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Este documento ha sido traducido por el Grupo de Trabajo Spanish Translation Task Group del Comit
Tcnico ISO/TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad, en el que participan representantes de los
organismos nacionales de normalizacin y representantes del sector empresarial de los siguientes pases:
Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, Espaa, Estados Unidos de Amrica,
Mxico, Per, Repblica Dominicana, Uruguay y Venezuela.
Esta traduccin es parte del resultado del trabajo que el Grupo ISO/TC 176 STTG viene desarrollando
desde su creacin en 1999 para lograr la unificacin de la terminologa en lengua espaola en el mbito de
la gestin de la calidad.
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Conjunto de documentos para la introduccin y el soporte
de la serie de Normas ISO 9000:
Orientacin sobre el concepto y uso del
Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin
ndice
1. Introduccin............................................................................................................. 2
2. Qu es un proceso?..............................................................................................3
3. Tipos de procesos...................................................................................................4
4. Comprensin del enfoque basado en procesos.......................................................4
5. Implementacin del enfoque basado en procesos...................................................7
5.1 Identificacin de los procesos de la organizacin...........................................7
5.2 Planificacin del proceso................................................................................9
5.3 Implementacin y medicin de los procesos................................................10
5.4 Anlisis del proceso......................................................................................10
5.5 Accin correctiva y mejora del proceso.........................................................10
1. Introduccin
2. Qu es un proceso?
Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser tangibles (tal como
equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como energa o informacin).
Los resultados tambin pueden ser no intencionados;, tales como el desperdicio o la
contaminacin ambiental.
Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden ser internos o
externos a la organizacin), que son afectados por el con necesidades y expectativas
sobre proceso, yquienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus
necesidades y expectativasdel proceso.
Debera utilizarse un sistema para recopilar datos para proporcionar informacin sobre
el desempeo del proceso, los cuales pueden analizarsedeberan entonces ser
analizados a fin de determinar la si hay alguna necesidad de acciones correctivas o de
mejora.
Todos los procesos deberan estar alineados con los objetivos, el alcance y la
complejidad de la organizacin, y disearse deberan estar diseados para aportar
valor , teniendo en cuenta el alcance y la complejidad dea la organizacin.
3. Tipos de procesos
La organizacin debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta
Norma Internacional.
De acuerdo con el apartado 3.1 anterior, las organizaciones tienen que definir el
nmero y los tipos de procesos necesarios para cumplir sus objetivos de negocio.
Aunque estos van a ser nicos para cada organizacin, no obstante se pueden
Traduccin consensuada por elSecretara ISO/TC 176 STTG
ISO 2004 2008 Todos los derechos reservados
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Conjunto de documentos para la introduccin y el soporte
de la serie de Normas ISO 9000:
Orientacin sobre el concepto y uso del
Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin
Procesos para la gestin de recursos. Incluyen todos aquellos los procesos que
hacen falta para la provisin deproporcionar los recursos que son necesarios en los
procesos para la gestin de una organizacin, la realizacin y la medicinpara los
objetivos de calidad y resultados deseados de la organizacin.
El cliente final u otra parte interesada no siempre ve todo lo que est involucrado. En
consecuencia, a menudo se da menos prioridad a los problemas que ocurren en los
lmites de las interfases que a las metas a corto plazo de las unidades. Esto conlleva a
la escasa o nula mejora para las partes interesadas, ya que las acciones generalmente
estn enfocadas en a las funciones, ms que en elal beneficio global de la
organizacinresultado previsto.
Tambin mejora la gestin de las interfases del proceso (vase la figura 2).
El desempeo de una organizacin puede mejorarse a travs del uso del enfoque
basado en procesos. Los procesos se gestionan como un sistema , mediante la
creacin y entendimiento de una definido por la red de procesos y sus interacciones,
creando as un mejor entendimiento que aporta valor.
Nota: La operacin coherente de esta red a menudo se denomina enfoque de sistema
para la gestin.
A menudo Loslos resultados de un proceso pueden ser los elementos de entrada para a
otros procesos y estar estn interrelacionados dentro de la red global o sistema global
(para ejemplos genricos vanse la figura 3 y la figura 4).
La siguiente metodologa de implementacin puede aplicarse a cualquier tipo de proceso. La secuencia de pasos es slo un mtodo y no pretende
ser prescriptiva. Algunos pasos pueden llevarse a cabo simultneamente.
5.1.2 Basndose en el anlisis de los requisitos, La alta direccin debera decidir a qu mercado debera dirigirse la organizacin y desarrollar polticas al respecto.
Defina las polticas necesidades y expectativas, establezca las Basndose en esas polticas debera entonces establecer objetivos para los resultados deseados (por ejemplo,
y objetivos de la organizacin polticas y objetivos de la organizacin productos, desempeo ambiental, desempeo en seguridad y salud ocupacional)
5.1.3 Identifique Determine todos los procesos que son Determine los procesos necesarios para alcanzar los resultados previstos. Estos procesos incluyen gestin,
Determine los procesos necesarios para producir los resultados previstos. recursos, realizacin y medicin, anlisis y mejora.
en la organizacin Identifique todos los elementos de entrada y los resultados de los procesos junto con los proveedores, clientes y
otras partes interesadas (que pueden ser internos o externos).
Determine cmo es el flujo de los procesos en su Defina y desarrolle una descripcin de la red de procesos y sus interacciones.
secuencia e interaccin Considere lo siguiente:
5.1.4 el cliente de cada proceso,
Determine la secuencia los elementos de entrada y los resultados de cada proceso,
de los procesos
qu procesos estn interactuando,
interfases y cules son sus caractersticas,
tiempo y secuencia de los procesos que interactan,
eficacia y eficiencia de la secuencia.
Nota: Como un ejemplo, un los procesos de realizacin que termina en un resultado (tales como un producto
entregado a un cliente) interactuarn con otros procesos (tales como gestin, medicin y seguimiento, y
procesos de provisin de recursos).
Pueden utilizarse mtodos y herramientas tales como diagramas de bloque, matrices y diagramas de flujo para
ayudar al desarrollo de la secuencia de procesos y sus interacciones.
Asigne la responsabilidad y autoridad para cada La direccin debera definir el papel y las responsabilidades individuales para asegurar la implementacin, el
5.1.5 proceso mantenimiento y la mejora de cada proceso y sus interacciones. A tal individuo normalmente se le denomina
Defina los dueos dueo del proceso.
del proceso Para gestionar las interacciones del proceso puede ser til establecer un equipo de gestin del proceso que
tenga una visin general de todos los procesos, y que incluya a representantes de cada uno de los procesos que
interactan.
Determine los procesos que se van a documentar y Los procesos existen dentro de la organizacin y el enfoque inicial debera estar limitado a identificarlos
5.1.6 la forma de llevarlo a cabomanera en que se van a determinarlos y gestionarlos de la manera ms apropiada. No existe un catlogo o lista de procesos que tengan
Defina la documentacin documentar que ser documentados.
del proceso El propsito principal de la documentacin es permitir la operacin coherente y estable de los procesos.
La organizacin debera determinar los procesos que deben ser documentados, basndose en:
el tamao de la organizacin y el tipo de actividades,
la complejidad de sus procesos y sus interacciones,
la criticidad de los procesos y
la disponibilidad de personal competente
Cuando sea necesario documentar los procesos, se pueden utilizar diferentes mtodos, tales como representacio -
nes grficas, instrucciones escritas, listas, diagramas de flujo, medios visuales o mtodos electrnicos.
Nota: Para ms orientacin vase el Conjunto de documentos para la introduccin y el soporte de la serie de
Normas ISO 9000, mdulo Orientacin acerca de los requisitos de documentacin de la Norma ISO
9001:20002008 (documento ISO/TC176/SC2/N525R disponible en www.bsi.org.uk/iso-tc176-sc2)
Determine dnde y cmo deberan aplicarse el segui- Identifique los criterios de seguimiento y medicin para el control y el desempeo del proceso, para determi-
5.2.2 miento y la medicin. Esto debera ser tanto para el nar la eficacia y la eficiencia del proceso, teniendo en cuenta factores tales como:
Defina los requisitos de control y la mejora de los procesos, como para los Conformidad con los requisitos,
seguimiento y medicin resultados previstos del proceso. El seguimiento Satisfaccin del cliente,
siempre es aplicable, pero la medicin puede no ser
viable o incluso posible. No obstante, la medicin Desempeo del proveedor,
aporta datos ms objetivos sobre el desempeo del Entrega a tiempo,
proceso y es una potente herramienta de gestin y Plazos,
mejora. Tasas de falla,
Desechos,
Determine la necesidad de registrar los resultados.
Costos del proceso,
Frecuencia de incidentes.
recursos financieros.
5.2.4 Confirme que las caractersticas de los procesos y sus Verifique que se hayan satisfecho todos los requisitos identificados en 5.1.1. Si no, considere qu actividades
Verifique el proceso y sus actividades son coherentes con el propsito de la del proceso adicionales se requieren y vuelva al 5.2.1 para mejorar el proceso.
La organizacin puede desarrollar un proyecto para implementacin que incluya, pero que no est
limitado a:
Comunicacin,
Toma de conciencia,
Formacin,
Gestin del cambio,
Participacin de la direccin,
Actividades de revisin aplicables.
Aplique los controles y realice el seguimiento y las mediciones Realice las mediciones, el
seguimiento y los controles como se planific.
Analice y Eevale los datosla informacin del proceso obtenidosa a partir de los datos del
seguimiento y la medicin, con el objeto de cuantificar el desempeo del proceso. Cuando sea
apropiado, utilice mtodos estadsticos.
Compare los resultados de las medicionesla informacin del desempeo del proceso con los
requisitos definidos, para confirmar la eficacia y eficiencia del proceso y e identificar la necesidad
de cualquier accin correctiva.
Identifique las oportunidades de mejora del proceso basado en los datos de desempeoresultados del
anlisis de la informacin del proceso.
Cuando sea apropiado, informe sobre el desempeo del proceso a la alta direccin y a otras
personas pertinentes en la organizacin sobre el desempeo del proceso.
Siempre que se necesiten acciones correctivas Sse debera definir el mtodo para implementarlas.
ste debera incluir la identificacin y la eliminacin de acciones correctivas, con el fin de eliminar
la causa raz de los problemas (ejemplos de problemas incluyenpor ejemplo errores, defectos, falta
de controles del proceso adecuados). La eficacia de las acciones tomadas debera revisarse.
Implemente las accinones correctivas y verifique su eficacia de acuerdo con el plan.
Cuando se estn logrando los resultados planificados del proceso y cumpliendo Una vez logrados los
requisitos planificados del proceso, la organizacin debera enfocar sus esfuerzos en acciones para
mejorar el desempeo del proceso a niveles ms altos, de manera continua.
El mtodo para mejorar debera estar definido e implementado (ejemplos de mejoras incluyen:
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ISO 2004 2008 Todos los derechos reservados
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Conjunto de documentos para la introduccin y el soporte
de la serie de Normas ISO 9000:
Orientacin sobre el concepto y uso del
Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin
simplificacin del proceso, aumentar la eficiencia, mejora de la eficacia, reduccin del tiempo de
ciclo del proceso). Verifique la eficacia de la mejora.
Las herramientas para el anlisis de riesgos pueden emplearse para identificar problemas potencia-
les. Las causas raz de estos problemas potenciales tambin deberan identificarse y
corregirseeliminarse, previniendo que ocurran en todos los procesos con riesgos identificados de
manera similar.
El PHVA es una metodologa dinmica que se puede ser desplegar dentro de cada uno de los
procesos de la organizacin y a travs de sus interacciones. Est ntimamente asociada con la
planificacin, la implementacin, la verificacin y la mejora.
Se puede lograr mantener y mejorar el desempeo de los procesos aplicando el concepto PHVA a
todos los niveles dentro de la organizacin. Esto aplica por igual a todos los procesos, desde los
procesos estratgicos de alto nivel a las actividades de operacin simples.
Existe abundante literatura sobre el ciclo PHVA en numerosos idiomas.