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Plan MITRA
Universidad de Jan
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Introduccin a la Gestin de Proyectos
Qu es un Proyecto?
Los objetivos del Proyecto
El ciclo de vida del Proyecto
Participantes en el Proyecto
El Jefe de Proyecto
Estudios previos
Direccin y Gestin de Proyectos
Definicin de objetivos y alcance
Planificacin
Plazos
Presupuesto
Seguimiento y control
Informes y documentacin del Proyecto
Comunicacin del Proyecto
Prof. Julio Terrados - Introduccin a la Gestin de Proyectos Nov. 2002
Qu es un Proyecto?
Si hacemos uso del Diccionario de la Real Academia Espaola
de la Lengua encontramos, entre otras, las siguientes
definiciones de proyecto:
9 Representado en perspectiva
9 Planta y disposicin que se forma para un tratado o para la
ejecucin de una cosa de importancia, anotando y extendiendo
todas las circunstancias importantes que deben concurrir para
su logro.
9 Designio o pensamiento de ejecutar algo
9 Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar
idea de cmo ha de ser y lo que ha de constar una obra de
arquitectura o ingeniera
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Entonces Qu es un Proyecto?
Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que,
con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto nico
(Domingo Ajenjo, 2000)
Combinacin de recursos, humanos y no humanos, reunidos en una
organizacin temporal para conseguir un propsito determinado.
(David I. Cleland y Willian R. King, 1975)
Combinacin de todos los recursos necesarios, reunidos en una
organizacin temporal, para la transformacin de una idea en realidad
(Manuel de Cos, 1999)
Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica
un resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de
calidad (acabado) y coste (presupuesto) (Gini Courter, 2000)
Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a
crear un producto o servicio nico (PMI, 1996)
Caractersticas de un Proyecto
Persecucin de uno o varios objetivos
Actividades planificadas, ejecutadas y
supervisadas
Disponibilidad limitada de recursos
Limitado en el tiempo
Con resultado nico
Estas dos ltimas caractersticas son las que realmente
diferencian a los proyectos de otras operaciones o
procesos desarrollados por las organizaciones:
temporalidad y unicidad
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Caractersticas de un Proyecto
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Objetivos del proyecto
Tipos de proyectos
Segn el objeto del Proyecto
Proyecto clsico
Proyecto de investigacin
Estudios y anlisis
Estudios de viabilidad
Proyecto industrial
Segn el destinatario de los trabajos
Proyectos Internos
Proyectos Externos
Segn el alcance
Programa / Proyecto / Subproyecto
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Ciclo de vida del proyecto
Podemos definir el Ciclo de vida
del Proyecto como las distintas
fases que de forma secuencial y en
el tiempo todo Proyecto transita,
desde la idea inicial hasta la
conclusin de todas las actividades
del Proyecto.
En general hablaremos de
Concepcin, Desarrollo,
Implementacin y Finalizacin
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Ciclo de vida / Costes del Proyecto
Costes
comprometidos
Costes
incurridos
Participantes en un Proyecto
Propiedad (Institucin)
Promotor
Propietario de la instalacin
Receptor del Proyecto
Proyectista (Diseador)
Redaccin de documentos
Contratista (Ejecutor)
Responsable del suministro
de material
Ejecutor
Director de proyecto
Direccin de obra Fuente: Cos Castillo, 1999
Gestin y control
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Proyectos estratgicos MITRA
Propiedad (Institucin)
Equipo de Gobierno
Gerencia
Comunidad Universitaria
Proyectista (Diseador)
Equipo MITRA
Equipo de Gobierno
Director de proyecto
Coordinador MITRA
Jefe de Servicio
Contratista (Ejecutor)
Equipo de Proyecto
Personal del Servicio
Subcontrata
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Los
pecados
del cliente
y del jefe
de
proyecto
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El papel del Jefe de Proyecto
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Estudios previos
Antes de que el proyecto exista como tal, debe pasar por una
fases de estudios previos que nos permitan comprobar su
viabilidad.
Viabilidad Tcnica
Viabilidad Comercial
Viabilidad Financiera
El VAN representa la ganancia neta generada por el proyecto, obtenida por equivalencia
financiera en el momento cero. Si el VAN es mayor que cero, el proyecto es viable para ese
tipo de inters. Se trata, pues, de una condicin necesaria aunque no tiene por qu ser
suficiente.
Este criterio discrimina lgicamente entre dos inversiones que produzcan el mismo VAN a
favor de aquella que suponga menor desembolso.
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Criterios de rentabilidad para el anlisis de Proyectos
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Direccin y Gestin de Proyectos
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Procesos de la Direccin y Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
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Fuente: PMI, 1998
Planificacin
O ms genricamente:
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Fases del proceso de planificacin
- Especificar
Objetivos y Alcance
- Elaborar el Plan
Maestro (Fases y
actividades
principales)
- Elaborar Programas
- Actividades y
tareas.
Duraciones.
- Secuencia,
prioridades y
dependencias
- Elaborar
Presupuestos
- Definir recursos
- Establecer
presupuestos
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Definicin del Alcance
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Definicin de actividades
Identificacin y documentacin de las
actividades necesarias para cumplir con el
alcance del proyecto
Recomendaciones para el establecimiento de la lista
de tareas
Comienzo y final claros
Duracin manejable
Pocos recursos por tarea
Datos previos
EDP
Informe de alcance
Informacin histrica
Tcnicas
Descomposicin
Modelos
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Ordenacin de actividades
Identificar y documentar las dependencias entre
las actividades. Establecer el Diagrama de Red.
Hay que analizar las dependencias obligatorias,
discrecionales y externas.
Se pueden utilizar tcnicas manuales o por
ordenador.
Mtodos
Diagrama de precedencias
Diagrama de flechas (PERT)
Diagramas condicionales
Redes patrn
Diagramas y Anlisis de
red
Pert
CPM, Mtodo del Camino
Crtico
Mtodo ROY, Redes de
precedencias
Fuente: Perea Brand, 1996
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Grficos de barras
La tcnica ms conocida de programacin de tiempos es el
diagrama de Gantt o diagrama de barras. Es un mtodo intuitivo,
simple y fcil de utilizar e interpretar, pero tiene una serie de
inconvenientes:
9 Es esttico y no se puede prever el impacto entre actividades
9 No permite conocer la lgica de las relaciones entre actividades
9 No resulta adecuado cuando el proyecto tiene muchas actividades
9 Solo considera tiempos y no tiene en cuenta costes ni recursos.
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Conceptos bsicos de Redes
F-C
Actividad A Actividad B
F-F
Actividad A Actividad B
C-C
Actividad A Actividad B
C-F
Tipos de
Actividad A Actividad B
relaciones
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Anlisis de redes
Datos necesarios
Actividades Duraciones Relaciones
Actividad A 10 Inicio (Precede a B y C)
Actividad B 5 Precede a D y E
Actividad C 8 Precede a E
Actividad D 3 Precede a F
Actividad E 7 Precede a F
Actividad F 5 Fin de Proyecto
Anlisis de redes
11 16 16 19
0 7
B(5) D(3)
3 7
1 11 14 19 23 26 26 31
0 19 26 0
A(10) 0 F(5)
0 E(7) 0
1 11 0 26 31
11 19 19 26
0
C(8)
Tiempos tempranos 0
11 19
Holgura libre
Camino crtico
Nombre (Duracin)
Holgura total
Tiempos tardos
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Anlisis de redes
B(5) D(3)
A(10) F(5)
E(7)
C(8)
Nombre (Duracin)
Anlisis de redes
11 16 16 19
B(5) D(3)
1 11 14 19 23 26 26 31
19 26
A(10) F(5)
E(7)
1 11 26 31
11 19 19 26
C(8)
Tiempos tempranos
11 19
Nombre (Duracin)
Tiempos tardos
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Anlisis de redes
11 16 16 19
0 7
B(5) D(3)
3 7
1 11 14 19 23 26 26 31
0 19 26 0
A(10) 0 F(5)
0 E(7) 0
1 11 0 26 31
11 19 19 26
0
C(8)
Tiempos tempranos 0
11 19
Holgura libre
Camino crtico
Nombre (Duracin)
Holgura total
Tiempos tardos
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Planificacin de recursos
Determinacin de los recursos (personal,
equipamiento, materiales), y sus cantidades,
necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Datos
EDP
Informacin histrica
Informe de alcance
Descripcin de recursos disponibles
Polticas organizativas
Tcnicas
Juicio expertos
Otras (tormenta de ideas,pensamiento lateral,)
Estimacin de costes
Desarrollo de la estimacin de los costes
necesarios para completar las actividades del
proyecto
Tipos de costes
Mtodos de estimacin del coste
Estimacin de costes de las tareas
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Tipos de Costes
Coste del ciclo de vida: Todos los costes incurridos durante la
vida del proyecto (Investigacin, desarrollo, fabricacin,
operacin, mantenimiento, e incluso eliminacin o retirada)
Costes fijos: Costes que no varan con el volumen de
produccin o carga de trabajo.
Costes variables: Costes que son incurridos en funcin de la
carga de trabajo.
Costes directos: Costes que pueden ser identificados con
algn objetivo final cuyo coste se quiere estimar (producto,
servicio o proyecto)
Costes indirectos: Aquellos que no pueden ser identificados
con algn fin especfico.
Fondos de contingencia: captulo de los fondos destinados a
proteger el beneficio de posibles contingencias no previstas, en
algunos casos se denomina Reserva de gestin.
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Estimacin de costes de las tareas
Costes Directos
Coste de recursos humanos
Horas de recurso x tarifa horaria
Coste de materiales
Cantidad x precio unitario
Coste de equipamiento
Equipo ajeno (alquiler x tiempo)
Equipo propio (amortizacin y mantenimiento)
Costes Indirectos
Gastos financieros
Capital financiado (Plan de pagos y cobros)
Gastos administrativos
Porcentaje fijo (y en su caso, Beneficio)
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Verificacin y ajuste de la programacin
Ajuste de tiempos de las tareas
Mayor nivel de recursos (nmero o tiempo)
Fraccionamiento y solapamiento
Ajuste de tiempos del Proyecto
Duracin de tareas crticas
Revisar relaciones
Ajuste de la asignacin de recursos
Equilibrado de recursos
Ajuste de los costes de tarea
Sustituir recursos
Reduccin de tiempos de tareas de mayor coste
Reduccin de costes fijos
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Seguimiento y Control del Proyecto
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Control del Plazo
Peridicamente se ir evaluando el grado de
cumplimiento de cada actividad y le asignaremos
un tanto por ciento de realizacin.
La periodicidad del control depende de la
envergadura del proyecto. Si para un proyecto de
varios aos el control mensual puede ser suficiente,
para un proyecto de cuatro meses ser necesario un
control semanal o incluso diario.
Asignando porcentajes de realizacin a cada
actividad estamos implcitamente asignando el grado
de cumplimiento de cada paquete de trabajo y del
proyecto completo.
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Control del Coste
Paralelamente y con la misma periodicidad que el
control de tiempos efectuaremos el control de
costes incurridos realmente en cada actividad.
La suma global de los costes incurridos en cada
actividad nos dar los costes totales del proyecto
que podremos comparar con las estimaciones.
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Control del Coste
Curva S de
costes
Influencia de la
planificacin
Adecuacin al
flujo de caja
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Documentacin e informes del Proyecto
Durante el proceso de gestin de un Proyecto se irn
generando una serie de documentos que permitan verificar
que se est cumpliendo el triple objetivo del Proyecto y que nos
servirn para mejorar la gestin de otros Proyectos posteriores.
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Documentacin e informes del Proyecto
Plan Maestro
Es la planificacin general del Proyecto y
recoge a grandes rasgos las fases y los hitos
fundamentales del Proyectos con su duracin y
su situacin en el tiempo.
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Documentacin e informes del Proyecto
Cuadro de
Recursos
Recoge la
previsin del
consumo de
recursos,
derivado de la
planificacin de
las actividades.
Puede estar en
forma de
diagrama de
gantt, o en
formato resumen
de recursos
(como el de la Fuente: Perea Brand, 1996
figura).
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Documentacin e informes del Proyecto
Diario de actividades
El Diario de actividad
recoge, para cada una de
las actividades del
Proyecto, las incidencias y
hechos relevantes que han
condicionado su desarrollo.
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Documentacin e informes del Proyecto
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La Comunicacin en el Proyecto
Mantiene:
Relaciones entre los miembros del equipo de Proyecto
Relaciones con el entorno (institucin, proveedores,
subcontratistas, )
Comunicacin con el cliente (institucin)
Funcin del Jefe de Proyecto
Relacin fluida, de cooperacin
Comunicacin con los colaboradores
Reuniones de coordinacin
Fomentar la confianza expresividad
Fomentar colaboracin y clima agradable
Reuniones
Acta de Reunin
Durante todo el proceso de
gestin de un Proyecto ser
necesario mantener un gran
nmero de reuniones con el
cliente, los proveedores, el
equipo del proyecto, la direccin
de la empresa, etc y es necesario
que las decisiones que se tomen
queden convenientemente
reflejadas en un documento.
Para ello se utiliza el Acta de
Reunin, que recoge al menos la
fecha, el lugar, los asistentes y
las conclusiones o decisiones
tomadas.
Fuente: Perea Brand, 1996
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Reuniones
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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Direccin y Gestin de Proyectos. Jaime Perea Brand. Ed.
Diaz de Santos Madrid, 1996
Direccin y gestin de proyectos: un enfoque prctico. Alberto
Domingo Ajenjo. Ra-Ma. Madrid, 2000
El Proyecto y su Direccin y Gestin. Eliseo Gmez-Senent y
Salvador Capuz. Servicio de Publicaciones UPV. Valencia,
1999.
Guia de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos. PMI
Standards Comitee. AEIPRO, 1998.
Teora General del Proyecto, Volumen I y II. Manuel de Cos
Castillo. Editorial Sntesis, Madrid 1999
Gestin de Proyectos. Dennis Lock. Editorial Paraninfo, Madrid
1994
Tcnicas de Programacin y control de Proyectos. Carlos
Romero, Pirmide-2000
Universidad de Almera
Plan MITRA
Universidad de Jan
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