INTRODUCCIN

1.1 ANTECEDENTES (teora general sobre la administracin de proyectos)

La administracin de proyectos es la planeacin, organizacin, direccin y

control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da
un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no
repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que
actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando
en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales,
capital, recursos humanos y tecnologa.
La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que
es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos
espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroqumica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos

al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de
productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en
una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de
proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organizacin.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando

estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda
a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo
beneficio.

La funcione de la administracin procurar siempre el mximo

aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente.
Las principales funciones de la administracin se engloban en
planeacin, organizacin, direccin y control.

Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo,

cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la
planeacin son determinar el status actual de la organizacin,
pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar
y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar
durante todo el proceso de planeacin.
La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y
asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo
las actividades.

Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar,

se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos
necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el

comportamiento humano hacia las metas establecidas.

Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se

asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a
los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene
un ambiente motivacional.

Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el

rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber
desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea
necesario.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIN.

La seguridad es un tema muy crtico a nivel de las instituciones y tener medidas o normas
para velar por ella es de vital importancia ya que las mismas dan una imagen positiva a las
instituciones que las implementan, el problema de seguridad en las instalaciones que
posee la universidad y que afecta a directivos, docentes, administrativos y estudiantes es
debido a que actualmente no hay un buen control para el acceso a la universidad
tecnolgica de panam (UTP), esto porque no existe un personal certificado en la
universidad destinado a velar por la seguridad de la institucin y que se encargue de vigilar
en las vas de acceso de la misma con algn tipo de sistema de seguridad en el cual se
verifiquen las credenciales de los asistentes al centro debido al gran nmero de personas
que ingresan en la institucin pero no se solicita y no se verifica si realmente es un
estudiante o una persona relacionada a dicha institucin, descuidando la seguridad, que es
un tema de cuidado ya que el principal motivo para que se den hechos que lamentar como
los ocurridos en la sede de la ciudad de panam donde se registran robos con periodos de
tiempo muy cortos los cuales afectan a la comunidad de estudiantes y profesores de la sede,
en el centro regional de Cocl en lo concerniente a la seguridad existen actualmente un
reducido grupo de celadores quienes, durante el turno de la noche, montan guardia en
diferentes puntos del centro para salvaguardar los recursos que en l existen. Esta solucin
no es del todo eficiente, ya que dicho personal carece de herramientas y entrenamiento
especializado que le permitan desempear correctamente sus funciones.
Una situacin an peor se suscita durante las jornadas matutina y vespertina, ya que durante
stas el personal de vigilancia es nulo. De igual manera, todos los puntos de acceso al
centro se encuentran desprotegidos y la entrada a las instalaciones no representa un mayor
reto para cualquier persona que no pertenezca a la institucin. Sumado a eso, est el hecho
de que no se cuenta con un adecuado equipo de vigilancia como cmaras filmadoras,
alarmas o controles de acceso a puertas.
Todo esto se hace an ms preocupante si se toma en consideracin que ya han ocurrido
hechos delictivos como robos, actos violentos y actos que atentan contra la moral y el
prestigio del centro.

1.3. OBJETIVOS DEL PROYECTO.

1.3.1. OBJETIVO GENERAL

Realizar un sistemas para controlar los accesos de las personas relacionadas con
la universidad tecnolgica de panam centro regional Cocl, con la finalidad de
salvaguardar la seguridad de las mismas, al no permitir el acceso a personas
ajenas a la institucin acadmica.

1.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Realizar un anlisis de la situacin actual para identificar los

requerimientos necesarios de la solucin.
Elaborar un Plan de Gestin del Alcance que contenga todos los procesos
y actividades necesarias para garantizar que el proyecto incluya todo el
trabajo para ser completado con xito.
Determinar el Plan de Gestin de Costo, para sustentar las proyecciones
de inversin y aprobacin del presupuesto para el desarrollo del
proyecto.
Definir el Plan de Gestin de Tiempo, para identificar las actividades, su
secuencia y las fechas en que las mismas deben desarrollarse para
precisar el tiempo en que el proyecto debe finalizar.
Definir el Plan de Gestin de Riesgos que pueden presentarse en el
desarrollo del proyecto, de tal manera que se pueda conocer la
severidad de los mismos y proponer acciones de contingencia y/o
mitigacin para cada riesgo identificado.
Determinar el Plan de Gestin del Recurso Humano, para identificar los
recursos necesarios, as como sus funciones y labores dentro del
proyecto.
Definir el Plan de Gestin de las Comunicaciones, para establecer la
forma en que se administrar la comunicacin en el proyecto, para que
el trasiego de informacin sea correcta en cuanto a tiempo, difusin y
confidencialidad.
MARCO REFERENCIAL
2.1. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIN /Empresa (fecha de creacin, ubicacin-
mapa)
El Centro Regional de la Universidad Tecnolgica de Panam (UTP), en Cocl, inici sus
actividades en abril de 1976, cuando era un Instituto Politcnico. Comenz a funcionar en
las instalaciones del Colegio ngel Mara Herrera, de la ciudad de Penonom.

La matrcula inicial fue de 19 estudiantes en las carreras de Tcnicos en Ingeniera con

Especializacin en Riego y Drenaje y Tcnicos en Ingeniera con Especializacin en
Topografa, ambas carreras, de la Facultad de Ingeniera Civil.

Contaba con un Profesor a Tiempo Completo y cinco Profesores a Tiempo Parcial.

En 1982, el Centro se traslad al edificio de aulas ubicado en Llano Marn, corregimiento de El

Coco, el cual comparti con el Centro Regional Universitario, de la Universidad de Panam
hasta 1991.

En la actualidad, el Centro Regional de la UTP en Cocl cuenta con su propia infraestructura

fsica:

Un edificio taller donde opera el Centro de Produccin e imparten clases la Facultad

de Ingeniera Mecnica e Ingeniera Elctrica.

Un edificio donde opera Centro Experimental de Ingeniera, el Almacn General y la

Coordinacin de Mantenimiento y Aseo.

Un edificio donde opera el Laboratorio de Suelos y el Taller de Ebanistera.

Cuatro laboratorios de informtica.

Dos edificios de aulas, donde tambin encontramos algunas oficinas administrativas y

salones docentes, as como tambin la Biblioteca y el Laboratorio de Qumica.

Un nuevo edificio donde imparte clases el Centro Especializado de Lenguas.

Un saln de conferencias con capacidad para hasta 200 personas.

Un edificio administrativo, donde existen 15 oficinas entre las cuales se encuentra la

Direccin, Subdireccin Acadmica, Subdireccin Administrativa, Subdireccin de
Investigacin Postgrado y Extensin, Personal, Caja General y las Coordinaciones de
Facultades.

Tambin cuenta con una cafetera rodeada de un hermoso lago artificial, una cancha
de baloncesto y una de balompi.

Los rboles, el corazn de nuestras reas verdes cuenta con caobas, acacias, robles,
eucaliptos, teca y guayacanes.
 Cuenta con el edificio de la Biblioteca Digital y el Observatorio Nacional de
Astronoma.

Cuenta con una planta docente compuesta por 20 Profesores a Tiempo Completo y 55 con
dedicacin a Tiempo Parcial, una poblacin 546 estudiantes.

Desde sus inicios ha graduado a ms de 1,953 estudiantes. Se imparten un total de 14

carreras en cinco de las seis Facultades de la Universidad Tecnolgica de Panam.

Actualmente el Centro Regional de Cocl es dirigido por el Ing. Pablo Moreno.

El Centro Regional de la Universidad Tecnolgica de Panam en Cocl, se encuentra

ubicado en la Repblica de Panam, Provincia de Cocl, Distrito de Penonom, Corregimiento
El Coco, Lugar: Llano Marn.

2.1.1. FINES Y FUNCIONES.

OBJETIVO
Impartir la educacin superior cientfico-tecnolgica de acuerdo con los fines y objetivos
para la cual fue creada; realizar y divulgar sus investigaciones tericas y aplicadas que
sean de inters para el desarrollo tecnolgico del pas.

PRINCIPALES FUNCIONES
Organizar e implementar el estudio de las Carreras que culminan en la formacin de
profesionales a niveles tcnicos, de licenciatura, postgrado y cualquier otro que sea propio
de la educacin superior.

Adecuar sus planes, programas y actividades a los fines y necesidades de la realidad

panamea, basndose en el conocimiento integral de los fenmenos naturales, sociales y
econmicos en funcin de obtener para el pas los mejores beneficios de la cultura
cientfica y tecnolgica, mediante la integracin de la teora y prctica como fundamento
para que, sus integrantes y egresados, puedan responder a las necesidades del desarrollo
integral de la Nacin.

Promover la investigacin cientfica y tecnolgica con miras a lograr una tecnologa

propia y adecuar, las importadas, a nuestras condiciones.

Destinar recursos humanos y materiales para el desarrollo de la investigacin y aplicada

dirigida al conocimiento y aprovechamiento de nuestros recursos, as como los problemas
del desarrollo nacional y social, logrando con ello incrementar el conocimiento de los
docentes y mantenerlos en contacto con problemas actuales para mejorar continuamente su
formacin personal y, en consecuencias elevar el nivel de enseanza.

2.1.2 FILOSOFA Y RAZN DE SER DE LA EMPRESA

LEMA

Camino a la excelencia, a travs del mejoramiento continuo .

MISIN

Aportar a la sociedad capital humano integral, calificado, emprendedor e

innovador, con pensamiento crtico y socialmente responsable, en
ingeniera, ciencias y tecnologa. Generar conocimiento apropiado para
contribuir al desarrollo sostenible del pas y de Amrica Latina. Responder a
los requerimientos del entorno.

VISIN

La Universidad Tecnolgica de Panam ser reconocida como una

institucin lder a nivel de Amrica Latina, por su calidad en la formacin
 integral del recurso humano, as como en la generacin y transferencia de
conocimiento en ingeniera, ciencias y tecnologa y su aplicacin para el
bienestar social de la comunidad, sustentada en una eficiente gestin.

VALORES

Compromiso social
Transparencia
Excelencia
Pertinencia
Equidad

2.1.3 ESTRUCTURA JERRQUICA DE LA EMPRESA (descripcin + organigrama)