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Orientacin sobre el concepto y uso

del Enfoque basado en procesos


para los sistemas de gestin
Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2544R3
Mayo 2004Octubre 2008
ISO 20042008

Actualizacin de la Traduccin aprobada el 2004-12-01

Prlogo de la versin en espaol

Este documento ha sido traducido por el Grupo de Trabajo Spanish Translation Task Group del Comit
Tcnico ISO/TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad, en el que participan representantes de los
organismos nacionales de normalizacin y representantes del sector empresarial de los siguientes pases:

Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, Espaa, Estados Unidos de Amrica,
Mxico, Per, Repblica Dominicana, Uruguay y Venezuela.

Igualmente, en el citado grupo de trabajo participan representantes de COPANT (Comisin Panamericana de


Normas Tcnicas) y de INLAC (Instituto Latinoamericano de Aseguramiento de la Calidad).

Esta traduccin es parte del resultado del trabajo que el Grupo ISO/TC 176 STTG viene desarrollando
desde su creacin en 1999 para lograr la unificacin de la terminologa en lengua espaola en el mbito de
la gestin de la calidad.

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Conjunto de documentos para la introduccin y el soporte
de la serie de Normas ISO 9000:
Orientacin sobre el concepto y uso del
Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin

Palabras clave: sistema de gestin, enfoque basado en procesos, enfoque de


sistema para la gestin

ndice

1. Introduccin............................................................................................................. 2
2. Qu es un proceso?..............................................................................................3
3. Tipos de procesos...................................................................................................4
4. Comprensin del enfoque basado en procesos.......................................................4
5. Implementacin del enfoque basado en procesos...................................................7
5.1 Identificacin de los procesos de la organizacin...........................................7
5.2 Planificacin del proceso................................................................................9
5.3 Implementacin y medicin de los procesos................................................10
5.4 Anlisis del proceso......................................................................................10
5.5 Accin correctiva y mejora del proceso.........................................................10

1. Introduccin

Este documento proporciona orientacin para la comprensin de los conceptos,


intencin y aplicacin del enfoque de procesos en la familia de normas de sistema de
gestin de la calidad ISO 9000. La orientacin tambin puede ser utilizada para aplicar
el enfoque de procesos a cualquier sistema de gestin independientemente del tipo o
tamao de la organizacin. Esto incluye, pero no est limitado a sistemas de gestin de:

Medio ambiente (familia ISO 14000),


Seguridad y salud ocupacional,
Riesgo de los negocios,
Responsabilidad social.

Esta gua tambin pretende promover un enfoque coherente para la descripcin de


procesos y el uso de la terminologa relacionada.

El propsito del enfoque basado en procesos es mejorar la eficacia y eficiencia de la


organizacin para lograr los objetivos definidos. En relacin con la Norma ISO
9001:2008 esto supone aumentar la satisfaccin del cliente satisfaciendo los requisitos
del cliente.

Beneficios del enfoque basado en procesos:

Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados


planificadosdeseados.
Capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.
Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, respecto al
desempeo coherente de la organizacin.
Transparencia de las operaciones dentro de la organizacin.
Menores costos y creacin de tiempos de ciclo ms cortos, a travs del uso eficaz
de los recursos.
Mejores resultados, coherentes y predecibles.

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Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas de mejora


Estimula la participacin del personal y la clarificacin de sus responsabilidades.

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2. Qu es un proceso?

Un Proceso puede definirse como un Conjunto conjunto de actividades


interrelacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. Estas actividades requieren la asignacin de recursos tales como personal
y materiales. La figura 1 muestra el un proceso genrico.

Una de la principales ventajas del enfoque basado en procesos, cuando se compara


con otros enfoques, radica en la gestin y el control de las interacciones entre estos
procesos y las interfaces entre las jerarquas funcionales de la organizacin (como se
explica posteriormente en la seccin 4)

Figura 1 Proceso genrico

Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser tangibles (tal como
equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como energa o informacin).
Los resultados tambin pueden ser no intencionados;, tales como el desperdicio o la
contaminacin ambiental.

Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden ser internos o
externos a la organizacin), que son afectados por el con necesidades y expectativas
sobre proceso, yquienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus
necesidades y expectativasdel proceso.

Debera utilizarse un sistema para recopilar datos para proporcionar informacin sobre
el desempeo del proceso, los cuales pueden analizarsedeberan entonces ser
analizados a fin de determinar la si hay alguna necesidad de acciones correctivas o de
mejora.

Todos los procesos deberan estar alineados con los objetivos, el alcance y la
complejidad de la organizacin, y disearse deberan estar diseados para aportar
valor , teniendo en cuenta el alcance y la complejidad dea la organizacin.

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La eficacia y eficiencia del proceso pueden evaluarse a travs de procesos de revisin


internos o externos.

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3. Tipos de procesos

3.1 Referencias a procesos en la Norma ISO 9001:2008:

La Norma ISO 9001:2008 indica:

En el apartado 0.1 Generalidades: El diseo y la implementacin del sistema de


gestin de la calidad de una organizacin estn influenciados por: el entorno de la
organizacin, los cambios en ese entorno y los riesgos asociados con ese entorno;
sus necesidades cambiantes; sus objetivos particulares; los productos que
proporciona; los procesos que emplea; su tamao y la estructura de la organizacin.
No es el propsito de esta Norma Internacional proporcionar uniformidad en la
estructura de los sistemas de gestin de la calidad o en la documentacin.

En el apartado 0.2 Enfoque basado en procesos: La aplicacin de un sistema de


procesos dentro de la organizacin, junto con la identificacin e interacciones de estos
procesos, as como su gestin para producir el resultado deseado, puede
denominarse como "enfoque basado en procesos".

En el apartado 4.1 Requisitos generales: La organizacin debe establecer,


documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad y mejorar
continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.
La organizacin debe:
a) determinar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad y su
aplicacin a travs de la organizacin (vase 1.2),
b) determinar la secuencia e interaccin de estos procesos,
c) determinar los criterios y los mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la
operacin como el control de estos procesos sean eficaces,
d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la
operacin y el seguimiento de estos procesos,
e) realizar el seguimiento, la medicin cuando sea aplicable y el anlisis de estos
procesos,
f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.

La organizacin debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta
Norma Internacional.

Basado en lo anterior, cada organizacin debera definir el nmero y tipo de procesos


necesarios para cumplir sus objetivos de negocio. Est permitido que un proceso
requerido por la Norma ISO 9001:2008 forme parte de otro proceso (o procesos) que
ya estn establecidos por la organizacin, o est definido por la organizacin en
trminos que sean distintos a aquellos de la Norma ISO 9001.

3.2 Tipos de procesos tpicos que se pueden identificar

De acuerdo con el apartado 3.1 anterior, las organizaciones tienen que definir el
nmero y los tipos de procesos necesarios para cumplir sus objetivos de negocio.
Aunque estos van a ser nicos para cada organizacin, no obstante se pueden
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identificar procesos tpicos tales como:Pueden identificarse los siguientes tipos de


procesos:

Procesos para la gestin de una organizacin. Incluyen procesos relativos a la


planificacin estratgica, establecimiento de polticas, fijacin de objetivos, provisin
de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios para
los otros objetivos de la calidad y resultados deseados de la organizacin y para
las revisiones por la direccin.

Procesos para la gestin de recursos. Incluyen todos aquellos los procesos que
hacen falta para la provisin deproporcionar los recursos que son necesarios en los
procesos para la gestin de una organizacin, la realizacin y la medicinpara los
objetivos de calidad y resultados deseados de la organizacin.

Procesos de realizacin. Incluyen todos los procesos que proporcionan el los


resultados previsto deseados por la organizacin.

Procesos de medicin, anlisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios


para medir y recopilar datos para realizar el anlisis del desempeo y la mejora de
la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y , auditora,
anlisis del desempeo y procesos de mejora (por ejemplo, para las acciones
correctivas y preventivas). Los procesos de medicin a menudo estn
documentados como , y son una parte integral de los procesos de gestin, gestin
de los recursos y de realizacin; mientras que los procesos de anlisis y mejora con
frecuencia se tratan como procesos autnomos que interactan con otros procesos,
reciben elementos de entrada de los resultados de las mediciones, y envan
resultados para la mejora de esos procesos.

4. Comprensin del enfoque basado en procesos

Un enfoque basado en procesos es una excelente va paramanera de organizar y


gestionar la forma en que las actividades de trabajo para crean crear valor para el
cliente y otras partes interesadas.

Las organizaciones estn estructuradas a menudo como una jerarqua de unidades


funcionales. Las organizaciones habitualmente se gestionan verticalmente, con la
responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre unidades funcionales.

El cliente final u otra parte interesada no siempre ve todo lo que est involucrado. En
consecuencia, a menudo se da menos prioridad a los problemas que ocurren en los
lmites de las interfases que a las metas a corto plazo de las unidades. Esto conlleva a
la escasa o nula mejora para las partes interesadas, ya que las acciones generalmente
estn enfocadas en a las funciones, ms que en elal beneficio global de la
organizacinresultado previsto.

El enfoque basado en procesos introduce la gestin horizontal, cruzando las


barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia
las metas principales de la organizacin.

Tambin mejora la gestin de las interfases del proceso (vase la figura 2).

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Figura 2 Ejemplo de vnculo de los procesos a


travs de los departamentos en una organizacin

El desempeo de una organizacin puede mejorarse a travs del uso del enfoque
basado en procesos. Los procesos se gestionan como un sistema , mediante la
creacin y entendimiento de una definido por la red de procesos y sus interacciones,
creando as un mejor entendimiento que aporta valor.
Nota: La operacin coherente de esta red a menudo se denomina enfoque de sistema
para la gestin.

A menudo Loslos resultados de un proceso pueden ser los elementos de entrada para a
otros procesos y estar estn interrelacionados dentro de la red global o sistema global
(para ejemplos genricos vanse la figura 3 y la figura 4).

Figura 3. Ejemplo de una secuencia de un proceso genrico

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Figura 4. Ejemplo de secuencia de procesos y sus interacciones

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5. Implementacin del enfoque basado en procesos

La siguiente metodologa de implementacin puede aplicarse a cualquier tipo de proceso. La secuencia de pasos es slo un mtodo y no pretende
ser prescriptiva. Algunos pasos pueden llevarse a cabo simultneamente.

5.1 Identificacin de los procesos de la organizacin

Pasos del enfoque basado


Qu hacer? Orientacin
en procesos
5.1.1 La organizacin debera identificar sus clientes y Recopile, analice y determine los requisitos de los clientes y otras partes interesadas, y otras necesidades y
Defina el propsito otras partes interesadas, as como sus requisitos, expectativas. Comunquese frecuentemente con los clientes y otras partes interesadas para asegurar el continuo
de la organizacin necesidades y expectativas para definir los entendimiento de sus requisitos, necesidades y expectativas.
resultados previstos por la organizacin. Determine los requisitos para gestin de la calidad, gestin ambiental, gestin de la seguridad y salud
ocupacional, riesgo de los negocios, o responsabilidad social y otras disciplinas del sistema de gestin que sern
aplicadas dentro de la organizacin.

5.1.2 Basndose en el anlisis de los requisitos, La alta direccin debera decidir a qu mercado debera dirigirse la organizacin y desarrollar polticas al respecto.
Defina las polticas necesidades y expectativas, establezca las Basndose en esas polticas debera entonces establecer objetivos para los resultados deseados (por ejemplo,
y objetivos de la organizacin polticas y objetivos de la organizacin productos, desempeo ambiental, desempeo en seguridad y salud ocupacional)

5.1.3 Identifique Determine todos los procesos que son Determine los procesos necesarios para alcanzar los resultados previstos. Estos procesos incluyen gestin,
Determine los procesos necesarios para producir los resultados previstos. recursos, realizacin y medicin, anlisis y mejora.
en la organizacin Identifique todos los elementos de entrada y los resultados de los procesos junto con los proveedores, clientes y
otras partes interesadas (que pueden ser internos o externos).

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Determine cmo es el flujo de los procesos en su Defina y desarrolle una descripcin de la red de procesos y sus interacciones.
secuencia e interaccin Considere lo siguiente:
5.1.4 el cliente de cada proceso,
Determine la secuencia los elementos de entrada y los resultados de cada proceso,
de los procesos
qu procesos estn interactuando,
interfases y cules son sus caractersticas,
tiempo y secuencia de los procesos que interactan,
eficacia y eficiencia de la secuencia.
Nota: Como un ejemplo, un los procesos de realizacin que termina en un resultado (tales como un producto
entregado a un cliente) interactuarn con otros procesos (tales como gestin, medicin y seguimiento, y
procesos de provisin de recursos).
Pueden utilizarse mtodos y herramientas tales como diagramas de bloque, matrices y diagramas de flujo para
ayudar al desarrollo de la secuencia de procesos y sus interacciones.

Asigne la responsabilidad y autoridad para cada La direccin debera definir el papel y las responsabilidades individuales para asegurar la implementacin, el
5.1.5 proceso mantenimiento y la mejora de cada proceso y sus interacciones. A tal individuo normalmente se le denomina
Defina los dueos dueo del proceso.
del proceso Para gestionar las interacciones del proceso puede ser til establecer un equipo de gestin del proceso que
tenga una visin general de todos los procesos, y que incluya a representantes de cada uno de los procesos que
interactan.

Determine los procesos que se van a documentar y Los procesos existen dentro de la organizacin y el enfoque inicial debera estar limitado a identificarlos
5.1.6 la forma de llevarlo a cabomanera en que se van a determinarlos y gestionarlos de la manera ms apropiada. No existe un catlogo o lista de procesos que tengan
Defina la documentacin documentar que ser documentados.
del proceso El propsito principal de la documentacin es permitir la operacin coherente y estable de los procesos.
La organizacin debera determinar los procesos que deben ser documentados, basndose en:
el tamao de la organizacin y el tipo de actividades,
la complejidad de sus procesos y sus interacciones,
la criticidad de los procesos y
la disponibilidad de personal competente
Cuando sea necesario documentar los procesos, se pueden utilizar diferentes mtodos, tales como representacio -
nes grficas, instrucciones escritas, listas, diagramas de flujo, medios visuales o mtodos electrnicos.
Nota: Para ms orientacin vase el Conjunto de documentos para la introduccin y el soporte de la serie de
Normas ISO 9000, mdulo Orientacin acerca de los requisitos de documentacin de la Norma ISO
9001:20002008 (documento ISO/TC176/SC2/N525R disponible en www.bsi.org.uk/iso-tc176-sc2)

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5.2 Planificacin de un proceso

Pasos del enfoque basado


Qu hacer? Orientacin
en procesos
Determine las actividades necesarias para lograr los Defina los elementos de entrada y los resultados requeridos del proceso.
5.2.1 resultados previstos del proceso. Determine las actividades requeridas para transformar los elementos de entrada en los resultados
Defina las actividades requeridosdeseados.
dentro del proceso Determine y defina la secuencia e interaccin de las actividades dentro del proceso.
Determine cmo se llevar a cabo cada actividad.
NOTA: En algunos casos, el cliente puede especificar los requisitos no slo para los resultados sino tambin
para la realizacin del la manera en que debe llevarse a cabo el proceso.

Determine dnde y cmo deberan aplicarse el segui- Identifique los criterios de seguimiento y medicin para el control y el desempeo del proceso, para determi-
5.2.2 miento y la medicin. Esto debera ser tanto para el nar la eficacia y la eficiencia del proceso, teniendo en cuenta factores tales como:
Defina los requisitos de control y la mejora de los procesos, como para los Conformidad con los requisitos,
seguimiento y medicin resultados previstos del proceso. El seguimiento Satisfaccin del cliente,
siempre es aplicable, pero la medicin puede no ser
viable o incluso posible. No obstante, la medicin Desempeo del proveedor,
aporta datos ms objetivos sobre el desempeo del Entrega a tiempo,
proceso y es una potente herramienta de gestin y Plazos,
mejora. Tasas de falla,
Desechos,
Determine la necesidad de registrar los resultados.
Costos del proceso,
Frecuencia de incidentes.

Determine los recursos necesarios para la operacin Ejemplos de recursos incluyen:


eficaz de cada proceso. recursos humanos,
5.2.3 infraestructura,
Defina los recursos ambiente de trabajo,
necesarios
informacin,
recursos naturales,
materiales,

recursos financieros.

5.2.4 Confirme que las caractersticas de los procesos y sus Verifique que se hayan satisfecho todos los requisitos identificados en 5.1.1. Si no, considere qu actividades
Verifique el proceso y sus actividades son coherentes con el propsito de la del proceso adicionales se requieren y vuelva al 5.2.1 para mejorar el proceso.

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actividades con respecto a sus organizacin (vase 5.1.1 y 5.2.1)


objetivos planificados

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5.3 Implementacin y medicin de los procesos

Implemente los procesos y sus actividades tal como se planific.

La organizacin puede desarrollar un proyecto para implementacin que incluya, pero que no est
limitado a:

Comunicacin,
Toma de conciencia,
Formacin,
Gestin del cambio,
Participacin de la direccin,
Actividades de revisin aplicables.

Aplique los controles y realice el seguimiento y las mediciones Realice las mediciones, el
seguimiento y los controles como se planific.

5.4 Anlisis del proceso

Analice y Eevale los datosla informacin del proceso obtenidosa a partir de los datos del
seguimiento y la medicin, con el objeto de cuantificar el desempeo del proceso. Cuando sea
apropiado, utilice mtodos estadsticos.

Compare los resultados de las medicionesla informacin del desempeo del proceso con los
requisitos definidos, para confirmar la eficacia y eficiencia del proceso y e identificar la necesidad
de cualquier accin correctiva.

Identifique las oportunidades de mejora del proceso basado en los datos de desempeoresultados del
anlisis de la informacin del proceso.

Cuando sea apropiado, informe sobre el desempeo del proceso a la alta direccin y a otras
personas pertinentes en la organizacin sobre el desempeo del proceso.

5.5 Accin correctiva y mejora del proceso

Siempre que se necesiten acciones correctivas Sse debera definir el mtodo para implementarlas.
ste debera incluir la identificacin y la eliminacin de acciones correctivas, con el fin de eliminar
la causa raz de los problemas (ejemplos de problemas incluyenpor ejemplo errores, defectos, falta
de controles del proceso adecuados). La eficacia de las acciones tomadas debera revisarse.
Implemente las accinones correctivas y verifique su eficacia de acuerdo con el plan.

Cuando se estn logrando los resultados planificados del proceso y cumpliendo Una vez logrados los
requisitos planificados del proceso, la organizacin debera enfocar sus esfuerzos en acciones para
mejorar el desempeo del proceso a niveles ms altos, de manera continua.

El mtodo para mejorar debera estar definido e implementado (ejemplos de mejoras incluyen:
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simplificacin del proceso, aumentar la eficiencia, mejora de la eficacia, reduccin del tiempo de
ciclo del proceso). Verifique la eficacia de la mejora.

Las herramientas para el anlisis de riesgos pueden emplearse para identificar problemas potencia-
les. Las causas raz de estos problemas potenciales tambin deberan identificarse y
corregirseeliminarse, previniendo que ocurran en todos los procesos con riesgos identificados de
manera similar.

La metodologa PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) (PHVA) podra puede ser una


herramienta til para definir, implementar y controlar las acciones correctivas y las mejoras. Existe
abundante literatura sobre el ciclo PHVA en numerosos idiomas.La metodologa se aplica por igual
a procesos estratgicos de alto nivel y a actividades de operacin sencillas.

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Planificar Establezcer los objetivos y procesos


necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente, los
requisitos legales y reglamentarios y las
polticas de la organizacin;

Hacer Implementar los procesos;

Verificar Realizar el seguimiento y la medicin de


los procesos y los productos respecto a
las polticas, los objetivos y los requisitos
para el producto, e informar sobre los
resultados.

Actuar Tomar las acciones para mejorar conti-


nuamente el desempeo del proceso.

El PHVA es una metodologa dinmica que se puede ser desplegar dentro de cada uno de los
procesos de la organizacin y a travs de sus interacciones. Est ntimamente asociada con la
planificacin, la implementacin, la verificacin y la mejora.
Se puede lograr mantener y mejorar el desempeo de los procesos aplicando el concepto PHVA a
todos los niveles dentro de la organizacin. Esto aplica por igual a todos los procesos, desde los
procesos estratgicos de alto nivel a las actividades de operacin simples.
Existe abundante literatura sobre el ciclo PHVA en numerosos idiomas.

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