REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
MENCIN: CONTADURA PBLICA

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

MODALIDAD: PASANTIAS
INFORME FINAL

Tutor Acadmico: Guillermo Rincn

Tutor Empresarial: linda linares

Realizado por:
Br. Carlos rios
C.I. No. 16.457.150

Maracaibo, Febrero2015.
 REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
MENCIN: CONTADURA PBLICA

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

MODALIDAD: PASANTIAS
INFORME FINAL

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE DE LA EMPRESA SUPROAL C.A

Lcdo. Guillermo Rincn Lcdo. Linda linares

C. I. No.: 4.147.935 C. I. No.:
Tutor Acadmico Tutor Empresarial

Br. Carlos rios

C.I. No. 16.457.150
Pasante
 ACTA DE EVALUACIN

Nosotros, Lcdo. Guillermo Rincn y Lcdo. Jos linda linares, en nuestra condicin de tutor,
Acadmico y Empresarial, designados por el Departamento de Contabilidad, de la Escuela de
Administracin y Contadura Pblica de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la
Universidad del Zulia; y por la Empresa inversiones recreativas internacionales c.a,(irica)
respectivamente, aprobamos el Trabajo Especial de Grado titulado Sistema de informacin
contable de la empresa irica que
Presenta el Br. Carlos Eduardo ros sanchez, C. I. No. 16.457.150, desarrollado en el (rea de
administracin), durante el lapso desde 15/10/14 hasta el 16/02/15; segundo periodo del 2014; en
cumplimiento de los requisitos exigidos en el Artculo 118 de la Ley de Universidades, y en el
Artculo 4, Captulo I del Reglamento de Pasantas vigente, para optar al ttulo de Licenciado en
Contadura en Pblica

Calificacin ________________________ ( puntos)

Maracaibo, Febrero del 2015

Lcdo. Guillermo Rincn Lcdo. Linda linare

C. I. No. 4.147.935 C. I. No.
Tutor Acadmico Tutor Empresarial
 FRONTISPICIO

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE DE LA EMPRESA SUPROAL C.A

Br: carlos Eduardo ros sanchez

C.I. 16.457.150

Direccin: urb san jacisnto sector 10 calle 4 bloque 18 apt 003

Telfono: 0424-6381342

E-mail: mistercarlosrios@gmail.com

Firma

Tutor: Guillermo Rincn

 INDICE DE CONTENIDO

Pg.

RESUMEN 4
INTRODUCCIN........7

CAPITULO I. LA EMPRESA
1. Resea Histrica............ 10
2. Actividades a que se dedica........... 10
3. Misin.... 12
4. Visin..12
5. Objetivos.13
6. Estructura Organizativa de la empresa ...13
7. Descripcin del rea donde se realizo la pasanta ..13

CAPITULO II. MARCO TEORICO

2. Bases Tericas16
2.1 Sistema de Informacin17
2.1.1 Elementos de un sistema de informacin ..................19
2.2 Sistema de Informacin Contable.21
2.2.1 Objetivos de la informacin contable....22
2.3 Contabilidad .23
2.3.1 Objetivos de la contabilidad ..23
2.3.2 Importancia de la contabilidad .
.23
2.3.3 Funciones de la contabilidad 24
2.4 Contabilizacin de Gastos ...24
2.5 Libro de Compra y Venta ....25
2.6 Declaracin de IVA .....27
2.7 Cuentas por Cobrar...29
2.8 Conciliaciones Bancarias..31
2.9 Impuestos Municipales ...32

CAPITULO III ACTIVIDADES REALIZADAS

1. Preparacin de libro de compra y venta 37
2. Declaracin de IVA ...39
3. Contabilizacin de los gastos 40
4. revisin de los reportes de cuenta por cobrar y comparacin con el mayor anlisis..41
5. Confirmar las facturas pendientes de cobros directamente con el cliente .43
6. Anlisis de los documentos por cobrar ..46
7. Anlisis de antigedad de saldo con la documentacin de respaldo 47
CONCLUSIONES ...49
BIBLIOGRAFA50
ANEXOS ...51
 INDICE DE ANEXOS

1.- Organigrama de la empresa.

2.- Estructura del Departamento de Asesora Contable
3 Libro de Compras..............................
4.- Planilla del IVA.
5- Contabilizacin de Gastos..
6.- Reporte de Libro diario Legal
7- Soporte Administrativo de Cuentas por cobrar...
 INTRODUCCION

En la presente investigacin del rea profesional de la contadura pblica podemos

encontrar diversas teoras de la materia y a ejercer la profesin de contadura pblica
podemos encontrar pequeos puntos de vistas de las prcticas profesionales que
complemente el anlisis de ayuda para el estudiante .Los conocimientos adquiridos y
aplicados en la empresa inversiones recreativa internacionales c.a,(irica) se realizaron en el
departamento de administracin en donde se realizan todo lo relacionado con la actividades
contable, los registros que comprende cada una de las carpetas de ingresos y egresos toda
informacin financiera que posee cada una de ella, analizando detalladamente del balance de
comprobacin, balance general y estado de ganancia y perdida. Los estados financieros de una
empresa proporcionan una de las fuentes de informacin ms relevantes para el anlisis
financiero. De aqu se desprende la urgente necesidad de los empresarios y ejecutivos de entender
y comprender la informacin entregada por el Balance, y no limitarse a cumplir slo porque
disposiciones legales exigen su presentacin.
 El informe se desarrolla en tres (3) captulos, el cual comprende el Capitulo I, que se enfoca
a la descripcin de la empresa, su actividad, ubicacin, su resea histrica, descripcin del
departamento de pasantas su misin, su visin, y su estructura organizacional.

El Capitulo II, titulado marco terico, se rige bajo las bases tericas que sustentan el
contenido de este informe, desarrollando los trminos, como lo que es contabilidad, conciliacin
bancaria, cuentas por cobrar entre otros que se relacionan directamente con el trabajo realizado en
las pasantas.

El Captulo III, se compone con las actividades que se realizaron en el transcurso del periodo
de pasantas dentro del Departamento administrativo de inversiones recreativas internacionales
c.a (irica) como la realizacin de, preparacin de libros de compra - venta, y anlisis detallado de
los distintos rubros que maneja la empresa.

Adems se incluirn como anexos al informe, algunos formatos que sirven de apoyo y que
son necesarios para la realizacin de algunas de las actividades, que se describirn en el tercer
captulo, como los formatos exigidos por el SENIAT para la presentacin del IVA y los formatos
para la realizacin de los anlisis de antigedad de saldos, entre otros.
CAPTULO I

LA EMPRESA
 CAPTULO I
LA EMPRESA

1. RESEA HISTORICA

La empresa irica, da inicio a sus actividades el 23 de Mayo de 2007 como .

Su principal actividad consiste en prestar servicios en las siguientes reas:
Trascripcion de los activos fijo en el sistema
Manejo de libros mayores y menores
Analisis de cuenta por cobra y por pagar
Sistema de control de inventario
Declaracin de impuesto sobre la renta
Elaboracin de cedulas mensuales

Ofrece apuestas deportivas, as como apuestas en carreras de caballos, se encarga de todas las necesidades de sus

clientes, nuestro personal de Servicio esta disponible para los usuarios. Nuestro sistema de juego interactivo les permite a nuestros

clientes apostar por telfono , personalmente o via online. No importa si usted esta o no en la ciudad o si llama desde la comodidad

de su hogar, usted puede estar seguro de que nuestro servicio es de primera clase, y recuerde, toda la informacin que manejamos

es completamente CONFIDENCIAL. Lo nico que necesita hacer es registrarse y empezar a escoger ganadores, INVERSIONES

RECREATIVAS INTERNACIONELES C.A. se encarga del resto

2. ACTIVIDADES A QUE SE DEDICA

 La empresa INVERSIONES RECREATIVAS INTERNACIONALES, C.A (IRICA) se
dedica a darle al usuario una va de escape a lo rutinario de su vida dndole la
posibilidad de realizar apuestas deportivas, as como apuestas en carreras de
caballos. As como tambin se encarga de la administracin de personal que labora
en los diferentes departamentos de la empresa.
brinda a todo tipo de empresa sus servicios ya sea llevando su contabilidad o asesoramiento
en las operaciones contables propias de las organizaciones, ejecutando auditoria al final de
cada ejercicio econmico previsto; segn los estatutos correspondientes, analizando y
conciliando las partidas que intervienen para l calculo y presentacin de los diferentes
impuestos vigentes en el pas. Adems, calcula a los estados financieros auditados los efectos
de inflacin al cierre del ejercicio econmico segn lo establece la Declaracin de Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados N 10 Normas para la elaboracin de Estados
Financieros ajustados por los efectos de inflacin. Sus actividades de acuerdo a las diferentes
areas funcionales son:

AREA DE CONTABILIDAD Y ASESORAMIENTO CONTABLE

Presta servicios en cuanto al procedimiento de los registros contables de las transacciones,

de acuerdo al tipo de empresa y a la actividad a la que se dedica, adems asesora y revisa
presupuestos de recursos financieros de manera que proporcione los datos e informacin
requerida para la toma de decisiones y todos aquellos aspectos que envuelven este tipo de
servicio como: tenedura de libros, aplicacin de los principios de contabilidad generalmente
aceptados, vigilancia del cumplimiento de las normas para la elaboracin de comprobantes y
presentacin de estados financieros.

AREA DE AUDITORA.

Presta servicios de examen de los estados financieros a los fines previstos en la ley del
Ejercicio de la Contadura Publica. En este departamento se preparan las etapas de planificacin
del trabajo. Se detallan y explican los procedimientos especficos que se tienen que ejecutar en el
curso de la auditoria, tomando como base las pruebas diseadas, se realiza una revisin,
comprobacin y justificacin de las partidas de los estados financieros, con la respectiva emisin
de opinin de los estados financieros tomados en conjunto.

AREA DE ASESORIA FISCAL.

Este departamento involucra los servicios de asesora con respecto a impuestos venezolanos,
es decir, preparacin de declaracin de impuestos sobre la renta (I. S. L. R) impuesto al valor
agregado (I. V. A), declaracin de retencin de I. S. L. R, planificacin fiscal. Y todo lo referente
a materia tributaria.

AREA DE REEXPRESIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

En este departamento se toman los estados financieros auditados y se preparan para actualizar
sus partidas por efectos de la inflacin a una fecha determinada de actualizacin. Para ello se
divide las cuentas en partidas monetarias y no monetarias, analizando los movimientos que han
sufridos las partidas no monetarias durante el ejercicio econmico, entre otras etapas. Procesar
toda la informacin y actualizando dichos estados financieros, se procede luego a analizar y
estudiar los resultados de la reexpresin.

La actualizacin se prepara segn lo establece la Declaracin de Principios de Contabilidad N

10 (D. P. C N 10), esta actualizacin es muy importante ya que a medida que pase el tiempo el
poder adquisitivo de la moneda pierde valor y ese fenmeno afecta las empresas, por lo que es
necesario plasmar el efecto que esto produce en las ganancias o perdidas de los mismos.

3. MISIN.
Brindar un servicio de apuestas deportivas as como tambin en carreras de caballos,
con servicios de alta calidad y eficiencia, contribuyendo as al progreso econmico y
social. Orientados a desempear una labor innovadora, en el rea de las apuestas a
nivel regional, nacional e internacional, en un ambiente en el cual nuestros empleados
desarrollen su potencial y ofrezcamos una mejor calidad de vida.

4. VISIN.

Mantener el liderazgo en el mercado de las apuestas deportivas, apoyados en la

continua innovacin de nuestros procesos, en el uso de las ms avanzadas tecnologas
sobre una base de excelencia y de la satisfaccin que reciban nuestros clientes.

5. OBJETIVOS

Promover la gestin de la calidad a todo el personal, en todos los niveles y en

todos los procesos de la organizacin.
Optimizar la eficiencia y eficacia de l prestacin de servicios por medio de la
implementacin de acciones correctivas y de mejora continua en nuestros
procesos.
Disponer de una infraestructura adecuada en hardware, software y medios de
comunicacin necesarios para la excelencia en los servicios y productos
ofrecidos.

6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
 Esta estructura es de tipo funcional, ya que las actividades se agrupan segn su funcin
primordial, dicha estructura se encuentra distribuida de la siguiente manera, tal como se muestra
en el Anexo 1.

7. DESCRIPCIN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LA PASANTIA

Del departamento de administracin recibe las facturas resultantes de los servicios

prestados, as como la cobranza efectiva de las mismas.
La facturacin implica llevar un registro actualizado con los datos necesarios para
emitir facturas y llevar control del comportamiento comercial del mismo. Establece de
acuerdo a un anlisis de crdito y del cliente los plazos que deben cumplirse para el
pago de las facturas, a partir de la fecha de recepcin de la misma por parte del cliente.

Administradora :

Pasante: Al igual que el contador clasifica, revisa y procesa la informacin que le es

suministrada por el departamento sobre la informacin enviada por los clientes.

La estructura organizativa del departamento de asesoramiento contable se presenta en el

Anexo 2
CAPTULO II
 CAPITULO II

2.- BASES TEORICAS

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por

tanto, las decisiones financieras. No existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de
las tcnicas de la contabilidad. Desde la actividad econmica mas pequea hasta las transacciones
econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de
conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contadura publica
altamente capacitados. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos
econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para
llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento
econmico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, el presente trabajo
contiene una visin introductoria en torno a la resea histrica de la contabilidad, su definicin,
objetivos, importancia, procedimientos contables, entre otros aspectos.
SISTEMA

En nuestra usual forma de anlisis nos solemos centrar en las caractersticas de los elementos
que componen el sistema, no obstante, para comprender el funcionamiento de sistemas es
necesario prestar atencin a las relaciones entre los elementos que forman el sistema. Ciborra, C.
(2002)

Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados. Puede estructurarse de

conceptos, objetos y sujetos. Los sistemas se compones de otros sistemas a los que llmanos
subsistemas. En la mayora de los casos, podemos pensar en sistemas ms grandes o
superordinales, los cuales comprenden otros sistemas que llamamos sistema total y sistema
integral. Garca Arianna (2001)

Un sistema es un conjunto de partes o elementos, organizadas y relacionadas que interactan

entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del
ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Un sistema puede ser fsico o
concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un
software). Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede estar
formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. Diccionario de
Filosofa (2000)

Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema,

dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y
relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones.
Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo. Obrien, James A. (2006).

Los autores coinciden en que un sistema es un conjunto de elementos que interactan entre si y
que dentro de los mismos pueden encontrarse subsistemas t supe sistemas, toman como un
sistema a las organizaciones debido a que dentro de ellas existen un conjunto de elementos y que
los mismos interactan entre si.

INFORMACION

Durante el siglo pasado, el avance tecnolgico y de la informtica devino en que actualmente se

ligara la informacin a una verdadera revolucin, especialmente concebida por la globalizacin e
Internet, un proceso y un sistema de comunicacin que evitan la existencia de barreras entre la
confluencia de informacin desde un punto al otro del planeta.

Cada vez que necesitamos o deseamos conocer algo acerca de acontecimientos, hechos, sucesos,
personas, empresas, instituciones ciudades, pases, etctera ya sea porque necesitamos reducir
nuestra incertidumbre para tomar decisiones o simplemente porque queremos incrementar
nuestro conocimiento acerca de algo, buscamos aquello que denominamos informacin. Y esto,
es algo que hacemos, en mayor o menor medida, todos los das Kotabe Masaaki, (2001)

La informacin es un elemento fundamental en el proceso de la comunicacin, ya que tiene un

significado para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo cdigo que quien
la enva. Esto no slo ocurre en un proceso social sino tambin en el mundo de la informtica.
Hirt Geoffrey, (2004),

Es un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta
el conocimiento de algo. En verdad, la informacin es un mensaje con significado en un
determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona orientacin a las
acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con respecto a nuestras decisiones
Chiavenato Idalberto (2006).
La informacin es un fenmeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica
mediante cdigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano. La informacin
por tanto, procesa y genera el conocimiento humano. Aunque muchos seres vivos se comunican
transmitiendo informacin para su supervivencia, la diferencia de los seres humanos radica en su
capacidad de generar y perfeccionar tanto cdigos como smbolos con significados que
conformaron lenguajes comunes tiles para la convivencia en sociedad, a partir del
establecimiento de sistemas de seales y lenguajes para la comunicacin. Kotabe Masaaki,
(2001)

Entonces segn lo descrito por los autores la informacin esta compuesta por un conjunto de
datos los mismos son agrupados entre si lo cual genera un conocimiento sobre una situacin o
algo en especifico, la informacin es necesaria dentro de un sistema porque de ella depende que
el sistema pueda alimentarse y as emitir la informacin necesaria al momento preciso y en un
tiempo determinado.

CONTABILIDAD

Desde la antigedad, la humanidad se ha visto precisada a llevar registro fiel de sus

actividades econmicas, para lo cual se han ido creando procedimientos cada vez mas elaborados
y mejorados, los cuales han dado origen a la contabilidad, que hoy en da sigue evolucionando al
impulso de la mecanizacin.

"La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando
sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las
operaciones realizadas por un ente pblico o privado" Redondo, A. (2001)

Segn Silva (2008), La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera

significativa y en trminos monetarios, transacciones que son en parte al menos de carcter
financiero, as como de interpretar los resultados obtenidos.
 La contabilidad es un pilar fundamental dentro de cualquier organizacin debido a que esta
suministra informacin de inters relevante dentro de las organizaciones ya que por medio de la
informacin suministrada se logran tomar decisiones correctas y al momento preciso. Para
conocer esta informacin las organizaciones adoptan sistemas de informacin para que las
diversas actividades realizadas por ellas interacten entre si y las mismas provean la informacin
requerida o necesaria para la organizacin.

Objetivos de la Contabilidad

Proporcionar informacin a: dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la

naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas posedas por el
negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base
en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico.
(Redondo, A., 2001) Para ello deber realizar:

Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de

operaciones que pueda realizar un determinado ente.

Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.

Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada.

Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo

administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la

administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello,
comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la
organizacin de la empresa.
 Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un
ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica.

Importancia de la contabilidad

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de

llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la
contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal. Redondo (2001)

Funciones de la Contabilidad

De acuerdo a lo expresado por Redondo. A (2001), La finalidad de la contabilidad es

suministrar, en momentos precisos o determinados, informacin razonada, en base a registros
tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado. Para obtener esta finalidad:

Registra, en base a sistemas y procedimientos tcnicos adoptados a la diversidad de

operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasifica las operaciones registradas, como un medio para obtener su fin.
Resume la informacin obtenida, resaltando los hechos ms importantes ocurridos en el
patrimonio.

A continuacin se presentan todas las bases tericas con la que se contaron para la
realizacin de las actividades de pasantas:

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE.

La contabilidad considerada un sistema de informacin, porque, procesa, almacena y

distribuye informacin relevante y de importancia dentro de una organizacin para la correcta
toma de decisiones. La misma ha desempeado un papel fundamental dentro de la organizacin
como lo es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la
situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los
propsitos que se quieren realizar y as cumplir con los objetivos.

Es proveer informacin til acerca de una entidad econmica, para facilitar la toma de
decisiones de sus diferentes usuarios ya sean estos accionistas, acreedores, inversionistas,
administradores. Guajardo, (2005).

Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos

utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en
forma til para la toma de decisiones. Alfonso Rojo Ramrez. (2001).

Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien

diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo /
beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que
utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras;
los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la
comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales. Kaplan Norton. (2001)

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro

sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una
accin terminada mas que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los
eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.
 Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales
implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que
pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin
de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs
de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las
transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes
de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que
la alta gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios
que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo
ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a
quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y
tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa.

Entonces los sistemas de informacin contables han desempeado un importante lugar en el

mercado, como elemento de control y organizacin, mas sin embargo, no deben limitarse solo a
esta funcin, dado que se encuentra en la necesidad de buscar el poder explicativo en el
comportamiento de los usuarios de la informacin empresarial, as entonces no solo se busca un
manejo tcnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa tanto
tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es ms fuerte
y ms agresivo.

Objetivos de la informacin contable

 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones
que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado
tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.

Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.

Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.

Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica

representa para la comunidad.

Contabilizacin de los Gastos

Las empresas realizan gastos cuando obtiene una contraprestacin real del exterior, es decir,
cuando percibe algn bien o servicio. As, incurre en los gastos cuando disfruta de la mano de
obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro elctrico para mantener operativas sus
instalaciones, etc.
 Por lo tanto, la realizacin de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una
disminucin del patrimonio empresarial. Se denomina gasto a la partida contable que disminuye
el beneficio o aumenta la prdida de una entidad. Redondo (2000)

Segn Brito (2001), describe a los egresos como todas aquellas cuentas que indiquen que la
empresa perdi o gast algo.

En general se entiende por gasto al sacrificio econmico para la adquisicin de un bien o

servicio, derivado de la operacin normal de la organizacin, y que no se espera que pueda
generar ingresos en el futuro. Jess Alirio Silva. (2008)

En general las normas contables requieren que los gastos se contabilicen siguiendo el criterio
de devengado, que implica que el gasto se debe registrar en el momento en que ocurre el hecho
econmico que lo genera, con independencia de si fue pagado o cobrado, o de su formalizacin
mediante un contrato o cualquier otro documento.

Los autores coinciden que los gastos son los desembolsos o los sacrificios econmicos a los
cuales deben recurrir para su funcionamiento o para producir un bien o servicio que le genera a
futuro un beneficio al final del cierre del ejerci econmico.

Libro de Compra y Venta

Toda empresa debe llevar su contabilidad de acuerdo con las proyecciones y naturaleza de su
actividad comercial. Pero en todo caso, debe llevar el libro diario, el de inventario y el mayor los
cuales son obligatorios ya que esta estipula en el Cdigo de Comercio son tambin llamados
libros principales, y adems, puede llevar otros libros que estime conveniente para el mejor orden
y claridad de sus operaciones, a los cuales se les califica de libros auxiliares. Libros auxiliares
son libros complementarios a los principales libros de contabilidad, su funcin es registrar todas
las operaciones que le son propias y centralizarlas en el libro diario mediante un solo asiento
contable.

Libros de compra y venta son libros auxiliares no legalizados en donde se asientan un

resumen de todas las compras y ventas generadas durante cada mes y por ende se obtiene el total
de impuesto agregado a ellos, es decir, el total de los crditos y dbitos fiscales para as comparar
y determinar lo que se ha de pagar, si el debito fiscal es mayor que el crdito fiscal, o lo que se
registrar para el perodo siguiente si resulta mayor el crdito fiscal. Lorena Marn Rojas Mayo
(2006).

Son libros obligatorios para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA),
en el que se deber llevar un registro cronolgico de las compras y ventas. Redondo. A (2001)

Libros en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo.
Sus columnas ms importantes son: SENIAT (2008)

Fecha de emisin de factura

RIF
Nombre o razn social del proveedor
Nmero de Factura
Numero de Control
Nmero de planilla de importacin
Nmero de expediente de importacin
Base Imponible
Total Incluyendo IVA
Impuesto Causado

Declaracin del IVA

 El impuesto es un tipo de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en favor del acreedor
tributario) regido por Derecho pblico. Se caracteriza por no requerir una contraprestacin directa
o determinada por parte de la Administracin (acreedor tributario). Surge exclusivamente por la
"potestad tributaria del Estado", principalmente con el objeto de financiar sus gastos. Su principio
rector, denominado "Capacidad Contributiva" sugiere que quienes ms tienen, deben aportar en
mayor medida al financiamiento estatal, para consagrar el principio constitucional de equidad y el
principio social de solidaridad Albi Ibez Emilio. (2008)

El IVA es una clase de impuesto sobre el consumo, se aplica en las transferencias a ttulo
oneroso de bienes y prestaciones de servicios, y quien soporta el impuesto (la carga fiscal) son los
usuarios finales o consumidores. Cada actor en la cadena de aadido de valor paga a su antecesor
en la cadena el IVA correspondiente al precio facturado por este, y a su vez percibe de su sucesor
en la cadena el monto correspondiente al impuesto asociado al precio que factur. Cada actor
(excepto el consumidor final) es responsable ante la autoridad tributaria por liquidar y pagar la
diferencia entre el crdito fiscal y dbito fiscal. Asamblea Nacional de Venezuela (2002)

Las declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA) deben ser presentadas mes a mes en
el Formulario 0030 de Declaracin Mensual y Pago Simultneo. En l se declaran y pagan los
impuestos mensuales, tales como el Dbito Fiscal (Ventas), Crdito Fiscal (Compras), Ventas
Exentas y de Exportaciones y otros impuestos de Retenciones de segunda categora (honorarios),
el Impuesto nico a los Trabajadores, los Pagos Provisionales Mensuales (PPM) obligatorios, la
Cotizacin Adicional y los crditos y remanentes de empresas constructoras. Dentro de las
declaraciones de IVA existen: declaracin de IVA con pago, declaracin de IVA sin movimiento,
declaracin de IVA sin pago y con movimiento.

Segn la Ley del IVA (1999). en el Art. 1 de la creacin del impuesto expone que grava la
enajenacin de bienes muebles, la prestacin de servicios y la importacin de bienes, aplicable en
todo el territorio nacional, que debern pagar las personas naturales o jurdicas, las comunidades,
las sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y los dems entes jurdicos o econmicos,
pblicos o privados, que en su condicin de importadores de bienes, habituales o no, de
fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios independientes
realicen las actividades definidas como hechos imponibles en esta ley .

Para efectos de este impuesto el precio corriente en el mercado de un bien ser el que
normalmente se haya pagado por bines similares en el da y lugar donde ocurra el hecho
imponible como consecuencia de una venta efectuada en condiciones de libre competencia entre
un comprador y un vendedor no vinculados entre si.

Encontramos, que los tipos de contribuyentes de IVA. Son:

Contribuyente Ordinario: Son contribuyentes ordinarios del IVA. los importadores

habituales de bienes muebles y los industriales, comerciantes, prestadores habituales
de servicios, dems personas que como parte de un giro objeto u ocupacin realicen
las actividades, negocio jurdico u operaciones, que constituyen hechos imponibles.

Contribuyente Formal: Son aquellos importadores habituales de bienes muebles,

industriales, comerciantes, prestadores de servicios que no estn obligados al cobro
del IVA, en razn de que realizan exclusivamente actividades u operaciones exentas o
exoneradas de este tributo, de acuerdo con lo establecido en el artculo 8 de la ley que
establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA.).

Cuentas por Cobrar

El origen de esta partida es la venta a crdito a favor de las empresas, correspondientes a las
ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no
garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o
no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad. Constituye parte
de los activos de una compaa. Corresponde a los derechos que tiene la empresa sobre sus
clientes.
 Las empresas en la actualidad, no solo efectan sus ventas en efectivo, sino que recurren a
otorgar plazos de crditos sobre sus ventas, claro esta que esta obligacin se encuentra soportada
por un documento mercantil como lo es la factura, la cual es definida por el Diccionario de
Administracin y Finanzas (1999), como el documento que es preparado por el vendedor de
bienes o servicios el cual es entregado al comprador y que contiene la lista de todos los productos
o bienes adquiridos.

Al hablar de ventas a crdito es necesario, mencionar las cuentas por cobrar, que son el
reflejo de dichas ventas en la contabilidad de una empresa, para la Biblioteca Mc Graw-Hill de
Contabilidad (2000), las cuentas por cobrar constituyen derechos de diversos tipos a favor de una
entidad para la futura recepcin de efectivo, bienes o servicios; como resultado de las
transacciones normales de la empresa.

Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados y otorgamiento de prstamos, son crditos a cargo de clientes y otros deudores, que
continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores ms lquidos disponibles
tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga
de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos.
Beatriz Chvez Soto (2005)

Las empresas manejan diferentes tipos de cuentas las cuales son clasificadas segn su origen)

Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes
con la empresa, debido al crdito tomado por la venta.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionario y
empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a crditos, anticipo de
sueldo, entre otros lo que se le descuenta despus de su salario.
 Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como
anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daos o perdidas entre
otros.

Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente
despus del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo ms pronto posible,
excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa,
el cual, en la mayora de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el rengln de
activos no corrientes, es decir en el de otros activos.

Las cuentas por cobrar se valan, basndose en los principios de aplicacin general, los
cuales establecen, que estas se deben cuantificar segn el valor nominal de la factura entregada al
cliente y en la que se encuentra reflejado el crdito otorgado.

Este valor nominal, solo podr ser modificado, si se considera que dentro de la cartera de
crditos otorgados existen algunos clientes que no cancelarn su deuda con la empresa, razn por
la que se debe realizar un estudio, en el cual se calcule una estimacin del monto que se piensa no
se vaya a cobrar.

En contabilidad dicha estimacin recibe el nombre de provisin para cuentas incobrables y la

misma es presentada restando al saldo de las cuentas por cobrar, para as reflejar el saldo neto de
estas, que se consideran convertibles o realizables en efectivo.

Esta estimacin o provisin puede sufrir incrementos o disminuciones, que debern cargarse
o acreditarse segn sea el caso, al resultado del ejercicio en que se efecten.
CAPTULO III

ACTIVIDADES REALIZADAS
INVERSIONES RECREATIVAS INTERNACIONALES C.A, se realizaron mltiples

actividades entre estas estn:

Preparacin de Libro de Compra y Ventas

Declaracin del IVA

Contabilizacin de Gastos

Revisin de los reportes de cuentas por cobrar y comparacin con el mayor analtico.

Confirmar las facturas pendientes de cobro directamente con los deudores.

Anlisis de los documentos por cobrar.

Anlisis de antigedad de saldos con la documentacin de respaldo.

PREPARACION LIBRO DE COMPRA Y VENTA

Las empresas realizan diariamente muchas ventas y compras, utilizan un diario auxiliar de
ventas y compras, en el cual registran las transacciones una por una y en forma diaria, llegando el
fin del mes, se suman los totales vendidos y comprados en el mes, es lo que se registra en el
diario principal legalizado.

Estos libros son llevados en la Firma JC & Asociados para realizar el llenado de estos
libros no legalizados. Los libros de compra y venta en su mayora son llevados sistematizados en
un formato de Excel el, mismo se ajusta a lo establecido por la Administracin Tributaria
(SENIAT).
Los clientes envan las facturas de ventas y compras realizadas en el mes por las mismas,
dichas facturas son revisadas cuidadosamente para verificar si cumplen por lo establecido en la
Ley. En caso de que estas facturas no cumplan con los requisitos se enva un informe
recomendndoles que las facturas tanto de venta como de compra deben cumplir con lo
establecido por la Administracin Tributaria (SENIAT)

Luego de ser ordenadas cronolgicamente se procede a la transcripcin o llenado de los libros

de compra y venta en donde se asienta cada una de ellas con la informacin que se reflejada en
los libros. Los libros de compra y venta en su mayora son llevados sistematizados

Al final tanto en el libro de compras como en el de ventas se debe hacer un resumen del
respectivo perodo de imposicin, indicando el monto de la base imponible y del impuesto,
ajustada con las adiciones y deducciones correspondientes; el dbito y el crdito fiscal, as como,
un resumen del monto de las ventas de bienes y prestaciones de servicios exentas, exoneradas y
no sujetas al impuesto y del monto de las exportaciones de bienes y servicios. Estos resmenes
debern coincidir con los datos que se indicarn en el formulario de declaracin y pago, medios y
sistemas autorizados por el Ministerio de Finanzas para la declaracin y pago mensual del
impuesto.

As mismo, en la Firma JC & Asociados estos libros no presentan inconsistencias en cuanto a

su presentacin fsica, debido a que estn sujeto a las normas establecidas por el (SENIAT). Ver
Anexo 3

DECLARACION DE IVA
 La declaracin del IVA debe realizarse durante los primeros quince das continuos siguientes
al periodo de imposicin para los contribuyentes ordinarios. En su mayora las empresas de la
firma JC & Asociados son contribuyentes ordinarios. Para la realizacin de la declaracin del
IVA se procede de la siguiente manera.

Partiendo de la relacin de compras y relacin de ventas, se procede a efectuar el anlisis de

Crditos Fiscales y Dbitos Fiscales del periodo de imposicin.

Luego de esta relacin tanto de los crditos y dbitos se procede a verificar si no existe dentro
de los documentos enviados por las empresas algn documento en donde exista una retencin de
IVA favorable para la empresa originado por la venta o prestacin de algn servicio. Si existe
varias retenciones al momento del periodo de imposicin las mimas son totalizadas para ser
reflejadas en la planilla de declaracin.

Una vez realizado este procedimiento se toma una copia de la planilla de impuesto y se
procede a ser llenada con la informacin obtenida de los libros de compra y venta, se realizan los
ajustes si fuere el caso, que legalmente corresponda al contribuyente por la operaciones gravadas
correspondientes al respectivo periodo de imposicin, se deduce o resta el monto de los crditos
fiscales con los motos de los dbitos fiscales cuya deducibilidad o sustraccin tenga sentencias,
se expresarn con aproximacin a la unidad monetaria de un bolvar en mas o en menos. A tal
efecto, si la cantidad de cntimos es igual o superior a cincuenta cntimos, se considerara la
unidad de bolvar inmediata inferior.

Por ltimo se llena el formato de la planilla de IVA en original, el cual se alimenta de la

informacin contenida en los libros de compra y ventas, este es verificado y revisado por el
gerente, quien se encarga de autorizar luego de la revisin, la preparacin del formulario (Forma
30) el cual posteriormente le ser entregado al cliente, soportado por los libros de compra y venta
impresos, y todo esto es colocado en un sobre para su presentacin y control por parte del cliente.
Ver anexo 4
CONTABILIZACION DE LOS GASTOS

Por lo general toda empresa de acuerdo a su actividad econmica perciben ingresos por la
venta de algn servicio o un bien; pero al mismo tiempo realizan ciertos gastos los cuales pueden
ser ordinarios o extraordinarios para el funcionamiento de su empresa o para poder producir su
producto estos al igual que los ingresos son contabilizados para llevar un control de los mismos.

En la firma JC & Asociados para realizar la contabilizacin de los gastos de las empresas
envan una serie de facturas de los gastos en los cuales han incurrido durante el mes los mismo
son clasificados de acuerdo a un plan de cuentas que previamente procesado en el sistema de
contabilidad SAINT.

Una vez clasificados las facturas de los gastos de acuerdo al tipo de gasto estas son
totalizadas; y pasadas a una hoja de trabajo

Luego de realizado este procedimiento se toma la hoja de trabajo en donde son codificadas las
cuentas de los gastos causados o incurridos por el cliente para luego realizar un asiento o registro
contable. Ver Anexo 5

Por ltimo se la informacin transcrita en la hoja de trabajo e llevada a el sistema de

contabilidad SAINT para el registro contable de forma sistematizada de los gastos realizados,
donde luego se imprime un balance de comprobacin y un reporte de libro diario legal los cuales
reflejan los movimientos realizados por la empresa durante el mes que fueron causados esos
gastos.

Luego de contabilizados o registrados estos gastos se prepara una carpeta con toda la
documentacin soporte que fue enviada por los clientes y la informacin contable que arrojada
por el sistema de la firma.

REVISIN DE LOS REPORTES DE CUENTAS POR COBRAR Y COMPARACIN

CON EL MAYOR ANALTICO
 El control de las cuentas por cobrar se puede realizar de manera sistematizada a travs de
diversos programas, uno de los ms utilizado actualmente es el SAINT en su mdulo
administrativo y contabilidad. Este sistema en el rea administrativa, emite reportes de dichas
cuentas desglosndolas por clientes y especificando las facturas y montos que se encuentran
pendientes, los abonos realizados y las fechas de vencimientos de dichas facturas.

Para llevar a cabo el seguimiento a las cuentas por cobrar de las empresas en estudio, se
compara los reportes emitido por el sistema del cliente, este permite realizar anlisis de
vencimientos de las cuentas vencidas o por vencer que posea hasta ese momento, con el mayor
analtico que arroja la contabilidad, que muestra el movimiento que tiene una cuenta especifica en
un periodo de tiempo determinado.

En la firma JC. & Asociados para proceder a la revisin de las cuentas por cobrar de los
clientes a los cuales se les realiza la contabilidad. Se realiza de la siguiente manera.

Los clientes envan un reporte que es suministrado por su sistema administrativo SAINT el
cual arroja los movimientos que ha ido sufriendo sus cuentas por cobrar en un determinado
periodo,

Luego que se recibe la informacin por parte del cliente se procede a la revisin del reporte
de cuentas por cobrar con el mayor analtico en donde se cotejan los movimientos de las cuentas,
con la finalidad de verificar que ambas informaciones no contengan ninguna discrepancia y as
conocer el tiempo y fecha de vencimiento que poseen las cuentas por cobrar para as dar un
tratamiento contable.

As mismo se debe verificar que las facturas pendientes de cobro reflejen el impuesto causado
para el momento en que se otorgo el crdito; el impuesto se determina tomando como base los
ingresos, puestos que estos son presentados ante el fisco rgano regulador en la materia tributaria.
 Si existen algunas diferencias entre la informacin que se maneja a nivel administrativo y a
nivel contable al momento de la comparacin, se solicita informacin con respecto a las facturas
o abonos no registrados en la contabilidad o por el contrario, no tomados en cuenta por la
administracin, para determinar si es necesario realizar ajustes y que el saldo de las cuentas por
cobrar es correcto.

Luego de realizar esta comparacin se determinar el saldo que correcto que adeuda cada
cliente, as mismo se verifica cuales estn vencidas y cueles no; adems, se verifica el monto que
se tiene registrado contablemente, para determinar las diferencias y realizar los ajustes si lo son
necesarios.

Posteriormente, se verifica que los procedimientos que se estn llevando a cabo para
contabilizar la informacin financiera de la empresa son los correctos. Puesto que como se ha
venido explicando, el manejo de los registros constituye una fase o procedimiento de la
contabilidad sumamente importante, ya que de ellos depende el desarrollo eficiente de las otras
actividades contables.

CONFIRMAR LAS FACTURAS PENDIENTES DE COBRO DIRECTAMENTE CON EL

CLIENTE

En los casos de las empresas que no tienen un control de sus cuentas por cobrar, se hace
necesario, solicitar por escrito a cada uno de los clientes o deudores, el monto que ellos tienen
pendiente con la empresa, para as contrastar esto con la informacin que se maneja de ellos, y
llegar al saldo correcto de cada cuenta, y a partir de este, se comienza la sistematizacin de este
proceso, para as poder tener un mayor control de las mismas.
Pero esta informacin no es cien por ciento confiable, puesto que el cliente tiene que decir
cuanto le debe a la empresa, y esto no es fcil; claro est que se podra solicitar que enven copia
de las facturas que tiene pendiente de pago y de esta forma verificar con el correlativo de las
facturas o los registros de las mismas.
 En la Firma JC & Asociados para realizar las confirmaciones de las facturas pendiente de
cobro con los clientes en donde se puede decir que ocurren dos situaciones al momento de
realizar esta actividad.

Partiendo en que si al momento de que las diferencias encontradas entre el mayor analtico y
el reporte de cuentas por cobrar no son conciliadas la firma procede con autorizacin de los
clientes.

Enviar comunicaciones escritas dirigidas a los deudores con la peticin de que confirmen la
correccin del saldo indicado. Si este saldo coincide con el monto enviado en la comunicacin.

Luego se procede a la espera de la respuesta de los clientes a los cuales fueron enviadas las
comunicaciones; en caso de no tener una respuesta.

La firma enva una comunicacin a la empresa donde se les comunica que no se obtuvo
respuesta por parte de su cliente. Luego de enviada esa comunicacin se procede a la realizacin
de los ajustes necesarios para determinar el saldo correcto de las cuentas.

En caso de que el cliente de respuesta de la comunicacin enviada. De encontrarse

diferencias, estas se investigan para determinar cual es el monto correcto y poder obtener un
saldo de las cuentas por cobrar razonable y que refleje la verdadera situacin de la empresa, el
cual ser punto de partida para comenzar aplicar controles de las mismas, para su posterior
contabilizacin.

En el caso especfico de una empresa de venta de cauchos y rines estudiados, se present el

caso de una empresa que no ha estado realizando seguimiento de sus cuentas por cobrar lo que
gener un descontrol de las mismas. Razn por la cual, la firma luego de reunirse con los
representantes de la gerencia de la empresa, consideraron necesario enviar comunicaciones a
los principales clientes.

En donde las respondidas por los clientes se encontraron ciertas diferencias las cuales fueron
ajustadas en el sistema de contabilidad con sus ajustes respectivo.

ANALISIS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR

Para analizar las cuentas por cobrar la gerencia tiene a la mano distintas herramientas que la
ayudan a estudiarlas, tales como: anlisis comparativo de saldos, anlisis de antigedad de saldos,
anlisis de las razones financieras (especficamente las cuentas por cobrar) y el anlisis de la
cartera de clientes, cada una de ellas buscan un fin diferente, razn por la cual es importante que
sean de su conocimiento para que puedan aprovecha los beneficios de cada una de estas
herramientas.

Para la realizacin de esta actividad los clientes envan una relacin de las cuentas por cobrar
en un formato de Excel en donde se observa el cliente la fecha en la cual se causo el crdito, las
facturas y el tiempo o plazo para la cancelacin de la factura Ver Anexo 7

Luego de recibida esta informacin se comienza a realizar un el anlisis comparativo de

saldos con un mayor analtico, este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un
determinado tiempo para observar cmo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los
clientes, con el fin de modificar la poltica de cobranzas, de otorgamiento de crditos o
reafirmarlas.
Entonces son clasificados los saldos de los clientes por la antigedad de su vencimiento,
pudiendo ampliar o restringir estos rangos, de acuerdo a las necesidades de los clientes de la
firma.
 Luego de realizado el anlisis comparativo la firma realiza un informe que luego es enviado
al cliente donde se les detalla claramente de la situacin del rubro de las cuentas por cobrar y
anexndoles recomendaciones necesarias a seguir para que sean tomadas en cuenta y podran ser
tomadas como polticas dentro de la empresa del cliente.

En un ejemplo especifico se detecto que ciertos clientes tenan un vencimientos de facturas

con ms de 180 das y no se tena respuesta de la misma lo que llevo a tomar esa cuenta como
incobrable en la totalidad de la factura. Se realizo el ajuste correspondiente y a crear el apartado
para las cuentas incobrables. Ver Anexo 8

ANALISIS DE ANTIGEDAD DE SALDOS CON LA DOCUMENTACION DE

RESPALDO

Las cuentas por cobrar pueden tener una antigedad diferente, dependiendo de las polticas
crediticias de la empresa, pero estas se debe evaluar peridicamente y la mejor forma de hacerlo
es a travs de un. Anlisis de antigedad de saldos es una relacin que clasifica los adeudos de los
clientes conforme el nmero de das que tiene cada cuenta sin haberse pagado.

Todas las empresas, establecen polticas para sus cuentas por cobrar, por ejemplo: si la
empresa concede crdito a 30 das, incurre de inmediato en dos clases de costos: el primero de
capital, necesario para financiar las cuentas por cobrar durante 30 das y el segundo el de
cobranza, como facturacin, franqueo, contabilidad y sueldos de administracin de crditos. Los
costos de capital aumentan mientras ms tiempo permanezca sin cobrar la cuenta, porque la
empresa debe pagar intereses por cada da transcurrido

Para realizar este anlisis de antigedad de saldos la firma evala las polticas de crditos que
maneja la empresa y los plazos de los mismos, puesto que, puede ocurrir que los costos de la
empresa se vean incrementados por el efecto del costo de cobranza, ya que la empresa se tarda
mucho en recuperar sus cuentas por cobrar. Razn esta que afecta directamente los ndices
financieros de la empresa.

Luego de evaluado se procede a realizar el anlisis de las cuentas por cobrar con la
documentacin soportada en el sistema de la empresa en donde se verifica si el saldo arrojado
por el sistema administrativo del cliente es igual al sistema contable de la firma.

En esta parte si se observa que hay cuentas pendientes de cobro con un tiempo de
vencimiento muy largo y que no se ha tenido respuesta del deudor la firma procede a darle
tratamiento contable al rubro de las cuentas por cobrar.

Para darle tratamiento a las cuentas por cobrar se evala el plazo de vencimiento que se le
otorgo para la cancelacin de la factura. Se tiene como poltica dentro de la firma que si las
facturas son de plazo de 90 das se toma como porcentaje para deducir lo incobrable un 20%, en
caso de tener 180 das el porcentaje es de un 40% y para aquellas mayor a 180 das se toma el
total de la cuenta.

Una vez seleccionados los montos o aquellas facturas que cumplan con lo establecido por la
firma se realiza el clculo de los porcentajes sobre el monto de las facturas, en este paso se
deduce el monto de las cuentas incobrables y se crea el apartado para las cuentas incobrables.

Por ultimo una vez realizado este clculo se procede a contabilizar en el sistema contable.
Esta informacin es enviada al cliente con el fin de facilitar a las empresas conocer la situacin
en la que se encuentra el rubro de las cuentas por cobrar y el tratamiento que se le puede dar para
un mayor beneficio para ella
 CONCLUSIONES

La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, las rentas,

cobros, pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa. El
primordial objetivo de esta es suministrar informacin razonable y confiable, en base a los
registros tcnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o pblico y con esta
informacin cumplir con el objetivo administrativo y financiero.

Las actividades efectuadas en el marco del sistema de informacin contable en la firma de JC.
& Asociados, S. A., se concluye que el sistema de informacin contable utilizado por la firma
permite realizar anlisis de la situacin financiera de las empresas pertenecientes a los clientes,
donde se demuestran los movimientos que sufren las cuentas en un periodo de tiempo
determinado. Adems, permite verificar que los procedimientos que se estn llevando a cabo para
contabilizar la informacin financiera enviada por el cliente de su empresa son los correctos.

De igual manera, al verificar la clasificacin apropiada de las cuentas, se evidenci que no

todas las empresas requieren del mismo tipo de informacin financiera de cuentas, por lo que
cuando se atienden clientes nuevos se realiza un plan de cuentas que responda a las necesidades
particulares de cada cliente, puesto que no siempre se consiguen todos los tipos de cuentas en una
misma empresa.

JC. & Asociados S.A. se ha caracterizado, por ser una firma contable por sus servicios
ofrecidos enmarcados en la tica profesional en el ejercicio de la contabilidad de manera
confiable y eficaz.

Al finalizar las pasantas, se puede afirmar que el objetivo principal de dicha ctedra se
cumpli con xito, ya que a lo largo de la prctica se lograron aplicar los conocimientos
adquiridos durante la formacin acadmica.
 RECOMENDACIONES

Se le recomienda lo siguiente.

Utilizar el mtodo negativo al momento de realizar el anlisis de las cuentas por cobrar el cual
consiste en comunicaciones escritas dirigidas a los deudores con la peticin de que contesten
nicamente en el caso de que no estn de acuerdo con el saldo indicado.

Redactar un informe detallado en donde se les sea sugerido y explicado el motivo por el cual
se les han enviado estas sugerencias, este informe debern contener controles internos que se
adapten a las necesidades de cada empresa los cuales debern ser tomadas en cuenta por los
clientes para un mayor control del rubro de las cuentas por cobrar

Realizar un comunicado en donde se les informen a los clientes que las facturas que no
cumplan con lo establecido por la Ley no sern tomadas para la declaracin; ya que este
incumplimiento puede acarrear multas las cuales sern asumidas por el cliente.

Solicitar a los clientes que al momento de enviar las facturas de ventas, si una de esa factura
es a crdito que se les envi una copia de la misma para que esta pueda ser tomada para la
declaracin del Impuesto al Valor Agregado.
 BIBLIOGRAFA

BRITO Jose A. (2001). Contabilidad Bsica e Intermedias sexta Edicin Valencia, Venezuela.
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CIBORRA, C. (2002) Labyrinths of Information, Oxford University

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ROJO R. Alfonso (2001). Revista Legis del Contador # 7.

SILVA. Jess A. (2008), Contabilidad, Ediciones Co-Bo

ANEXOS
 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA GENERAL

SECRETARIA

GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE

SERVICIOS RRHH COMPUTACION

Departamento de Departamento de Departamento de

Auditoria Seleccin de Procesamiento de
Personal Datos

Departamento de
Asesora Contable

Departamento de
Asesora y
Asistencia Fiscal

Departamento de
Servicios
Generales

LEYENDA:
Gerencias y Departamentos de la Empresa.
Departamento en el cual se realiz las Pasantas.

ANEXO 1

DEPARTAMENTO DE ASESORIA CONTABLE

Jefe del
Departamento

Contador Pblico
Contador Pblico

Pasante
 ANEXO 2

LIBRO DE VENTAS
 ANEXO 3

PLANILLA DE DECLARACION DEL IVA

 ANEXO 4

CONTABILIZACION DE GASTOS

TALLER MECANICO HUBOCA

RIF. J- 30823309-6
HOJA DE TRABAJO

Cdigo Cuentas Debe Haber

Sueldos y Salarios 5400

6100-001

Mantenimiento y Limpieza 1000

6100-002

Mantenimiento y Reparaciones 3234

6100-003

Papelera y tiles de Escritorio 478

6100-007

10112
6100-001 Caja
 ANEXO 5

REPORTE SAINT CONTABLE

ANEXO 6
ANALISIS DE CUENTAS POR COBRAR
REPORTE ADMINISTRTRIVO

ANEXO 7
 ASIENTO DE AJUSTE APARTADO PARA CUENTAS INCOBRABLES

SERVICAUCHOS PERIJA C.A

RIF. J- 13356789-9
Al 31 DE DICIEMBRE 2008

Cdigo Cuenta Debe Haber

6122801 Perdida por cuenta Incobrable xxxxx

1149 Apartado para cuentas xxxxx

Incobrables