actualiza el archivo
de recursos por Ud.
Para manipular en forma correcta los recursos asignados en todos los proyectos,
use la tercera opcin del cuadro anterior, Project abre el archivo de recursos y
crea un proyecto consolidado que incluye todos los archivos que estn compartiendo
el archivo de recursos.
Vaya al archivo consolidado. Puede hacer actualizaciones y los otros usuarios
podrn trabajar al mismo tiempo en los archivos que comparten el archivo de
recursos, adems de observar las actualizaciones que realiza mientras trabaja.
La segunda opcin se usa cuando Ud. desea actualizar costos o disponibilidad
de la informacin. Otros usuarios no podrn actualizar el archivo de recursos con
nueva informacin. Si Project le pregunta para guardar cualquier archivo que
comparte el archivo de recursos, gurdelos.
Para romper el vnculo con el archivo de recursos puede seguir cualquiera de los
siguientes pasos:
1. Abra el archivo de recursos usando la 2da opcin. Luego en el archivo que
tiene las tareas, elija la primera opcin: Utilizar recursos propios. Cuando
elija esta opcin aparecer el cuadro que se observa abajo, seleccin SI y
el vnculo se habr eliminado. Tanto en el archivo de recursos como en el
archivo compartidor.
2. Abra el archivo de recursos con la segunda opcin, luego el archivo compartidor. En el

archivo de recursos, seleccione el archivo con el cual se dejara de compartir recursos y haga
clic en Romper Vnculo, y Aceptar, esto eliminar el vnculo.

EJERCICIO 7.1
1. Defina los proyectos ProyectoA, ProyectoB y ProyectoC. Estructurar las tareas
considerando los niveles indicados en la siguientes tablas
PROYECTO A
Etapa 1
Tarea 1 2 das
Tarea 2 4 das
Tarea 3 6 das
Etapa 2
Tarea 4 4 das
Tarea 5 2 das
PROYECTO B
Etapa X
Tarea A 4 das
Tarea B 4 das
Tarea C
Tarea C1 2 das
Tarea C2 4 das
Etapa Y
Tarea D 5 das
Tarea E 4 das
Etapa Z
Tarea F 2 das
Tarea G 4 das
PROYECTO C
Etapa 100
Tarea I 2 das
Tarea II 2 das
Etapa 101
Tarea III 2 das
Tarea IV
Tarea 4a 4 das
Tarea 4b
Tarea 4b1 4 das
Tarea 4b2 2 das
2. Definir los siguientes recursos en el Archivo ProyectoA

Recurso 1 Trabajo a G1 200% $ 20.00/h
Recurso 2 Trabajo b G1 500% $ 15.00/h
Recurso 3 Material bolsa c G2 $ 30.00
Recurso 4 Material caja d G2 $ 10.00
Insertar en un ProyectoABC los 3 proyectos (ProyectoA, ProyectoB y ProyectoC) y

enlazar todas las tareas.

3. Asignar los siguientes Recursos como se indica en el diagrama desde el
Proyecto ABC
4. Asignar nuevamente recursos a las tareas indicadas (Tarea4 y Tarea5) y volver

a calcular sus costos para ser mostradas en Notas.

CAPTULO 6:
Evaluar el Rendimiento y Cerrar el proyecto
6.1 ORGANIZAR LA INFORMACIN DEL PROYECTO
Tras haber creado un plan de proyecto o cuando se est llevando a cabo, es muy
probable que quiera analizar detalles especficos, tanto para realizar un anlisis propio
como para compartirlo con las dems personas involucradas en el proyecto.
Ordenar las tareas

A veces, el ordenamiento de la informacin de una manera diferente le ayuda a ver
cosas que no vera de otro modo o, incluso, a lograr un mejor manejo de un problema.
En Project, puede ordenar un proyecto las vistas de casi cualquier manera que desee.
Por ejemplo, en la vista Diagrama de Gantt, Project ordena automticamente las
tareas por nmero de ID (ver la siguiente Figura 6.1).
Figura 6.1 Por defecto, el Project ordena la vista Diagrama de Gantt por el ID de las tareas.
Pero puede que le resulte ms fcil ver la informacin del proyecto si ordena por Fecha
de fin. Elija la pestaa Vista >> grupo Datos >> Ordenar >> por fecha de fin, y Project
reordena la vista Diagrama de Gantt para que las tareas se ordenan por fecha de fin,
como se muestra en la Figura 6.2.

Figura 6.2 - Puede ordenar un proyecto por la Fecha de fin de sus tareas.
Si elige la opcin Vista >> grupo Datos >> Ordenar >> Ordenar por, aparece el
cuadro de dilogo Ordenar, como se muestra en la Figura 6.3.
Figura 6.3 Puede configurar una estructura de ordenamiento ms compleja, en el cuadro de dilogo
Ordenar
A partir de este cuadro de dilogo, se puede ordenar a tres niveles. Es decir, si
Project encuentra un "empate" en el primer nivel, usa el segundo criterio que se
especifica para romper el empate. Y, si Project encuentra un empate en el segundo
nivel, se usa el tercer criterio que se especifica para romper el empate. Usando las
casillas de verificacin ubicadas en la parte inferior del cuadro de dilogo, podr hacer
que su ordenamiento sea de tipo permanente, reasignndose los IDs de las tareas, y
puede optar por conservar la estructura del esquema del proyecto.

Filtros
Los Filtros le ayudan a centrarse en aspectos especficos de su proyecto. Por ejemplo,
si slo desea ver las tareas que se asignan a determinados recursos o slo desea
mostrar las tareas que estn en la ruta crtica del proyecto. Puede aplicar filtros a las
vistas para limitar la informacin a mostrar y ayudarle a concentrarse en un aspecto
particular.
Los filtros de Project vienen en dos variedades:
filtros de tareas, que le permiten ver aspectos especficos de las tareas y
filtros de recursos, que le permiten ver aspectos especficos de los recursos.
En la Tabla 6.1, hay una descripcin de los filtros por defecto de tareas, y en la Tabla
6.2, hay una descripcin de los filtros por defecto de los recursos. Muchos de los filtros
realizan funciones similares.
Tabla 6.1 Filtros por defecto de tareas
Filtro Muestra:
Todas las tareas Muestra todas las tareas en el proyecto.
Campos vinculados Tareas a las que ha vinculado texto desde otros programas
Con costo mayor que Las pantallas de las tareas que excedan el costo que usted
especifique.
Costo mayor que el tareas con un costo que supera el costo de lnea base
presupuestado
Creadas despus del ... tareas que ha creado en su proyecto a partir de la fecha
especificada
Debern comenzar el Despus de ingresar una fecha, muestra las tareas que
deberan comenzar en la fecha indicada
Deberan comenzar y Despus de ingresar dos fechas, muestra las tareas que
finalizar el deberan comenzar en la fecha menor y terminar en la fecha
mayor

Grupo de recursos Tareas asignadas a recursos que pertenecen a un grupo que
especifique
Hitos Slo hitos
Intervalo de fechas Permite ingresar dos fechas y mostrar las Tareas que
comienzan despus de la fecha menor y comienzan antes de la
fecha mayor
Intervalo de tareas Tareas que tiene nmeros ID dentro del rango que especifique
Progreso retrasado o Muestra dos tipos de tareas: aquellas que han sido pospuestas
pospuesto respecto de su lnea base y las que estn retrasada en su
programacin
Que usan el recurso en el Tareas que usan un recurso que se ha especificado dentro de
intervalo de fechas un rango de recursos especificado
Que utilizan el recurso Tareas que usan un recurso que se ha especificado

Tareas activas Tareas que no tienen marcada la casilla de verificacin Inactiva
Tareas completadas todas las tareas que han terminado
Tareas con datos adjuntos Tareas que tienen objetos adjuntos o una nota en la caja de Notas
Tareas con duraciones Tareas que tienen marcado la casilla de verificacin Estimada o
estimadas que la duracin por defecto estimada no ha sido cambiada
Tareas con fechas fijas Tareas que tienen una fecha de comienzo o fin que ha sido
ingresado directamente en vez de que Project calcule su fecha
de comienzo o fin
Tareas con fechas lmite Tareas que tienen asignada una fecha lmite
Tareas con retraso o Se especifica un recurso. Luego, Project muestra las tareas que
presup.sobrep. asign. a cumplen dos condiciones: las tareas asignadas al recurso que
Tareas con un calendario Slo las tareas que tienen asignado un calendario de tarea
de tareas asignado
Tareas crticas Todas las tareas que forman la ruta crtica
Tareas de nivel superior Tareas de resumen del ms alto nivel (nivel 1)
Tareas de resumen Tareas que tienen subtareas dentro de ellas
Tareas en curso Tareas que se han iniciado pero no han terminado.
Tareas incompletas Tareas que an no han terminado

Tabla 6.2 Filtros por defecto de los Recursos
Filtro Objetivo
Asignaciones en curso tareas que han comenzado pero que todava no finalizan
Asignaciones sin comenzar Recursos cuyas asignaciones todava no comienzan
Campos vinculados Recursos que tienen texto vinculado desde otros programas
Con costo mayor que Recursos cuyo costo excede una cantidad especificada
Costo mayor que el Recursos con un Costo que excede su costo previsto
presupuestado
Creadas despus del ... Recursos creados despus de una fecha especificada
Deberan comenzar el Deben comenzar en un fecha especificada
Deberan comenzar y Deben realizar en un rango especificado

finalizar el
Grupo Recursos que pertenecen a un grupo especificado
Intervalo de fechas Recursos cuyas asignaciones estn dentro de un rango

especificado
Intervalo de recursos Recursos dentro de una rango de nmeros ID
Progreso retrasado o Tareas incompletas que estn retrasadas o pospuestas

pospuesto respecto de su programacin en la lnea base
Recursos - Materiales Recursos con tipo de material
Recursos - Trabajo Recursos con tipo de trabajo
Recursos con datos adjuntos Recursos con objetos adjuntos o notas
Recursos de presupuesto Recursos configurados como recursos de presupuesto
Recursos fuera de Recursos cuyo costo excede su costo previsto

presupuesto
Recursos o asignaciones Recursos que usan horas extras
con horas extra
Recursos sobreasignados Recursos programados con ms trabajo que la capacidad que

tienen
Recursos: costo Recursos con tipo de costo
Todos los recursos Muestra todos los recursos
Trabajo completado Recursos que han completado sus tareas asignadas
Trabajo sin completar Recursos con trabajo previsto mayor que el trabajo
programado
Trabajo sobrepresupuestado Recursos con trabajo programado mayor que el trabajo

previsto

Aplicar un filtro a una vista
Al aplicar un filtro a una vista, se especifican los criterios que Project usa para
determinar qu tareas o qu recursos deben aparecer en esa vista. Luego, Project
selecciona la informacin a mostrar y, o bien resalta la informacin seleccionada u
oculta el resto de la informacin.
Para aplicar un filtro y ocultar el resto de informacin, siga estos pasos:
1. Mostrar la vista que desea filtrar.
2. Elija la pestaa Vista >> Filtro
3. Elija el filtro que desee en la lista desplegable.
Figura 6.4 Lista de Filtros predefinidos

Para aplicar un filtro que no aparece en la lista, o para aplicar un filtro resaltado, siga
estos pasos:
2. Elija Vista >> Filtro >> Ms filtros. Project muestra el cuadro de dilogo Ms
filtros, como en la siguiente Figura 6.5.
Figura 6.5 Filtros para Tareas

3. Haga clic en el botn de opcin Tareas para seleccionar y aplicar un filtro de
tareas, seleccione el botn de opcin Recursos para aplicar un filtro de recursos.
4. Seleccione un nombre de filtro de la lista.
5. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o haga clic en Resaltar para aplicar un
filtro resaltado. Si el filtro que desea aplicar un filtro interactivo, escriba los valores
requeridos.
Creacin de filtros personalizados
Si ninguno de los filtros predeterminados del Project se ajusta a sus necesidades,
puede crear un nuevo filtro o modificar un filtro existente personalizando los criterios
de un filtro desde el cuadro de dilogo Ms filtros. Para editar un filtro existente, siga
estos pasos:
2. Elija Vista >> Filtro >> Ms filtros, para abrir el cuadro de dilogo Ms filtros.
3. Seleccione el botn de opcin del tipo de filtro que desea usar: Tarea o Recurso.
4. Seleccione el filtro que desea modificar y haga clic en el botn Copiar. Project
muestra el cuadro de dilogo Definicin de filtro que es similar al mostrado en
la siguiente Figura 6.6.
Figura 6.6 Filtro personalizado

5. Haga clic en la columna Nombre de campo, Project muestra una flecha de
cuadro de lista a la derecha del campo.
6. Seleccione un campo de la lista.
7. Repita los pasos 5 y 6 para la columna Criterio y suministre un operador de
comparacin.
8. Repita los pasos 5 y 6 en la columna Valores y proporciona un valor de filtrado.
9. Repita los pasos 5 al 8 para cada criterio que desea crear; tambin suministre
un operador Y / O si quiere agregar criterios adicionales. Recuerde, Y significa
que el filtro muestra slo la informacin de la tarea o el recurso que cumple
todos los criterios, mientras que O significa que el filtro muestra slo la
informacin de la tarea o recurso que cumple cualquiera de los criterios.
10. Haga clic en Aceptar para volver a mostrar el cuadro de dilogo Ms filtros.
11. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro.
Figura 6.7 Opciones de Autofiltro

Agrupacin
La agrupacin es otra tcnica que puede usar para ver la informacin sobre su
proyecto. Puede resolver un problema si agrupa las tareas mediante algn
denominador comn. En la Figura 6.7, he agrupado las tareas por la duracin para
ayudar a identificar las tareas ms cortas en comparacin con ms tiempo.
Project contiene algunos grupos predefinidos. Para usar uno de estos grupos para
organizar las tareas en una vista, siga estos pasos:
a) Mostrar la vista que desea usar para las tareas de grupo.
b) Elija la pestaa Vista >> Agrupa por.
c) Elija el grupo que desea de cada grupo por men.
Figura 6.7 Las Tareas agrupadas le ayudarn a identificar la informacin sobre su proyecto.
No est limitado al uso de los grupos que aparecen en la lista Agrupar por, puede
agrupar mediante casi cualquier campo. Para agrupar de una manera que no aparece
en la lista, siga estos pasos:
1. Mostrar la vista que desea usar para las tareas de grupo.
2. Elija Vista >> Agrupa por >> Ms grupos. Project muestra el cuadro de dilogo
Ms grupos, como en la Figura 6.8.
3. Seleccione el botn de opcin Tareas para aplicar un grupo de tareas, o
seleccione el botn de opcin Recursos para aplicar una agrupacin de
recursos.
4. Seleccione un nombre de grupo de la lista.
5. Haga clic en Aplicar para aplicar el agrupamiento o haga clic en Modificar
o Copiar para editar un grupo o hacer una copia de un grupo para que
pueda editarlo.

Figura 6.8 - Use el cuadro Ms grupos para aplicar un grupo que no aparece en la lista Agrupar por o
para crear un nuevo grupo al copiar y editar un grupo existente.
6. Si desea aplicar un grupo, haga clic en Aceptar. Si va a crear un nuevo grupo
copiando un grupo ya existente, aparecer el cuadro de dilogo Definicin de
grupo, como se muestra en la Figura 6.9.
Figura 6.9 - Use este cuadro de dilogo para crear un grupo personalizado basado en un grupo
existente.
7. Asignar un nombre al grupo que est creando, y seleccione la casilla Mostrar en
el men si desea que el grupo est disponible en el men Agrupar por.
8. Abra el cuadro de lista Nombre de campo, y seleccione un campo en el que desea
agrupar el proyecto.
9. En la columna Criterio de ordenacin, seleccione Ascendente o Descendente.
10. (Opcional) Seleccione una Fuente para los ttulos de la informacin agrupada.
11. (Opcional) Cambie el Fondo de celda y la Trama que Project muestra para el
campo.
12. (Opcional) Haga clic en el botn Definir intervalos de grupo para mostrar el
cuadro de dilogo Definir intervalo de Grupo, como se muestra en la Figura 6.10.
En este cuadro de dilogo, puede controlar los intervalos de agrupamiento que
Project usa. Haga clic en Aceptar cuando termine para volver a mostrar el cuadro
de dilogo Definicin del Grupo.
Figura 6.10 Use este cuadro de dilogo para especificar la periodicidad con la que desea que Project
Grupo de los campos.
13. Seleccione la casilla de verificacin Mostrar tareas de resumen para incluir las
tareas de resumen en la agrupacin.
14. Haga clic en Aceptar para guardar sus selecciones y volver a mostrar el cuadro
de dilogo Ms grupos.
15. Haga clic en Aplicar para aplicar el grupo que acaba de definir.
Trabajando desde una vista de uso, tambin puede agrupar en campos de asignacin;
siga estos pasos para hacerlo:
1. Seleccione la vista Uso de tareas o la vista Uso de recursos.
2. Elija Vista >> Agrupa por >> Nuevo grupo por. Project muestra el cuadro de
dilogo Definicin de grupo en, como se muestra en la Figura 6.11.
3. Seleccione los campos por los que desea agrupar.
4. Marque el cuadro de verificacin Agrupar las asignaciones, no las tareas.
Figura 6.11 - Use este cuadro de dilogo para agrupar por campos de asignacin.
5. En la columna Tipo de campo, seleccione si desea agrupar por Asignacin o por
tarea.

6.2 Informes Visuales
Los informes visuales, que se crean, usan los datos de Project para crear Tablas
dinmicas en Excel y Diagramas dinmicos en Visio. Despus crear un informe, puede
manipularlo en Excel o Visio usando las tcnicas de esos programas que se utilizan
para manipular cualquier tabla dinmica de Excel o diagrama dinmico de Visio.
Para crear Informes visuales, elija la pestaa Crear un Informe >> botn Informes
Visuales. Aparece el cuadro de dilogo Informes visuales (vase la figura 6.12). Estos
informes se dividen en seis categoras:
Uso de tareas
Uso de recursos
Uso de la asignacin
Resumen de la tarea
Resumen del recurso
Resumen de la asignacin
Figura 6.12 - Utilice esta ventana para crear informes visuales.

Los informes que aparecen en los informes Visuales son plantillas que vienen con
Project, pero tambin puede crear sus propios informes, si no encuentra un informe
que se adapte a sus necesidades.
En esta seccin, se describen cada una de las plantillas de informes que vienen con
el Project. Luego, al final de esta seccin, se muestra cmo crear su propio
informe visual.

Informe Uso de tareas
Un solo informe aparece en la categora de los informes Uso de tareas: el Informe
de Flujo de Caja.
INFORME DEL FLUJO DE CAJA
El informe del Flujo de caja, una tabla dinmica de Excel, utiliza datos de tareas,
recursos y asignaciones para producir un grfico de barras similar a la que se muestra
en la Figura 6.13.
Figura 6.13 - El Informe del Flujo de caja.
Informe Uso de recursos

La categora de informes visuales Uso de recursos contiene cinco informes. Para dos
de los informes, el Informe del Flujo de Caja y el Informe de Disponibilidad de los
recursos, que encontrar en ambas versiones: Mtricas y EE.UU.
INFORME DEL FLUJO DE EFECTIVO
Encontrar una versin Mtrica y una versin de EE.UU. del informe del Flujo de
efectivo, un diagrama dinmico en Visio. Utilizando los datos del proyecto, este informe
produce un diagrama que muestra los costos previstos y reales para su proyecto
en el tiempo y divide la informacin por tipo de recurso, mostrando: trabajo, materiales
e informacin de costos.

INFORME DE DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS
Encontrar una versin mtrica y una versin de EE.UU. del Informe de Disponibilidad
de los recursos, un diagrama dinmico Visio. Utilizando los datos del proyecto, este
informe produce un diagrama que muestra la capacidad total, trabajo, y la
disponibilidad restante de los recursos de trabajo.
INFORME DEL RESUMEN DE COSTOS DE LOS RECURSOS
El informe del resumen de costos del recurso, una tabla dinmica de Excel, produce
un grfico circular que divide los costos de recursos entre los distintos tipos de
recursos.
INFORME DE DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS
El Informe de Disponibilidad de los recursos es una tabla dinmica de Excel que
produce un grfico de columnas (ver Figura 6.14) que muestra el trabajo y la
disponibilidad restante en el tiempo.
Figura 6.14 - El informe de disponibilidad de los Recursos.

INFORME DEL RESUMEN DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
El Informe del resumen de Trabajo de los Recursos es una tabla dinmica de Excel
que produce un grfico de columnas (ver Figura 6.15) mostrando el trabajo, la
disponibilidad restante, y el trabajo real de cada recurso de trabajo en su proyecto.

Figura 6.15- El informe del resumen de Trabajo de los Recursos.
Personalizacin de las plantillas de informe visual

Debido a la variedad de plantillas de informes disponibles, lo ms probable es que no
tendr que crear su propia plantilla. Pero puede crear una nueva plantilla o modificar
una plantilla existente que se acomode a sus necesidades.
Al crear una nueva plantilla, el Project se basa en una plantilla existente. Para crear
una nueva plantilla de informe visual personalizado, siga estos pasos:
1. Seleccione Proyecto >> Informes visuales para mostrar el cuadro de dilogo
Informes Visuales.
2. Haga clic en el botn Plantilla nueva. Project muestra el cuadro de dilogo
Informes visuales: nueva Plantilla (vase Figura 6.16).
3. Elija Excel o Visio como la aplicacin que mostrar el informe. Si selecciona
Visio, elija entre Visio (sistema mtrico) o Visio (unidades de EE.UU.).
4. Abra el cuadro de lista Elija los datos sobre los que desea realizar el informe y
seleccione un informe visual existente para que sea la base de su nuevo
informe.

Figura 6.16 - Utilice este cuadro de dilogo para describir la nueva plantilla que desea crear.
5. Haga clic en el botn Selector de campos. Project muestra el cuadro de dilogo
informes Visuales Selector de Campos (vase la Figura 6.17).
Figura 6.17 - Utilice este cuadro de dilogo para seleccionar los campos que desea incluir en su
plantilla de informe visual.

Los campos que aparecen en este cuadro de dilogo cambian en funcin de la plantilla
de informe que haya seleccionado en el paso 4. Pero las funciones del cuadro de
dilogo son las mismas, independientemente de la opcin que elija en el paso 4. Las
columnas de la derecha muestran los campos que figuran actualmente en la plantilla
del informe, y las columnas de la izquierda muestran los campos disponibles para
agregar a la plantilla. Para incluir un nuevo campo, haga clic en una de las columnas
a la derecha y haga clic en el botn Agregar. Para eliminar un campo existente en el
informe, haga clic en una de las columnas a la izquierda y haga clic en Quitar. Cuando
termine de seleccionar los campos, haga clic en Aceptar dos veces.
Project comienza a pasar por el proceso de construccin del informe que describi.
Cualquiera ventana de Excel o ventana de Visio le permiten establecer la Tabla
dinmica o el Diagrama dinmico. La figura 6.18 muestra una tabla dinmica vaca
de Excel con los campos de la derecha para que pueda arrastrar y colocar los campos
en los lugares adecuados en la tabla dinmica.
Figura 6.18 - Una tabla dinmica o diagrama dinmico vaca aparece de manera que puede dar
formato a su informe.
Cuando termine de configurar la plantilla, haga clic en el Archivo >> Guardar como.
En el cuadro de dilogo Guardar, aparece automticamente la ubicacin
predeterminada para las plantillas. Proporcione un nombre para la plantilla y haga clic
en Guardar.

6.3 Crear un informe del proyecto
Con Project 2013, podr crear y personalizar informes grficos muy llamativos
utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningn otro
software. A medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarn para reflejar la
informacin ms reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente.
Para crear un informe debe seguir los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Crear un Informe.
2. En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un
informe concreto.
Por ejemplo, para abrir el informe Informacin general del proyecto, haga clic en
Informe > Paneles de informacin > Informacin general del proyecto.
Figura 6.19 Informacin general del proyecto

Aparece un informe como el de la Figura 6.20, El informe Informacin general del
proyecto combina grficos y tablas para mostrar en qu punto se encuentra cada fase
del proyecto, los prximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha
cumplido.
Figura 6.20 Informacin general del proyecto

Project proporciona 16 informes que puede usar directamente, pero no por eso debe
sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto de
cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero.
Trabajar con su informe

Cambiar los datos de un informe
Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe.
1. Haga clic en la tabla o grfico que desee cambiar.
2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para
seleccionar los campos que desee mostrar y filtrar la informacin.
Tip Al hacer clic en un grfico, aparecern directamente, adems, tres botones a la

derecha del grfico. Utilice los botones Elementos de grfico y Filtros de grfico
para seleccionar rpidamente elementos como etiquetas de datos y filtrar la
informacin destinada al grfico.
Ejemplo
En el informe Informacin general del proyecto, podr cambiar el grfico completado
al % de manera que se muestren las subtareas crticas en vez de las tareas de
resumen de nivel superior:
1. Haga clic en cualquier parte del grfico % completado.
2. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas
crticas.
3. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, ser el
primer nivel del esquema que tenga subtareas en vez de tareas de resumen.
El grfico cambia segn se seleccionan las opciones, como se muestra en la figura 6.21.
Figura 6.21 Cambiar los datos en el informe General del proyecto

Cambiar el aspecto de un informe
Con Project, puede controlar el aspecto de sus informes, desde un sencillo blanco y
negro a una explosin de colores y efectos.
Tip Puede hacer que un informe sea parte de una vista en dos paneles y as ver cmo
el informe cambia en tiempo real a medida que trabaja en los datos del proyecto.
Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informes |
Diseo para ver las opciones de modificacin del aspecto de todo el informe. Desde
esta pestaa, podr cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. Tambin
podr agregar nuevas imgenes (incluyendo fotos), formas, grficos o tablas.
Al hacer clic en elementos individuales (grficos, tablas, etc.) de un informe,

aparecern nuevas pestaas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar
formato a esa parte.
Tip Al hacer clic en un grfico, aparecern directamente, adems, tres botones a la

derecha del grfico. Haga clic en el botn Estilos de grfico para cambiar
rpidamente el color o estilo del grfico.
Ejemplo
Supongamos, por ejemplo, que decide renovar el aspecto del grfico % completado,
en el informe Informacin general del proyecto.
100% 100%
90%
80%
70%
60%
50% 42%
40%
30%
20%
10%
0%
0%
Preproduccin Produccin Posproduccin

1. Haga clic en cualquier punto del grfico % completado y luego en
Herramientas de Grficos | Diseo.
2. Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de grfico. Al hacerlo, se
quitarn las lneas y se agregarn sombras a las columnas.
3. Vamos a darle profundidad al grfico. Haga clic en Herramientas de grfico |

Diseo > Cambiar tipo de grfico.
4. Haga clic en Columnas > Columna agrupada 3D.
5. Agregar un color de fondo. Haga clic en Herramientas de grfico | Formato

> Relleno de forma y seleccione un nuevo color.

6. Cambiar los colores de la barra. Haga clic en las barras para seleccionarlas,
luego en Herramientas de grfico | Formato > Relleno de forma y
seleccione un nuevo color.
Aparece un grfico como el mostrado en la Figura 6.22.
Figura 6.22 Con solo unos clics, notar una gran diferencia. Y apenas hemos rascado la superficie de
las opciones de formato.
Compartir un informe
1. Haga clic en cualquier parte del informe.
2. Haga clic en Herramientas de informe | Diseo > Copiar informe.
3. Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar grficos.

Tipos de Informes
Project 2013 incluye nuevos informes y paneles que puede usar para comprobar el
estado general de sus proyectos o para ver si determinadas partes del proyecto estn
conformes a su programacin.
Encontrar las siguientes 4 categoras o grupos de informes:
Panel
Recursos
Costos
En curso (de progreso)
Vea las tablas siguientes para obtener informacin acerca de los informes
predefinidos.
Informes del panel
Para ver todos los informes del panel, haga clic en Crear un Informe > Paneles.
Tabla 6.3 Informes del Panel
Este informe: Muestra:
El trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo que queda

Evolucin
por hacer.
El estado actual de costes de su proyecto y de las tareas de nivel

Informacin superior. Adems, muestra los costes planeados, restantes, reales,
general de acumulados y de lnea base, as como el porcentaje de finalizacin.
costos De este modo, podr determinar si su proyecto se ajustar al
presupuesto.
Informacin El porcentaje de finalizacin del proyecto, los prximos hitos y las

general del tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido (tareas
proyecto retrasadas).
Prximas El trabajo realizado en la semana actual, el estado de las dems

tareas tareas vencidas y las tareas que comienzan la semana prxima.
Una evolucin del trabajo del proyecto, as como estadsticas de

Informacin
trabajo de todas las tareas de nivel superior para que sepa cul es
general del
porcentaje de finalizacin y que tareas estn an pendientes de
trabajo
realizar.

Informes de recursos
Para ver todos los informes de recursos, haga clic en Informe > Recursos.
Tabla 6.4 Informes de recursos
El estado de trabajo de todos los recursos sobreasignados con informacin

Recursos
acerca del trabajo real y restante. Gracias a este informe, podr intentar resolver
sobreasignados
estas sobreasignaciones en la Vista de planeador de equipo.
El estado de todas las personas (recursos de trabajo) que estn trabajando en

Visin general de
su proyecto para que sepa qu trabajo falta por completar y qu tareas estn
los recursos
pendientes de realizar.
Informes de costos
Para ver todos los informes de costos, haga clic en Informe > Costos.
Tabla 6.5 Informes de costos
Los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las tareas de nivel
Flujo de caja superior. Use la opcin Lista de campos para mostrar otros costos u otros
periodos de tiempo.
La variacin de costos de todas las tareas de nivel superior y recursos de

Sobrecostos trabajo e indica en qu punto superan los costes reales a los costos de lnea
base.
El valor acumulado, la variacin y los ndices de rendimiento durante un tiempo.

Informe de valor
Asimismo, compara los costos y las programaciones con una lnea base con el
acumulado
fin de determinar si el proyecto cumplir la fecha prevista.
El estado del costo de los recursos de trabajo (personal y material). Asimismo,

Visin general de
muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribucin de costos
costo de recursos
en un grfico.
Informacin general El estado del costo de las tareas de nivel superior. Asimismo, muestra los
de costos de la tarea detalles de costos en una tabla y datos de distribucin de costos en un grfico.

Informes de progreso
Para ver todos los informes de progreso, haga clic en Informe > En curso.
Tabla 6.6 Informes de progreso
Este informe: Muestra
Todas las tareas con programacin ajustada que figuran como crticas en la ruta crtica
Tareas
de su proyecto, lo que indica que cualquier retraso en estas tareas provocar retrasos
crticas
en la programacin.
Tareas Las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a las fechas de inicio y
retrasadas finalizacin programadas y que cuyo progreso no es el planeado.
Informe de Todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe muestra qu tareas tienen
hito retrasos, qu tareas han vencido o las que se han completado.
Tareas Todas las tareas del proyecto que estn tardando ms de lo esperado en completarse
pospuestas y cuya fecha de finalizacin es posterior a la fecha de finalizacin de lnea base.
Elegir una plantilla de informe para crear informes propios

En caso de que ninguno de los informes predefinidos no se ajusten a sus necesidades,
puede usar una de las siguientes nuevas plantillas de informes para crear sus propios
informes de proyectos.
Para ver todas las plantillas de informes, haga clic en Informe > Nuevo informe.
Crear un informe propio

1. Haga clic en Crear un Informe > Nuevo informe.
2. Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar.
3. Dele un nombre a su informe y empiece a aadir informacin.
Cualquiera de los grficos que cree desde cero son totalmente personalizables.
Puede agregar y eliminar elementos o cambiar los datos segn sus necesidades.

Tabla 6.7 Plantillas de informe
Esta plantilla
Muestra
de informe
Un Lienzo en blanco.
En blanco Utilice la pestaa Herramientas de informe | Diseo para agregar
grficos, tablas, texto e imgenes.
Un grfico de los datos de su proyecto donde se comparan valores de

Trabajo real, el Trabajo restante y el Trabajo predeterminado.
Grfico Use el panel Lista de campos para seleccionar qu campos se muestran
en la tabla para compararlos en el grfico. Use los botones situados junto
al grfico para personalizar su color y formato.
Es una Tabla de los datos del proyecto que muestra, de modo

predeterminado, los campos Nombre, Inicio, Fin y % completado.
Tabla Use la Lista de campos para seleccionar qu campos se muestran en la

tabla. En el cuadro Nivel de esquema, elija el nmero de niveles de
esquema que desea mostrar en la tabla. Use las pestaas Herramientas de
tabla para personalizar la tabla.
Dos grficos en paralelo que muestran los mismos datos del proyecto.
Comparacin En un principio, los grficos tienen los mismos datos. Haga clic en un
grfico y seleccione los datos que desee en el panel Lista de campos para
empezar a distinguirlos.

6.4 Curva - S
A continuacin se muestra la grfica de un valor acumulado que se conoce como
Curva - S:
Algunas definiciones previas:

Es un grfico que sirve para visualizar el grado de avance del proyecto
Se compara lo realizado vs lo planeado
Se trabaja con variables acumuladas:
o De Costo (costo acumulado)
o De tiempo (trabajo acumulado, duracin acumulada)
En el eje X, se grafica el tiempo (en meses, semanas)
Procedimiento 1:
1. Mostrar la tarea resumen del proyecto (tarea 0)
Formato >> Mostrar u ocultar >> Tarea resumen del proyecto
2. Cambiar a la vista USO DE TAREAS

3. Cambiar la escala temporal ( a meses o semanas, segn el caso)
Ejemplo: si el proyecto dura ms de un ao, cambiar a meses; si dura menos
de 6 meses, cambiar a semanas.
4. Mostrar el campo TRABAJO ACUMULADO
Formato >> Detalles >> Trabajo acumulado
Si se quiere agregar un campo que no est en la relacin anterior, usar Agregar

detalles.
5. Copiar los datos de trabajo acumulado desde Project a Excel.
Copiar la fila correspondiente a Trabajo acumulado. (Seleccionar hasta que
no se repitan los valores)
Usar el teclado (CTRL + C y CTRL + V)
Copiar o escribir los datos para el eje X, por ejemplo meses.
6. Graficar en Excel
Borrar la letra h de los datos copiados (usar la opcin Buscar y reemplazar)
Usar el grfico Dispersin tipo: Dispersin con lneas suavizadas y

marcadores.

Se debe obtener un grfico como el siguiente:
Curva - S
120.0%
100.0%
80.0%
60.0%
Curva - S
40.0%
20.0%
0.0%
0 5 10 15 20 25
Procedimiento 2:
1. En la pestaa CREAR UN INFORME elija Informes Visuales
2. De la lista de informes que aparecen, elija Informe de horas extras del valor
acumulado. Luego, haga clic en Editar plantilla.

3. Haga clic en el botn Quitar Todos para dejar vaca la seccin Campos
seleccionados.
4. En la seccin campos disponible, seleccione los campos AC, Valor acumulado y Valor
planeado (aydese con la tecla CTRL). Luego haga clic en Agregar.
5. Debe quedar como la figura siguiente:

6. Finalmente, haga clic en Editar plantilla. Espere un momento (unos 10 a 20 segundos
dependiendo de la velocidad de su computador) que se estn exportando los datos a
Excel.
7. Aparecer un libro de Excel con dos hojas de clculo: Grfico1 y Uso de la Asignacin
con VA.
8. Vaya a la hoja Uso de la asignacin con VA y haga clic en el signo + que est
junto al nombre de cada uno de los trimestres para que expandan su
informacin
9. Regrese a la Hoja Grfico1 y podr ver las 3 curvas de AC, PV y EVS

CAPTULO 7:
Tpicos Avanzados
7.1 Creacin de una macro sencilla
En sta seccin se tratarn los siguientes temas:
Utilizar macros
Grabar macros
Ejecutar macros
Usar atajos para ejecutar macros
Ejemplo: grabar una macro para crear un filtro para las tareas crticas
Las macros son pequeos programas que llevan a cabo las tareas repetitivas que se
realizan con frecuencia. Es posible que haya utilizado macros en Word o en Excel.
Las macros funcionan del mismo modo en Project como lo hacen en dichas
aplicaciones.
Utilizar macros
Las macros son ms tiles cuando se necesita realizar cualquier tarea repetitiva. En
particular, puede utilizar las macros de Project para hacer lo siguiente:
Mostrar las tablas de uso frecuente
Mostrar las vistas de uso frecuente
Cambiar a una vista personalizada
Generar informes estndar
A medida que se sienta cmodo utilizando Project, identificar los pasos que realiza
una y otra vez; estas tareas son excelentes candidatas para convertirse en macros.
Grabar macros
Project guarda las macros en el lenguaje de programacin Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Y si usted es un experto en programacin, puede escribir la macro
directamente en el lenguaje de programacin VBA. La figura 7.1 muestra un ejemplo
de las instrucciones que se almacenan en una macro en Visual Basic.

Figura 7.1 Un ejemplo de un conjunto de instrucciones que se almacenan en una macro.
Al grabar una macro, Project memoriza los pasos que usted quiere dar y despus
almacena esos pasos. Project a continuacin, convierte estas acciones en
declaraciones de Visual Basic y guarda las declaraciones en una macro. Ms tarde,
cuando quiera realizar de nuevo esa accin, slo debe ejecutar la macro.
Antes de grabar una macro, debe ejecutar los pasos que desea tomar. Puede incluso
querer anotar los pasos. De esta manera, estar menos propensos a cometer (y
grabar) errores.
Suponga que a menudo se encuentra mostrando una vista dividida con el Diagrama
de Gantt en la parte superior y la vista Uso de Recursos en la parte inferior. Como esto
se hace a menudo, sera muy til hacer una macro. En primer lugar, a travs del
proceso para crear la vista para saber qu pasos debe tomar:
1. Haga clic en el atajo a la vista Diagrama de Gantt. (en la parte derecha de la
barra de estado).
2. Haga clic en la pestaa Vista, en el grupo Vista en dos paneles, marque la
casilla de verificacin Detalles, para abrir el panel inferior que muestra, por
defecto, la vista Formulario de tareas.
3. Haga clic derecho en el ttulo del panel inferior para seleccionar la vista
Formulario de Tareas.
4. En la pestaa Vista, en el grupo Vista en dos paneles, haga clic en la flecha
de la lista desplegable Detalles.
5. Desde el men de vistas que aparece, haga clic en Ms Vistas, para abrir el
cuadro de dilogo Ms vistas.
6. Seleccione la vista Uso de Recursos.
7. Haga clic en Aplicar.

Ahora que sabe lo que quieres grabar, siga estos pasos para grabar la macro:
1. Para ayudarse a ver lo que sucede mientras est sucediendo, haga clic
derecho en la barra de estado y asegrese de que aparezca marcada la
opcin Grabacin de Macros. En la Figura 7.2, se muestra el botn
Grabacin Macros aparece a la derecha del botn LISTO- y se ha abierto
la barra de estado personalizada para mostrarle que una marca aparece junto
a Grabacin de Macros.
2. Haga clic en el botn Grabacin de Macros en la barra de estado para abrir
el cuadro de dilogo Grabar Macro (ver Figura 7.3)
Figura 7.2 Personalice la barra de estado para que aparezca el botn Grabar Macro.
3. Escriba un nombre para la macro en el cuadro Nombre de macro.
Figura 7.3 El cuadro de dilogo Grabar Macro.

4. En el cuadro de dilogo Grabar macro, abra el cuadro de lista Guardar macro
en y haga clic en la ubicacin donde desea almacenar la macro. Puede
almacenar la macro en el Archivo global o en Este proyecto. Para hacer que
la macro est disponible en todos los proyectos, seleccione Archivo Global.
5. Escriba una descripcin de la macro o la funcin que desempea en el cuadro
Descripcin. Esta descripcin aparece cuando se ejecuta la macro desde el
cuadro de dilogo Macro.
6. Use las opciones que estn en las secciones Referencia de fila y Referencia
de columna para controlar la forma en que la macro selecciona las filas y
columnas si selecciona las celdas mientras se ejecuta una macro. Para las
filas, la macro siempre selecciona filas, independientemente de la posicin de
la celda activa, debido a que registra las referencias relativas a las filas. Si
desea que una macro siempre seleccione la misma fila, independientemente
de la celda que se selecciona primero, seleccione Absoluta (Identificador).
7. Haga clic en Aceptar, y Project vuelve a mostrar su proyecto. No se nota
ninguna diferencia, pero Project ahora est grabando cada accin que se
realiza.
8. Tome todas las acciones que desea grabar.
9. Haga clic en el botn Grabacin de Macros otra vez para detener la
grabacin de su macro.
Ejecutar macros
Para utilizar una macro que acaba de grabar, slo tiene que ejecutar la macro. Algunas
personas se refieren a esta accin como "reproducir" la macro porque asocian la
grabacin y reproduccin con el proceso de grabacin de un programa de TV en un
reproductor de vdeo y, a continuacin se reproduce la grabacin.
Si su macro introduce cambios sustanciales a su proyecto, debe guardar el proyecto
antes de ejecutar la macro. Con capacidades ilimitadas de Deshacer, podra deshacer
sus efectos, pero dudo que encuentre esto divertido. Sera mucho ms fcil cerrar el
proyecto y volver a abrirlo. Para ejecutar una macro, siga estos pasos:
1. Abra el proyecto que contiene la macro. Si almacena la macro en el archivo
de plantilla global, puede abrir cualquier proyecto.
2. Haga clic en la pestaa Vista, en el grupo Macros, haga clic en el botn
Macros que aparece en el cuadro de dilogo Macros (ver Figura 7.4).

Figura 7.4 - El cuadro de dilogo Macros.
3. Seleccione la macro que desea ejecutar en la lista Nombre de la macro.
4. Haga clic en Ejecutar. Project realiza los pasos que grab en la macro.
Usar atajos para ejecutar Macros

Aunque puede ejecutar macros seleccionndolas en el cuadro de dilogo Macros, si
usa una macro regularmente, puede acortar el mtodo para ejecutar la macro. Puede
crear una de las siguientes opciones para hacerlo:
Un botn en la Cinta que ejecute la macro
Un botn en la Barra de Herramientas de acceso rpido que ejecute la macro
Un atajo de teclado que ejecute la macro
Asignar una macro a la Cinta
Puede agregar un botn para ejecutar la macro a un grupo personalizado en cualquier
pestaa de la cinta de opciones. No se puede agregar botones a los grupos existentes,
aunque se puede agregar botones de macros a las pestaas personalizadas que cree.
En esta seccin se muestra cmo agregar un botn para una macro a la pestaa Vista.
Siga estos pasos para agregar un comando que ejecute su macro en un men:
1. Haga clic derecho en cualquier parte de la cinta de opciones y, en el men que
aparece, haga clic en Personalizar la cinta de opciones. Aparecer el cuadro
de dilogo Opciones de Project, mostrando la pestaa Personalizar cinta.
2. En la columna de la derecha, haga clic en el signo ms al lado de la pestaa a
la que desea agregar un grupo.

3. Haga clic en el grupo al que desea que aparezca en la cinta de opciones a la
izquierda del nuevo grupo.
4. Haga clic en el botn Nuevo grupo debajo de la columna de la derecha. Project
agrega un nuevo grupo a la pestaa bajo el grupo que ha seleccionado en el
paso 3 y selecciona el nuevo grupo (vase la Figura 7.5).
5. Para asignar un nombre al nuevo grupo, haga clic en el botn Cambiar nombre
debajo de la columna de la derecha para mostrar el cuadro de dilogo Cambiar
nombre.
6. Escriba un nombre para el grupo y haga clic en Aceptar. Project asigna el
nombre a su grupo y vuelve a mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Project.
7. Para agregar un botn de la macro en el grupo, asegrese de que el grupo que
ha creado est seleccionado en la columna de la derecha.
8. Abra el cuadro de lista por encima de la columna de la izquierda y elija Macros
(ver Figura 7.6). Project cambia el contenido de la columna de la izquierda para
mostrar todas las macros disponibles.
9. Haga clic en la macro que desea agregar a la cinta.
10. Haga clic en el botn Agregar entre las columnas, y Project muestra el
siguiente comando en el grupo que ha creado.
11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Project.
Figura 7.5 El cuadro de dilogo Opciones de Project despus de agregar un nuevo grupo a una
pestaa

Figura 7.6 Mostrar todas las macros disponibles
Un nuevo grupo aparece en la pestaa seleccionada en la Cinta, y un botn para su
macro aparece en ella (vea la Figura 7.7).
Figura 7.7 En este ejemplo, he agregado Mi macro a un grupo personalizado en la pestaa Vista
tambin llamada Vista de Luis
Asignar una macro a un botn de la Barra de Herramientas de acceso rpido
Suponga que usted es un fan de los botones de la Barra de herramientas de acceso
rpido y crea una macro que utiliza con frecuencia. Necesita crear un botn ubicado
en la Barra de Herramientas de acceso rpido en el que pueda hacer clic para ejecutar
su macro. Siga estos pasos:
1. Haga clic en la flecha situada a la derecha de la Barra de Herramientas de
acceso rpido.
2. En el men que aparece, haga clic en Ms comandos. Aparecer el cuadro de
dilogo Opciones de Project, mostrando la pestaa Barra de herramientas de
acceso rpido.
3. Abra el cuadro de lista por encima de la columna de la izquierda y elija Macros
(vea la Figura 7.8). Project cambia el contenido de la columna de la izquierda
para mostrar todas las macros disponibles.

4. Haga clic en la macro que desea agregar a la Barra de herramientas de acceso
rpido.
5. Haga clic en el botn Agregar. Project muestra el botn en la lista de la
derecha, junto a los comandos que ya estn en la Barra de herramientas de
acceso rpido.
6. Para reordenar los botones en la Barra de herramientas de acceso rpido, haga
clic en un comando en la columna de la derecha.
7. Haga clic en los botones Mover Arriba y Mover Abajo, que aparecen a la
derecha de la lista de la derecha.
8. Para cambiar el nombre del botn, haga clic en el botn en la columna de la
derecha y haga clic en el botn Modificar debajo de la columna de la derecha
para abrir el cuadro de dilogo botn Modificar (vase la Figura 7.9).
9. Escriba el nombre, exactamente como desea que aparezca en el botn de barra
de herramientas, en el cuadro Nombre; puede incluir espacios.
10. Para cambiar la imagen del botn para su macro que aparece en la Barra de
herramientas de acceso rpido, haga clic en una imagen de diferente en el
cuadro de dilogo Modificar Botn.
Figura 7.8 Agregar un botn para una macro a la Barra de herramientas de acceso rpido

Figura 7.9 Use este cuadro de dilogo para cambiar el nombre del botn de la macro
11. Haga clic en Aceptar. Project actualiza el nombre y la imagen del botn de la
macro, si ha seleccionado una imagen diferente (vase la Figura 7.10).
12. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo
Opciones de Project.
Aparece un nuevo botn para su macro en la Barra de herramientas de acceso
rpido (vase la Figura 7.11). Cuando seale el mouse en el botn, la pantalla
mostrar el nombre que ha asignado al botn de la macro.
Figura 7.10 He renombrado y cambiado la imagen del botn Gantt / Uso de recursos.
Figura 7.11 El nuevo botn despus de colocarlo en la barra de herramientas

Asignar un atajo de teclado a una macro
Si desea ejecutar la macro desde un atajo de teclado. Y, suponiendo que no estableci
un acceso directo al crear la macro.
Siga estos pasos para agregar un atajo de teclado a la macro despus de crearla:
1. Abra el proyecto que contiene la macro. Si ha grabado la macro en el archivo
de Plantilla Global, puede abrirla desde cualquier proyecto.
2. Clic en la pestaa Vista, en el grupo Macros, haga clic en la parte superior del
botn Macros para abrir el cuadro de dilogo Macros (Figura 7.12).
Figura 7.12 - El cuadro de dilogo Macros. Tambin puede pulsar Alt + F8 para mostrar el cuadro de
dilogo Macros.
3. Resalte la macro a la que desea agregar un acceso directo del teclado.
4. Haga clic en Opciones para abrir el cuadro de dilogo Opciones de la macro
que aparece en la figura 7.13.
5. En el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba una letra.
Figura 7.13 - Establezca un atajo de teclado para una macro desde el cuadro de dilogo Opciones de
la macro.
6. Haga clic en Aceptar. Si la combinacin que ha seleccionado (Ctrl + la letra
que ha escrito) no est en uso por Project, Project muestra otra vez el cuadro
de dilogo Macros. Si Project est utilizando la combinacin seleccionada
para otra macro, Project le pide que intente con una combinacin diferente.
7. Cierre el cuadro de dilogo Macros.
Para ejecutar la macro, pulse la combinacin de teclas que le asign. Si decide que
no desea ejecutar la macro mediante el uso de esta combinacin de teclas, puede
cambiar la combinacin utilizando los pasos anteriores, o puede eliminar la
combinacin de teclas que asign a abrir el cuadro de dilogo Opciones de macro y
la supresin de la letra desde el cuadro de texto Tecla de mtodo abreviado.
Ejemplo: Grabar una macro para crear un filtro para las tareas
crticas
Como jefe de proyecto, debe identificar fcilmente las tareas en el proyecto que se
estn quedando retrasadas. En particular, si una tarea retrasada pertenece a la ruta
crtica del proyecto, tendr un impacto directo sobre su capacidad de poder completar
a tiempo el proyecto.
Puede usar VBA para identificar fcilmente las tareas de la ruta crtica de su proyecto
que deberan haber terminado en la fecha actual, pero que no lo han hecho. Despus
de identificar estas tareas, puede filtrar la lista de tareas para un recurso particular.
Puede identificar las tareas retrasadas, de la ruta crtica, por persona.
La grabacin de una macro que capture los pasos bsicos del proceso es una tcnica
excelente para sentar las bases del cdigo VBA que se necesitar al final. Despus
de grabar el cdigo bsico de VBA en una macro, puede personalizar el cdigo para
adecuarlo a sus necesidades. En la figura 7.14, se ve un proyecto con todas sus tareas
visibles.
Figura 7.14 - Un proyecto con todas sus tareas visibles.

Use los siguientes pasos para crear un filtro que muestre slo las tareas que deberan
haber terminado en la fecha actual y se encuentran en la ruta crtica:
1. Elija la pestaa Vista >> Macros >> Grabar macro. Aparecer el cuadro de
dilogo Grabar macro.
2. En el cuadro Nombre de macro, escriba
FiltroTareasCriticasPorFechaYRecurso, como se muestra en la Figura 7.15,
y haga clic en Aceptar. La grabadora de macros inicia la captura de todas sus
acciones.
Figura 7.15 - El cuadro de dilogo Grabar macro.

3. Elija Vista >> cuadro de lista Filtro >> Ms filtros. Se abre la ventana Ms
Filtros.
4. Haga clic en el botn Nuevo para abrir el cuadro de dilogo Definicin de filtro.
5. Rellene el cuadro de dilogo Definicin de filtro, como se muestra en la Figura
7.16, y haga clic en Guardar. Project vuelve a mostrar la ventana Ms Filtros.
6. Haga clic en el botn Aplicar en la ventana Ms Filtros.
7. Elija la pestaa Vista >> Macros >> Detener grabacin, para detener la
grabacin de la macro. En este punto, ha grabado los pasos para filtrar el
proyecto de modo que muestre slo las tareas crticas que an no han sido
completadas.

Figura 7.16 En esta figura, se usa el cuadro de dilogo Definir filtro para configurar la macro para
filtrar la tareas crticas del recurso Desarrollador
Compare la Figura 7.17 con la Figura 7.5. Observe que slo las tareas que estn en
la ruta crtica son ahora visibles.
Figura 7.17 El proyecto ha sido filtrado para mostrar slo las tareas crticas que estn retrasadas y
contienen al recurso Analista.
Edicin de la macro para mostrar slo los recursos especificados
La macro que acaba de grabar funciona bien para el recurso Analista, pero realmente
le gustara ejecutar este mismo cdigo para cualquier recurso en su proyecto. Para
aadir esta flexibilidad al cdigo, debe agregar unas pocas lneas adicionales a la
macro para pedir al usuario que introduzca el nombre de un recurso a fin de incluirlo
en el filtro. Use los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa y, en el grupo Macros, haga clic en la parte superior del
botn Macros para ver el cuadro de dilogo Macros.
2. Seleccione la macro FiltroTareasCriticasPorFechaYRecurso y haga clic en
el botn Modificar para abrir el Editor de Visual Basic. Vea la seccin
Principales componentes del Editor de Visual Basic para una descripcin de la
ventana y sus elementos.

3. Cierre la ventana Explorador de proyectos y la ventana Propiedades (si estn
abiertas) haciendo clic en la X en la esquina superior derecha de cada ventana.
La ventana de cdigo ahora ocupa la pantalla completa, como se muestra en
la Figura 7.18
Figura 7.18 - La ventana de cdigo muestra el cdigo VBA que se gener mediante el registro de una
macro.
4. En la ventana de Cdigo, modifique el Sub-procedimiento aadiendo las
siguientes lneas y cambios que aparecen en negrita:
Sub FiltroTareasCriticasPorFechaYRecurso()
Dim strResourceName As String
' Macro FiltroTareasCriticasPorFechaYRecurso
' Macro grabada el jue 10/07/13
strResourceName = InputBox(Ingrese el nombre del recurso:)
FilterEdit Name:="Tareas retrasadas en la ruta critica", TaskFilter:=True,
Create:=True, OverwriteExisting:=True, FieldName:="Fin", Test:="Menor o igual
que", Value:="25/10/10", ShowInMenu:=True, ShowSummaryTasks:=True
FieldName:="", NewFieldName:="Tareas crticas", Test:="Igual a", Value:="S",
Operation:="Y", ShowSummaryTasks:=True
FieldName:="", NewFieldName:="Nombres de los recursos", Test:="Contiene",
Value:= strResourceName, Operation:="Y", ShowSummaryTasks:=True
FilterApply Name:="Tareas retrasadas en la ruta crtica"
End Sub
Probar el cdigo
Ahora puede ejecutar el cdigo modificado para probar los cambios que ha realizado.
Use los siguientes pasos para hacerlo:
1. Haga clic en el botn Ejecutar Macro de la barra de herramientas que est
en la parte superior de la ventana de Visual Basic como se muestra en la
Figura 7.19. Aparece el cuadro de dilogo Macros.

Figura 7.19 Haga clic en el botn Ejecutar Macro para ejecutar el sub-procedimiento VBA
2. Seleccione la macro FiltroTareasCriticasPorFechaYRecurso y haga clic en
Ejecutar.
3. La pantalla cambia a la ventana de Project y aparece el cuadro de dilogo
Microsoft Project (ver la figura 7.20). Cuando se le solicite ingresar el nombre
del recurso, escriba Administrador de Proyecto y haga clic en Aceptar.
Figura 7.20 Escriba un recurso cuyas tareas desea ver.

Vuelve a aparecer la ventana Visual Basic para Aplicaciones; use la barra de tareas
de Windows para volver a Project. Encontrar que Project aplica el filtro de modo que
puede ver slo las tareas en el proyecto que estn retrasadas, en la ruta crtica, y
asignadas al recurso llamado Administrador (vase la Figura 7.21).
Vamos a revisar los cambios realizados en el cdigo para que pueda entender el
propsito de cada cambio. La lnea que comienza con Dim declara una variable que
VBA utiliza para almacenar el nombre del recurso que el usuario escribe en el cuadro
de dilogo. La variable que ha creado se conoce como una variable de cadena, que
est diseada para almacenar texto.
La lnea strResourceName = InputBox ("Escriba el nombre del recurso:") muestra
un cuadro de dilogo conocido como InputBox. El InputBox pide al usuario que
escriba el nombre del recurso y VBA almacena el nombre que el usuario introduce en
la variable strResourceName.
En la ltima lnea que comienza con FilterEdit, se sustituy el texto Analista con la
variable strResourceName. VBA utilizar el nombre que el usuario introduzca en el
InputBox como el valor de filtro para el campo Nombres de los recursos.
Figura 7.21 Despus de agregar el filtro, puede ver las tareas que estn sobre la ruta crtica para el
recurso especificado.
7.2 Usar campos personalizados

Los campos personalizados le permiten crear listas de seleccin para garantizar la
correcta entrada de datos, crear frmulas para realizar clculos en los datos
personalizados, e insertar iconos que indican grficamente que un campo contiene
datos personalizados.
Personalizacin de la entrada de datos

Suponga que su jefe quiere que su mejor pronstico acerca de si mantendr la
programacin sobre una base de tarea por tarea. Puede configurar un campo
personalizado y proporcionar la informacin en cualquier vista de hoja del Project. Le
muestro este proceso en dos fases:
Crear un campo personalizado
Usar el campo personalizado
Crear un campo personalizado
Para crear un campo personalizado, siga estos pasos:
1. Elija la ficha Proyecto >> Personalizar campos. Project muestra el cuadro de
dilogo Campos Personalizados (vase la figura 7.22).

Figura 7.22 - Seleccione un tipo de campo personalizado.
2. Seleccione Tarea o Recurso. Luego, abra el cuadro de lista Tipo y elija el tipo
de campo que desea personalizar. El tipo que elija determina los valores que
se pueden incluir en la lista de seleccin. Elija Texto para incluir slo
caracteres alfanumricos en la lista de seleccin. Si selecciona Fecha,
Comienzo, o Fin, debe incluir nmeros con formato de fecha en la lista de
seleccin. Si elige Nmero o Costo, puede incluir slo nmeros en la lista de
seleccin. Si elige Indicador, puede incluir slo S o No en el cuadro de
dilogo Lista de valores. Para este ejemplo, se ha elegido Texto porque se va
a crear una lista de valores que contenga S, No y Quizs.
3. Proporcione un nombre significativo para el cdigo o campo personalizado,
haga clic en el botn Cambiar nombre y escriba el nuevo nombre. No puede
usar cualquier nombre que Project ya est usando. (En este ejemplo, he
nombrado al campo "Consulta".) A continuacin, haga clic en Aceptar para
volver a mostrar el cuadro de dilogo Personalizar campos.
4. Haga clic en el botn Buscar para mostrar el cuadro de dilogo Modificar
Tabla de consulta para Consulta (ver Figura 7.23).

Figura 7.23 - Use este cuadro de dilogo para definir los valores que desea que Project muestre en la
lista de seleccin durante la entrada de datos.
5. En la columna Valor, escriba el primer valor que desea que aparezca en la
lista. Los valores que el Project le permite incluir en la lista de valores
dependen del tipo de campo que eligi en el paso 2. Si elige Texto, puede
incluir slo combinaciones de letras y nmeros. Si ha elegido Fecha,
Comienzo, o Fin, debe incluir las entradas con formato de fecha. Si ha
seleccionado Nmero o Costo, puede incluir slo nmeros en la lista de
valores. Si elige Indicador, slo puede incluir S o No en la lista de valores.
6. (Opcional) En la columna Descripcin, proporcione una descripcin del valor.
7. Repita los pasos 5 y 6 para cada valor de lista que desea definir.
8. Puede establecer un valor predeterminado para que aparezca como la
entrada para el campo. Haga clic en el valor de la lista que desee seleccionar
por defecto y haga clic en el botn Establecer predeterminado. Project marca
la casilla de verificacin Usar un valor de la tabla como entrada
predeterminada para el campo y muestra el valor seleccionado y su
descripcin en texto azul, negrita.
9. Puede especificar el orden de la lista de valores en la seccin Mostrar Orden
de la Tabla de consulta; haga clic en el signo ms (+), que cambia a un signo
menos (-), para visualizar las opciones de ordenamiento.
10. En el panel Opciones de entrada de datos del cuadro de dilogo, puede
permitir que el usuario introduzca los valores distintos de los de la lista y
agregar esos valores a la lista de valores.
11. Haga clic en Cerrar para guardar la lista de valores y volver a mostrar el
cuadro de dilogo Campos Personalizados.
12. Haga clic en Aceptar para volver a mostrar su proyecto.
Usar un campo personalizado para la entrada de datos
Ahora que ha creado un campo personalizado, vamos a usarlo para la entrada de
datos. Para usar el campo personalizado, necesita mostrarlo como una columna en
una vista de hoja. Si ha definido un campo de tarea, puede usar cualquier vista de hoja
de tareas, si ha definido un campo de recursos, use cualquier vista de hoja de
recursos.
Para mostrar el campo personalizado en una columna de una vista de hoja, haga clic
derecho en el ttulo de la columna a cuyo lado derecho desea que aparezca el campo
personalizado. Project selecciona la columna y muestra un men contextual desde el
que debe elegir Insertar columna. Aparecer una extensa lista de nombres de campo
ordenados alfabticamente (ver Figura 7.24). Seleccione el campo personalizado que
ha definido y se mostrar El campo personalizado en la pantalla.
Figura 7.24 - Seleccione el campo personalizado que ha creado.

Al abrir el cuadro de lista, aparece la lista de valores que ha establecido (vea la figura
7.25). Seleccione los valores desde la lista, o simplemente escrbalos.

Figura 7.25 - A medida que complete el campo, seleccione de la lista de seleccin.
En mi ejemplo, si intenta escribir un valor que no existe en la lista, Project muestra un
mensaje de error como el siguiente.
Usar frmulas en campos personalizados

Suponga que su jefe le dice que parte de su evaluacin en la gestin del proyecto
depende de la precisin de sus estimaciones de costos. En estas circunstancias, es
posible que desee supervisar las tareas cuyo costo exceda al costo previsto. Puede
configurar un campo personalizado para ayudar a identificar fcilmente estas tareas.
Siga estos pasos para hacerlo:
1. Proyecto >> Campos Personalizados. Project muestra el cuadro de dilogo
Campos Personalizados, mostrado anteriormente en la figura 7.22.
2. Seleccione Tarea o Recurso y, a continuacin, abra el cuadro de lista Tipo
para elegir el tipo de campo que desea personalizar. Para este ejemplo, elijo
Tareas y despus Costo porque quiero comparar los valores de costos de
tareas.
3. Proporcione un nombre significativo para el campo, haga clic en el botn
Cambiar nombre y escriba el nuevo nombre. No se puede usar cualquier
nombre que el Project ya est usando; en el ejemplo, he llamado al campo

Diferencia. A continuacin, haga clic en Aceptar para volver a mostrar el
cuadro de dilogo Campos Personalizados.
4. Haga clic en el botn Frmula para mostrar el cuadro de dilogo Frmula para
el campo. La figura 7.26 muestra la frmula que he configurado para este
ejemplo.
5. Cree una frmula en el cuadro de texto seleccionando los campos o
funciones. Para seleccionar un campo, haga clic en el botn Campo; Project
muestra una lista de categoras de campo. Seleccione la categora de campo
correspondiente, y Project mostrar una lista de categoras de los campos
disponibles (vase la Figura 7.27). Para seleccionar una funcin, siga el
mismo proceso haciendo clic en el botn Funcin.
Figura 7.26 - Este cuadro de dilogo le permite definir los valores que desea que Project muestre en la
lista de seleccin durante el ingreso de datos.

Figura 7.27 - Seleccione un campo o una funcin para incluir en la frmula.
6. Para hacer una frmula, use los operadores que aparecen sobre los botones
Campo y Funcin.
7. En el cuadro de dilogo Frmula para, haga clic en Aceptar. Project le
advierte que se eliminar cualquier informacin que fue almacenada
previamente en el campo personalizado y reemplazar la informacin con los
valores calculados basados en la frmula.
8. En el cuadro Campos personalizados, haga clic en Aceptar para guardar la

frmula y volver a mostrar el cuadro de dilogo Campos personalizados.
9. (Opcional) Asigne filas de resumen a la frmula.
Si hace clic en Aceptar en este momento, Project calcula un valor para la frmula.
Puede ver el valor si muestra la columna para el campo personalizado, como lo hice
en la figura 7.28. Sobre la base de la frmula que he creado, los valores positivos
representan tareas en las que el Costo Real excede al CPTR (Costo Presupuestado

del trabajo Realizado) y, mi columna Diferencia no es ms que la columna Variacin
de la tabla Costo.
Suponga que no quiere cifras numricas para encontrar las tareas con problema.
Puede insertar iconos para representar los valores positivos y negativos (y facilitar el
trabajo de identificar las tareas con problemas) siguiendo estos pasos:
1. En el cuadro de dilogo Campos personalizados, resalte el campo
personalizado que ha creado y haga clic en el botn Indicadores grficos
(vase de nuevo la figura 7.22). Project muestra el cuadro de dilogo
indicadores grficos (ver Figura 7.29).
Figura 7.28 - Cuando se muestra la columna para el campo personalizado que contiene una frmula,
se muestra el resultado de la frmula.
2. Elija el tipo de fila a la que desea asignar un indicador: Filas de No de
resumen, Filas de resumen o Resumen del proyecto.
3. En la seccin Prueba para, establezca la prueba que debe usar el Project. En
cada columna, puede elegir desde cuadros de listas. En la columna Valores,
puede comparar el resultado de la frmula con el valor de otro campo o con
un valor numrico. En mi ejemplo, si el resultado de la frmula es mayor que
0, quiero ver una bandera roja, porque el costo real de la tarea supera el costo
previsto.
De otro lado, si el costo real es menor o igual que el costo previsto, las cosas
estn bien, as que quiero ver una carita feliz (puede encontrar otras opciones
de indicador en la lista Imagen).

Figura 7.29 - Instalacin de la prueba de que el Project debe realizar en el resultado de la frmula y el
indicador para mostrar, con base en los resultados del examen.
4. Para ver los resultados matemticos de la frmula en la informacin de
herramientas cuando coloque el puntero sobre el indicador, seleccione la
casilla de verificacin Mostrar el valor de los datos en la informacin de
herramientas.
5. Haga clic en Aceptar para volver a mostrar el cuadro de dilogo Campos
Personalizados.
6. Haga clic en Aceptar de nuevo para volver a mostrar su proyecto.
Para mostrar la columna del campo personalizado. Haga clic derecho en la columna
que desea que aparezca a la derecha de la columna del campo personalizado y elija
Insertar columna. Luego, seleccione el campo personalizado. Cuando Project muestre
la columna, contendr un indicador (vase la Figura 7.30). Si ha seleccionado la casilla
de verificacin Mostrar el valor de los datos en la informacin de herramientas, se
podr sealar con el mouse en un indicador para ver los resultados de la frmula. (La
informacin de herramientas oculta el icono en la pantalla; de lo contrario, me gustara
mostrarle la informacin sobre herramientas.)

Figura 7.30 - La columna del campo personalizado contiene un indicador.

Contenido
CAPTULO 1: Ajustar el Cronograma (Repaso) ......................................................... 1
Cuatro factores que influyen en el Costo.............................................................. 1
Seis factores que influyen en el Tiempo ............................................................... 2
CAPTULO 2: Seguimiento del Proyecto .................................................................... 6
2.1 Entender el Seguimiento ................................................................................ 6
Informacin Actual, prevista y real .......................................................................... 6
Estimados vs reales ............................................................................................. 7
2.2 Establecer Lneas Base.................................................................................. 8
Qu es una lnea base? ..................................................................................... 8
Usar planes provisionales .................................................................................. 12
Planificacin gradual (Rolling-wave Planning) con lneas base.......................... 13
2.3 Mantenimiento de las Lneas base ............................................................... 15
Agregar una tarea a una lnea base ................................................................... 15
Borrar un plan de lnea base o provisional ......................................................... 16
Establecer varias lneas base............................................................................. 17
2.4 Comprender las estrategias de Seguimiento ................................................ 18
El trabajo de seguimiento ................................................................................... 18
Mantener un registro de seguimiento ................................................................. 18
CAPTULO 3: Registro del Avance del Proyecto ...................................................... 21
3.1 Configurar la Fecha de Estado y la Fecha Actual ........................................ 21
3.2 Organizar el proceso de actualizacin.......................................................... 23
Comprender las opciones de clculo .................................................................. 23
3.3 Registrar el Porcentaje Completado ............................................................. 26
Tipos de porcentaje completado ........................................................................ 26
Ingresar el Porcentaje Completado .................................................................... 29
3.4 Registrar los Valores Reales ........................................................................ 32
Ingresar datos reales .......................................................................................... 32
CAPTULO 4: Control del Proyecto .......................................................................... 41
4.1 Comprender la Variacin ................................................................................. 41
Tipos de Variacin .............................................................................................. 41
Ver la Variacin .................................................................................................. 42
4.2 Modos de revisar el progreso ........................................................................... 44
Visualizar las tareas retrasadas ......................................................................... 44
Visualizar informacin de la lnea base .............................................................. 45
Usar la vista Gantt de Seguimiento para ver el progreso ................................... 46
Usar Tablas para ver el progreso ....................................................................... 49
Visualizar las lneas de progreso ........................................................................ 52
4.3 Anlisis del Valor Acumulado ........................................................................... 54
Comprender las tcnicas y valores del Valor Acumulado................................... 54
Porcentaje Fsico Completado y la Fecha de Estado ......................................... 58
Uso del Anlisis del Valor Acumulado en Project ............................................... 60
CAPTULO 5: Planes dentro de planes: proyectos principales y subproyectos........ 66
5.1 Informacin general sobre proyectos principales ............................................. 66
5.2 Trabajar con subproyectos dentro de un proyecto principal ............................. 67
5.3 Ruta crtica entre proyecto ............................................................................... 71
Configuracin predeterminada ........................................................................... 71
Cambio de los ajustes ........................................................................................ 72
5.4 Usar un fondo de recursos compartidos .......................................................... 73
Compartir recursos usando un archivo de recursos ........................................... 73
Abriendo un proyecto.......................................................................................... 76
Actualizar grupo de recursos .............................................................................. 77
CAPTULO 6: Evaluar el Rendimiento y Cerrar el proyecto ..................................... 82
6.1 ORGANIZAR LA INFORMACIN DEL PROYECTO ....................................... 82
Ordenar las tareas .............................................................................................. 82
Filtros.................................................................................................................. 84
Agrupacin ......................................................................................................... 89
6.2 Informes Visuales............................................................................................. 92
Informe Uso de tareas ........................................................................................ 93
Informe Uso de recursos .................................................................................... 93
Personalizacin de las plantillas de informe visual ............................................. 95
6.3 Crear un informe del proyecto .......................................................................... 98
Trabajar con su informe...................................................................................... 99
Tipos de Informes ............................................................................................. 103
Elegir una plantilla de informe para crear informes propios.............................. 105
6.4 Curva - S ........................................................................................................ 107
CAPTULO 7: Tpicos Avanzados ......................................................................... 112
7.1 Creacin de una macro sencilla ..................................................................... 112
Utilizar macros .................................................................................................. 112
Grabar macros ................................................................................................. 112

Ejecutar macros ............................................................................................... 115
Usar atajos para ejecutar Macros ..................................................................... 116
Ejemplo: Grabar una macro para crear un filtro para las tareas crticas .......... 122
7.2 Usar campos personalizados ......................................................................... 127
Personalizacin de la entrada de datos............................................................ 127
Usar frmulas en campos personalizados........................................................ 131

Ms Project2013 Nivel II-control

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CAPTULO 1:

Ajustar el Cronograma (Repaso)

Cuatro factores que influyen en el Costo

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 1

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 2

5. Dependencias de las tareas

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 3

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 4

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 5

Informacin Actual, prevista y real

Figura 2.1 Las Estadsticas muestran un resumen de 5 campos importantes

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 6

Figura 2.2 Comparacin de la duracin actual y la parte restante

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 7

2.2 Establecer Lneas Base

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 8

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 9

Figura 2.6 La ascendencia determina el comportamiento de resumen de la informacin de la lnea

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 11

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 12

Planificacin gradual (Rolling-wave Planning) con lneas base

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 13

Figura 2.8 Establecer una LB para tareas seleccionadas

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 14

2.3 Mantenimiento de las Lneas base

Agregar una tarea a una lnea base

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 15

Borrar un plan de lnea base o provisional

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 16

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 17

Mantener un registro de seguimiento

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 18

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 19

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 20

3.1 Configurar la Fecha de Estado y la Fecha Actual

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 21

Figura 3.2 La fecha Actual en el Diagrama de Gantt

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 22

Comprender las opciones de clculo

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 23

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 24

Figura 3.4 En la seccin Avanzado aparecen opciones de clculo adicional

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 25

3.3 Registrar el Porcentaje Completado

Tipos de porcentaje completado

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 26

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 27

Le recomiendo que no cambie la configuracin predeterminada a menos que tenga

Figura 3.6 Cambio del mtodo de EV a % fsico completado

Ingresar el Porcentaje Completado

% completado Estado de la tarea

0% No ha comenzado (por comenzar)

1 a 99% En proceso (incompleta)

100% Ya termin (completada)

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 29

% completado Estado de la tarea

25% comenz, pero no se ha completado la mitad

50% mitad completada

75% ms de la mitad, pero no se ha completado

Este enfoque puede ayudar a simplificar el ingreso del porcentaje completado.

Figura 3.7 Ingresando el % Completado en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea

Ing. Luis Angulo Aguirre Pg. 30

Figura 3.9 Uso de los botones Porcentaje completado en la cinta