A projekt az Eurpai Uni tmogatsval, az Eurpai Szocilis Alap

trsfinanszrozsval valsul meg

PROJEKTIRNYTSI
KZIKNYV

Kszlt az ROP 1.A.2/A-2008-0097

Szervezetfejleszts Kenderes vros Polgrmesteri
Hivatalban cm projekt keretben
2009. oktber

Ksztette: KONETT Team

 Tartalomjegyzk

Bevezets ........................................................................................................ 4
I. Fogalmi meghatrozsok ........................................................................ 5
1.1. Projekt s szervezet .......................................................................................5

1.2. A projekt ..........................................................................................................5

1.3. Projektmenedzsment .......................................................................................6

1.4. A projektszervezet s felptse ......................................................................7

1.4.1. Projektszponzor/Megbz...................................................................................... 7
1.4.2. Projektirnyt Bizottsg (PIB) .............................................................................. 7
1.4.3. Projektvezet (PV) ................................................................................................ 7
1.4.4. Projekt-team .......................................................................................................... 7
1.5. A projekt letciklus, a projekt szakaszai ...........................................................8

1.5.1. Projekt elkszts; projektdefinils .................................................................... 8

1.5.2. A projekttervezs................................................................................................... 8
1.5.3. Projekt vgrehajts................................................................................................ 8
1.5.4. Projekt zrs-rtkels.......................................................................................... 9
1.5.5. A projektfolyamat sajtossgai .....................................................................9

II. A projektfolyamat................................................................................... 10

2.1. Projekt-elkszts ........................................................................................10

2.1.1. Az zleti/szervezeti cl megfogalmazs ............................................................. 12

2.1.2. A megvalsthatsg vizsglata, a Business Case elksztse ......................... 13
2.1.3. Projektindts kezdemnyezse.......................................................................... 15
2.1.4. Az rintettek krnek (stakeholderek) elemzse ................................................ 16
2.1.5. Clrendszer s a sikerkritriumok meghatrozsa ............................................. 17
2.1.6. A projekt hatkrnek meghatrozsa ............................................................... 19
2.1.7. Fzisterv s erforrsbecsls, vzlatos projektszervezet................................... 21
2.1.8. A projektdefinci vglegestse, elfogadsa, dnts a tervezs megkezdsrl
.............................................................................................................................. 22

2.2. A projekttervezs ..........................................................................................23

2.2.1. A projektszervezet fellltsa............................................................................... 24

2.2.2. A mkds kialaktsa ........................................................................................ 26
2.2.3. A feladatstruktra ltrehozsa............................................................................. 27
2.2.4. Hltervezs........................................................................................................ 28
2.2.5. Kockzatmenedzsment tervezse ...................................................................... 30
2.2.6. A kommunikci tervezse ................................................................................. 32
2.2.7. A minsg tervezse ........................................................................................... 34

2
 2.2.8. A beszlltkkal val egyttmkds tervezse.................................................. 36
2.2.9. A PSZMR vglegestse s elfogadsa.............................................................. 38
2.2.10.. Dnts a megvalsts indtsrl..................................................................... 39

2.3. Projekt vgrehajts ........................................................................................40

2.3.1. A projektindt rtekezlet..................................................................................... 41

2.3.2. A kontrolling mkdtetse ................................................................................... 42
2.3.3. A vltozsok kezelse......................................................................................... 43
2.3.4. Kockzatmenedzsment ....................................................................................... 44
2.3.5. A projektkommunikci mkdtetse ................................................................. 45
2.3.6. Beszerzs- s beszllt-menedzsment ............................................................. 46
2.3.7. A projekt termknek ltrehozsa....................................................................... 47
2.3.8. Termkek, eredmnyek tadsa tvtele ........................................................ 47

2.4. A projekt zrsa rtkelse ........................................................................48

2.4.1. A kvet feladatok meghatrozsa ..................................................................... 49

2.4.2. A projekttagok visszaillesztse a szervezetbe .................................................... 50
2.4.3. Eszkzk re-integrcija ..................................................................................... 51
2.4.4. Lezr elemzse, a tapasztalatok rgztse....................................................... 52
2.4.5. Projektzr rtekezlet.......................................................................................... 54
2.4.6. Projektzr jelents .............................................................................................. 55
2.4.7. Tjkoztats ......................................................................................................... 56

Mellkletek ...................................................................................................... 57
1. sz. mellklet: A projektszervezet felptse ........................................................58
2. sz. mellklet: A projektszponzor feladata............................................................59
3. sz. mellklet: A Projektirnyt Bizottsg sszettele s feladatai ......................60
4. sz. mellklet: A projektvezet kijellse s feladatai...........................................61
5. sz. mellklet: A projekt-team tagok kijellse s team-tagok feladatai................63
6. sz. mellklet: Az egyes szakaszokhoz tartoz lpsek listja.............................64
7. sz. mellklet: Projektdefincis/Projektindt Dokumentum kitltsi tmutat......66

Sablonok ...................................................................................................... 68
1. Stakeholdertrkp ..............................................................................................69
2. Stakeholder menedzsment tbla ........................................................................70
3. Projektindt Dokumentum/ Projektdefincis Dokumentum ...............................71
4. Projektterv..........................................................................................................73
5. Projekt megbeszlsek levezetse ellenrz lista ...........................................74
6. A workshopok lebonyoltsnak nhny alapelve ..............................................76
7. Emlkeztet .......................................................................................................76
8. Sttuszjelents sablon .......................................................................................80
9. Projektzr jelents............................................................................................81
10. Kockzatmenedzsment sablonok.....................................................................83
11. Kockzatmenedzsment tblzat ......................................................................84
12. Kommunikcis terv sablon .............................................................................85

3
Bevezets

Jelen projektirnytsi kziknyv mdszertani segdlet az nkormnyzatnl zajl projektek

menedzselshez, amely elsegti az nkormnyzaton bell egysges projektmenedzsment
szemllet kialaktst.
Az nkormnyzat eredmnyesebb s kltsghatkonyabb mkdshez hozzjrul, hogy a
szervezetn bell projekt formjban vgzett tevkenysgeket az rintett munkavllalk
mindenkor a projektek sajtossgaihoz legjobban igazod, legkorszerbb menedzsment
mdszerek alapjn vgezzk.
Az nkormnyzati projektrendszer bevezetsnek s mkdtetsnek clja:
megknnyteni az nkormnyzat vezetsnek tjkozdst a lnyeges
fejlesztsekrl,
a kiemelt priorits feladatok s intzkedsek vgrehajtsrl;
tmogatni az erforrsok optimlis tervezst, felhasznlst s relis hatridk
meghatrozst (szk keresztmetszetek elzetes feltrsa, majd szksg szerinti
kezelse);
mdszertani tmutatssal szolglni egy-egy projekt megvalstshoz, ezltal is
tmogatni egyes kiemelt jelentsg feladatok teljestst;
ersteni az nkormnyzati vezetk s szakrtk menedzsment eszkzeinek
felhasznlst;

A kziknyv els fejezete a projektmenedzsment fogalmi alapkrdseit tisztzza, kztk a

projekt s a szervezet viszonyt, a projektmenedzsment elhelyezkedst a szervezeti
mkds klnbz szintjei kztt. Meghatrozsra kerl az is, hogy ltalban, illetve e
kziknyv keretben mit rtnk a projekt s a projektmenedzsment fogalmak alatt.
A msodik fejezet foglalkozik a projektszervezet kialaktsnak, felptsvel, szereplivel,
az egyes szerepekhez kapcsold feladatokkal s felelssgekkel
A harmadik fejezet bemutatja a projekt letciklust, amely jl megragadhat ltalnos keretet
ad a projektmkdsnek.
Ez a fejezet rja le rszletesen a projektfolyamat egyes szakaszait a projekt elksztstl a
projekttervezsen s vgrehajtson keresztl egszen a projekt zrsig, rtkelsig.
A gyakorlati projektirnyts, a projektmenedzsment alkalmazsnak elsegtse rdekben
a kziknyv klnbz mellkleteket, sablonokat is tartalmaz, amelyek nagyban
hozzjrulhatnak a projekt formjban trtn munkavgzs hatkony elltshoz.

4
I. Fogalmi meghatrozsok

1.1. Projekt s szervezet

A szervezetek kztk az nkormnyzatok is meghatrozott feladatok elltsra,

tevkenysgek elvgzsre jnnek ltre. A szervezetek clja az alaptevkenysgek
folyamatos teljestse. Az, hogy a szervezetek hogyan vgzik alaptevkenysgket, illetve
az alaptevkenysgek s a teljests krlmnyeinek vltozsa visszahat a szervezet
mkdsre.
Ezen kettssg alapjn klnbztethetjk meg a tervezs s vgrehajts klnbz
szintjeit. Egy szervezetben az gynevezett operatv szinten zajlik az ppen aktulis
tevkenysgek folyamatos teljestse, mg stratgiai szinten kijellik az adott szervezet
jvbeli clllapott (a szervezet vzijt), fejldsi plyjt - figyelembe vve a kls
krlmnyek vrhat vltozsait s a bels adottsgok llandan vltoz sajtossgait.
A projektalap mkds e szintek kz keldik be, ahol a stratgiai clok realizlsa egy-
egy jl krlhatrolhat, komplex s egyszeri feladaton keresztl teljesl, sszekapcsolva ez
ltal a stratgiai s operatv szinteket. Ily mdon teht a projektek a szervezeti stratgia
megvalstsnak lehetsges eszkzei.
Az nkormnyzatoknl projektek keretben valsulnak meg pldul a sajt kezdemnyezs
vagy a klnbz orszgos, illetve regionlis fejlesztsi plyzatokhoz kapcsold
szervezetfejlesztsek, beruhzsok, komplex programok, amelyek lebonyoltsa nem
oldhat meg a szervezet szoksos eljrsrendjnek s munkamdszernek alkalmazsval,
mikzben megvalstsuk hozzjrul a szervezet stratgiai cljainak elrshez,
hatkonysgnak nvekedshez.

1.2. A projekt

A projekt feladat-vgrehajtsi mdszer, amelynek sajt clrendszere, elklntett

erforrskerete, megszabott hatrideje van, s a projektben rsztvevk irnytsra,
koordinlsra kln szervezetet hoznak ltre.
A projekt, mint szakmai kontextus felleli az elkszts, tervezs, vgrehajts s zrs-
rtkels folyamatt, a folyamat sorn alkalmazott eszkzrendszert s a vgrehajtst
lehetv tev ideiglenes szervezetet.
A projektben trtn feladatmegoldsra jellemz, hogy:
a feladat projektben trtn vgrehajtsrl vezeti s/vagy megbzi dnts
szletett;
a feladat j, egyedi az alapvet szervezeti clok kz nem sorolhat cl elrsre
szolgl;
a feladat vgrehajtsa idben korltozott; a projektnek hatrideje van;

5
 a feladat vgrehajtshoz rendelkezsre ll erforrsok emberi, pnzgyi s
eszkz korltozottak;
a feladat vgrehajtsra egy ideiglenesen, a projekt ideje alatt ltez, hierarchikus
projektszervezetet (legalbb 10-15 fs), vagy ennl kisebb ltszm projekt-
teamet lltanak fel;
a vgrehajts sorn tudatosan hasznljk a projektmenedzsment eszkztrt
Azt, hogy mikor clszer egy feladatot projektben megoldani, a feladat jellege hatrozza
meg. Stratgiai jelentsg clok elrsre, ezzel kapcsolatos komplex feladatok
megoldsra a projekt kifejezetten alkalmas s ajnlott eszkz. Kisebb horderej, nhny
szervezeti egysget rint feladatok esetben nem felttlenl hatkony megkzeltsi md a
projekt, de egy sor szervezeti krds ez esetben is projektszer vgrehajtst indokolhat.
Projektet szervezni akkor indokolt,
amikor a feladat olyan egyedi, jszer, konkrtan krlhatrolhat cl elrse, amely
nem tartozik a szervezet, vagy egy szervezeti egysg rendszeresen ismtld
feladatai kz, s
amikor a feladat megoldsa szakmailag s/vagy szervezsileg olyan komplex, hogy
tbb klnbz kompetencij szemly vagy szervezet egyttmkdst ignyli, s
amikor a menedzselsre fordtott tbblet rfordts megtrl a munkavgzs
hatkonysgnak nvekedsbl.

1.3. Projektmenedzsment

A projektmenedzsment az erforrsok szervezsvel s irnytsval foglalkoz

szakterlet, amelynek clja, hogy az erforrsok ltal vgzett munka eredmnyeknt adott
id- s erforrs-kereteken bell sikeresen teljesljenek a projekt cljai.
A projektmenedzsment a projekt letciklusa alatt hasznlatos eljrsok, szablyok s
ajnlsok, legjobb mdszerek konzisztens halmaza.
Els kihvsa, hogy az eredmnyt adott, elre meghatrozott korltok
figyelembevtelvel kell elrnie. A msodik, hogy a projekt az elre definilt clok
elrshez szksges eszkzket optimlisan s integrlt mdon hasznlja fel.
A projektmenedzsment feladata, hogy megszervezze s optimalizlja a projekt eredmnyes
s hatkony vgrehajtshoz szksges erforrsokat. Ekzben a legklnbzbb vezetsi
elveket, mdszereket, technikkat kell egy rendszerbe integrlnia.
A projektek sorn alkalmazott eszkzrendszer jelents rsze ms feladat-megoldsi mdok
sorn is hatkonyan alkalmazhat (pl. a clok, feladatok, felelssgek pontos
meghatrozsa, a feladatok strukturlsa, tervezs, vgrehajts visszamrse stb.). Ezen
eszkzk alkalmazsa nem jelenti automatikusan a projekt megjelenst, sokkal inkbb a
strukturlt feladat-megolds megvalstst.

6
 1.4. A projektszervezet s felptse

A projektben trtn feladatmegolds esetben az egyik legfontosabb teend a projekteket

irnytk hatskreinek kialaktsa, mivel ezek befolysoljk a folyamatokat, a dntsi
mechanizmusokat s a munkakultrt. A projektszervezet lersnak/brjnak tartalmaznia
kell, hogy ki milyen hatskrrel, dntsi jogosultsggal rendelkezik, a projektszervezet tagjai
kzt lv al- flrendeltsgi viszonyokat, jelentsi/beszmolsi ktelezettsgeket stb. (A
Projektszervezet felptsnek brjt lsd az 1. sz. mellkletben)
1.4.1. Projektszponzor /Megbz
A Projektszponzor/Megbz a projekt fels szint kezdemnyezje, tmogatja. Biztostja a
projekt szmra a clok megvalstshoz szksges erforrsokat, mkdsi feltteleket.
Szemlye a projektben rsztvev szervezeti egysgek felgyelett ellt felsvezet(k
egyike). nkormnyzatok esetben ltalban a polgrmester ad megbzst projektek
megvalstsra. (A Projektszponzor feladatait rszletesen lsd az 2. sz. mellkletben)
1.4.2. Projektirnyt Bizottsg (PIB)
A PIB a projekt legfbb dntshoz, ellenrz szerve. Hatskre kiterjed minden, a projekt
sikeres vgrehajtst befolysol krdsre, tnyezre (erforrsok, hatridk, kls
kommunikci, bels konfliktusok, stb.). (A Projektirnyt Bizottsg sszettelt s
feladatait rszletesen lsd a 3. sz. mellkletben)
1.4.3. Projektvezet (PV)
A Projektvezet a projekt mkdsnek, a projekttagok munkja irnytsnak operatv, napi
feladatait ltja el: tervezs, szervezs, vezets, irnyts. Felels a projekt megfelel
minsgben s szakszeren trtn megvalstsrt, az elrehalads biztostsrt s a
projekt sikeressgrt. Szemlyt a Projektszponzor jelli ki. (A Projektvezet kijellst s
feladatait rszletesen lsd a 4. sz. mellkletben)
A projekt vezetsnek mind a projekt termknek ellltsra (szakmai krdsek) mind az
elllts folyamatra, az emberek irnytsra (menedzsmentkrdsek) fkuszlnia kell. Ez
a ktfle fkusz kt szerepkrhz rendelhet hozz: a szakmai vezethz s a projekt
menedzserhez. A kt szerep nem jr minden esetben kt szereplvel, de szerepek
sztvlasztsnak vannak elnyei, pldul
Ms kpessgek, ismeretek szksgesek a kt szerep elltshoz, mindegyik
szerepre az arra alkalmas szemly alkalmazhat (nem biztos, hogy a legjobb
szakember a legjobb menedzser s viszont).
Mindkt szerepl a sajt terletre fkuszlhat, a szerepek kztti ellentmondsok
nyltan felsznre kerlnek.
A projekt menedzseri feladatok elltst nem befolysolja a szakmai kihvs, a
megbz ignyeinek kielgtse lesz az elsdleges.
A projektmenedzser prtatlanul ll hozz az egyes szakmai terletekhez.
1.4.4. Projekt-team
A projekt-team a projekt megvalstsa, projekt cljainak elrse rdekben a Projektvezet
s/vagy Projektszponzor ltal felkrt csoport, az operatv projektfeladatok ellti.

7
Tevkenysgket a Projektvezet irnytsval vgzik. (A projekt-team tagjainak
kivlasztst/kijellst s feladatait rszletesen lsd a 5. sz. mellkletben)

1.5. A projekt letciklus, a projekt szakaszai

Amennyiben a projekt folyamatot lineris folyamatnak tekintjk, jl elklnthet

szakaszokkal tallkozunk, amelyek cljukban s lpseikben is megklnbztethetk. Az
egyes szakaszok pedig egymst kvet s prhuzamos lpsekbl llnak

C
Zrs
Elkszts Tervezs Vgrehajts
rtkels

Az elkszts s a tervezs egy dnts-elksztsi folyamat, amelynek sorn az

ellltand projekttermk (annak ellltsi mdja, kltsge s elksztsi ideje) egyre
pontosabban lthat.
1.5.1. A projekt elksztse sorn a Projektszponzor, a Projektvezet, s/vagy
a felels szervezeti egysg vezetje az rintettek bevonsval krvonalazza a projekt
legfbb jellemzit, a projekt cljt, idhorizontjt, szereplit, rintettjeit, vgtermkeit,
hatst, az eredmnyre vonatkoz minsgi feltteleket.
Az elksztsi szakasz csupn a gondolatok strukturlsnak ideje, ekkor konkrt, hivatalos
dokumentci mg nem szletik, azonban ekkor kerl kidolgozsra a projektjavaslat.
Mindez a Projekt Defincis Dokumentumban/Projektindt Dokumentumban (PDD/PID)
jelenik meg, amelynek alapjn dnts szletik a rszletes tervezs megkezdsrl. (A
PDD/PID sablonjt az A. sablon tartalmazza)
1.5.2. A projekttervezs szakaszban kerl rszletes megtervezsre a projekt
kivitelezsnek s megvalstsnak mdja. Ekkor kerl sor a projektszervezet fellltsra;
a mkds kialaktsra (Szervezeti s mkdsi gyrend); a feladatstruktra ltrehozsra,
hltervezsre (tevkenysgek, kztk fennll logikai kapcsolatok, temezs, erforrsok);
kockzatok, a minsg, valamint a beszlltkkal val egyttmkds tervezsre.
A komplex projektterv s a projekt szervezeti s mkdsi rendjnek vglegestst,
elfogadst kveten dnts szletik a megvalsts indtsrl.
1.5.3. A megvalsts szakasza mr magnak a projekt termknek s
eredmnyeinek ltrehozst jelenti. A tervezs becslseken alapult, ennlfogva a
megvalsts eltrhet/eltr a tervtl. Az eltrst nvelheti a projektben dolgozk viszonya,
illetve a kls krlmnyek vltozsa. A terv szerinti vgrehajts megvalstsban segt a
monitoring-kontrolling tevkenysg, a tudatos vltozskezels, a
kockzatmenedzsment, a kommunikcis rendszer mkdtetse s a beszerzs-,

8
beszllt-menedzsment. A megvalsts szakasza a projekt
termknek/vgeredmnynek tads-tvtelvel zrul.
1.5.4. A zrs-rtkels szakaszban, a termk tadsa utn nemcsak a lezr
adminisztrcis anyagokat, a pnzgyi elszmolst kell elkszteni, hanem rgzteni kell a
munka sorn megszerzett tapasztalatokat, s meg kell ismertetni, hogy azok a ksbbi
projektekben hasznosuljanak, bepljenek a szervezeti s a munkakultrba. Nem szabad
engedni, hogy az id- s erforrs-hiny, vagy a fel nem ismert elnyk miatt erre ne vagy
ne rdemeinek megfelel mrtkben kerljn sor.
1.5.5. A projektfolyamat sajtossgai
Az elzekben ismertetett szakaszok megkezdshez meghatrozott inputok (=bemeneti
dokumentumok) tervek, tanulmnyok, engedlyek, jvhagysok stb. szksgesek,
lezrsuk pedig konkrt outputok (kinevezsek, jvhagyott tervek, szablyzatok stb.)
dokumentumok meglthez ktdik, amelyek egyben a kvetkez szakasz
megkezdshez szksges informcit tartalmazzk, annak bemenett kpezik.
A projektvezet felelssge, hogy ezek a dokumentumok idben elkszljenek, s az
rintettek szmra elrhet mdon legyenek trolva.
Az egyes szakaszok lpsekbl tevdnek ssze, amelyek lehetnek kttt sorrend,
vagy tmogat lpsek. Az elbbiek esetben az adott lpsek vgrehajtsnak sorrendje
logikailag kttt a szakaszon bell. Pldul a projekt elksztse sorn a
megvalsthatsg vizsglatnak mindig meg kell elznie projektindts kezdemnyezst.
Ezzel szemben a tmogat lpsek vgrehajtsnak nincs logikailag kttt helye egy
szakaszon bell. Lehet, hogy a lps vgrehajtsa egy vagy tbb szakaszon vgigvonul (pl.
kommunikci, kontrolling stb.), de az is lehet, hogy a tbbi lps eredmnytl fgg, hogy
mikor lehet/ rdemes vgrehajtani.
A projektet folyamatknt brzoljuk, amelynek van kezdete s befejezse, azonban nem
egy lineris folyamat, hanem iteratv, azaz mindig van visszacsatols. j, egyedi feladatrl
lvn sz, ahogy haladunk elre, mindig felmerlnek j szempontok vagy tnyek, amelyek
az eredeti terveink s megfontolsaink jrartkelsre vagy mdostsra
knyszertenek bennnket. Ezek a visszalpsek semmifle negatv jelleget nem
hordoznak; a projektmenedzsernek pontosan az az egyik fontos felelssge, hogy
felismerje, mikor lehet, s mikor nem lehet befejezettnek tekinteni egy szakaszt; esetleg a
megfelel minsg befejezshez milyen, korbbi szakaszhoz tatoz tevkenysgeket kell
jra / mlyebben/ szlesebb krt bevonva elvgezni.
A ciklikussg nemcsak a teljes folyamatra, hanem azon bell minden egyes szakaszra,
lpsre s feladatra jellemz. Ha csak fejben is, de mindig megismteljk kicsiben a
ciklus mind az t elemt: kezdemnyezs elkszts tervezs zrs-rtkels
elemt.
Mindegyik lps kln rtelmezhet a projektmenedzsment s a projekt termke
szempontjbl egyarnt. Gyakorlatban rdemes e kettt formailag is kln kezelni, ami azt
jelenti, hogy
az elvrsokat egyarnt felmrjk a projekt szakmai eredmnyvel s a projekt
menedzselsvel kapcsolatban,
meghatrozzuk az alkalmazand technolgiai/szakmai mdszertani folyamatokat s
a projektmenedzsment folyamatokat is,

9
 a folyamat sorn szakmai tartalmi s projektmenedzsment dokumentumok s
termkek egyarnt szletnek,
a projektet vgrehajt csapatot gy lltjuk ssze, hogy a szksges szakmai s
menedzselsi kompetencia rendelkezsre lljon.

II. A projektfolyamat

2.1. A projekt- elkszts szakasza

Az els szakasz az elkszts, amely az zleti/szervezeti igny megjelensvel s
megfogalmazsval kezddik, majd a lehetsges megoldsi mdok elemzsvel, a Business
Case elksztsvel folytatdik. A konkrt megoldsi md kivlasztst kvet dntssel
indul a projekt az rintettek (stakeholderek) ignyeinek s elvrsainak felmrsvel s
egyeztetsvel. A projekt clrendszer s a sikerkritriumok sszegyjtst kveten kerl
sszelltsra a vzlatos projekt szervezet s a becslseken alapul mrfldk s erforrs
terv. A szakasz vgeredmnyeknt megszlet Projekt Defincis Dokumentum
(PDD)/Projektindt Dokumentum (PID) s a frisstett Business Case alapjn dnts szletik
a rszletes tervezs megkezdsrl.

Az Elkszts szakasznak lpsei:

1. zleti clok megfogalmazsa
2. Megvalsthatsg vizsglata, Business Case elksztse
3. Projekt indts kezdemnyezse
4. Stakeholder analzis
5. Clrendszer s sikerkritriumok meghatrozsa
6. Hatkr meghatrozsa
7. Fzisterv s erforrsbecsls, vzlatos szervezeti bra s felelssgi krk
8. Projekt definci vglegestse, elfogadsa, dnts a tervezs megkezdsrl

Az Elkszts szakasz vgeredmnye:

Megvalsthatsgi tanulmny(ok) 2.1.2. lps,
Business Case (BC 1.0 s 2.0 vltozat) 2.1.2. lps s 2.1.8. lps,
Projekt Defincis Dokumentum (PDD 1.0 vltozat),
o clrendszer (tfog zleti cl, clterletek, konkrt szakmai clok,
sikerkritriumok, nem clok) 2.1.5. lps,
o hatkr 2.1.6 lps,
o fzisterv 2.1.7. lps,
o erforrsbecsls (pnz, ember, eszkz, anyag) 2.1.7 lps,
o elzetes projekt szervezet 2.1.7. lps.

10
 2.1.1. Az zleti/szervezeti cl megfogalmazsa
Clja, hogy a projekt elejn a szervezet megtallja azt a valsgos clt/problmt, amelynek
megoldsra a projektet, mint eszkzt hasznlja fel a szervezet. E cl elrse motivlja a
szervezetet a szksges erforrsok biztostsra. Pl. egy minsgbiztostsi rendszer
bevezetse mgtt kell, hogy legyen valamilyen hajter, ami a szervezetet rknyszerti a
projekt vgig vitelre. Lehet ez a folyamatok egysgestse/gyorstsa ezzel a
hatkonysg nvelse , ltszmlepts, vagy a szervezet kzpontostsa stb. Ennek egyik
eszkze lehet egy minsgbiztostsi rendszer, ami persze a projekt szmra cl. Ha a
szervezeti vezetk rdekeltsge cskken a cl elrse tekintetben, akkor a projekt lelassul,
a dntseket nem hozzk meg, nem lesz elegend erforrs stb.
A projekt vgrehajtsa sorn a dntsi pontoknl fell kell vizsglni, hogy a cl mg mindig
elrend-e (ha a cl elrse valjban nem rdeke a megbznak, akkor az a projekt lass
hallhoz vezethet).
A megfogalmazott zleti cl elrst biztost megoldsi lehetsgek sszegyjtshez s
kifejtshez erforrsokat kell biztostani. Ebben a lpsben ki kell jellni a projektgazdt, aki
a rendelkezsre bocstott erforrsokat koordinlja a projekt megvalstsi mdjnak
eldntshez szksges informci gyjts sorn.
Eredmnyei/termkei:
zleti/szervezeti igny s a megvalstsra indtand projekt tlet megfogalmazsa
Dokumentum a projekt tlet elfogadsrl
Termkek meghatrozsa:
Projekt tlet megfogalmazsa
Milyen zleti, szervezeti stratgiai cl / igny / elvrs elrsre merlt fel a az adott
projekt tlet?
Mi indokolja a projekt formt a megvalstshoz?
Dokumentum a projekt tlet elfogadsrl
Emlkeztet vagy jegyzknyv arrl, hogy az zleti clokkal s a projekt tlettel
kapcsolatban ki vagy kik, mikor, milyen dntst hoztak,
Nevestett projektgazda,
Megbzs a projekt gazdnak az informcigyjtsre,
Elkszl dnts-elkszt dokumentcival kapcsolatos tartalmi s formai
elvrsok,
A projekt gazda hatskre az informcigyjtsre,
pl.: mely szervezeti egysgektl, milyen szintig vonhat be rsztvevket, milyen
kls informciforrsokat hasznlhat,
A dnts-elkszts hatrideje s kltsgkerete,
Az elkszl dnts-elkszt dokumentcival kapcsolatos tartalmi s formai
elvrsok.

11
 2.1.2. A megvalsthatsg vizsglata, a Business Case
elksztse

Ez a lps azt vizsglja, hogy a projekt kivitelezse zletileg racionlis-e, a kivlasztott s

kvetend megkzeltsi md hogyan trl meg.

Clja azon megoldsi lehetsgek sszegyjtse, amelyek biztostjk az zleti clok

elrst. A megoldsi lehetsgek, alternatvk sszegyjtse egy projekt
kezdemnyezsekor kulcsfontossg lps.
A megvalsthatsg vizsglata a relisnak tn megoldsi lehetsgek koncepcionlis
kifejtse. A megoldsi lehetsgek sszegyjtst kveten ki kell vlasztani azokat a
javaslatokat, amelyek relisan megvalsthatk. Ezeket a megoldsi lehetsgeket szakmai,
mszaki szempontbl rszletesebben ki kell fejteni, hogy kpet lehessen kapni a megolds
egszrl, annak zleti s kltsg vonatkozsairl (Megoldsi ajnlatok, Megvalsthatsgi
tanulmnyok). A megvalsthatsgot valamilyen szinten minden projektnl megvizsgljk.
Egy mega-beruhzs esetn maga a megvalsthatsgi tanulmnyok s tervek
sszelltsa egy komplex nagy volumen projekt lehet. Kisebb projektek esetn az is
elkpzelhet, hogy a projekt megoldsi lehetsgek sszegyjtsekor mr a
megvalsthatsg szempontjbl is megvizsgljk az alternatvkat, s elvi dnts szletik
a megoldsi mdrl s eszkzrl.
Dnts elkszt anyag Business Case ksztse a megvalsts mdjra vonatkozan.
(Business Case=zleti (megtrlsi) esettanulmny). A dokumentumban elemezni kell a
kidolgozott megoldsi lehetsgeket az zleti clok elrse s a megtrls szempontjbl.
A megbz erre a dokumentumra alapozva hozza meg a projekt megvalstsra vonatkoz
dntst, indtja el a projektet.
Eredmnyei/termkei:
Megoldsi lehetsgek listja
Plyzati kirs, dntsi szempontrendszer
Megoldsi ajnlat
Megvalsthatsgi tanulmny(ok), elemzs(ek)
Business Case (BC 1.0)
Termkek meghatrozsa:
Megoldsi lehetsgek listja
A felmerlt elkpzelseket rvid rtelmez/elemz magyarzattal tartalmaz lista.
Plyzati kirs
Amennyiben a projektet kezdemnyez szervezet gy dnt, hogy kls szlltval kvnja
megvalsttatni a projektet, akkor ezt ltalban plyzati kirs formjban jelzi, amelyre a
potencilis szlltk klnbz megoldsi ajnlatokkal jelentkezhetnek. A plyzati kirsok
formtumt s tartalmt trvnyi (kzbeszerzsi) s szervezeti szablyozsok is
meghatrozhatjk.

12
A plyzat dntsi szempontrendszere
Clszeren sszelltott szempontrendszer, amely alkalmas arra, hogy annak alapjn a
dntshozk ssze tudjk hasonltani, rangsoroljk s kivlasszk a tovbbi vizsglatra
rdemes ajnlatokat. Az ajnlattevk szmra is hasznos informci, hogy melyek azok a
szempontok, amelyek a megbz dntst befolysoljk.
Megoldsi ajnlat(ok)
A megoldsi ajnlat ltalban egy potencilis szllt hivatalos vlasza egy plyzati kirsra.
Az ajnlatnak formai s tartalmi szempontbl meg kell felelnie a kirsban meghatrozott
feltteleknek.
Megvalsthatsgi tanulmny(ok) vagy elemzs
Tartalma: A megvalsts sorn rintett terletek, alkalmazott fbb lpsek, mdszerek,
technolgia, elnyk, htrnyok, kockzatok, vrhat id s erforrsigny, pnzgyek.
Business Case (BC) 1.0
A berkezett megoldsi ajnlatok, megvalsthatsgi tanulmnyok alapjn kell
megvizsglni, hogy az zleti/szervezeti clokat melyik megoldsi md teljesti legjobban,
milyen az egyes lehetsgek megtrlse.
A BC tartalma:
fels szint clok
vrhat hatkr
felttelezsek, korltok
elvrsok specifiklsa
megkzeltsi mdok s kulcs termkek
kltsg- / hozam-szmts
eredmny mrsnek mdja
kvetkeztetsek, javaslat
A BC tartalmt a ksbbi szakaszok sorn a felmerl j informcik alapjn folyamatosan
frissteni kell.

13
 2.1.3. Projektindts kezdemnyezse

Formlis vezeti/megbzi dnts a projekt megvalstsi mdjrl.

Clja:
A berkezett megoldsi ajnlatok (plyzatok), megvalsthatsgi tanulmnyok s a BC
alapjn dntst hoznak a feladat megvalstsi mdjrl, a projekt elkszts folytatsrl.
Plyzat esetn kihirdetsre kerl ez eredmny.
Amennyiben a projekt indtsrl pozitv dnts szletik, itt kell hatrozni a projektet a
tovbbiakban felelssggel irnyt szemlyrl (projektigazgat, projektvezet,
projektfelels, stb.), akinek hatskrt kell kapnia a kvetkez lpsek elvgzshez s a
szksges erforrsok bevonshoz.
Eredmnyei/termkei:
Dokumentlt dnts
Kommunikci a dnts eredmnyrl
Termkek meghatrozsa:
Dokumentlt dnts
Formlisan kimondja a projekt ltezst, minimlisan dokumentlni kell a kvetkezket:
a kivlasztott megoldsi md, megvalstand termk / szolgltats (hivatkozs az
elfogadott megoldsi ajnlatra vagy Megvalsthatsgi tanulmnyra)
plyzat esetn a gyztes szllt neve, mellkletben a gyztes ajnlat,
a dntst meghoz vezet vagy testlet megnevezse,
kinevezett projektigazgat vagy projektvezet.
o Megbzs, amely alapjn a felhatalmazott szemly, a projekt elksztsi feladatainak
elvgzsrt felels s a folyamatot irnytani tudja.
o A projektvezet hatskre az elkszts folytatsra, pl.: mely szervezeti
egysgektl, milyen szintig vonhat be rsztvevket, milyen kls erforrsokat
hasznlhat.
Az elkszts hatrideje s kltsgkerete
Az elkszl dokumentcival kapcsolatos tartalmi s formai elvrsok.
Kommunikci a dnts eredmnyrl
A megbz(k), vagy az ltaluk megjellt felels tjkoztatja a munkaszervezetet, gyfeleket,
rintetteket (szksg esetn a teljes stakeholder krt) a dntsrl s a projekt megoldsi
mdjrl.

14
 2.1.4. Az rintettek krnek (stakeholderek) elemzse

Clja:
A projekt stakeholderei (a projektben rintettek kre) olyan egynek, szervezetek, csoportok
akik/amelyek hatssal vannak a projektre, vagy azok, akik rdekeit pozitvan vagy negatvan
befolysolja a projekt. A projektmenedzsment feladata a stakeholderek ignyeinek,
elvrsainak felmrse, elemzse s menedzselse. Az esetleges rdekellentteket a
projekt elejn kell felsznre hozni, amg a projekt hatkre s temterve az elvrsoknak
megfelelen alakthat, vagy az elvrsok a korltoknak s lehetsgeknek megfelelen
alakthatk.
A projekt vgrehajtsa sorn mindvgig biztostani kell a stakeholdereknek szmra a
szksges informcikat, hogy folyamatosan lssk rdekeik rvnyre jutst. Vltozsok
esetn az rdekek srlst menedzselni kell.
A legjelentsebb stakeholderek ltalban a kvetkezk:
Megbz/szponzor aki a megbzst adja s/vagy finanszrozza a projektet
Projekt menedzsment (projektigazgat, projektvezet, alprojekt vezet stb.)
gyfl, aki a projekt termkt hasznlni fogja
Projekt vgrehajt szervezet
Beszlltk, vllalkozk, akik a projekt termk ellltsban kzremkdnek
A gazdasgi szfra szerepli (konkurencia, partnerek stb.)
A stakeholderek elvrsainak menedzselse a definils szakaszban a kezddik, s
vgigksri a projekt teljes letciklust.
A stakeholder elemzs olyan informcikat is tartalmazhat, (rdekek, hatalmi viszonyok stb.)
amelyek nem publiklhatk. Az elemzst azonban el kell vgezni, hogy a projektvezet
tisztban legyen azzal az ertr rendszerrel, amely a projekt vgrehajtsra jelents
hatssal van.
Eredmnyei/termkei:
1. Beazonostott stakeholderek:
lista
2. Meghatrozott stakeholder elvrsok, ignyek:
elvrsok stakeholderenknt rendezett dokumentcija
3. Stakeholder trkp (Lsd: A. sablon)
stakeholderek elhelyezse egy trkpen a vlasztott szempontok szerint (optimlisan 3
stakeholder jellemz megjelentsvel)
4. Beazonostott stakeholder csoportok s kezelsk mdjainak meghatrozsa
csoportok listja, lehetsges rhatsok figyelembevtelvel
5. Stakeholder menedzsment akcik
stakeholderenknti akcik rszleteit tartalmaz tblzat (Lsd: B. sablon)

15
 2.1.5. Clrendszer s sikerkritriumok meghatrozsa
A lps sorn megtrtnik a projekt ltal elrend clok kitzse, az rtkels mrsi
mdjnak meghatrozsa.
Clja:
A projekt definilsi szakasz egyik legfontosabb feladata egy, a szervezet stratgiai
terveihez illeszked, az alapvet stakeholderek ignyeit s elvrsait kielgt (lsd a 4.
lps), projekt clrendszer s a sikerkritriumok meghatrozsa. A projekt clrendszere a
konkretizlds lpsein keresztl jut el az zleti clok megfogalmazstl a projektek
trgynak lersn keresztl a konkrt projekt clokig s sikerkritriumokig. A clok s a
clrendszer a projekt szmra az az alapvet stabil pont, aminek az elrsre a projektben
dolgozknak az energiikat mozgstani kell. Ha egy cl tisztn rthet, felvllalhat s
azonosan rtelmezett a projekt csapatban, akkor a cl elrsn dolgozk egyttmkdse
jelents szinergikus hatssal jr.
A clrendszer hierarchikus felpts, egy adott szinten lv cl megvalstshoz az alatta
lv szinten tallhat rszclok eszkzknt szolglnak.
A clrendszer felptst a kvetkez bra mutatja:

tf erkr
se

sik
og itr
Ca

,
1. tfog zleti vagy szervezeti cl
ss

s i umo
e

sze k
si n

2. zleti/ Szervezeti clterletek tet

Bu

3. Projekt tartalmi clterletek

r
sze
nd

4. Konkrt tartalmi - szakmai clok

lre
t c
jek

5. Konkrt sikerkritriumok
Pro

Az 1. szint mindig ltezik, minden projektnek esetn meg kell fogalmazni, hogy a projekt
vgrehajtsnak zleti vagy szervezeti szempontbl mi az alapvet clja s rtelme.
A 2. szinten az tfog clt mg mindig zleti/szervezeti clterletek szerint bontjuk le, a
msodik szint a projekt komplexitstl fggen akr tbb rtegbl is llhat, de egyszer
projekt esetn akr el is maradhat.
Az 1. s 2. szint kifejtst a Business Case tartalmazza (lsd 2.1.2. lps).
A 3. szinten kerl megfogalmazsra a projekt tartalma, azaz az a termk / szolgltats,
melynek megvalstsa biztostja az zleti cl elrst. (Pl. Szervezeti mkds
tlthatbb s hatkonyabb ttele zleti cl megvalstsra meg kell valstani a BPR-
t).

16
A 4. s 5. szint a konkrt szakmai-tartalmi clok s a hozzjuk rendelt konkrt
sikerkritriumok szintje. Minden konkrt clhoz legalbb egy sikerkritriumot kell rendelni.
Sikerkritriumok, ahogy az brn is lthat, nemcsak konkrt clokhoz, hanem az 1. 2. s 3.
szinten megfogalmazott clokhoz s clterletekhez is rendelhetk.
A clrendszer kialaktsa sorn olyan clok is megfogalmazdnak, melyek rtelmezhetk
lennnek a rendszer elemeknt is, de valamely oknl fogva (pl.: ms projekt vagy szervezet
feladata) nem elemei a clrendszernek. A nem clok azonostsa azrt fontos, hogy
elkerlhetk legyenek a flrertsek, bizonytalansgok a stakeholderek szmra, ezek
megvalstsra a projekt erforrsokat ne tervezzen, vgrehajtsukra ne vllalkozzon.
Eredmnyei/termkei:
Projekt clrendszere (PDD rsze)
Termkek meghatrozsa:
Projekt clrendszere
Lsd a lps cljnl bemutatott bra.
Sikerkritriumok: mdszertanilag a clrendszer sszelltsakor arra az idelis
llapotra kell trekedni, hogy az abban felsorolt (konkrt s ltalnos) sikerkritriumok
sszessgnek teljeslse szksges s elgsges felttele legyen a projekt
clelrsnek. Ennek kvetkezmnye, hogy a clokban s a sikerkritriumokban csak
azt a minimumot kell megfogalmazni, amit mindenkppen el kell rni. Amit mg
szeretnnk, hogy a projekt elrjen s megvalstson, de csak a siker mrtknek
megtlse szempontjbl van jelentsge, azt ne sikerkritriumknt fogalmazzuk meg,
hanem tovbbi elvrsknt (pl. sikerkritrium, hogy mind az 50 j felhasznl sikeres
vizsgt tegyen a rendszer kezelsbl, de nem cl csak elvrs, hogy mindenkinek
elsre sikerljn a vizsga).
Projekt nem clok felsorolsa

17
 2.1.6. A projekt hatkrnek meghatrozsa
A hatkr alapveten a projekt ltal a clok elrshez elvgzend szakmai feladatok,
eljrsok, elrend eredmnyek s elksztend termkek meghatrozst tartalmazza.
Clja:
A hatkr meghatrozsa mind a projekttervnek, mind a ksbbi projektdntseknek az
alapjt kpezi. A projekt hatkrt a 2.1.5. lpsben meghatrozott clrendszerbl kiindulva
kell elkszteni. gyeljnk arra, hogy a hatkr ne tartalmazzon se tbbet, se kevesebbet,
mint amit a clrendszerben megfogalmazottak teljestshez szksges. A hatkr
meghatrozsa alapveten szksges a tovbbi tervezsi lpsek hatkony elvgzshez.
A hatkr a tervezs sorn tovbbi mlytsre, vglegestsre kerl.
Eredmnyei/termkei:
Projekt hatkre (PDD rsze)
Termkek meghatrozsa:
Projekt hatkre:
Keretek, korltok, figyelembe veendk
A keretek s korltok, olyan kls, a projekt szmra adott, ltez tnyezk, amelyek a
projekt szmra a bizonyos szempontbl meghatrozzk, korltozzk vagy elrjk a
megoldsi mdot, ezrt mr a tervezs sorn is kiemelt figyelmet kell rjuk fordtani. Pl.
trvnyek, szablyozsok, szabvnyok, kttt hatridk, kemny erforrs vagy
finanszrozsi korltok stb.
A figyelembe veend tnyezk a projekttel prhozamosan, tle fggetlenl ltez tnyezk,
amelyeket a sikeres vgrehajts rdekben figyelembe kell venni. Ezek lehetnek pl.
prhuzamos projektek, amelyekkel a projektnek kapcsoldsi pontjai lesznek, korbban
lezrult projektek mr elkszlt termkei, a piaci vagy szervezeti krnyezet figyelembe
veend pontjai.
Felttelezsek
Felttelezsknt kell rgzteni mindazon krlmnyeket, amelyek fennllsrl nem lehet,
vagy nem clszer megbizonyosodni. A projekt egsze ezen felttelezsek mellett rvnyes
(pl. a trvnyi szablyozs lehetv fogja tenni a projekt termknek clok szerinti
alkalmazst.) Ha a felttelezs a vgrehajts sorn nem a PDD-ben rgztettek szerint
valsul meg, akkor azt a projekt szempontjbl vltozsknt kell kezelni.
Vgtermkek s vgeredmnyek meghatrozsa
A projekt ltal elksztend/elrend vgtermkek s vgeredmnyek listja, ezek fbb
jellemzi (teljestmny, minsg, mennyisg, megbzhatsg, fenntarthatsg, letkpessg,
mkdkpessg, elllthatsg, rugalmassg, szablyozottsg, karbantartsi igny,
anyagok hasznlata, arculat), tartalmi elvrsok s elfogadsi kritriumok (termk
sikerkritriumok).

18
 Technolgia/mdszertan:
Mindazon szakmai lpsek folyamata, alkalmazott (pl. fejleszt) eszkzk, mdszerek,
mszaki megoldsok, rsztermkek meghatrozsa s lersa - amelyek a vgtermkek
elkszlshez vezetnek/kellenek.
Szakmai koncepci
A clrendszer megvalstshoz vezet szakmai megoldsi md meghatrozsa -
alapveten az elfogadott megvalsthatsgi tanulmny (II.1.2. lps) ltal megfogalmazott
megoldsi md. Pl.: a Polgrmesteri Hivatal szolgltatsainak bvtse okmnyiroda,
egyablakos gyflszolglati iroda ltrehozsval, stb.
Projektmenedzsment hatkre
A clrendszer s a szakmai hatkr ismeretben itt kell s lehet meghatrozni, hogy a
vgrehajts sorn milyen projektmenedzsment eszkzkre eljrsokra lesz szksg. Ebbl
kiindulva lehet azt is meghatrozni, hogy a tervezsi szakasz lpseiben elkszl
projektmenedzsment termkeket milyen mlysgben, milyen rszletezettsggel s milyen
adattartalommal kell elkszteni. A PM hatkr a kvetkezket tartalmazza:
kontrolling rendszer alapelvei
tervezsi PM termkek meghatrozsa, mlysgk, tartalmuk
ltalnos vltozskezelsi alapelvek
kockzatmenedzsment irnyelvek
kommunikci alapelvek

19
 2.1.7. Fzisterv s erforrsbecsls, vzlatos projektszervezet
A lps sorn felmrsre kerl a clok elrshez szksges id s erforrs mennyisg.
Clja:
Ki kell hangslyozni, hogy ebben a lpsben becslsek s elrejelzsek szletnek arrl,
hogy a projekt meddig fog tartani s mennyi pnzgyi, anyagi s emberi erforrst kell majd
rfordtani (emiatt ezek az rtkek a tervezs eredmnyeknt bizonyosan vltozni fognak).
Ez a lps termszetesen nem helyettesti a kvetkez szakaszban a rszletes s alapos
tervezst
Tovbbi cl az elzetes projekt szervezet fellltsa is. A bevonand szereplk ismeretben
javaslat kszl a projekt szervezet felptsre. A tervezst mr ebben a struktrban
clszer vgrehajtani.
Eredmnyei/termkei:
Fels szint fzisterv s idtemezs (PDD rsze)
Erforrsbecsls (PDD rsze)
Vzlatos projekt szervezet (PDD rsze)
Termkek meghatrozsa
Fels szint fzisterv s idtemezs
A fels szint fzisterv a projekt vrhat f fzisait, mrfldkveit tartalmazza, szakrti
becslsek alapjn meghatrozott tfutsi idkkel s hozzvetleges teljeslsi
idpontokkal.
Erforrsbecsls
Becsls a projekt vgrehajtshoz szksges erforrsokra:
o pnz
o emberi erforrs igny kompetencik szerint (mrtkegysgek: embernap, emberv,
tancsadi nap, mrnkv, stb.), ebbl mennyi bels, mennyi kls,
o eszkzigny (pl. fldmunkagp, szerverkapacits, stb.)
o anyagigny (pl. kavics, cement, stb.)
Vzlatos projekt szervezet
Az albbi szerepek, szereplk meghatrozsa:
Megbz
Projekt menedzser
Teamek s team-vezetk

20
 2.1.8. A projektdefinci vglegestse, elfogadsa, dnts a
tervezs megkezdsrl
A projektdefinci vglegestse s elfogadsa lezrja s elfogadja a definilsi szakasz
termkeit, megalapozza egy azonos nyelven s projekt szemlletben dolgoz, kommunikl
szervezet mkdst.
Clja:
A definils szakasz informcii alapjn fell kell vizsglni a Business Case-t (lsd 2.1.2.). A
vizsglatnak az eredetileg kitztt clok teljesthetsgre s a megtrls szmts
helyessgre kell a hangslyt fektetni.
A megbz vagy a projekt gazda bemutatja a mdostott Business Case-t s az elkszlt
Projekt Defincis Dokumentumot (PDD). Ezt kveten a jelenlvk (fbb stakeholderek) -
mdostsokkal vagy anlkl - formlisan is elfogadjk a PDD els vltozatt, ami azt is
jelenti, hogy a projekt a Tervezsi szakaszba lphet s a tervezsben rsztvevk megbzst
kapnak a tervezs elvgzsre.
Az alakul rtekezlet eredmnyrl a hagyomnyos munkaszervezet, a kls, bels
stakeholderek (a nem ellenrdekeltek) klnbz csatornkon, klnbz rszletessggel
tjkoztatst kapnak.
Eredmnyei/termkei:
Frisstett Business Case (BC 2.0)
Elfogadott Projekt Defincis Dokumentum
Tjkoztatott szervezet, stakeholderek
Termkek meghatrozsa
Elfogadott Projekt Defincis Dokumentum
clrendszer (tfog zleti cl, clterletek, konkrt szakmai clok, sikerkritriumok, nem
clok) 2.1.5.
fzisterv 2.1.7.
erforrsbecsls (pnz, ember, eszkz, anyag) 2.1.7.
Hatkr: 2.1.6.
keretek, korltok 2.1.6.
elfeltevsek 2.1.6.
vgtermkek specifikcija, fbb jellemzk, tartalom
technolgia/ mdszertan
szakmai koncepci
projektmenedzsment hatkre

21
 2.2. A projekttervezs szakasza

A msodik szakaszban kerl rszletesen megtervezsre a projekt kivitelezsnek s

megvalstsnak mdja.
A tervezsi szakasz lpsei:
1. A projektszervezet fellltsa
2. A mkdsi rend kialaktsa
3. Feladatlebontsi Struktra (FLS) ltrehozsa
4. Hltervezs
5. Kockzatmenedzsment terv ksztse
6. Kommunikci tervezse
7. A minsg tervezse
8. A beszlltkkal val egyttmkds tervezse
9. Projekt szervezeti s mkdsi rendjnek vglegestse, elfogadtatsa
10. Dnts a megvalsts indtsrl
A tervezsi szakaszban kidolgozott s elfogadott, integrlt projekt dokumentci kpezi majd
a projekt vgrehajtsnak alapjt. Az integrlt projekt dokumentci rszei:
Frisstett Business Case (BC 3.0 vltozat)
Projekt Defincis Dokumentum (2.0 vltozat) (tartalmt lsd a 2.1.8. lps lersnl)
Projekt Szervezeti s Mkdsi Rend (PSZMR)
o projektszervezet lersa (funkcik, szerepek, szereplk, feladatok, hatskrk,
felelssgek) 2.2.1. lps
o projekt gyrendje 2.2.2. lps
Komplex projektterv
o hlterv (tevkenysgek, logikai kapcsolatok, temezs, erforrsok) 2.2.2.
lps
o kockzatelemzs 2.2.5. lps
o kommunikcis terv (a projektszervezeten kvlre) 2.2.6. lps
o minsg menedzsment terv 2.2.7. lps
o pnzgyi terv (finanszrozs, kltsgek/beruhzsok) 2.2.4. lps

22
 2.2.1. A projektszervezet fellltsa
A projektszervezet fellltsnak cljai:
a projekt sikeres vgrehajtshoz szksges szakmai s menedzsment kompetencik
definilsra kerljenek,
a projektben betltend szerepek s funkcik kerljenek meghatrozsra,
a szerepkrk s funkcik egymshoz viszonytott hierarchija kerljn meghatrozsra,
az egyes szerepeket betlt szemlyek kerljenek meghatrozsra,
a hinyz szereplk/kompetencik s ptlsi mdjuk (pl. kls erforrs bevonsa,
bels szereplk fejlesztse oktatssal, stb.) kerljn meghatrozsra,
a szerepek s funkcik legyenek mindenki szmra tisztk s egyrtelmek,
az rdekkonfliktusok felsznre kerljenek s idben tisztzdjanak,
a projektben dolgozk szmra klcsnsen vljon vilgoss, hogy mit vrnak tlk s
mit vrnak egymstl, illetve milyen kompenzcira szmthatnak (motivci).
Folyamata:
1. Kompetencia szksglet meghatrozsa (szakmai s menedzsment)
2. Idelis projektszervezet meghatrozsa a vzlatos szervezeti bra figyelembe
vtelvel (funkcik, feladatok s hierarchia)
3. A rendelkezsre ll emberanyag kompetenciinak ismeretben a Valsgos
projektszervezet meghatrozsa (szerepek, funkcik, szemlyek, feladatok,
hatskrk, felelssgek)
4. A hinyz szerepek s kompetencik ptlsi mdjnak meghatrozsa
5. A projekt team egyttmkdsi norminak, egyni s csoportcljainak tisztzsa s
egyeztetse; team ptsi/fejlesztsi eszkzk meghatrozsa; kompenzci s
motivci eszkzeinek tisztzsa.
Eredmnyei/termkei:
Projektszervezet lersa (Projekt Szervezeti s Mkdsi Rend (PSZMR) rsze)
Hinyz szerepek s kompetencik lersa, valamint terv a ptlsukra
Projekt team pts/fejleszts s motivci terv (Komplex projektterv rsze)
Termkek meghatrozsa
Projektszervezet lersa (PSZMR rsze)
Szervezeti bra, amely tartalmazza a projekt kls, bels szereplit, valamint megjelenti
a projektben fennll al- s flrendeltsgi viszonyokat
Egyrtelmen (nvvel) azonostott, szerepek, funkcik, feladatok, hatskrk s
felelssgek. Kszlhet egy a projekt szervezetre kidolgozott szerepkr
feladat/felelssg mtrix

23
Hinyz szerepek s kompetencik lersa, valamint terv a ptlsukra
Lista a hinyz szereplkrl/kompetencikrl s intzkedsi terv a ptlsukrl (pl.
kls erforrs bevonsa, bels szereplk fejlesztse oktatssal, stb.)
Projekt team pts/fejleszts s motivci terv (Komplex projektterv rsze)
projekt team egyttmkdsi normi
tisztzott egyni s csoportclok (nem szksgszer nyilvnossgra hozni s rsban
dokumentlni)
kpzsi s csapatptsi terv
kompenzcis s motivcis eszkzk lersa

24
 2.2.2. A mkds kialaktsa
Clja, hogy minden a projektben kzremkd, vagy azzal kapcsolatban ll szervezet s
szemly szmra egyrtelmv tegye a mkds rendjt a PDD-ben meghatrozottak
megvalstsa sorn, a projekt teljes idtartamban alkalmazott mkdsi eljrsokat,
eszkzket.
Eredmnyei/termkei:
Projekt gyrendje (a PSZMR rsze)
Termkek meghatrozsa
Projekt gyrendje
A ktelez gyrendi pontok:
Beszmolsi/jelentsi rend
Projekt frumok rendje (idzts, meghv, napirend, levezets, dokumentls)
Dntshozatali rend
Projekt vltozskezels eljrsi rendje
Kockzatmenedzsment mkdse
Projekt dokumentcis rendje
Igny s szksg esetn clszer a kvetkez gyrendi pontokat is meghatrozni:
Nyitott krdsek s dntsek kezelsnek rendje
tads-tvtel rendje (lsd mg:2.2.8. lps)
Teljests igazols s szmlzs rendje (lsd mg:2.2.8. lps)
Minsgbiztosts mkdsnek rendje (lsd mg: 2.2.7. lps)
Projekt kontrolling tervezse
A kontrolling rendszert a projekt kzben tartshoz, ellenrzshez szksges adatok
nyomon kvetsre kell kialaktani. A kontrolling minden terletn (id, kltsg, hatkr,
erforrs, minsg) az albbiakat kell tisztzni:
mrend paramterek (pl. bels erforrs felhasznlst kell-e monitorozni)
mrend paramterek szintje (pl. heti vagy napi szint kls erforrs felhasznls-
mrs, cg vagy tancsad szint kltsgrfordts)
a terv-tny sszehasonlts s a jelents szintjei, rendszeressge
a megoldsi javaslatok s hatselemzs elksztsnek felelse, rendje
dntsi szintek, kompetencik

25
 2.2.3. A feladatstruktra ltrehozsa
A Feladatlebontsi Struktra (FLS) a projektelemeknek, illetve f feladatcsoportoknak egy
tbbszint, fastruktra jelleg lebontsa.
Clja:
Az FLS (angol nevn WBS (Work Breakdown Structure) a projekt pontostsa sorn a
kvetkez folyamatba illeszkedik:
Clrendszer
Hatkr
FLS
Hlterv

Az FLS kidolgozsnak clja, hogy az elvgzend sszes tevkenysget azonostsa,
pontostsa, dokumentlja olyan hierarchiban, hogy azok vgrehajtsval a meghatrozott,
elvrt eredmnyek, rszeredmnyek tlthat, kvethet mdon teljesljenek. Az FLS
kidolgozsa sorn a projekt fbb tevkenysgeit, feladatait kisebb, jobban menedzselhet
elemekre bontjk clszer rszletessgig. A rszletes feladatlebonts fontos
mellktermke, hogy tovbb pontosodik/pontosodhat a projekt clrendszere s hatkre is,
amit frissteni kell a PDD-ben.
Folyamata:
1. A projekt fbb elemeinek meghatrozsa. Ez ltalban a projekt vrt eredmnyei
(fzisai, elemei, objektumai) s a projektmenedzsment.
2. Annak eldntse utn, - hogy a megfelel idtartam, kltsg, erforrs adatokkal
felszerelhetk-e az adott szintnek a tevkenysgei - kell elvgezni a feladat
lebontst. Egy jval ksbb megvalsul eredmnyt nem biztos, hogy mr ekkor le
lehet bontani elemeire. A lpst rendszeresen megismtelve, a grdltervezs
szemllett kvetve, a szksges idpontokra rendelkezsre ll az FLS.
3. A lebonts helyessgnek, megfelel mlysgnek ellenrzse:
A vrt eredmny hinytalanul, teljes mrtkben megvalsul-e a lebontott
tevkenysgek sorn
a legals szinten tallhat ttelekhez egyrtelmen rendelhetk felelsk s
vgrehajtk, akik szmra a feladat mr szoksos, egyszer tevkenysg.
Eredmnyei/termkei:
Feladatlebontsi struktra (FLS)
Termkek meghatrozsa
Feladatlebontsi struktra (FLS)
az FLS fastruktra, a legals szint elemek lesznek a hlterv ptkvei.
az FLS legals szintjn (a fastruktra levelein) vagy aktv tevkenysgek, vagy jl
specifiklhat elrend rszeredmnyek, elksztend rsztermkek vannak.
egy elemet nem clszer 8-10 rsznl tbbre bontani, inkbb tbb szintet kell ltrehozni.
egy elemet az FLS-ben vagy fzisai (idben) vagy elemei (objektumai) szerint lehet
tovbb bontani.

26
 2.2.4. Hltervezs
A hltervezs alatt az FLS ltal meghatrozott tevkenysgek sorrendjnek kijellst, a
tevkenysgek kztti fggsgi viszonyok meghatrozst, dokumentlst s brzolst
rtjk.
Clja:
Egyszerbb projekteknl manulisan, akr egy tblzat segtsgvel, bonyolultabb
esetekben szmtgpes tmogatssal, a tevkenysgi hl fellltsval trtnik.
A lps clja, hogy a tevkenysgek logikai sorrendjnek (egymst kvet, illetve
prhuzamos tevkenysgek) s a vgrehajtsokhoz szksges idrfordtsok
meghatrozsval, egy megalapozott temezs, egy projekt idterv lljon rendelkezsnkre.
A hlterv az idtemezsi adatokon kvl a tevkenysgekhez rendelve erforrs
szksglet (pnz, emberi, eszkz, anyag) adatokat is tartalmaz, amelyeket sszegezve
megbzhat projektszint erforrs-igny adatok llthatk el. A hlterv temezse s
erforrsignye alapjn llthat ssze pontosan a projekt pnzgyi terve is.
A hlterv (s rszeknt az erforrsterv), illetve a pnzgyi terv vglegestse utn
pontosthatk a Projekt Defincis Dokumentum (PDD) kvetkez bekezdsei is:
fzisterv
mrfldkterv; erforrsbecsls
erforrsigny.
A feladat vgrehajtsnak legfontosabb felttelei:
a tevkenysgek azonostsa (FLS)
rszletes termklers, termkspecifikci a termkjellemzk s a minsgi
kvetelmnyek szerepeltetsvel
szakmai korltok, fggsgek, a tevkenysg jellegnek velejri, melyek ktelezen
betartandk
helyzetbl fakad fggsgek, a legjobb tapasztalatok, preferencik kivlasztsa,
alkalmazsa
kls, a projekt tevkenysgi krn kvli fggsgek, engedlyek, hatsgi eljrsok,
szablyozsok stb. ismerete
erforrs kszlet az ismeretek, kszsgek, kpessgek, illetve a tervezhet munkaid
(munkarend, szabadsg, egyb foglaltsg), kapacits ismeretvel
Folyamata:
1. meg kell hatrozni a tevkenysgek s az erforrsok kdolsnak szablyait, amit a
tervezs tovbbi lpseiben szigoran be kell tartani. Az erforrsok kdolsnl
szksges lehet struktrkat is ltrehozni (pl. szervezeti struktra, ahonnan az
erforrsokat vesszk, kltsgstruktra/kltsgnemek, stb.)
2. logikai kapcsolatok meghatrozsa a tevkenysgek kztt, majd ez alapjn a
hlterv sszelltsa (az sszellts sorn nem kell foglalkozni az id
megbecslsvel vagy a hl arnyos megrajzolsval, arra az idterv vglegestse
sorn kerl sor)
3. mrfldkvek kijellse a hltervben

27
4. minden elemi tevkenysghez (FLS legals szintje) hozz kell rendelni a
kvetkezket: tfutsi id, felels, vgrehajtshoz szksges erforrsok (pnz,
emberi, eszkz, anyag)
5. az idtemezs vglegestse a kvetkezk alapjn:
kls idbeli ktttsgek
erforrs szintezs,
kritikus t elemzse,
rvidtsek
6. pnzgyi terv sszelltsa.
Eredmnyei/termkei:
Hlterv
Pnzgyi terv
Frisstett/pontostott PDD (2.0 vltozat)
Termkek meghatrozsa
Hlterv
projektben vgrehajtand feladatokat tartalmazza a logikai kapcsolatokat, az erforrsok
rendelkezsre llst s a kls megszortsokat figyelembe vve.
rgzti az egyes feladatok vgrehajtshoz szksges erforrs ignyt (pnz, emberi,
eszkz, anyag) s idt.
a hlzatban nem lehetnek krk, a ciklikusan ismtld tevkenysgeket egyenknt ki
kell bontani, vagy ssze kell vonni.
meg kell gyzdni rla, hogy csak egyetlen INDUL s egyetlen VGE tevkenysg
van.
egy feladat se lgjon a levegben. Minden feladatnak sszektve kell lennie egy
msikkal, vagy az INDUL vagy a VGE tevkenysggel.
nem szabad elfelejteni, hogy a hlterv egyben kommunikcis eszkz is, ezrt minden
felhasznlnak vilgosan kell rtenie.
Pnzgyi terv
Finanszrozs:
o Milyen forrsokbl lesz a projekt finanszrozva? (forrstrkp)
o Milyen idtemezsben lesz szksg pnzre? (finanszrozs cash-flow)
Kltsgek/beruhzsok
o Vrhat kltsgek kltsgnemek szerinti struktrban
o Beruhzsok

28
 2.2.5. Kockzatmenedzsment tervezse
A kockzatelemzs a projekt kereteibl, krnyezetbl s vgrehajtsbl ered veszlyeket
mri fel, prblja a minimlisra illetve tudatosan vllalt szintre cskkenteni, valamint a
helyzetben potencilisan benne rejl pozitv lehetsgeket feltrni s kiaknzni.
Clja:
A projekt alapjellemzibl kvetkezen - egyedisg, jszersg, komplex clok, sszetett
feladatok, stb. - jelents kockzattal br tevkenysg. A kockzatelemzs eredmnye
lehetv teszi a projekt szmra, hogy biztostsa a vgrehajts minl tervszerbb voltt, idt,
pnzt, erforrst takartson meg, idben felismerje a vltozsokat, amikre felkszlten tud
reaglni s ezltal elkerli a vlsghelyzeteket.
Folyamata:
1. A figyelmet rdeml terletek meghatrozsa
2. Lehetsges kockzatok (vrhat problmk) s lehetsgek sszegyjtse
3. A valszn okok meghatrozsa (azrt, hogy a valdi kockzatokat talljuk meg, ne
pedig a kvetkezmnyeiket)
4. A kockzatok elemzse, slyozsa, kategorizlsa
5. Megelz tevkenysgek, kezelsi, illetve kiaknzsi stratgik meghatrozsa,
esetleges tartalk tervek ksztse a konkrt kockzatokhoz
6. Jelzk (szemafor) lltsa (amelyek a kockzat bekvetkezst elrejelzik)
Eredmnyei/termkei:
Kockzatelemzs (a komplex projektterv rsze)
Mdostott hlterv
Termkek meghatrozsa:
Kockzatelemzs:
Kockzatok/lehetsgek listja
a lista rtkels nlkl tartalmazza mindazokat a tnyezket, amelyek befolysolhatjk a
projekt sikeres vgrehajtst
Tartalma: kockzat/lehetsg azonostja; lersa; a projekt mely terlethez kapcsoldik
Slyozott, rtkelt kockzati elemek
a kockzati elemek rtkelst is tartalmaz lista. Az elemeket egysges szempontok
alapjn rtkelik (ltalban: bekvetkezs valsznsge, hatsa a clra,
felismerhetsg nehzsge), aminek eredmnyekppen kialakul az elemek kztti
fontossgi sorrend. Az egyes elemek rtkelstl/kategrijtl fgg, hogy milyen
tpus intzkedst kell majd kidolgozni.
Tartalma: rtkelsi szempontok; kockzatonknt a szempontokra adott rtkek s ez
alapjn a kockzat kategrija, a kockzat gondozjnak/felelsnek neve.

29
Kockzatmenedzsment terv
Minden egyes elemnl megvizsgljuk, hogyan kezeljk a kockzatot.
o a legalacsonyabb kategriba tartoz elemekre rszletes kezelsi mdokat nem
szoktak kidolgozni, azonban a kockzatmenedzsment mkdtetse sorn
rendszeresen jra vizsglni kell ket, hogy nem vltozott-e valamelyik paramterk,
o a kzepes kategrijakra ltalban megelz intzkedseket terveznk, melyek
cskkentik a bekvetkezs valsznsgt vagy hatst;
o a legmagasabb kategrij kockzatokra az elkerl/megelz intzkedsek
mellett tartalktervet is rdemes kidolgozni.
Mdostott hlterv: a kockzat elkerlshez/cskkentshez szksges tevkenysgek
beillesztse a projekt hltervbe
Kidolgozott tartalkterv(ek) ha szksges
A tartalkterv mint neve is mutatja nem pl bele az aktulis temtervbe, hanem
annak teljesen egyenrtk alternatvja. Akkor lp letbe, ha a kidolgozst indokol
kockzat bekvetkezik. A tartalkterveket s letbelptetsk feltteleit a projekttervvel
azonosan kezelve a megbzval is jv kell hagyatni.

30
 2.2.6. A kommunikci tervezse
Clja:
A projektkommunikci kt f terlete a bels s kls kommunikci. Bels kommunikcin
a projektben rsztvevk kztti informcicsert rtjk. Ennek szablyozsval a Mkds
kialaktsa fejezet foglalkozik.
Kls kommunikcinak szmt minden olyan kommunikcis esemny, amely a
projektszervezet s a projektszervezeten kvli klvilg (szervezeten bell s kvl) kztt
zajlik. A projektszervezet tagjnak az szmt, aki a projekt szervezeti lersban megjelenik.
A klvilg fel irnyul kommunikci f irnyai:
gyfl/felhasznl tjkoztatsa
kls krnyezet (szervezeten kvli) tjkoztatsa
cgen belli tjkoztats.
A tervezetten zajl kls kommunikci clja, hogy biztostsa a projekt sikeres
megvalstshoz szksges informcik idben trtn, megfelel formj s tartalm
megfogalmazst s eljuttatatst a projektszervezeten kvli stakeholdereknek; egyttal
biztostsa a tlk szrmaz informcik (pl. inputok, visszacsatolsok) eljutst a
projektszervezethez.
A kommunikcis terv elksztsnek a clja, hogy a klvilggal val kommunikcis
kapcsolat ne esetleges legyen, az ehhez szksges tevkenysgek bepljenek a
projekttervbe; s a projekt team tagjai is tisztban legyenek azzal, hogy a klvilg fel mit s
hogyan kzlhetnek a projektrl.
Az egyes kommunikcis tevkenysgek cljai ltalban az albbiak valamelyike:
a tjkoztatott szemlyek, csoportok megismertetse az aktulis helyzettel, a foly
munkrl, a projekt tervezett eredmnyrl s hatsrl, valamint visszajelzs krse, a
kvetett irnyok s elrt eredmnyek visszaigazolsa
az informcihinybl fakad flrertsek elkerlse
bizalmi lgkr megteremtse
irnytott tjkoztats

Folyamata:
1. A stakeholderek informcis ignynek felmrse
2. A stakeholdereknek megfelel kommunikcis csatorna s tartalom kivlasztsa
3. A kommunikcis tevkenysg megtervezse
4. A tevkenysg betemezse a projekttervbe

Eredmnyei/termkei:
Kls kommunikcis terv (a komplex projektterv rsze)

31
Termkek meghatrozsa
Kls kommunikcis terv:
Kommunikcis akcik listja, melynek minden eleme kitr a kvetkez pontokra:
o Az zenet (clja, tartalom, mlysg, stlus, forma)
o Kinek megy?
o A kommunikci idztse (esemnyhez vagy konkrt dtumhoz lehet-e kapcsolni,
egyedi vagy rendszeres)
o Kommunikcis csatorna (ha van, hasznland dokumentum sablon)
o Ki felels a kommunikci megtrtntrt?

32
 2.2.7. A minsg tervezse
Clja: A minsg tervezse rsze a projektet tszv, a kezdemnyezstl a zrsig tart
projekt minsg menedzsment folyamatnak. A minsgmenedzsment az elvrsok, ignyek
meghatrozstl, a projekt minsg-politikjn, a felelssgek s hatskrk
szablyozsn, a minsg tervezsn, s a minsgbiztostson, felgyeleten t, a minsg
ellenrzsig, tanstsig tart.
A minsg tervezs clja, hogy a projekt termke a megbz minsgi elvrsainak
megfelelen kszljn el. Ennek rdekben:
kerljenek meghatrozsra a termkkel szemben tmasztott minsgi kvetelmnyek
(cgen bell s a szlltnl alkalmazott minsgi szabvnyok)
a termk ellltsa olyan tervezett folyamatok betartsval kszljn, ami biztostja a
minsgi elrsok elrst
az ellltott rsztermkek s a vgtermk minsgellenrzse trtnjen meg.
A minsgtervezs felttelei:
minsg-politika, mely a hagyomnyos, megbzi munkaszervezet(ek) minsggel
kapcsolatos clkitzseibl kiindulva kszti el a projekt sajt minsggel kapcsolatos
elvrsait, kvetelmnyeit. A projektmenedzsment felelssge ennek kidolgozsa,
elfogadtatsa s megismertetse a stakeholderek krben
a szllt minsgi standardjainak ismertetse s elfogadtatsa a megbz kpviselivel
a hatkr meghatrozsa, ismerete (folyamatok, termkek) alapfelttele annak, hogy a
minsgtervezs arra s olyan mlysgben kerljn kidolgozsra, mint amit az
elvrsok, szabvnyok, kvetelmnyek meghatroznak
a termklerst, a termkspecifikcit olyan rszletessggel kell elkszteni, hogy
minden minsggel kapcsolatos elvrst (konstrukcis, mkdsi s zemeltetsi
paramtert) tartalmazzon.
a szabvnyok, bels, kls szablyozsok szerepeltetse, hivatkozsai befolysoljk a
minsget rint tevkenysgek meghatrozst, vgrehajtst.
egyb folyamat outputok is tartalmazhatnak olyan informcikat, (pldul a beszerzs
menedzsment, az emberi erforrs menedzsment termkei) melyeket figyelembe kell
venni a minsg tervezse sorn.
A minsgtervezs folyamatt a tbbi - id-, kltsg-, erforrs, kockzat tervezssel
prhuzamosan, azzal sszhangban kell elvgezni, biztostva kzttk a rendszeres itercit
Eredmnyei/termkei:
Minsg menedzsment terv (a komplex projektterv rsze)
Termkek meghatrozsa
Minsg menedzsment terv
Megadja azokat a mkdsi defincikat (folyamat s termkspecifikcikat),
amelyek olyan rszletessggel tartalmazzk a folyamatokat, termkeket s a
minsg mrsnek eljrsait, hogy ezek alapjn a megvalsts mrhet legyen.

33
 Tartalmazza a minsggyi rendszerhez szksges szervezeti struktrt, felelssgi
s hatskrket, eljrsokat, erforrsokat, inputknt szolgl a teljes projekttervhez.
A minsg menedzsment terv vlaszt ad a kvetkez krdsekre is:
Milyen minsgbiztostsi s elfogadsi folyamaton mennek keresztl a projekt egyes
szakmai s menedzsment termkei? (mdszerek s szemlyek)
Mikor, illetve milyen felttelek esetn szksges minstseket/auditokat vgrehajtani
a projektben?
Milyen mdon veszi figyelembe a projekt a menet kzbeni minstsek/auditok
eredmnyeit?

34
 2.2.8. A beszlltkkal val egyttmkds tervezse
Clja:
A beszllt menedzsment clja, hogy a projekt szmra kontrolllt s szablyozott mdon
biztostsa azokat a projekt sikeres vgrehajtshoz szksges termkeket s
szolgltatsokat, amelyeket a projektet vgrehajt szervezet nem tud nmaga ellltani,
vagy hatkonyabb megolds, ha kls forrsbl biztostja. Fontos, hogy a beszerzssel s
beszlltkkal val egyttmkds alapelvei s szablyai a vgrehajts megkezdse eltt
rgztve legyenek.
Folyamata:
1. Kls forrsbl beszerzend s biztostand termkek/szolgltatsok meghatrozsa
a projekt hatkre alapjn
2. Potencilis beszerzsi forrsok meghatrozsa
3. A beszerzsi ignyek jelzse a beszerzsi forrsok fel (pl. tenderkirs, ajnlatkrs,
meghvsos versenytrgyals, stb.)
4. Beszlltk kivlasztsa, egyttmkdsi eljrsok meghatrozsa, szerzdskts
(mit, mikor, mennyirt)
Lnyeges, hogy a beszerzs/beszllt menedzsment kifejezetten nem egy diszkrt lps a
folyamatban, hanem a projekt teljes letciklusn is akr vgigfut, tbbszr ismtld s a
tbbi projektmenedzsment folyamathoz szorosan kapcsold lpssorozat. Egyes projektek
esetn mr az elkszts szakasz sorn bizonyos beszlltkkal konkrt szerzdskts
trtnik, mg ms projekteknl, vagy ms tpus beszerzsnl a projekt terv dokumentci
csak jelzi a beszerzend termkeket (1. pont), de a folyamat tovbbi pontjait a vgrehajtsi
szakaszban kell majd a projektnek elvgeznie.
Eredmnyei/termkei:
Beszerzsi s beruhzsi terv (a komplex projektterv pnzgyi terv rszeknt)
Tenderkirs, ajnlatkrs
Ajnlatok a beszlltktl
Szerzdsek a beszlltkkal
Egyttmkdsi eljrsok a beszlltkkal (a PSZMR rsze)
Termkek meghatrozsa:
Beszerzsi s beruhzsi terv
a projekt hatkr termkspecifikciira hivatkozssal tartalmazza a kls szlltk ltal
biztostand termkeket s szolgltatsokat
tartalmazza a beszerzendk vrhat vagy pontos rait is (ha a projekt tervezsi
szakaszban nincs szerzdskts, vagy a szerzds nem fix ras, akkor a vrhat rat
lehet csak szerepeltetni).

35
Tenderkirs, ajnlatkrs
A beszerzsi s beruhzsi terv alapjn a trvnyileg elrt (pl. kzbeszerzsi eljrs)
mdon, illetve a szervezetnl ltalnosan kvetett mdon elksztett s kiadott nylt vagy
zrtkr ajnlati felhvs.
Ajnlatok a beszlltktl
A megcmzett beszlltk az ajnlatkrs alapjn tartalmilag s formailag megfelel
ajnlatokat nyjtanak be.
Szerzdsek a beszlltkkal
A kivlasztott szlltkkal szerzdskts trtnik, amelynek ki kell trnie a szlltand
termkre vagy szolgltatsra, a teljests(ek) idpontjra, a fizetsi konstrukcira (r,
rkpzs mdja, stb.), valamint a beszllt s a projekt egyttmkdsnek elveire,
mdjaira s folyamataira.
Egyttmkdsi eljrsok a beszlltkkal
A beszlltkkal kttt szerzdsek alapjn, vagy a szerzdsktsekhez irnyelvknt a
PSZMR-ben (2.2.2. lps) rgzteni kell a kvetkezket:
a beszllt munkatrsainak helye, szerepe, feladatai, hatskre s felelssgei a
projektszervezetben
projekt vltozskezels eljrsi rendje
termk tads-tvtel rendje
teljests igazols s szmlzs rendje

36
 2.2.9. A PSZMR vglegestse s elfogadsa
Clja:
A tervezsi szakasz vgeredmnye az integrlt projekt dokumentci, amely a tervezs
alapjn frisstett Business Case-t (BC 3.0) s Projekt Defincis Dokumentumot (PDD 2.0), a
komplex projekttervet s a PSZMR-t tartalmazza. A lps clja, hogy a ngy dokumentum
integrltsga bels egysge s koherencija ellenrzsre kerljn s a projekt felgyeleti
szerve (szponzor/megbz, PIB) elfogadja a dokumentumokat, amelyek ezutn a kontrolllt
projektvgrehajts alapjt fogjk kpezni.
Folyamata:
1. a tervek ellenrzse komplettsg s tartalom szempontjbl (projekt team)
2. a tervek prezentcija (projektvezet az elfogad szervnek)
3. dnts a Komplex Projektterv elfogadsrl
Eredmnyei/termkei:
Business Case (3.0 vltozat)
Projekt Defincis Dokumentum (2.0 vltozat)
Projekt Szervezeti s Mkdsi Rend (PSZMR)
Komplex projektterv
Termkek meghatrozsa
Business Case (3.0 vltozat)
 tartalmt lsd az 2.1.2. lpsben
Projekt Defincis Dokumentum (2.0 vltozat)
 tartalmt lsd a 2.1.8. lpsben
Projekt Szervezeti s Mkdsi Rend (PSZMR)
projektszervezet lersa (funkcik, szerepek, szereplk, feladatok, hatskrk,
felelssgek) 2.2.1. lps
projekt gyrendje 2.2.2. lps
Komplex projektterv
hlterv (tevkenysgek, logikai kapcsolatok, temezs, erforrsok) 2.2.4. lps
kockzatelemzs 2.2.5. lps
kls kommunikcis terv (a projektszervezeten kvlre) 2.2.6. lps
minsg menedzsment terv 2.2.7. lps
pnzgyi terv (finanszrozs, kltsgek/beruhzsok) 2.2.4. lps

37
 2.2.10. Dnts a megvalsts indtsrl
Clja:
Az integrlt projekt dokumentci elfogadst nem mindig kveti idben szorosan a projekt
elindtsa. Van, hogy ez ksbb trtnik, de az is elfordul, hogy mr az eltt elindul a
projekt. Az optimlis eset az, ha a projekt a tervben meghatrozott idpontban a terv
elfogadst kveten kezddik, amit a terv elfogadsval egytt fogadnak el a
dntshozk.
A projekt menedzselse szempontjbl fontos, hogy a projekt felgyel szerve minden
esetben egyrtelmen meghatrozza a projekt indtsnak idpontjt, s errl rtestse a
projektvezett s a szervezetet is. Ennek az idpontnak a megadsa adja meg a
projektvezetnek azt a startpontot, amikortl fogva a projekt vgrehajtsnak gyben
intzkedhet (erforrsokhoz val hozzjuts, projektkommunikci, kontrolling mkdtetse
stb.).
Folyamata:
1. dnts a vgrehajts indtsrl, megbzlevelek kiadsa
2. feladattervek tadsa a felelsknek s a vgrehajtknak
3. a hivatalos projekt dokumentci sszelltsa s megnyitsa.
Eredmnyei/termkei:
A dnts dokumentlsa
Megbzlevelek a projektszervezet tagjainak
A kls s bels rintettek (stakeholderek) rtestse a dntsrl
Projektknyvtr
Termkek meghatrozsa
A dnts dokumentlsa
A projekt elindtsrl szl vezeti dntst emlkeztetben, jegyzknyvben vagy
memorandumban rgzteni kell ez lesz a jogi alapja a projektfeladatok vgrehajtsnak.
Megbzlevelek a projektszervezet tagjainak
Tartalma: kit, milyen szerepkrben, milyen idtartamra, tlagosan milyen leterheltsggel
bztak meg projektbeli munkavgzsre. A megbzlevelet a megbznak s a megbzott
szervezeti vezetjnek kell alrnia.
Projektknyvtr
A PSZMR szerinti projektknyvtr (elektronikus s papralap) ltrehozsa, feltltse az
integrlt projekt dokumentci anyagaival s elrhetv ttele a projektszervezet tagjai
szmra a PSZMR-ben meghatrozott mdon.

38
 2.3. A vgrehajts szakasza

A harmadik szakasz mr magnak a projekt termknek megvalstst jelenti. A tervezs

nagyrszt becslseken alapult, ennl fogva a megvalsts eltrhet/eltr a tervtl. Az eltrst
nvelheti a projektben dolgozk viszonya, illetve a kls krlmnyek vltozsa. A terv
szerinti vgrehajts megvalstsban segt a kontrolling tevkenysg, a tudatos
vltozskezels, a kockzatmenedzsment, a kommunikcis rendszer mkdtetse s a
beszerzs, beszllt menedzsment. A megvalstsnak akkor van vge, ha a projekt
vgeredmnynek tads-tvtele megtrtnik.

A vgrehajts szakasznak lpsei:

1. Projektindt rtekezlet (Kick-off meeting)
2. Kontrolling mkdtetse
3. Vltozsok kezelse
4. Kockzatmenedzsment mkdtetse
5. Projekt kommunikci mkdtetse
6. Beszerzs s beszllt menedzsment
7. Projekt szakmai termknek ltrehozsa
8. Termkek, eredmnyek tadsa s tvtele

A vgrehajtsi szakasz fbb termkei:

tadott-tvett vgtermkek
(Mdostott) projekt dokumentci
Vltozsi ignyek s dntsek dokumentcija
Sttuszriportok s teljestmnyjelentsek

39
 2.3.1. A projektindt rtekezlet
Clja:
A projektindt rtekezlet (kick-off meeting) megtartsa a projekt kommunikcija s a csapat
kialaktsnak szempontjbl fontos. A rsztvevi lehetsg szerint a teljes projekt team,
a megbzt is belertve; rszt vehetnek mg rajta ms fontos stakeholderek (pl. fontos
partnerszervezetek vezeti, noha a projekt szervezetben kzvetlenl nincsenek benne).
A lps kommunikcis tevkenysgei
A megbz ezen az rtekezleten ismerteti a projekt f cljt s bemutatja a projektvezett. A
projektvezet rszletesebb kpet festhet a projekt feladatairl s bemutathatja a projekt
szervezeti felptst, ismertetheti a f mkdsi szablyokat.
gy ezt az alkalmat fel lehet hasznlni egyrszt arra, hogy a projekt f sajtossgait minden
rintett azonos mdon ismerje meg, msrszt arra, hogy a meghvott klssk is
megismerjk lben a projektet.
A lps team-menedzsment tevkenysge s hatsa
Az rtekezletnek a szervezeti kultrjhoz kell igazodnia, de mindenkppen meg kell adni a
slyt. A team-tagok elktelezdst nagyban nvelheti, ha azt rzik, hogy amiben rszt
fognak venni, az valban fontos a szervezetnek (megbz megjelense). A szemlyessg is
ezt ersti. Ebbe beletartozhat az is, hogy a projektvezet a rendezvny alatt mindenkihez
odamegy, kezet fog vele, beszlget pr mondatot, elre megkszni a kzremkdst. A
csapatt vls els lpse, hogy a team-tagok megismerkednek egymssal.
Eredmnyei/termkei:
Projektindt rtekezlet s az arrl szl emlkeztet
A projekt vgrehajtsra mobilizlt projektszervezet
I

40
 2.3.2. A kontrolling mkdtetse
Clja:
A kontrolling clja, hogy a projekt clirnyos s sikeres vgrehajtst ellenrztt keretek
kztt tartsa oly mdon, hogy mri s rgzti mindazokat a jelzszmokat s esemnyeket,
amelyek vizsglata szksges ahhoz, hogy megllapthat legyen a projekt sttusza,
rtkelhet legyen a projekt teljestmnye s kimutathatak legyenek a projekten szksges
mdostsok, majd ezekrl a mdostsokrl megalapozott s hatkonyan vgrehajthat
dntsek szlessenek.
A kontrolling clterletei:
hatkr
id
kltsgek
emberi erforrs
minsg
Folyamata:
Tervezs:
1. Integrlt, komplex projektterv elksztse (Tervezs szakasz)
2. Kontrolling rendszer mkdsnek tervezse (PSZMR rsze)
Vgrehajts (ciklikusan ismtldve):
1. Monitoring
2. Terv-tny sszehasonlts, jelents
3. Eltrs-elemzs
4. Alternatv mdostsi javaslatok
5. Dnts a javaslatokrl
6. Dnts vgrehajtsa, tervmdosts
Zrs
1. Zr-rtkels

41
 2.3.3. A vltozsok kezelse
A projekt vltozskezels mindazokat a tevkenysgeket magban hordozza, amelyek akr
a projekt krnyezetbl (szervezeti, piaci, trvnyi, gazdasgi), akr a projektbl bellrl jv
vltozsok (pl. becslsek pontatlansga a tervben, j ignyek, elre nem lthat problmk)
projektre gyakorolt hatsainak kezelst jelenti.
A projektek esetn a kzben tartott vltozskezelsre azrt van nagy szksg, mert a
kontrolllatlan vltozsok, illetve a vltozsok hatsainak figyelembe nem vtele
sztverheti s megbuktathatja a projektet.
A vltozskezels gyviteli folyamatnak s eszkzrendszernek kialaktsa a PSZMR
elksztsnek a rsze.
Folyamata:
1. Vltozsi igny megfogalmazsa
2. Vltozsi igny hatselemzse
3. Dnts a vltozsi igny vgrehajtsrl
4. Vltozsi igny feladatainak beptse a projekttervbe s vgrehajtsa
5. Vltozsok kommuniklsa a szervezet s a vltozsban rintett stakeholderek fel
Eredmnyei/termkei:
Vltozsi ignyek s dntsek dokumentcija
Mdostott, napraksz PDD s Komplex projektterv
Termkek meghatrozsa
Vltozsi ignyek s dntsek dokumentcija
Tartalma:
vltozsi igny megfogalmazsa, javaslattev neve, javaslatttel idpontja
a vltozsi igny elfogadsnak hatsai, hatselemzs (pl. j, ms feladatok, hatrid
mdosulsok, kltsgmdosulsok, szakmai tartalom mdosulsa)
szakrti vlemnyek a vltozsi ignyrl
vltozsi ignnyel kapcsolatos dnts (elfogadva / elhalasztva / mdostva / elutastva)
Mdostott, napraksz PDD s Komplex projektterv
Az elfogadott vltozsi ignyek miatt szksg esetn a PDD-t vagy a Komplex
projekttervet is mdostani kell, hogy (pl.) a mdostott terv alapjn az j feladatok nyomon
kvetse is megtrtnhessen.

42
 2.3.4. Kockzatmenedzsment
Clja:
A vgrehajts sorn mkdtetett kockzatmenedzsment clja, hogy lehetleg mg a
bekvetkezsk eltt feltrjuk azokat a valsznsthet problmkat (kockzatokat) s
lehetsgeket, amelyek a projekt sikeres vgrehajtst befolysoljk s ezek elkerlsre,
illetve kihasznlsra a szksges akcikat megfogalmazzuk. A kockzatmenedzsment
kiindulsa a tervezs sorn elksztett kockzatelemzs (lsd: 2.2.5. lps) s a PSZMR-
ben rgztett kockzatmenedzsment mkdtetsi folyamat.

Folyamata:
Ciklikusan ismtldik:
1. A korbban feltrt kockzatok esetben a meghatrozott kezelsi akcik
vgrehajtsa
2. Kockzatelemzs lsd 2.2.5. lps (j kockzatok feltrsa s meglvk
fellvizsglata
Eredmnyei/termkei:
Vgrehajtott kockzatkezelsi akcik s intzkedsek
Aktualizlt kockzatmenedzsment terv
Mdostott hlterv
Termkek meghatrozsa
Aktualizlt kockzatmenedzsment terv
Lsd a 2.2.5. lpst
Feljegyzs a kockzattal kapcsolatos intzkedsrl
Kockzat kezelsnek hatselemzse
Mdostott hlterv
Az aktualizlt kockzat menedzsment tervbl a megelz tevkenysgek bekerlnek a
vgrehajtand feladatok kz.

43
 2.3.5. A projektkommunikci mkdtetse
Clja:
A lps clja a projekt sikeres vgrehajtshoz szksges kommunikcis feladatok
vgrehajtsa. A vgrehajts sorn mkdtetett kommunikcis rendszert a tervezsi
szakaszban elksztett PSZMR (lsd 2.2.2. lps) idevonatkoz rszei, valamint a Kls
kommunikcis terv (lsd 2.2.6. lps) hatrozza meg. Termszetesen ha menetkzben
szksgess vlik a kommunikcis rendszer vltoztatsa, akkor a dokumentumokat is
aktualizlni kell.
A hatkony projektkommunikci terletei:
projekt teamen belli kommunikci, projekt frumok (2.2.2. lps)
tevkenysgek kztti kommunikci (2.2.4. lps)
projekt kls kommunikcija (2.2.6. lps)
Eredmnyei/termkei:
Megfelel (bels s kls) projekt kommunikci
Aktualizlt PSZMR
Aktualizlt Kls kommunikcis terv
Termkek meghatrozsa
Megfelel (bels s kls) projekt kommunikci
teamen belli kommunikci:
o mkd projekt frumok s beszmol rendszer
o napraksz projekt dokumentcis rend
o a siker rdekben trtn informlis kommunikci a projektszervezeten bell
tevkenysgek kztti kommunikci:
o projekt helyzetjelentsek
o folyamatos, egymsra pl munkavgzs
o mrfldkvek teljeslnek
projekt kls kommunikci:
o a kls kommunikcis tervben rgztett esemnyek megtrtnnek
o a tovbbi szksges kommunikci meghatrozsra s vgrehajtsra kerl

44
 2.3.6. Beszerzs- s beszllt-menedzsment
Clja:
A lps clja, hogy a projekt a vgrehajtshoz szksges, a vgrehajt szervezeten kvlrl
val ru- s szolgltats-beszerzseket (tovbbiakban: termkek) tervezetten hajtsa vgre.
A vgrehajts sorn vgzett beszerzs- s beszllt-menedzsment szerves folytatsa a 2.8.
lpsnek (Hiba! A hivatkozsi forrs nem tallhat.)
Folyamata:
A beszllti szerzdskts eltti feladatok lersa a 2.2.8. lpsben tallhat.
1. Szerzdsek adminisztrcija
az eladval fennll kapcsolat menedzselse, (szakmai teljestsek, teljestsek
igazolsa, szmlzsok, adminisztrci, fizets)
2. Szerzds lezrsa
a szerzds befejezse s rendezse, belertve minden nyitott krdsrl val
dntshozatalt
A beszerzsekkel kapcsolatos, a projekttervben betemezett feladatok elvgzsnek
ellenrzse a kontrolling rendszer rsze, a lps ennek tmogat folyamata.
Eredmnyei/termkei:
Beszerzett termkek/szolgltatsok s a kapcsold adminisztrci
Hivatalos tads-tvteli (teljestsi) dokumentumok
Termkek meghatrozsa
Hivatalos tads-tvteli (teljestsi) dokumentumok
A PSZMR szerinti tads-tvteli s teljestsi eljrsrend szerint kell dokumentlni a
teljestst.

2.3.7. A projekt termknek ltrehozsa

Clja:
Ez a lps a projekt szakmai termkeinek ltrehozsa, a projekttervben szerepl
tevkenysgek elvgzse. A 2.3.1. 2.3.6. lpsek a projekt szakmai termkek terv szerinti
s kontrolllt ltrehozshoz szksges projektmenedzsment feladatokrl szlnak. A
munkavgzs elrehaladst a kontrolling folyamat (2.3.2. lps) keretben vgezzk.
Eredmnyei/termkei:
Vgrehajtott tevkenysgek
Elkszlt termkek

45
 2.3.8. Termkek, eredmnyek tadsa tvtele
Clja:
Minden projekt alapvet clja, hogy sikeresen ellltsa a megbz ltal ignyelt termket. A
lps clja, hogy a projektszervezet ltal vgeredmnynek tekintett termket dokumentltan
tadjk a megbznak. Az tads sorn a megbznak alkalma van sszevetni az elkszlt
termket a clstruktrban rgztett elvrsokkal s sikerkritriumokkal, s az egyezseket
illetve az eltrseket rgzteni kell. Tulajdonkppen a projekt alapparamtereibl (cl,
hatrid, erforrsok) itt a cl vagy ahogy a PMBOK mondja a termk hatkr teljeslst
lehet ellenrizni.
A lps eredmnyekppen a megbz vagy
teljes egszben tveszi a termket s a termk dokumentcit, vagy
a hinyossgokat elfogadva tveszi a termket, vagy
a hinyossgokat tudomsul vve, de nem elfogadva tveszi a termket s a projekt
lezrst kri
vagy nem veszi t a termket, s a projekt folytatst kri.
A lps vgeredmnye a sikerkritriumok teljestst s a megbz dntst tartalmaz
termk tads-tvteli dokumentum.
Folyamata:
1. A termk elksztse az tadsra
2. A termk (belertve a szksges mszaki dokumentumokat) tadsa a megbznak
3. A termkhez kapcsolt sikerkritriumok teljestsnek elemzse, belertve a minsgi
paramterek ellenrzst (megbz s projektvezet kztt)
4. A termk tvtele
5. Az tads-tvteli dokumentum kitltse
Eredmnyei/termkei:
Termk tads-tvteli dokumentum
Termkek meghatrozsa
Termk tads-tvteli dokumentum
Projekt neve/kdja
Megbz neve
tvev neve
tad neve
A termk megnevezse, azonostja, trolsi helye
tads idpontja
A termk megfelelsgvel kapcsolatos megjegyzsek

46
 2.4. A projekt zrsa - rtkelse

Az utols szakasz az id s erforrs hiny, valamint a fel nem ismert elnyk miatt a
leggyakrabban elmarad zrs, rtkels kvetkezik. Ilyenkor a termk tadsa utn
nemcsak a lezr adminisztrcis anyagok elksztsre kell gondolni, hanem a munka
sorn megszerzett tapasztalatok rgztsre s a szervezeti tanulst szolgl ismertt
ttelre is.

A zrs-rtkels szakasznak lpsei

1. Kvet feladatok, munkk meghatrozsa
2. Projekttagok visszaillesztse a szervezetbe
3. Eszkzk re-integrcija
4. Lezr elemzs, tapasztalatok sszegyjtse
5. Projektzr rtekezlet
6. Projektzr jelents
7. Tjkoztats

A zrsi szakasz termkei:

Termk-kvetsi megllapods
Archivlt projekt dokumentci
Projektzr jelents
Projektzr zenetek

47
 2.4.1. Kvet feladatok meghatrozsa
Clja:
A lps clja a tovbbi tancsadsi, karbantartsi, kiegsztsi munkk terjedelmnek s
felelssgeinek kialaktsa, egyeztetse. Ide tartozik a garancia-megllapods megktse
s a tovbbi karbantartsi munkk felelssgeinek szablyozsa. Ezen tl egyeztethet az
esetleges termkbvtsek, ill. kiegsztsek krdse is.

Eredmnyei/termkei:
Garancilis megllapods
zemeltetsi feladatok
Tovbbfejlesztsi megllapodsok
Termkek meghatrozsa
Garancilis megllapods
a termk jelenlegi rszletes lersa (mszaki lers, tvteli dokumentum, termk
azonostja)
garancia idbeli s tartalmi kiterjedse
a fejlesztk garanciavllalsi felttelei
a fejlesztk garanciavllalsi ktelezettsgei
a garancia rvnyestsnek felttelei (kit kell rtesteni, mennyi idn bell, szksges
informcik)
zemeltetsi feladatok
a termk jelenlegi rszletes lersa (mszaki lers, tvteli dokumentum, termk
azonostja)
zemeltetssel kapcsolatos feladatok, hasznlati lersok
amennyiben a fejlesztk rszt vesznek az zemeletetsben, az zemeltetsi hatskrk
s jogosultsgok, szksges felttelek
Tovbbfejlesztsi megllapodsok
a megbeszlsen rsztvevk, annak idpontja
a termk azonostja
emlkeztet az elhangzottakrl, javaslatokrl, megllapodsokrl

48
 2.4.2. A projekttagok visszaillesztse a szervezetbe
Clja:
A projektszervezet feloszlatsa s adott esetben a projekttagok re-integrcija a funkcionlis
szervezeti egysgekbe. A projekttagokkal s vezetikkel tisztzni kell a jvbeli
projektekben, vagy a szervezetben val munkavgzs krdst, valamint az esetleges
tovbbkpzs szksgessgt.
A visszailleszts sorn a kvetkezkre kell figyelni:
- A projekt s a funkcionlis szervezet ismerje el a projekt tag teljestmnyt.
- A projekt sorn megszerezett tudst, tapasztalatot s kompetencit meg kell osztani
a projekt tag funkcionlis szervezeti vezetjvel s a HR vezetvel. Ezzel
biztosthatjuk azt, hogy a fejlds nemcsak egyni szinten jelentkezik, hanem
szervezeti szinten is hasznosthatv vlik. A visszaillesztskor rdemes a
munkatrs kompetencijt meg/jravizsglni s az j tudssal, kszsgekkel
frissteni a munkatrs kompetencijrl szl adatokat.
- A projekt sorn megszerzett tapasztalatok alapjn rdemes a munkamdszerek
fejlesztsbe is bevonni a projekt tagokat, hiszen a folyamatok, szolgltatsok vagy
termkek fejlesztsben j tapasztalatokra s tudsra tettek szert a projekt sorn.
A projekttagok s klnsen a projektvezet re-integrcijt mr a projekt tervezsi
szakaszban el kell kezdeni elkszteni. Amennyiben a projekt vgnek kzeledtvel ez a
krds nincs tisztzva s egyrtelmen kommuniklva az rintettek fel, akkor a projektben
rsztvevk figyelmnek egyre nagyobb rsze erre fordtdik, s gy a projekt
vgrehajtsnak kritikus szakaszban veszhet el motivltsguk.
Amennyiben a projekt vezetje nem ltja a jvjt a szervezetben, vagy addig fogja hzni a
projektet, ameddig csak lehetsges (hiszen addig biztostott a pozcija), vagy esetleg mg a
projekt teljes befejezse eltt elmegy a szervezettl, vagy a projekt menedzselse helyett
is mr inkbb a funkcionlis lehetsgekre/feladatokra/kapcsolatokra fordtja figyelmt.
Eredmnyei/termkei:
Projekttag j munkakri besorolsa
Projekttag szemlyi informcis anyagnak aktualizlt vltozata

49
 2.4.3. Az eszkzk re-integrcija
Clja:
A projekt eszkz s anyag jelleg erforrsaival val elszmols, illetve a szervezetben val
felhasznlsra tads. Ilyen erforrsok lehetnek pl.
ingatlanok, irodk
jrmvek
szmtstechnikai, irodatechnikai, kommunikcis eszkzk
gyrtshoz kapcsold felszerelsek
knyvek, folyiratok, szoftverek, CD-k stb.
A legtbb szervezetben a klnbz tpus eszkzkkel msnak s/vagy mskpp kell
elszmolni. rdemes mr az eszkzk tvtelnl, beszerzsnl a szervezeti felelskkel
tisztzni az elszmols feltteleit, s ezekrl az erforrsokrl a szksges nyilvntartsokat
az ignyeiknek megfelelen vezetni.
Amennyiben a projekt nagyobb beszerzseket vagy beruhzsokat hajt vgre, mg a
beszerzs/beruhzs vgrehajtsa eltt rdemes az erforrsok projekt utni
felhasznlsval kapcsolatos stratgikat egyeztetni s rgzteni.
Folyamata:
1. Monitoring: az erforrsok ttekintse
2. Terv-tny sszehasonlts: a tervezett s tnyleges erforrs-felhasznls sszevetse
3. Eltrs-elemzs: eltrs esetn a projekt egsznek tkrben az eltrs okainak
vizsglata
4. Tanulsgok: az eszkz-felhasznlssal kapcsolatos projekttanulsgok sszegyjtse
5. Erforrsok tadsa: az eszkzk tadsa a funkcionlis felelsnek.
Eredmnyei/termkei:
Eszkz felhasznlsi zrdokumentum
Eszkz tadsi jegyzknyv
Termkek meghatrozsa
Eszkz felhasznlsi zrdokumentum
Projekt azonostja
az eltrs-elemzs eredmnyei
tanulsgok
Erforrs tadsi jegyzknyv
erforrs azonostja
erforrs mszaki dokumentcija, tvtelvel/beszerzsvel kapcsolatos
dokumentumok
az tvev neve, funkcija
tvtel rgztse, ill. az azzal kapcsolatos megjegyzsek

50
 2.4.4. Lezr elemzs, a tapasztalatok rgztse
Analzis elksztse, mely azt vizsglja, mennyiben teljesltek az elvrsok
a termk hatkrre, vagyis a projekt tartalmra, a clok elrsnek szintjre s a
projekt hatkrre, vagyis a vgrehajtsi folyamatra, az ott hasznlt mdszerekre
vonatkozan.
Ellenrizzk, hogy a clokat a megbzsnak s a sikerkritriumoknak megfelelen elrtk-e,
s hogy a hasznlt szakmai s projektmenedzsment eszkzk, folyamatok megfelelek
voltak-e. Itt lehet elemezni, hogy milyen projekten belli s projekten kvli hatsok
befolysoltk a projekt eredmnyessgt s mkdst.
A projektcsapat a sikerkritriumok elemzst vgzi, a projekt sikeressgnek megtlse a
megbz feladata.
A szervezet szmra lthatv tenni a projekt szakmai s menedzsment tanulsgait, hogy
azok a tovbbi projekteknl s szakmai munkknl felhasznlhatk legyenek.
A lezr elemzs rsze a pnzgyi utkalkulci elvgzse is, lehetleg a projektszakaszok
s kltsgfajtk szerinti bontsban, ahol kln-kln meghatrozandk pl. a szemlyi-,
infrastrukturlis-, dologi-, tancsadsi-, stb. kltsgek.
Az utkalkulci akkor kszthet el megbzhatan, ha
a tervezsnl s vgrehajtsnl hasznlt kltsgszerkezetet kvetjk,
a projekt kltsgvetsbe beleszmt kltsgek kre s tervezsi nyilvntartsi -
elszmolsi mdjuk egyrtelmen meg vannak hatrozva (pl. a projekttagok brjelleg
kltsgei, vagy az irodaszerek beleszmtanak-e a projekt kltsgvetsbe s milyen
arnyban).
Az utkalkulcihoz rdemes mellkelni a projekt sorn trtnt kltsgmdostsok
ttekintst.
A kltsg-nemek szervezeti felelseivel mr a tervezsi szakaszban szksges egyeztetni a
nyilvntartsi s elszmolsi elvrsairl, hogy a projekt utkalkulcija megfelelen
elkszthet legyen.
Az utkalkulci klnsen nehz olyan szervezetben, ahol
a projekt rsztvevi rszidben lettek a projektre terhelve
a projekt-munkavgzsre nem voltak elklntett helyisgek, irodai eszkzk stb.
a szervezetnek nincs egysges bels pnzgyi nyilvntartsa.
Folyamata:
1. A vgeredmny sszevetse a PDD sikerkritriumaival s a rgztett id, ill. erforrs
keretekkel; annak megllaptsa, hogy melyik teljeslt s melyik nem
2. Az eltrsek s a sikerek elemzse
3. A projekt folyamatnak elemzse
4. Tanulsgok sszegyjtse

51
Eredmnyei/termkei:
Sikerkritrium-elemzsi zrdokumentum
Projektfolyamat-elemzsi zrdokumentum
Projekt kltsg-elszmolsi zrjelents
Termkek meghatrozsa
Sikerkritrium-elemzsi zrdokumentum
projekt azonostja
sikerkritriumok elemzse ttelesen
temezs teljeslsnek elemzse
rfordtsok elemzse
szakmai mdszerek s folyamatok hasznlatnak elemzse
Projektfolyamat-elemzsi zrdokumentum
projekt azonostja
projekt bels mkdsnek elemzse
kls projektkommunikci elemzse
projektmenedzsment folyamatok mkdsnek elemzse (vltozskezels,
kockzatmenedzsment)
Projekt kltsg-elszmolsi zrjelents
lehetleg szakaszonknt s kltsg-nemenknt legyen bontva
mi, mikor, mennyibe kerlt
amennyiben beruhzs-jelleg kltsgek: lsd mg 2.4. pont adatai
f mdostsok ttekintse, kltsgtervezsi tanulsgok
Projekt tfog tanulsgai
projekt azonostja
ami jl mkdtt
amit ma mskpp csinlnnk
ami segtette a projekt eredmnyessgt
ami neheztette a projektet
javaslatok, ajnlsok

52
 2.4.5. Projektzr rtekezlet
Clja:
A lezr rtekezlet clja, hogy a projekt zrsi szakasznak eddigi eredmnyeit
megismertessk az rtekezlet rsztvevivel (a projekt kommunikcis tervnek megfelelen,
nem felttlenl az sszes projektben dolgoz munkatrssal) s az ehhez kapcsold
vlemnyeket s kiegsztseket rgztsk. A megbeszls az utols alkalmat jelenti a
projekt letben annak megbeszlsre, hogy mi kerljn a zr-jelentsbe.
Fontos eleme a lezr rtekezletnek, hogy a projektben dolgozknak a projekt vezetse
(megbz s a projektvezet) nneplyes keretek kztt s/vagy oldott lgkrben (koccints,
torta, bambi, puszedli, ebd, vacsora) megksznje a projektben elvgzett munkt s
kiosszk a megrdemelt jutalmakat.
Eredmnyei/termkei:
Lezr-rtekezlet emlkeztet
Termkek meghatrozsa
A sikeres zr rtekezlet felttele, hogy a projekt-zrs sszes eddig elkszlt termkt
tfogan bemutatja, a rszleteket illeten az elzetesen kikldtt, rsos termkekre
hivatkozik. Az eddig elkszlt termkek kzl, kivve a szemlyi anyagba bekerlket, mind
helyet kap a zr rtekezleten. Ezek a kvetkezk:
tads-tvteli dokumentum
Garancilis feladatok, zemeltetsi feladatok, tovbbfejlesztsi feladatok dokumentuma
Projekt tagok j munkakrbe helyezsi dokumentuma
Erforrs felhasznlsi dokumentum, erforrs tadsi jegyzknyv
Projekt kltsg elszmolsi jelents
Projekt sikerkritriumokat s projekt folyamatot elemz zr dokumentum
Projekt tfog tanulsgait sszefoglal dokumentum
Ezekre a termkekre vonatkoz vlemnyek s kiegsztseket is rgzteni kell.

53
 2.4.6. Projektzr jelents
Clja:
A projekt zr jelents clja, hogy a projekt folyamatt s az abban elkszlt szakmai rsz-,
s vgtermkeket ttekintse, tanulsgokat fogalmazzon meg jvbeli hasonl feladatokhoz.
A zr jelents a korbbi szakaszokban s zrs lpseiben ellltott termkeket s ezen
tlmenen a zr rtekezleten elhangzott vlemnyek s kiegsztsek rsban rgztett
felvetseinek sszestst tartalmazza. A zr jelents a lezrt projekt dokumentcival
egytt archivlsra kerl, s a ksbbiekben az egyetlen hivatalos referenciaknt szolgl a
projektrl.
Eredmnyei/termkei:
Projektzr jelents
Archivlt projekt dokumentci
Termkek meghatrozsa
A projekt kezdemnyezs, definils, tervezs s megvalsts szakaszaiban keletkezett s
karbantartott projekt adminisztrci dokumentumai (pl. projekt alapt okirat, projekt
defincis dokumentum, komplex projektterv, PSZMR, sttusz riportok, vltozs s kockzat
kezels dokumentumai, elkszlt szakmai rsztermkek )
Ezen tlmenen a projekt zrs sorn keletkezett dokumentumok kzl az albbiak:
tads-tvteli dokumentum, benne a termkre vonatkoz dokumentci
Garancilis feladatok, zemeltetsi feladatok, tovbbfejlesztsi feladatok dokumentuma
Projekt tagok j munkakrbe helyezsi dokumentuma
Erforrs felhasznlsi dokumentum, erforrs tadsi jegyzknyv
Projekt kltsg elszmolsi jelents
Projekt sikerkritriumokat s projekt folyamatot elemz zr dokumentum
Projekt tfog tanulsgait sszefoglal dokumentum
A lezr rtekezlet rsos kiegsztsei

54
 2.4.7. Tjkoztats
Clja:
A lps clja, hogy tjkoztassa a projektben rintetteket (stakeholdereket), hogy a projekt
lezrult, tmren kzhrr teszi, hogy a projekt mennyiben s milyen folyamaton keresztl
rte el cljt, milyen tovbbi feladatok kapcsoldnak a projekthez s vgl megkszni
rsztvevk munkjt.
Eredmnyei/termkei:
Kikldtt rsos tjkoztatk
Termkek meghatrozsa
Kikldtt rsos tjkoztatk
A tjkoztats a clkznsgnek megfelel mlysg s tartalm kell, hogy legyen, az
egyes kommunikcis szinteknek megfelelen tbb, klnbz csatornkon eljuttatott,
rsos dokumentum elksztst jelenti.

55
Mellkletek

56
1. sz. mellklet: A projektszervezet felptse

Feladat - felelssg

- erforrsok biztostsa,
Projektszponzor projekt-menedzser/ esetleg
projekttagok kinevezse (lehet
a PIB elnke)

- dnts, jvhagys, a projekt-

Projektirnyt Bizottsg vezet beszmoltatsa s
(PIB) utastsa

Projektmenedzser/ - projekttervezs, operatv

Projekt kontroller Projektvezet irnyts, szakmai felelssg

Projekt-team - operatv munkavgzs

57
2. sz. mellklet: A projektszponzor feladata

1. Az az egyn vagy csoport a vgrehajt szervezeten bell, aki biztostja a pnzgyi

forrsokat a projekt rszre kszpnzben vagy termszetben

Feladatai:
1. A projektstratgiai sszehangolsa
2. Szksges erforrsok biztostsa
3. Hatridt, kltsgeket, szemlyzeti erforrsokat, szakmai tartalmat rint legfbb
dntsek meghozatala
4. Kltsgvets biztostsa
5. Kapcsolattarts a partnerek vezetivel
6. Fels szint vltozsmenedzsels s kockzatkezels
7. Kls szlltkkal trtn szerzdsek megktse
8. Projekt kpviselete a nyilvnossg eltt

Felelssgi kre:
1. A szervezet motivlsa a projekt clok megvalsulsrt.
2. A projektkultra fejlesztse a stratgiai projekt segtsgvel

58
3. sz. mellklet: A Projektirnyt Bizottsg sszettele s feladatai
A PIB a projekt szervezeti, felhasznli, s beszllti rdekeinek vezeti szintjt kpviseli. A
projekt legfbb dntshoz szerve. Hatskre kiterjed minden, a projekt sikeres
vgrehajtst befolysol krdsre, tnyezre (erforrs, hatridk, kls kommunikci,
bels konfliktusok, stb.), de nem dnt a stratgia tartalmai, szakmai krdseiben.
A PIB tagjainak elegend felhatalmazssal kell rendelkeznik, mert k a dntshozk, s
felelsek a projekt erforrsairt; gymint emberi erforrs, kltsgek, eszkzk.
A PIB-et a vllalati vagy program vezets nevezi ki a projekt teljes irnytsra s
menedzselsre. A PIB felels a projekt sikerrt, felelssge s jogkrei vannak a vllalati
vagy program menedzsment ltal fellltott hatskrkn bell.
A PIB hagy jv minden fontosabb tervet, s k engedlyeznek minden eltrst az elfogadott
Szakasz Tervtl. A PIB hatskre minden befejezett szakasz elfogadsa, s a kvetkez
szakasz elkezdsnek engedlyezse. Biztostja a szksges erforrsokat, s dnt minden
konfliktusban a projekten bell, megtrgyalja, vagy megoldja a problmkat a projekt s a
kls szervezeti egysgek kztt. Emellett, jvhagyja a projektvezet megllapodsait s
felelssgt.
A PIB felelssge biztostania, azt hogy a projekt megmaradjon az tirnyon, s a Projekt
Indtsi Dokumentumban meghatrozott Business Case ltal megkvnt minsg termk
kerljn tadsra. A PIB meghatrozhatja nhny projektbiztostsi felelssgi kr
deleglst a projekt mretnek, a projekt kockzatnak s bonyolultsgnak megfelelen.
A PIB felels minden nyilvnossgrt vagy az informcik egyb elterjesztsrt a projektrl.
A PIB ltalnos feladatai:
Stratgiai dntsek meghozatala,
Rendszeres kockzatmenedzsels,
A projektvezet beszmoltatsa, a projekt termkeinek, eredmnyeinek elfogadsa,
vltozsmenedzsment,
Felelssgi kre:
a projekt munkjnak tmogatsa,
a projekt ltal generland vltozsok kommuniklsa a szervezet fel,
a szervezet irnyban tartsa a vltozsok rdekben, a projekt- s feladatkultra
erstse.

59
4. sz. mellklet: A projektvezet kijellse s a projektvezet feladatai
A projektvezett a projektszponzor jelli ki.
A Projekt Menedzser hatskre a projekt napi vezetse a PIB megbzsbl a vezets
ltal lefektetett hatrokon bell. A projektvezet vgzi a projekt operatv irnytst, felel
a projekt terv elksztsrt, beszmol a Projekt Irnyt Bizottsgnak, feladatot oszt ki a
projekt tagoknak a projekt keretein bell. Munkjhoz ignybe veheti a PIB tagok s a
kls konzulens segtsgt. A Vezet biztostja a projekt pnzgyi megtrlst,
biztostja a projekt kltsgtudatos megkzeltst, egyenslyban tartja az zleti
ignyeket.
A projektmenedzser elsrend felelssge hogy a projekt az elrt folyamatok alapjn,
elrt minsgi elvrsok alapjn, s a meghatrozott kltsg s idkereteken bell elrje
cljt. A projektmenedzser szintn felels, hogy a projekt olyan eredmnyeket rjen el,
amelyek a Projekt Indt Dokumentum (PID)-ban meghatrozott elnyk megvalstsra
kpesek.
A projektvezet f feladatai:
A szksges munka mennyisgt s a becslseket az rintett szakterletekkel egyezteti
s jvhagyja
Jvhagyja a kltsgtervet, majd irnytja a kltsgvets sztosztst az rintett
szakterletek fel
Meghatrozza a szksges munkarkat s az temtervet
Jvhagyja a szksges munkkat, de a projekt cljn tlmutat feladatok
vgrehajtsrl nem rendelkezhet
Jvhagyja az alapanyagjegyzket, a rszletes tervet, s a projekt elrsaihoz igazod
temtervet
Jvhagyja a munkalersokat, a kivlasztsi folyamatot, rgzti az rakat s a fbb
szerzdsek tpusait
Monitorozza a funkcionlis szervezeti egysgek teljestmnyt a kltsgterv, temterv s
egyb projekt szksgletek alapjn
Amennyiben a teljestmny elfogadhatatlan, gy az rintett szervezeti egysgekkel
mdostja a munkakvetelmnyeket, vagy egyb korrigl intzkedseket lptet letbe,
hogy a projekt hatkre megvalsthatv vljon
Felels minden a projektet rint kommunikcirt s irnyelvrt, alrsa nlkl nem
bocsthat ki semmilyen utasts.
A projekt munkjnak operatv irnytsa,
a projekt team vezetse, projekt rtekezletek tartsa,
szakmai munka sszehangolsa,
projekt rszletes elksztse
projekt terv, mkdsi rend s erforrs-keretek betartsa,
kltsgvets nyomon kvetse,

60
 kls szlltk munkjnak sszehangolsa,
szerzdsek elterjesztse, adminisztrlsa,
a projekt eredmnyeinek illesztse a szervezeti mkdsbe
Felelssgi kr:
A projekt eredmnyeinek, termkeinek minsge,
projekttagokkal tmogat kapcsolat polsa

61
5. sz. mellklet: A projekt-team tagok kijellse s a team-tagok feladatai
A Projekt-team tagjait a Projektvezet s/vagy Projektszponzor krelme, illetve javaslata
alapjn - az adott munkavllal kzvetlen felettese jelli ki.

A Projekt-team feladata az operatv munkavgzs, amely kiterjed:

a dnts-elkszt anyagok sszelltsra, szakmai koncepcik elksztsre,

a projekttervben meghatrozott szakmai feladatok hatridre trtn vgrehajtsra,

a projekt feladatainak szakmai s gyakorlati elksztsre s megvalstsra,

a Projektirnyt Bizottsg dntseinek vgrehajtsra,

a Projektvezet tjkoztatsra a projekt elrehaladsrl s az esetleges akadlyokrl,

a projektrtekezleteken trtn rszvtelre

62
6. sz. mellklet: Az egyes szakaszokhoz tartoz lpsek listja

Szakaszok Lpsek
Elkszts 1. zleti clok megfogalmazsa
2. Megvalsthatsg vizsglata, Business Case
elksztse
3. Projekt indts kezdemnyezse
4. Stakeholder analzis
5. Clrendszer s sikerkritriumok meghatrozsa
6. Hatkr meghatrozsa
7. Fzisterv s erforrsbecsls, vzlatos szervezeti
bra s felelssgi krk.
8. Projekt definci vglegestse, elfogadsa (alakul
rtekezlet)
Tervezs 1. Projekt szervezet fellltsa
2. Mkdsi rend kialaktsa
3. FLS ltrehozsa
4. Hltervezs (projekt terv vglegestse)
5. Kockzatmenedzsment terv
6. Kommunikci tervezse
7. Minsg tervezs
8. Beszlltkkal val egyttmkds tervezse
9. Projekt szervezeti s mkdsi rendjnek
vglegestse, elfogadtatsa
10. Dnts a megvalsts indtsrl
Vgrehajts 1. Projektindt rtekezlet (Kick-off meeting)
2. Kontrolling mkdtetse
3. Vltozsok kezelse
4. Kockzatmenedzsment mkdtetse
5. Projekt kommunikci mkdtetse

63
 Szakaszok Lpsek
6. Beszerzs s beszllt menedzsment
7. Projekt szakmai termknek ltrehozsa
8. Termkek, eredmnyek tadsa s tvtele
Zrs 1. Kvet feladatok, munkk meghatrozsa
2. Projekttagok visszaillesztse a szervezetbe
3. Eszkzk re-integrcija
4. Lezr elemzs, tapasztalatok sszegyjtse
5. Lezr rtekezlet
6. Zr jelents
7. Tjkoztats

64
7. sz. mellklet: Projektdefincis/Projektindt Dokumentum kitltsi tmutat

a) Projekt megnevezse, cme: sszefoglal, lnyegre tr projektazonost.

b) PDD/PID verziszm: v0, v1 stb. sorszmozs jelli a PDD/PID dokumentumok verziit
minden jelents tartalmi mdosts esetn (jelents tartalmi mdosulsnak minsl: cl,
zrs, projektvezet, Projektirnyt Bizottsg, kls kltsgkeret mdosulsa). A legels,
alrt verzit (v0) mindenkppen meg kell rizni fellrs nlkl. A PDD/PID minden verzijt
a projektszponzor rja al.
c) Projekt kd: a projekt bels nyilvntartsi azonostja, melyet a projektvezet ad meg.
Tartalmazza a projekt kezdsnek vszmt, a felels szervezeti egysg hivatalos
rvidtst, a projekt rvidtst s a projekt prioritst (pl. 2009/xxO/PHSzF/1).
d) Kapcsolds a szervezet stratgiai cljaihoz: Annak a szervezeti stratgiai clnak a
megnevezse, amelynek a megvalstshoz az adott projekt hozzjrul (pl. Integrlt
Vrosfejlesztsi Stratgia; Foglalkoztatsi Stratgia stb.)
e) Projekt vrhat kltsgkerete: a projekt sorn felmerl sszes dologi s szemlyi
kltsg. Az sszeget milli forintban (brutt) szksges megadni.
f) Kltsgvetsi elirnyzat / sszeg: a szervezet kltsgvetsnek az a sora, amelybl a
projekt finanszrozsa trtnik. sszeg a fejezeti sor projektre es sszege.
g) Tmogatsi keret: az orszgos vagy regionlis plyzati programok ltal biztostott
tmogats megnevezse s sszege. Az sszeget milli forintban (brutt) szksges
megadni.
h) Projekt cljnak pontos meghatrozsa: tmr, lnyegre tr lers, az elrend
eredmnyeinek szmbavtele. A cl meghatrozsa sorn arra kell vlaszt adni, mit akarunk
elrni a projekttel. Fontos a projekt cljainak precz megfogalmazsa, amelynek azt is
vilgoss kell tennie, mikor tekintjk befejezettnek a projektet.
i) Projekt elvrt vgtermke(i): a projekt zrsakor rendelkezsre ll vgtermkek,
dokumentumok (pl. stratgia, szervezetfejlesztsi program, szakmai elemzs/httr-
tanulmny, mdszertani segdlet, oktats/oktatsi segdanyag). A vgtermk(ek)
meghatrozsnl arra kell vlaszt adni, hogy minek a segtsgvel kvnjuk elrni a projekt
cljt.
j) Projekt elvrt hatsa: jelli, hogyan fog hatni a projekt eredmnyes lezrsa a projekt
rintettjeire s cljaira. Meghatrozsa arra ad vlaszt, hogy minek az elsegtse
rdekben kerlt sor a projekt indtsra, milyen hosszabb tvon vrhat eredmnyt vr el
az nkormnyzat, vagy a plyzatot kir orszgos (NFT, MFT) vagy regionlis program,
intzkeds a projekt lezrsval.
k) Projekt indiktorok (kapcsold teljestmny mutatszmok; bzis- s clrtk):
jellik, hogy a projekt sikeres megvalstsa milyen kls vagy bels felttelek,
sikerkritriumok teljeslst kvnja meg. A mutatszmok a projekt cljnak (esetleg
hatsnak) teljeslst mrik. Amennyiben lehetsges, clszer kulcsmutatk
meghatrozsa, ami a projekttel elrni kvnt eredmnyek szmszerstett meghatrozst
jelenti (pl. kltsgcskkents 5%-kal) a knnyebb cldefinils s mrhetsg rdekben
(NFT/MFT projektek esetben a mutatszm-rendszer kidolgozsval kapcsolatban
hasznljuk a hatlyos mdszertani tmutatt).

65
l) Bels/kls kockzatok: azon bizonytalansgok, jvben vrhat esemnyek, amelyek
elre lthatan veszlyeztethetik s/vagy befolysolhatjk a projekt sikeres kimenetelt, s
ezrt fokozott figyelmet kvetelnek. A kockzatok mrtknek becslsre javaslat a II.C.2.
Kockzatkezels cmsz alatt tallhat.
m) Projektstart: a projektindts dtuma (amikor a Projektdefincis/Projektindt
Dokumentum a Projektszponzor ltal jvhagysra s alrsra kerl).
n) Projektzrs: a projekt befejezsnek dtuma.
o) Kzbeszerzs (Igen/Nem): a projektben foglalkoztatott kls szervezetek, partnerek,
intzmnyek bevonsa (rszben vagy egszben) kzbeszerzsi eljrsban trtnik-e. Ha a
projekt sorn kzbeszerzsre kerl sor, az IGEN vlaszt kell megjellni.
p) Projekt mrfldkvei, azok rszletezse s idztse: azon rszeredmnyek,
rszteljestsek, dokumentumok, esemnyek, amelyek elfogadsa s/vagy megtrtnte
felttlen szksges a projekt tovbbhaladshoz, illetve amely eset(ek)ben a tovbblps
rdekben dntst kell hozni.
q) Projektszponzor (PSZ): biztostja a projekt szmra a clok megvalstshoz
szksges erforrsokat, a mkdsi feltteleket, szemlye a projektben rsztvev
szervezeti egysgek felgyelett ellt felsvezetk egyike. (Rszletes szerepdefinilst
lsd 2. sz. mellklet.).
r) Projektvezet (PV): a projekt mkdsnek, a projekttagok munkja irnytsnak
operatv, napi feladatait ltja el, felels a projekt megfelel minsgben s szakszeren
trtn megvalstsrt, az elrehalads biztostsrt s a projekt sikeressgrt.
Szemlyt a PSZ jelli ki. (Rszletes szerepdefinilst lsd 4. sz. mellklet).
s) Projektirnyt Bizottsg (PIB): a projekt letciklusa sorn a projekt mkdst
befolysol dntshoz s ellenrz testlet, amelynek elnkt s tagjait a PSZ jelli ki.
(Rszletes szerepdefinilst lsd 3. sz. mellklet).
t) Projekt-teamben rsztvev szervezeti egysgek: az nkormnyzat osztlyai, csoportjai,
egyb szervezeti egysgei, amelyek kzremkdnek a projektmunkban.
u) Munkacsoportban rsztvev kls szervezetek, partnerek, intzmnyek:
intzmnyek, trsasgok s egyb szervezetek, amelyek kzremkdnek a
projektmunkban.
v) Projekt-team: a projekt megvalstsa, cljainak elrse rdekben a PV s/vagy PSZ
ltal felkrt csoport, az operatv projektfeladatok ellti. Meg kell jellni a tagok nevt s
szervezeti egysgt.

66
Sablonok

67
1. Stakeholder trkp

Hatssal van a projektre

Ellenz Tmogat

Nincs hatssal a projektre

68
 2. Stakeholder menedzsment tbla
rdekelt / stakeholder rdekei / fbb elvrsai Hatsa a projektre (+/-) Menedzsment akci

69
3. Projektindt Dokumentum/ Projektdefincis Dokumentum
Projekt neve:
Projektazonost:
Projekt kezdete:
Projekt befejezse:

1. A projekt tfog clja:

2. A projekt rszletes cljai:

3. A projektnek NEM cljai:

4. A projekt lersa

5. A projekt hatkre (keretek, korltok, figyelembe veendk; felttelezsek;

vgtermkek, vgeredmnyek meghatrozsa; technolgia/mdszertan; szakmai
koncepci; projekt-menedzsment hatkr)

6. A projekt hatkrt nem rinti

7. Erforrsok

8. Mrfldkvek

9. Tervezett kltsgvets s vrhat haszon kalkulcija

70
10. Kockzati elemek, kritikus sikertnyezk

11. A projekt szervezete, szablyok

71
4. Projektterv

72
5. Projekt megbeszlsek levezetse - ellenrz lista

1. Tervezzk meg a megbeszlst, vilgoss tve, hogy:

mirt van szksg a megbeszlsre,
milyen eredmnyeket akar elrni a csoport,
ki vegyen rszt azon,
milyen intzkedseket kell megtenni,
milyen napirendi pontokat kell megbeszlni,
milyen formban vitassuk meg a tmkat (milyen eljrst hasznljunk tletroham, a
problma beazonostsa, megoldsok kidolgozsa, a helyes megolds kivlasztsa,
egyetrtsre juts, stb.), s
mennyi idre lesz szksg a kvnt eredmny elrshez.
2. Informljuk a megbeszls rsztvevit:
a megbeszls cljrl,
a kvnt eredmnyekrl,
a napirendi pontokrl (a mirl),
a hasznland eljrsokrl (hogyan vitassuk meg a napirendi pontokat),
a naprl, az idpontrl, a helysznrl, valamint
brmely, a megbeszls eltt vgrehajtand feladatrl.
3. Szktsk az eredmnyes megbeszls cljt gy, hogy:
fogalmazzuk meg s tisztzzuk a megbeszls cljt,
fogadtassuk el a csoporttal a kvnt eredmnyt,
adjunk lehetsget a napirend mdostsra (idertve bizonyos pontok hozzadst
vagy trlst, a sorrend vltoztatst, vagy a kijellt idponton val igaztst), s
fogadtassuk el a napirendi pontok megvitatsra szl eljrst.
4. Tartsuk mederben a vitt a jvhagyott napirendi pontoknak megfelelen gy, hogy:
kijelljk a modertort s a jegyzknyvvezett, akik segtik a csoportot,
kvetjk a napirendet, kivve, ha a csoport hatrozottan llst foglal a vltoztats
mellett,
kvetjk a jvhagyott eljrsmdot, kivve, ha a kzs megegyezs kimondja, hogy
mr nem hasznos,
gtat vetnk az olyan viselkedsnek, amely a csoportot a kvnt eredmny elrstl
eltrti,
btortjuk a csoport minden tagjt, hogy vlemnyt kzss tegye,
elfogadtatjuk a konkrt lpseket, megbzatsokat, hatridket.

73
5. Alapozzuk meg a vgrehajtst gy, hogy:
sszefoglaljuk a megbeszlsen elhangzottakat,
feljegyezzk a hozott dntseket,
feljegyezzk a konkrt lpsek vgrehajtsrt s a hatridk betartsrt felels
szemlyek nevt,
megllapodunk a kvetkez megbeszls idpontjban,
minden megbeszlst kirtkelnk, megllapodunk abban, hogyan fokozhat a
megbeszlsek hatkonysga,
megszerkesztjk s sztosztjuk az emlkeztett,
a befejezetlen tmkat a kvetkez megbeszls napirendjre tzzk,
nyomon kvetjk s segtjk a feladatok vgrehajtst,
figyeljk s rtkeljk a csoport ltal elrt eredmnyeket.

74
6. A workshopok lebonyoltsnak nhny alapelve

Workshop definci
Egy meghatrozott cl elrshez szksges szaktudssal/informcival rendelkez
emberek KONKRT, rsban rgztett, kzsen elfogadott EREDMNYRE VEZET,
egyttes munkja.

Workshop, de mikor?
Gyjt/Rendszerez
Informci
Problma
Alternatva
Konszenzus-keress
Clok, jvkp
Problmamegolds, egyeztets, dntshozs
Dnts s koncepci elfogads
Feladatkioszts s meghatrozs
Workshop, de mirt?
Gyjts/Rendszerezs
A csoport szellemi kapacitsa, vgtermke tbbet hozhat, mint az egynek
kln-kln
Az egyn tbbet hoz ki magbl csoporthelyzetben
Idnyers, energia + pnz
Eltr vlemnyek/rdekek felsznre hozsa
Konszenzus-keres
A vgrehajtsban/elfogadsban rintettek bevonsa
Eltr/ellenttes llspontok felsznre hozsa, feloldsa
Mi-tudat/motivltsg erstse
Szempontok a workshop megtervezshez:
1. Szksgletek felmrse (adatok a rsztvevkrl, elvrsaik, viszonyuk, egyebek)
2. A workshop cljainak meghatrozsa
3. A facilittor feladatainak megfogalmazsa (erssgeinek, kszsgeinek
szmbavtele)
4. A workshop mdszereinek s idrendjnek meghatrozsa
5. A workshop logisztikai elemeinek szmbavtele, meghatrozsa (terem,
elrendezs, kiscsoportok elhelyezse, tblk, kivettk, rshoz szksges eszkzk,
tkezs, sznetek elltsa, stb.)

75
Mire rdemes figyelni a listzskor?
1. A tma (tace paora felrva, vagy kiosztva, szban ismertetve)
2. A tma, amire gyjtnk, legyen konkrt, pontosan megfogalmazott, rthet, vilgos,
a rsztvevkkel tisztzott s rtelmezett.
3. A tma, amit gyjtnk: informci, tnyek, adatok, vlemnyek, tletek, krdsek,
lehetsgek, veszlyek, akadlyok, problmk, megoldsi s egyb javaslatok.
4. A listzst vezet szerepe - a feladat meghatrozsa,
szerepek tisztzsa
idhatrok kijellse
a kzs munka szablyainak meghatrozsa
5. A mdszer kzs gyjts A/1-es lapra (elzetes felkszls nlkl)
egyni + kzs gyjts
Gyjts krbejrssal mindenki csak egyet mond, mindenki elmondja a teljes
listt, spontn sorrend nlkli listzs, meghatrozhat ttelt mond mindenki.
6. Fontos Nem cl a listzsnl, hogy mindenki egyetrtsen, fontos, hogy vilgos
legyen mindenki szmra, ami fl van rva:
legyen egyetrts abban, hogy a kzs munka eredmnynek mi lesz a sorsa,
a rsztvevk egyenrang szereplsre figyelni, dominnsak/visszahzdk
moderlsa, passzvak bevonsa,
ami az A/1-es lapra flkerl a rsztvevk megfogalmazsban, rvidts a
csoport, a rsztvevk s a vezet segtsgvel,
vizualits/tbb szn, egyszer brk, 5-6 cm-es betk, olvashatsg!

76
7. Emlkeztet

PROJEKT EMLKEZTET

A megbeszls clja, trgya:

Vezette:

Helyszn:

Dtum:

Rsztvevk:

Nv Terlet megnevezse
1
2
3
4

Az emlkeztett kapjk:

A rtekezlet napirendi pontjai:

1.
2.
...

Megbeszlsre kerltek az albbiak:

 ...

A megbeszlsen az albbi megllapodsok szlettek:

 ...


77
A megbeszls sorn kitztt feladatok:

Feladat lersa Felels Hatrid

1
2
3

78
8. Sttuszjelents sablon

1. Idszak:

2009.---.--- - 2009.---.---

2. Az idszak sszegzse (elvgzett feladatok):

3. Eredmnyek:
A sttuszriport ksztsi Befejezs Befejezs
Ellltott
idejig tervezett s tervezett vrhat Felels
termkek
elvgzett feladatok idpontja idpontja

4. Terven kvl vgzett, vagy egyb nem tervezett feladatok:

5. Kritikus sikertnyezk, kockzati tnyezk:

6. Nyitott krdsek, problmk:

7. Az elkvetkez idszakra tervezett feladatok:

8. A kvetkez sttuszjelents idpontja: 2009. ---.----

79
9. Projektzr jelents

PROJEKT ZR S RTKEL DOKUMENTUM

Szempontok Terv Tny Eltrs okai

Projekt clok
sikerkritriumok

Projekt termk
elvrsok

Erforrsok
(ember/nap)

Erforrsok
(kltsgek/Ft)

Erforrsok
(anyag, eszkz)

Hatridk

Alkalmazott szakmai mdszerek rtkelse:

Projekt menedzsment folyamatok rtkelse:

Projekt szervezet s a csapat mkds hatkonysga (szakaszonknt, fordul

pontok, trendek) rtkelse:

80
 Tovbbiakban hasznosthat tanulsgok

Szakmai PM folyamat Csapat egyttmkds

81
10. Kockzatmenedzsment sablonok

- A kockzatok listzsa

- A kockzatok szmszerstse

Hatsa a
projektcljra

Kritikus
I. I. Kategria

Veszlyes
II. II. Kategria

Kicsi
III. III. Kategria

Kicsi Kzepes Nagy Bekvetkezs

valszinsge

82
11. Kockzatmenedzsment tblzat

Kockzat megnevezse Kivlt ok Kategria Vlaszreakci

83
12. Kommunikcis terv sablon

Kommunikcis
Cmzett Tartalom Gyakorisg Csatorna Felels
akci

84
85