CONFECCIN Y USO DE FICHAS BIBLIOGRFICAS

Durante el proceso del estudio, y en pocas oportunidades, deben emplearse tanto

las fichas bibliogrficas, que sirven para resear y utilizar las fuentes de estudio,
como las fichas conceptuales, que facilitan la toma de notas a cerca de conceptos
ajenos o propios.

CARACTERSTICAS DE LA FICHA BIBLIOGRFICA DE ESTUDIO

La ficha bibliogrfica es la ms conocida por ser de uso constante en las

bibliotecas, las hemerotecas y los archivos. Se trata de una cartulinilla rectangular
estandarizada de 12cm por 7cm, que sirven para identificar y organizar los
materiales de lectura.

Adems tiene como finalidad el registro de las observaciones generales que se

hagan una vez los materiales sean ledos.

Por estas razones podemos distribuir sus elementos estructuralmente en:

elementos identificatorios, elementos de ubicacin y elementos explicativos, los
cuales de desarrollan a continuacin.

1. Elementos identificatorios:
Nombre del autor (o autores)
Nombre del traductor (si lo hay)
Ttulo del libro, artculo, documento, etc.
Subttulo explicativo (si lo hay)
Referencias especiales (si son necesarias)
La ciudad en la que se elabor el material
La editorial que lo produjo
El ao de la edicin
El nmero de la edicin
El nmero total de pginas

2. Elementos de ubicacin: sitio donde se encuentra a disposicin:

biblioteca, archivo, etc., y cdigo con el cual puede localizarse.
 3. Elementos explicativos: observaciones personales acerca del contenido,
generalmente de carcter conceptual sobre algn tema y observaciones de
carcter formal (que son opcionales) y que pueden referirse a aspectos
como tamao, clase de encuadernacin, cartula, y an cosas ms
simples, como tipo de letra.

ste es, al mismo tiempo, el orden en que los elementos deben aparecer en la
ficha, el cual, aunque puede parecer arbitrario, y aun cuando todava no hay una
regulacin definitiva, se acepta como una norma, ya que adems facilita la cita de
los autores y libros. En esto ltimo se sigue el mismo orden estandarizado, con
algunas modificaciones segn el tipo de cita, ya que un mismo autor puede citarse
por primera vez o de manera consecutiva o alternada con otros autores.

La grfica 1 presenta la distribucin normal de una ficha bibliogrfica a parir de

una divisin del rea por dos lneas perpendicularmente entre s y que
proporcionan los espacios A, B, C y D, cada uno de los cuales est destinado para
unos cuantos elementos.

Grfica 1. Ficha bibliogrfica de estudio. Distribucin de espacios

AUTOR: CEPEDA ULLOA, Fernando

TTULO: La corrupcin administrativa en Colombia

Ubicacin
SUBTTULO: Diagnstico y recomendaciones
EDITORIAL: FEDESARROLLO
CIUDAD: Santaf de Bogot AO: 1994
Edicin: (1); No. de PG: 260
OBSERVACIONES:
Cdigo

Experimentalmente se ha comprobado que esta divisin de la tarjeta en cuatro

partes en s misma una tcnica eficaz, pues facilita mucho la elaboracin de la
ficha. Por eso, aunque no es usual, en este libro se recomienda como
complemento de gran ayuda. Esta divisin facilita la correcta distribucin del rea
y permite visualizar con rapidez cualquiera de los elementos particulares de la
ficha.

La seccin A, se destina al nombre del autor o de los autores y al nombre del

traductor. La seccin B, se destina en su orden al ttulo, al subttulo a las
referencias especiales, al nombre de la ciudad, al nombre de la editorial, al ao y
al nmero de edicin, al nmero de pginas, y a las observaciones que si son
extensas pueden ocupar adems todo el reverso de la tarjeta. La seccin C, se
destina a la ubicacin del libro o del material en cuestin, lo cual es muy
importante sobre todo cuando los materiales de lectura, libros, por ejemplo, no
pertenecen a quienes los consultan, sino que se hallan en bibliotecas, en las
cuales los estudiantes tienen que buscar la referencia correspondiente para que
sean facilitados. Esta bsqueda de la referencia es dispendiosa, y como es posible
que un mismo libro tenga que ser utilizado en varias ocasiones por un mismo
estudiante, se ahorrar tiempo si la referencia de ubicacin queda registrada en la
ficha bibliogrfica de estudio. Por ltimo, el espacio D se reserva en blanco para
alguna futura necesidad, por ejemplo, para establecer un nuevo sistema de
clasificacin.

A continuacin se establecen las principales diferencias estructurales entre la ficha

bibliogrfica comn, es decir, la de uso corriente en las bibliotecas, y la ficha
bibliogrfica de estudio.

En primer lugar, la ficha bibliogrfica de estudio es de uso personal para cada

estudiante en tanto que la ficha comn es para servicio pblico. Aqulla ha sido
elaborada por un alumno, como parte de su trabajo, y queda a su disposicin en
un fichero tambin particular para aprovecharla cuantas veces quiera.

En segundo lugar, la ficha bibliogrfica de estudio se encabeza nicamente por el

autor y, por tanto, no habr ms que una ficha para cada libro. En cambio, en las
bibliotecas pblicas habr tantas fichas para un mismo libro como caractersticas
identificatorias posea. De esta manera un mismo libro o documento tendr fichas
encabezadas por autor, por traductor, por ttulo, por subttulo y a veces por
captulos o temas, ya que lo que interesa es que cualquier persona pueda hacer el
hallazgo en el fichero aunque no se acuerde sino de uno de esos detalles. La ficha
bibliogrfica de estudio se encabeza slo por autor por varias razones tcnicas:
para no confundir libros y temas con autores, ya que en lo personal, la ficha nica
por cada material de lectura permite una mxima organizacin. Pero
principalmente porque el autor es el ms importante elemento de identificacin
para el estudiante y el intelectual en general. En efecto, las citas que estas
personas hacen, por escrito o habladas, siempre han de comenzar por el autor y
no por otro elemento.

Una ltima diferencia radica en que la ficha bibliogrfica de estudio tiene algunos
elementos ms que la ficha comn, como las observaciones, que pueden
escribirse una vez ledo el material y constituyen una referencia interpretativa para
el futuro.

EL USO DE LA FICHA BIBLIOGRFICA

La misin de la ficha bibliogrfica es identificar y ubicar los materiales de lectura

como libros, documentos, artculos de revista, folios de archivo, etc. En el proceso
de documentacin en el estudio, a diferencia de lo que sucede en las bibliotecas,
es preciso que para cada material particular de estudio haya una y slo una ficha
de bibliogrfica encabezada siempre por el autor o los autores respectivos.

En consecuencia, segn la diversidad de materiales han de resultar varias

modalidades de empleo, cada una con pequeas alternativas diferenciales.

Modalidades de la ficha bibliogrfica

Si se tipifican estos diversos materiales, y se sigue la misma pauta de

construccin, encontramos cinco modalidades diferenciadas para la confeccin de
la ficha bibliogrfica. A continuacin se explica cada una.

a) La ficha bibliogrfica comn: es la ms utilizada y sirve para identificar

cualquier clase de libro de estudio, en especial libros de texto o libros
 complementarios. Se trata de hacer la resea bibliogrfica simple, sin
explicaciones extras, que por lo general no son necesarias.
Por esta razn, en un libro supuesto, queda en blanco el rengln destinado
para estas explicaciones. Este rengln se denomina referencias especiales
y se utilizar a su debido tiempo en otros ejemplos. Tambin queda en
blanco el rengln destinado al subttulo, porque el libro supuesto no
presenta ninguno

b) La ficha bibliogrfica de referencia. A veces es necesario hacer

referencia a un autor citado en algn libro que estamos leyendo.
Esto se presenta cuando, por razn de un tema importante, el autor cita una
fuente bibliogrfica, es decir, otro autor, que sirve para justificar o ampliar
otra explicacin pertinente.
Supongamos que estamos leyendo el libro titulado Mtodos y tcnicas de
estudio en la Universidad, cuyo autor es F. Hernndez D., quien al hablar
de las tcnicas y mtodos de estudio cita a Harry Maddox en su obra Cmo
estudiar. Supongamos tambin que nos interesa el tema y por tanto es
importante la referencia para tener en nuestro fichero bibliogrfico un dato
ms de informacin.
Esta ficha bibliogrfica de referencia es nuestra grfica 2.

Grfica 2. Ficha bibliogrfica. De referencia

AUTOR: MADDOX, Harry.
TRADUCTOR:

Ubicacin TTULO: Cmo estudiar

REFERENCIA: Citado por F. Hernndez D.
En mtodos y tcnicas en la universidad, McGraw-Hill
Santaf de Bogot D.C., 1988, p.70.
EDITORIAL: TAU S.A.
Cdigo
CIUDAD: Barcelona; AO:1979
OBSERVACIONES
Obsrvese que la ficha se hace para la referencia (F. L. Whitney), con los detalles
necesarios, y en el espacio destinado a las referencias especiales se escribe lo
relativo a la citacin hecha por Jacob Prez Escobar. De esta manera se
transcriben a la ficha los datos proporcionados por este ltimo autor.

En cuanto a los datos de ubicacin y cdigo, en estos casos el estudiante puede

buscarlos en una biblioteca, en este caso, explorando el fichero de autores para
tomarlos y colocarlos en su propia ficha bibliogrfica de estudio.

c) La ficha bibliogrfica para artculos de revista. Esta modalidad tambin

tiene algunas especificaciones (vase la grfica 3).
El autor desde luego es la persona que escribi el artculo y el ttulo
corresponde tambin al artculo y en ningn caso al nombre de la revista.
En el espacio reservado para las referencias especiales van los elementos
identificatorios del artculo, como nombre la revista, nmero, volumen,
pginas. Los dems elementos (ciudad, editorial, ao y otros posibles)
encuentran ubicacin en los respectivos sitios de la ficha.

d) La ficha bibliogrfica para artculos de enciclopedia. Similar a la anterior

en todos sus detalles, nos remitimos al ejemplo que se expresa en la
grfica 4. Sin embargo, en algunos casos, estos artculos de enciclopedia
han sido ejecutados por un equipo de trabajo y entonces no aparece un
autor responsable. Cundo esto se presenta, el espacio para autor puede
quedar en blanco o colocarse all el nombre de los editores, que desde
luego asumen la responsabilidad de todos los artculos.
e) La ficha bibliogrfica para artculos de peridicos. Este tipo de ficha es
similar a las dos anteriores, y por esto, basta presentar (en la grfica 5) un
ejemplo tomado del peridico El Espectador, de la ciudad de Bogot, en su
edicin del da domingo 21 de mayo de 1972.
Grfica 3. Ficha bibliogrfica. Para artculos de revista
AUTOR: BERMEJO, Demetrio.
TRADUCTOR:
TTULO: Mit Media Lab. El laboratorio de los sueos
Ubicacin
electrnicos
REFERENCIA: En revista: Muy interesante, 1995, Ao 10, No.
118. p. 40
EDITORIAL: Cinco Cultura S.A.
CIUDAD: Santaf de Bogot D.C.
Cdigo
OBSERVACIONES:

Grfica 4. Ficha bibliogrfica. Para artculos de enciclopedia

AUTOR: (Sin autor especfico)

TRADUCTOR:
TTULO: Objetivo y mtodo de la sociologa
Ubicacin
REFERENCIA: En: Enciclopedia autodidctica Quillet. Tomo l,
pp. 506-508.
EDITORIAL; A. Quillet, Buenos Aires,
Cdigo AO: 1973; EDICIN: (2.)
OBSERVACIONES
 Grfica 5. Ficha bibliogrfica. Para artculo de peridico

AUTOR: LOPERA R., Luis Alberto

TRADUCTOR:
TTULO: Nubarrones sobre el empleo
Ubicacin
REFERENCIA: Peridico EL TIEMPO, Santaf de Bogot
D.C., Seccin economa. Domingo 21 mayo de 1995, pag. 6-C
EDITORIAL: El Tiempo, Santaf de Bogot D.C.
Cdigo
OBSERVACIONES:

Ntese que en este caso tambin, el ttulo que se coloca en la ficha corresponde a
la identidad del artculo periodstico; y en las referencias especiales se consignan
los elementos que sirven para identificar el peridico, que a la vez ubican con
detalle el artculo.

Construccin de la ficha bibliogrfica

Las cinco modalidades principales que toma la ficha bibliogrfica expresan en gran
parte el proceso de construccin. Sin embargo, es bueno revisarlo para establecer
con alguna claridad las condiciones tcnicas que deben respaldarlo.

Una vez localizado un trabajo de material escrito, se procede a rellenar la

respectiva tarjeta o ficha bibliogrfica as:

a) Se busca el autor del material en cuestin y se escribe en el espacio

correspondiente de la fila el apellido (o los apellidos) y luego los nombres.
Entre apellidos y nombres debe colocarse una coma (,) y al final de los
nombres un punto (.). El orden de estos elementos y la puntuacin
establecida permiten distinguir siempre entre apellidos y nombre, aun en los
casos de nombres muy raros, o en otros idiomas, o en los casaos en que
una misma palabra en nuestro idioma (por ejemplo, Alonso), pueda ser
unas veces un nombres y otras un apellido.
De representarse una obra con dos o ms autores, todos se escribirn, uno
a continuacin de otros en el mismo orden establecido (apellidos, nombres).
 Si son varios, puede optarse por escribir los apellidos seguidos solamente
de las iniciales del nombre o de los nombres.

b) En cuanto al traductor, slo se consigna en la ficha si existe en la obra que

se resea. De lo contrario el espacio respectivo queda en blanco. En el
caso de tener que transcribirlo, la norma es (lo contrario que para el autor)
escribir primero los nombres y luego los apellidos sin que medie ningn
signo de puntuacin.
c) Luego se transcribe el ttulo en el espacio asignado en la ficha. La norma
aqu es que resalte entre el conjunto de elementos, y para tal efecto se
acostumbra subrayarlo (lo ms usual), o escribirlo con letras maysculas.
d) El subttulo es otro elemento que se colocar en la ficha slo si en la obra
motivo de la resea bibliogrfica, por cuanto es un elemento explicativo de
gran importancia.
e) El espacio para las referencias especiales, es el que ms variabilidad
presenta de acuerdo con las diferentes modalidades de la ficha
bibliogrfica. Como estas modalidades ya se explicaron, slo
recomendamos revisar las grficas correspondientes. La variacin de una
modalidad a otra se halla, principalmente en este aspecto.
f) Los dems datos de identificacin son obvios; la ciudad, o el lugar en el
cual se edit la obra; la editorial, para la empresa que lo produjo; el ao,
para determinar cundo se hizo la edicin; y el nmero de pginas, o sea,
el total de pginas numeradas de la obra, dato por dems opcional y no
muy significativo.
g) Los elementos de ubicacin se establecen identificando la biblioteca, el
archivo, etc., al que pertenezca la obra, y transcribiendo el cdigo que la
identifica. Si el libro es nuestro, puede escribirse aqu: biblioteca personal.
En todo caso lo que se pretende con esto es poder reencontrar el libro con
rapidez cada vez que se necesite. }

Llenando los espacios hasta aqu, queda completa una ficha bibliogrfica. Sin
embargo, faltan todava las observaciones, que sern motivo de un juicio o
interpretacin acerca del contenido de la obra, y por tanto no podrn escribirse en
la ficha sino en un momento posterior a la lectura.

Si las observaciones son demasiado extensas, puede utilizarse tambin el reverso

de la tarjeta.

Cmo deben hacerse las fichas bibliogrficas

Tcnicamente hay un momento adecuado para elaborar una ficha bibliogrfica. Es
el momento en el cual se localiza una obra (o cualquier tipo de material escrito)
para nuestro trabajo.

De esta manera, la ficha quedar terminada antes que comenzar la lectura del
respectivo material, detalle muy importante, ya que de ante mano tenemos una
visin general, por lo menos de carcter externo y formal, acerca de lo que vamos
a leer.

Clasificacin de las fichas bibliogrficas

A medida que van producindose las fichas bibliogrficas se organizan en un

recipiente especial o fichero bibliogrfico.

Esto quiere decir que el sistema de clasificacin por emplearse es el alfabtico,

que es ms cmodo y funcional en este caso, por cuanto hay que ordenar son
apellidos de autores.

UTILIDAD Y VENTAJAS D EESTA TCNICA DE ESTUDIO

Un fichero bibliogrfico actualizado presta servicios de importancia tanto al

estudiante como al profesional.

Por una parte, contribuye a la organizacin mental de los autores que han de
emplearse en el estudio y en la investigacin.

Por otra parte, en los trabajos de temas especficos (que a menudo hay que
realizar para varias asignaturas) se tienen en cuenta esas fichas bibliogrficas
para elaborar citas de autor y notas de pie de pgina; y para llevar a cabo la
bibliografa que se coloca (como una lista alfabtica de autores) al final del trabajo.