Manuel Qualité

Valorisation des résultats de la recherche

Version : décembre 2003
Objet et domaine d’application du manuel Qualité ..........................2
Champ d’application du manuel Qualité 2
Périmètre d’application du manuel Qualité 2
Terminologie 2

Présentation du manuel Qualité.........................................................3

Rôle et importance du manuel Qualité 3
Diffusion 3

Orientations générales de politique Qualité .....................................3

Organisation et fonctionnement de la Valorisation .........................5

Missions de valorisation du CNRS 5
Organisation et fonctionnement de la valorisation 5

Organisation de la Qualité ..................................................................6

Instances de l’organisation de la Qualité 6
Organigramme Qualité 6
Cycle annuel du management de la Qualité 8
Système documentaire 9

Système de management de la Qualité ...........................................10

Exigences générales 10
Exigences relatives à la documentation 11
Responsabilité de la direction 11
Politique qualité 11
Planification 11
Responsabilité, autorité et communication 12
Revue effectuée par la direction 12

Mesure, analyse et amélioration ......................................................12

Surveillance et mesure 12
Analyse des données 12
Amélioration 13

Annexe : Composition du Comité Qualité.......................................13

Version Nature des modifications Date

1 document en relecture Décembre 2003
Manuel Qualité
Objet et domaine d’application
du manuel Qualité
Le présent manuel Qualité a pour vocation de décrire le
système de management de la qualité que le Centre
national de la recherche scientifique (CNRS) met en
place pour assurer la qualité des activités, prestations
et produits relatifs à la valorisation des résultats de la
recherche.
Conformément aux priorités énoncées dans le contrat
d’action pluriannuel CNRS-État, cette première version,
1.0 du manuel Qualité, vise prioritairement la qualité :
ƒ des contrats de collaboration de recherche
négociés avec les entreprises ;
ƒ les activités de protection et d’exploitation de la
propriété intellectuelle.
D’autre part, elle s’inspire des lignes directrices des
recommandations applicables en matière
management de la qualité telles qu’elles sont définies
dans la norme ISO 9004 : 2000, « Systèmes de
management de la qualité, lignes directrices pour
l’amélioration des performances ».
Partant d’une phase expérimentale, le développement
et le déploiement du système qualité du CNRS s’inscrit
dans une démarche de construction progressive, dès
lors le champ du système Qualité a vocation à être
étendu à de nouveaux processus et s’enrichira
régulièrement de nouvelles dispositions.
Le terme valorisation désigne ici l’ensemble des
activités conduisant au travers de partenariats
multiformes entre la communauté scientifique et le
monde socio-économique, à donner une valeur ajoutée
économique, sociale ou culturelle aux résultats de la
recherche.
Champ d’application du manuel
Qualité
Le champ couvert par le management de la Qualité est
constitué de : la négociation et la signature des
contrats de collaboration de recherche, pilotés par
le CNRS, ainsi que la protection et l’exploitation, en
partenariats industriels, des résultats de
recherche.
Il exclut notamment au stade actuel : les contrats
cadre, les contrats européens, la détection des
inventions, la gestion financière des contrats... Les
2/14
exigences qualité relatives à ces processus et produits
seront traitées dans une prochaine version.
Périmètre d’application du manuel
Qualité
Le management de la Qualité s’applique à l’ensemble
des directions, délégations et unités pour la partie de
leurs activités relevant du champ d’application visé ci-
dessus.
Terminologie
1
Le processus est défini comme un ensemble
d’activités corrélées ou interactives qui transforme des
éléments d’entrée en éléments de sortie, produits ou
services.
Le terme procédure doit être compris comme une
manière spécifiée d’effectuer une activité ou un
de
processus.
Le terme parties intéressées recouvre de façon
générique les personnes ou groupes de personnes
ayant un intérêt dans le fonctionnement du CNRS ; il
s’agit : de nos tutelles, de nos partenaires de
l’enseignement supérieur et des entreprises, comme de
l’ensemble des acteurs internes, direction, unités de
recherche et personnels au sein des différents
services.
La qualité d’un contrat de collaboration de
recherche mesure l’aptitude du contrat à répondre aux
exigences des parties intéressées.
Par système de management de la qualité de la
valorisation (SMQV) il faut comprendre l’ensemble
des éléments corrélés permettant d’orienter et de
contrôler le CNRS en matière de qualité des produits et
services de la valorisation, tels : la politique qualité, la
démarche d’écoute des parties intéressées, l’ensemble
du système documentaire, l’organisation de la qualité
au niveau central et local, le plan annuel d’amélioration
de la qualité …
la
1
Processus et procédure : il s’agit des définitions retenues
par l’ISO (Organisation internationale de normalisation),
norme ISO 9000 : 2000, Principes essentiels et vocabulaire
Version 1
 Manuel Qualité

Orientations générales de
Présentation du manuel Qualité politique Qualité
La déclaration générale de politique qualité (cf. infra),
Rôle et importance du manuel Qualité signée début mars 2003, synthétise l’engagement de la
direction quant au développement et à la mise en
Le manuel Qualité (MQ) joue un quadruple rôle :
oeuvre du système de management de la qualité, et à
ƒ il énonce la politique qualité et les objectifs
l’amélioration continue de son efficacité.
Qualité décidés par la Direction ;
ƒ il décrit l’organisation mise en place pour
maintenir et développer cette politique et
atteindre les objectifs qui lui sont associés ;
ƒ Il explicite les lignes directrices permettant à
toutes les directions, délégations et unités
d’organiser leur propre système de management
de la qualité d’une manière cohérente les unes
par rapport aux autres.
ƒ Il fixe l’organisation du système documentaire.

Le manuel Qualité témoigne, tant en interne qu’à

l’extérieur, de l’image du professionnalisme du CNRS,
au siège et en région, en matière de management de la
Qualité. Il contribue à instituer une relation de
confiance avec les parties intéressées.

C’est un document vivant qui sera mis à jour en tant

que de besoin sous la responsabilité du responsable
de la modernisation et de la qualité du CNRS.

La gestion du manuel Qualité est décrite dans la

procédure Système de management de la qualité de la
valorisation (SMQV ; disponibilité mars 2004).

Diffusion
Le manuel Qualité ne contient aucune information
confidentielle.

Il peut être diffusé à l’extérieur du CNRS aux

partenaires et aux industriels qui en font la demande ou
en réponse à une exigence contractuelle sous réserve
de l’accord du responsable de la modernisation et de la
Qualité du CNRS.

Il est diffusé en interne à tous les agents chercheurs,

ingénieurs et techniciens via le site « Qualité »,
www.sg.cnrs.fr/qualite (diffusion contrôlée).

La procédure SMQV précise les modalités de diffusion

du manuel qualité.

Version 1 3/14
Manuel Qualité

Campus Michel-Ange, le 3 mars 2003

Déclaration générale de politique pour le management de la Qualité

Le CNRS s’est donné pour objectif de renforcer son ouverture vers la demande socio-économique en développant ses
partenariats avec les entreprises, au moyen notamment de la politique de négociation d’accords-cadres de collaborations,
en dynamisant ses actions de transferts de technologies, de valorisation et de soutien à la création d’entreprises.

De ce point de vue, nos interlocuteurs attendent de l’établissement, efficacité, rigueur dans la gestion et clarté dans les
décisions. Pour répondre à ces exigences, les entités du CNRS doivent s’adapter constamment en améliorant régulièrement
leurs méthodes de travail, leurs outils et en maîtrisant les processus au cœur des métiers.

Les démarches Qualité sont, dans cette logique, des instruments au service de la mise en œuvre des priorités énoncées par
le projet d’établissement du CNRS. Nos efforts dans le domaine de la Qualité contribueront à améliorer notre capacité à
assurer nos missions et, ainsi, à accroître le bénéfice que la collectivité nationale est en droit d’attendre de nos activités.

Conformément au contrat d’action pluriannuel CNRS-Etat, la mise en place puis la généralisation progressive de ces
démarches concernent d’abord les activités de valorisation et, dans un premier temps, les contrats de collaboration de
recherche négociés avec les entreprises

Appliquée à la valorisation, la politique Qualité du CNRS traduit la volonté de mieux prendre en compte, et satisfaire, les
attentes des parties intéressées : partenaires du CNRS, enseignement supérieur et entreprises, comme l’ensemble des acteurs
internes, unités de recherche et personnels au sein des différents services.

Le secrétaire général et le directeur de la délégation aux entreprises sont chargés de la mise en oeuvre de cette politique.

Ainsi, notre ambition est de cibler, dans un premier temps, les priorités suivantes pour progresser dans ces domaines :
ƒ Privilégier la protection des intérêts de la collectivité nationale et du CNRS par la maîtrise de la propriété
intellectuelle ;
ƒ Préserver au niveau de chaque contrat les droits à publication des chercheurs tout en veillant à la protection de la
propriété intellectuelle ;
ƒ Garantir une contribution équilibrée des partenaires aux coûts totaux des recherches engagées en collaboration ;
ƒ Maîtriser les délais internes au CNRS de négociation, rédaction et signature des contrats ;
ƒ Assurer une mise en œuvre homogène, au sein de l’établissement, des bonnes pratiques édictées ;
ƒ Se concerter avec les établissements d’enseignement supérieur dans le sens d’une harmonisation de nos processus et
de nos outils ;
ƒ Définir et mettre en place un dispositif de pilotage du système de management de la Qualité, sous-tendu par la
définition et le suivi d’indicateurs de la mesure des progrès réalisés.

Le système de management de la Qualité devra clarifier le rôle de chacun, responsabiliser et valoriser les initiatives, et
reconnaître les qualifications et les métiers exercés, en prévoyant les mesures d’accompagnement appropriées, en
terme de formation notamment.

Chaque année la direction générale arrêtera, après consultation des parties intéressées, les actions à réaliser et
mobilisera les moyens humains et financiers nécessaires pour y parvenir.

Les directeurs des services centraux, les directeurs d’unités et les délégués régionaux s’engageront résolument dans
cette démarche en y associant étroitement leurs équipe.

Geneviève Berger

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 Manuel Qualité

partenaires. A cet effet, avec la participation de la

Organisation et fonctionnement direction des contrats et des affaires juridiques, elle
de la Valorisation négocie ces accords, en assure le suivi et en évalue
les résultats. Elle veille au respect des principes définis
en matière de propriété intellectuelle dans les
Missions de valorisation du CNRS
collaborations que le CNRS noue avec le secteur
Le décret fondateur du CNRS n°82-993 du 24 économique.
novembre 1982 modifié dispose que le Centre national
Elle contribue à l’élaboration de la politique de la
de la recherche scientifique a pour mission, dans le
formation destinée aux personnels de l’Établissement
cadre de la politique scientifique définie par le
dans le domaine de la propriété intellectuelle et
gouvernement, en relation avec les besoins culturels,
participe à la politique de communication en direction
économiques et sociaux de la nation et en liaison avec
des entreprises.
les établissements d’enseignement supérieur, de
contribuer à l’application et à la valorisation des Elle veille, avec le concours du secrétaire général, à ce
résultats de la recherche. que les délégations soient associées au traitement des
dossiers de valorisation qui les concernent. Elle assure
la responsabilité des décisions en matière de protection
Organisation et fonctionnement de la
des résultats, de brevets et licences.
valorisation
La DAE est placée sous l’autorité du directeur de la
L’organigramme ci-dessous résume les entités
délégation aux entreprises, il s’entoure d’un adjoint
impliquées dans la mise en œuvre du système de
nommé par le directeur général. Pour
management de la Qualité de la valorisation.
l’accomplissement de ses missions, elle agit en étroite
liaison avec les départements scientifiques et les
Direction gé nérale
directions concernées du secrétariat général. Afin
d’assurer la cohérence des actions du CNRS en
DRES

Délégation
matière de relations avec les entreprises, elle participe
Secrétariat Départements
BPC général aux entreprises
scientifiques
DRI à la coordination de l’activité des services du
DRH DSI partenariat et de la valorisation des délégations.
DAJ DFI

Délégations Unités Les délégués régionaux

régionales de recherche

Les délégués régionaux, nommés par le directeur

général, assurent la représentation du centre et
coordonnent ses activités dans leur circonscription.

Le secrétaire général Les processus de la Qualité

Le secrétaire général assiste le directeur général pour L’articulation des processus de la valorisation est
la gestion administrative et financière du centre et schématisée par la figure suivante.
coordonne l’activité des délégués régionaux.

La délégation aux entreprises

La délégation aux entreprises (DAE) met en œuvre la

politique de valorisation des résultats de la recherche
et de partenariat avec les entreprises, selon les
orientations arrêtées par le directeur général du CNRS.

Dans le domaine des relations avec les entreprises,

elle est chargée de conduire la politique d’accords
cadre et de conventions de création de laboratoires
mixtes et communs qui lient le CNRS à ses

Version 1 5/14
Manuel Qualité

Les processus de la valorisation

Cette organisation permet
Accords aux agents qui sont au
Demande de cadre cadres AC
CCR
de collaboration (AC) Contrats de contact avec les
Projet de collaboration collaboration CCR
Industriel de recherche Industriel bénéficiaires de faire
Projet de collaboration (CCR)
Projet de recherche
remonter à la direction les
CCR
CE
Chercheur Contrats progrès qu’il convient de
européens
CE Factures
Appel à
candidatures
Gestion des Chercheur
planifier par un management
contrats et
Europe recrutements Crédits et CDD adéquat des ressources afin
Contrat
de s’assurer que la
Autres contrats :
Demande
Prestations de services, Contrat réalisation des prestations
Demandeur Équipes conseil …
Demandeur
rencontre la satisfaction des
parties intéressées.
Résultat de recherche Brevets
Protection
Chercheur
Cession de droit Dans ce contexte, les
Courtage de
Recherche technologie technologies principes et
Exploitant
Droit
Exploitant d’exploitation recommandations prescrits
2
Projet d’innovation Création Entreprise par la norme ISO 9004
d’entreprise
Entrepreneur
créée
Entrepreneur
apparaissent, à moyen
DAE/BPC le 1er novembre 2003 terme, comme la meilleure
façon de garantir et
pérenniser vis-à-vis de nos tutelles, des personnels et
de nos partenaires les aspirations de la direction du
CNRS à l’amélioration continue.
Organisation de la Qualité
Organigramme Qualité
Instances de l’organisation de la L’architecture de l’organisation du CNRS repose sur
Qualité deux principes, l’un de déconcentration, l’autre de
Pour atteindre les objectifs poursuivis, le système de cohérence.
management de la qualité est structuré de telle façon Le principe de déconcentration vise à rapprocher la
qu’il soit réactif aussi bien au niveau central qu’au gestion du Centre des unités et des hommes. Le
niveau régional. délégué régional a pour mission de coordonner les
Le Comité Qualité, coprésidé par le secrétaire général activités du Centre à l’échelon de sa circonscription,
et le directeur de la DAE, est constitué de membres d’apporter aux laboratoires l’assistance commune dont
représentatifs des directions du siège, des délégations ils ont besoin et de développer une gestion de
et des unités. Réuni au moins une fois par an en revue proximité assouplie.
du système de management de la Qualité de la Le principe de cohérence vise a exploiter au mieux les
valorisation, ce comité définit et suit la mise en œuvre capacités multiples de l’organisme. Il se traduit, sur le
de la politique Qualité. En particulier, il arrête le plan plan de la gestion, par la mission de coordination
annuel d’amélioration de la qualité proposé par le dévolue au secrétaire général.
responsable de la modernisation et de la Qualité en
concertation avec la DAE. L’organigramme Qualité reflète ces principes. Il se
décompose en deux niveaux, central et local. Par souci
Ce plan est élaboré à partir des propositions de réactivité, un certain niveau de qualité est géré à
d’amélioration du SMQV, auxquelles contribuent aussi l’échelon local.
bien les directeurs des directions du siège, les
délégués, les responsables d’entité que les agents
ayant des responsabilités sectorielles, administratives
2
Six principes centraux du management de la Qualité :
ou techniques : fiches de progrès, plan local
orientation client, leadership, implication du personnel,
d’amélioration de la qualité, audits… approche processus, management par approche système,
amélioration continue.

6/14 Version 1

Organisation centrale de la qualité
La responsabilité de la direction est exercée à trois
niveaux : le secrétaire général conjointement avec le
directeur de la DAE, le Comité Qualité et le
responsable de la Modernisation et de la Qualité.
Responsabilités conjointes du secrétaire général et
du directeur de la DAE
Le secrétaire général et le directeur de la DAE exercent
conjointement leurs responsabilités dans le domaine de
la qualité en s’appuyant sur le Comité Qualité et sur le
responsable de la Modernisation et de la Qualité. Ils
ont notamment pour responsabilités :
ƒ de définir et faire valider en comité de direction la
définition des missions et responsabilités
relevant de la valorisation et des politiques
associées ;
ƒ de communiquer à l’ensemble des agents la
« déclaration générale de politique Qualité »,
signée en mars 2003, qui définit et résume la
politique et les objectifs qualité du CNRS, et
constitue son engagement dans ce domaine vis-
à-vis des parties intéressées ;
ƒ de proposer au comité de direction les
améliorations du système de management de la
Qualité ;
ƒ d’assurer la disponibilité des ressources dans le
cadre du budget voté ;
ƒ de nommer les membres du Comité Qualité ;
ƒ de coprésider le Comité Qualité.
Responsabilités du Comité Qualité
Le Comité Qualité a notamment pour mission :
ƒ d’évaluer l’état du système de management de la
qualité et son adéquation à la politique qualité ;
ƒ d’arrêter le plan annuel d’amélioration de la
Qualité (PAAQ).
Attributions du responsable de la modernisation et
de la Qualité du CNRS
Le responsable de la Modernisation et de la Qualité du
CNRS gère le système de management de la qualité
(cf. procédure SMQV), avec son équipe. Il mène
notamment les actions suivantes :
ƒ identifier ou contribuer à l’identification des
processus à partir desquels est élaboré le
système de management de la qualité de la
valorisation (SMQV) ;
Version 1
Manuel Qualité
ƒ élaborer et mettre à jour le système de
management de la qualité de la valorisation, en
vérifier la cohérence, en assurer la gestion
documentaire (identification, diffusion,
disponibilité, site qualité sur Intranet), et établir
son tableau de bord ;
ƒ s’assurer que les animateurs locaux de la Qualité
ont reçu une formation adéquate pour appliquer
et faire appliquer aux agents le système de
management de la qualité de la valorisation ;
ƒ piloter et gérer les mesures, analyses et
améliorations (audits internes, fiches de progrès,
bonnes pratiques) ;
ƒ concevoir et faire développer les applications
informatiques nécessaires à une bonne gestion
du système de management de la qualité ;
ƒ planifier les audits internes et s’assurer que les
auditeurs sont indépendants et ont reçu une
formation adéquate ;
ƒ évaluer la qualité des activités de support
(informatique, formation…), dans le cadre de
l’élaboration des processus d’appui à la
valorisation ;
ƒ proposer au Comité Qualité le projet de plan
annuel d’amélioration de la Qualité (PAAQ), en
rédiger la version définitive présentée en revue
de comité de direction ;
ƒ assurer le secrétariat des réunions du comité
qualité et préparer les revues du comité de
direction.
Organisation locale de la Qualité
Au niveau local, l’organigramme qualité se décline sur
trois plans : le responsable d’entité (directeur, délégué
régional, directeur d’unité…), l’animateur local de la
3
Qualité , l’agent.
Le responsable d’entité
Le responsable d’entité (directeur, délégué régional,
directeur d’entité…) exerce la responsabilité qualité au
plan local en prenant appui sur l’animateur local de la
Qualité. A ce titre, il contribue à consolider la démarche
qualité sur cinq points en particulier :
ƒ il élabore le plan local d’amélioration de la qualité
(PLAQ) en s’appuyant notamment sur les
suggestions de l’animateur local de la Qualité et
des autres agents et sur le résultat des audits.
3
Ce rôle peut être tenu par le responsable de l’entité
7/14
Manuel Qualité

Pour les délégations régionales le PLAQ est Agents

annexé au dossier de groupe objectifs-moyens
(GOM) ;
ƒ il valide et signe les notes de service qualité
(NSQ) préparées par ses collaborateurs ;
ƒ il émet des fiches de progrès et donne
éventuellement son avis sur celles qui sont
émises par ses collaborateurs ;
ƒ il désigne l’animateur local de la Qualité.
Animateur local de la Qualité
L’animateur local de la Qualité est la clef du dispositif
Qualité au plan local :
ƒ il s’assure que les agents ont accès au système
de management de la qualité en vigueur dans
son intégralité, sur quelque support (informatique
ou papier) que ce soit ;
ƒ il élabore ou contribue à l’élaboration des notes
de service qualité (NSQ) de l’entité, s’assure de
leur diffusion et de leur application, conserve les
originaux des différentes versions et s’assure
que les agents disposent des
versions ;
ƒ il forme l’ensemble des agents du site au
système de management de la qualité ;
ƒ il donne son avis sur toutes les fiches de
progrès, soit seul, soit dans le cadre d’un
groupe qualité local institué à cet effet, en
vérifie l’application et en contrôle a posteriori
l’efficacité ;
ƒ il élabore avec les agents concernés sous
forme de fiches de progrès les plans
d’actions résultant des audits (internes ou de
certification) et en vérifie la mise en oeuvre
effective ;
Les Agents font vivre au quotidien le système de
management de la qualité :
4
ƒ ils élaborent ou contribuent à l’élaboration des
documents de planification du site : NSQ, PLAQ ;
ƒ ils contribuent à l’amélioration du système de
management de la qualité et de la relation avec
les clients en émettant des fiches de progrès ;
ƒ ils assurent la qualité et la traçabilité de la
relation avec les parties intéressées ;
ƒ ils veillent à l’application des procédures.
Cycle annuel du management de la
Qualité
Le cycle de vie du système de management de la
Qualité a pour point focal la revue de direction au cours
de laquelle le plan annuel d’amélioration de la Qualité
est présenté, éventuellement amendé et validé. A la
suite de cette revue, sont déclenchées successivement
plusieurs actions : mise à jour du SMQV, formation des
dernières agents à la qualité, mesure et analyse des résultats
(audits internes…) et préparation du PAAQ.
Le cycle se présente comme suit :
Revue
par le comité de direction
fin février / début mars
Réunion du Mise à jour
Comité Qualité du système Qualité
janvier mars / avril
Cycle du
management de
la qualité

ƒ il veille à la bonne gestion des

Formation
Préparation du PAAQ
enregistrements qualité ; décembre
Mai-juin et/ou
septembre / octobre
ƒ il établit ou fait établir, à l’échelon local,
certains tableaux de suivi (objectifs qualité,
audits internes) et les communique au Analyse des résultats
Audits internes
responsable de la modernisation et de la novembre

qualité.
ƒ s’il a reçu la formation d’auditeur interne, il
réalise ou participe à la réalisation d’audits
internes dans d’autres sites que le sien.

4
En tant que de besoin les procédures qualité sont
complétées au plan local par des notes de service qualité
(NSQ) dans lesquelles le responsable d’entité définit les
responsabilités des agents quant à la réalisation de
certaines tâches.

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 Manuel Qualité

Système documentaire
Le système de management de la Qualité du CNRS
repose sur 3 ensembles d’éléments habituellement
représentés sous forme de pyramide dont le manuel
Qualité est le sommet, les procédures Qualité le
corps et les modes opératoires la base :

Présentation de la valorisation au
CNRS et de sa politique qualité.
Processus général de réalisation.
Extérieur

Manuel
Qualité

Qui fait quoi Manuel des Intérieur

Procédures qualité

Comment
Guides opératoires

Le manuel Qualité (MQ)

Le manuel Qualité est la synthèse du système Qualité
du CNRS. Il présente l’organisation et les missions de
la valorisation, définit le champ du SMQV, expose
l’engagement de la direction en terme de politique
d’objectifs Qualité. Il examine l’organisation de la
Qualité et expose comment les exigences de la norme
ISO 9004 : 2000 sont interprétées dans le cadre des
activités de valorisation du CNRS.
Le manuel des procédures Qualité (MPQ)
Le manuel des procédures Qualité regroupe chacune
des procédures qui constituent le cœur du système
Qualité. Celles-ci s’intéressent plus particulièrement
aux acteurs et à leurs activités (qui fait quoi ?) et sont
représentatives du processus d’élaboration des
prestations et des moyens internes et externes
nécessaires à leur réalisation. Elles montrent comment
le CNRS entend maîtriser ses processus en vue de la
satisfaction des bénéficiaires.
Les guides opératoires (GO)
Les guides opératoires exposent aussi bien le contenu
des prestations et produits que la manière de les
réaliser. Ils peuvent aussi détailler certains points
d’organisation et de méthodologie relatifs soit aux
prestations elles-mêmes soit aux moyens mis en
œuvre pour les réaliser. Tous contribuent plus ou
moins directement au SMQV.

Version 1 9/14
Manuel Qualité

Autres documents du système de Sommaire des guides opératoires (GO)

management de la Qualité
Plusieurs autres documents contribuent à étayer le
SMQV du CNRS :
ƒ le plan annuel d’amélioration de la Qualité
(PAAQ) présenté en revue de Direction, avec ses
différentes annexes ;
ƒ les plans locaux d’amélioration de la qualité
(PLAQ) ;
ƒ Les rapports d’audit interne, ainsi que leur
synthèse ;
ƒ Les comptes rendus de réunion du Comité
Qualité ;
ƒ Les notes de service qualité (NSQ)
complètent localement les procédures qualité
pour définir les responsabilités quant à la
réalisation de certaines tâches ;
ƒ Les fiches de progrès, de chaque site.
Sommaire du manuel des Procédures
Qualité
Les procédures Qualité ont pour objet de retracer les
processus constitutifs des activités de valorisation de la
recherche, les différents moyens qui sont apportés
(moyens internes et externes, système d’information,
ressources humaines, gestion budgétaire)
modalités de gestion du système qualité. Le tableau ci-
après en dresse le sommaire :
A ce jour un guide opératoire en cours d’élaboration :
Guide pour la détermination du coût des contrats.
Site web qualité
Les documents du système de management de la
qualité sont publiés sur le site Intranet qualité du CNRS
et sont accessibles aux agents sous réserve de
certaines habilitations. Chacun disposera ainsi de la
dernière version à jour de la documentation.
Documents hors système qualité ayant une
incidence sur la qualité
qui
Plusieurs autres documents, hors système Qualité,
sont susceptibles d’avoir une incidence sur la qualité.
C’est le cas notamment :
ƒ Les contrats quadriennaux de développement,
dès lors que le volet recherche énonce des
dispositions relatives à la qualité (ce qui est le
cas des contrats récents) ;
ƒ Les contrats d’action pluriannuels des
départements scientifiques lorsqu’ils fixent des
ambitions relatives à l’amélioration de la qualité
dans leur discipline ;
ƒ Le référentiel Qualité du groupe de travail
et les Valor’Ouest ;
ƒ Certaines conventions ou protocoles passés
entre le CNRS et l’un de ses partenaires.

Code Libellé Disponi

bilité Système de management de la
Qualité
03-0012BPC Contrats de collaboration de Fév.
recherche 2003
Exigences générales
03-0002BPC Mesure, analyse et Déc.
La CNRS établi son SMQV selon une architecture
amélioration 2003
documentaire (manuel qualité, procédures qualité,
04-0001BPC Soutien au transfert Fév. notes de service qualité, guides opératoires, imprimés
2004 de référence) principalement décrite dans le présent

04-00XXBPC
manuel Qualité et dans la procédure Système de
Propriété des résultats Mai
de la recherche 2004 management de la Qualité Valorisation (disponible en
2004).
04-00XXBPC Suivi du courtage Mai
technologique 2004 La mise en œuvre du SMQV repose sur :
ƒ la désignation du responsable Modernisation &
04-00XXBPC Coopération des Nov. qualité du CNRS (cf décision n° 000250BPC du
personnels titulaires du 2004
Procédure en 19 avril 2000) ;
CNRS avec les
cours de révision 2
entreprises dans le cadre ƒ un système de formation qui touche tous les
de la loi sur l’innovation et agents (cf. procédure SMQV) ;
la recherche

10/14 Version 1
 Manuel Qualité

ƒ l’engagement de chaque niveau de direction au L’amélioration permanente du SMQV résulte de la mise

siège, en région et dans les unités pour la mise en œuvre de divers instruments : audits internes, fiches
en œuvre la politique qualité du CNRS et d’en de progrès, revue de direction, plan annuel
réaliser les objectifs. d’amélioration de la qualité (PAAQ) du CNRS, plans
locaux d’amélioration de la qualité (PLAQ).
Le SMQV est entretenu grâce au dispositif
d’amélioration permanente mis en place : audits
Écoute des parties interessées
internes, fiches de progrès, revue de direction, plan
annuel d’amélioration de la qualité (PAAQ) du CNRS, La détermination des exigences des parties
plans locaux d’amélioration de la qualité (PLAQ) intéressées est effectuée ponctuellement, prestation
propres à chaque entité. par prestation, dans le cadre de chacune des
procédures.

Exigences relatives à la Plus globalement, le CNRS organise périodiquement

documentation une enquête de satisfaction auprès d’un échantillon
représentatif des parties intéressées. De façon
La documentation du SMQV est décrite de façon
ponctuelle, certaines entités organisent des enquêtes
exhaustive dans le présent manuel Qualité et dans la
afin de faire évoluer les prestations qu’elles dispensent.
procédure système de management de la Qualité.

Maîtrise des documents Politique qualité

La gestion documentaire est précisément décrite dans La politique qualité, qui comprend également les
la procédure SMQV. Elle peut être complétée objectifs qualité, est définie dans le présent manuel
localement par des dispositions décrites dans des Qualité. La révision de la politique et des objectifs
notes de service qualité. qualité est effectuée dans le cadre de la revue
La maîtrise des documents concerne également tous effectuée chaque année par la direction. Son
les supports informatiques de ces documents ainsi que adéquation aux finalités du CNRS est vérifiée lors des
les supports servant à la transmission des données réunions du comité Qualité et chaque année en revue
(réseaux locaux, messageries, Internet, Intranet, de comité de direction.
forums, etc.)..
Planification
Maîtrise des enregistrements

Les enregistrements requis dans le cadre du SMQV du Objectifs qualité

CNRS sont signalés dans les différentes procédures : Les objectifs qualité sont définis dans le présent
ƒ procédure Contrats de collaboration de manuel Qualité et mesurés par les indicateurs fixés
recherche (fiche d’évaluation du coût d’un dans la procédure mesure, analyse et amélioration.
contrat, copie du contrat signé, copie des Leur réalisation est analysée et leur cohérence avec la
annexes scientifique, technique et financières) ; politique qualité est vérifiée en réunion du Comité
ƒ procédure Protection et exploitation de la Qualité puis en revue de Comité de direction. Toutes
propriété intellectuelle (disponible en 2004) ; les autres procédures concourent directement ou
indirectement à la réalisation des objectifs qualité.
Responsabilité de la direction
Planification du SMQV
Engagement de la direction Le SMQV obéit à un cycle de vie annuel calé sur la
L’engagement de la Direction est manifesté revue annuelle effectuée par le comité de direction et
globalement dans la déclaration générale de politique décrit dans le présent manuel Qualité et la procédure
Qualité et décliné à tous les niveaux appropriés au SMQV . La mise à jour du SMQV résulte des
siège, en région et dans les unités par la mise en conclusions de la revue de direction et s’appuie sur le
œuvre de la politique qualité et la réalisation des plan annuel d’amélioration de la qualité qui en est issu.
objectifs qualité. Le responsable de la Modernisation et de la Qualité du

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Manuel Qualité
CNRS est chargé de veiller à la cohérence de
l’ensemble des documents du SMQV.
Responsabilité, autorité et
communication
Responsabilité et autorité
En dehors du manuel Qualité, les responsabilités et
autorités sont définies et communiquées dans les
organigrammes et précisées, pour certaines d’entre
elles, dans les notes de service qualité.
Le représentant de la direction pour l’ensemble du
CNRS – responsable Modernisation et Qualité du
CNRS (RMQ) – est un membre de l’encadrement
désigné par le secrétaire général du CNRS. Au niveau
des directions, services et délégations,
responsable peut désigner un animateur Qualité,
responsable local, parmi ses collaborateurs.
Communication interne
La communication interne entre les différentes
composantes du CNRS est effectuée essentiellement
par l’intermédiaire de l’Intranet Qualité et du plan
messagerie et, au sein de chaque site, au cours des
réunions de service. L’efficacité du SMQV, mesurée
notamment par les fiches de progrès, les audits
internes et le processus de mesure, analyse et
amélioration, est communiquée par la publication de
tous les rapports d’audit et du plan
d’amélioration de la qualité (PAAQ) sur l’Intranet
Qualité.
Revue effectuée par la direction
La revue du système Qualité effectuée par le Comité
de direction a lieu au moins une fois par an après la
réunion du Comité Qualité coprésidé par le secrétaire
générale et le directeur de la DAE. L’ensemble du
dispositif est décrit dans la procédure mesure, analyse
et amélioration. La liste des membres du Comité
Qualité figure en annexe du présent manuel.
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Mesure, analyse et amélioration
Surveillance et mesure
Satisfaction des parties intéressées
La mesure de la satisfaction des parties intéressées est
opérée à deux niveaux :
ƒ au plan central, le CNRS organise
périodiquement une enquête de satisfaction
auprès d’un échantillon représentatif des parties
intéressées ;
ƒ au plan régional, les délégations adressent à
leurs bénéficiaires un questionnaire d’évaluation
des prestations réalisées ;
ces questionnaires d’évaluation retournés par les
bénéficiaires font l’objet d’une exploitation, les
chaque
synthèses sont adressées au responsable de la
Qualité et de la Modernisation.
Audit interne
Les audits internes sont effectués périodiquement pour
un nombre prédéterminé d’entités. L’ensemble du
dispositif mis en place pour réaliser les audits internes
est décrit dans la procédure SMQV.
La formation à l'audit qualité interne est également
évoquée dans la procédure GRH
Mesure des prestations et des produits
annuel Le CNRS mesure les caractéristiques de ses produits
et prestations afin de vérifier que les exigences
correspondantes sont satisfaites. Les dispositions
relatives aux mesures sont décrites dans la procédure
Mesure, analyse et amélioration.
Analyse des données
Au plan central, les données permettant de mesurer la
pertinence et l’efficacité du SMQV et d’évaluer les
possibilités d’amélioration de son efficacité sont
essentiellement constituées par les données d’entrée
de la réunion du comité Qualité : tableaux de suivi des
objectifs qualité, résultats des audits internes, bilan des
fiches de progrès, bilan des formations, évaluation des
prestations...
Leur analyse est effectuée dans le cadre de
l’élaboration du Plan annuel d’amélioration de la
Qualité.
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L’analyse des données concerne aussi bien les
procédures relevant des processus de réalisation, que
celles relatives à la mesure et à l’analyse des résultats.
Amélioration
Amélioration continue
La déclaration générale de politique Qualité affirme
nettement le principe de l’amélioration continue qui
irrigue l’ensemble du système de management de la
Qualité. L’efficacité du SMQV est analysée dans le
cadre des réunions du Comité Qualité ainsi qu’à
l’occasion des revues effectuées par le Comité de
direction.
Celles-ci ont pour principal objet d’arrêter le PAAQ. Au
plan régional, chaque délégation élabore un PLAQ sur
des bases similaires. Par ailleurs, les fiches de progrès
constituent l’instrument régulier des améliorations
ponctuelles.
Actions correctives
A chaque fois que l’identification de la cause d’une
non-conformité du produit aux objectifs Qualité met en
évidence un besoin d’amélioration du processus ou
une maîtrise insuffisante des moyens ou de
l’organisation, une fiche de progrès est émise. Le
système des fiches de progrès est décrit dans la
procédure SMQV (disponibilité mars 2004).
Actions préventives
Les actions préventives peuvent aussi être réalisées
sur la base des fiches de progrès (et les boucles
correctives qui en découlent) ou d’autres dispositions
prévues au titre de la procédure SMQV (audit qualité
interne, revue de direction).
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Manuel Qualité
Annexe : Composition du Comité
Qualité
ƒ Le secrétaire général, coprésident
ƒ Le directeur de la délégation aux entreprises,
coprésident
ƒ La directrice adjointe de la délégation aux
entreprises
ƒ Un responsable de service du partenariat et de la
valorisation, délégation Alsace
ƒ La directrice des affaires juridiques
ƒ Le directeur de l’institut de recherche sur la
catalyse
ƒ La directrice des ressources humaines
ƒ Le responsable du bureau de pilotage et de
coordination
ƒ Le directeur des relations avec l’enseignement
supérieur
ƒ Le responsable de la modernisation et de la
qualité
ƒ Le délégué régional, délégation Bretagne et Pays
de la Loire
ƒ Le directeur scientifique, département sciences
pour l’ingénieur
ƒ Le directeur scientifique adjoint, département
sciences de la vie
ƒ Un représentant de l’industrie.
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Annexes

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