UTILS PRACTICS: BARCELONA ASSOCIACIONS/9 Manual basic de comptabilitat aplicada a petites i mitjanes associacions Eines basiques per a portar els nimeros de I’Associacié Doe coe WNT Ten) aw So aan pEUNY $e 2Manual basic de comptabilitat aplicada a oiiccm buts cutoe cette ie Deen ret tee care ra tae Ont tere ee yterertat Pau Servera és Llicenciat en Psicologia i treballa sB com a Consultor en Desenvolupament Organitzacional. La seva relacié amb el mén associatiu, des de fa més de a vint anys, s’ha concretat en diferents tasques de voluntari, professional, professor i consultor d’un bén grapat d’entitats de diferents sectors i tamanys.« Introduccis . L.LPresentacié: A qui va dirigit aquest manual? .. se 1.2.Un canvi de “sipr nccessari: Qué vol dir portar els niimeros de PAssociaci 1.3.Qui_ i per a qué necessita la informacié econdmica? 1.4 Situar la comprabilirat en el pre tid econdmica de l’Associacis .. 1.5.Un vocabulari per a introdui comprabili Encendre el procés comprabl 2.1, Els Assentaments i la Partida Doble 2.2.Els Comptes i el Pla Comptable Libre Diati Libre Major 2 2.5.1 Balang de Sumes i Saldos 2.6.E1 Balang i el Compte de Resulars 2.7.Analisi de ges- -nos en la 2.9.Les etapes del procés compres 2.10,Qué en treiem d’entendre cl procés comptable? . Procediment i getié de la comprabilca 3.1.Brapes de la comprabilitar anual. 3.2.Comprova ns feos at de la compta- bilitat . 3.3.Documents dajuda per a la compro i supervisid 3.3.1.Full de control de la situacié dels arxius i registtes comptables 3.3.2.Fall de comprovacié/supervi 3. Situacié comprovacions ... 3.4.Definir el Pla de Comptes adaprat a cada iacié: els Codis d'Imputacis... 3.5.Assentaments comptables més habituals en 1 fancionament d'una Associacié inangament bisic .. .Immobilitzats .. 52 54 54 38 3.5.3 Ingressos .. 3.5.4 Despeses wn 3.5.5. Traspassos de Tresorer 3.5.6.Credits.... 3.5.7.Provisions, periodificcions i simi- lars... 3.5.8.Tancament i obercura 3.6.Com organitaar els papers: els arxius rela- cionats amb la gestié econdmica ... 3.6.1.La denominaci6 i identificacié de 3.6.3.Els criteris de classificacié i funciona ment .. 3.6.4,EI format. 3.6.5.Una proposta d’onganitzacié i funcio nament dels Arsius de Gestié Economica Notes de Lectura .n 7 58 59. 59 39 60 60 61 63 63 66 68. 72Dee Cecelia WLLL. Presentacié: A qui va dirigit aquest manual? Parlar de mimeros a gent d’associacions és, si no dificultés, com a minim complicat. Els ntimeros no formen part dels objectius de la gent activa que esteu a les associ necessiria, Es impossible concebir una associacié viva que no necessiti tenir presents els ntimeros. Peri) —qui ho pot contradir?— en el perfil de la major part de gent de les entitats no abunden els “pitrats” pels ntimeros. En tot cas, els patiu com a smal necessati ins. Perd, en sén una condicié Per utilitzar el manual no cal que en tinguew gaire idea, de miimeros. Esta fet pensant amb els qui sou a les associacions. Aixd si, cal que tingueu algun motiu pet necessitar-lo, ja que el que no he pogut fer és “no parlar de niimeros’. Tsi no sentiu la necessicar d'uti- litzar-lo, no girareu més de tres o quatre fulls abans de deixar-lo de costat. Va destinat a dos tipus de gent: + Als que porten la comprabilitat. Hi trobareu con- tinguts concrets de com portar la comprabilitar a una associaci6. + Als que heu de prendre decisions a partir dels ntimeros. Hi crobareu formes de llegir-los i d’ob- tenir-ne informaci6. De quines entitats ha de ser aquesta gent? Us serviri a partir dassociacions petites, perd no massa. Es dificil ‘que porteu una comprabilitarsi no teniu uns ingressos un volum determinat. Encara que és dificil posar un limit concret, diguem que vers els deu milions anuals. er damunt, no hi ha limit, un cop es porta un sistema comptable, serveix per a qualsevol volum. Per sota d'aquesta quantitat, encara que aixd és opi- rable, é dificil que porteu comprabilicat. 6 Algunes idees importants als que Hegiu el rext: + Recencment ha aparegut el Reial decret 776/1998, de 30 abril, pel qual s'aproven les normes d’a- dapracié del Pla General de Comptal at (PG a les entitats sense finalitats lucratives i les normes diinformacié pressupostaria daquestes entitats (BOE. nim. 115 del 14 de maig del 1998). Era una tentacié convertir aquest Manual en un comentati i explicacié d'aquesta normativa. Per’ al final he optat pet pensar que no tenia sentic, que el que havia de fer era explicar la comprabili- tac tenint present la normativa, Perd no entrar a valorar-la, EI Manual explica la comptabilitat dintre del con- text del PGC adaptat a les associacions. Pero no Vexplicito. Si voleu alguns comentaris us remeto al niimero 7 de PAsrociacié, on hi trobareu un amb algunes notes que us ajudaran a llegir- Aixd si, us recomano a tots que el llegiu i el tin- gueu a ma quan estigueu portant o utilitzant la comptabilitat de 'Associacis, + Encara que no a totes les associacions els és d’o- bligada utilitzacié una comprabilitat d’acord ala normativa anomenada, penso que és imprescin- dible utiliczar una comprabilitat per portar els inuimeros d'una associacié que vulgui estar al dia El Manual esti escrit amb aquest supdsit: que porteu comprabilita. La qual cosa és diferent de “guardar les factures i registrar-les”. No conce- beixo una informacié econdmica adequada per a funcionar amb uns diners determinats, avui en dia, sense comprabilitat. Es més, que no se us corti portar-la a ma. Un petit ordinador i un programa de comptabilitat no s6n coses inase- quibles. Portar una comprabilitat requereix, sfno és que us ageadi estar hores i hores aferrats als papers, disposar d'un minim d’equipamenc informatic i utilitzar-lo. + Enun Manual d’aquest tipus és tentador entrar en el discurs de les implicacions mercantils, i per extensi6 fiscals, de Pactivitat econdmica de les asso- ciacions. No es eractara per una simple rad despa He obviat el tema i he suposat, en la major part del text, que el que realivzeu s6n activitats que tenen a veure amb els objectius i finalitats de I'Associacié.. Aixd no implica que, quan expliquem estructura dels assentaments comprables més habituals a enti- m de lucre, no shagin inclés els rela~ ionats amb IVA, PAE i 'Impost de Societats. Es evident que les normatives que regulen fa sieuacié fiscal de les entitats encara tenen moles forats. T que, per molta Llei del Mecenarge que tinguem, les coses no estan prou clares. La nova normativa del PGC no ajuda gaire a aclarir les coses. Es impres- cindible un debat a fons sobre aquest tema. Perd aquest no és ara lespai adequat. Putilitat i contri- bueixi d’alguna manera ala millora de les vostres enti- ats, 1.2. Un canvi de “xip” necessaris Qu vol dir portar els ntimeros de l’Associacis? Entendre “els ntimeros” d'una Associacié —i de qual- sevol organitzacié— ens requereix un canvi en la forma habitual que tenim de veure els diners a la nos- tra vida privada, Aquest canvi es refereix fonamentalment al fer que en la vida privada funcionem amb un criteri quasi exclu- siu de tresoreria, é& a dir, de tenir els diners: “tant guanyo, tant gasto”, Intentem adaptar el nostre nivell de vida al salari mensual de qué disposem. I com que el salari el veiem en liquid cada primer de mes, pen- sem que “Tactivitat econdmica” es refereix a les deci. sions de com gastar-lo. Si en un moment donat estic caminant pel carrer i tine la necessitat de fer una compra, condiciono la decisié a portar © no diners. Si en porto, compro i si no en porto, o els aconsegueixo —passant pel caixer automatic © pagant amb la targeta de crédit— 0 no compro. Lhoritzé temporal de la planificacis i decisions que prenem vers la nostra economia solen tenir a veure amb el mes en curs, fins que arriba el proper salari i reposem les disponibilitats de liquid. Sols algunes decisions se surten aquest criteri, com poden ser ladquisicié d'un habitarge amb hipoteca, determinades compres a termini, estalvis per fer front a despeses més fortes, etc is a dir, la nostra vida privada ens orienta a entendre els niimeros des d'una dptica de pensar en lefectiu, No solem pensar en termes que ens deguin coses 0 que les deguem. I aixd passa perqué solen coincidir els moments en qué fem les nostres compres amb els moments en els quals les abonem. Quan portem els niimeros d’una Associacié cal que “canviem de xip". Hem de deixar de pensar, com feiem a la nostra vida privada, en termes de tresoreria. Them d'ampliar aquesta visié a pensar, entee d'aleres, en termes “d'actiu i passiu’, d'alld que tenim i ens deuen i dalla que devem. El primer que hem de fer per aconseguir el canvi de xip é distingir entre dos circuits diferents: el de la tre- soreria i el dels resultats. Anem als conceptes que ens ajudaran a entendre-ho: + Es diferent un ingrés d'un cobrament. Un cobrament fa referéncia al moment en que hi ha moviment de diners. Lingrés fa referéncia al moment en qué apareix el dret de cobrar alguna cosa. Entre el moment en que es produeix l'in- grés i el moment en qué es cobra, mini en el qual ens deuen els diners: tenim un saldo al nostre favor a l'Actiu del Balang. + Es diferent una despesa d'un pagament. Com en el cas anterior, un pagament fa referéncia al moment en qué hi ha moviment de diners. Perd, a partir del moment en qué fem la despe- sa, tenim un deute: un saldo al nostre contra al Passiu. Els Ingressos i les Despeses, per diferéncia, ens diuen si tenim beneficis 0 pérdues. Aixd fa referencia al cir- cuit dels resultats. Perd, ni rors els ingressos shan cobrat ni totes les despeses s'han pagat. Aixd fa referencia al circuit de la tresoreriaDuna forma molt simplificada, aixd és el que vol dir Sportar una comptabilitat”: registrar cots els fers econdmies que tenen a veure amb ingressos, «esp ses, cob ents i pagaments, I aquest é el canvi de xip necessari, Per funcionar en la vida privada no necessito un sistema de registre i anilisi d’aquests fets. Pero, per funcionar en una organitvacid, imprescindible dotar-me d'un sistema que em per- meti registrar i analitzar tot el que té a veure amb l’e 13. Qui i per a qué necess formacié econdmica? La comptabilitat ens proporciona informacié econd- mica respecte de l’Associacié que ha de ser utilitzada per diferents persones. Basicament, “portem els riimeros’ perqué necessitem d'aquesta informacié que ta veure amb la vida de I’Associaci6. Aixd & un aspecte important, ja que si encarem el treball comp- table sense perdre de vista que ens ha de ser ttl, podem entendee millor de quina forma ens ha de pro- porcionar la informac del funcionament {no ser un instrument aillat de lAssociacié. A continuacié llistem algunes d’aquestes persones i per a qué la poden necessitar. La llista no 'heu de considerar tancada, sols intenta donar idees per pen- sar en qui i per a qué ha d’anar dirigida la vostra comptabilitat ‘+ Persones internes de I'Associacié + Els membres de la Junta Directiva. La Junta Directiva ha de disposar en tot moment de la informacié econdmica associada a les seves fun- ions. A hora de planificar, de prende decisions, de controlar el funcionament, etc., disposar 0 no de la informacié suficient per fer-ho és una varia- ble diferencial que contribueix a definir la quali- tat amb que es realitzin aquestes tasques. Com a drgan responsable davant dels socis i davane de tereers de la gestié de I’Associacié, ha de disposar de la informacié econdmica que li permeti assur mir i exercir aquesta responsabilitat. + Bl Tresorer de I'Associaci6. Com a membre de la Junta Directiva té totes les necessitats que sthan assenyalat abans. Pero la seva funcié con creta fa que sigui directament responsable de tot el que té a veure amb els niimeros, per la qual cosa té unes necessitats afegides a les de membre de la Junta. Es qui ha dassessorar en els aspectes econd- mics de les decisions; qui presenta els ntimeros Sen responsabilitza d’ells, etc. + La persona o persones, que porten els ntime- ros i els aspectes administratius. En funcié del tamany de l'Associacié sera algun professional, el ‘mateix tresorer i el secretari o un altre soci que fa aquesta aportacié, Tant pels aspectes economics com pels més administratius necessiten d'una informacié comptable adequada que els permeti desenvolupar correctament la seva tasca. + Els socis. Per poder exercir els drets i respon- sabilitats que els Fstatuts atorguen als socis, es requereix d’informacié econdmica subministrada per la comptabilitat. La informacié econdmica ha d'estar sempre disponible als socis i s'els ha de passar tant sigui per iniciativa d’ells com, anual- ment com a minim, en el moment de realitza de l'Assemblea. + Els responsables de dur a terme una activi- tat. El responsable de qualsevol activitat necessita contixer el desenvolupament de les_previsions dingressos i despeses i s'ha d’enfrentar a petites decisions quotidianes que requereixen informacié Persones externes a l'Associacié + Les Administracions que ens subvencionen. Per tal de valorar l'Associacié i de controlar I'apli- '500.000}5 -500.000 "35707798 Sx | Aplic ate 76.000 =430,000 Total : ~ | 79.000; 500.000] -430.000 >(_ 470801 Ajuntament Deutor per Subvencions Concedides. ] ta} ~_—Descripeii_—_—_ Debre | Haver] 02/01/82) jubvencid Ajuntament.) _ @1.000.000 ih ——————_ 7,000.000| 0 1.000.000 Ajuntament per Activitats. Y Diesesipell Desre | Haves] Saldo 02/01/9812) Subvencio Ajuntament, 100,000. Total 0 00.000 En el cas de l'esquema, hem agafac d'exemple Passen- tament niim, 2: rebem una subvencié d’ 1.000.000 de pres. per dos conceptes diferents, 500.000 per al funcionament de T'entitat i 500.000 per a comprar mobiliar. Les fletses ens indiquen que l'assentament, com que implicava tres compres diferents, esta alimentant als tres Compres de Major relacionats. Les quanticats del deure de l'assentament van al deure dels Comptes de Major i els de 'haver a Ihaver. ‘Trasllada tambe la data, el ntimero i la descripcié de Vassentament. El resultat final és que disposem d'un registre, compre per compte, de tots els moviments que els afecten Amb una nova dada que afegeix el Compte de Major i que no estava als assentaments: el saldo del compre. Es tracta de la diferencia entre el total d'anoracions del deure i de I'haver per a cada moment. Parlem de saldo deutor quan és superior el valor de les anota- cions del Deure i de saldo creditor quan és superior el valor de les anotacions de "Haver. Liestructura de cada un dels compres de Major ser’Data Ne Deure Haver [ Total { al Si us volew entretenir, podeu comprovar com tots els comptes de Major que segueixen a continuacié sén el traspas de tots els assentaments del Llibre Diari. ‘Apuntavem que una de les raons de la manca d'ut tat del Llibre Diari per si mateix per gestionar 0 adm i6 era la dispersio amb qu’ es troba- vala informaci6, El Llibre Major representa un “nivell diferent d'ordre”, pel fet que ens ordena la informacié pera cada un dels comptes i pel fer que ens déna una informacié nova: el saldo del compre. nistrar l'Associ Per a les funcions administratives de la gestio econd- mica és de gran utilitat, ja que déna resposta a pre- guntes i requeriments habituals dels pagaments, dels cobraments, de la gestié dels banes, de la gestié de la tresoreria, etc. Aquest és el valor fonamental del libre Major: la seva utilitat per a la gestié. adminis- trativa de I'Associacié. El que us presentem a continuacié és el Llibre Major de l'Associacié ficticia que ens hem muntat. Us afe- gim, en alguns comptes, comentaris respecte de la seva lectura i utilitat. No els posem a tots per raons d'espai i perqu’, evidentment, no tots els Comptes de Major s‘utilitzen amb la mateixa freqiiencia. Fs itil que practiqueu el fet de “Hegir” cada un dels comptes. Comentaven, en explicar el Llibre Diari, que la lecrura que ens permetia era una narracié, un sfmil d'una auca del que ha anat passant dia a dia. La lectura dels comptes Majors és diferent, segueix trac- tane-se d'una narraci6 cronologica, Perd deixa de par- lar-me de tots els fets de I'economia de I’Associacié ‘Ara em parla dels fets que tenen a veure amb un aspecte concret al que es refereix cada un dels comp- tes: un proveidor, els ingressos de les activitats, la sub- vencié de l'Ajuntament, ete. Recordeu que, quan parlavem de la lectura dels assen- taments, deiem que a la dreta tenim els origens dels fers —d'on ve, don sure el fet que registrem— ia la esquerra laplicacié —on va—. Per tant ara tenim ala dreta cada cop que un compte ha estat origen i al'es- ‘querra cada cop que un compte ha estat Vaplicaci6. Un dels problemes en llegir el Llibre Major é& que, quan estis davane d'un compre coneret, no te'n recor- des si els apunts a la dreta 0 a l'esquerra estan “al teu favor” o “al teu contra’. Per exemple, si estas davant d'un compte de proveidors no te'n recordes si alld representa la recepceis o el pagamer Pregunteu-vos sempre per si és origen o aplicaci origens estan a la dreta, les aplicacions a l'esquerra. Si el proveidor és 'origen vol dir que ell ens ha enviat tuna factura, per tant, 'apunt ens indica un deute amb ell. Si el proveidor es l'aplicacié vol dir que es fa el pagament, est’ a l'esquerra, és “on van” els diners. d'una factura, els TOTOOT Fons Social Data W Deseripeis Deure Haver “Saldo overs |—T Consttueis Associacié 135.000 =125.000 ae Total o 125.000 =125.000, 130111 Subvencions Ajuntament per Inversions Data | Ne Deser eure. Haver ‘Saldo 001/98 | 2 Subvencié Aluntament 500.000 500.000 25/01/98 | 31 ‘Aslicacié subvencié inversions 70,000 430.000 Total 70.000 500.000 =430,000