Planeamiento Estratgico de la Biblioteca de la Facultad de

Farmacia y Bioqumica de la Universidad Nacional Mayor de San

Marcos. San Martn Armijo, Carmen.

CAPTULO IV
DEFINICIN DE LA VISIN, MISIN, OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
DE LA BIBLIOTECA

Una vez establecida la posicin estratgica externa e interna de la

Biblioteca se proceder a definir, o en este caso, formular a manera de
propuesta la Visin, Misin y Objetivos de la Biblioteca de Farmacia y
Bioqumica. Para ello ya se analizaron tanto los aspectos externos que
condicionan su desarrollo como los aspectos internos de su funcionamiento.
Esto nos ha llevado a enfocarnos en el futuro de la Biblioteca y cmo la
veremos dentro de 5 aos o ms, y en qu situacin queremos que est.

Para ello es necesario trazarse un escenario ideal, ms no irreal,

basndose en los recursos que se tienen y que se pueden obtener. El cmo
llegar a esta situacin ideal ser tarea de los objetivos y sus respectivas
estrategias, pero antes es necesario tener claro cual es ese escenario futuro.

4.1 Visin de la Biblioteca

La declaracin de la visin rene las aspiraciones de lo que una

organizacin quiere llegar a ser en el futuro, o cmo se ve en el futuro. Este
enunciado est descrito en tiempo presente. La visin slo podr darse
mientras se tenga una comprensin clara del lugar que ocupa hoy la
organizacin, y de ah proponer las metas que quiere lograr. Asimismo debe
servir de motivacin a la organizacin para seguir adelante.
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Dos preguntas claves que se pueden hacer al momento de formular la

visin de la unidad de informacin son (Corrall 1994):
- Qu quiere llegar a ser o dnde quiere llegar a estar la biblioteca?
- Cul es la posicin que desea ocupar en el mercado?

El autor Paredes (1996) propone una serie de elementos a tener en

cuenta para su redaccin: ser amplia y detallada, positiva y alentadora, realista
en lo posible, proyectar sueos y esperanzas, incorporar valores e intereses
comunes y debe ser difundida interna y externamente.

Teniendo en cuenta estas premisas, esta es la Visin que se ha

formulado para la Biblioteca de la Facultad de Farmacia y Bioqumica:

Ser una Biblioteca Universitaria lder e innovadora en la oferta de servicios de

informacin a la comunidad farmacutica y afines, satisfaciendo y anticipando
las necesidades de informacin de sus usuarios, tanto estudiantes como
profesionales. Cuenta con un personal altamente calificado y especializado, y
con tecnologa de la informacin de punta, permitiendo el acceso a una amplia
gama de recursos de informacin a travs de la Red del Sistema de Bibliotecas
de San Marcos.

4.2 Misin de la Biblioteca

La misin es el propsito de la organizacin, su razn de ser. Expresa el

camino hacia el logro de la visin, o la manera cmo la organizacin llegar a
ese futuro deseado.

El enunciado de la misin expresa el porqu y para qu existe la

organizacin. En el caso de las unidades de informacin, como lo seala
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Corrall (1994), stas se desempean dentro de un escenario competitivo donde

la informacin se ha convertido en elemento clave, y por lo tanto, es necesario
dejar en claro cul es la naturaleza de su quehacer, es decir, distinguir el rol
que cumple en la sociedad de la informacin, y qu la hace nica con respecto
a otros actores que tambin forman parte activa del mundo de la informacin
(libreras, proveedores de sistemas de informacin, etc.). Es importante definir
nuestro mercado y los servicios que ofrecemos que nos hacen diferentes a los
dems.

Otra caracterstica que debe presentar la misin es la amplitud de su

alcance, que permita la generacin de objetivos y estrategias factibles que se
adecuen a los cambios del entorno y como tales estar sujetos a una continua
evaluacin.

Es recomendable, en esta etapa, darle rienda suelta a la creatividad del

personal responsable.

Los componentes que se consideran al momento de formular la misin

(Contreras, 2000) son: los usuarios, productos/servicios, la competencia y la
tecnologa. Paredes (1996) agrega a esto, la preocupacin por la imagen
pblica a la que aspira la organizacin. El enunciado de la misin, en la medida
que abarque cada uno de estos aspectos, estar cubriendo todo el campo de
accin de la organizacin.

Las preguntas claves (Corrall, 1994) que deberan formularse al

momento de determinar la misin son:

Por qu existe la biblioteca?

Cul es su negocio?
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Quines son sus usuarios?

Qu necesidades debe satisfacer?

Con estos antecedentes, y luego de haber examinado el entorno y el

funcionamiento interno de la Biblioteca de Farmacia, formulamos un primer
esbozo de su Misin:

Determinar, anticipar y satisfacer las necesidades de informacin de la

comunidad farmacutica, tanto de usuarios existentes como potenciales; a
travs de servicios de informacin especializados, que permitan el acceso a
una amplia gama de recursos informativos de la rama farmacutica y afines, y
de esta manera contribuir al desarrollo de las actividades cientficas y la
investigacin, y por ende a la mejora de la situacin de la sociedad en materia
de salud.

4.3 Objetivos de la Biblioteca

En la misin est definido el propsito fundamental y el contexto dentro

del cual se desarrollan las actividades de la biblioteca. Sin embargo, esto
necesita ser complementado con enunciados generales que indiquen los
principales programas o reas de actividades que se trabajarn a largo plazo
indicando los resultados que se esperan obtener. Estos enunciados vienen a
ser los objetivos (algunos autores los denominan indistintamente metas), los
cuales proporcionan una definicin ms clara de las metas descritas en la
misin. Corrall (1994), los denomina objetivos funcionales, ya que reflejan el
tipo de servicio que la biblioteca es o quiere llegar a ser.

Los objetivos son enunciados que establecen qu es lo que se va a

lograr, pero no cmo (Quinn, 1993). En toda organizacin existen mltiples
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objetivos (Simon, 1964), desde los que se refieren a valores que habrn de
regir en la organizacin; los objetivos organizacionales generales, que
establecen la naturaleza de la organizacin y la direccin que adoptar,
pasando por metas menos permanentes que definen tareas especficas que
habrn de cumplir las unidades que componen la organizacin. Los objetivos
principales son los llamados estratgicos (Quinn, 1993), que afectan la
direccin general y la viabilidad de la entidad.

Al momento de formular los objetivos podemos tener en cuenta las

siguientes caractersticas sealadas por Paredes (1996):
Factible de lograrse
Estimulante
Conocido, entendido y aceptado por todos
Flexible
Generado a travs de procesos participativos
Obligatorio
Relacionado y de acuerdo con la misin y visin establecidas
Redactado con verbos en infinito que den una sensacin de logro

El autor Serna nos introduce el concepto de proyectos estratgicos

definindolo de la siguiente manera:

Son un nmero limitado de reas estratgicas en las cuales la

organizacin debe poner especial atencin y lograr un desempeo
excepcional con el fin de asegurar una competitividad en el mercado.
Los proyectos estratgicos son aquellas reas condicin para que el
negocio logre sus objetivos.1

1
Serna Gmez, Humberto. Planeacin y gestin estratgica. Bogot: Legis Editores, 1994, p.21
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Teniendo en cuenta este concepto, formularemos los objetivos de la

Biblioteca de acuerdo a sus campos de accin, que luego del anlisis realizado,
consideramos de mayor importancia para el desempeo de la Biblioteca en el
logro de la misin.

q Gestin
Administrar la Biblioteca y sus servicios con nfasis en la comunicacin y
coordinacin a todo nivel: autoridades, personal y usuarios. Asimismo trabajar
sobre la base de un plan estratgico y un plan de trabajo que aseguren que la
prctica organizacional est de acuerdo con la misin y objetivos trazados por
la organizacin a la cual pertenece.

q Recursos Humanos
Proporcionar un ambiente de trabajo dentro del cual el personal se sienta
motivado a trabajar en grupo y capaz de responder positivamente a las
necesidades cambiantes de la Biblioteca y sus usuarios. Permitir al personal
desarrollar capacidades y aptitudes tanto profesionales como interpersonales.

q Servicios
Identificar, anticipar, proporcionar y promocionar servicios que necesiten los
usuarios, y difundirlos de la manera ms apropiada y efectiva a travs de
tecnologa de punta y conocimiento especializado del tema.

q Usuarios
Capacitar a los usuarios, tanto internos como externos, en la bsqueda y
recuperacin de la informacin, y en el uso de variados recursos informativos.
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q Cooperacin
Promover el concepto de cooperacin en la Biblioteca, tanto dentro de la
universidad como con organizaciones externas, formando alianzas o
consorcios.

q Ambientacin e Infraestructura
Proporcionar un ambiente que permita un nivel ptimo de estudio, aprehensin
de conocimientos y un adecuado trabajo interno del personal; as como
infraestructura tecnolgica apropiada para el control, acceso y difusin de los
recursos informativos.

4.4 Estrategias

Una vez fijados los objetivos, se deber definir cmo se van a lograr, y
para ello habr que establecer una serie de alternativas estratgicas.

Las estrategias son las acciones que nos conducirn al logro de los
objetivos. Son un conjunto de medidas que debern llevar a una organizacin
de una situacin actual a una situacin deseada en el futuro.

Mintzberg va ms all en su definicin y nos presenta diferentes

dimensiones de la definicin de estrategia, lo que l denomina las cinco Ps, la
estrategia como Plan, un curso de accin concientemente determinado para
abordar una situacin especfica; como plan tambin puede ser una Pauta de
accin, en el caso de estrategias especficas para enfrentar situaciones
competitivas; como Patrn, un modelo o patrn en un flujo de acciones,
consistencia en el comportamiento; como Posicin, la estrategia como medio
para ubicar a la organizacin en su entorno, una fuerza mediadora entre la
organizacin y medio ambiente o contexto interno y externo; y como
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Perspectiva, tiene que ver con la manera particular de la organizacin de

percibir su entorno, la visin compartida de una organizacin sobre cmo
enfrentar y posicionarse en el mercado. Todos estos conceptos se
interrelacionan; lo que podemos sealar es que, si bien los planes y las
posiciones pueden modificarse, la perspectivas son inmutables; y tambin
ocurre que una perspectiva se puede incorporar tanto en el comportamiento de
una organizacin que se estara acercando ms a un patrn que a un plan.2

Quinn nos aclara las definiciones de estrategias, metas u objetivos (los

utiliza indiferentemente), polticas y programas, que vale la pena mencionar.
La estrategia es el patrn o plan que integra las principales metas y polticas
de una organizacin, y a la vez, establece la secuencia coherente de acciones
a realizar. El autor agrega que la estrategia es formulada basndose tanto en
los atributos como en las deficiencias internas de la organizacin, en los
recursos disponibles, con el fin de lograr una situacin viable y original,
anticipando posibles cambios en entorno y acciones improvistas de la
competencia3. Aqu claramente vemos varios de los postulados de lo que es el
planeamiento estratgico.

Con respecto a las metas, nos dice: establecen qu es lo que se va a

lograr y cundo sern alcanzados los resultados, pero no establecen cmo
sern logrados, las polticas son reglas y guas que expresan los lmites
dentro de los cuales debe ocurrir la accin, y los programas especifican paso
a paso la secuencia de las acciones necesarias para alcanzar los objetivos
principales. El autor les agrega el trmino de estratgicas a aquellas metas,

2
Mintzberg, Henry. Las cinco Ps de la estrategia. En: El proceso estratgico: conceptos, contextos y
casos. Mxico D.F.: Prentice Hall Hispanoamericana, 1993, p. 14-21
3
Quinn, James Brian. Estrategias para el cambio. En: El proceso estratgico: conceptos,
contextos y casos. Mxico D.F.: Prentice Hall Hispanoamericana, 1993. p. 5
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objetivos y programas que afectan y guan a la direccin general y determinan

la viabilidad de la organizacin 4.

Las decisiones estratgicas son las que establecen la orientacin

general de la organizacin y su viabilidad mxima frente a los cambios
predecibles e impredecibles, moldean las verdaderas metas de la organizacin
y contribuyen a delinear los lmites dentro de los cuales se va a operar. 5

No existe una sola estrategia por objetivo, hay varias maneras de

lograrlo, por ello es necesario formular diversas opciones, y mediante la
evaluacin ver cul encaja mejor segn el tipo de organizacin, lo que
queremos lograr, los recursos que tenemos disponibles y el pblico al que
vamos a servir.

En el siguiente rubro veremos la generacin de las estrategias y

formularemos una serie de alternativas de acuerdo a los objetivos que se han
planteado.

4.5 Generacin de Estrategias

Las estrategias, como ya se han definido anteriormente, son un grupo de

acciones mediante las cuales se lograr alcanzar los objetivos, y por ende la
misin. Un punto clave que hay que resaltar es el hecho de que habr ms de
una manera de lograr los objetivos; y es as que la formulacin de estrategias
involucra identificar las diferentes opciones que se nos presentan, a partir del
diagnstico realizado, y tomar decisiones acerca de cules seran las ms
adecuadas a nuestro tipo de unidad de informacin.

4
------------. op. cit.
5
-----------. op. cit.
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Corrall (1994) hace mencin a diversos tipos y modelos de estrategias

genricas aparecidas en la literatura sobre planeamiento, la mayora dirigida a
asegurar una ventaja competitiva dentro del mercado. Esto puede resultar ms
relevante para unidades de informacin que trabajan en un ambiente
predominantemente comercial, donde los servicios y productos tienen un costo;
sin embargo son pocas las unidades de informacin hoy en da que no trabajen
dentro de un mercado interno cada vez ms competitivo, lo cual las lleva a
explorar oportunidades de generacin de ingresos a travs de usuarios
externos.

Para la generacin de las estrategias se tendrn en cuenta las

oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades; as como la misin, visin y
objetivos, definidos anteriormente.

Con el fin de generar estrategias alternativas, se proceder a desarrollar

la Matriz FODA. La aplicacin de la Matriz consistir en la combinacin de la
informacin proveniente de las matrices EFE y EFI, es decir, las oportunidades,
amenazas, fortalezas y debilidades ms importantes, que permitirn la
generacin de diversas alternativas estratgicas, segn las caractersticas de la
Biblioteca.

De acuerdo a la Matriz FODA, y para alcanzar los objetivos propuestos, la

Biblioteca debera desarrollar las siguientes estrategias.

q Gestin
La gestin de la Biblioteca debe adoptar un esquema de planeamiento para el
desarrollo de sus actividades, tomando en cuenta: autoridades, personal y
usuarios como los principales elementos para el logro de servicios de calidad.
Para ello se han considerado las siguientes estrategias:

Generacin de Estrategias Alternativas: Matriz FODA
BIBLIOTECA DE LA FACULTAD DE
FARMACIA Y BIOQUMICA
OPOTUNIDADES:
1. Globalizacin econmica y cultural - Reforzar apoyo y participacin de la Red - Desarrollar servicios de calidad que
2.Convenios nacionales con otras
universidades
3.Sistema de Bibliotecas y Red
Telemtica
4 Restricciones por parte de la
competencia
5. Mayor inters y apoyo por parte de
Decanato
6. Educacin continua por parte de
los profesionales
7. Incremento del gasto en
actividades cientficas y
tecnolgicas a nivel universitario.
8. Pocas bibliotecas de la
especialidad de Farmacia
9. Usuarios potenciales para la
generacin de ingresos
AMENAZAS:
1. Biblioteca no mencionada en Plan
Estratgico de Facultad
2. Falta de Ley del libro
3. Reduccin presupuesto a
universidades pblicas
4.Competencia de otras bibliotecas
de materias afines
5. Internet como medio recurrente en
la bsqueda de informacin
6. Estudiantes con poco hbito de
lectura e investigacin
7. Falta de inters de
docentes/profesionales en
Biblioteca, sta no cubre sus
necesidades
8. Falta coordinacin entre Jefatura
de Biblioteca y Comisin de
Biblioteca, Hemeroteca y
Publicaciones.
Cuadro N10
FORTALEZAS:
1. Se cuenta con infraestructura
tecnolgica que controla y agiliza los
procesos de la informacin.
2. Valioso acervo bibliogrfico
3. Mobiliario nuevo e infraestructura
ms adecuada
4. Personal de la especialidad de
Bibliotecologa
5. Bases de datos automatizadas de
libros y tesis
6. Soporte tcnico del SISBIB.
ESTRATEGIA F/O
Telemtica
- Presentar ms proyectos a las
autoridades de la Facultad
- Atraer a los usuarios externos mediante - Realizar convenios que permitan
la difusin del valioso acervo
bibliogrfico
ESTRATEGIA F/A
- Mejorar la educacin de usuarios a
travs del metodologa interactiva y el
personal especializado
- Aprovechar la infraestructura
tecnolgica para sacar provecho de los
recursos informativos disponibles en
Internet
DEBILIDADES:
1. Todos los contratados, la mayora
practicantes, trabajan a medio tiempo
por las bajas remuneraciones, lo cual
ocasiona inestabilidad, desmotivacin
y falta de especializacin en el
trabajo.
2. Colecciones desactualizadas y
material obsoleto
3. Falta de presupuesto
4.Trabas burocrticas y falta
coordinacin con Direccin
Administrativa
5.inadecuado funcionamiento de la
hemeroteca
6.No existen bases de datos de
existencias ni analticas de revistas
7. Deficiente delegacin de funciones
8. Deficiente desarrollo de servicios
9. Deficiente promocin de la
Biblioteca entre usuarios internos y
externos
10. Falta de actividades de
planeamiento
11. La Sala de Internet no esta a cargo
de la Biblioteca.
ESTRATEGIA D/O
afiance relacin con usuarios internos
- Planificar las actividades de la
Biblioteca y delegar mejor funciones
compartir recursos informativos y
tecnolgicos
- Generar recursos propios
aprovechando el valioso acervo
bibliogrfico
- Aprovechar disposicin de Decanato
para mejorar relacin con instancias
administrativas
- Contratar a egresados, bachilleres y/o
titulados en bibliotecologa
- Coordinar acciones con el SISBIB y la
Red Telemtica para compartir
recursos informticos e informativos.
- Propulsar capacitacin de personal en
tratamiento de informacin en salud
ESTRATEGIA D/A
- Desarrollar el Plan Estratgico de la
Biblioteca y participar en el de la
Facultad.
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Llevar a cabo un plan de trabajo anual, con una evaluacin trimestral,

trabajar sobre la base de objetivos y metas con plazos de cumplimiento,
delegando tareas.
Desarrollar un plan estratgico y adoptarlo como parte de la cultura
organizacional de la Biblioteca.
Mejorar la imagen de la Biblioteca ante las autoridades de la Facultad
mediante la presentacin de informes semestrales y anuales, con
cuadros estadsticos y grficos que demuestren la demanda de
servicios, las necesidades ms urgentes, y que adems sustenten la
presentacin de proyectos, y la participacin en el desarrollo del Plan
Estratgico Institucional.
Presentar proyectos a las autoridades de la Facultad, aprovechando el
apoyo e inters que estn poniendo en la Biblioteca actualmente, para el
desarrollo de colecciones, infraestructura y servicios.
Organizar equipos de trabajo. Casi todos se dedican a circulacin y a
procesamiento de la informacin, pero el rea de Hemeroteca y el
desarrollo de servicios ha quedado descuidado, por mencionar los ms
importantes. Se puede destinar a alguien que se haga cargo de
Hemeroteca y otros que desarrollen y promocionen servicios.

q Recursos Humanos
El personal de la Biblioteca debe sentirse no solo motivado para realizar el
trabajo sino sentirse retado. Es necesario proporcionar las mejores condiciones
para el desarrollo del trabajo y exigir y proporcionar oportunidades de
permanente capacitacin. De acuerdo a esto, se han considerado las
siguientes alternativas estratgicas:
Contratar no slo personal practicante sino egresados, bachilleres y/o
titulados en Bibliotecologa con mayor experiencia para realizar tareas
especficas, no para desarrollar labores de circulacin.
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En base a las capacidades y cualidades del personal, asignarles tareas

donde desarrollen sus habilidades y creatividad. El trabajo de circulacin
no debera tomar todo su tiempo.
Rotar al personal para que participe de los cursos de capacitacin y
conferencias que organice el SISBIB u otras organizaciones.
Coordinar con REPEBIS la capacitacin de personal en el tratamiento de
informacin sobre salud.

q Servicios
Optimizar los servicios existentes y disear nuevos servicios de informacin,
identificando y anticipando las necesidades de nuestros usuarios, son los
puntos sobre los cuales se centran las siguientes estrategias:
Automatizar la coleccin de revistas y crear una base de datos de
artculos, para que los usuarios puedan acceder a esta informacin.
Coordinar con el SISBIB la instalacin de los recursos elaborados por su
Unidad Informtica. As como se instal la interface Win Libra para
acceder a la coleccin de libros y tesis, lo propio podra hacerse con el
Win Virgo para las revistas.
A travs de la Red Telemtica y en coordinacin con el SISBIB acceder,
mediante las computadoras de la Biblioteca, a las bases de datos en CD
Rom de Proquest, Chemical Abstracts, Silver Platter, entre otras.
Coordinar con el SISBIB la publicacin de las bases de datos de la
Biblioteca en la Web en la Pgina de la Facultad de Farmacia, a travs
del sistema WWW ISIS 32 u otro que maneje el SISBIB.
Desarrollar una poltica para la atencin a usuarios externos: un horario,
costo (carnet), requisitos, etc.
Servicio de reprografa, que evite el maltrato de la coleccin no
permitiendo el prstamo de libros para fotocopiarlos afuera, y de esta
manera, adems, controlar la cantidad de copias que se sacan.
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Promocionar los servicios de la Biblioteca y sus colecciones a travs del

desarrollo de alertas informativas y bibliogrficas distribuidas por Internet
y por correo electrnico a usuarios internos, externos y potenciales,
listas de inters; servicio de diseminacin selectiva de la informacin a
docentes; etc.
Habilitar las colecciones de Archivo Histrico y Sala Per para el pblico.

q Usuarios
Las estrategias buscarn capacitar a los usuarios en el uso de los recursos
informativos que les ofrece la Biblioteca, y concientizarlos con respecto al uso y
cuidado de la coleccin y su infraestructura.
Desarrollar charlas informativas al inicio de cada ao acadmico que
sean interactivas, es decir, no slo repasar tericamente los servicios
sino demostrar cmo realizar bsquedas y recuperar la informacin a
travs del terminal de computadora. Que los usuarios se familiaricen con
el sistema y manejen las herramientas de bsqueda. Preparar un trptico
del reglamento y repasarlo, demostrando la valiosa coleccin que
alberga la Biblioteca y la importancia de cuidarla y conservarla en buen
estado. Demostrar una actitud que inspire tanto confianza como
firmeza.
Evaluar la calidad de servicio que se le ofrece al usuario, el grado de
satisfaccin y las carencias, mediante encuestas y estadsticas.

q Cooperacin
La cooperacin intrauniversitaria y con organizaciones y/o unidades de
informacin externas, permitir el ahorro de recursos humanos y financieros:
Promover la cooperacin de la Biblioteca con otras bibliotecas de la
Universidad, que manejen una temtica afn, como el caso de la
Facultad de Medicina, para compartir recursos informativos y facilitar el
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acceso a los mismos por parte de los usuarios de ambas Facultades.

Esto sera beneficioso tambin para la suscripcin de revistas.
Aprovechar la Alianza estratgica entre San Marcos, la UNI y la
Universidad La Agraria, para compartir recursos informativos.
Desarrollar una poltica de desarrollo de colecciones basada en la
cooperacin, formacin de consorcios, contactos con unidades de
informacin afines e instituciones del mbito de salud con quienes
compartir recursos y convertir en proveedores a la vez.

q Ambientacin e Infraestructura
Es importante contar con un ambiente e infraestructura que propicie el estudio
y el desarrollo ptimo del trabajo interno, asimismo es necesario tomar las
medidas adecuadas para la conservacin y preservacin de las colecciones.
Para ello se han considerado las siguientes estrategias:
Adquisicin de equipos de cmputo para la sala de lectura y el trabajo
interno.
Ambientacin de la hemeroteca y su sala de lectura, as como la
compra de estantera adicional.
Organizacin de los ambientes para la Sala Per y el Archivo Histrico.
Tomar medidas de prevencin para la conservacin de los documentos,
instalando deshumedecedores, ventiladores y realizando una limpieza
constante.

En el Anexo 5 esta el cuadro de indicadores de desempeo de las estrategias

propuestas.