Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Studi Kasus PT Pos Indonesia Cabang Bandung Cihapit

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB
( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktek Kerja Lapangan

pada Jurusan Teknik Informatika
Oleh :
REJA ABDILLAH 1.12.3.109
PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

POLITEKNIK POS INDONESIA
BANDUNG
2015
viii
LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di
Bandung, Mei 2015
Oleh :
Pembimbing Lapangan, Pembimbing,
Iwan Irwansyah Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom.

NIK. 103.750.56 NIK. 103.820.70
Menyetujui,
Ka. Prodi DIII Teknik Informatika
Iwan Setiawan, ST., MT

NIK : 105.760.82
LEMBAR PENGESAHAN
viii
Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di
Bandung, . . . Mei 2015
Oleh :
Penguji I, Penguji II,
Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom. Azizah Zakiah, S.Kom.,MT

NIK. 103.820.70 NIK. 109.83.130
Menyetujui,
Koordinator Praktek Kerja Lapangan
Azizah Zakiah, S.Kom.,MT

NIK. 109.83.130
ABSTRAK
viii
Perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, menghasilkan suatu
rekaman dari suatu proses yang dikenal dengan istilah arsip. Arsip dapat difungsikan
sebagai acuan dalam pengambilan suatu kebijakan, pendokumentasian bagi suatu
perusahaan. Potensi manfaat arsip yang ada diatas kurang begitu digali dan
dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan baik pemerintahan, maupun instansi swasta.
Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan surat masuk, surat keluar
dan surat keputusan. Untuk mewujudkan itu, maka perlu dibuat aplikasi Arsip Surat
Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ). Bertujuan untuk membuat suatu
sistem pendataan arsip surat secara terkomputerisasi. aplikasi Arsip Surat Berbasis
Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yang akan dibangun, dibuat dengan
menggunakan tools seperti bahasa pemrograman menggunakan PHP. Web editor
menggunakan Adobe Dreamweaver 8, database menggunakan MySQL. Tujuan
Penelitian adalah untuk menghasilkan aplikasi Arsip Surat Berbasis Web di PT. Pos
Indonesia.
Kata Kunci : Arsip surat, PHP, MySQL.
ABSTRACT
viii
Company in conducting the business processes, generate documentation of
a process or known as the archive. Archive can be used as a reference in a policy-
making, documentation for an company. the potential benefits of existing archives
can be utilized by company less government, private institutions.
Applications Archive Documents and Letters built for the management of
incoming mail, outgoing mail and decrees. To realize that it needs to be made Web
Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos Indonesia ). The
objective of research to create a data collection system archives documents and
computerized. Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos
Indonesia ) to be built, made by using tools such as programming languages using
PHP. Web editor using Adobe Dreamweaver 8, using a MySQL database.
Objective to generate Web Based Application Archive Letters in PT. Pos
Indonesia.
Keywords : Mail archive, PHP, MySQL.
KATA PENGANTAR
viii
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun
laporan aplikasi yang berjudul Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi
Kasus : PT. Pos Indonesia ) tepat pada waktunya.
Proyek ini dibuat untuk memenuhi kelulusan dari mata kuliah Praktek Kerja
Lapangan pada Program Studi D3 Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia.
Disadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini
tidak terlepas dari berbagai kekurangan baik dari segi isi maupun bahasa, oleh karena
itu kritik dan saran penulis harapkan untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu penulis baik berupa moril maupun materi. Dengan hati tulus penulis
mengucapkan terima kasih banyak kepada :
1. Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., selaku Direktur Politeknik Pos Indonesia.
2. Iwan Setiawan, ST, selaku Ketua Program Studi D3 Teknik Informatika
Politeknik Pos Indonesia.
3. Iwan Irwansyah, selaku Pembimbing Lapangan di PT. Pos Indonesia.
4. PT. Pos Indonesia, Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung
40114A, Kelurahan Cihapit, Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa
Barat, Indonesia.
5. Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom., selaku Dosen Pembimbing di
Politeknik Pos Indonesia.
6. Orang tua kami tercinta, yang telah tulus dan ikhlas membantu kami baik
berupa moril maupun materil.
Bandung, 08 Mei 2015

Penulis
DAFTAR ISI
Abstrak .. i
Abstract . ii
viii
Kata Pengantar .. iii
Daftar Isi iv
Daftar Gambar ... v
Daftar Tabel ............. vi
Daftar Simbol ........... vii
BAB I Pendahuluan ... I-1
1.1 Latar Belakang .... I-1
1.2 Identifikasi Masalah I-2
1.3 Tujuan . I-2
1.4 Ruang Lingkup .... I-2
1.5 Sistematika Penulisan .. I-2
BAB II Landasan Teori . II-1
2.1 Arsip .... II-1
2.2 Surat . II-1
2.3 Sistem .. II-1
2.3.1 Karakteristik Sistem .. II-1
2.4 Informasi . II-3
2.4.1 Siklus Informasi II-4
2.4.2 Kualitas Informasi . II-5
2.5 Website .... II-6
2.6 XAMPP ... II-6
2.7 PHP . II-7
2.8 MySQL II-8
2.9 PT. Pos Indonesia II-8
2.9.1 Visi, misi dan moto PT. Pos Indonesia .... II-9
2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia . II-10
BAB III Analisis dan Perancangan III- 1
3.1 Analisis III-1
3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan .. III-1
3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map
yang sedang berjalan .. III-2
3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun III-2
3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map
yang akan dibangun III-3
viii
3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi III-20
3.1.2.3 Analsis kebutuhan perangkat lunak
dan perangkat keras . III-21
3.2 Perancangan . III-21
3.2.1 Proses Bisnis . III-22
3.2.2 Unified Modeling Language ( UML ) ... III-22
3.2.3 Use Case Diagram . III-23
3.2.4 Class Diagram ... III-62
3.2.5 Sequence Diagram .... III-45
3.2.6 Collaboration Diagram .. III-56
3.2.7 Activity Diagram ... III-59
3.2.8 Statechart Diagram .... III-72
3.2.9 Component Diagram . III-79
3.2.10 Deployment Diagram III-80
3.2.11 Struktur Menu III-80
3.2.12 Perancangan Antarmuka ... III-81
BAB IV Implementasi dan Pengujian ... IV-1
4.1 Lingkungan Implementasi ... IV-1
4.2 Pembahasan hasil Implementasi . IV-2
4.3 Pengujian dan hasil Pengujian . IV-6
Bab V Kesimpulan dan Saran V-1
5.1 Kesimpulan .. V-1
5.2 Saran V-1
Daftar Pustaka viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Informasi .... II-5

Gambar 2.2 Struktur Organisasi II-10
Gambar 3.1 Proses Bisnis .. III-22
Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi III-23
viii
Gambar 3.3 Class Diagram III-44
Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login III-45
Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat
di halaman web Dokumen . III-46
Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk .. III-47
Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk .. III-49
Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar .. III-51
Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna . III-53
Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat
di halaman we Laporan . III-55
Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout . III-56
Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola Dokumen .. III-57
Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk .. III-58
Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk ... III-58
Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar ...... III-59
Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna ... III-59
Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login .. III-72
Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat
Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk . III-74
Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk . III-75
Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar .. III-76
Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna . III-77
Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat .. III-78
Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout . III-79
Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi III-80
Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi ... III-80
Gambar 3.27 Struktur Menu III-81
Gambar 3.28 Antarmuka Login .. III-81
Gambar 3.29 Antarmuka Home .. III-82
Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia .. III-82
Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen . III-83
viii
Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk III-83
Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar III-84
Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi . III-84
Gambar 3.35 Antarmuka Laporan ... III-85
Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna . III-85
Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us .. III-86
DAFTAR TABEL
Tabel viii Daftar Simbol Flowmap viii-1

Tabel viii Daftar Simbol Use Case Diagram . viii-1
Tabel viii Daftar Simbol Sequence Diagram ......... viii-2
Tabel viii Daftar Simbol Activity Diagram ....... viii-3
viii
Tabel viii Daftar Simbol Collaboration Diagram ... viii-3
Tabel viii Daftar Simbol Statechart Diagram ..... viii-4
Tabel viii Daftar Simbol Class Diagram .... viii-4
Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan . III-2
Tabel 3.2 Flowmap proses Login .. III-3
Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home ) III-4
Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia .. III-5
Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen . III-6
Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk . III-7
Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar . III-11
Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi .. III-14
Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan III-17
Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us .. III-19
Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out ... III-20
Tabel 3.12 Deskripsi Aktor . III-23
Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website III-24
Tabel 3.14 Skenario proses Login III-25
Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home ) . III-25
Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia III-26
Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen . III-26
Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen .. III-27
Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk . III-28
Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di
halaman web Surat masuk . III-28
Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk
di halaman web Surat masuk . III-29
Tabel 3.22 Skenario hapus data surat
Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk ... III-31
Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk
Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk .. III-33
viii
Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar
di halaman web Surat Keluar . III-34
Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar
Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar
Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar
Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar
Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar
Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna . III-39
Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna .. III-39
Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk
di halaman web Laporan III-40
Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar
di halaman web Laporan III-41
Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan .. III-42
Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us III-43
Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out III-43
Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login . III-60
Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat
Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk III-62
Tabel 3.42 Activity Diagram disposisi data surat masuk III-64
Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar . III-66
Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna III-68
Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat . III-70
Tabel 3.46 Activity Diagram proses Log Out . III-71
viii
DAFTAR SIMBOL
Flowmap
Simbol Keterangan
Simbol untuk menyatakan mulai (start) atau pun berhenti.
Kotak Masukan, untuk membaca data yang kemudian
diberikan sebagai harga suatu variabel.
viii
Kotak Penugasan, untuk memberi harga kepada suatu
variabel atau untuk melakukan perhitungan matematika
yang hasilnya diberikan sebagai harga suatu variabel.
Kotak Keluaran, untuk mencetak (dan/atau
menyimpan)hasil keluaran.
Kotak keputusan, untuk memutuskan arah atau

percabangan yang diambil sesuai dengan kondisi benar
atau salah.
Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur
terputus ( masih dalam satu halaman ).
Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur
terputus ( dihalaman yang berbeda ).
Tabel vii Daftar Simbol Flowmap
Use Case Diagram

Nama Komponen Keterangan Simbol
Use case digambarkan sebagai lingkaran
Use Case elips dengan nama use case dituliskan
didalam elips tersebut.
Actor adalah pengguna sistem. Actor
tidak terbatas hanya manusia saja, jika
sebuah sistem berkomunikasi dengan
Actor aplikasi lain dan membutuhkan input
atau memberikan output, maka aplikasi
tersebut juga bisa dianggap sebagai
actor.
Asosiasi digunakan untuk
menghubungkan actor dengan use case.
Association Asosiasi digambarkan dengan sebuah
garis yang menghubungkan antara Actor
dengan Use Case.
Tabel vii Daftar Simbol Use Case Diagram
Sequence Diagram
viii
Object merupakan instance dari sebuah class
dan dituliskan tersusun secara horizontal.
Object Digambarkan sebagai sebuah class (kotak)
dengan nama object didalamnya yang
diawali dengan sebuah titik koma.
Actor juga dapat berkomunikasi dengan
object , maka actor juga dapat diurutkan
Actor
sebagai kolom. Simbol Actor sama dengan
simbol pada Actor Use Case Diagram.
Lifeline mengindikasikan keberadaan
Lifeline sebuah object dalam basis waktu. Notasi
untuk Lifeline adalah garis putus-putus
vertikal yang ditarik dari sebuah object.
Activation dinotasikan sebagai sebuah
Activation kotak segi empat yang digambar pada
sebuah lifeline. mengindikasikan sebuah
obyek yang akan melakukan sebuah aksi.
Message Message, digambarkan dengan anak panah
horizontal antara Activation Message
mengindikasikan komunikasi antara object.
Tabel vii Daftar Simbol Sequence Diagram
Activity Diagram
Simbol Keterangan
Titik awal
Titik akhir
Activity
Pilihan untuk mengambil keputusan
Fork; Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan
secara parallel atau untuk menggabungkan dua kegiatan paralel
menjadi satu.
Rake; Menunjukkan adanya dekomposisi
Tanda waktu
Tanda pengiriman
Tanda penerimaan
Aliran akhir (Flow Final)
Tabel vii Daftar Simbol Activity Diagram
Collaboration Diagram
viii
Object merupakan instance dari sebuah class
dan dituliskan tersusun secara horizontal.
Object
Digambarkan sebagai sebuah class (kotak)
dengan nama object didalamnya yang
diawali dengan sebuah titik koma.
Actor juga dapat berkomunikasi dengan
Actor object , maka actor juga dapat diurutkan
sebagai kolom. Simbol Actor sama pada
Actor Use Case Diagram.
Message Message, digambarkan dengan anak panah
yang mengarah antar obyek dan diberi label
urutan nomor yang mengindikasikan urutan
komunikasi yang terjadi antar obyek.
Tabel vii Daftar Simbol Collaboration Diagram
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan
yang tinggi membuat sebuah perubahan yang sangat luar biasa bagi kehidupan
manusia. Hal ini menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu dalam
meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya teknologi. Setiap sumber
daya manusia dituntut untuk terus selalu update dengan perkembangan teknologi.
Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan diantaranya adalah
dalam bidang informasi.
Semakin besar dan beragamnya data atau informasi yang terkumpul di
perusahaan, menuntut adanya perlakuan yang baik pada manajemen informasi. Tidak
ubahnya juga pada informasi mengenai arsip di suatu perusahaan, perlu adanya
manajemen arsip agar arsip yang ada pada perusahaan tersebut dapat terkelola
dengan baik. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok
viii
persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang. [3]
Pengelolaan arsip yang kurang maksimal di perusahaan saat ini berawal dari
lemahnya sumber daya manusia, teknologi dan belum tumbuhnya kesadaran akan
penting arsip. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang surat dan kearsipan, PT.
Pos Indonesia harus dapat memaksimalkan dan memanajemen arsip sehingga dapat
meningkatkan aktifitas perusahaan menjadi lebih baik. Padahal bila dilihat dari
fungsinya, arsip merupakan sumber yang penting dan harus dikelola dengan baik.
Kearsipan merupakan tanda bukti dalam seluruh kegiatan dalam suatu perusahaan,
dan disamping itu merupakan pula pusat ingatan, sumber informasi dan sumber atau
bukti sejarah.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat suatu
aplikasi kearsipan dengan berbasis web. Penulis mengangkat masalah ini sebagai
tugas Praktek Kerja Lapangan guna melengkapi salah satu syarat kelulusan Program
Studi D-III Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Hal inilah yang menjadi
latar belakang penulis untuk mengambil judul Praktek Kerja Lapangan tentang
Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ).
1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat di identifikasikan beberapa
masalah yang menjadi persoalan diantaranya :
1. Proses pengarsipan surat belum terkomputerisasi.
2. Proses pengarsipan kurang tertata.
1.3 Tujuan
Tujuan pembuatan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos
Indonesia ) sebagai berikut :
1. Membuat proses pengarsipan surat secara terkomputerisasi.
2. Proses pengarsipan menjadi lebih rapih.
1.4 Ruang Lingkup

Berdasarkan dari judul proyek aplikasi, ruang lingkup dari implementasi
aplikasi ini adalah pada bagian pengelolaan data arsip yang ada di PT. Pos Indonesia,
viii
Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung 40114A, Kelurahan Cihapit,
Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa Barat, Indonesia. Data arsip yang
dimaksud adalah pengelolaan data surat masuk, surat keluar, disposisi dan laporan.
1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penyajian laporan ini terbagi dalam beberapa bagian dan bab, adapun
penyajianya adalah sebagai berikut :
- BAB 1 Pendahuluan
Berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan, ruang lingkup,
sistematika penulisan.
- BAB 2 Tinjauan Pustaka
Berisi teori - teori yang digunakan dalam membuat laporan PKL termasuk
didalamnya uraian tentang gambaran umum Perusahaan dimana PKL
dilaksanakan meliputi uraian sejarah ringkas, bidang garapan ( produk /
jasa ) perusahaan, struktur organisasi serta deskripsi kerja unit / bagian
terutama yang terkait dengan proses PKL.
- BAB 3 Analisis dan Perancangan
Analisis :
Proses pencarian data dan informasi untuk menentukan bentuk dari
kebutuhan aplikasi baik berupa kebutuhan pada saat membangun maupun
pada saat implementasi.
Perancangan :
Penjelasan perancangan dari aplikasi yang akan dibuat terdiri dari
perancangan alir program ( Flow Map ), data, perancangan input / output.
Perancangan program disesuaikan dengan pendekatan dari pembuatan
program baik yaitu dengan menggunakan program terstruktur atau
berbasis objek.
- BAB 4 Implementasi dan Pengujian
Bab ini menjeleskan tentang sistem yang dibuat dengan merinci
komponen - komponen pendukung berupa program, lingkungan
implementasi, tampilan antarmuka, petunjuk pemakaian, petunjuk
instalasi, serta pengujian perangkat lunak.
- BAB 5 Kesimpulan dan Saran
Bab ini merupakan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran.
Kesimpulan :
Berisi pencapaian tujuan dari aplikasi yang dibuat di bagian akhir.
Saran :
viii
berisi hal-hal atau tujuan dari pembuatan aplikasi yang dirasa belum
sempurna atau tidak tercapai. Saran juga bisa berupa kondisi
implementasi yang optimal bagi aplikasi yang dibuat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Arsip
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan )
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang. [3]
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.2 Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Surat membutuhkan perangko dan amplop untuk
mengirimkan surat sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Surat secara umum
ditinjau dari segi bentuk, isi dan bahasanya, digolongkan menjadi tiga yaitu surat
pribadi, surat dinas dan surat niaga. Digolongkan berdasrkan pemakaiannya, surat
dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
2.3 Sistem
viii
Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional
antara tiap - tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara
keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional [4]. Sistem adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
2.3.1 Karakteristik Sistem

Jogianto HM mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat -
sifat tertentu, yaitu sebagai berikut :
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen -
komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian - bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat - sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan.
2. Batasan sistem
Batasan sistem ( boundary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan
suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar ( evinronment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan
demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
menggangu kalangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem
Penghubung ( interfance ) merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber - sumber daya mengalir dari satu subsistem ke
viii
subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi
dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem
Masukan ( input ) sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem.
Masukan ( input ) dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan
masukan sinyal ( signal input ). Maintenance input adalah energi yang
dimasukan supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputernya
dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem
Keluaran ( output ) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang
tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi
adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan - bahan yang lain menjadi keluaran berupa
barang jadi.
8. Sasaran sistem
Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan
adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut
dapat dikatakan berhasil apabila mencapai / mengenai sasaran atau pun
tujuan. [5]
2.4 Informasi
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang. Informasi memiliki beberapa ciri sebagai berikut :
viii
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila
penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang
benar.
2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru
pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah tau palsu
sebelumya.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih
berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi
tersebut. [2]
2.4.1 Siklus Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian - kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan
yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian -
kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis,
kejadian - kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai
yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti
tempat, benda dan orang yang betul - betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk
menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol - simbol semacam huruf,
angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat
digambarkan yaitu sebagai berikut :
viii
Gambar 2.1 Siklus Informasi [6]
2.4.2 Kualitas Informasi

Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo, kualitas informasi ditentukan oleh
beberapa faktor yaitu sebagai berikut :
1. Keakuratan dan teruji kebenarannya.
- Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
2. Kesempurnaan informasi
- Informasi disajikan dengan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, dan
pengubahan.
3. Tepat waktu
- Infomasi harus disajikan secara tepat waktu, karena menjadi dasar dalam
pengambilan keputusan.
4. Relevansi
- Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika Informasi tersebut
dapat diterima oleh mereka yang membutuhkan.
5. Mudah dan murah
- Apabila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal,
maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya, atau akan
mencari alternatif substitusinya. [1]
2.5 Website
Website ( situs web ) adalah merupakan alamat ( URL ) yang berfungsi
sebagai tempat penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu.
viii
Web Page ( halaman web ) merupakan halaman khusus dari situs web tertentu yang
tersimpan dalam bentuk file. Dalam web page tersimpan berbagai informasi dan link
yang menghubungkan suatu informasi ke informasi lain baik itu dalam page yang
sama ataupun web page lain pada website yang berbeda.
2.6 XAMPP
XAMPP adalah perangkat software gratis yang mendukung banyak sistem

operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsi XAMPP adalah
sebagai server offline yang berdiri sendiri ( localhost ). XAMPP terdiri dari beberapa
program yaitu Apache ( web server ), MySQL ( database ), PHP ( server side
scripting ), Perl, FTP Server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya.
XAMPP terkenal sebagai program web server ( localhost ) yang mudah digunakan
( user friendly ).
XAMPP ini adalah sebuah singkatan yang masing masing hurufnya

memiliki penjelasan, yaitu sebagai berikut :
1. X
XAMPP dapat dijalankan ( kompatibel ) di berbagai sistem operasi seperti
Windows, Linux, Mac OS dan Solaris.
2. A
A adalah kepanjangan dari program Apache. Apache merupakan sebuah
aplikasi web server. Tugas utama Apache adalah menghasilkan halaman web
yang benar kepada user ( menerjemahkan ) berdasarkan kode PHP dan
MySQL yang ditulis oleh web programmer.
3. M
M adalah singkatan dari program MySQL. MySQL adalah sebuah aplikasi
database server, MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola
database beserta isinya. MySQL dapat digunakan untuk menambahkan,
mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.
4. P
P pertama adalah singkatan dari program PHP. PHP adalah sebuah aplikasi
bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah
server - side scripting. PHP akan memungkinkan pengguna dalam membuat
halaman web yang bersifat dinamis.
viii
5. P
P terkahir adalah singkatan dari program Perl. Perl adalah sebuah aplikasi
Bahasa pemrograman.
2.7 PHP
PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor, PHP adalah sebuah
aplikasi bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah
server - side scripting. PHP yaitu bahasa pemrograman yang banyak digunakan
secara luas dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML.
Fungsi yang utama dari PHP adalah kemampuannya sebagai server side
programming atau scripting language dalam pembuatan website atau aplikasi yang
berbasis website. Server side programming atau scripting language adalah bahasa
yang berjalan pada sisi server ( dalam hal ini web server ) sehingga komputer ( client
/ web browser ) tidak mengetahui apa yang terjadi di dalam web server.
Keunggulan PHP :
1. PHP memiliki tingkat akses yang lebih cepat.
2. PHP memiliki tingkat lifecycle yang cepat sehingga selalu mengikuti
perkembangan teknologi internet.
3. PHP mampu berjalan di beberapa server web, seperti Apache, Microsoft IIS,
PWS, phttpd, fhttpd, AOLServer dan Xitami.
4. PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform Sistem Operasi yang utama,
juga dapat berjalan di FreeBSD, Unix, Solaris, dan Windows.
5. PHP mendukung akses ke beberapa database baik yang bersifat gratis atau
komersial, seperti mSQL, MySQL, Informix, dan MicrosoftSQL Server.
6. PHP bersifat Open Source.
2.8 MySQL
MySQL merupakan Bahasa pemrograman open-source yang paling popular
dan banyak digunakan di lingkungan Linux. Kepopuleran ini karena ditunjang oleh
performansi query dari database-nya yang jarang bermasalah. MySQL ( My
Structure Query Language ) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat
open source, artinya siapa saja dapat menggunakannya secara bebas.
viii
MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena
sifatnya yang open source, MySQL dapat berjalan pada semua platform baik
Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses
database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multiuser
(banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua
pemrogram database, terlebih dalam pemrograman web.
Kelebihan lain dari MySQL adalah penggunaan bahasa query yang dimiliki
SQL ( Structured Query Language ). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang
terstruktur dan telah distandarisasi untuk semua program pengakses database seperti
Oracle, PosgreSQL, SQL Server, dan lain - lain.
Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan
sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain ( interface ). MySQL dapat didukung oleh
hampir semua program aplikasi baik yang open source seperti PHP maupun yang
tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.
2.9 PT. Pos Indonesia

Kantor Pos pertama kali didirikan di Batavia ( sekarang Jakarta ) oleh
Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan
tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat - surat penduduk, terutama bagi mereka
yang berdagang dari kantor - kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari
dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban
peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha
Milik Negara ( BUMN ) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Bentuk
usaha Pos Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5
Tahun 1995 yang berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa
Perusahaan Umum ( Perum ) menjadi sebuah Perusahaan ( Persero ).
2.9.1 Visi, Misi dan Moto PT. Pos Indonesia
Visi : Menjadi Perusahaan pos terpercaya
Misi :
1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu
tepat waktu dan nilai terbaik.
2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman,
nyaman dan menghargai kontribusi.
viii
3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang
menguntungkan dan terus bertumbuh.
4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh
pemangku kepentingan.
Moto : Terus bergerak maju

1. Vision : to be a trusted postal services company.
2. Action : Operational effectiveness, cost efficiency, overwhelming
challenge, & increase revenue.
3. Passion : Champion Postal Company in the Region.
4. Collaboration : Merger & acquisition.
2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia
viii
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
BAB III
viii
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis
Dalam tahap analisis terdapat langkah - langkah dasar yang harus dilakukan,
yaitu sebagai berikut :
1. Pengenalan / identifikasi masalah
Langkah ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan serta
mengidentifikasi permasalahan yang ada sehingga sasaran yang ingin dicapai
dapat terlaksana.
2. Memahami kinerja dari sistem yang ada
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara rinci bagaimana jalannya
sistem yang sudah ada.
3. Menganalisa hasil penelitian
Langkah yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah menganalisa
kebutuhan informasi pemakai sistem. Analisa dilakukan berdasarkan data
yang diperoleh atas dasar hasil penelitian.
4. Membuat laporan penelitian
Merupakan tahap akhir yang disusun dalam suatu rangkuman dari langkah -
langkah sebelumnya.
3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan

Analasis sistem yang sedang berjalan sekarang di PT. Pos Indonesia yaitu
sebagai berikut :
1. Surat masuk dari luar perusahaan dikirimkan oleh jasa pengirim barang
melalui kurir.
2. Kurir mendatangi PT. Pos Indonesia cabang Bandung Cihapit untuk
mengantarkan surat.
3. Kurir berbicara dengan petugas keamanan di luar.
4. Kurir mengantarkan surat kepada petugas, jika ya surat akan diantarkan
kepada bagian yang dituju, jika tidak surat akan dikembalikan kepada kurir.
5. Surat dibaca oleh karyawan dari bagian yang dituju dari surat.
6. Surat disimpan di rak khusus dan di berikan keterangan mengenai surat
tersebut.
3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan
viii
Berikut ini analisis prosedur / flow map yang sedang berjalan yaitu sebagai
berikut :
Pegawai
Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan
3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun

Analisis Sistem / Prosedur yang akan dibangun yaitu sebagai berikut :
1. Pengguna sebagai admin melakukan Login pada aplikasi.
2. Pengguna dapat melihat profil perusahaan, data surat masuk, data surat
keluar.
viii
3. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk, surat keluar dan disposisi
dengan menggunakan fungsi input, edit, delete, cari, detail dan cetak data
pada aplikasi.
3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang akan dibangun

1. Flowmap Login
User terdaftar Aplikasi Database
Tabel 3.2 Flowmap proses Login
Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil
halaman web login.
2. Flowmap tampil halaman utama ( Home )

viii
Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home )

halaman web login.
3. Flowmap halaman web Pos Indonesia

viii
Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia

halaman web login. Pengguna memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web
Pos Indonesia.
4. Flowmap halaman web Dokumen

viii
Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen

viii
halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web
Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk.
5. Flowmap halaman web Surat Masuk

User terdaftar Aplikasi Database Dokumen
viii
Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk

Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat
Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk. Pengguna
dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail,
cari, cetak dan disposisi.
Jika pengguna melakukan fungsi input :
1. Pengguna memilih button tambah data.
viii
2. Tampil form input data.
3. Pengguna melakukan input data.
4. Pengguna pilih button save.
5. Data surat masuk tersimpan ke database.
Jika pengguna melakukan fungsi edit :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di rubah.
2. Pengguna memilih button edit dari data tersebut.
3. Tampil form edit data.
5. Pengguna memilih button save.
Jika pengguna melakukan fungsi delete :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di hapus.
2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut.
3. Data surat masuk terhapus di database.
Jika pengguna melakukan fungsi detail :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di lihat secara detail.
2. Pengguna memilih button detail dari data tersebut.
3. Tampil data surat masuk secara detail.
Jika pengguna melakukan fungsi cari :
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang ingin dicari.
2. Pengguna memilih button cari.
3. Jika data surat masuk tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika
data surat masuk tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan
tampil.
Jika pengguna melakukan fungsi cetak :
1. Pengguna memilih button cetak data.
2. Tampil ketentuan print.
3. Pengguna pilih button print.
4. Data surat masuk di cetak.
Pengguna melakukan fungsi disposisi :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi.
2. Tampil halaman web disposisi.
viii
6. Flowmap halaman web Surat Keluar
viii
viii
Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar

Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat
Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar. Pengguna
cari dan cetak.
viii
5. Data surat keluar tersimpan ke database.
1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di rubah.
1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di hapus.
3. Data surat keluar terhapus di database.
1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di lihat secara detail.
3. Tampil data surat keluar secara detail.
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat keluar yang ingin dicari.
3. Jika data surat keluar tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data
surat keluar tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
Pengguna melakukan fungsi cetak :
4. Data surat keluar di cetak.
5. Flowmap halaman web Disposisi

viii
viii
Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi

Masuk. Pengguna memilih data yang akan di disposisi. Pengguna memiih button
disposisi dari data tersebut. Tampil halaman web Disposisi. Di dalam halaman web
Disposisi terdapat data surat masuk yang telah di disposisi. Pengguna dapat
melakukan kelola disposisi dengan menggunakan fungsi input, delete dan cari.
1. Pengguna memilih button +.
2. Tampil form input disposisi.
5. Data disposisi tersimpan ke database.
viii
Pengguna melakukan fungsi cari :
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang telah di
disposisi ingin dicari.
3. Jika data surat masuk yang telah di disposisi tersebut ada dalam database
maka akan tampil, jika data surat masuk yang telah di dispossisi tersebut
tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
4. Flowmap halaman web Laporan

viii
Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan

halaman web login. Pengguna memilih menu Laporan. Tampil halaman web
Laporan. Fungsi yang terdapat dalam halaman web Laporan adalah cari dan cetak.
viii
Fungsi utama dari halaman web Laporan adalah cetak. Pengguna dapat mencetak
data surat masuk ataupun data surat keluar.
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data surat yang ingin dicari.
3. Jika data surat tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat
tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
1. Jika pengguna ingin mencetak data surat masuk, maka pengguna memilih sub
menu Surat Masuk. Jika pengguna ingin mencetak data surat keluar, maka
pengguna memilih sub menu Surat Keluar.
5. Data surat di cetak.
6. Flowmap halaman web Contact us

viii
Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us

halaman web login. Pengguna memilih menu Contact Us. Tampil halaman web
Contact Us. Di dalam halaman web Contact Us terdapat informasi kontak perusahaan.
7. Flowmap halaman web Logout

viii
Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out

halaman web login. Pengguna memilih menu Logout. Pengguna keluar dari aplikasi.
Tampil halaman web Login.
3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi

Analisis kebutuhan dari aplikasi yaitu sebagai berikut :
1. Melakukan login
2. Melihat informasi perusahaan
3. Mengelola data surat masuk
4. Mengelola data surat keluar
5. Melakukan disposisi
6. Cetak data surat
7. Mengelola pengguna
8. Melihat informasi kontak perusahaan
viii
3.1.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Untuk memenuhi kebutuhan pembuatan program aplikasi ini digunakan
beberapa perangkat pendukung sebagai berikut :
1. Perangkat Lunak
Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu
sebagai berikut :
Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit
Bahasa Pemograman : PHP
Database : MySQL
Server offline : XAMPP
Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8
Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML
Dokumentasi : Microsoft Word 2010
Microsoft Power Point 2010
2. Perangkat Keras
Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi
Processor : Intel Core i5-3230M CPU @ 2.60GHz 2.60GHz
Memory : 4.00 GB
Harddisk : 500 GB
VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB
3.2 Perancangan
Perancangan merupakan tahap setelah analisis untuk mendefinisikan
kebutuhan - kebutuhan fungsional yang menggambarkan bagaimana suatu aplikasi
dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa,
atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang
utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen - komponen
perangkat lunak dan keras dari suatu aplikasi.
viii
3.2.1 Proses Bisnis
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang
saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau untuk menghasilkan
produk atau layanan dan untuk meraih tujuan tertentu. Proses bisnis dari Aplikasi
Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yaitu sebagai berikut :
RESOURCE GOAL
INPUT BUSINESS PROSES OUTPUT
Proses Bisnis :
Memiliki tujuan
Menerima input
Menghasilkan Output
Menggunakan sumber daya
Memiliki beberapa proses kegiatan didalamnya
Gambar 3.1 Proses Bisnis
3.2.2 Unified Modeling Language ( UML )

Unified Modeling Language ( UML ) adalah himpunan struktur dan teknik
untuk pemodelan desain program berorientasi objek ( OOP ) serta aplikasinya. UML
adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat
tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut. UML adalah suatu bahasa
yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan
viii
mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dapat digunakan untuk
memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan UML
dalam industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya
sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industri peranti lunak dan
pengembangan sistem.
3.2.3 Use Case Diagram

Use case diagram menampilkan sekumpulan use case dan aktor ( pelaku )
dan hubungan diantara use case dan aktor tersebut. Use case diagram digunakan
untuk penggambaran use case statik dari suatu sistem. Use case menjelaskan apa
yang dilakukan sistem (atau subsistem) tetapi tidak tidak menspesifikasikan cara
kerjanya.
Admin
System
Login Cetak data Kelola surat masuk Disposisi Kelola surat keluar Kelola pengguna
Input data Input disposisi Input data Input data
Edit data Delete data Edit data Edit data
Delete data Cari data Delete data Delete data
Detail data Detail data Cari data

<<include>>
<<include>>
Cari data <<include>> Cari data
<<include>>
Cetak data <<include>> <<include>> Cetak data <<include>>
<<include>> <<include>> <<include>> <<include>>
<<include>>
<<include>> <<include>> <<include>>
Disposisi <<include>> <<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Login
Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi
Tabel Deskripsi Aktor

Aktor Deskripsi
Orang yang memiliki account dan password khusus untuk
Admin masuk pada aplikasi dan untuk memperoleh hak akses
penuh.
Tabel 3.12 Deskripsi Aktor
viii
Tabel Deskripsi Menu Website
Menu Deskripsi
Halaman web untuk melakukan proses masuk kedalam
aplikasi dengan memasukkan identitas akun seperti
Login
username dan password untuk mendapatkan hak akses
penuh.
Home Halaman utama dari website.
Halaman web yang berisi deskripsi dari perusahaan PT.
Pos Indonesia
Pos Indonesia.
Halamman web yang berisi data surat dalam bentuk grid
Dokumen view, dalam halaman web Dokumen terdapat fungsi
search.
Halaman web Surat Masuk merupakan sub menu dari
halaman web Dokumen. Halaman web Surat Masuk
digunakan untuk mengelola surat masuk dan
Surat Masuk menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan
di dalam aplikasi, di dalam halaman web Surat masuk
terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search
dan cetak.
Halaman web Surat Keluar merupakan sub menu dari
halaman web Dokumen. Halaman web Surat Keluar
digunakan untuk mengelola surat keluar dan
Surat Keluar menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan
di dalam aplikasi, dalam halaman web Surat keluar
terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search
dan cetak.
Halaman web Disposisi merupakan sub menu dari
halaman web Surat Masuk yang digunakan untuk
Disposisi
melakukan persetujuan surat masuk, terdapat fungsi input,
delete dan search.
Laporan Halaman web yang berisi fungsi cetak data dan search.
Halaman web yang yang digunakan untuk mengelola
Pengguna pengguna yang terdaftar ke aplikasi, dalam halaman web
Pengguna terdapat fungsi input, edit, delete dan search.
viii
Halaman web yang berisi informasi kontak dari
Contact us
perusahaan PT. Pos Indonesia.
Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website
Skenario proses Login

Identifikasi
Nama Login
Tujuan Masuk pada aplikasi, memiliki hak akses penuh
Deskripsi
Tipe Primary, Essential
Aktor Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal Tampil form login
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Menjalankan 2. Tampil form Login
aplikasi
3. Input username 4. Validasi username dan password
dan password
5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )
Aktor menjalankan aplikasi pada web browser.
Tampil form login. Aktor input username dan
password. Jika username dan password cocok, maka
Kondisi
aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika
username dan password tidak cocok, maka akan
kembali ke form login.
Tabel 3.14 Skenario proses Login
Skenario tampil halaman utama ( Home )

Identifikasi
Nama Home
Tujuan Tampil halaman utama ( Home )
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
aplikasi
dan password
Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser.
viii
kembali ke form login.
Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home )
Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

Identifikasi
Nama Pos Indonesia
Tujuan Tampil informasi di halaman web Pos Indonesia
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
aplikasi
dan password
7. Pilih menu Pos 8. Tampil halaman web Pos Indonesia
Indonesia
Kondisi
kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama
( Home ), aktor memilih menu Pos Indonesia. Tampil
halaman web Pos Indonesia.
Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia
Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen

Identifikasi
Nama Dokumen
Tujuan Melihat data surat di halaman web Dokumen
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
2. Tampil form Login
aplikasi
viii
3. Input username
4. Validasi username dan password
dan password
7. Pilih menu
8. Tampil halaman web Dokumen
Dokumen
Kondisi username dan password tidak cocok, maka akan
( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil
halaman web Dokumen. Di dalam halaman web
Dokumen terdapat data surat dalam bentuk grid view.
Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen
Skenario cari data surat di halaman web Dokumen

Identifikasi
Nama Dokumen
Tujuan Mencari data surat di halaman web Dokumen
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Input kriteria
data surat
10. Pilih button
11. Tampil data surat
search
kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama
halaman web Dokumen. Aktor input kriteria data
surat dalam text box. Aktor pilih button search. Jika
viii
data surat yang dicari tersedia, akan tampil data surat.
Jika data surat yang dicari tidak tersedia, data surat
tidak akan tampil.
Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen
Skenario lihat data surat masuk di halaman web Surat Masuk

Identifikasi
Nama Surat Masuk
Tujuan Melihat data surat masuk di halaman web Surat
Masuk
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
10. Tampil halaman web Surat Masuk
Masuk
Kondisi kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama
halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat
Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Di dalam
halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk
dalam bentuk grid view.
Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk
Skenario input data surat masuk di halaman web Surat Masuk

Identifikasi
Nama Surat masuk
Tujuan Menambah data surat masuk di halaman web Surat
Masuk
Deskripsi
viii
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Masuk
11. Pilih button
12. Tampil form input data
tambah data
13. Input data
14. Pilih button save 15. Data surat masuk tersimpan ke database
Tampil form index. Aktor input username dan
Kondisi
Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor
memilih button tambah data. Tampil form input data.
Aktor melakukan input data. Aktor pilih button save.
Data surat masuk tersimpan ke database.
Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di halaman web Surat masuk
Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat Masuk

Identifikasi
Nama Surat masuk
Tujuan Merubah data surat masuk yang sudah ada di halaman
web Surat Masuk
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
viii
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Masuk
11. Pilih data surat
masuk
12. Pilih button edit 13. Tampil form edit data
14. Input data
15. Pilih button save 16. Data surat masuk ke database
Kondisi ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil
memilih data surat yang ingin dirubah. Aktor pilih
button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan
input data. Aktor memilih button save. Data surat
masuk tersimpan ke database.
Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat masuk
Skenario hapus data surat masuk di halaman web Surat Masuk

Identifikasi
Nama Surat masuk
Tujuan Menghapus data surat masuk di halaman web Surat
Masuk
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Masuk
viii
masuk
12. Pilih button
13. Data surat masuk terhapus dari database
delete
Kondisi
memilih data surat yang ingin dihapus. Aktor memilih
button delete. Data surat masuk terhapus dari
database.
Tabel 3.22 Skenario hapus data surat di halaman web Surat masuk
Skenario melihat detail surat masuk di halaman web Surat Masuk

Identifikasi
Nama Surat masuk
Tujuan Melihat surat masuk secara detail di halaman web
Surat Masuk
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Masuk
masuk
12. Pilih button
13. Tampil detail data surat masuk
detail
viii
masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor
memilih data surat masuk yang ingin dilihat secara
detail. Aktor pilih button detail. Tampil detail data
surat masuk.
Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk
Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat Masuk

Identifikasi
Nama Surat masuk
Tujuan Mencari data surat masuk di halaman web Surat
Masuk
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Masuk
11. Input kriteria data
surat masuk
12. Pilih button
13. Tampil data surat masuk
search
input kriteria data surat masuk yang ingin dicari
dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data
surat masuk yang dicari tersedia, akan tampil data
surat masuk. Jika data surat masuk yang dicari tidak
viii
tersedia, data surat masuk tidak akan tampil.
Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat masuk
Skenario disposisi data surat masuk

Identifikasi
Nama Surat masuk
Tujuan Melakukan disposisi data surat Masuk
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Masuk
masuk
12. Pilih button
13. Tampil halaman web Disposisi
disposisi
14. Pilih button + 15. Tampil halaman web input data disposisi
16. Input data
disposisi
17. Pilih button save 18. Data disposisi tersimpan ke database
Kondisi halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat
Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor pilih
data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi.
Aktor memilih button Disposisi. Tampil halaman web
Disposisi. Aktor memilih button +. Tampil halaman
web input data disposisi. Aktor input data disposisi.
Aktor pilih button save. Data disposisi tersimpan ke
database.
Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk
viii
Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Identifikasi
Nama Surat keluar
Tujuan Melihat data surat keluar di halaman web Surat
Keluar
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
10. Tampil halaman web Surat Keluar
Keluar
Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Di dalam
halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar
dalam bentuk grid view.
Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Identifikasi
Nama Surat keluar
Tujuan Menambah data surat keluar di halaman web Surat
Keluar
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
viii
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Keluar
11. Pilih button
tambah data
13. Input data
14. Pilih button save 15. Data surat keluar tersimpan ke database
kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama
Kondisi
Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor
memilih button tambah data. Tampil form input data.
Aktor melakukan input data. Aktor memilih button
save. Data surat keluar tersimpan ke database.
Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Identifikasi
Nama Surat keluar
Tujuan Merubah data surat keluar yang sudah ada di halaman
web Surat Keluar
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat 10. Tampil halaman web Surat Keluar
viii
Keluar
keluar
14. Input data
16. Data surat keluar yang telah di edit tersimpan ke
15. Pilih button save
database
Kondisi ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil
memilih data surat yang ingin dirubah. Aktor memilih
button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan
input data. Aktor memilih button save. Data surat
keluar tersimpan ke database.
Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Identifikasi
Nama Surat keluar
Tujuan Menghapus data surat keluar di halaman web Surat
Keluar
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Keluar
keluar
12. Pilih button
13. Data surat keluar terhapus dari database
delete
viii
Kondisi
memilih data surat yang ingin dihapus. Aktor memilih
button delete. Data surat keluar terhapus dari
database.
Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar

Identifikasi
Nama Surat keluar
Tujuan Melihat surat keluar secara detail di halaman web
Surat Keluar
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Keluar
keluar
12. Pilih button detail 13. Tampil detail data surat keluar
Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor pilih
viii
data surat keluar yang ingin dilihat secara detail.
Aktor pilih button detail. Tampil detail data surat
keluar.
Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar
Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Identifikasi
Nama Surat keluar
Tujuan Mencari data surat keluar di halaman web Surat
Keluar
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Keluar
surat keluar
12. Pilih button
13. Tampil data surat keluar yang dicari
search
Kondisi
input kriteria data surat keluar yang ingin dicari dalam
text box. Aktor pilih button search. Jika data surat
keluar yang dicari tersedia, akan tampil data surat
keluar. Jika data surat keluar yang dicari tidak
tersedia, data surat keluar tidak akan tampil.
Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat Keluar
Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna
Identifikasi
viii
Nama Surat keluar
Tujuan Menambah data pengguna agar dapat memperoleh
hak akses penuh.
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
8. Tampil halaman web Pengguna
Pengguna
9. Pilih button
tambah data
11. Input data
12. Pilih button save 13. Data surat keluar tersimpan ke database
Kondisi kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama
( Home ), aktor memilih menu Pengguna. Tampil
halaman web Pengguna. Aktor memilih button
tambah data. Tampil form input data. Aktor
melakukan input data. Aktor memilih button save.
Data pengguna tersimpan ke database.
Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna
Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna

Identifikasi
Nama Surat keluar
Tujuan Merubah data surat keluar yang sudah ada di halaman
web Surat Keluar
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
viii
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Dokumen
9. Pilih menu Surat
Keluar
keluar
14. Input data
16. Data surat keluar yang telah di edit tersimpan ke
15. Pilih button save
database
Kondisi
( Home ), aktor memilih menu Pengguna. Tampil
halaman web Dokumen. Aktor memilih data
pengguna yang ingin dirubah. Aktor memilih button
edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input
data. Aktor memilih button save. Data pengguna
tersimpan ke database.
Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna
Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan

Identifikasi
Nama Laporan
Tujuan Mencetak data surat masuk di halaman web Laporan
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
8. Tampil halaman web Laporan
Laporan
9. Pilih menu Surat
10. Tampil data surat masuk
Masuk
viii
11. Pilih button cetak
12. Tampil ketentuan print
data
13. Pilih button print 14. Data surat masuk di print
( Home ), aktor memilih menu Laporan. Tampil
halaman web Laporan. Aktor memilih menu Surat
Masuk. Tampil data surat masuk. Aktor memilih
button cetak data. Tampil ketentuan print. Aktor pilih
button print. Data surat masuk di cetak.
Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan
Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan

Identifikasi
Nama Laporan
Tujuan Mencetak data surat keluar di halaman web Laporan
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Laporan
9. Pilih menu Surat
10. Tampil data surat keluar
Keluar
11. Pilih button cetak
12. Tampil ketentuan print
data
13. Pilih button print 14. Data surat masuk di print
halaman web Laporan. Aktor memilih menu Surat
viii
Keluar. Tampil data surat keluar. Aktor memilih
button cetak data. Tampil ketentuan print. Aktor pilih
button print. Data surat keluar di cetak.
Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan
Skenario cari data surat di halaman web Laporan

Identifikasi
Nama Laporan
Tujuan Mencetak data surat di halaman web Laporan
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
Laporan
surat
10. Pilih button
11. Tampil data surat
search
Kondisi
halaman web Laporan. Aktor input kriteria data surat
yang ingin dicari. Aktor pilih button search. Jika data
surat yang dicari tersedia, akan tampil data surat. Jika
data surat yang dicari tidak tersedia, data surat tidak
akan tampil.
Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan
Skenario Use Case halaman web Contact Us

Identifikasi
viii
Nama Contact Us
Tujuan Melihat informasi kontak perusahaan di halaman web
Contact Us
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu
8. Tampil halaman web Contact Us
Contact Us
Kondisi
( Home ), aktor memilih menu Contact Us. Tampil
halaman web Contact Us.
Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us
Skenario proses Log Out

Identifikasi
Nama Log Out
Tujuan Keluar dari aplikasi
Deskripsi
Aktor Admin
Skenario Utama
1. Menjalankan
aplikasi
3. Input username
dan password
7. Pilih menu Log
8. Tampil form login
Out
viii
( Home ), aktor memilih menu Log Out. Tampil form
login.
Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out
3.2.4 Class Diagram

Class diagram adalah diagam yang digunakan untuk menampilkan beberapa
kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita
gunakan. Class diagram memberi kita gambaran (diagram statis) tentang
sistem/perangkat lunak dan relas-relasi yang ada didalamnya. Class diagram adalah
gambar grafis mengenai struktur objek statis dari suatu sistem, menunjukan class-
class objek yang menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara class objek
tersebut.
Laporan SM Laporan SK
Dokumen
+id_surat_masuk varchar ( FK ) +id_surat_keluar varchar ( FK )
+nomor_office varchar ( FK ) +nomor_office varchar ( FK ) +nomor_office varchar ( FK )
+id_surat_masuk varchar ( FK ) +tanggal_surat date +tanggal_surat date
+batas_waktu date +perihal varchar +perihal varchar
+kategori varchar +lampiran varchar +lampiran varchar
+keterangan text +kategori varchar +kategori varchar
+keterangan text +keterangan text
+Display()
+Display() +Display()
Surat masuk
+id_surat_masuk varchar ( PK )
Surat keluar
+nomor_office varchar ( FK )
Disposisi +tanggal_surat date +id_surat_keluar varchar ( PK )
+nomor_office varchar ( FK ) +perihal varchar +nomor_office varchar ( FK )
+batas_waktu date +lampiran varchar +tanggal_surat date
+tujuan varchar +kategori varchar +perihal varchar
+sifat_disposisi varchar +keterangan text +lampiran varchar
+fupload varchar +kategori varchar
+Input() +tujuan_disposisi varchar +keterangan text
+Edit() +batasan_waktu date
+Delete() +sifat_disposisi varchar +Input()
+Edit()
+Input() +Delete()
+Edit()
+Delete()
Pengguna
Office
+username varchar
+password varchar +nomor_office varchar ( PK )
+nama varchar
+Input()
+jabatan varchar
+Edit()
+Delete() +Input()
+Edit()
+Delete()
Gambar 3.3 Class Diagram

3.2.5 Sequence Diagram
viii
Sequence diagram adalah suatu diagram interaksi yang menekankan pada
pengaturan waktu dari pesan - pesan. Diagram ini menampilkan sekumpulan
peran dan pesan - pesan yang dikirim dan diterima oleh instansi yang
memegang peranan tersebut. Sequence diagram adalah grafik dua dimensi dimana
obyek ditunjukkan dalam dimensi horizontal, sedangkan lifeline ditunjukkan dalam
dimensi vertikal.
Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian
langkah - langkah yang dilakukan sebagai sebuah respon dari suatu kejadian / event
untuk menghasilkan output tertentu. Interaksi antar objek tersebut termasuk
pengguna, display dan sebagainya berupa pesan / message.
Sequence Diagram proses Login
Home Login Home Database
: Admin
1 : Menjalankan aplikasi()
2 : Input username dan password()
3 : Validasi()
4
5 : Berhasil Login()
Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login

halaman web login.
Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web
Dokumen
viii
Home Login Home Dokumen Database
: Admin

3 : Validasi()
4
5 : Berhasil login()
6 : Pilih menu()
7 : Tampil data surat dalambentuk grid view()

8 : Pilih menu()
9 : Input kriteria data yang ingin dicari()
10 : Cari data()
11 : Status data()
Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk. Pengguna
melakuka fungsi cari, pengguna input kriteria data surat masuk yang ingin dicari.
Pengguna pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di database, maka data
surat masuk tersebut akan tampil.
Sequence Diagram kelola surat masuk
viii
Home Login Home Surat Masuk Forminput data Formedit data Database
: Admin
3 : Validasi()
4
6 : Pilih menu()
7 : Tampil data surat masuk dalambentuk grid view()
8 : Pilih menu()
9 : Tambah data()
10 : Input data()
11 : Simpan()
12 : Pilih menu()
13 : Pilih data yang akan dirubah() 14 : Pilih button edit dari data yang akan dirubah()
15 : Edit data()
16 : Simpan()
17 : Pilih menu()
18 : Pilih data yang akan dihapus() 19 : Pilih button delete dari data yang akan dihapus()
20 : Data dihapus()
21 : Pilih menu()
22 : Pilih data yang ingin dilihat detail()

23 : Pilih button detail()
24 : Pilih menu()
26 : Cari data()
27 : Status data()
Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk

viii
tampil.

viii
Sequence Diagram disposisi data surat masuk

Home Login Home Surat Masuk Disposis Database
: Admin
1 : Menajalankan aplikasi()
3 : Validasi()
4
6 : Pilih menu()
7 : Pilih data surat masuk yang akan di disposisi()

8 : Pilih button disposisi dari data surat masuk tersebut()
9 : Input data()
10 : Simpan()
Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk

viii
Sequence Diagram kelola surat keluar
viii
Home Login Home Surat Keluar Forminput data Formedit data Database
: Admin
3 : Validasi()
4
6 : Pilih menu()
7 : Tampil data surat keluar dalambentuk grid view()
8 : Pilih menu()
9 : Tambah data()
10 : Input data()
11 : Simpan()
12 : Pilih menu()
13 : Pilih data yang akan dirubah() 14 : Pilih button edit dari data yang akan dirubah()
15 : Edit data()
16 : Simpan()
17 : Pilih menu()
18 : Pilih data yang akan dihapus() 19 : Pilih button delete dari data yang akan dihapus()
20 : Data dihapus()
21 : Pilih menu()
22 : Pilih data yang ingin dilihat detail()

23 : Pilih button detail()
24 : Pilih menu()
26 : Cari data()
27 : Status data()
Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar

viii
cari dan cetak.
Sequence Diagram kelola pengguna
viii
Home Login Home Pengguna Inout data Edit data Database
: Admin
3 : Validasi()
4
5 : Berhasil logn()
6 : Pilih menu()
7 : Tambah data()
8 : Input data()
9 : Simpan()
10 : Pilih menu()
11 : Edit data()
12 : Input data()
13 : Simpan()
14 : Pilih menu()
15 : Pilih data yang akan dihapus() 16 : Pilih button delete dari data yang ingin dihapus()
17 : Data dihapus()
Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna

halaman web login. Pengguna memilih menu Pengguna. Tampil halaman web
Pengguna. Pengguna dapat melakukan kelola pengguna dengan memilih fungsi
input, edit, delete dan cari.
5. Data pengguna tersimpan ke database.
1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.
viii
1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.
3. Data pengguna terhapus di database.
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data pengguna yang ingin dicari.
3. Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data
penggua tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan
viii
Home Login Home Laporan Data surat masuk Data surat keluar Pengaturan print Cetak data Database
: Admin
3 : Validasi()
4
6 : Pilih menu()
7 : Pilih data yang akan dicetak() 8 : Pilih data()
9 : Print()
10 : Menyesuaikan pengaturan()
11 : Print()
12 : Pilih menu()
13 : Pilih data yang akan dicetak() 14 : Pilih data()

15 : Print()
16 : Menyesuaikan pengaturan()
17 : Print()
18 : Pilih menu()
20 : Cari data()
21 : Status data()
Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan

viii
Sequence Diagram proses Log Out

Home Login Home Database
: Admin
2 : Input username dan password() 3 : Validasi()
4
6 : Pilih button Logout()
Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout

3.2.6 Collaboration Diagram
Collaboration diagram menurut adalah perluasan dari objek diagram. Objek

diagram menunjukkan objek - objek yang hubungannya satu dengan yang lain.
Collaboration diagram menunnjukkan message - message atau pesan dari objek yang
dikirim satu sama lain. Collaboration diagram yaitu diagram yang mengelompokkan
pesan pada kumpulan diagram sequence menjadi sebuah diagram. Dalam
collaboration diagram tersebut terdapat method yang dijalankan antara objek yang
viii
satu dan objek lainnya. Collaboration diagram adalah suatu diagram yang
memperlihatkan atau menampilkan pengorganisasian interaksi yang terdapat
disekitar objek dan hubungannya terhadap objek yang lainnya. Collaboration
Diagram lebih menekankan kepada peran setiap objek dan bukan pada waktu
penyampaian pesan.
Fungsi dari collaboration diagram adalah digunakan sebagai pandangan

dalam arti perilaku sistem, berfokus pada link - link diantara objek objek tersebut,
illustrasi dari suatu diagram usecase, menyatakan objek - objek yang diperlukan
untuk merealisasikan suatu layanan dan memeriksa jalur - jalur pengaksesan.
Collaboration Diagram kelola dokumen
Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola dokumen
Collaboration Diagram kelola surat masuk
viii
Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk
Collaboration Diagram disposisi surat masuk
Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk
Collaboration Diagram kelola Surat Keluar
viii
Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar
Collaboration Diagram kelola pengguna
Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna
3.2.7 Activity Diagram

Activity diagram yaitu teknikn penggambaran berbagai alur aktivitas dalam
sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing - masing alur berawal, decision
yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram memiliki
lebih fokus kepada penggambaran proses bisnis dan urutan aktivitas di dalam sebuah
proses. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin
terjadi pada beberapa eksekusi di dalam sebuah proses. Activity diagram dapat juga
digunakan pada business modeling untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses
viii
bisnis. Activity diagram sangat mirip dengan flowchart karena memodelkan
workflow dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya atau dari aktivitas ke status.
Activity diagram dibuat berdasarkan sebuah atau beberapa use case pada use case
diagram.
Activity diagram berfungsi untuk menggambarkan workflow atau aliran kerja
dari suatu proses bisnis. Suatu aliran kerja bisa saja dituangkan dalam bentuk narasi
atau teks, akan tetapi jika aliran kerjanya sudah kompleks maka kita akan kesulitan
untuk membayangkan bagaimana proses itu terjadi. Oleh karena itu, dibuatlah
activity diagram sebagai salah satu cara untuk menggambarkan aliran kerja tersebut.
Activity Diagram proses Login

Admin Aplikasi Database
Menjalankan aplikasi Login
Input username dan password
Login Cek data
Tidak
Ya
Home
Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login

halaman web login.
Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen
viii
Login Cek data
Tidak
Ya
Home
Input kriteria data Pilih menu
Cari surat Dokumen
Tidak
Cek data
Ya
Tampil data
Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk. Pengguna
melakuka fungsi cari, pengguna input kriteria data surat masuk yang ingin dicari.
Pengguna pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di database, maka data
surat masuk tersebut akan tampil.
Activity Diagram kelola surat masuk
viii
Admin Aplikasi Forminput data Formedit data Detail surat Database
Login Cek data
Tidak
Ya
Home
Pilih menu
Dokumen
Pilih menu
Surat Masuk
Pilih button tambah data Pilih button save

Input data surat Input data surat Data disimpan
Pilih button save

Pilih data Edit surat
Pilih button edit dari data yang ingin dirubah
Edit data
Input data
Pilih data Hapus surat
Pilih button delete dari data yang ingin dihapus Hapus surat Data dihapus
Pilih data Detail surat

Pilih button detail dari data surat tersebut
Cari data Cari surat Detail data surat

Pilih button search
Input kriteria data Tidak
Cek data
Ya
Tampil data surat
Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk

viii
tampil.
Activity Diagram disposisi data surat masuk
viii
Admin Aplikasi Form input data Database
Login Cek data
Tidak
Ya
Home
Pilih menu
Dokumen
Pilih menu
Surat Masuk
Pilih button disposisi Pilih button save

Tambah disposisi Input data disposisi Data disimpan
Pilih data Hapus disposisi
Pilih button disposisi dari data tersebut

Hapus disposisi Data dihapus
Tabel 3.42 Activity Diagram disposisi data surat masuk

viii
Activity Diagram kelola surat keluar
viii
Admin Aplikasi Forminput data Formedit data Detail surat Database
Login Cek data
Tidak
Ya
Home
Pilih menu
Dokumen
Pilih menu
Surat Keluar
Pilih button tambah data Pilih button save

Input data surat Input data surat Data disimpan
Pilih button save

Pilih data Edit surat
Pilih button edit dari data yang ingin dirubah
Edit data
Input data
Pilih data Hapus surat
Pilih button delete dari data yang ingin dihapus Hapus surat Data dihapus
Pilih data Detail surat

Pilih button detail dari data surat tersebut
Cari data Cari surat Detail data surat
Pilih button search
Input kriteria data Tidak
Cek data
Ya
Tampil data surat
Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar

cari dan cetak.
viii
Activity Diagram kelola pengguna
viii
Admin Aplikasi Forminput data Formedit data Database
Login Cek data
Tidak
Ya
Home
Pilih menu
Pengguna
Pilih button tambah pengguna

Pilih button save
Tambah pengguna Tambah pengguna Data disimpan
Pilih data Edit pengguna Pilih button save
Pilih button edit dari data yang akan dirubah

Edit data
Pilih data Hapus pengguna
Pilih button delete dari data tersebut Hapus pengguna Hapus data
Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna

1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.
viii
1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.
3. Data pengguna terhapus di database.
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data pengguna yang ingin dicari.
3. Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data
penggua tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
Activity Diagram cetak data surat
viii
Admin Aplikasi Database Cetak data
Login Cek data
Tidak
Ya
Home
Pilih menu
Laporan
Pilih sub menu
Pilih button print Cetak data surat masuk Surat Masuk
Print
Pengaturan print
Pilih button print
Setting pengaturan Cetak data
Pilih sub menu

Cetak data surat keluar Surat Keluar
Pilih button print
Print
Pengaturan print
Pilih button print
Setting pengaturan Cetak data
Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat

viii
Activity Diagram proses Log Out

Login Cek data
Tidak
Pilih button Log out Ya

Log out Home
Login
Tabel 3.46 Activity Diagram proses Log Out

3.2.8 Statechart Diagram

Menggambarkan transisi dan perubahan keadaan ( dari satu state ke state
lainnya ) suatu obyek pada sistem sebagai akibat dari stimulans yang diterima.
viii
Keadaan dari suatu obyek bergantung pada kegiatan dan keadaan yang berlaku pada
saat itu. Diagram StateChart menunjukan kemungkinan dari keadaan obyek dan
proses yang menyebabkan perubahan pada keadaannya.
Statechart Diagram proses Login
Menjalankan aplikasi
Login Validasi Database

entry/Input [ Username dan password ] entry/Cek [ data ]
Home Memenuhi syarat
Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login

halaman web login.
Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web
Dokumen
viii

Pilih menu
Dokumen Database
entry/Display entry/Cek [ data ]
entry/Search
Tampil data surat

entry/Display [ data ]
Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen

Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk dan pengguna
dapat melakukan fungsi cari.
Statechart Diagram kelola surat masuk
viii
Pilih menu
Surat Masuk
entry/Input [ data ]
entry/Edit [ data ]
entry/Delete [ data ]
entry/Search [ data ]
Input data Edit data Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Detail data
entry/Input [ data ] entry/Edit [ data ] entry/Delete [ data ] entry/Display [ data ] entry/Search [ data ] entry/Display [ data ]
Database
entry/Simpan [ data ]
entry/Hapus [ data ]
entry/Tampil [ data ]
Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk

Statechart Diagram disiposisi surat masuk
viii

Pilih menu
Surat Masuk
Pilih menu
Disposisi
entry/Edit [ data ]
Database
Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk

Statechart Diagram kelola surat keluar
viii

Pilih menu
Surat Keluar
entry/Edit [ data ]
entry/Search [ data ]
Input data Edit data Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar Detail data
entry/Input [ data ] entry/Edit [ data ] entry/Delete [ data ] entry/Display [ data ] entry/Search [ data ] entry/Display [ data ]
Database
entry/Tampil [ data ]
Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar

cari dan cetak.
Statechart Diagram kelola pengguna
viii

Pilih menu
Pengguna
entry/Edit [ data ]
Database
Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna

Statechart Diagram cetak data surat
viii

Pilih menu
Laporan
entry/Print [ data ]
Cetak data
Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat

Logout
viii

Pilih menu
Logout
Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout

3.2.9 Component Diagram

Component Diagram menunjukkan struktur dan hubungan antar komponen
software termasuk ketergantungan ( dependency ) diantara komponen-komponen
tersebut.
viii
Component Diagram
Disposisi
Surat masuk
Admin Aplikasi arsip surat Menu utama

Surat keluar
Database
Laporan
Pengguna
Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi
3.2.10 Deployment Diagram

Deployment Diagram menunjukkan konfigurasi komponen dalam proses
eksekusi aplikasi, Deployment Diagram menggambarkan arsitektur system. Diagram
deployment mewakili pandangan pengembangan sistem sehingga hanya akan ada
satu diagram deployment untuk satu sistem. Deployment diagram adalah diagram
yang digunakan memetakan software ke processing node. Menunjukkan konfigurasi
elemen pemroses pada saat run time dan software yang ada di dalamnya.
Deployment Diagram
Application server Database server

Client : Browser
Kelola surat masuk arsip

Aplikasi arsip surat
Kelola surat keluar
Kelola user
Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi
3.2.11 Struktur Menu

Struktur menu dari Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos
Indonesia ) yaitu sebagai berikut :
viii
Login
Home
Pos Indonesia Dokumen Laporan Pengguna Contact Us Log Out
Surat masuk
Surat keluar
Gambar 3.27 Struktur Menu
3.2.12 Perancangan Antarmuka

1. Login
Gambar
Aplikasi Arsip Surat
Username Username
Password Username
Login Reset
Gambar 3.28 Antarmuka Login
viii
2. Home
Gambar
Home
PT. Pos Indonesia
Gambar
Gambar
Gambar 3.29 Antarmuka Home
3. Pos Indonesia
Gambar
Pos Indonesia
Layanan Pelanggan Gambar
Informasi
Produk Informasi
Informasi
Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia
4. Dokumen
viii
Gambar
Dokumen
Surat Masuk Surat Keluar
Jumlah data : 3 Cari
Data Grid View
Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen
5. Surat Masuk
Gambar
Surat Masuk
Jumlah data : 3 Tambah data Cetak data Cari
Data Grid View
Detail Disposisi Edit Delete
Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk
6. Surat Keluar
viii
Gambar
Surat Keluar
Jumlah data : 3 Tambah data Cetak data Cari
Data Grid View
Detail Edit Delete
Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar
7. Disposisi
Gambar
Disposisi
Jumlah data : 3 Cari
Data Grid View
+ Delete
Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi
8. Laporan
viii
Gambar
Laporan
Jumlah data : 3 Cetak data Cari
Data Grid View
Gambar 3.35 Antarmuka Laporan
9. Pengguna
Gambar
Pengguna
Jumlah data : 3 Tambah pengguna Cari
Data Grid View
Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna
10. Contact Us
viii
Gambar
Contact Us
Layanan Pelanggan Gambar
Informasi
Produk Informasi
Informasi
Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us
BAB IV
viii
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4.1 Lingkungan Implementasi

Lingkungan implementasi dari suatu program aplikasi adalah berisi
keterangan detail perangkat keras dan perangkat lunak serta program aplikasi
lainnya yang digunakan saat melakukan perancangan aplikasi. Untuk memenuhi
kebutuhan pembuatan program aplikasi ini digunakan beberapa perangkat
pendukung sebagai berikut :
1. Perangkat Lunak
Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu
sebagai berikut :
Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit
Bahasa Pemograman : PHP
Database : MySQL
Server offline : XAMPP
Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8
Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML
Dokumentasi : Microsoft Word 2010
2. Perangkat Keras
Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi
Processor : Intel Core i5-3230M CPU @ 2.60GHz 2.60GHz
Memory : 4.00 GB
Harddisk : 500 GB
VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB
4.2 Pembahasan hasil Implementasi
viii
1. Login
Gambar 4.1 Login
2. Halaman utama ( Home )
Gambar 4.2 Halaman utama ( Home )
3. Halaman web Pos Indonesia
viii
Gambar 4.3 Halaman web Pos Indonesia
4. Halaman web Dokumen
Gambar 4.4 Halaman web Dokumen
5. Halaman web Surat Masuk
viii
Gambar 4.5 Halaman web Surat Masuk
6. Halaman web Surat Keluar
Gambar 4.6 Halaman web Surat Keluar
7. Halaman web Laporan
viii
Gambar 4.7 Halaman web Laporan
8. Halaman web Pengguna
Gambar 4.8 Halaman web Pengguna
9. Halaman web Contact Us
viii
Gambar 4.9 Halaman web Contact us
4.3 Pengujian dan Hasil Implementasi

4.3.1 Black Box
Black box testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil
eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Jadi
dianalogikan seperti kita melihat suatu koatak hitam, kit hanya bisa melihat
penampilan luarnya saja, tanpa tau ada apa dibalik bungkus hitam nya. Sama seperti
pengujian black box, mengevaluasi hanya dari tampilan luarnya ( interface ),
fungsionalitasnya, tanpa mengetahui apa sesungguhnya yang terjadi dalam proses
detilnya ( hanya mengetahui input dan output ).
1. Login
Hasil yang
Kelas Uji Skenario Uji Kesimpulan
diharapkan
Input username Status menjadi Berhasil
dan password admin
Validasi username Masuk aplikasi
Login
dan password
Login Mengoperasikan
aplikasi
Tabel 4.1 Pengujian Login
viii
2. Pengujian Menu Utama
Hasil yang
diharapkan
Menu Utama Memilih sub menu Masuk sub menu Berhasil
Tampil sub menu
Tabel 4.2 Pengujian Menu Utama
3. Pengujian form Surat Masuk

Hasil yang
diharapkan
Memilih form Masuk form Berhasil
Surat Masuk
Tampil form Surat
Input data
Masuk
Input data Data masuk
database
Edit data Memilih form Masuk form Berhasil
Surat Masuk
Tampil form Surat
Masuk
database
Delete data Memilih form Masuk form Berhasil
Surat Masuk
Tampil form Surat
Masuk
Input data Data terhapus di
database
Cari data Memilih form Masuk form Berhasil
Surat Masuk
Tampil form Surat
Masuk
Input data Data tampil
Tabel 4.3 Pengujian form Surat Masuk
4. Pengujian form Surat Keluar

Hasil yang
diharapkan
Input data Memilih form Masuk form Berhasil
Surat Keluar
Tampil form Surat
Keluar
viii
database
Surat Keluar
Tampil form Surat
Keluar
database
Surat Keluar
Tampil form Surat
Keluar
database
Cari data Memilih form Masuk form Berhasil
Surat Keluar
Tampil form Surat
Keluar
Input data Data tampil
Tabel 4.4 Pengujian form Surat Keluar
5. Pengujian form Disposisi

Hasil yang
diharapkan
Disposisi
Tampil form
Input data
Disposisi
database
Disposisi
Tampil form
Disposisi
database
Disposisi
Tampil form
Disposisi
database
Tabel 4.5 Pengujian form Disposisi
viii
6. Pengujian form Pengguna
Hasil yang
diharapkan
Pengguna
Tampil form
Input data
Pengguna
database
Pengguna
Tampil form
Pengguna
database
Pengguna
Tampil form
Pengguna
database
Tabel 4.6 Pengujian Pengguna
7. Logout
Hasil yang
diharapkan
Pilih button Logout Kembali ke form Belum sempurna
Login Login
Tabel 4.7 Pengujian proses Logout
viii
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari analisis, observasi dan perancangan yang telah
dilakukan mengenai Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos
Indonesia ) dapat dicapai beberapa tujuan sebagai berikut :
1. Aplikasi membantu pengguna secara terkomputerisasi
2. Pendataan arsip surat menjadi lebih rapih.
5.2 Saran
Saran yang diharapkan dari hasil analisis, observasi dan perancangan yang
telah dicapai maupun untuk proses pengembangan mengenai Aplikasi Arsip Surat
Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) di masa yang akan datang dapat
ditarik simpulkan sebagai berikut :
1. Melakukan penambahan fasilitas fasilitas pada aplikasi.
viii
DAFTAR PUSTAKA
[1] Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perancangan dan Pengembangan Sistem

Informasi. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2002.
[2] Gordon B. Darvis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT
Pustaka Binamas Pressindo. Jakarta, Indonesia: Bumi Aksara, 1991.
[3] H. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta, Indonesia: Bumi Aksara, 2003.
[4] Harijono Djojodihardjo, Pengantar Sistem Komputer. Bandung, Indonesia:
Erlangga, 1984.
[5] Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2005.
[6] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2005.
viii

Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Studi Kasus PT Pos Indonesia Cabang Bandung Cihapit

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Studi Kasus PT Pos Indonesia Cabang Bandung Cihapit

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB

( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktek Kerja Lapangan

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB

REJA ABDILLAH 1.12.3.109

Pembimbing Lapangan, Pembimbing,

Iwan Irwansyah Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom.

Iwan Setiawan, ST., MT

REJA ABDILLAH 1.12.3.109

Penguji I, Penguji II,

Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom. Azizah Zakiah, S.Kom.,MT

Azizah Zakiah, S.Kom.,MT

Kata Kunci : Arsip surat, PHP, MySQL.

Keywords : Mail archive, PHP, MySQL.

Bandung, 08 Mei 2015

Gambar 2.1 Siklus Informasi .... II-5

Tabel viii Daftar Simbol Flowmap viii-1

Kotak keputusan, untuk memutuskan arah atau

Use Case Diagram

1.2 Identifikasi Masalah

1.4 Ruang Lingkup

1.5 Sistematika Penulisan

2.3.1 Karakteristik Sistem

2.4.1 Siklus Informasi

2.4.2 Kualitas Informasi

XAMPP adalah perangkat software gratis yang mendukung banyak sistem

XAMPP ini adalah sebuah singkatan yang masing masing hurufnya

2.9 PT. Pos Indonesia

Moto : Terus bergerak maju

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan

3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun

3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang akan dibangun

Tabel 3.2 Flowmap proses Login

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

2. Flowmap tampil halaman utama ( Home )

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

3. Flowmap halaman web Pos Indonesia

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

4. Flowmap halaman web Dokumen

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

5. Flowmap halaman web Surat Masuk

User terdaftar Aplikasi Database Dokumen

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

5. Flowmap halaman web Disposisi

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

4. Flowmap halaman web Laporan

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

6. Flowmap halaman web Contact us

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

7. Flowmap halaman web Logout

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi

INPUT BUSINESS PROSES OUTPUT

Gambar 3.1 Proses Bisnis

3.2.2 Unified Modeling Language ( UML )

3.2.3 Use Case Diagram

Input data Input disposisi Input data Input data