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Autores:
Directora:
FACULTAD DE INGENIERIA
BOGOTA D.C.,
DICIEMBRE 1 DE 2008
1
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERIA
Decano del Medio Universitario Facultad de Ingeniera: Padre Sergio Bernal Restrepo S.J.
2
Nota de Aceptacin
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Jurado
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Jurado
Diciembre de 2008
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Artculo 23 de la Resolucin No. 1 de Junio de 1946
La Universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyectos de grado.
Slo velar porque no se publique nada contrario al dogma y la moral catlica y porque no contengan ataques
o polmicas puramente personales. Antes bien, que se vean en ellos el anhelo de buscar la verdad y la
Justicia
4
Dedicatoria
Dedico este trabajo de grado a Dios por estar siempre en el camino de mi vida, a mis amados
padres Alfonso Pea y Maria Elena Melo, quienes me dieron la vida fruto de su eterno y verdadero
amor, y quienes con sus enseanzas y ejemplo me han hecho la mujer que soy hoy. A mi esposo
Csar Parra quien con todo su amor de toda la vida, dedicacin, paciencia, respeto y ejemplo me
ha hecho la mujer ms feliz del universo (Te Amo Bebito!) y agradezco a Dios por permitirme estar
a su lado. A mis hermosas hermanas Mnica Jeannette y Angela Liliana, excelentes mujeres,
admirables y adorables que me han dado todo su amor, ejemplo y enseanzas. A Erika Tatiana y
Sergio Esteban mis adorables sobrinos que van empezando ese largo camino de los estudios y que
espero que salgan adelante y que sean los mejores siempre. A Jos Alfredo y Ral quienes estn
con nosotros en este camino y a quienes quiero mucho. A mi Jaky Rozo, mi amiguita de toda la
vida, quien ha estado conmigo en todo momento desde preescolar (Te Quiero Mucho Amiguita!). A
todos mis amigos en el mundo entero quienes me han acompaado desde lejos o cerca, los adoro!
Y por supuesto no poda faltar, mi adorado Kame quien con sus narices fras me hace sper feliz
hasta que Dios me lo permita.
Con Amor
. Paola Constanza Pea Melo.
A ti mami por tu paciencia, apoyo, entendimiento y fuerzas para seguir adelante (no se cmo
pero nunca te cansas!!! ERES LA MEJOR), a ti Pa por tu esfuerzo y sacrificio continuo, eres y
siempre sers un ejemplo de dedicacin y trabajo. A Patikas por tu alegra, apoyo, cario,
paciencia y ternura, a mi Bebe por tu amor, apoyo, crticas incondicionales y fundamentales!!!
(Eres un ejemplo a seguir, como ser humano y profesional!!!TE AMO), a mis Belitos por su cario,
confianza y buenos deseos, a Martucha, Clarita, Li, Juanis, Juliancho, Andreita, Alvarito,
Germancho, Tere, Dani, Gogui, Tio Juan y toda la familia por su cario y apoyo. A Rafa por su
apoyo, amistad y conocimientos, Luis Carlos, Miguel, Mara Mercedes, Mnica, Luz Marina por
ser un equipo de trabajo espectacular y siempre apoyar este proceso. Finalmente a la vida misma y
que cada paso final sea el comienzo de un nuevo camino para alguien y algo ms. Para todos
aquellos que nombre y los que me falto nombrarMUCHAS GRACIAS!!!
5
Agradecimientos
Queremos agradecer a los profesores Mnica Cepero, Rafael Barros, Mara Mercedes, Corral Luis
Carlos Daz, Miguel Torres, Carlos Rey y a todos los profesores que nos acompaaron durante
toda la carrera. Un especial agradecimiento a Rodrigo Garca Sopo por su participacin en el
proyecto y continuo apoyo.
6
TABLA DE CONTENIDO
LISTADO DE FIGURAS............................................................................................................... 9
LISTADO DE TABLAS .............................................................................................................. 10
Abstract (Espaol) ....................................................................................................................... 11
Resumen Ejecutivo del Trabajo .................................................................................................... 12
1. INTRODUCCIN ............................................................................................................... 14
2 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 16
2.1 Objetivo General ................................................................................................................ 16
2.2 Objetivo Especficos .......................................................................................................... 16
3 ALCANCE Y LIMITACIONES ............................................................................................... 16
3.1 Gerencia de Proyectos ........................................................................................................ 16
3.2 Business Process Management ........................................................................................... 16
3.3 Gestin del Cambio ............................................................................................................ 16
3.4 Caso de Estudio: Applica de Colombia ............................................................................... 17
4 DIAGNSTICO - CASO DE ESTUDIO APPLICA DE COLOMBIA. ..................................... 17
4.1 Contexto ............................................................................................................................ 17
4.2 Estrategia ........................................................................................................................... 17
4.2.1 Misin ........................................................................................................................ 17
4.2.2 Visin ......................................................................................................................... 17
4.2.3 Valores Applica De Colombia ..................................................................................... 17
4.2.4 Objetivos Estratgicos ................................................................................................. 18
4.3 Segmentacin del Mercado................................................................................................. 18
4.4 Productos ........................................................................................................................... 18
4.5 Anlisis de las Cinco Fuerzas ............................................................................................. 19
4.5.1 Sustitutos .................................................................................................................... 19
4.5.2 Clientes Estratgicos Compradores ........................................................................... 20
4.5.3 Proveedores ................................................................................................................ 20
4.5.4 Competencia Potencial ................................................................................................ 20
4.6 Organigrama ...................................................................................................................... 21
4.7 Cadena de Valor Applica de Colombia ............................................................................... 21
4.8 Applica Inc. En Amrica Latina ......................................................................................... 22
4.9 El Proyecto De Regionalizacin En Applica De Colombia.................................................. 22
4.10 Los Costos Y Las Ventas.................................................................................................. 23
4.11 La Situacin Actual En Applica De Colombia .................................................................. 25
4.11.1 Manejo Del Liderazgo En La Empresa ...................................................................... 25
4.11.2 La Nomina ................................................................................................................ 26
4.11.3 Procesos Actuales ..................................................................................................... 28
4.11.4 Capacitacin Recibida ............................................................................................... 29
4.11.5 Hechos Para Destacar ................................................................................................ 29
4.12 Problemtica A Mejorar ................................................................................................... 31
4.13 Habilidades Del Gerente Del Proyecto.............................................................................. 31
4.14 Direccin De Proyectos Situacin Inicial ....................................................................... 32
5 MARCO TERICO: GERENCIA DE PROYECTOS ............................................................... 36
5.1 Introduccin ....................................................................................................................... 36
7
5.2 El Project Management Institute (PMI) y el Project Management Body Of Knowledge
(PMBOK) ................................................................................................................................ 37
5.3 Grupo de Procesos de Iniciacin ......................................................................................... 39
5.4 Grupo de Procesos de Planificacin .................................................................................... 40
5.5 Grupo de Procesos de Ejecucin ......................................................................................... 40
5.6 Grupo de Procesos de Seguimiento y Control ..................................................................... 41
5.7 Grupo de Procesos de Cierre .............................................................................................. 41
6 MARCO TERICO: BPM (Business Process Management) ..................................................... 42
6.1 Introduccin ....................................................................................................................... 42
6.2 Beneficios .......................................................................................................................... 42
6.3 BPMN (Business Process Modeling Notation) .................................................................... 43
6.4 Herramientas ...................................................................................................................... 43
7 MARCO TERICO: GESTIN DE CAMBIOS ....................................................................... 43
7.1 Introduccin ....................................................................................................................... 43
7.2 Los Ocho Pasos del Cambio .............................................................................................. 45
7.2.1 Paso 1. Crear Sentido de Urgencia ............................................................................... 45
7.2.2 Paso 2. Organizar el Equipo Gua ................................................................................ 46
7.2.3 Paso 3. Desarrollar el cambio de la visin y estrategia ................................................. 46
7.2.4 Paso 4. Comunicarse para Obtener Comprensin y Aceptacin.................................... 46
7.2.5 Paso 5. Facultar a Otros para Actuar ............................................................................ 47
7.2.6 Paso 6. Producir xitos a corto plazo ........................................................................... 47
7.2.7 Paso 7. No ceder ante adversidades ............................................................................. 47
7.2.8 Paso 8. Crear una cultura nueva ................................................................................... 47
8 METODOLOGAS APLICADAS PARA LA EMPRESA APPLICA DE COLOMBIA. ............ 48
8.1 Gerencia de Proyectos ........................................................................................................ 48
8.1.1 Herramientas ............................................................................................................... 48
8.1.2 Clasificacin de Proyectos........................................................................................... 58
8.1.3 Caso de Estudio: Proyecto Regionalizacin del Outsourcing de Nmina.................. 59
8.2 Business Process Management ........................................................................................... 70
8.2.1 Modelado de Procesos ................................................................................................. 70
8.2.2 Recomendaciones........................................................................................................ 82
8.3 Metodologa de Adopcin: Gestin de Cambio ................................................................... 83
8.3.1 Paso 1. Crear Sentido de Urgencia ............................................................................... 83
8.3.2 Paso 2. Organizar el Equipo Gua ................................................................................ 83
8.3.3 Paso 3. Desarrollar el cambio de la visin y estrategia ................................................. 84
8.3.4 Paso 4. Comunicarse para Obtener Comprensin y Aceptacin.................................... 84
8.3.5 Paso 5. Facultar a Otros para Actuar ............................................................................ 85
8.3.6 Paso 6. Producir xitos a corto plazo ........................................................................... 85
8.3.7 Paso 7. No ceder ante adversidades ............................................................................. 86
8.3.8 Paso 8. Crear Una Cultura Nueva ................................................................................ 86
9 CONCLUSIONES .................................................................................................................... 86
10 ANEXOS ................................................................................................................................ 87
8
LISTADO DE FIGURAS
9
LISTADO DE TABLAS
10
Abstract (Espaol)
Abstract (Ingls)
This project represents the investigation and the consequent results process realized in the academic
context of the system engineer career of the Pontificia Universidad Javeriana. Oriented to the
knowledge area and theme of information systems, it has been developed and presented a
methodology for project management, based on the main and more recognized theories and
practices in the actual times, adapting and bearing in mind the Colombian context and, specifically,
the situation of the multinational company Applica Incorporated. The statements established were
made based on the modeling of process according to the standards in the process management
theory.
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Resumen Ejecutivo del Trabajo
Para analizar esta situacin en un contexto real, se realiz un proceso investigativo en la empresa
Applica de Colombia. Esta empresa fue seleccionada para el desarrollo de este trabajo de grado
debido a la facilidad de acceso a la empresa, por el conocimiento que tienen algunos familiares
cercanos los cuales permitieron que se conociera la situacin actual de la misma, adems de
presentar un escenario ptimo para la aplicacin de los conocimientos adquiridos. Applica de
Colombia es una empresa multinacional especializada en la venta de electrodomsticos alrededor
del mundo y cuenta con nueve aos de experiencia en el pas. Por su calidad y valiosas labores, las
oficinas colombianas se hicieron merecedoras de administrar algunos procesos de sector financiero
del continente americano, incluyendo pases como Costa Rica, Guatemala, El Salvador, Venezuela,
Per, Chile y Argentina.
Applica de Colombia se enfrent al reto de unificar los procesos de nmina de siete pases
latinoamericanos, y por este motivo tiene la necesidad de mejorar la forma en que realizan sus
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labores para tener procesos ms organizados y claros. Con base a esta necesidad, se pretendi
proponer una estrategia metodolgica para el desarrollo de la metodologa de gerencia de proyectos
para la empresa Applica de Colombia. Buscando cumplir tal meta, se establecieron objetivos ms
especficos, los cuales son:
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1. INTRODUCCIN
La primera fase, fase de identificacin, se realiza la recoleccin de datos sobre el contexto del problema,
esto implica realizar actividades que permitan extraer informacin para conocer y entender el estado del
contexto del proyecto. Para tal fin, se disponen de variados instrumentos de recoleccin de datos
cuantitativos como son los Cuestionarios, entendidos como un conjunto de preguntas respecto de una o
ms variables a medir. Para el contexto del proyecto, especficamente, se utilizan ms preguntas abiertas,
ya que se desea obtener informacin de manera amplia y sin restricciones.
Durante la segunda fase, fase de anlisis, se realiza un anlisis de contenido. En este proceso las
caractersticas relevantes del contenido de la informacin obtenida se transforman a unidades que
permitan su descripcin y anlisis precisos. [1]
La tercera fase, la fase de exploracin, se desarrolla el marco terico y fundamento de conceptual de las
temticas a tratar. En sta se hace referencia al siguiente conjunto de actividades:
Revisin de la literatura: Consiste en detectar, consultar y obtener la bibliografa y otros materiales que
sean tiles para los propsitos del estudio, de donde se tiene que extraer y recopilar la informacin
relevante y necesaria que atae a nuestro problema de investigacin. Esta revisin debe ser selectiva,
puesto que cada ao en diversas partes del mundo se publican miles de artculos en revistas, peridicos,
libros y otras clases de materias en las distintas reas del conocimiento [1]
Deteccin de la literatura: Existen varios tipos bsicos de fuente de informacin para llevar a cabo la
revisin de la literatura, entre los cuales se encuentran las Fuentes Primarias (directas): Constituyen el
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objeto de la investigacin bibliogrfica o revisin de la literatura y proporcionan datos de primera mano,
pues se trata de documentos que contienen los resultados de estudios correspondientes. Algunos ejemplos
son: Libros, antologas, artculos de publicaciones peridicas, monografas, tesis, disertaciones,
testimonios de expertos. [1] Por otra parte, las Fuentes Secundarias son listas, compilaciones y resmenes
de referencias o fuentes primarias publicadas en un rea de conocimiento particular. Es decir, reprocesan
informacin de primera mano. [1]
Obtencin de la literatura: Una vez identificadas las fuentes primarias pertinentes, es necesario
localizarlas en las bibliotecas fsicas y electrnicas, filmotecas, hemerotecas, videotecas y otros lugares
donde se encuentren (incluidos sitios de Internet). [1]
Consulta de la literatura: Seleccionar las que sern de utilidad para nuestro marco terico especfico y
desechar las que no nos sirvan, aquellas que no se consideren tiles podra ser resultado del contexto de
estudio del tema o punto de vista desarrollado. [1]
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2 OBJETIVOS
Con el presente documento se pretende exponer los procesos desarrollados y resultados objetivos para dar
cumplimiento a los objetivos planteados en el proyecto Metodologas de Gerencia de Proyectos. Caso de
estudio: Applica de Colombia. Estos objetivos son:
Para cada uno de ellos se presenta su descripcin, intencin, desarrollo y resultado obtenido.
3 ALCANCE Y LIMITACIONES
4.1 Contexto
Applica de Colombia es una empresa multinacional, cuya casa matriz est ubicada en los Estados Unidos.
4.2 Estrategia
En el proceso de levantamiento de informacin se obtuvo la informacin que se presenta a continuacin:
4.2.1 Misin
La misin de Applica de Colombia es Ser una compaa global, reconocida por la alta calidad de sus
productos para el hogar en mltiples marcas, categoras y segmentos de precio, ofreciendo a los
consumidores un valor de marca excepcional.
4.2.2 Visin
La misin de Applica de Colombia es Applica ser una compaa de $4,000 millones de dlares en el
ao 2011. Nosotros seremos la empresa global que ofrezca productos innovadores y de alta calidad.
Ofreceremos marcas reconocidas para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y consumidores.
17
Figura 2. Valores Applica de Colombia
Ser reconocidos como los lderes en innovacin a travs de nuestros productos, procesos y la manera en la que
trabajamos.
Sobrepasar las expectativas del consumidor, tanto en la calidad de nuestros productos como en la manera como nos
manejamos como empresa.
Ser el proveedor principal de nuestros clientes.
Convertirnos en una red de operaciones gil, flexible y eficiente.
Ser el empleador preferido de nuestra industria.
4.4 Productos
Applica de Colombia distribuye productos del hogar de la ms alta calidad. Sus mltiples marcas,
categoras y segmentos de precio hacen que la organizacin sea reconocida como una de las mejores
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empresas. Las marcas que distribuye son: Black & Decker, Windmere, Breville, Juiceman, Toastmaster,
George Foreman, Belson, Melita. Los productos principales que maneja Applica son:
Horno
Abrelatas Batidora Exprimidor Procesador
Cuchillo Elctrico
Hervidor Licuadora Vaporera
Aspiradora
A causa de esto algunos productos se tendran que sacar del mercado, pues el riesgo que se corre frente al
mercado es que han salido marcas no reconocidas a precios bajos y calidad muy baja, ms conocidos
como productos genricos.
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4.5.2 Clientes Estratgicos Compradores
Los principales clientes compradores son cadenas, grandes superficies, hipermercados y mayoristas, entre
ellos encontramos los siguientes:
4.5.3 Proveedores
Los proveedores de Applica se encuentran ubicados en China, entre los principales se encuentran:
Blue Ocean Industrial Co Ltd Cab Plastics Ltd.
Applica Asia Limited Chung Mei Industries Ltd
50HZ Electric Ltda Jack Pot Manufacturer Corp
Shenzhen Durable Manufacturing Ying Fat Electrical Products
Zhenjiang Cuori Electrical
Tabla 5. Proveedores Applica de Colombia
20
4.6 Organigrama
A continuacin se presenta la cadena de valor que posee Applica de Colombia en la que se pueden
observar los elementos bsicos generadores de valor.
21
4.8 Applica Inc. En Amrica Latina
Todos los pases se miran como regin [2] y cada uno de los pases aporta a la regin. Sin embargo, lo
que hay que destacar como hecho importante para el crecimiento de Applica Inc. son las ventas de
productos en cada uno de los pases, llegando a un total de US60 millones anuales entre todos.
Algunos pases son de gran importancia para el incremento de las ventas en la regin. Entre estos pases
se encuentran: Colombia, Guatemala, Costa Rica, Panam, Ecuador y Per
En Applica de Colombia se han realizado diferentes proyectos entre los cuales se presenta el de
Regionalizacin del Outsourcing de Nmina. Este proyecto se origin hace cuatro aos y en su
desarrollo ha tenido diferentes cambios.
Antecedentes:
Todo inici cuando hacia el ao 2005, la casa matriz de Applica en Estados Unidos decidi hacer un
cambio significativo en la base tecnolgica de su sistema financiero. Este cambio fue la estandarizacin
de procesos que permiti la centralizacin en una sola base de datos para la casa matriz y sus subsidiarias
que incluyera todo lo relacionado con el sistema financiero y la informacin de la nmina de cada uno de
los empleados pertenecientes a Applica Inc. Como todo cambio en una organizacin se tuvieron que tener
en cuenta los costos de implementacin del proyecto los cuales estaban alrededor de 12 millones de
dlares.
Por este motivo, los vicepresidentes de la regin, quienes lideraron el proyecto, decidieron inicialmente
mantener una plataforma Web para acceder a la informacin financiera de cada pas adems de contar con
reportes y datos estadsticos sobre la regin.
En el momento en que se decidi hacer el cambio, se tuvo que pensar a cual de los pases pertenecientes a
la regin se le iba a radicar la responsabilidad del manejo del sistema financiero y la nmina. Para tomar
esta decisin se tuvieron en cuenta todos los hechos importantes que haban realizado cada uno de los
pases y su influencia en el mercado. Debido a la situacin crtica de Venezuela y a los buenos resultados
obtenidos por Colombia se decidi que Colombia manejara administrativamente Venezuela y luego la
casa matriz decidi que tambin manejara el proceso de nmina de toda la regin.
22
La decisin tomada hacia marzo de 2005, adems de establecer la infraestructura tecnolgica de la regin,
llev a diferentes cambios en los procesos de la organizacin adjudicando la responsabilidad
administrativa de Centro Amrica y el Caribe, compuesta por Costa Rica, Guatemala y el Salvador, que
anteriormente eran operados desde Miami, a la jurisdiccin de Colombia. Los procesos administrativos
que empez a manejar Colombia fueron: Las finanzas, la tesorera, la cartera, la logstica, la nmina, las
ventas desde Colombia, la toma de decisiones respecto al manejo de clientes, descuentos y negociaciones
comerciales de centro Amrica y el Caribe.
Para Colombia, la administracin de la nmina cuesta aproximadamente COP $2,5 millones mensuales.
Las ventas y costos de nmina de los pases de la regin son:
Ene 2007 /
Net Sales
Dic 2007 % Ventas
USD
Country
COLOMBIA 21,427 42.16%
GUATEMALA 5,771 11.36%
PUERTO RICO 3,844 7.56%
COSTA RICA 4,187 8.24%
KEY ACCOUNT 4,532 8.92%
Tabla 6. Ventas y Porcentaje de Ventas Applica,
ECUADOR 3,144 6.19%
PANAMA 2,403 4.73%
VENEZUELA 1,371 2.70%
EL SALVADOR 1,856 3.65%
PERU 1,113 2.19%
EXPORT 1,171 2.30%
23
Figura 6. Porcentaje de Ventas
24
4.11 La Situacin Actual En Applica De Colombia
El manejo del liderazgo en la empresa se ha llevado a cabo de buena manera para las labores que se
requieren para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Un ejemplo de ello es el proyecto de
Implementacin del Back Office de la Regin de Centro Amrica y el Caribe en Colombia, donde se
obtuvieron resultados exitosos, y se logr atender las regiones en la manera en que se haban planteado.
Para el proyecto de estandarizacin de nmina se tiene como gerente del proyecto a una persona con
buena capacidad de liderazgo, reconocida en la organizacin. Cabe anotar que fue l mismo fue quien
lider el proyecto anteriormente descrito.
En esta ocasin, con el proyecto de estandarizacin de nmina el problema fue que no se le dio el apoyo
necesario para estructurar de buena forma el equipo del proyecto, el cual es la base para todo el desarrollo
25
de un proyecto en cualquier empresa. Una de las razones por las cuales surgi este inconveniente fue el
temor a los cambios en el rea laboral, pues todos ya estaban acostumbrados a seguir el mismo proceso
deficiente relacionado con la nmina. No importaba tener que pasar por el mismo desorden para recibir
el pago, lo importante era que funcionara. Tambin influyeron mucho los costos de realizacin del
proyecto por cierto bastante elevados. As mismo, hay que destacar que en Applica de Colombia se le da
prioridad a las actividades que realicen apoyo a las ventas de los productos que ofrece la empresa.
4.11.2 La Nmina
- Applica enva novedades a Outsourcing : Este proceso consiste en el envo de informacin desde
Applica hacia el Outsourcing en donde se especifican los diferentes novedades que han ocurrido
en el mes, entre ellos estn: salario de cada empleado, empleados nuevos, aumentos de salario,
empleados retirados, entre otros.
- Outsourcing procesa y enva a Applica: El Outsourcing procesa la informacin recibida y la
enva a Applica para confirmar que la informacin recibida sea la correcta. All es donde se
especifica cuanto es el total de los pagos de nmina del mes.
- Applica transfiere dinero: En este proceso Applica le transfiere dinero al Outsourcing para el
pago de nmina de los empleados.
- Outsourcing paga: En este proceso se realiza el pago de nmina a cada uno de los empleados.
- Outsourcing toma firma del libro de remuneraciones: Proceso de registro de los pagos
realizados.
- Outsourcing archiva en carpetas de empleados: Cada empleado tiene a su nombre una carpeta en
donde se guarda el historial de nmina. El Outsourcing es el encargado de archivar el historial.
Aunque el proceso en su momento se llevara de esta
manera, siempre existan algunas complicaciones
como por ejemplo los reclamos sobre el servicio de
nmina donde en algunos casos un fallo en el
servicio implicaba un da entero de retraso en la
realizacin de los pagos de nmina.
26
Con la evaluacin realizada se pudo reconocer que el servicio prestado por la empresa TMF-Group
(Outsourcing de servicios de nmina) contratada para el manejo de nmina en Chile tena problemas en
su funcionamiento (Ver Figura 9). Por esto, surgi un sub proyecto asociado al proyecto de
regionalizacin del outsourcing de nmina, cambiar la compaa de nmina de Chile sin que esto
implicara retrasar o detener la regionalizacin de la nmina. Paralelo a esta situacin, la compaa de
TMF-Group firma de outsourcing mundialmente reconocida para la gestin de los procesos de nmina,
estaba adquiriendo empresas pequeas que prestaran servicios de nmina, contabilidad y auditora en
Latinoamrica, PricewaterhouseCoopers, Delloyd, KPMG y Ernst & Young entre otros, sin embargo, en
Latinoamrica solo adquirieron KPMG y Ernst & Young.
En el 2006 Ernst & Young y KPMG pasaron a ser parte de TMF Group. Tal situacin conllevo a que
TMF se convirtiera en una empresa estratgicamente importante para Applica de Colombia dado que
abri la posibilidad de estandarizar el servicio en los distintos pases con la misma compaa y al mismo
costo. En Chile, se plante la posibilidad de concatenar el cambio de empresa prestadora de servicios con
la nueva relacin generada con TMF Group. Para Applica de Colombia el servicio es fundamental en el
desarrollo de sus actividades, sin embargo, se encuentra restringido por el presupuesto y los factores
financieros. Lo anteriormente escrito se resume en el siguiente mapa mental:
27
4.11.3 Procesos Actuales
Durante el levantamiento de informacin se encontr lo siguiente:
28
4.11.4 Capacitacin Recibida
La capacitacin que necesitaban para dar inicio a este proyecto era formar un equipo de proyectos en
donde se pudieran asignar roles, actividades y responsabilidades a cada uno de los integrantes y en donde
se conociera detalladamente cada parte del proceso de regionalizacin de nmina y sus beneficios en la
realizacin del mismo. El gerente del proyecto fue el encargado de recopilar toda la informacin necesaria
para el desarrollo del mismo.
En el ao 2004, uno de los pases ms rentables era Venezuela, sin embargo, los cambios polticos que se
presentaron en los ltimos aos con la llegada de Hugo Chvez al poder, repercutieron de manera
econmica trayendo la cada de las ventas en un 200% debido al cierre de fronteras, alza de los precios e
importacin de productos.
29
AO DE INICIO HECHO HISTRICO
PAS EN QUE SE DESTACA? ESTADO ACTUAL
(En Applica) IMPORTANTE
No existe sociedad
PANAM Se atiende desde Chiwan.
legal
S est incluido en
EL SALVADOR Mayo/2006 Maneja un solo cliente. Ninguno
Applica
Sociedad Liquidada
ECUADOR Ninguno Se atiende desde Chiwan.
30
As mismo, es importante nombrar que tambin pertenecen a Applica Incorporated Puerto Rico
y la SBU (Strategic Business Unit) de Exportaciones, quien atiende a las islas que reciben los
productos que se ofrecen.
En un principio, se estandariz el proceso nmina de una forma muy bsica, a partir del
cumplimiento de fechas y utilizacin de un cronograma para toda Latinoamrica en cada uno de
los movimientos como envo de informacin de nmina, actualizacin de precios, cambios,
entre otros; especficamente se realizaban cortes especficos para cerrar los procesos de nmina
y administracin de recursos humanos.
Hacia finales del ao 2006 fue asignada a la oficina de Colombia la responsabilidad del cono
sur. El cono sur est compuesto por los pases de Per, Chile y Argentina. Este nuevo cambio
implic la realizacin del mismo proceso de estandarizacin pero a un nivel mayor dado que en
pases como Costa Rica, Guatemala y el Salvador la empresa contaba con dos o cuatro personas
para administrar las operaciones en todo el pas. Prcticamente, exista un total de 10 personas
para administrar la regin Centro Amrica y Caribe. Eran pocas personas para una regin tan
grande, mientras que en Chile, uno de los pases del cono sur, se contaba con 23 personas para
su administracin.
As mismo, Argentina era administrada por ocho personas y Per una sola persona debido a un
proceso de reestructuracin realizado algn tiempo atrs. Como se puede observar eran grupos
de personas que variaban mucho en su nmero de integrantes y esto implicaba mayor carga
laboral para algunos y menos para otros.
GRUPO DE
PLANTEAMIENTOS REALIZADOS PARA LOS PROCESOS
PROCESOS
Del Proyecto:
Antes de la definicin de los objetivos del
proyecto de regionalizacin del outsourcing de
nmina, se realiz un esquema en donde se
especifican los servicios a prestar en Applica de
Colombia. No existen registros y/o documentos
oficiales del proyecto, solamente se detallaron
cada uno de los servicios a prestar en Applica.
INICIO
Figura 15. Esquema de Servicios a prestar en Applica.
SERVICIO Calculo mensual de nmina. Libro de remuneraciones.
DE Envo de liquidacin de sueldos y toma de firmas.
NOMINA Comprobante contable de nmina.
32
- Carta a la inspeccin del trabajo.
Certificaciones laborales/varias.
Trmites de incapacidades.
Trmites de traslado entidades de salud, fondos de empleados, etc.
Atencin a consultas de empleados.
Expedicin de certificaciones legales mensuales/anuales.
Manejo de correspondencia entidades de seguridad social.
Trmites de pagos a entidades externas.
Trmites y control de vacaciones.
COSTOS:
Los costos se dividen en dos partes:
Parte fija:
- Payroll processing.
OTROS
- Servicios adicionales mensuales/repetitivos.
SERVICIOS
Parte variable:
- Otros servicios.
- Por evento ocurrido.
Debe haber un documento de solicitud de informacin y de aclaracin de
dudas/inquietudes por parte del Outsourcing .
Clausula de confidencialidad.
Compromiso por errores incurridos.
Estar actualizados al 100% con informacin legal.
Se definieron objetivos, los cuales fueron aprobados por el comit directivo tanto de Applica
en Colombia como en la casa matriz ubicada en los Estados Unidos.
PLANIFICACIN
33
Figura 17. Servicio de Nmina.
34
Esquema.
Plan de transicin de compaa
o No se especifican tiempos exactos debido a que se depende de otros
proyectos de la compaa como son:
Nuevo presupuesto.
Lanzamiento de nuevos productos.
o Se consideran prioritarias las actividades que realicen apoyo a ventas ya que
es la razn de ser de la empresa.
o Los tiempos estn definidos pero las fechas de ejecucin varan.
Externos: De tipo econmico:
- Negociacin de honorarios con cada compaa
-Perdida de beneficios por mala negociacin
Internos:
- Ordenes de cambio implicaran suspender el proyecto.
- Cambio de empresa del gerente del proyecto nico responsable
RIESGOS DEL
- Centralizacin de informacin y responsabilidades (El gerente del
PROYECTO
proyecto es el nico que sabe)
- Que no sea aprobado.
- Ms carga operativa.
- Continuidad de errores
No existe planes de contingencia sobre los proveedores de servicios
- Se manejan plizas de cumplimiento
No se ha definido claramente para la ejecucin del proyecto.
PLAN DE
Por ahora se realiza de manera informal.
COMUNICACIN Flujo de informacin continuo.
No se ha considerado el control de la calidad.
La idea es que todo se automatice, que funcione solo.
Calidad determinada por:
-Nivel de quejas de empleados
CONTROL DE
-Volumen de errores de las compaas
CALIDAD
Los procesos son bsicos y no se considera necesario establecer un
sistema de calidad por: Tiempo y costos
Los procesos se consideran bsicos
Abiertos a sugerencias mientras no genere carga operativa.
El proceso de ejecucin fue difcil debido a que no se contaba con un equipo de proyectos. La persona
encargada del proyecto (Gerente del Proyecto), era la que hacia prcticamente todo. Existieron
EJECUCIN bastantes errores que afectaron el desarrollo del proyecto de Regionalizacin del Outsourcing de
Nmina y no se cont con el apoyo necesario de miembros de la organizacin para que el proyecto
se desarrollara satisfactoriamente.
No se realizaron supervisiones estrictas debido a que el gerente del proyecto era el nico que estaba
SEGUIMIENTO
llevando a cabo la labor del desarrollo del proyecto de estandarizacin de nmina y por diferentes
Y CONTROL
factores no se ha podido continuar con el desarrollo del proyecto.
Hasta el momento del levantamiento de sta informacin no se haba finalizado el proyecto de
CIERRE
Regionalizacin del Outsourcing de Nmina.
Tabla 9. Planteamiento realizado para los procesos
Sin embargo, es importante detallar la forma correcta en que se deben aplicar los grupos de
procesos para el proyecto Regionalizacin del Outsourcing de Nmina.
35
5 MARCO TERICO: GERENCIA DE PROYECTOS
5.1 Introduccin
El desarrollo de proyectos se ha convertido en una actividad muy comn actualmente, ya sea en
un contexto acadmico o en una empresa, se presenta la necesidad de cumplir objetivos
especficos en un marco de tiempo definido y limitado por una cierta cantidad de recursos
econmicos y humanos.
En la fase de inicio se realiza la autorizacin formal del proyecto evaluando la relacin costo-
beneficio adems de la viabilidad del mismo. Dependiendo de estos resultados, el proyecto es
aprobado para continuar a la fase de planeacin. En la fase de planeacin se definen los aspectos
generales del proyecto, incluyendo las razones para desarrollarlo, limitaciones, roles del
personal involucrado, resultados esperados, lista de actividades, presupuesto, duracin estimada,
recursos necesarios, costos estimados, planeacin de calidad, planeacin organizacional,
personal necesario, planes de comunicacin, planeacin de riesgos, entre otros. En la fase de
ejecucin, se realizan las actividades propias del proyecto, aquellas que permitirn cumplir los
objetivos establecidos y responder a la necesidad inicialmente identificada.
La fase de control, est compuesta por aquellas actividades que garantizan el correcto desarrollo
del proyecto, la correcta utilizacin de recursos y reduccin de riesgos; las actividades de esta
37
fase estn presentes en cada parte del proyecto y acompaan el ciclo de vida del mismo de
principio a fin. La quinta y ltima fase, la fase de cierre donde termina el proyecto y las
actividades que lo componen, se revisan los resultados obtenidos y evalan los procesos
ejecutados.
El Grupo de Procesos de Planificacin establece los procesos a llevar a cabo para desarrollar el
proyecto utilizando el plan de gestin del proyecto; adems de especificar el alcance, costo y
actividades que se realizaran para cumplir con los objetivos del proyecto.
El Grupo de Procesos de Ejecucin hace referencia a los procesos utilizados para completar el
trabajo concretado en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del
40
proyecto. El equipo del proyecto determina cules son las actividades necesarias para la
necesidad que pretende abordar el proyecto especfico.
El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control hace referencia a las actividades realizadas para
analizar el desarrollo del proyecto de tal forma que se puedan identificar posibles problemas
oportunamente y ejecutar acciones correctivas, cuando sea necesario, para mantener bajo
control la ejecucin del proyecto
El Grupo de Procesos de Cierre incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente
todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto
terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado. Este Grupo de Procesos, una vez
41
completado, verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los Grupos de
Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, segn corresponda, y establece
formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto [8].
6.1 Introduccin
Business Process Management (BPM) en espaol conocido como Administracin de Procesos
de Negocios es el arte de la formalizacin de procesos, es formalmente definida como la
disciplina de modelado, automatizacin, gestin y optimizacin de los procesos empresariales
para incrementar la rentabilidad. [9]
6.2 Beneficios
42
partes en general, participar en el proceso de forma automatizada, directa y
eficiente.
- Consolidacin de la informacin derivada de la gestin de los procesos
o Esta informacin aporta una perspectiva de dnde est y de cmo se hacen las
labores en la compaa.
BPMN es un estndar de modelo de procesos de negocio y flujo de servicios web, el cual fue
creado por el Business Process Management Initiative (BPMI). El principal objetivo de BPMN
es proporcionar una notacin grfica estandarizada, sencilla, presentada en un formato de flujo
de trabajo (Workflow), el cual es fcilmente comprensible por todos los usuarios. Este estndar
sirve como un lenguaje comn de comunicacin entre el diseo de los procesos de negocio y su
implementacin.
6.4 Herramientas
A continuacin se presenta un listado con algunas de las varias herramientas BPMN que existen
en el mercado (Ver Tabla 9). En el Anexo 3 (Anexo 3 - Herramientas para modelado BPMN.doc), se
podr observar la informacin ms detallada de cada una de estas herramientas.
HERRAMIENTAS
Adobe LiveCycle Workflow MetaStorm BPMS
Auraportal BPM Microsoft K2.NET
BizAgi Process Modeler Oracle BPM
Bisil Enj Pega SmartBPM Suite
DynaFlow EZ-Process Plexux eFIRST Process
FileNet Business Process Manager Savvion BusinessManager 6.5
Fuego BPM -- Oracle SeeBeyond - ICAN Suite 5.0
Fujitsu Interstage BPM TIBCO BPM
Global 360 Enterprise BPM Suite Ultimus BPM Suite
HandySoft BizFlow Vitria: BusinessWare
Hyperion System 9 WebMethods BPM Solutions
IBM WebSphere Business Monitor
7.1 Introduccin
Cuando una compaa o empresa ejecuta sus procesos y actividades durante una cantidad de
tiempo, corta o larga, establece tal modo de operacin como la base de su funcionamiento y sus
procesos estndar. La apropiacin de las actividades implica la adicin de los modismos y
43
caractersticas culturales tanto del contexto organizacional y econmico como de las
caractersticas del personal ejecutante.
Con el paso del tiempo el contexto econmico y social de la compaa puede llegar a presentar
significativas variaciones, estas variaciones generan nuevos requerimientos operacionales y
plantean la obligacin de iniciar acciones de respuesta que permitan adaptarse de la manera ms
inmediata posible y responder a estos nuevos aspectos. Esta necesidad de cambio, pese a
considerarse estrictamente procedimental, es decir, que el cambio slo afectar las operaciones
o pasos de las actividades que se desarrollan, implica de manera subyacente modificaciones en
las formas de pensamiento y, posiblemente, en las habilidades tcnicas y/o humanas del
personal.
Los cambios, sean previstos o inadvertidos, pueden generar tres reacciones principales en las
personas, cada una de estas reacciones afecta directamente y puede llegar a determinar el
resultado del cambio a implementar.
Liderando el cambio presenta ocho pasos que se consideran necesarios para aplicar un cambio
de manera exitosa, ordenada y correcta. Cada uno de estos pasos aborda una caracterstica
especfica y compone un proceso continuo de orquestacin sobre los diferentes aspectos a
considerar en la implementacin del cambio. [11]
45
Posterior a obtener el respaldo de las posiciones de poder en la organizacin, se orienta a
generar el sentido de urgencia en las otras reas de la organizacin para evitar oposiciones y
generar seguidores del proceso.
46
7.2.5 Paso 5. Facultar a Otros para Actuar
Generalmente los movimientos de cambio inician en rea de la organizacin que detecta la
necesidad, sin embargo, sin el apoyo necesario de los puestos reconocidos por su nivel
jerrquico pueden llegar a ser simplemente intentos fallidos o ideas buenas pero no ms que
ideas. Con el respaldo apropiado el proceso se ejecutar de manera correcta, el apoyo por parte
de los altos cargos directivos dar la imagen al resto del personal de que realmente es necesaria
su realizacin y menos personas considerarn oponerse a las actividades requeridas y, por ende,
reduciendo considerablemente las posibilidades de jefes des autorizadores, sistemas de
informacin inadecuados y sobre todo inseguridad e incertidumbre.
Finalmente, todo el esfuerzo en que se incurre buscando modificar, agregar o eliminar alguna
actividad o comportamiento de los procesos actuales, est orientado a perdurar ms all de las
mismas actividades del proceso de cambio. Una nueva perspectiva sobre los procesos y
actividades de la compaa crear una renovada cultura, resultado de la visin inicialmente
definida emplazada en el nivel deseado para el personal y la compaa misma.
El octavo paso puede determinar, a largo plazo, el resultado de los siete anteriores y el esfuerzo
de cada uno segn la duracin de los cambios realizados. [12]
47
8 METODOLOGAS APLICADAS PARA LA EMPRESA APPLICA DE
COLOMBIA.
8.1.1 Herramientas
Considerando estas caractersticas se adaptaron las recomendaciones tericas del PMBOK (Ver
pgina 37), y desarroll un conjunto de plantillas que abordan las cinco fases del ciclo de vida
de un proyecto (Verlos anexos: Plantillas.zip, cada una de ellas diseada para suplir las
necesidades de mantener una documentacin correcta, organizada y completa sin implicar tareas
adicionales ni demasiado tiempo.
48
Caractersticas Generales:
Para la nomenclatura de los formatos, se estableci el modelo FMT-GP-ABC-YY-NN, siendo
A, el nmero de la fase a que pertenece el formato:
1. Inicio
2. Planeacin
3. Ejecucin
4. Seguimiento y Control
5. Cierre
BC, el nmero de la plantilla aplicada, iniciando en 01. Y NN el nmero del proyecto al cual ha
sido utilizado.
Para cada uno de los formatos que se utilizan en el proyecto, se establecieron aspectos comunes
independientes del objetivo, estos aspectos son:
Cdigo: Identificar nico de la plantilla
Fecha: Da, Mes y Ao de aplicacin del formato
Etapa: La persona que utilice las plantillas debe especificar en cual etapa del proyecto
est ejecutando la actividad, las etapas definidas son:
o Inicio
o Planeacin
o Ejecucin
o Cierre
Observacin: Casilla disponible para registrar comentarios varios sobre el suceso o
aspectos ocurridos que tengan relacionan con la informacin registrada.
Firmas de aceptacin y aprobacin: Nombre y espacio para la firma de las personas
involucradas en el proceso. La firma del respectivo documento representa la aceptacin
y aprobacin de la informacin descrita en el mismo documento.
Descripcin: Para facilitar el proceso de utilizacin de las plantillas, cada campo
descrito a continuacin contiene una breve explicacin de la informacin requerida.
49
Cdigo Nombre Objetivo / Descripcin Contenido Anexo
Enunciado del trabajo
Primer documento del proyecto, o Justificacin del proyecto
pretende recopilar la informacin Antecedentes
principal y base del proyecto, Informacin econmica
registrando las necesidades de la Situacin actual
compaa, el producto, servicio o o Requerimientos del proyecto
Acta de resultado que se pretende obtener o Entregables del proyecto
FMT- \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\1.
Constitucin del para satisfacer los requerimientos o Objetivo general
GP-101 Plantillas Inicio\\FMT-GP-101.doc
Proyecto identificados. Tambin permite o Objetivo especfico
contextualizar y ambientar o Suposiciones del proyecto
diferentes los temas relacionados o Restricciones del proyecto
con el proceso que inicia. o Estructura organizacional del proyecto
o Resumen del cronograma
o Resumen del presupuesto
o Herramientas
Introduccin
Enunciado del trabajo
o Objetivo general
o Objetivos especficos
o Criterios de aceptacin del producto
Documento que enuncia el
o Lmites del proyecto
alcance del proyecto de manera
o Hitos del cronograma
general adems de diferente
o Requerimientos del proyecto
informacin relacionada con el
o Entregables del proyecto
Versin inicio del proyecto, como son los
o Restricciones del proyecto
FMT- Preliminar del requisitos y los productos \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\1.
o Hiptesis del proyecto
GP-102 Alcance del entregables, las caractersticas de Plantillas Inicio\FMT-GP-102.doc
o Estructura organizacional del proyecto
Proyecto los productos, los lmites del
o Riesgos inciales definidos
proyecto, los mtodos de
o Estructura de Desglosce del Trabajo
aceptacin y mtodos de control
Inicial
para el alcance, todo esto de
o Requisitos de gestin de la
manera de alto nivel.
configuracin del proyecto
Enunciado del Alcance del Proyecto preliminar
o Alcance del proyecto
o Resultados no esperados
50
Documento de aprobacin formal Nombre del proyecto
para el inicio del proyecto. Su Nombre y cargo del gerente del proyecto
utilizacin implica el inicio asignado
FMT- Acta de Inicio
formal del proyecto y la Fecha de inicio del proyecto
GP-103 del Proyecto
aprobacin de la informacin Fecha de fin del proyecto \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\1.
plasmada hasta el momento en el Plantillas Inicio\FMT-GP-103.doc
Acta de Constitucin del
Proyecto y la Versin Preliminar
del Alcance del Proyecto.
Documento gua para desarrollar Descripcin
el proyecto. En l se definen las Fecha Inicio
actividades propias del proyecto Fecha Fin
y relaciona los diferentes planes Duracin
que deban ser aplicados para que Esfuerzo Estimado
el proyecto cumpla con los Costo Estimado
FMT- Plan de Gestin \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\2.
objetivos establecidos, entre los Responsable
GP-201 del Proyecto Plantillas Planeacin \FMT-GP-201.doc
planes asociados se encuentran el
plan de gestin de riesgos, plan
de comunicacin, etc. Para cada
una de las actividades descritas
en el plan se detallan los aspectos
de su ejecucin.
Formato que pretende centralizar Departamento
la informacin relacionada con Cargo
Formato
establecer el equipo del proyecto, Jefe inmediato
FMT- Adquisicin \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\2.
se incluye la informacin de la Disponibilidad
GP-202 Equipo del Plantillas Planeacin\FMT-GP-202.doc
persona deseada y la descripcin Habilidades tcnicas
Proyecto
del rol al cual la persona se Habilidades gerenciales
pretende asignar. Otros
Formato Diseado para organizar Identificacin de Riesgos
las diferentes actividades o Cdigo del riesgo
relacionadas con los riesgos del o Categora del riesgo
FMT- Plan de Gestin proyecto. La informacin que o Carcter del riesgo \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\2.
GP-203 de Riesgos contiene est dividida en tres o Nombre del Riesgo Plantillas Planeacin\FMT-GP-203.doc
partes, Identificacin de riesgos, Anlisis de Riesgos
Anlisis de Riesgos y Respuesta o Cdigo del riesgo
a Riesgos. Este documento debe o Descripcin
51
ser revisado peridicamente, o Impacto en costo, alcance y calidad
segn sea necesario, y modificar o Probabilidad de ocurrencia
la informacin respectiva.
Respuesta a Riesgos
o Cdigo del riesgo
o Controles Preventivos
o Controles de Deteccin
o Controles Correctivos
Stakeholders
Formato diseado para organizar
o Nombre
los diferentes componentes en los
o Rol
procesos de comunicacin que se
o Descripcin
llevarn a cabo durante el ciclo
Plan de Gestin o Icono
FMT- de vida del proyecto, entre esta \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\2.
de las Medios/Mtodos de Comunicacin
GP-204 informacin se muestran los Plantillas Planeacin\FMT-GP-204.doc
Comunicaciones o Nombre
actores de los procesos de
o Objetivo
comunicacin, sus caractersticas
o Descripcin
e intereses y la forma en que se
o Icono
presenta esta comunicacin.
Matriz de Comunicacin
Formato diseado para presentar Requerimientos de Negocio
de manera formal a las Restricciones
compaas prestadoras de Aspectos Adicionales
servicios o vendedoras de Criterios de Aceptacin
productos los requerimientos de o Costo
Formato la organizacin. La informacin o Duracin
FMT- presentacin incluida pretende clarificar al o Nivel de Riesgo \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\3.
GP-301 propuesta a mximo lo que se considera o Garanta Plantillas Ejecucin\FMT-GP-301.doc
vendedores necesario y para lo cual se o Alcance
contratan los servicios. Adems,
se presentan parmetros que
limitan por exceso o defecto,
segn sea el caso, las propuestas
de los vendedores.
Formato creado para organizar y Propuestas
Formato
FMT- facilitar el proceso de evaluacin o Nombre Compaa \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\3.
seleccin de
GP-302 y anlisis de todas las propuestas o Cdigo propuesta Plantillas Ejecucin\FMT-GP-302.doc
vendedores
recibidas. Se presenta la o Costo
52
informacin principal de las o Duracin
diferentes propuestas y asigna o Nivel de riesgo
una valoracin segn el criterio o Alcance
establecido y la respuesta o Garanta
presentada por el vendedor. Este o Observacin
formato es de carcter Criterios de Seleccin
confidencial y hace referencia a o Calificacin Costo
los proyectos donde la o Calificacin Duracin
celebracin de contratos tiene que o Calificacin Nivel de Riesgo
ver con su producto o resultado y o Calificacin Garanta
no con su ejecucin o Calificacin Total
o Comentarios
Propuesta seleccionada
Formato creado para organizar y Nombre del vendedor
facilitar el proceso de resolucin Etapa del proyecto
de preguntas y especificaciones Pregunta
adicionales segn lo soliciten los Observaciones
Formato distintos vendedores o Responsables
FMT- Aclaracin de prestadores de servicios. \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\3.
GP-303 Dudas a Este formato es de carcter Plantillas Ejecucin\FMT-GP-303.doc
vendedores confidencial y hace referencia a
los proyectos donde la
celebracin de contratos tiene que
ver con su producto o resultado y
no con su ejecucin
Formato establecido para Nombre de la actividad
controlar las actividades que se Descripcin
ejecutan con el fin de cumplir los Porcentaje de completitud
objetivos del proyecto. Permite Logros obtenidos
establecer el estado de la Valor Planificado (PV)
actividad que se evala en un Valor Ganado (EV)
FMT- Formato Control \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\4.
momento determinado de Costo Real (AC)
GP-401 de Actividades Plantillas Control\FMT-GP-401.doc
acuerdo al valor de los
Variacin del Coste (CV)
indicadores establecidos.
Variacin del Cronograma (SV)
Considerando que el nivel de ndice de Rendimiento del Coste (CPI)
detalle de control de las Estimacin hasta la Conclusin (ETC)
actividades est relacionado con Estimacin a la Conclusin (EAC)
53
la practicidad del mismo, se deja Control de Calidad
al criterio de los ejecutores el o Criterios de Calidad
aplicar el formato para cada o Descripcin
actividad o para cada grupo de o Porcentaje Aceptado
actividades o se podr hacer o Porcentaje Obtenido
mensual, bimensual o semestral o Resultado
para todo el proyecto
55
Formato diseado para facilitar la Stakeholder
comunicacin de los diferentes Descripcin
Stakeholders con el gerente del Respuesta
proyecto. El formato es
FMT- Formato Gestin \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\4.
presentado al stakeholder para
GP-407 de Stakeholders Plantillas Control\FMT-GP-407.doc
hacer llegar sus comentarios,
dudas y opiniones al gerente del
proyecto o a un miembro del
equipo.
Formato diseado para realizar ID Riesgo
un seguimiento detallado sobre Descripcin
los riesgos en caso de llegar a Etapa en que se present
presentarse. Permite asegurar la Probabilidad
aplicacin del correcto proceso al Impacto planeado
Formato riesgo, en caso de presentarse, y Impacto real
FMT- Monitoreo y mitigar en la mayor posibilidad \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\4.
Controles Preventivos.
GP-408 Control de su ocurrencia e/o impacto. Plantillas Control\FMT-GP-408.doc
Controles de Deteccin.
Riesgos
Controles Correctivos
Dado el nivel de detalle del
formato se recomienda utilizarlo Controles Aplicados
acorde a las restricciones de Comentarios Adicionales
tiempo y necesidades del
proyecto
Porcentaje de completitud
Valor Planificado (PV)
Valor Ganado (EV)
Costo Real (AC)
Variacin del Coste (CV)
Formato diseado para terminar Variacin del Cronograma (SV)
FMT- Formato Cierre de manera formal la ejecucin del ndice de Rendimiento del Coste (CPI) \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\5.
GP-501 del proyecto proyecto y todo aspecto Estimacin hasta la Conclusin (ETC) Plantillas Cierre\FMT-GP-501.doc
relacionado con el mismo. Estimacin a la Conclusin (EAC)
Resultado y logros obtenidos
Criterios de calidad
o Nombre
o Descripcin
o Porcentaje requerido
56
o Porcentaje obtenido
Riesgo
o Cdigo
o Se present el riesgo?
o Razn / Resultado
Evaluacin del Proceso y Producto/Servicio
o Costo Ejecutado
Valoracin
o Tiempo Ejecutado
Valoracin
o Nivel de Riesgo Ejecutado
Formato diseado para terminar Valoracin
de manera formal los contratos o Nivel de Atencin
Formato contrados para prestacin de Valoracin
FMT- Evaluacin y servicios durante la ejecucin del o Producto/Servicio \TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plantillas\5.
GP-502 Cierre de proyecto. Este documento no Valoracin Plantillas Cierre\FMT-GP-502.doc
Contratos incurre en aspectos legales ya que o Observaciones
esto corresponde a otro o Control de Calidad
departamento en la organizacin. o Criterios de Calidad
Descripcin.
Porcentaje Aceptado
Porcentaje Obtenido
o Resultado.
o Porcentaje de Cumplimiento.
o Observaciones.
Nota: Dado el nivel de detalle de algunos formatos se recomienda utilizarlos acorde a las restricciones de tiempo y necesidades del respectivo proyecto
57
8.1.2 Clasificacin de Proyectos
La ejecucin de un proyecto puede llegar a ser similar pero difcilmente es igual a otros proyectos
pese a desarrollarse por las mismas personas o en la misma rea, por esta razn, se realiz una
clasificacin de los proyectos en tres grupos principales determinados con la cantidad de personas
en el equipo del proyecto y el costo de la ejecucin del proyecto.
58
FMT-GP-406.doc: Formato Gestin del Equipo del Proyecto
FMT-GP-407.doc: Formato Gestin de Stakeholders
FMT-GP-408.doc: Formato Monitoreo y Control de Riesgos
FMT-GP-501.doc: Formato Cierre del proyecto
FMT-GP-502.doc: Formato Evaluacin y Cierre de Contratos (Slo si
aplica)
Personas en el equipo del
Desde 19 personas en adelante
proyecto
Costos de Ejecucin del
Desde $25000.001 en adelante
proyecto
FMT-GP-101.doc: Acta de Constitucin del Proyecto
FMT-GP-102.doc: Versin Preliminar del Alcance del Proyecto
FMT-GP-103.doc: Acta de Inicio del Proyecto
FMT-GP-201.doc: Plan de Gestin del Proyecto
FMT-GP-202.doc: Formato Adquisicin Equipo del Proyecto
FMT-GP-203.doc: Plan de Gestin de Riesgos
FMT-GP-204.doc: Plan de Gestin de las Comunicaciones
FMT-GP-301.doc: Formato presentacin propuesta a vendedores
Proyectos
FMT-GP-302.doc: Formato seleccin de vendedores
Grandes
FMT-GP-303.doc: Formato de Aclaracin de Dudas a los vendedores
Plantillas a utilizar (Slo si aplica)
FMT-GP-401.doc: Formato Control de Actividades
FMT-GP-402.doc: Formato Desarrollo del Equipo del Proyecto
FMT-GP-403.doc: Formato Informe de Avance
FMT-GP-404.doc: Formato Reporte de Incidentes (Slo si aplica)
FMT-GP-405.doc: Formato Control de Cambios (Slo si aplica)
FMT-GP-406.doc: Formato Gestin del Equipo del Proyecto
FMT-GP-407.doc: Formato Gestin de Stakeholders
FMT-GP-408.doc: Formato Monitoreo y Control de Riesgos
FMT-GP-501.doc: Formato Cierre del proyecto
FMT-GP-502.doc: Formato Evaluacin y Cierre de Contratos
Nota: La anterior clasificacin se realizo a partir los comentarios e informacin recopilada en los procesos de entrevista
ya que no existe informacin ni registros estadsticos sobre los proyectos realizados
Tabla 12. Clasificacin de Proyectos
En el momento de aplicar cada una de las plantillas es necesario que los usuarios definan, segn su
sentido comn y diferentes restricciones asociadas a la situacin particular el nivel de detalle que
desean manejar. El utilizar todos los campos definidos para cada formato permitir documentar y
registrar la mayor cantidad de informacin posible.
60
61
62
63
64
Figura 31. Acta de Constitucin del Proyecto Regionalizacin
del Outsourcing de Nmina
65
66
Figura 32. Plan de Gestin de Riesgos Proyecto Regionalizacin de Outsourcing de Nmina
67
Figura 33. Presentacin Propuesta a Vendedores Proyecto Regionalizacin Outsourcing de Nmina
68
Figura34. Control de Actividades Solicitud de Propuestas Proyecto Regionalizacin del Outsourcing de Nmina
69
8.2 Business Process Management
8.2.1 Modelado de Procesos
El modelado de procesos es la representacin grfica de las diferentes actividades que se realizan en
la organizacin determinando las relaciones de dependencia que existen entre ellas. Para el proyecto
de regionalizacin se tuvieron en cuenta los procesos de gerencia de proyectos los cuales se
modelaron con la herramienta BizAgi Process Modeler,
Esta herramienta freeware permite modelar y documentar los procesos para mejorar la eficiencia
operacional de la organizacin. As mismo, se puede observar en cual parte del proceso se aplicaron
las plantillas elaboradas.
Procesos de Inicio
A continuacin se pueden observar los procesos de inicio modelados en BPMN en los cuales se
detalla cada una de las plantillas aplicadas segn la necesidad.
70
71
(Continuacin..)
(Contina)
72
(Continuacin..)
(Contina)
73
(Continuacin..)
(Contina)
74
(Continuacin..)
(Contina)
75
Figura 36. Procesos de Planeacin
76
Procesos de Ejecucin
A continuacin se pueden observar los procesos de ejecucin modelados en BPMN en los cuales se
detalla cada una de las plantillas aplicadas segn la necesidad.
Procesos de Control
En esta parte, se pueden observar los procesos de control modelados en BPMN en los cuales se
detalla cada una de las plantillas aplicadas segn la necesidad.
77
78
(Contina)
79
80
Figura 38. Procesos de Control
81
Procesos de Cierre
A continuacin se pueden observar los procesos de cierre modelados en BPMN en los cuales se
detalla cada una de las plantillas aplicadas segn la necesidad.
82
8.3 Metodologa de Adopcin: Gestin de Cambio
Buscando complementar y presentar la metodologa de gestin de proyectos para que sea lo ms
exitosa posible, se definieron, a partir los ocho pasos establecidos por Kotter (Ver pgina 46),
actividades que permitirn implementar de manera gradual la metodologa propuesta para un
cambio a largo plazo. Para cada uno de los pasos presentados y sus respectivas actividades
presentadas a continuacin se desarrollaron tareas especficas con una descripcin detallada para su
aplicacin adems de las herramientas respectivas que pueden ser observadas en la ruta
\TGJaveriana\Archivos\Anexos\Plan de Gestin del Cambio(Final).xls
83
Rechazo
Indiferencia
Establecimiento de Definicin de la situacin de las personas Documento que especifica:
responsabilidades asignadas al equipo, su relacin respecto a - Responsabilidades
los procesos regulares de la empresa y los
procesos y actividades que se realizarn - Actividades
durante el proceso de cambio - Responsables
- Jerarqua temporal (durante la
ejecucin del proceso de cambio)
Actividades de Taller de generacin de confianza entre los Relacin de confianza que
integracin miembros del equipo, realizada fuera de las permitir superar situaciones
instalaciones de la compaa adversas y complejas.
Tabla 14. Organizar el Equipo Gua
plan de accin desarrollar para orientar la cultura y los definidas en un marco de tiempo
procesos actuales para resultar en los especfico a desarrollar. Cada
nuevos paradigmas propuestos actividad ser definida por un
responsable, fecha de inicio y fin y
duracin estimada.
Taller Cultura Actividad al aire libre donde cada Promover la Integracin los
organizacional departamento de la compaa trabaja en diferentes miembros de la
equipo para luego trabajar con otros organizacin en un solo equipo de
departamentos de la compaa trabajo para el proyecto
Tabla 15. Desarrollar el Cambio de la Visin y Estrategia
funcionarios del que cumplen los retroalimentar las actividades realizadas. De esta
departamento respectivos empleados de manera las personas que no estn incluidas en el
la organizacin equipo de cambio sienten que su participacin es
importante para toda la compaa
Presentacin de Muestra de resultados en Reacciones a favor/en contra de los directivos
avance ante los altos trminos de los cargos sobre los resultados parciales presentados para
cargos directivos directivos de la retroalimentar las actividades realizadas- De esta
organizacin manera las personas que no estn incluidas en el
equipo de cambio sienten que su participacin es
importante para toda la compaa
84
Foro / Buzn Las personas de la Todas las personas sentirn que su opinion es
organizacin expresan de importante, que tienen voz en el complejo mundo
manera pblica o privada de su organizacin y que tienen respaldo. Permitir
segn sus preferencias, que las situaciones difciles no germinen en
sus opiniones y oposicin y situaciones negativas para el proceso
pensamientos respecto al
proceso de cambio
altos cargos altos cargos directivos mediante su sentirn que el proceso tiene relevancia
directivos apoyo al proceso al ser apoyado por los altos cargos
directivos, se mostrar como una
actuar
Como resultado del proceso realizado, cabe destacar que la existencia y utilizacin de estndares
mundialmente reconocidos y ampliamente practicados, debe siempre estar acotada para cumplir los
requerimientos de la situacin en la cual se ejecuta. Las recomendaciones realizadas por los tericos
estn caracterizadas por su situacin y experiencia, y siempre, independientemente del rea de
conocimiento, el sentido comn y la informacin ms actualizada debe servir como catalizador de
ideas, teoras y planteamientos exitosos y sobre todo prcticos.
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10 ANEXOS
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